CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN BÌNH SƠN

PHẦN I:
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
1. Mục đích của đợt thực tập:
Thực tập cuối khóa là một trong những nội dung quan trọng trong khóa học đào tạo cử
nhân hành chính của Học viện Hành chính. Thông qua đợt thực tập này nhằm giúp sinh
viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động của Bộ máy Nhà nước và thể chế hành chính Nhà nước;
nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức của cơ quan; nhiệm vụ, quyền
hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan nơi thực tập.
2. Nội dung thực tập:
Theo Quy chế thực tập đối với sinh viện Đại học Hành chính hệ chính quy (ban hành
kèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 của Giám đốc Học Viện Hành
Chính Quốc Gia), sinh viên các lớp Đại học Hành chính KS7 niên khóa 2006-2010 đã tiến
hành đợt thực tập cuối khóa tại các cơ quan Hành chính Nhà nước từ ngày 15/3/2010 đến
14/5/2010 với nội dung thực tập cụ thể sau đây:
- Thực tập cần nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệ
của cơ quan thực tập;
-

Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;

-

Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;

- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong cơ
quan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho.
3. Báo cáo tình hình thực tập
Em xin báo cáo tình hình thực thực tập như sau
-Nơi thực tập văn phòng ủy ban nhân dân huyện bình sơn
Thời gian thưc tập:Từ ngày 15/3 đến 14/5/2010
Thời gian thực tập cụ thể

Tuần 1 (từ 15/3 đến 19/3):
+ Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn.
+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vấn đề “soạn thảo và quản lý văn bản tại

Văn phòng”.
Tuần 2 (từ 22/3 đến 26/3):
+ Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định;
+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ làm
việc của UBND huyện Bình sơn, của Văn phòng HĐND& UBND huyện Bình Sơn.
Tuần 3,4 (từ 29/3 đến 9/4):

1


+ Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan;
+ Được giao phân loại giấy tờ, công văn chuyển đến các cơ quan; công dân khiếu nại,
tố cáo tại bộ phận Tổng hợp để gửi cho văn thư.
+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập.
Tuần 5,6 (từ 12/4 đến 23/4):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn phòng;
+ Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng và quá trình quản lý văn bản
tại bộ phận Văn thư, bộ phận Tổng hợp.
+ Viết bản thảo báo cáo thực tập.
Tuần 7 (từ 26/4 đến 30/5):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn phòng;
+ Chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập;
Tuần 8,9 ( từ 3/5đến 14/5):
+ Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt và ký xác nhận;
+ Hoàn thành báo cáo thực tập.

PHẦN II:
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG
HĐND&UBND HUYỆN BÌNH SƠN
1.Giới thiệu chung về huyện Bình Sơn
1.1. Đặc điểm tình hình chung:
Bình Sơn là huyện ở phía Bắc tỉnh Quảng Ngãi, chiều dài bờ biển 50 km, có 2 cửa
biển Sa Cần và Sa Kỳ, địa hình bán sơn địa, diện tích tự nhiên 458 km 2, phía Bắc giáp
huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam, phía Tây giáp huyện Trà Bồng, phía Nam giáp huyện
Sơn Tịnh, phía Đông giáp biển Đông, có vị trí hết sức quan trọng đối với việc phát triển
kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh đối với tỉnh Quảng Ngãi nói chung, đối với
huyện nhà nói riêng, trong đó Khu kinh tế Dung Quất có vai trò đặc biệt quan trọng trong
việc tạo động lực phát triển kinh tế của toàn tỉnh và vung Duyên hải Trung bộ.
Toàn huyện có 25 xã, thị trấn, dân số 186.733 người, trong đó dân tộc Cor có 603 người;
tôn giáo có 24.700 người.
Đời sống kinh tế chủ yếu bằng nghề nông (chiếm 80%), điều kiện tự nhiên không
được thuận lợi, đời sống của nhân dân còn nhiều khó khăn, bình quân thu nhập của người
dân là 5.000.000đ/người/năm. Là huyện có địa bàn rộng, dân số đông nên tình hình an
ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn tiềm ẩn những bất lợi, số lượng Việt kiều về
thăm quê, khách trong và ngoài nước đến Khu kinh tế Dung Quất ngày càng tăng,
tình hình tranh chấp, khiếu kiện trong nhân dân, các tệ nạn xã hội còn xảy ra. Đặt biệt là

2


từ khi có chủ trương của Chính phủ đầu tư xây dựng khu kinh tế Dung Quất và đô thị Vạn
Tường đã đặt ra cho huyện nhiệm vụ nặng nề, những thách thức không nhỏ trong việc
quản lý nhà nước về đất đai, môi trường, tài nguyên khoáng sản, đời sống dân cư, công
tác quản lý, giải quyết tạm trú cho công nhân, cũng như công tác đảm bảo an ninh chính
trị, trật tự an toàn xã hội.
1.2. Tình hình phát triển kinh tế- xã hội của huyện Bình Sơn.

