Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin

BÀI 5: KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ
THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN
LÝ CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ
"Thông tin là một sản
phẩm mà với ý nghĩa,
công dụng của nó có
thể xem ngang hàng với
trữ lượng nguyên liệu
của nước đó”
(nhà KH Đức E.Pietch).


I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ
1.Định nghĩa
Thông tin trong
lãnh đạo, quản lý
(Thông tin quản
lý) là gì?


I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ
Thông tin trong lãnh đạo, quản lý (thông tin
quản lý) là sự truyền đạt các thông điệp, tin tức có
liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận
hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp mà người gửi muốn
truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu
lãnh đạo, quản lý.

I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ
- Chú ý:
Thứ nhất:
Mỗi một thông tin đều phải ký gửi vào một “
Vật mang” nhất định.


I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ
Thứ hai: Thông tin luôn gắn liền với sự vận
động của nó


Diễn trình của thông tin trong quản lý

Người gửi

Người nhận

Thông tin phản hồi
(Thông tin ngược)

Nhận thông
điệp
Thông điệp
Giải mã
quản lý

Mã hóa

Truyền
tin

Tiếp nhận

Thông điệp
quản lý


Diễn trình của thông tin trong quản lý

=> Diễn trình thông tin bao gồm thông tin truyền
xuôi với 6 bước và thông tin phản hồi (thông tin
ngược) cũng với 6 bước: (1)Hình thành thông điệp
->(2) mã hóa -> (3)truyền tin -> (4)tiếp nhận -> (5)giải
mã -> (6)nhận thông điệp


Thứ ba: Thông tin gắn liền với các hình thức
giao tiếp trong hoạt động lãnh đạo quản lý:


2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động
lãnh đạo quản lý
a. Tính địa chỉ

Tính địa chỉ của thông
tin đối với hoạt động LĐ,
QL có nghĩa là gì ?

Thông tin quản lý đòi hỏi phải có người gửi và
người nhận thông điệp


2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động
lãnh đạo quản lý
Thông tin quản lý khác với tin tức.
Tin tức

Thông tin quản lý

Phản ánh rộng rãi
cho mọi đối tượng
mà không cần quan
tâm cụ thể là ai, họ
đã nhận được hay
chưa và họ có hiểu
nội dung của thông
tin đó hay không.

Dù dưới hình thức
nào thì thông tin
quản lý đòi hỏi cũng
phải có người gửi và
người nhận.


2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động
lãnh đạo quản lý

Do đó, người cán bộ LĐ,QL khi tiếp nhận hoặc
truyền đạt thông tin luôn phải biết loại bỏ những tin tức
không phải là thông tin, xác định rõ người gửi và người
nhận, đảm bảo quá trình truyền đạt thông tin đến được
người nhận.


2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động
lãnh đạo quản lý
a. Tính hiểu rõ

Tính hiểu rõ của thông
tin đối với hoạt động LĐ,
QL có nghĩa là gì ?

Thông tin quản lý đòi hỏi người nhận phải hiểu
đúng ý nghĩa của thông điệp quản lý


Các bước của diễn trình thông tin đều
có nguy cơ làm thông tin bị sai lạc
SAI LẠC

Người gửi

Người nhận

Thông tin phản hồi
(Thông tin ngược)

Nhận thông
điệp
Thông điệp
Giải mã
quản lý

Mã hóa

Truyền
tin

Tiếp nhận

Thông điệp
quản lý


Tính hiểu rõ của thông tin đòi hỏi cần phải
chuẩn xác trong tất cả các bước của diễn trình
thông tin: từ việc chuẩn xác trong mã hóa thông tin
(ngôn ngữ, chính tả, lời nói) cho đến khâu xác định
hình thức truyền tin phù hợp, chu đáo, nhất là ở
khâu giải mã... để đảm bảo thông tin chính xác, kịp
thời





2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động

lãnh đạo quản lý
c. Tính hữu ích

Tính hữu ích của thông
tin đối với hoạt động LĐ,
QL có nghĩa là gì ?

Thông tin quản lý chỉ bao gồm những thông điệp
hữu ích (có liên quan và tác động) đối với hệ thống
quản lý.


Tính hữu ích của thông tin đòi hỏi:
- Người cán bộ phải biết chắt lọc thông tin. chỉ
tiếp nhận, xử lý, truyền đạt, những thông tin nào
thực sự cần thiết cho đơn vị của mình.
- Người cán bộ khi soạn thảo thông tin cần
phải bảo đảm rằng những thông tin mà mình soạn
thảo, truyền đạt luôn mới mẻ, không trùng lặp,
không nhắc đi nhắc lại những điều mà mọi người đã
biết, đã nghe nhiều lần.


