Quy trình lập kế hoạch công ty đầu tư xây dựng HH

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HH

1. Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng H.H, một công ty chuyên ngành xây dựng
với hơn 50 nhân viên làm việc tại văn phòng và hàng trăm kỹ sư và công nhân có mặt
trên công trường. Để quản lý được con người, công việc công ty chia thành rất nhiều
phòng ban để phục vụ cho công tác quản lý và hoạt động của công ty như: phòng Kế
toán, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Đầu tư, phòng Kiểm soát và quản lý chất lượng...
Dưới đây là quy trình tác nghiệp của phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Đầu tư:
Quy trình lập kế hoạch:
Hàng tháng và hàng quý, các công trình phải gửi báo cáo thực hiện trong tháng và
kế hoạch tháng tới về cho nhân viên của phòng. Trên cơ sở những dữ liệu gửi về, nhân
viên của phòng sẽ tổng hợp lại và lập lên một bản kế hoạch bao gồm khối lượng công
việc đã thực hiện trong tháng , trong quý và kế hoạch thực hiện trong thời gian tới. Sau
đó nhân viên của phòng sẽ xuống công trường, trực tiếp nắm bắt thực tế công việc
dưới công trường đã làm rồi kết hợp với bản kế hoạch đã lập làm thành một bản báo
cáo hoàn chỉnh gửi lên cấp trên xem xét và phê duyệt tài chính để công trường có
nguồn kinh phí tiếp tục thi công.
Quy trình như vậy giúp công ty kiểm soát được khối lượng thực hiện của công
trường để đảm bảo đúng tiến độ và nguồn tài chính cấp ứng cho công trình được sử
dụng đúng mục đích, tránh lãng phí.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhận báo cáo từ công trường chuyển về,
Bước 2: Phân tích số liệu để kiểm tra độ chính xác của báo cáo.
Bước 3: Nhập số liệu từ bản báo cáo đó vào trong bảng tính excel theo một mẫu
chung để ra một bảng tổng hợp bao gồm khối lượng thực hiện tháng vừa qua và
khối lượng thực hiện trong tháng tới.

1


Bước 4: Phối hợp với cán bộ kỹ thuật trên công trường kiểm tra về tình hình

thực hiện, đề xuất phương án giải quyết các vấn đề vướng mắc trên hiện trường về
mặt kỹ thuật. Lập báo cáo chi tiết các công việc đã kiểm tra trên công trường.
Bước 5: Lập bảng phân tích tài chính. Cân đối lượng tiền cho phù hợp với tài
chính hiện có của công ty để cung cấp tài chính cho công trình.
Những bất cập tồn tại:
- Do các công trình đang thi công ở các tỉnh xa như Hải phòng, Quảng Ninh,
Yên Bái... mà trụ sở đặt tại Hà Nội nên việc đi lại kiểm tra về tiến độ thực hiện của
các công trình không được tiến hành thường xuyên và liên tục nên nảy sinh các
vướng mắc trong quá trình lập báo cáo và kiểm soát quá trình xây dựng.
- Với khối lượng công việc rất lớn trên công trường, cán bộ kỹ thuật mỏng nên
mỗi cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều việc. Vì vậy tính tỉ mỉ và chính xác của báo cáo
không được coi trọng. Đa phần người lập báo cáo không được đào tạo bài bản, sự
phản hồi thông tin giữa công trường và người quản lý rất chậm nên không tránh
khỏi những sai sót trong quá trình lập báo cáo và kiểm tra báo cáo.
- Các Chủ nhiệm công trình vì chạy theo lợi nhuận nên làm tắt các khâu kỹ thuật
và không đảm bảo an toàn trong thi công nên thường xảy ra các sự cố hỏng hóc và
làm mất an toàn lao động. Gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình và sự an toàn
của công nhân đang làm việc trên công trường.
- Quản lý của các Chủ nhiệm công trình không chặt chẽ gây mất mát, lãng phí
nguyên vật liệu dẫn đến thất thoát nguồn tài chính của công ty.
Cách cải thiện tình hình:
- Tăng cường kiểm tra, giám sát các công trình: thường xuyên có các đoàn đi
kiểm tra, giám sát để kịp thời báo cáo các sự việc xảy ra trên công trường. Tránh
trường hợp bị động, có sự việc xảy ra mới báo cáo.
- Đào tạo lại nhân viên lập kế hoạch trên công trường một cách bài bản, có chiều
sâu: Mở các lớp tập huấn ngắn hạn tại công ty, mời các chuyên gia có kinh nghiệm
về giảng dạy giúp các cán bộ ký thuật hiểu sâu hơn về công việc mình phải làm.

