Quy định trình thực hiện nghiệp vụ đầu tư tại ngân hàng công thương việt nam

QUY ĐỊNH TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ ĐẦU TƯ TẠI NGÂN
HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM.
1. Trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban liên quan
1.1 Phòng Định chế tài chính
- Làm đầu mối thu thập thông tin, nhận hồ sơ, phân tích, và thẩm định năng
lực tài chính, hoạt động kinh doanh của khách hàng để trình Ban điều hành và
Hội đồng Định chế tài chính xét cấp GHGD đối với khách hàng.
- Làm đầu mối cung cấp thông tin, hồ sơ pháp lý hoặc các văn bản liên quan
đến NHCT khi khách hàng có yêu cầu.
- Gửi thông báo và cung cấp thông tin cho phòng TQTVKD để khai báo hoặc
điều chỉnh CIF đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch với Ngân
hàng Công thương.
- Nhập GHGD (bao gồm cập nhật lần đầu và điều chỉnh GHGD) đã được phê
duyệt vào hệ thống INCAS và thông báo GHGD được cấp cho các phòng ban
liên quan.
- Định kỳ hàng năm đánh giá lại tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh
của khách hàng để đề xuất cấp, điều chỉnh tăng/ giảm hoặc huỷ bỏ GHGD
cho phù hợp, góp phần phòng ngừa rủi ro và tăng hiệu quả kinh doanh của
NHCT.


- Thẩm định đột xuất và đề xuất cấp, điều chỉnh tăng/ giảm hoặc huỷ bỏ
GHGD theo yêu cầu của phòng nghiệp vụ liên quan.
- Lưu giữ đầy đủ hồ sơ pháp lý của khách hàng có quan hệ giao dịch với
NHCT.
- Quản lý rủi ro theo phạm vi công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của
phòng.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của Ban
điều hành.
1.2 Phòng Nguồn vốn:
- Xây dựng bảng lãi suất đầu tư, kinh doanh vốn trên thị trường liên ngân

hàng; lãi suất đầu tư, kinh doanh GTCG hàng ngày để thực hiện.
- Đề xuất cấp mới, tăng, giảm hoặc huỷ bỏ GHĐT, GHCK&TCK đối với
khách hàng.
- Tìm kiếm, mở rộng khách hàng nhằm tăng thị phần và nâng cao hiệu quả
hoạt động đầu tư của NHCT.
- Thực hiện và quản lý các giao dịch kinh doanh trên thị trường tiền tệ và thị
trường vốn trong nước và quốc tế theo đúng quy định và quy trình nghiệp vụ,
đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn cho NHCT.
- Rà soát, chỉnh sửa các giao dịch đã xác nhận với khách hàng nếu phát hiện
cần bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin.


- Chấp hành đúng các GHGD đã được phê duyệt.
- Lưu trữ bộ hồ sơ pháp lý của khách hàng (bản sao), hồ sơ giao dịch và các
giấy tờ liên quan khác.
1. 3. Phòng Kế toán
- Nhận và kiểm soát các giao dịch do phòng Đầu tư chuyển tới. Thực hiện xác
nhận, chuyển tiền và hạch toán kế toán các giao dịch phát sinh.
- Thực hiện tra soát và đối chiếu các giao dịch phát sinh, giải quyết các
trường hợp chậm trả, trả sai và các sai sót khác trong quá trình xử lý các giao
dịch.
- Thực hiện khởi tạo (hoặc điều chỉnh) CIF đối với những khách hàng mới đã
được duyệt cấp GHGD lần đầu.
- Kiểm tra, theo dõi thường xuyên việc tuân thủ các GHGD đã được phê
duyệt và nhập vào hệ thống.
- Kịp thời báo cáo với lãnh đạo phòng các vướng mắc phát sinh không xử lý
được.
- Lưu trữ và bảo quản đầy đủ hồ sơ giao dịch và các báo cáo có liên quan theo
quy định.
- Quản lý rủi ro theo phạm vi công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của

phòng.


