Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 3

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA MARKETING
----oOo----

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HỌC
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đề bài:

Trình bày một sự kiện mà anh/chị đã tham gia từ đó viết một
bài truyền thông sau sự kiện đó.

Sinh viên thực hiện
Mã sinh viên
Lớp

: Đào Thị Thùy
: 11165112
: Truyền thông Marketing 58


Hà Nội, 2019

CHƯƠNG TRÌNH SINH NHẬT BAN VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN
LẦN THỨ 14
I.TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH
1.Giới thiệu tổng quát về Ban Văn phòng Hội Sinh viên.
Ban Văn phòng HSV thuộc Cụm Trực thuộc được thành lập vào tháng 10 năm 2004 với
mục đích hỗ trợ Ban Thư ký, Ban Chấp hành HSV trong các mảng thuộc lĩnh vực hành
chính văn phòng như công văn, giấy tờ, các thủ tục hành chính,…Với tính chất như vậy
nên Ban Văn phòng được giao vai trò quản lý văn phòng Hội Sinh viên – hiện là phòng
120 nhà 11 kí túc xá trường ĐH KTQD.

Công việc chính của Ban Văn phòng:
- Đảm nhận công tác sổ sách, giấy tờ, lịch trực của Hội Sinh viên
- Hỗ trợ các đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong các công tác hành chính,
nhanh chóng trong các thủ tục và đảm bảo lịch họp cho các đơn vị.
- Phụ trách chuyển thư và thông tin tới các bạn sinh viên về các hoạt động của Hội Sinh
viên trường qua bảng tin, các thông báo trên phát thanh,…
- Là cầu nối giữa các đơn vị trong Hội Sinh viên với nhau và với Ban Chấp hành Hội
Sinh viên.
2.Chương trình sinh nhật lần thứ 14 Ban Văn phòng Hội Sinh viên
Thời gian: 27/10/2018
Địa điểm: Y-Nest Coworking Space, tầng 4, trung tâm thương mại V+, 505 Minh Khai,
quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Đơn vị tổ chức: Ban Văn phòng Hội Sinh viên
Mục đích:
• Là chương trình giúp các thế hệ cũng như toàn thể Hội Sinh viên trường nhìn lại
những hoạt động và thành tích mà Ban đã đạt được trong suốt một năm vừa qua.


• Là nơi gắn kết các thế hệ đã và đang hoạt động lại với nhau từ đó nâng cao truyền
thống gắn bó các thế hệ trong Ban.

Phân chia mảng tổ chức chương trình:
• Mảng nội dung
• Mảng kĩ thuật
• Mảng cơ sở vật chất
• Mảng truyền thông
• Mảng hậu cần – tài chính

II.CÔNG VIỆC CỤ THỂ CỦA TỪNG MẢNG
1.Mảng nội dung

-Lên nội dung về ý tưởng tổ chức chương trình từ đó định hướng chủ đề chương trình
cũng như tên chương trình.
-Lên các phần nội dung chi tiết nằm trong chương trình.
-Tạo checklist chi tiết trong chương trình.
-Liên hệ khách mời và tiết mục văn nghệ cũng như phần phát biểu có trong chương trình.
-Tổ chức sơ duyệt và tổng duyệt chương trình.
-Chuẩn bị các giải pháp nếu có phát sinh xảy ra.
2.Mảng kĩ thuật
-Từ chủ đề và tên chương trình chuẩn bị các sản phẩm kĩ thuật liên quan:
• Design ava và cover theo đúng ý tưởng chương trình
• Tạo 2 video: 1 video tổng kết hoạt động của Ban và 1 video là lời chúc mừng sinh
nhật đến từ các đơn vị khác trong HSV.
• Thiết kế background chụp ảnh và phông chương trình.
• Thiết kế giấy mời và thiệp mời


• Thiết kế cây standee
-Liên hệ mảng truyền thông để lấy checklist truyền thông chương trình từ đó design ảnh
và video phù hợp bài viết.

