Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 6

Họ và tên: Đinh Thị Thu Thảo
MSV: 11164712
Lớp: Truyền thông Marketing 58
Lớp tín chỉ: Tổ chức sự kiện
​ IỂM TRA: MÔN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
K
Đề bài: Kể về một sự kiện anh chị từng tham gia, nêu những ý kiến cần thay đổi về sự
kiện đó. Những việc cần triển khai để truyền thông sau sự kiện.
​

BÀI LÀM

Sự kiện: Ielts Meet- up Hành trình cảm hứng 8.0 Ielts được tổ chức tại nhà văn hóa đại
học Kinh tế quốc dân chủ nhật, ngày 7/4/2019.
1. Mô tả sự kiện
Vào chủ nhật ngày 7/4/2019 vừa qua, tại nhà văn hóa của trường đại học Kinh tế quốc
dân có tổ chức sự kiện: “Ielts Meet- up Hành trình cảm hứng 8.0 Ielts” do trung tâm
Anh ngữ Ielts Fighter tổ chức. Nội dung chương trình có đề cập đến một số mẹo làm
bài, phương pháp học hiệu quả trong quá trình luyện tập và thi Ielts.
Chương trình tổ chức với sự tham gia của khán giả, ban tổ chức, các bạn tình nguyện
viên, các vị đại biểu. Về khán giả phần lớn là các bạn sinh viên năm nhất, năm hai
trường đại học Kinh tế quốc dân, một số khác là các bạn năm ba, năm bốn. Ban tổ
chức là các thành viên của Trung tâm và các bạn câu lạc bộ Kinh doanh của trường.
Về phía các vị đại biểu có bí thư đoàn trường, giám đốc kinh doanh của Ielts Fighter,
giám đốc kinh doanh cơ sở miền Bắc của IPD - là nhà tổ chức cuộc thi Ielts khu vực
Việt Nam, giáo viên nước ngoài đồng thời là giám khảo bài thi Speaking trong kỳ thi
Ielts và quan trọng hơn hết là giáo viên Thúy Quỳnh (giáo viên tại Ielts Fighter) đồng
thời là dẫn chương trình của buổi hội thảo hôm đó. Cuối cùng là các bạn tình nguyện
viên trong câu lạc bộ Kinh doanh của trường.
Truyền thông trước sự kiện: Thông báo về chương trình được đăng trên trang fanpage
và website của Ielts Fighter, trên trang của đoàn trường kinh tế quốc dân có để link

đăng ký online (ghi rõ thời gian, địa điểm và nhà tổ chức, đặc biệt phần điểm đoàn là
5 điểm). Bên cạnh đó, đội tình nguyện viên còn đặt bàn truyền thông trong tuần từ thứ
2 đến thứ 6 tại vị trí bên cạnh nhà văn hóa để thu hút các bạn đăng ký chương trình
offline.
1.1 Về thời gian:


+ Chương trình bắt đầu diễn ra lúc 15h trong khi đó, tại các bài đăng truyền
thông đăng tải trên mạng xã hội, website của trung tâm cũng như đoàn trường
có ghi lịch bắt đầu là lúc 14h.
+ Chương trình kết thúc lúc 17h30 và đúng 17h30, các bạn tình nguyện viên mới
mở cửa hội trường để khán giả ra về.
1.2 Về nội dung chương trình:
+ Tên chương trình là “Ielts Meet- up Hành trình cảm hứng 8.0 Ielts”
+ Chương trình không có mở màn bằng tiết mục văn nghệ, dẫn chương trình bắt
đầu bằng việc giới thiệu thành phần giám khảo và đứng tại vị trí góc bên phải
khán đài, phía dưới bục sân khấu.
+ Chia sẻ những phương pháp ghi điểm cao trong bài thi Speaking và các vấn đề
thí sinh cần lưu ý khi tham gia phần thi này.
+ Khán giả được phát tài liệu bao gồm: Thứ nhất - một tập tài liệu photo đen
trắng trên giấy A4 tổng hợp những động từ sử dụng thường xuyên trong bài thi
Ielts. Thứ hai - các khóa học và tài liệu tương ứng với từng band điểm khác
nhau của trung tâm Ielts Fighter. Thứ 3 - một quyển sổ nhỏ in màu do Ielts
Fighter biên soạn về các mẹo làm bài được điểm cao trong 4 phần thi của bài
Ielts.
+ 300 sinh viên đến sớm nhất nhận được các mã bốc thăm trúng thưởng. Chương
trình bốc thăm trúng thưởng gồm: 5 học bổng ưu đãi 30% học phí và 2 học
bổng ưu đãi 50% học phí của trung tâm Ielts Fighter.
+ Chủ đề bàn luận:
Thứ 1: Mở đầu bằng trò chơi trắc nghiệm với nội dung: khái quát về kỳ thi

