Giao tiếp kĩ thuật tài liệu giao tiếp kĩ thuật

Giao tiếp kĩ thuật
Mở đầu:
Kĩ sư phải sở hữu nhiều kĩ năng để hoàn thành việc phân tích đánh giá và thiết kế kĩ
thuật. Hai kĩ năng hàng đầu của kĩ sư là kĩ năng giao tiếp và kĩ năng làm việc nhóm. Đây
là hai kĩ năng mà các nhà tuyển dụng thường than phiền khi nói về sinh viên mới ra
trường cũng như những kĩ sư mới vào nghề. Những kĩ sư thành công phải có khả năng
giao tiếp hiệu quả với người giám sát và đồng nghiệp của họ cũng như với công chúng.
Phần sau đây sẽ trình bày một số vấn đề về những khó khăn trong giao tiếp kĩ thuật.

I. Khái niệm về giao tiếp kĩ thuật:
Theo hiệp hội Giao tiếp kĩ thuật - STC (Mỹ), giao tiếp kĩ thuật là lĩnh vực rộng lớn, bao
gồm các dạng giao tiếp biểu thị dưới dạng một hoặc một số đặc điểm sau:
 Giao tiếp về các chủ đề chuyên môn hoặc kĩ thuật, ví dụ như các ứng dụng máy tính,
các thủ thuật y khoa hoặc các quy định về môi trường
 Giao tiếp bằng cách sử dụng bằng công nghệ, ví dụ như các trang web, các tập tin
giúp đỡ, hoặc các trang mạng xã hội.
 Cung cấp các chỉ dẫn về cách làm một điều gì đó, bất chấp thao tác kĩ thuật như thế
nào hoặc thậm chí dùng công nghệ để tạo nên giao tiếp đó.
Chúng ta có thể xem xét giao tiếp kĩ thuật theo hai phương diện: là quá trình thực hiện,
chia sẻ thông tin ý tưởng tại nơi làm việc; và là tập hợp các ứng dụng - các tài liệu mà
chúng ta viết.
Giao tiếp kĩ thuật là quá trình tìm kiếm, sử dụng thông tin và chia sẻ ý tưởng. Các cuộc
đàm thoại ngắn của những người đồng nghiệp, các đoạn tin nhắn văn bản mà khách hàng
trao đổi với các nhà cung cấp, các cuộc điện thoại của các thành viên trong một nhóm dự
án... là những ví dụ về giao tiếp kĩ thuật.
Trong thực tế mỗi người cần dành một phần lớn thời gian làm việc mỗi ngày bằng 4 kĩ
năng giao tiếp: nghe, nói, đọc, viết. Các chuyên gia kĩ thuật cũng sử dung 4 kĩ năng giao
tiếp này để tạo, thiết kế, truyền tải thông tin kĩ thuật nhằm giúp mọi người có thể hiểu nó
một cách dễ dàng và sử dụng nó một cách an toàn. Phần lớn những gì chúng ta đọc mỗi
ngày như sách giáo khoa, video huấn luyện trên máy tính, sách hướng dẫn, các trang
web…. đều là giao tiếp kĩ thuật.

II.

Những hình thức giao tiếp kĩ thuật thường gặp
 Viết kĩ thuật:






Viết thư
Viết email
Viết thư báo
Viết báo cáo kĩ thuật




Giao tiếp bằng lời nói:
- Người nói (thuyết trình) có thể thuyết trình
cho 4 loại người nghe: khách
hàng, đồng nghiệp, chuyên gia và công chúng. Tùy thuộc vào loại người nghe mà
người giao tiếp kĩ thuật có thể trình bày theo hình thức trang trọng hoặc thân mật.
- Người nghe có thể bình luận hoặc thảo luận trước và sau phần trình bày.

 Giao tiếp bằng đồ họa kĩ thuật:


Bản vẽ phác





Biểu diễn ảnh
Bản vẽ kĩ thuật
Biểu diễn đồ họa kĩ thuật có ứng dụng máy

III.