Tốc độ phát triển kinh tế tăng khá cao và ổn định, bình quân tăng hàng năm
khoảng 14,7%, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, giảm tỷ trọng ngành nông
nghiệp, tăng tỷ trọng ngành công nghiệp – xây dựng và Thương mại - dịch vụ. Kinh tế
tăng trưởng với nhịp độ cao, bình quân giai đoạn 2006 – 2009 đạt 17,3%/năm. Riêng
trong năm 2009, tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 21,4% sơ với năm 2008, cao nhất từ trước
đến nay, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng giảm nhanh tỷ trọng ngành nông – lâm ngư nghiệp, tăng mạnh ngành công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp và thương mại dịch vụ.
Văn hóa xã hội có nhiều tiến bộ, quốc phòng an ninh được giữ vững, trật tự an toàn xã hội
ổn định.
2. Quy chế làm việc của UBND và Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện Bình Sơn.
2.1.1. Chức năng của UBND huyện Bình sơn
- UBND huyện Bình Sơn là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước
cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp. Đồng thời chỉ đạo sự hoạt động của các cơ
quan và UBND cấp xã, thị trấn thuộc UBND huyện.
- UBND huyện và thực hiện quản lý nhà nước ở điạ phương về lĩnh vực Kinh tế,
Nông – Lâm – Ngư, Thủy lợi đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, Giao
thông vận tải, Khoa học công nghệ, Tài nguyên môi trường, Quốc phòng, An ninh, trật tự
an toàn xã hội, chính sách dân tộc và tôn giáo thi hành Pháp luật xây dựng chính quyền và
quản lý địa giới hành chính.
2.2.2. Nhiệm vụ của ủy ban nhân dân huyện Bình Sơn.
- Nhiệm vụ của UBND huyện quy định tại điều 97-107 luật tổ chức
HĐND&UBND năm 2003 cụ thể là:
- Vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính và quản lý kinh tế xã hội trong
huyện.
- Đề ra kế hoạch phát triển kinh tế xã hội kế hoạch đầu tư, xây dựng công trình
trọng điểm ở địa phương trình HĐND quyết định.

3

- Đề ra kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết những vấn đề cấp bách
ở địa phương và biện pháp thực hiện các văn bản của cơ quan cấp trên và Nghị quyết của
HĐND huyện.
- Dự toán ngân sách quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương
trình HĐND huyện quyết định.
- Đề án thành lập,xác nhập, giải thể của các cơ quan chuyên môn trực thuộc và
việc sáp nhập, chia tác, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương.
- Quản lý chính trị văn hóa, An ninh quốc phòng trong huyện,
chămthanh
lo đời sống
Đài truyền
nhân dân trên địa bàn, chỉ đạo sản xuất kinh kinh doanh, phát triển Nông – Lâm – Ngư
nghiệp và dịch vụ.
Trung tâm VH-TT-TT
- Tuyên truyền giáo
PCT.dục Pháp luật, kiểm tra chấp hành Hiến pháp, Pháp luật
Phòng
Văn trong
hóa &tổThông
XÃ cấp trên và Nghị quyết của
thực hiện các văn bản củaVĂN
cơ quan
HĐND
chức tin
kinh
tế, chính trị xã hội và nhân dân địa phương . Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội thực
Phòng
LĐ-TB&XH
hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, quản lý

hộ tịch
hộ khẩu ở địa
phương.
Phòng Giáo dục & Đào tạo
PCT.
NÔNG
NGHIỆP

2.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bình Sơn

Phòng NN&PTNT
Phòng Nội vụ
Văn phòng HĐND & UBND

CHỦ
TỊCH

Phòng Tư Pháp
Phòng Tài nguyên & Môi trường
PCT.
DUNG
QUẤT

Phòng Công thương
Thanh tra huyện
Phòng Tài chính – Kế hoạch

PCT.
KINH TẾ

Phòng Y tế
BQL DA Đầu tư và Xây dựng
Ban Bồi thường, DCD&GPMB
Ban Quản lý Cụm Công nghiệp
4

Trạm Khuyến nông huyện


3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND &
UBND huyện Bình sơn.
3.1.Vị trí và Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Sơn.

