Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 8

BÀI TẬP CÁ NHÂN
Môn: Tổ chức sự kiện
Sinh viên: Dương Thùy Trang
MSV: 11165338
Đề bài
1. Kể về 1 sự kiện em từng tham gia và nhận xét, đánh giá sự kiện đó.
2. Viết bài truyền thông sau sự kiện cho sự kiện đó.
Bài làm
1. Kể về sự kiện em từng tham gia

Tháng 5 năm 2018, Câu lạc bộ em tham gia là Câu lạc bộ Âm nhạc MEC tổ chức
chuỗi sự kiện M-heart bao gồm các hoạt động tiền sự kiện và một Chương trình Âm
nhạc để nhằm mục đích tổ chức hoạt động từ thiện tại làng trẻ Hòa Bình. Em đã giữ
vai trò là vị trí trưởng truyền thông cho chuỗi sự kiện này, và em sẽ chia sẻ về sự kiện
này dưới góc nhìn của một người tổ chức sự kiện.
1.1. Giới thiệu về đơn vị tổ chức
Câu lạc bộ Âm nhạc Hội sinh viên Trường Đại học Kinh tế quốc dân – MEC (Music
Economics Club) là một tổ đội hoạt động chuyên về âm nhạc trực thuộc Hội sinh viên
Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Là nơi dành cho tất cả những sinh viên các trường
Đại học, Cao đẳng tại Hà Nội có đam mê nghệ thuật.
Ngày 8/2/2008, CLB Âm nhạc MEC được thành lập, với tiền thân là đội Văn nghệ
trực thuộc Hội sinh viên Trường ĐH Kinh tế Quốc dân.
Về cơ cấu, CLB Âm nhạc MEC hoạt động với 5 ban, trong đó 4 ban chuyên môn bao
gồm ban Hát, ban Vũ đạo, ban Múa, ban Nhạc cụ và 1 ban Tổ chức chương trình
( Ban tổ chức). Các đợt tuyển cộng tác viên mới được thường kì tổ chức vào tháng 10
(năm học mới) và tháng 4 hàng năm.

1.2. Giới thiệu về Chuỗi sự kiện


Chuỗi chương trình từ thiện gây quỹ M-heart: Nostalgia được tổ chức vào dịp lễ

Tết thiếu nhi, với 2 sự kiện chính: Chương trình giao lưu tình nguyện tại Làng trẻ
Thanh Xuân và Đêm nhạc bán vé gây quỹ tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Đến với Đêm nhạc M-Heart: Nostalgia, khán giả sẽ bước vào một không gian đầy
hoài niệm và xưa cũ cùng thứ âm nhạc quen thuộc nhưng được xây dựng đầy mới lạ
kết hợp với những tiết mục đầy tính hấp dẫn, vô cùng chuyên nghiệp và đặc sắc, hứa
hẹn sẽ là một đêm tràn ngập cảm xúc thăng hoa, một hành trình mà Ban tổ chức sẽ
cũng khán giả đi tìm về quá khứ ở thập niên 1900s của những tháng năm rực rỡ.
Toàn bộ số tiền bán vé trong đêm nhạc sẽ được gây quỹ để tổ chức chương trình giao
lưu trực tiếp với các em tại làng trẻ.
Chúng tôi tin rằng M-Heart: Nostalgia sẽ trở thành một dấu ấn, một điểm nhấn quá
khứ trên dòng thời gian hiện đại với những giai điệu gần gũi mà mỗi người trong
chúng ta, đều sẽ thấy một phần của mình trong đó.
Với chương trình giao lưu từ thiện tại làng trẻ Thanh Xuân, Ban tổ chức mong rằng
đây sẽ là cầu nối, đưa sự quan tâm của những doanh nghiệp, những tổ chức và của thế
hệ trẻ đến gần hơn với các em nhỏ. NOSTALGIA sẽ gửi đến các em những món quà
tinh thần là những hoạt động vui chơi, học hỏi, nâng cao kĩ năng sống, bên cạnh
những đóng góp về vật chất, để giúp các em có một ngày lễ Tết thiếu nhi thật vui vẻ,
đáng nhớ, tạm quên đi những âu lo, thiếu thốn.
Chúng tôi mong muốn M-Heart: Nostalgia không chỉ là một chương trình gây quỹ từ
thiện đơn thuần, mà sẽ trở thành một cuộc du hành về quá khứ đúng nghĩa, đồng thời
khơi dậy sự đồng cảm, tình thương dành cho những phận đời nhỏ bé bất hạnh để các
em có một tương lai đầy đủ no ấm hơn, để sau này khi các em nhìn lại về bây giờ sẽ


luôn là những ngày tháng ngập tràn trong ánh nắng, niềm vui và hạnh phúc.