Ielts. Khán giả trả lời đúng sẽ nhận được quà tặng là quạt, sổ có in logo của
Ielts Fighter.
Thứ 2: Dẫn chương trình đưa ra một câu hỏi tiếng Anh, trả lời và đưa ra các gợi
ý xây dựng câu trả lời hợp lý, đầy đủ để đạt điểm cao trong phần Speaking. Bên
cạnh đó, cô có giao lưu, tạo không khí hội trường sôi động để các bạn tham gia
trao đổi, nói những mẫu câu mới được phát triển.
Thứ 3: giám đốc kinh doanh IPD lên chia sẻ một số phương pháp thi Ielts mới
tiện lợi và trao nhiều cơ hội hơn cho các bạn sinh viên. Đó là kì thi Ielts trên
máy tính được tổ chức 7 lần/ tuần thay vì bài thi trên giấy với tần suất ít hơn.
Thứ 4: giáo viên nước ngoài đồng thời là giám khảo phần thi Speaking tại IPD
chia sẻ về những điều chú ý khi tham gia kỳ thi Speaking để đạt điểm cao, tạo
ấn tượng tốt với giáo viên và giữ tâm lý thoải mái. Điều đáng chú ý ở đây là
thầy nói và không có người phiên dịch.
Thứ 5: Giải đáp thắc mắc của các bạn sinh viên.


Thứ 6: Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
2. Những điều chưa tốt và đề xuất.
2.1 Về thời gian bắt đầu chương trình: Nên để thời gian lúc 14h30, tránh khán
giả đợi chờ quá lâu, tạo ấn tượng không tốt ngay từ đầu về chương trình.
2.2 Về thời gian kết thúc chương trình: Nên mở cửa trước 15 phút, khi đã bốc
thăm trúng thưởng xong nên để cửa cho khán giả nào muốn ra về nếu để đến
sau phần chụp ảnh sẽ lại lần nữa làm khán giả có cảm giác khó chịu khi quá
cứng nhắc và đôi khi có công việc đột xuất hay việc muốn ra về sớm.
2.3 Về nội dung chương trình:
+ Không có tiết mục văn nghệ mở màn: không tạo nên được cảm giác
hứng thú về chương trình và cảm giác thoải mái, sẵn sàng đón nhận và
lắng nghe những nội dung tiếp theo. Nên sắp xếp các chương trình văn
nghệ trong lúc chờ đợi khán giả đến đầy đủ, giúp các bạn khác cảm thấy
thời gian trôi nhanh hơn và có hứng thú hơn.

+ Thiết kế chương trình không phù hợp và không giống với tên gọi, chủ đề
chương trình hướng đến. Tên chương trình là hành trình cảm hứng 8.0
Ielts nhưng thực chất lại chia sẻ những mẹo và những cách làm bài phần
thi Speaking để đạt điểm cao. => Nên mời những gương mặt tiêu biểu
với những câu chuyện tưởng không thể nhưng lại là có thể về hành trình
chinh phục 8.0 Ielts. Các bạn ấy sẽ chia sẻ về hành trình chinh phục,
nguồn động lực và những khó khăn, niềm vui cũng như cơ hội thách
thức về kỳ thi Ielts. Người dẫn chương trình và ban tổ chức cũng nên
thiết kế những câu hỏi: “Những khó khăn, thắc mắc hiện tại của em về
kì thi này?, …” thay vì thiết kế quá nhiều trò chơi ghép chữ, đoán hình
từ mới không liên quan mấy đến nội dung sự kiện. Trao quà cho những
bạn đặt câu hỏi, bên cạnh đó, tặng phần quà giá trị như: USD có chứa tài
liệu ôn thi Ielts band điểm 5.0 đến 6.5 để các bạn có động lực đặt nhiều
câu hỏi hơn.
+ Nội dung chương trình nhàm chán và người dẫn chương trình không có
kinh nghiệm giúp không khí chương trình trở nên không được sôi nổi,
vui vẻ. Các câu hỏi đặt ra có ít cánh tay trả lời cũng như không gian rất
trầm lắng, các bạn sinh viên khá thờ ơ với câu hỏi cũng như trò chơi của
cô.
+ Slide trình chiếu kém thu hút, nhiều chữ và thường gặp trục trặc lúc ẩn
lúc hiện => tạo cảm giác bức xúc, khó chịu cho khán giả. Nên chuẩn bị


