Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 9

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA MARKETING
------

BÀI TẬP CÁ NHÂN
MÔN HỌC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đề bài: Trình bày một sự kiện mà anh/chị đã tham gia từ đó viết
một bài truyền thông sau sự kiện đó.
“Đêm chung kết Cuộc thi nhảy AEP's Best Dance Crew 2019”
Sinh viên trình bày

: Hồ Phương Thảo

Lớp chuyên ngành

: Truyền thông Marketing 58

Mã Sinh Viên

: 11164733

Lớp tín chỉ

: Tổ chức sự kiện (218)-02

Hà Nội, tháng 4 năm 2019


I.

GIỚI THIỆU VỀ CUỘC THI

1.

Tổng quan về Cuộc thi nhảy AEP's Best Dance Crew 2019
AEP’S BEST DANCE CREW 2019: BREAKING DAWN

AEP’s Best Dance Crew (ABDC) là một cuộc thi tìm kiếm Nhóm tài năng về lĩnh
vực múa và nhảy của “Trung tâm Đào tạo Tiên tiến, Chất lượng cao và POHE (AEP)
được tổ chức bởi GYC - CLB Thế hệ trẻ AEP”. Dựa trên format của chương trình
truyền hình America’s Best Dance Crew, AEP’s Best Dance Crew (ABDC) lần đầu tiên
được tổ chức tại Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân với sứ mệnh tìm ra những tài
năng đột phá trong lĩnh vực nhảy và múa. AEP's Best Dance Crew muốn mang đến cho


sinh viên AEP và NEU một sân chơi lớn, công bằng và chuyên nghiệp để thỏa sức cháy
cùng đam mê và khẳng định bản thân!
- Thời gian: Bắt đầu từ 24/2/2019 - 20/4/2019
- Đơn vị tổ chức: GYC - CLB Thế hệ trẻ AEP
2. Timeline cuộc thi
+ Vòng Sơ khảo:

 Đăng ký đơn (24/02/2019 - 05/03/2019)
Thí sinh có thể đăng ký dự thi theo hai cách
Online: Thí sinh điền đơn online theo form có sẵn
Offline: Thí sinh điền đơn trên giấy (theo mẫu có sẵn) và nộp lại tại Bàn truyền
thông AEP’s BEST DANCE CREW

 Casting (Từ 08:00 đến 17:00, Chủ nhật 10/03/2019)
✓ Online: Thí sinh quay video phần dự thi của mình và gửi file vào mail CLB
✓ Offline*: Thí sinh chọn ca casting phù hợp trong các ca do BTC đề ra

+ Chuỗi trải nghiệm: Take spark - Make fire (Từ 11/03 đến 25/03)

 3 buổi workshop: với sự dẫn dắt của các dancers nổi tiếng và được tổ chức tại
studio của nhà bảo trợ chuyên môn hàng đầu
 1 ngày bonding: hứa hẹn sẽ đem đến những câu chuyện từ những dancers
chuyên nghiệp, những màn biểu diễn từ khách mời và cả thí sinh
+ Vòng loại:
Thời gian: 18:30 - 20:30 Chủ nhật, ngày 05/04/2019
Địa điểm: Nhà Văn hóa A Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân (dự kiến)
Yêu cầu: Mỗi đội thi cần chuẩn bị 1 tiết mục từ 5 – 7 phút, biểu diễn trực tiếp như hình
thức 1 vòng casting offline.
+ Vòng Chung kết:
Hình thức: thi showcase, tiết mục 5 – 7 phút theo 1 chủ đề mà BTC đã đưa ra từ trước.
Các đội thi có thể mời backup dancers (có thể ở ngoài hoặc trong trường) vào tiết mục


của mình đêm chung kết, nhưng tổng số thí sinh của một đội (Crew gốc + Backup
dancers) không được vượt quá 12 thành viên.
Thời gian: 18h30 - 22h30 Thứ bảy, 20/04/2019
Địa điểm: Hội trường B1, Tòa A2, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3. Đơn vị đồng hành cùng chương trình
+ Nhà tài trợ: 1900 Le Théâtre, Trang phục biểu diễn Sequeen, Trung tâm Anh ngữ
IZONE, COLOR ME, Apollo360, Công ty tư vấn và giáo dục đào tạo E.F.A
+ Nhà bảo trợ truyền thông: YAN News, Tiin.vn
II.
1.