1.2.1Mục đích, ý nghĩa
- Chương trình là một chuỗi các hoạt động kết hợp giữa tổ chức Chương trình ca nhạc,
vận động gây quỹ từ thiện bằng cách bán vé và tổ chức các hoạt động tình nguyện,
thăm hỏi tặng quà, tổ chức vui chơi lành mạnh cho trẻ em tại làng trẻ nhân dịp Tết

Thiếu nhi.
- Thông qua chương trình, Câu lạc bộ mong muốn sẽ là cầu nối giữa các nhà hảo tâm
với các em nhỏ trong làng trẻ, và hơn thế, hình ảnh làng trẻ sẽ được lan truyền rộng rãi
để các nhà hảo tâm có thể chung tay hỗ trợ các em nhỏ thiếu may mắn, phần nào đó
giúp các em đầy đủ hơn cả về vật chất lẫn tinh thần trong cuộc sống.
- Chương trình được tổ chức với mục đích tạo dựng chuỗi hoạt động lành mạnh bổ ích
đối với các cộng tác viên, thành viên của Câu lạc bộ: tìm kiếm các làng bảo trợ trẻ em
đang còn nhiều khó khăn, phát huy được sân chơi âm nhạc dành cho các bạn trẻ yêu
thích ca nhạc, thông qua đó gây quỹ để thực hiện các hoạt động từ thiện cho các em
nhỏ trong đợt Tết thiếu nhi.
- Chương trình còn là dịp cho các Thành viên, Cộng tác viên của Câu lạc bộ được thử
sức ở những lĩnh vực khác nhau, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, bổ sung
thêm các kĩ năng mềm, đồng thời hướng đến mục đích chính của chương trình.
- Chương trình hướng đến đối tượng là các bạn Sinh viên, các Thầy Cô và các nhà hảo
tâm có quan tâm đến chương trình và có tấm lòng giúp đỡ những đứa trẻ đang còn
nhiều khó khăn có một cuộc sống đầy đủ hơn cả về mặt vật chất lẫn tinh thần.


1.2.2. Thời gian, địa điểm
1. Chương trình Pop-up show tại Phố đi bộ Hồ Gươm
Thời gian: Thứ 5, ngày 24/5/2018
Địa điểm: Làng trẻ Hoà Bình Thanh Xuân Hà Nội
2. Chương trình Ca nhạc gây quỹ Từ thiện “M-Heart: Nostalgia”
Thời gian: Từ 18h đến 22h ngày 1/6/2018
Địa điểm: Nhà văn hóa trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3. Chương trình giao lưu tình nguyện và trao quỹ M-HEART
Thời gian : Thứ 2, ngày 2/6/2018
Địa điểm: Làng trẻ Hoà Bình Thanh Xuân Hà Nội

1.2.3.Kế hoạch truyền thông Online:

GIAI
ĐOẠN

KHỞI
ĐỘNG

CÔNG
TIÊU ĐỀ
NGÀY
VIỆC
NỘI DUNG
CHÍNH

13.5

LAN TỎA

NỘI
DUNG NHÂN
BÀI SỰ
POST
Hé lộ về
chương
trình sắp
tới có chủ
đề là hoài
niệm

23h30FANPAGE

11//5

35mm Hanoi

Viết bài

Thay Ava, cover

Thay Ava,
cover lên FP

FANPAGE

Lập Event

Lên Event
CT + Thay
ava, cover +
Share bài
viết về CT

FANPAGE

14.5

M-Heart:
Nostalgia

My Ho

HẠN
NỘP NƠI ĐĂNG
BÀI

My Ho +
Mai Linh

Bài viết về
chương
Viết về
trình mới,
chương trình
tên là +
Link Event

Thành viên, Cộng tác viên mời Goings cho event,
tham gia tương tác đẩy bài, đăng cảm nghĩ vào
event

23h3012//5
FP + SHARE
EVENT

MEC


M-Night và MHeart

Giới thiệu
về chương

trình mới
Viết về tính
M-Heart là
chất chương
chương
trình Mtrình gây
Heart
quỹ từ
thiện, bán
vé

Hiền Anh

23h30FP
13//5

16/5

Nostalgia

Ý nghĩa tên
Viết bài về ý
chương
nghĩa tên
trình: Sự
chương trình
hoài niệm.

