quy trình lập kế hoạch

Quy Trình Lập Kế Hoạch
Trong xu thế của nền kinh tế nước ta trong những thập kỷ gần đây không ngừng
phát triển trong đó có ngành thuỷ điện có những bước phát triển tột bậc, đã cung
cấp nguồn điện quan trọng vào sự phát triển công nghiệp hoá của đất nước, và
thuỷ điện sông Đà đã đóng góp nhiều thành quả đáng kể, được ngành điện ghi
nhận trong nhiều năm qua. Để có được kết quả như vậy nhà máy thuỷ điện sông
Đà đã thực hiện quy trình lập kế hoạch hàng năm và triển khai thực hiện kế
hoạch sản xuất kinh doanh điện và thực hiện qua các bước như sau:


Lập kế hoạch năm và tiến độ chi tiết
(Do phòng kế hoạch thực hiện)
Các phòng ban có trách nhiệm thảo luận xây
dựng dự thảo kế hoạch

Quyết định chuyển kế hoạch báo cáo cấp trên
(Ban lãnh đạo thực hiện)

Thẩm tra kế hoạch
(Ban kế hoạch cấp trên thẩm định)

Phê duyệt kế hoạch
(Ban lãnh đạo cấp trên)

Triển khai thực hiện kế hoạch
(Phòng kế hoạch chủ trì và các phòng ban liên
quan)
Lập báo cáo tổng kết năm
(Phòng kế hoạch)

Khi thực hiện xây dựng kế hoạch thì căn cứ vào các thông tin, só liệu của

các phòng ban liên quan cung cấp. Ý đồ chiến lược của ban lãnh đạo và dự kiến
tiến độ thực hiện. Từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh điện của cả
năm và báo cáo cấp thẩm quyền phê duyệt.
Trước khi gửi báo cáo kế hoạch lên ban lãnh đạo, phòng kế hoạch sẽ gửi
bản dự thảo kế hoạch tới các phòng ban để lấy ý kiến tham gia góp ý và chỉnh
sửa cho phù hợp.
Phòng kế hoạch và các phòng ban liên quan sẽ phải tiến hành bảo vệ kế
hoạch trước ban lãnh đạo.
Ban lãnh đạo sẽ xem xét điều chỉnh và quyết định trình cấp trên phê
duyệt.


Ban kế hoạch cấp trên và các phòng chức năng sẽ tiến hành thẩm tra kế
hoạch để trình ban lãnh đạo cấp trên phê duyệt.
Khi kế hoạch được cấp trên phê duyệt thì phòng kế hoạch và các phòng
ban liên quan sẽ lập kế hoạch chi tiết tháng, quý để triển khai thực hiện và được
ban lãnh đạo sẽ phân công giao việc cụ thể cho các phòng ban liên quan để thực
hiện sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch hàng tháng, quý sẽ tổng hợp kết quả
thực hiện của các phòng ban để báo cáo ban lãnh đạo.
Ban lãnh đạo căn cứ vào chương trình hàng tháng, quý đã giao cho các
Phòng ban để theo dõi, chỉ đạo và đôn đốc thực hiện hoàn thành kế hoạch năm
đã được cấp trên phê duyệt. Căn cứ vào kết quả thực hiện được thì hàng tháng,
quý, năm báo cáo kết quả lên cấp trên.
Theo tôi thì quy trình lập kế hoạch trên đây còn có những bất cập cho
công tác quản lý, cụ thể:
- Kế hoạch của nhà máy phải được xây dựng trên cơ sở kế hoạch chi tiết
theo từng tháng, quý, năm của các phòng chức năng trực thuộc Ban. Bởi vì khi
triển khai thực hiện công tác xây dựng kế hoạch từ các phòng chức năng nghiệp
vụ thì kế hoạch được đưa ra rất chi tiết, các cá nhân của phòng được tham gia
trực tiếp vào công việc lập kế hoạch nên KH được đưa ra một cách phù hợp, sát

và đúng với thực tế của Ban hơn, và các phòng chức năng sẽ chủ động hơn trong
việc thực hiện kế hoạch của phòng mình và trên có sở đó thì KH của nhà máy
được kết nối, tổng hợp trên cơ sở các bản KH chi tiết của các phòng thì nó sẽ
phản ánh một cách đầy đủ và chi tiết hơn kế hoạch thực hiện của nhà máy trong
từng tháng, quý và năm;
- Kế hoạch thực hiện của nhà máy hàng năm thường phải hiệu chỉnh sau 6
tháng và 9 tháng thực hiện, chính vì vậy mà làm cho người quản lý rất bị động
trong công tác bố trí các nguồn nhân lực cho việc thực hiện KH năm, và điều
này cũng đã làm ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động của ban cũng như thu
nhập của người lao động và bố trị công việc cho người lao động.
Theo như phân tích ở trên thì vấn đề lập KH không phù hợp và sát đúng
với thực tế các nguồn lực của nhà máy sẽ làm cho bản KH đó khi thực hiện sẽ