3.Mảng cơ sở vật chất.
-Từ ý tưởng về nội dung chương trình lên checklist đồ cơ sở vật chất cần chuẩn bị:
• Về thiết kế sân khấu: vòng bao quanh sân khấu, chi tiết treo quanh sân khấu
• Về thiết kế bàn checkin: các vật nhỏ đặt tại bàn cũng như huy hiệu Ban dành cho
khách mời dự chương trình
-Liên hệ kĩ thuật lấy background và phông chụp ảnh từ đó có các phương án dựng và treo
một cách hợp lý
-Chuẩn bị quà tặng cho khách mời khi ra về.
4.Mảng truyền thông
-Truyền thông offline:

• Liên hệ khách mời là Ban Thư kí, Ban Chấp hành HSV, các đơn vị tổ đội trong
HSV và các anh chị là các thế hệ các khóa hoạt động tại Ban Văn phòng: chia làm
3 giai đoạn: gọi điện mời và nhắn tin thời gian địa điểm trước tổ chức sự kiện,
nhắn tin nhắc lại về chương trình và nhắn tin cảm ơn.
• Truyền thông tổ đội về chương trình sinh nhật lần thứ 14 Ban Văn phòng: Trước
nửa tháng diễn ra sinh nhật mảng truyền thông sẽ phải tổ chức các buổi đến buổi
họp của những đơn vị trong HSV để nhận được những lời chúc mừng sinh nhật từ
đơn vị đó từ đó lấy tài liệu làm video.
-Truyền thông online:
• Lên kế hoạch truyền thông trong suốt quá trình làm chương trình: trước, trong và
sau chương trình.
• Lên rõ định hướng content đăng lên fanpage và nhờ sự giúp đỡ từ fanpage của các
đơn vị khác.
• Tạo checklist phân chia thời gian cũng như nhân sự phụ trách bài viết.
5.Mảng hậu cần – tài chính


-Tìm kiếm thông tin về nơi tổ chức sự kiện phù hợp với nội dung và số lượng người tham
dự.
-Tìm kiếm thông tin về địa điểm ăn uống sau khi chương trình kết thúc.
-Chuẩn bị đồ ăn nhẹ, bánh sinh nhật và một số đồ liên quan có chương trình.
-Lên dự trù kinh phí cho tất cả các mảng, chốt dự trù kinh phí cho từng mảng và chi phí
phát sinh trong chương trình sao cho cân bằng nhất với số quỹ mà Ban hiện có.

III.NỘI DUNG SƠ BỘ VỀ CHƯƠNG TRÌNH
• Tên chương trình: YÊU
• Chủ đề: Love Story – Câu chuyện tình yêu giữa những con người với nhau, không
phải tình yêu đôi lứa mà là 1 thứ tình cảm đặc biệt, là sự gắn kết, yêu thương dưới
một mái Nhà mang tên Ban Văn phòng.
• Concept: First love  When we’re in love  Forever love

o First love: là câu chuyện về mối tình đầu, sự bỡ ngỡ, có chút ngại ngùng của
những con người mới đến với nhau và từ đấy bắt đầu một thứ tình cảm đặc biệt
( mới đầu chương trình là sân khấu dành cho K60 thế hệ 14 của Ban-những
con người mới dưới mái nhà Ban Văn phòng )
o When we’re in love: đây là câu chuyện của những con người đã qua mối tình
đâu tiên trong sáng ấy, đang gắn bó với nhau, yêu thương nhau, cùng nhau
vượt qua những khó khăn, tiếp tục trên con đường xây dựng và phát triển
( K60, chủ yếu là K59, K58 )
o Forever love: chuyện về tình yêu mãi mãi này là của những người đã từng trải,
đã hết mình về một mái Nhà, là niềm tự hào và sự kính trọng của những thế hệ
mới từ đó cố gắng tiếp tục và phát triển hơn nữa (lời chia sẻ của các anh chị
lớn các khóa trước)
• Màu chủ đạo: có 2 phương án
o Màu đỏ + trắng: màu đặc trưng cho tình yêu
o Màu của hoa hồng xanh dường: biểu tượng của tình yêu vĩnh cửu
IV.TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH

STT
1

Thời gian
16h30 – 17h30

Nội dung
Set up địa điểm

Nhân sự
K59

Ghi chú

2

17h30 – 18h

Đón khách tại tòa nhà

60

3

18h – 18h30

Check in

K60

4

18h – 18h30

Đón khách tại cửa

Xếp chỗ khách mời
Care khách mời

K60

MỞ MÀN

5

18h30 – 18h35
PHẦN LỄ

Hát : Sau tất cả

6

18h40 – 18h45

7

18h45 – 18h50

Tuyên bố lí do, giới thiệu MC
đại biểu
Đại diện BTC phát biểu
Trưởng BTC phát biểu