Khó khăn của sinh viên trong giao tiếp kĩ thuật

tính

 Trong viết kĩ thuật:
- Khó khăn trong việc trình bày các bài báo cáo: Sinh viên còn chưa được sử
dụng báo cáo nhiều nên đôi khi cảm thấy khó khăn trong việc trình bày các
mẫu báo cáo, sử dụng từ ngữ phù hợp trong các bài báo cáo.
- Khó khăn khi viết email chuyên nghiệp: Mail là phương thức trao đổi thông
tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rài trong thời đại này. Nhưng không phải
ai cũng nắm vững qui trình viết mail chuyên nghiệp. Nếu cần viết email cho
giáo viên, sếp, liên hệ công việc yêu cầu phải chuyên nghiệp, phải chuẩn, chỉ
cần thực hiện theo một số nguyên tắc đơn giản. Cần phải trình bày thông điệp


rõ ràng và đúng đắn, và tuân theo cách thức màu sắc và định dạng. Cuối
cùng, hiệu đính và xem lại nội dung email của bạn trước khi gửi.

 Trong giao tiếp bằng lời nói:

- Những khó khăn mà sinh viên gặp phải trong quá trình thuyết trình:
Thực tế cho thấy rằng sinh viên chưa có mối quan tâm đúng mức với phần
mở đầu và kết luận của bài thuyết trình. Chỉ có số ít sinh viên có đề cập đến
những ý chính của bài trong phần mở đầu và trong phần kết luận. Có thể kết
luận rằng phần mở đầu và kết thúc trong bài thuyết trình của sinh viên rất sơ
sài và thiếu hẳn đi những phần quan trọng. Nguyên nhân là do sinh viên dành
quá ít thời lượng của bài thuyết trình cho hai phần quan trọng này, khiến
cho người nghe rất khó theo dõi và hiểu nội dung của bài.


- Thiết kế và sử dụng dụng cụ trực quan hỗ trợ cho bài thuyết trình:
Tất cả các bài thuyết trình của sinh viên đều sử dụng dụng cụ trực quan là
chương trình Power Point. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng sinh viên chưa
có kĩ năng về thiết kế và sử dụng dụng cụ trực quan một cách hiệu quả. Lỗi
mà đến trên 75% sinh viên mắc phải là cho quá nhiều chữ và hình ảnh
trong một slide. Sử dụng quá nhiều hiệu ứng, slide mờ, hoặc âm thanh nhỏ
cũng là lỗi mà nhiều nhóm sinh viên gặp phải.
- Khả năng sử dụng ngôn ngữ hình thể: Hầu hết sinh viên ý thức được rằng
việc sử dụng ngôn ngữ hình thể là vô cùng quan trọng trong bài thuyết
trình. Tuy nhiên chỉ có rất ít sinh viên sử dụng được loại ngôn ngữ này
một cách hiệu quả, trong khi đa số thừa nhận rằng họ chỉ sử dụng được
một ít mà thôi. Lý do khiến sinh viên không thể dùng ngôn ngữ này một
cách tự nhiên là hình thức thuyết trình. Đa số sinh viên thuyết trình bằng
cách đọc hay nhìn chằm chằm vào sách hay màn hình khiến họ không thể
có sự giao tiếp với khan thính giả. Một nguyên nhân nữa là do sự nhút
nhát của sinh viên khi nói trước đám đông, khiến
sinh viên nhìn xuống
đất hay lên trần nhà. Vì
thế, sự giao tiếp và sử dụng ngôn ngữ hình thể
không đạt hiệu quả.

- Khó khăn trong việc sử dụng ngôn ngữ khác:
Sinh viên hay gặp nhiều trở ngại khi phải trình bày
một vấn đề mà trong đó có sử dung thêm ngôn ngữ
nước ngoài.



Trong giao tiếp bằng đồ họa kĩ thuật:
- Khó khăn trong việc trình bày các bản vẽ kĩ thuật
- Khó khăn trong việc sử dụng những ứng dụng tin học để tạo các bản vẽ,
đồ họa


IV.

Kết luận
Giao tiếp kĩ thuật có vai trò rất quan trọng đối với một người kĩ sư, các kĩ thuật giao
tiếp nói, giao tiếp viết, giao tiếp bằng đồ họa kĩ thuật nhằm giúp sinh viên rèn luyện kĩ
năng giao tiếp kĩ thuật, làm tiền đề cho việc ứng dụng các kĩ năng này khi học các học
phần tiếp theo cũng như khi ra trường làm việc.