3. Vai trò của thông tin trong lãnh đạo, quản lý
Thông tin có vai trò như
thế nào trong lãnh đạo,
quản lý?

- Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản
lý. Trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt động quản lý có hiệu

quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ
thống thông tin tối ưu. Vai trò của thông tin trong quản lý
thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:


a. Thông tin vừa là đối tượng vừa là nguyên liệu

đầu vào vừa là hình thức thể hiện sản phẩm
của lao động lãnh đạo, quản lý
Lao động của người cán bộ
LĐ,QL như một quá trình xử
lý thông tin
Dữ
liệu

Dữ liệu

Ra
quyết
định

Dữ liệu

Dữ liệu

Dữ liệu
v.v…

Sử dụng

Thu
thập

Lựa
chọn

Xử lý

Ví dụ : Ủy ban nhân dân tỉnh TH
Gửi công văn đôn đốc nhắc nhở các
huyện trong tỉnh đẩy mạnh công tác
phòng
chống
gia coi
cầm là
đã
Thông
tindịch
vừacúm
được
được triển khai.
hệ thống
hoàn,
Như
vậy côngtuần
văn đó
chínhvừa
là văn
bản
chứacoi

thông
tinhệ
đã thần
được xử
lý được
như
kinh
nó là sản phẩm của ủy ban nhân dân
của công tác lãnh đạo
tỉnh, Nhưng nó lại là nguyên liệu đối
quản
lý. các đơn vị cấp dưới,
với
các huyện,
vì sau khi nhận được công văn thì
các ủy ban nhân dân huyện bắt đầu
phân tích thông tin trong công văn
của tỉnh và ra quyết định thực hiện
công văn đó xuống cấp dưới.


b. Thông tin gắn liền với quyền lực lãnh đạo, quản lý
Thông tin là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất
giữa mục đích và hành động, do đó bất cứ một người lãnh
đạo nào muốn duy trì quyền lực của mình và quyền lực
của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động của hệ thống,
đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, một công
cụ quyền lực.
+ Trên bình diện xã hội, người ta coi việc nắm giữ
thông tin đại chúng là “quyền lực thứ tư”

+ Trong lĩnh vực kinh tế hiện nay, những ngành nào
sử dụng thông tin nhiều, sản phẩm có “hàm lượng thông
tin” cao, đều trở thành những ngành có lợi nhuận cao...
+ Trong các hệ thống quản lý chuyên biệt, ai nắm giữ
được hệ thống thông tin, người đó sẽ có quyền lực


c. Thông tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng
nhiều vào giá trị của tổ chức

Trong thời
đại thông tin
hiện nay, thông
tin có giá trị
ngày càng cao

Trong chiến tranh ai nắm được thông tin, đặc
biệt là thông tin bí mật của kẻ thù người đó có
khả năng chiến thắng
Trong thời bình, các quốc gia, công ty, địa
phương... nếu nắm chắc các thông tin về thị
trường, về năng lực cạnh tranh của mình và
của người sẽ có cơ hội nâng cao năng lực cạnh
tranh, phát triển kinh tế

Chính vì giá trị của thông tin ngày càng tăng cao nên cán
bộ quản lý phải biết đánh giá, phân loại thông tin. ( có
những thông tin cần phải phổ biến rộng rãi, có những
thông tin cần phải giữ bí mật mới có giá trị), cần phải xử lý
sao cho có lợi nhất cho đơn vị, địa phương

4. Phân loại thông tin quản lý
a. Theo hình thức thể hiện thông tin (3 hình thức)
Thông tin lời nói
Theo hình
thức thể
hiện của
thông tin

Thông tin chữ viết

Bằng các PT khác

Ưu điểm: Rõ ràng,
tránh
sai lạc
và có thể
Ưu
điểm:
Truyền
đạt
kiểm
Là những
soát được,
hình người
thức
nhanh,
hiệu
quả

nhận,
không
người
dùnggửi
lờiđều
nói,có
truyền
đạt
không
điều
kiện
dùng
NC
văn
kỹcao.
bản.Đó
TT, có
Nhược
thiếu
thể
là
việc
truyền
sửđiểm:
dụng
đạt nhanh
cử
chỉ,
và
thái

thống
độ,nhất
ánhcho
mắt,
nét
chuẩn
xác
và nhiều
kém
người
mặt
(ngôn
ởpháp
những
ngữ
địa
cơnếu
thể),
điểm
tính
lý,
hoặc
hình
khác
nhau.
sơ đồ,
chuẩn
bịảnh,
không
tốtký

Nhược điểm:
hiệu...
Thông tin
có khi lại phản tác
soạn thảo lâu, mất thời
dụng
gian, sự tiếp
thu không
đồng đều...


4. Phân loại thông tin quản lý

b. Theo chiều của thông tin trong hệ thống quản lý

Theo chiều
của thông
tin

Thông tin chỉ thị
Thông tin báo cáo

Thông tin ngang
Thông tin chéo

Là thông tin chỉ thị
của cấp trên xuống
cấp dưới, thường rất
LàLàthông
thôngtintinbáo

giữa
cáo
được chú trọng.
những
Là
gópthông
ý, kiến
người
tinnghị,
giữa
ở các
Nhưng nếu đó là xu
khiếu
cấp
nhữngngười
khác
nại, nhau
phản
cùng
mà
ánh
hướng áp đảo trong
họ
cấp
Thông
không
haytin
ởởcác
dưới
trong

cấp
lên
các
tổ
hệ thống thông tin
chức
bảo
mối đảm
quan
tương
tính
hệđương
trực
chất
thì sẽ dẫn đến tình
dân
tuyến
chủ của
với nhau
tổ chức
trạng mất dân chủ
trong quản lý và gây
ra nhiều hậu quả xấu