ĐÊM CHUNG KẾT CUỘC THI “AEP’S BEST DANCE CREW 2019”
Tổng quan về Đêm chung kết cuộc thi

+ Thời gian: 18h30 - 22h30 Thứ bảy, 20/04/2018
+ Địa điểm: Hội trường B1, Tòa A2, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
+ Đơn vị tổ chức: GYC - Câu lạc bộ thế hệ trẻ AEP
+ Quy mô sự kiện: 750-800 khán giả đến xem chương trình
+ Thông tin 4 đội thi đêm Chung kết
WOLFIES - những chú sói biểu tượng của sự bí ẩn, lòng dũng cảm và sắc bén trong
khoảnh khắc mơ màng trước khi mặt trời mọc - Civil Dawn
CandiG - những cô nàng kẹo ngọt màu đen huyền bí trong thời điểm vạn vật được phủ
lên sắc đen huyền bí - Midnight
TWINKLE - một gam màu sắc khác lạ, bình dị mà lộng lẫy trong ánh hoàng hôn buổi
chiều tà - Sunset
TINKERBELL - những nàng tiên mang đến thứ ánh sáng tràn đầy sức sống vào buổi
bình minh - Sunrise
2.

Timeline chi tiết chương trình

Thời
gian Nội dung
Hoạt động chi tiết
Nhân sự
18h30 Tiếp đón khán *
Khu
vực
Check
in *
Khu
giả, check-in, ổn + 4 bàn Check in ngồi thành 1 hàng Check-in

vực

19h15

19h15
19h20
19h20
19h25

ngang phía bên ngoài hội trường,
mỗi bàn cách nhau khoảng 0.5m để
tránh sự lộn xộn trong lúc khán giả
xếp
hàng
đợi
check-in
+ Công việc: Check-in, phát quà
tặng và phiếu điểm ngay sau khi
lấy
thông
tin
khán
giả
* Khu vực tiếp đón ngoài hội
trường
+ 2 Cổng đón tiếp ngay tại cửa hội
trường
+ Công việc: Kiểm tra vé mời khán
giả, dập ghim đánh dấu xác nhận
rồi mời khán giả vào trong

* Khu vực trong Hội trường
+ 3 dãy ghế lớn tại hội trường với
sức chứa khoảng 800 người
+ Công việc: Sắp xếp vị trí khán
giả ngồi đảm bảo khán giả ngồi
theo khu kín ghế, ổn định khán giả
định chỗ ngồi
tại vị trí ngồi,
* Khu vực trên sân khấu: MC giới
thiệu chương trình (giới thiệu tổng
quan về cuộc thi, giám khảo khách
mời,
phần
thưởng,...)
Mở đầu giới * Khu vực hội trường: Tiếp tục ổn
thiệu
chương định khu vực khán giả vào muộn và
trình
lấp đầy những chỗ trống còn lại
Phát biểu và trao
hoa cảm ơn thầy
Viện
trưởng Thầy Viện trưởng lên phát biểu
AEP
khai mạc chương trình

Giới thiệu và
tặng hoa, giấy
chứng nhận Ban
19h25 giám khảo; nhà

tài trợ; các đơn
19h35 vị đồng hành
19h36 Văn nghệ chào

+ 4 bạn Check in
+ 4 bạn CTV hỗ
trợ phát quà
+ 4 bạn CTV ổn
định khu vực
khán giả xếp
hàng
* Khu vực tiếp
đón ngoài hội
trường:
2
bạn/cổng
đón
* Khu vực trong
Hội
trường:
Khoảng 6 bạn cố
định và một số
bạn khác cùng hỗ
trợ
* Khu vực trên
sân khấu: MC và
đội
hỗ
trợ
* Khu vực hội

trường: Chỉ còn 3
bạn hỗ trợ ổn
định

Nhân sự hỗ trợ
khu vực sân khấu
Mỗi một lượt
khách mời lên sẽ
có một bạn lễ tân
MC kính mời lần lượt các đơn vị mang hoa và quà
tài trợ, dàn giám khảo, các đơn vị cho BTC trao cho
đồng hành lên nhận hoa và giấy các cá nhân, đơn
chứng nhận chương trình
vị
Một tiết mục hát chào mừng


19h40 mừng
19h41 Điểm lại các
hình ảnh qua
19h42 từng vòng thi
Giới thiệu và
phần thi vòng 1
của các đội theo
thứ tự: Twinkle 19h43 CandiG
Wolfies
20h20 Tinkerbell
20h21
Văn nghệ giữa
20h28 giờ

20h28 MC giới thiệu
thể lệ vòng thi
20h30 thứ 2
Phần thi vòng 2
của các đội theo
thứ tự: Twinkle 20h30 CandiG
Wolfies
21h25 Tinkerbell

21h26
21h41
21h42
21h55
21h56
22h15

Điểm lại qua hình ảnh tổng quan
chương trình (con số, sự kiện
chính, các đội tham dự, ...) show
trên màn hình
Đến đội thi nào sẽ trình chiếu hình
ảnh đội thi đó, sau đó đội thi sẽ
biểu diễn tiết mục của mình, Ban
giám khảo sẽ nhận xét nagy sau
phần thi của mỗi đội chơi
Mỗi tiết mục thời lượng trung bình Hỗ trợ các đội
5 -7 phút, sau đó BGK nhận xét 2 chơi Set up khu
-3 phút
vực sân khấu
Tiết mục nhảy của khách mời nhóm G-hope

MC sẽ công bố đề thi vòng 2, thể lệ
diễn ra, ...