5


Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp
việc của HĐND&UBND huyện Bình Sơn ;
Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có chức năng giúp UBND huyện
Bình Sơn điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các Phòng, Ban, ngành, UBND
các xã, thị trấn thuộc huyện; tham mưu, giúp UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện Bình
Sơn trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ở địa phương; bảo đảm các điều kiện vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn;
Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có tư cách pháp nhân, có con dấu
riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Trình UBND huyện Bình Sơn chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Bình Sơn. Đôn đốc, kiểm tra các
Phòng, Ban, UBND cấp xã việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và

Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn; sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
công tác phối hợp giữa các Phòng, Ban, UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật;
-Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn theo quy định của pháp luật. Thực
hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
- Trình UBND huyện Bình Sơn quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND& UBND huyện Bình
Sơn;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND
huyện Bình Sơn ; theo dõi, đôn đốc các Phòng, Ban, soạn thảo, chuẩn bị các đề án được
phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các Phòng,
Ban trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn xem xét, quyết định;
- Chủ trì, phối hợp với Phòng Nội vụ và các cơ quan chuyên môn trình UBND
huyện Bình Sơn ban hành tiêu chuẩn chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng các Sở; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân và UBND cấp
huyện;
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn giữ mối quan hệ phối hợp
công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, UB Mặt trận Tổ

6


quốc huyện Bình Sơn, các đoàn thể nhân dân huyện Bình Sơn, Đoàn đại biểu Quốc hội
huyện và các cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn địa phương;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, Chỉ thị của UBND huyện Bình
Sơn; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện các văn bản đó tại các Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện

Bình Sơn; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính
nhà nước của UBND huyện Bình Sơn;
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách
hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện Bình Sơn;
- Hướng dẫn Văn phòng các Phòng, Ban, UBND cấp xã về nghiệp vụ hành chính,
văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng
phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND huyện theo quy định của pháp
luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND và
Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND huyện
và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện;
-Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
của Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Sơn;
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang
thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý
của UBND huyện Bình Sơn;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn
giao.
3.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ làm việc của Văn phòng HĐND&UBND
huyện Bình Sơn.

7


Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn

Chánh Văn phòng

P.Văn phòng VX

CV
Tổng
hợp

CV
Nội
chính

P.Văn phòng KT

CV
Dung
Quất

CV
Văn
xã

CV
Kinh
tế

CV
Nông
nghiệp

CV
Văn
thư

CV
Công
nghệ
thông
tin

- Nguyên tắc hoạt động: Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn hoạt động,
làm việc theo chế độ Thủ trưởng trên cơ sở đường lối chủ trương, Nghị quyết của Đảng,
chính sách, pháp luật, quy định của Nhà nước, tuân thủ sự chỉ đạo, điều hành của UBND
huyện và Thường trực HĐND huyện, chịu sự chỉ đạo, định hướng, quán triệt thường
xuyên về tư tưởng chính trị của Cấp uỷ Chi bộ và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
của Văn phòng UBND tỉnh; tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy cao độ tinh
thần đoàn kết, thực hiện nghiêm túc quy chế dân chủ cơ sở
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND huyện
Bình Sơn:
Ngoài việc thực hiện các quy định tại trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của
Ủy viên UBND huyện, UBND huyện giao cho Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện
(sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) còn có nhiệm vụ sau:
1. Giúp chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện nắm tình hình hoạt động của
Ủy ban nhân dân huyện, của các cơ quan chuyên môn và Ủy ban nhân dân cấp xã về hoạt
động kinh tế, xã hội, an ninh và quốc phòng tại địa phương; tổng hợp tình hình hoạt động
của Uỷ ban nhân dân huyện và báo cáo tại cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện: đề xuất với Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân
dân huyện việc phân công các cơ quan chuyên môn nghiên cứu, báo cáo những vấn đề về
chủ trương chính sách và cơ chế quản lý.
2. Tổ chức việc cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân,
Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện. Thống nhất quản lý và sử dụng mạng tin
học của Ủy ban nhân dân huyện, ứng dụng công nghệ tin học để nâng cao hiệu quả công