Hải Yến

23h30FP
14//5

17/5

Album ảnh giới
Viết bài +
thiệu 5 ban: if
Ảnh + Lập
we vibe, we
Album
vibe

Ban Múa

Vũ Lâm

23h30FP
15//5

Album ảnh giới
thiệu 5 ban: if Viết Bài +
we vibe, we
Ảnh
vibe

Ban Hát

Vũ Lâm

23h30FP
16//5

Album ảnh giới
thiệu 5 ban: if Viết bài +
we vibe, we
Ảnh
vibe

Ban Nhạc
Cụ

Vũ Lâm

23h30FP
16//5

Giới thiệu
chương
trình du ca
trên phố đi
bộ (tính
chất show,
thời gian,
địa điểm,..)

Quỳnh
Hương

23h30- FP + Share

17//5 event

Đoán
khách mời

Mai Linh

23h30- FP + Share
18//5 event

My Ho

23h30- FP + Share
18//5 event

Vũ Lâm

FP

15/5

18/5

19//5

Pop-Up show

Viết bài
thông báo +
Lên event

riêng cho
Pop-up
Show

Hé lộ khách mời Viết bài hé lộ
20//5
Clip Viral: If we
vibe, we vibe

21//5

BTS của
photoshoot

Album ảnh giới
thiệu 5 ban: if Viết bài +
we vibe, we
Ảnh
vibe

Ban Vũ
Đạo

Album ảnh giới
thiệu 5 ban: if Viết bài +
we vibe, we
Ảnh
vibe

Ban Tổ

Chức

23h3019//5
Vũ Lâm

FP (Có đủ ảnh
trong album thì
share event)


BÙNG NỔ

22//5

23//5

24//5

Thái Đinh

Vũ Lâm

23h30FP + Event
21//5

cách thức,
nhấn mạnh
từ thiện, vé
bao gồm
đồ uống,

early bird

My Ho +
Mai Linh

FP + Event

Giới thiệu
khách mời

Mở Link đăng
Lên bài +
ký onl, Vé early
Lên link
bird 100 vé

GIới thiệu +
Nhân vật bí
GIới thiệu
Nhấn mạnh
ẩn: Pink
Mai Linh
Nhân vật Bí Ẩn lại tính chất
Frog
chương trình
Lên
minigame +
vid

23h3021//5

23h30FP + Event
22//5

Thể lệ,
Phần
thưởng

Việt Vũ

23h30FP
22//5

Có gì ở Pop-up Lên bài
Show
thông báo

Thông báo
tgian cụ
thể, địa
điểm,
share link
event, tính
chất các
tiết mục, ...

Hải Yến

23h30FP + Event
23//5

Thông báo
Pop-up Show:
về Pop-up
Pre - Nostalgia
Show

Viết bài về
show,
thông báo
update lên
event

My Ho

25//5

Update show
lên Event
27//5

23h30FP + Event
20//5

Bùi Anh
Tuấn

Minigame

26//5

Tiểu Linh

Giới thiệu
khách mời

Update tiết
mục lên
event

Thông báo đặt Viết bài
bàn truyền
thông

Thông báo
đặt bàn TT
cạnh NVH
trong vòng
4 ngày;
những trò
chơi
minigame
nhận quà
từ NTT,
Project,
Vẫn tiếp

23h30FP
24//5

Mai Linh +

Hiền Anh

23h30Event
24//5

Hiền Anh

23h30- FP + Event
25//5


tục mở
đơn onl
Thành viên, CTV CLB tích cực đăng bài ở bàn TT
vào event

Công bố kết quả
Minigame

Công bố
kết quả
Minigame
và phần
thưởng

Hình ảnh từ
chuyến đi đến
làng trẻ

Viết bài +

Hình ảnh

Hình ảnh
về chuyến
tiền trạm đi
Tiểu Linh
tới làng trẻ,
hình ảnh
MEC

23h30FP
26//5

Countdown 3
days: Clip tổng
kết Pop - Up
show

Viết bài +
Clip (ngắn)