8

19h40 – 19h45

Chiếu clip 1 năm hoạt động Kĩ thuật chạy video
CONCEPT

Concept 1:

First Love

( Tình yêu đầu)

8

19h-19h05

Nhảy đồng diễn k60

K60

9

19h05 – 19h10

Tiết mục khách mời

11

19h10 – 19h20

Múa: Bùa Yêu

Đội SVTN Quản trị
Kinh doanh-STQ
K60

19h20 – 19h25

Đại diện HSV phát biểu

Concept 2:

When we’re in love

19h20 – 19h30

Tiết mục khách mời:
Đội
SVTN
Đồng
Hát Thời thanh xuân của hương Hà Nam Ninh
chúng ta

12

Chủ tịch HSV: Ngô
Tuấn Sơn
( Khi đang yêu)

Phân chia nhân
sự K59 đón
khách cùng K60
K59
checkin
khách mời cũng
K60
Phân chia rõ chỗ
ngồi cho khách
mời là HSV và

các anh chị là các
khóa trong Ban


13

19h30 – 19h40

Tiết mục khách mời:
Vũ đạo MEC

10

19h40 – 19h45

Clip chuẩn bị sinh nhật của Kĩ thuật chạy clip
58, 59, 60

19h45 – 19h55

Hát: Yêu 5

K59

19h55 – 20h

Phát biểu gửi gắm

Trưởng Ban thế hệ thứ
13

Concept 3:

Forever Love

( Mãi Yêu)

20

19h20- 20h15

Thổi nến cắt bánh và chia
sẻ cảm xúc cùng lời nhắn
nhủ( giao lưu anh chị )
Tất cả mọi người cùng hát
bài chúc mừng SN

21

20h15- 20h30

Các đơn vị tặng quà

Chánh VP các khóa
Kỹ thuật chuẩn bị beat
chúc mừng sinh nhật.
Giao lưu với chị
Nguyễn Thị Kim Cúc –
chánh VP k53
Trưởng BTC nhận quà

23

20h30– 20h35

Lời cảm ơn tất cả mọi MC
người và hẹn gặp lại
Nói về sinh nhật năm sau
( Thứ 15 ) mong ….

16

CLB Âm nhạc-MEC

KẾT THÚC
21

22

20h35-21h

Giao lưu các khóa Ban

Dọn dẹp

V.BÀI TRUYỀN THÔNG SAU CHƯƠNG TRÌNH

Chụp ảnh lưu
niệm các khóa
với nhau

Thu dọn, bàn
giao lại cơ sở vật
chất cho bên thuê
địa điểm.


[ LỜI CẢM ƠN TỪ BAN VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN ]
✨Vâng vậy là chương trình sinh nhật tuổi 14 của Ban Văn phòng đã chính thức khép lại
và để lại một dấu ấn vô cùng sâu sắc trong lòng mỗi thành viên, CTV của Ban.
❤Một lần nữa xin gửi những lời cảm ơn chân thành nhất tới tất cả các anh/chị của 13 thế
hệ đã cùng nhau gìn giữ và phát triển Ban Văn phòng Hội Sinh viên cho đến ngày hôm
nay.
❤Cảm ơn những thành viên, CTV đã cùng nhau sát cánh suốt những tuần qua để chuẩn
bị cho buổi sinh nhật thứ 14 của Ban Văn phòng được thành công và trọn vẹn nhất.
❤Và cuối cùng xin cảm ơn các anh/chị trong BTK, BCH Hội Sinh viên và các đơn vị anh
em trong Hội Sinh viên đã bớt chút thời gian quý báu của mình để đến chung vui và dành
những lời chúc, những món quà ý nghĩa nhất gửi đến Ban Văn phòng.
✨Xin chân thành cảm ơn!
#LOVESTORY
#LOVESCENARIO
#BVP14thBirthday
__________________________________________
✨Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ:
✨Fanpage: />☎Hotline:0981783799 ( Ms. Vũ Thảo)
✨Địa chỉ: Phòng 120 nhà 11 kí túc xá trường đại học Kinh tế Quốc dân.