8


tác quản lý hành chính và trao đổi thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương.
3. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị, văn bản chỉ đạo
của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huỵện về các biện pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện.
4. Xây dựng, trình Uỷ ban nhân dân huyện thông qua quy chế làm việc của Ủy ban
nhân dân huyện và giúp Ủy ban nhân dân huyện theo dõi, kiểm điểm việc thực hiện Quy
chế làm việc. Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phối hợp xây dựng Quy Chế phối
hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân huyện với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện.
*Quan hệ phối hợp công tác của UBND huyện Bình Sơn.
- Trong hoạt động của mình, Ủy ban nhân dân huyện phải giữ mối quan hệ thường
xuyên với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các cơ quan có liên quan của Trung ương,
của tỉnh, các cơ quan của Đảng, Hội đồng nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân
dân, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp
huyện.
- Ủy ban nhân dân huyện phối hợp chặt chẽ với Thường trực Hội đồng nhân dân
huyện trong việc chuẩn bị chương trình, nội dung làm việc của kỳ họp Hội đồng nhân
dân, cá báo cáo, đề án trình hội đồng nhân dân; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá
trình thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về nhiệm vụ kinh tế - xã hội của địa
phương; nghiên cứu giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị của Hội đồng nhân dân, các
Ban của Hội đồng nhân dân; trả lời chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân.
- Ủy ban nhân dân huyện phối hợp chặt chẽ với ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam
và các đoàn thể nhân dân cấp huyện chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân, vận
động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố chính quyền vững mạnh, tự giác thực hiện chủ
trương, chính sách, pháp luật của nhà nước.
Uỷ ban nhân dân và các thành viên Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm giải
quyết và trả lời các kiến nghị của Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể

nhân dân cấp huyện.
-Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân
huyện trong việc đấu tranh phòng, chống tội phạm, các hành vi vi phạm Hiến pháp và
pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương hành chính, tuyên truyền giáo dục pháp luật; thực
hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội và các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước.

PHẦN III:
BÁO CÁO CHUYỀN ĐỀ
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN BÌNH SƠN

9


Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và
quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một
cách đúng mức. Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp
ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã
hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ
nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban
hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không có
tính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ
đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ
quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực tập ở UBND huyện Bình Sơn em đã có dịp
tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở UBND huyện Bình Sơn. Tuy nhiên,
do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung
nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại phòng HĐND&UBND Huyện

Bình Sơn”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND huyện và
có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND
huyện. Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần
nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập ở UBND
huyện Bình sơn.
2. Mục đích, nhiệm vụ của đề tài
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về soạn thảo và quản lý văn bản trong cơ quan nhà
nước nói chung, trong UBND huyện nói riêng.
- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND
huyện Bình Sơn; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập; nội
dung cần hoàn thiện trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản.
- Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về soạn thảo và quản lý
văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn đề xuất các giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản cho Văn phòng phục vụ công tác quản lý,
điều hành trong giai đoạn hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng
HĐND&UBND huyện Bình Sơn về phương diện lý luận và thực tiễn.
- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát
thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được…
Chương II: PHẦN NỘI DUNG

10


1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần
được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký

hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn
vẹn”. Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…
được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức kinh tế.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
VBQLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các
cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất
định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà
nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành
luật pháp, chính sách của Nhà nước”. Với nghĩa này, văn bản hành chính là văn bản viết
hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp
hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời đại hiện nay, văn bản hành chính có
thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử;
nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên giấy.
1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt động
quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước, đồng thời
là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của Nghị định số 110 /
2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước
đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ
nghĩa”.
1.2.2. Văn bản hành chính
-Văn bản hành chính cá biệt

11

Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định quản lý
do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những
quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình
nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
-Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ
thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức.
-Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của
một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức
khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan
đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như:
tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
1.3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước
Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời sống xã
hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng cụ thể khác
nhau. Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây:
1.3.1. Chức năng thông tin
Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà nước, văn
bản hành chính.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tải
quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của
cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản. Trên thực tế, giá
trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ
chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả.
1.3.2. Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được
hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc
của cơ quan, tổ chức Nhà nước.

12


Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ pháp
luật trong hoạt động quản lý.
1.3.3. Chức năng quản lý
Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các
nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu
của quá trình lãnh đạo, điều hành.
Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các
quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp
dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác
đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung.
Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một số
chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói chung.
1.4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước
1.4.1. Yêu cầu về nội dung
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến
chất lượng của văn bản. Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần
truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm
bảo thực hiện được các yêu cầu
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các
vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của

việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào.
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính
dự báo cao.
-

Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.

- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu
thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
-

Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề.

Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao
tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân
có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù

13


hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến
nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở
những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi
hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp
đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân,
tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi.

1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và
trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản
Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm
các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của
văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung
của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu
của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại
khẩn, mật).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Thông tư liên tịch của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ
Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ
có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt
động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo
văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về
tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu
và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác
quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương
tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý.
1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn
bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo
chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định

14

trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần
phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử
dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm
bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường
thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
2. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Bình Sơn.
2.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND huyện Bình Sơn.
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND& UBND
huyện cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn
thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc
của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết
định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà
nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho
các hoạt động cụ thể của Văn phòng.
Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn
phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội và phụ trách lĩnh vực Kinh tế(Dung Quất)
giúp việc cho Chánh Văn phòng. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng chia ra làm các bộ phận,
mỗi bộ phận phụ trách những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình giải quyết công
việc của mình, các bộ phận có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến phạm vi, trách
nhiệm giải quyết công việc đó. Chẳng hạn như bộ phận Tổng hợp của Văn phòng bao
gồm có nhiều chuyên viên, mỗi chuyên viên phụ trách một lĩnh vực nhất định và có
nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách khi có sự lãnh đạo của
Chánh Văn phòng.
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cần
cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện, nên các văn bản được soạn thảo chủ
yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng HĐND & UBND
huyện thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản,

tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự
chỉ đạo, hướng dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo
các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định
hành chính…

15


Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2009, phương
hướng nhiệm vụ công tác năm 2010 của Văn phòng, trong năm 2009 Văn phòng đã tham
mưu cho lãnh đạo ban hành trên 6082 Quyết định, 240 Thông báo, 184 Báo cáo, 152 tờ
trình,…. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảo được
quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá
trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức,
nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ,
thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ
quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có
liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa chữa,
bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhân
bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy phải giữ bí mật
nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của người
lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt,
người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời
điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo.
Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan quản lý
công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình
bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định
phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

16


Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực hiện
các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã làm
thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày
làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại
văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Văn phòng UBND Bình Sơn soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian qua đã
đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần
nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành
văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND huyện cũng dựa trên các
nguyên tắc cơ bản như sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật
của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối tượng và
hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…). Ngoài ra, văn bản
phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải
phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm người
đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý trước
là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng,
ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội
dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi, phải
phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực.
* Trong thời gian thực tập tại văn phòng em đã tìm hiểu và nắm được nhiều thông tin
bổ ích, em thấy được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản, công tác soạn thảo

văn bản ở văn phòng HĐND&UBND huyện đã tuân thủ theo các quy trình, trình tự các
bước soạn thảo, qua tiếp xúc thực tế em đã được văn phòng giao cho soạn thảo một số văn
bản và bước đầu cũng đã tiếp cận được với công tác soạn thảo văn bản ở văn phòng, và
qua tiếp xúc với công việc thực tế em có những nhận xét như sau:

17


Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn phòng, Văn
phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án
(bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa,
Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung,
hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Qua đó em càng thấy được
vai trò của Văn phòng đối với UBND huyện là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản
được soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp
luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của huyện được đảm bảo hơn. Thế nhưng
vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo.
Thời gian năm 2009 Văn phòng đã soạn thảo được 6082 Quyết định, nhưng không phải
tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn
tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành; chuyển mục đích
sử dụng đất đối với các xã, thị trấn trên địa bàn huyện… Do đó em thấy cần đặt ra một
yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội
dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy
trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định...
Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước
khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của UBND huyện Bình sơn.
2.2. Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình sơn
Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 – CT của Chủ
tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản
phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là

bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử
dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt
động của các cơ quan có hiệu quả”.
Theo khái niệm chung: công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban
hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong
các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của
cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác
đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian; góp
phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ
văn bản theo quy định của pháp luật.