Viết bài
tổng kết về
Pop-Up
show,
Nhấn
mạnh còn
3 ngày
trước
chương

trình

23h30- FP + Share
Event
28//5

Update bàn TT
ngày 2

Viết bài +
Hình ảnh

28//5

29//5

30//5

MEC

Việt Vũ

My Ho

Mai Linh

Viết bài về
Trailer chương nội dung CT
trình
+ Video

trailer

Dẫn dắt
vào theo
nội dung
trailer

Tiểu Linh

Update bàn TT
ngày 3

Viết bài +
Hình ảnh

Thông báo
đóng link
onl v

Mai Linh

Hình ảnh về
buổi tổng duyệt Viết bài +
trước chương
Hình ảnh
trình

Chương
trình đã có
buổi tổng

duyệt và
sẵn dàng
cho đêm
diễn chính

Quỳnh
Hương

Countdown 1

Bàn TT off

Hải Yến

31//5

Viết bài +

23h30FP
26//5

Event

23h30FP
28//5

Event

12hFP
31//5

23h30- Event


day: Kết thúc 4
ngày tt off, còn 1
ngày trước
Hình ảnh
chương trình,
đóng link onl

kết thúc +
đóng link
onl 23h59'
31/5

Viết bài +
Bài đếm ngược
ảnh đếm
còn 6hours
ngược

Kêu gọi
khán giả

Hiền Anh

Update
treo
backdrop,

ảnh công
tác chuẩn
bị

My Ho +
Mai Linh

Trước giờ G

1//6

DƯ ÂM

Viết bài +
Hình ảnh

29//5

23h30FP + Event
30//5

1//6

Event

Bắt đầu chương trình
Live stream

Livestream
trên FP CLB

Hiền Anh

Gr CLB

Các tiết mục
đặc sắc

Update lên
event từng
tiết mục

Mai Linh

Event

Đăng bài cám
ơn các NTT

Cám ơn các
nhà TT

3/6

Thư cảm ơn từ
BTC

Thư cảm
ơn tới khán
Thư cảm ơn

giả, tv, ctv,
ntt, ...

5/6

Nhận ảnh từ kĩ
thuật

Lập album
ảnh

6/6

Clip tổng kết

Tổng kết M- Viết bài
Heart
tổng kết

My Ho

FP

FP + Share
Event
My Ho

FP + Share
Event
FP + Share

Event

1.2.4.Các sự kiện trong chuỗi sự kiện
a. Pop-up show
Pop-up show ngày 26/5 tại Phố đi bộ Hồ Gươm là một show nhạc đường phố được tổ
chức để truyền thông cho sự kiện Âm nhạc, với sự tham gia của các thành viên trong
câu lạc bộ Âm nhạc MEC và nhận được sự quan tâm, đón xem và giao lưu của các
bạn trẻ tại phố đi bộ hôm đó. Sự kiện chỉ diễn ra trong 1h30p nhưng BTC đã phát
được 600 tờ rơi truyền thông cho chương trình âm nhạc.
b. Chương trình âm nhạc M-heart: Nostalgia


Chương trình Âm nhạc M-heart: Nostalgia được tổ chức ngày 1/6/2018 với chủ đề
“Vùng Hoài Niệm” đã thành công trong việc gây quỹ cho sự kiện tình nguyện.
Chương trình được tổ chức tại hội trường B2 trường Đại học Kinh tế Quốc dân, với
lượng vé bán ra là hơn 1050 vé, mỗi vé giá trị 50 nghìn đồng. Không chỉ vậy, chương
trình đã mời được các đơn vị tài trợ: Nhà tài trợ Bạc - Đức Việt Food, nhà tài trợ Coca
Cola, bảo trợ hình ảnh XOXO YearBook, Bảo trợ truyền thông Tiin.com, Báo Sinh
viên Việt Nam, Ybox,...
Chương trình với chủ đề “Vùng Hoài Niệm” là một chương trình âm nhạc lớn với
những ca khúc của thập niên 1900s, điệu múa đương đại trên nền nhạc dân ca, màn vũ
đạo độc đáo của thời kỳ nhạc Pop đình đám được thể hiện bởi các thành viên trong
CLB Âm nhạc MEC đã để lại cho khán giả những ấn tượng khó phai về văn hóa âm
nhạc của thời đại trước. Không chỉ vậy, với sự tham gia của các nghệ sĩ khách mời:
band nhạc Pink Frog, hoàng tử nhạc Indie Thái Đinh và ca sĩ Bùi Anh Tuấn đã nhiều
lần đốt cháy sân khấu bằng những màn biểu diễn đặc sắc. Khán giả đã được “Làm
việc thiện - Nghe nhạc hay” đúng như slogan của chương trình. Đêm nhạc đã để lại
nhiều ấn tượng cho tất cả các khán giả tham gia chương trình.