kỹ lưỡng và chi tiết hơn, có thể thử máy chiếu trước buổi sự kiện diễn
ra.
+ Về phần nội dung chia sẻ của giáo viên nước ngoài: đây có thể là điểm
nhấn lớn cho cả chương trình vì thầy là giám khảo phần thi Speaking, là
người có kinh nghiệm, người chấm bài thi nên những chia sẻ của thầy sẽ
thực sự có ý nghĩa rất lớn, quý giá cho tất cả các bạn. Nhưng điều này đã
tạo hụt hẫng vô cùng cho khá nhiều bạn sinh viên tiếng Anh chưa được

tốt. Thầy đứng ở vị trí dưới bục sân khấu, nói tiếng Anh, không có
người phiên dịch và không tương tác nhiều với slide trình chiếu bên
trên. Khán giả khó nhìn thấy hết hành động, thao tác của thầy với vị trí
đó. Khi đến phần thực hành mô tả về phần thi Speaking của thí sinh, dẫn
chương trình đóng vai thí sinh và tương tác với giám khảo. Thầy mô tả
các hành động khiến thí sinh dễ mất điểm, gây ấn tượng không tốt cho
giám khảo. Lại một lần nữa, thầy và cô đặt sai vị trí. Khi thầy mô tả
phần thi, thí sinh vào phòng thi và ngồi vào vị trí của mình. Đến lúc này,
các bạn tình nguyện viên mới sắp xếp một chiếc ghế ngay dưới bục sân
khấu. Thầy sử dụng ghế tựa để diễn tả cách ngồi của thí sinh sao cho
thoải mái nhất, tự tin nhất khi trả lời bài thi. Ghế được đặt ở dưới bục
sân khấu, khán giả phải nhướn người và đứng lên để có thể nghe và nhìn
hành động của thầy => Mọi thứ trở nên có chút lộn xộn.
=> Nên sắp xếp hai ghế ngồi ở sẵn bục sân khấu để thầy và cô cùng
ngồi. Tất cả các phần trình bày của thầy đều được phiên dịch bằng tiếng
Việt để đảm bảo tất cả sinh viên đều hiểu nội dung thầy chia sẻ.
+ Về phần nội dung đặt câu hỏi của các bạn sinh viên: có duy nhất một
sinh viên đặt câu hỏi cho thầy. Người dẫn chương trình kết thúc luôn
phần trao đổi => Làm các bạn hụt hẫng và thiếu thời gian cho phần này.
=> Nên sắp xếp thời gian hợp lý hơn vì đây là phần các bạn nói lên được
nhu cầu thực sự của bản thân, doanh nghiệp cần khai thác điều này để
đáp ứng tốt nhất.
+ Phần trao giải thưởng: Không nên tặng các học bổng giảm giá 30% hay
50% khóa học. Điều này sẽ khiến thương hiệu giảm giá trị rất nhiều và
hơn nữa, những bạn sinh viên nhận học bổng có khả năng là các bạn
chưa có nhu cầu hay chưa từng trải nghiệm dịch vụ đào tạo tại trung tâm
này. Vì thế, các bạn này không sẵn sàng trả thêm tiền để mua một dịch
vụ mà họ không đánh giá chính xác được chất lượng của như thế nào?.
=> Nên tặng các khóa học online kéo dài từ 3 đến 6 tháng không mất
thêm bất kỳ chi phí nào, tặng bộ sách luyện tập 4 kỹ năng từ band 5.0

đến 6.5 trị giá 1.000.000 đồng (band điểm mà nhà trường yêu cầu sinh
viên phải đạt được khi ra trường), ....
3. Truyền thông sau sự kiện.
+ Về phía trung tâm Anh ngữ luyện thi Ielts: Ielts Fighter đăng bài trên
trang Fanpage, website,...cảm ơn vì sự tham gia của sinh viên, các vị đại
biểu, ….
+ Gửi gmail đến ban tổ chức với nội dung cảm ơn và xin ý kiến đóng góp
về chương trình.
+ Viết bài về nội dung sự kiện trên các trang báo điện tử mà các bạn sinh
viên yêu thích, có tỉ lệ xem cao nhất như: kênh 14, cafe biz, cafe F.
+ Đăng tải những đoạn video có nội dung: chia sẻ của cô Quỳnh về cách
phát triển câu trong phần Speaking, chia sẻ của thầy nước ngoài về phần
nội dung bài thi nói và những cách gây thiện cảm với giám khảo trên
trang Youtube và chia sẻ công khai.