18


*Qua thời gian thực tập được sự quan tâm của lãnh đạo cũng như sự hướng dẫn nhiệt
tình của các anh chị trong văn phòng em đã tìm hiểu và thấy rõ được công tác quản lý văn
bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình sơn:
Văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn được quản lý tại Bộ phận
Văn thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý toàn
bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ
có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND huyện, Chủ tịch UBND
huyện. Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các
yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Trong báo cáo của Văn phòng UBND
huyện năm 2009 bộ phận văn thư cơ quan đã nhận được 10037 Công văn đến và chuyển
trên 9986 Công văn đi, ngoài ra còn thực hiện sao y hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác.
Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn là cơ quan giúp HĐND-UBND huyện

quản lý về hành chính, giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn thành phố nên văn bản
hàng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên gửi (văn bản của
Chính phủ, văn bản của UBND tỉnh), của cơ quan cấp dưới và văn bản của cơ quan có
liên quan gửi đến và các thư từ của người dân. Tại văn phòng HĐND&UBND huyện
Bình Sơn thì công tác tổ chức quản lý văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý
văn bản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật.
2.2.1. Đối với quản lý văn bản đến
Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nơi khác gửi
đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều, cho nên văn bản đến có
ngày, tháng, năm nào thì nhân viên Văn thư xếp lại thành giấy nhỏ trên tập công văn và
ghi ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả các tập này được để trong bìa cứng và ghi bên
ngoài tên loại văn bản đựng trong. Sau mỗi năm nhân viên Văn thư cất vào một tủ gọi là
tủ đựng hồ sơ, tài liệu.
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Bình Sơn tuân theo
trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua đường
bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp bằng Fax.
Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, nhân viên Văn thư trực tiếp nhận văn bản
và kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số
lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi nhận văn bản đến, cần phải phân loại sơ
bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ

19


quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan), loại nào không phải đăng ký
(tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin). Sau khi bóc bì công văn, nhân viên
Văn thư tiến hành đóng dấu đến từng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu

dưới số và ký hiệu văn bản.
Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển đến
cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưu trữ văn bản.
Mẫu dấu đến của Văn phòng HĐND-UBND huyện Bình Sơn
Theo phụ lục I về dấu “đến”( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày
18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước )thì mẫu dấu đến được minh
họa như sau:
50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: ………………
Ngày: …………...
Chuyển: ………………………..
Đăng ký công văn đến: do số lượng công văn đến Văn phòng HĐND & UBND huyện
Bình Sơn nhiều nên việc đăng kí văn bản đến được thực hiện trên phần mềm eoffice, qua
thời gian thực tập tại cơ quan, được sự quan tâm của lãnh đạo em đã được tham gia vào
công việc đăng kí văn bản đến của cơ quan, em đã trực tiếp vào sổ đăng kí công văn đến
của cơ quan.
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm (người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Chuyển giao văn bản đến: văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân
giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần
đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ. Cán bộ văn thư của đơn
vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến,
phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối,
ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến
được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó chủ

tịch UBND huyện được giao trực tiếp giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của

20


Chủ tịch UBND huyện và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách. Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời
hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan.
Lãnh đạo cơ quan có thể giao Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm
thực hiện những công việc sau:
-

Xem xét toàn bộ văn bản đến, báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp.

-

Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.

-

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Trong công tác quản lý văn bản đến của UBND huyện Bình Sơn, bộ phận văn thư của
Văn phòng UBND & HĐND đóng một vai trò rất quan trọng. Việc đảm bảo quản lý văn
bản đến cơ quan một cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời nhất cung cấp thông tin
cho các quyết định hành chính của Văn phòng nói riêng và của UBND huyện nói chung.
2.2.2. Đối với quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ
phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi. Trình tự

quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng HĐND&UBND huyện cơ bản đã tuân thủ theo
các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2004 về công tác
văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số
425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005.
Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ
trình, Kế hoạch, Chỉ thị…. Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một
tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ
tịch hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư
đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại. Khi ghi ngày,
tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào phía
trước.
Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND &HĐND huyện
Bình Sơn được tuân theo thứ tự như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày , tháng, năm của văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra
lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem .xét, giải quyết. Sau khi văn bản được
kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày nhân viên văn

21


thư thực hiện ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản. Việc đánh số văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Văn bản đã hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải
nhân bản ra bao nhiêu bản cho quá trình giải quyết công việc. Văn bản đi được nhân bản
theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu các độ khẩn (''hoả tốc'' (kể cả ''Hoả tốc''' hẹn
giờ), ''Thượng khẩn'' và ''Khẩn'') trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a
khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đóng dấu các
độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi trên văn bản được thực
hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). Vị trí đóng dấu
độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định lại
điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Nhân viên Văn thư phải vào sổ tất cả các loại công văn được gửi đi. Đối với UBND
huyện Bình Sơn do cơ quan ban hành nhiều công văn, giấy tờ nên đã lập nhiều sổ đăng ký
công văn đi, để tiện cho việc ban hành văn bản dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- 01 sổ đăng ký Quyết định.
- 01 sổ đăng ký các loại công văn thường.
- 01 sổ đăng ký thư mời.
- 01 sổ đăng ký phiếu chuyển
- 01 sổ đăng ký báo cáo.
Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn
bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được
chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Bước 5: Lưu văn bản đi