2

- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên làm việc trên công
trường, xử lý tài chính đối với những người vi phạm quy định.
- Xử lý nghiêm các chủ nhiệm công trình cố ý vi phạm, có thể đình chỉ thi công
với các công trình không đảm bảo kỹ thuật và làm mất an toàn lao động.
2. 2. Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp này là
có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc doanh nghiệp của anh/chị hiện nay.
Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng
như thế nào?
Phương pháp sản xuất Lean là một phương pháp sản xuất đem lại hiệu quả
nhất hiện nay.Mục tiêu của phương pháp là nhằm lọai bỏ các lãng phí xảy ra trong
quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu và tinh gọn. Và
phương pháp này sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
bởi các lợi ích sau đây của nó:
- Phế phẩm và sự lãng phí: Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình không cần
thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức các nguyên liệu đầu vào, phế phẩm có thể
ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm và các tính năng trên sản phẩm
vốn không được khách hàng yêu cầu.
- Chu kỳ sản xuất: Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bàng cách giảm
thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuẩn bị cho quy
trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm
- Mức tồn kho: Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả các công đoạn sản xuất,
nhất là sản phẩm dở dang giữa các công đoạn. Mức tồn kho ít hơn đồng nghĩa với
việc vốn lưu động ít hơn.
- Năng suất lao động: Cải thiện năng suất lao động bằng cách giảm thời gian
nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng suất cao
nhẩttong thời gian làm việc
- Tận dụng thiết bị và mặt bằng: sử dụng thiết bị mặt bằng hiệu quả hơn bằng
cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu quả sản xuất trên thiết bị,
đồng thời giảm thời gian dừng máy.

3


- Tính linh động: Có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau một cách
linh động hơn với thời gian và chi phí chuyển đổi thấp nhất.
- Sản lượng: nếu có thể giảm chu kỳ sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm
thiểu ùn tắc và thời gian dừng máy, công ty có thể gia tăng sản lượng một cách
đáng kể từ cơ sở vật chất hiện có.
(Trích dẫn: Tài liệu tham khảo môn Quản trị hoạt động, trang 102 – Chương 8:
Quản trị sản xuất theo phương pháp Lean)
Những việc làm cụ thể:
- Tính toán khối lượng nguyên vật liệu cho phù hợp với khối lượng công việc
sắp làm. Như vậy sẽ giảm được lượng hàng tồn kho và tránh được hỏng hóc trong
quá trình bảo quản.VD: sắt, thép, xi măng, thiết bị đưa vào lắp đặt trong công trình.
Giảm những phế phẩm của sắt, thép, xi măng trong quá trình gia công và lắp
đặt.
Xây dựng dây truyền hợp lý từ khâu vận chuyển đến khâu thao tác thi công để
tránh rơi vãi, hỏng hóc dẫn đến phải thay thế sản phẩm khác.
- Đào tạo nhân viên và công nhân một cách bài bản trước khi bắt tay vào làm để
tránh những sai sót không đáng có dẫn đến hỏng hóc, làm lại. Mỗi công việc, mỗi
thao tác như xây, trát, ốp, lát... phải có hướng dẫn và tiêu chuẩn chất lượng bằng
hình ảnh, bằng ghi chú cụ thể để công nhân lấy đó là “Thao tác tiêu chuẩn” mà
thực hiện.
- Xây dựng một tiến độ và biểu đồ nhân lực hợp lý và liên tục để tránh thời gian
chờ đợi gây lãng phí thời gian sản xuất và thừa nhân công. Mỗi công việc phải xác
định khối lượng cụ thể, lên kế hoạch trước để bố trí nhân lực và nguyên vật liệu
cho công việc sắp phải làm.
- Kiểm soát chặt chẽ quy trình làm việc và lập kế hoạch chính xác, tỉ mỉ để tránh
tình trạng bị động, mất kiểm soát khiến công trình phải gián đoạn do thiếu nhân

công hoặc nguyên vật liệu.

4


5