c. Chương trình từ thiện tại làng trẻ Hòa Bình
Tại làng trẻ, BTC đã tổ chức ngày tết thiếu nhi 1/6 cho các em bé chịu ảnh hưởng của
chất độc màu da cam. BTC đã tổ chức cho các em một chương trình âm nhạc nhỏ để
các em có thể cùng tham gia các tiết mục hát múa, các trò chơi và cùng tổ chức
chương trình liên hoan với các em. Tại đây, BTC còn dọn dẹp nhà và giúp các em
trồng cây và hoa mới, mua đồ chơi và đồ dùng học tập cùng quà tặng cho các em.
Các thành viên CLB Âm nhạc MEC đã giúp các em có một ngày Tết thiếu nhi nhiều
niềm vui, cùng như lan tỏa tình yêu và khuyến khích mọi người dành nhiều tình
thương với những số phận bất hạnh.
1.2. Đánh giá sự kiện
Đây là một sự kiện thành công và đầy tính nhân văn. Thông qua sự kiện âm nhạc gây
quỹ, chương trình đã truyền tải thông điệp và khuyến khích mọi người hành động vì
yêu thương, giúp đỡ những số phận bất hạnh. Chuỗi sự kiện đã nhận được lượng quan
tâm đông đảo từ cộng đồng sinh viên:
- Các bài post đều nhận được hơn 5000 lượt reach, đặc biệt với các bài chính hơn
10000 lượt tiếp cận, với bài giới thiệu khách mời nhận được hơn 45000 lượt
tiếp cận. Như vậy, sự kiện đã truyền tải được thông điệp ý nghĩa và nhân văn
đến hơn 50.000 người, với hơn 1000 người mua vé và tham gia chương trình.
- Sự kiện đã gây được quỹ lớn hơn 30 triệu đồng để quyên góp và thực hiện tình
nguyện.
- Sự kiện đã lan tỏa và nâng cao hình ảnh của CLB Âm nhạc MEC của trường


Đại học kinh tế quốc dân, không chỉ là CLB Âm nhạc nhiệt huyết, tài năng và
đam mê mà còn mang lại giá trị cộng đồng, giá trị nhân văn và lan truyền các
giá trị đó, khuyến khích cộng đồng sinh viên hành động và lan tỏa các giá trị
tình nguyện.

2. Viết bài truyền thông sau sự kiện cho sự kiện tình nguyện tại làng trẻ
[M-HEART VÀ HÀNH TRÌNH TỚI NHỮNG TRÁI TIM]

Sau chuỗi hành trình dài, chúng tôi đã cho, và nhận được những gì...?
Chuyến đi tới làng trẻ kéo dài gần một ngày, nhưng, không ai trong chúng tôi thấy
mệt, mà ngược lại, chúng tôi như được tiếp thêm sức mạnh, từ nụ cười của các em nhỏ
trong mái nhà tình thương ấm áp mang tên “Hoà Bình” tại Thanh Xuân, Hà Nội.
Sự mệt mỏi của ngày hè nóng bức như chẳng hề hấn gì với chúng tôi, bởi chúng tôi đã
nhận được thêm nhiều rất nhiều sức mạnh, và niềm tin, từ những ngón tay vụng dại cố
gắng tập vẽ, tập tô; những đôi chân lóng ngóng tập múa, tập nhảy; những khuôn mặt
ngây thơ, ngộ nghĩnh tập hát,... và từ những đôi mắt, đôi môi biết cười của các em.
Chuyến đi đến làng trẻ đã để lại trong mỗi chúng tôi những vết đau đáu nho nhỏ, ấy là
sự đau đáu niềm ước muốn được che chở, được giúp các em nhiều và nhiều hơn nữa.
Vậy nên, sau cả hành trình dài tới vùng đất ngây thơ mà ngọt ngào ấy, Câu lạc bộ Âm
nhạc MEC chúng tôi, cùng các nhà tài trợ đồng hành rất mong muốn, có được nhiều
và nhiều hơn nữa những trái tim bao dung, đồng cảm, những tâm hồn đồng điệu, cùng
sẻ chia tình yêu như một cái ôm đến các em, an ủi các em phần nào có một cuộc sống
nhiều yêu thương hơn, nhiều hạnh phúc hơn thông qua Chuỗi sự kiện Âm nhạc kết
hợp Từ thiện M-Heart. Vì sau tất cả, thứ tỏa sáng nhất trong trái tim chúng tôi là
những nụ cười và một phần niềm vui và hạnh phúc về tương lại sáng tươi hơn chúng
tôi có thể đem lại cho các em!
Cảm ơn bạn đã cùng đồng hành với MEC trong hành trình trao tặng yêu thương! Hẹn
gặp bạn ở những dự án tiếp theo!