không thực hiện được và phải hiệu chính sau một thời gian triển khai thực hiện.
Vì vậy theo tôi nên bổ sung vào quy trình lập kế hoạch của nhà máy bản Kế
hoạch chi tiết đến các phòng ban có liên quan về nhiệm vụ chi tiết cụ thể hàng
tuần, tháng, quý, năm.
Câu 2
Những nội dung môn học Quản trị Tác nghiệp có thể áp dụng vào
trong công việc của nhà máy.
Quản lý sản xuất và tác nghiệp là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra giá
trị dưới dạng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào
thành các yếu tố đầu ra. Chất lượng là tất cả các đặc điểm và tính năng của một
sản phẩm hay dịch vụ đủ khả năng làm thỏa mãn những nhu cầu nhất định về
sản phẩm hay dịch vụ đó. Đồng thời, loại bỏ các lãng phí trong quá trình thực
hiện quản lý dự án, cụ thể:
- Lãng phí là bất kể những gì không mang lại giá trị gia tăng cho sản
phẩm đứng trên quan điểm của khách hàng;
- Lưu kho, kiểm tra, chậm trễ, đợi chờ, và sản phẩm sai hỏng là những

yếu tố không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, đó 100% là lãng phí;
- Các loại nguồn lực khác như năng lượng, nước, và khí trong sản xuất
hay bị sử dụng lãng phí;
- Sản xuất hiệu quả, có đạo đức, và quan tâm đến xã hội sẽ làm giảm thiểu
việc sử dụng các yếu tố đầu vào và giảm lãng phí;
- Việc giám sát sản xuất truyền thống được chuyển sang thực hiện 5S.
Mười bốn luận điểm của Demming, cụ thể như sau:
- Xây dựng một mục đích không thay đổi (về chất lượng);
- Khuyến khích xu hướng đổi mới;
- Xây dựng chất lượng sâu bên trong sản phẩm; ngừng ngay việc chỉ lệ
thuộc vào kiểm tra (cuối cùng);
- Xây dựng mối quan hệ dài lâu dựa trên thực hiện công việc, chứ không
phải là giá cả;
- Liên tục cải tiến sản phẩm, chất lượng, và dịch vụ;


- Đào tạo nhân viên;
- Nhấn mạnh tầm quan trọng của lãnh đạo;
- Loại bỏ sự sợ hãi;
- Phá bỏ những rào cản giữa các bộ phận;
- Chấm dứt việc diễn thuyết, kêu gọi công nhân;
- Hỗ trợ, giúp đỡ, nâng cao;
- Xóa bỏ những rào cản để tự hào về công việc;
- Xây dựng một chương trình giáo dục và tự cải thiện;
- Hướng tất cả mọi người trong công ty làm việc theo xu hướng đổi mới
của 13 điều trên đây.
Vấn đề khuyến khích và trao quyền cho nhân viên phải được quan tâm như
sau:
- Lôi cuốn nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến sản phẩm và quá
trình;

- Xây dựng mạng lưới truyền thông bao gồm cả người lao động;
- Xây dựng nhóm các giám sát viên cởi mở và hỗ trợ;
- Giao trách nhiệm cho người lao động;
- Xây dựng một tổ chức có phẩm chất đạo đức;
- Xây dựng cấu trúc nhóm chính tắc.
Thường xuyên lắng nghe các ý kiến của khách hàng và xử lý khắc phục kịp
thời:
- Tạo điều kiện để khách hàng có thể đưa ra ý kiến khiếu nại dễ nhất;
- Phản hồi nhanh những than phiền;
- Giải quyết khiếu nại ngay khi nhận được;
- Sử dụng máy tính để quản lý khiếu nại;
- Tuyển dụng nhân viên tốt nhất cho vị trí dịch vụ khách hàng.
Tôi sẽ áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 phù hợp với
nhiệm vụ quản lý đầu tư dự án thuỷ điện, qua nghiên cứu thì tiêu chuẩn ISO
9000 chỉ rõ nhà máy cần phải có một hệ thống chất lượng sẵn, bao gồm cả thủ
tục pháp lý, chính sách và đào tạo để cung cấp chất lượng đáp ứng phù hợp với
yêu cầu của EVN. Nhà máy đã thành lập ban chỉ đạo thực hiện hệ thống quản lý


chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 và giao ông Phó Giám đốc làm Trưởng ban
chỉ đạo kiểm tra chất lượng, để xây dựng và lập các quy trình, các biểu đồ quá
trình, hướng đẫn vận hành, các phương pháp xem xét kiểm tra, mô tả công việc,
biểu đồ tổ chức, đo lường mức độ hài lòng của khách hàng và quá trình liên tục
được cải tiến. Triển khai đào tạo cho toàn thể nhân viên để đảm bảo sự tuân thủ
trong quá trình làm việc của họ, khi Nhà máy đã hoàn thành đầy đủ các tài liệu
về hệ thống chất lượng, và quá trình đào tạo và hệ thống được sử dụng tuân thủ
theo được những mô tả của hệ thống biểu mẫu. Sau khi được một cơ quan độc
lập có thẩm quyền chứng nhận nhà máy đã triển khai và thực hiện quản lý chất
lượng theo ISO 9000, thì nhà máy thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng ISO
9000 đã được chứng nhận, và hàng năm nó thường xuyên được cải tiến để cho

phù hợp với quá trình phát triển của Ban và phù hợp với sự phát triển chung của
đất nước, và chứng nhận ISO 9000 cần phải được đổi mới định kỳ bằng việc
việc kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Mục đích áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9000 là để đưa ra các quá trình cơ bản cần thiết để đảm bảo chất
lượng sản phẩm và làm hài lòng khách hàng.
Ngoài ra, với nhiệm vụ của một nhà máy thuỷ điện, còn quan tâm đến vấn
đề quản lý môi trường trong quá trình thực hiện đầu tư và vận hành nhà máy
thuỷ điện sau này; trong thời gian tới nhà máy sẽ xem xét để áp dụng tiêu chuẩn
về môi trường theo tiêu chuẩn ISO.