- Thực hiện các báo cáo theo chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của Ban điều
hành.
1.4./ Phòng Ngân quỹ
- Nhập kho, thực hiện lưu trữ và bảo quản TSBĐ theo quy định hiện hành của
NHCT.
- Thực hiện các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.
1.5./ Phòng quản lý và hỗ trợ hệ thống:
- Cài đặt, cập nhật tham số hệ thống kịp thời để bảo đảm vận hành hệ thống
thông suốt.
- Khai báo, quản lý danh sách người sử dụng và thẩm quyền của người sử
dụng theo phê duyệt của Ban điều hành.
- Kịp thời thông báo và xử lý lỗi hệ thống INCAS cho các phòng ban liên
quan để xử lý và hạn chế rủi ro trong hoạt động đầu tư.
- Kiểm tra, xác định nguyên nhân và làm đầu mối trong xử lý lỗi trên hệ
thống Treasury.
1.6./ Trung tâm công nghệ thông tin
- Đảm bảo vận hành hệ thống theo đúng quy trình và lịch trình.
- Đảm bảo cho hệ thống máy chủ, các thiết bị liên quan và phần mềm hệ
thống Treasury hoạt động liên tục, an toàn, đạt tốc độ yêu cầu và xử lý kịp
thời khi có sự cố xảy ra.


- Xử lý các lỗi kỹ thuật và nghiên cứu hoàn thiện hệ thống.
2. Nguyên tắc quản lý nghiệp vụ Đầu tư trong hệ thống :
- Nghiệp vụ Đầu tư được quản lý trong hệ thống thông qua Modul Ngân quỹ.
Đây là một chương trình quản lý tập trung, thông suốt và khép kín. Trong đó,
các giao dịch được thực hiện và quản lý liên hoàn qua hai bộ phận chính là bộ

phận giao dịch (Front office) và bộ phận hậu kiểm (Back office).
- Mỗi bộ phận độc lập thực hiện giao dịch và kiểm soát chéo lẫn nhau. Tại
từng bộ phận, mỗi giao dịch phải được thực hiện qua ít nhất hai người.
- Bộ phận giao dịch được phép sử dụng và truy cập giao diện Front Office,
vấn tin xem báo cáo. Bộ phận Back Office được phép sử dụng và truy cập
giao diện Back Office, vấn tin, xem báo cáo. Tại bộ phận Back Office, cán bộ
thanh toán không được đồng thời là cán bộ phê duyệt và gửi điện thanh toán.
- Để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh, người sử dụng giao diện
Back Office không được sử dụng chức năng trên giao diện Front Office, và
ngược lại người sử dụng giao diện Front Office không được sử dụng chức
năng trên giao diện Back Office.
- Chỉ có những cán bộ được cấp mã người sử dụng (Username), được gọi là
Người sử dụng mới được phép truy cập và sử dụng hệ thống. Người sử dụng
(NSD) chịu trách nhiệm quản lý Username và mã khoá bảo mật (password)
của mình. Mọi sai sót hoặc thiệt hại phát sinh do việc NSD không quản lý
Username và password hoặc cho mượn sẽ do NSD chịu hoàn toàn trách


nhiệm. Định kỳ NSD phải thay đổi Password của mình để bảo đảm an toàn,
bảo mật.

3. Các sản phẩm cơ bản của Quy trình nghiệp vụ đầu tư:
3.1 Các giao dịch trên thị trường tiền tệ
- Gửi vốn, cho vay các Định chế tài chính (Placement/Lending)
- Nhận gửi vốn, đi vay các Định chế tài chính (Deposit/Borrowing)
- Kèm theo hai sản phẩm cơ bản này còn có các giao dịch:
+ Quay vòng gốc, gốc và lãi các khoản gửi vốn/cho vay và nhận gửi vốn/đi
vay (Rollover)
+ Các khoản gửi vốn/cho vay rút trước hạn (Withdrawal)
3.2 Giao dịch mua bán có kỳ hạn GTCG

- Giao dịch Repo (Repo)
- Giao dịch Reverse Repo (Reverse Repo)
3.3 Giao dịch đầu tư, kinh doanh GTCG
- Mua giấy tờ có giá (Securities Purchased)
- Bán giấy tờ có giá (Securities Sold)
4. Quy trình giao dịch tổng quát:


Bước 1 : Tìm kiếm và lựa chọn khách hàng
Phòng Đầu tư và phòng Định chế tài chính phối hợp tìm kiếm, lựa chọn các
khách hàng tiềm năng để thiết lập quan hệ giao dịch đầu tư với NHCT.
Bước 2 : Cấp mới, điều chỉnh giới hạn giao dịch
- Phòng Định chế tài chính thu thập đầy đủ các thông tin và hồ sơ pháp lý của
khách hàng.
- Trên cơ sở các thông tin và tài liệu thu thập, phòng Định chế tài chính tiến
hành thẩm định và đề xuất Ban điều hành, Hội đồng Định chế tài chính cấp
GHGD cho khách hàng.
- Định kỳ hàng năm, phòng ĐCTC sẽ tiến hành rà soát, thẩm định các khách
hàng đang có giao dịch với NHCT để đề xuất Ban điều hành, Hội đồng Định
chế tài chính điều chỉnh tăng, giảm GHGD, hoặc chấm dứt giao dịch tuỳ theo
tình hình tài chính và kinh doanh của khách hàng, quan hệ giao dịch với
NHCT.
Bước 3: Khởi tạo CIF và nhập GHGD vào hệ thống INCAS
- Phòng TQTVKD thực hiện việc khởi tạo CIF cho khách hàng mới cũng như
thực hiện điều chỉnh CIF (nếu có) sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ từ phòng
ĐCTC chuyển tới.


- Phòng ĐCTC thực hiện việc nhập/ cập nhật GHGD vào hệ thống INCAS
sau khi phòng TQTVKD đã khởi tạo CIF và gửi thông báo bằng văn bản cho

các phòng liên quan để thực hiện.
Bước 4: Thực hiện giao dịch với khách hàng tại phòng Đầu tư
Căn cứ vào GHGD cấp cho khách hàng, phòng Đầu tư thực hiện giao dịch
với khách hàng, trình Ban điều hành phê duyệt, sau đó nhập và phê duyệt
giao dịch trong hệ thống Treasury.
Bước 5: Thanh toán với khách hàng và hạch toán tại phòng TQTVKD
Phòng TQTVKD thực hiện xác nhận và kiểm soát giao dịch trong hệ thống
Treasury, chuyển tiền và hạch toán theo dõi.
Bước 6: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ
*Những nhược điểm trong công tác quản lý
- Hiện nay theo quy trỡnh đầu tư trên việc thao tác trong hệ thống vẫn cũn
nhiều bất cập, các mẫu biểu trong hệ thống chưa đủ đáp ứng các nhu cầu
để quản lý thụng tin.
- Với tỡnh hỡnh phỏt triển như hiện nay, các chính sách, chế độ của nhà
nước, cỏc quy trỡnh cụng nghệ liên tục thay đổi nên dẫn đến cỏc quy
trỡnh hay bị lạc hậu
- Quy trỡnh cũn cồng kềnh, ảnh hưởng đến tác nghiệp trong hoạt động
kinh doanh hàng ngày đũi hỏi phải linh hoạt và kịp thời.


*Theo tụi cỏc quy trỡnh này cần phải được xây trên cơ sở thực tế hoạt động
của đơn vị đang diễn ra và cần có chính sách đào tạo những kỹ năng quản lý
phù hợp. Yêu cầu tiên quyết là phải áp dụng hệ thống quản lý dựa trên công
nghệ hiện đại về công nghệ thụng tin vào cỏc quy trỡnh từ đó sẽ giảm bớt
được sai sót cũng như thời gian tác nghiệp.
*Qua nghiên cứu môn Quản trị tác nghiệp, bản thân tôi tự nhận thức được
rằng đây là một môn học hết sức cú ý nghĩa trong thực tế áp dụng tại các
doanh nghiệp. Đối với hoạt động của một ngân hàng thương mại thỡ việc áp
dụng nội dung của môn học có nhiều ý nghĩa trong các công tác về quản trị
rủi ro, tác nghiệp ….

Các nguồn tài liệu tham khảo:
- Giỏo trỡnh Quản trị hoạt động
- Các thông tin từ Vietinbank