22


Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một
bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự

đăng ký. Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng
dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Có thể thấy được các văn bản đi của cơ quan nói chung, của Văn phòng nói riêng sẽ là
những cơ sở pháp lý quan trọng, là những thông tin phản ánh được trách nhiệm, nhiệm vụ
mà cơ quan đang quan tâm, giải quyết. Việc quản lý các văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo
được yêu cầu thông tin cho quản lý, cho các quyết định và biểu hiện được hiệu quả giải
quyết các công việc cụ thể của cơ quan. Do đó, chúng ta cần quan tâm hơn nữa đối với
công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND &HĐND huyện để nâng cao hơn nữa
hiệu quả các quyết định hành chính.
3.Những hạn chế trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND
&HĐND huyện Bình Sơn.
Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện đã nêu
ở trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra quyết
định của Văn phòng nói riêng và của UBND huyện nói chung. Đạt được những thành tựu
như trên trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi
mới trong quá trình quản lý, điều hành của Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của
mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban
hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt
động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ,
thống nhất tại Văn phòng. Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn bản
giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp
thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện.
Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo và quản lý
văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế
sau:
3.1. Đối với công tác soạn thảo văn bản
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của cơ
quan soạn thảo của Văn phòng còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo và ban
hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại
ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn

thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế
nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi Văn
phòng UBND thành phố quan tâm chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa

23


đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản quản lý nhà nước.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của Văn
phòng nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản.
Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều
khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần
đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự
thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng
chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo
trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản.
Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành
thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập
trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực
hiện văn bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là
ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống
nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ
quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005. Đồng thời, Văn phòng cần
tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng
là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ phận có những chuyên viên phụ trách về các lĩnh vực

cụ thể. Việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi
chuyên viên sẽ soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình dưới sự quản lý, điều
hành của người lãnh đạo. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến
nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính;
tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng…
Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không
khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản
của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
3.2. Đối với công tác quản lý văn bản
- Việc quản lý các văn bản đến, đi của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ công, khi
tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện lưu trên máy vi
tính tiện cho việc tra cứu. Điều này sẽ đảm bảo được tính hệ thống, chặt chẽ về quản lý
văn bản thế nhưng thiết nghĩ cần phải hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa đê có thể xây

24


dựng được một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, thống nhất hơn nâng cao hiệu quả
thông tin của Văn phòng.
- Bộ phận văn thư cơ quan hiện nay có trách nhiệm quản lý văn bản, việc lưu trữ văn
bản đã do phòng Nội vụ đảm nhiệm từ tháng 11/2008 nên thời gian đầu vẫn sẽ gặp khó
khăn khi trước đây văn thư có lưu trữ văn bản, các bộ phận, đơn vị liên hệ không biết
được văn bản mình cần tìm do bộ phận nảo quản lý, lưu trữ… Điều này sẽ gây ra sự
chồng chéo, chưa thống nhất đối với công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.
- Bộ phận văn thư cơ quan có 3 cán bộ với yêu cầu của công việc có khối lượng lớn
nhiều khi giải quyết chưa được nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến các
quyết định quản lý của cơ quan. Do đó, vần đề đặt ra là cần nâng cao hơn nữa chuyên
môn nghiệp vụ của bộ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể hơn nữa nhằm giải quyết
các công việc một cách có hệ thống, hiệu quả hơn.
- Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như máy hút ẩm, bình chữa cháy…

dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản tốt nhất.
* Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: các phương
tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn thảo và quản lý văn
bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết
bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc
bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước của chúng ta thể hiện rõ của cơ chế quan
liêu, bao cấp cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được
ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin
chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính của
chúng ta cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ
ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn
chế tính khả thi.
- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản lý lưu
trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư trong
việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác văn
thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các phương tiện kỹ thuật hiện
đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
- Số lượng biên chế của Văn phòng còn thiếu, nhất là biên chế cho bộ phận nghiên
cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), mỗi chuyên viên theo dõi quá nhiều lĩnh

25