Mỗi tiết mục thời lượng trung bình
7- 10 phút, BGK nhận xét ngay sau
phần thi của từng đội chơi 2 -3 phút
Thời gian giải lao giữa giờ đển
khán giả nghỉ ngơi cũng như là thời
gian mọi người bắt đầu bỏ phiếu ở
khu vực ngoài hội trường cho đội
Nghỉ giảo lao chơi mà mình cảm thấy ấn tượng
giữa giờ
nhất
4 Giám khảo sẽ giao lưu với khán
Văn nghệ giao giả và bắt đầu thể hiện tiết mục
lưu của 4 giám trình diễn của mình (mỗi người một
khảo
tiết mục ngắn khoảng 2-3 phút)
Tiết mục giao
lưu của khách Ca sĩ sẽ hát 3 bài và giữa các bài Các bạn CTV hỗ
mời đặc biệt - hát sẽ có phần giao lưu ngắn gọn trợ đảm bảo an
Ca sĩ Xesi
và tương tác gần với khán giả
toàn cho ca sĩ


22h16
22h35
22h37
22h45

MC thông báo mời 4 đội chơi ra
sân khấu, nghe nhận xét chung của
BGK, công bố giải thưởng vào trao
giải
cho
4
đội
chơi
bao gồm 1 Giải Nhất, 1 Giải Nhì, 1
Giải Tiết mục Ấn tượng nhất, 1Giải
Tiết mục Được yêu thích nhất, 2
Công bố điểm Giải
Triển
vọng
và trao giải
thưởng
Lời cảm ơn từ
BTC, 4 đội chơi
và bế mạc đêm
Chung kết

*Ghi chú:

- Khu vực âm thanh, ánh sáng, hình ảnh sẽ hỗ trợ từ đầu đến cuối chương
trình
- Khu vực hậu cần cũng Set up mọi hoạt động trên sân khấu cần thiết
- Nhân sự cho cả cuộc thi: 25-30 người
- Khu vực khách mời đảm bảo nước uống, vật dụng ghi chú, mic, ...
- Trong lúc chương trình diễn ra, các bạn CTV sẽ đứng cuối hội trường, theo

dõi cũng như đảm bảo toàn bộ sự hỗ trợ cần thiết cho khán giả


Ảnh tác giả tự chụp


III. NHỮNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG CHO ĐÊM CHUNG KẾT
CUỘC THI AEP’S BEST DANCE CREW 2019
1. Truyền thông Trước sự kiện
+ Hoạt động Offline: Đặt bàn truyền thông tại nhà văn hóa A và giảng đường D2 Đại
học Kinh tế Quốc dân (trong vòng 2 ngày 18/04-19/04)
Khi các bạn sinh viên ghé bàn truyền thông thì
-

Chào hỏi
Gợi ý các bạn like, share và check-in tại fanpage chính thức cuộc thi
Xin thông tin sinh viên (Họ tên, Mã Sinh viên, Lớp, Địa chỉ Email, SĐT)
Phát vé và phổ biến thời gian và địa điểm diễn ra Đêm chung kết
Gửi lời cảm ơn vì sẽ tham dự chương trình

+ Hoạt động Online: Diễn ra trên mạng xã hội và các báo điện tử
 Mạng xã hội
- Đăng bài Fanpage đều đặn thông tin các đội chơi, giám khảo, đơn vị đồng hành,
những lợi ích khi tham gia Đêm chung kết, …
- Tạo sự kiện trên Facebook


-

Tạo Minigame để tăng Like, Comment, Lượt tải ứng dụng âm nhạc

#Wazzat_Sotàiâmnhạc để được nhận vé
- Hỗ trợ truyền thông từ các Fanpage liên quan khác trong đoàn trường
 Báo điện tử
- Các đơn vị bảo trợ Truyền thông sẽ đăng bài viết cập nhật về Cuộc thi

2. Truyền thông Trong sự kiện
Livestream Đêm chung kết trên Fanpage chính thức của GYC – CLB Thế hệ trẻ
AEP
3. Truyền thông Sau sự kiện
Đề xuất
-

Gửi Email cảm ơn đến khán giả và xin ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn
Viết bài về thí sinh: phỏng vấn cảm nghĩ sau cuộc thi, các thí sinh đoạt giải
Viết bài cảm ơn Ban giám khảo, các đơn vị đồng hành và cảm nhận của khách
mời
Video tổng kết, ghi lại những hình ảnh đáng nhớ đã diễn ra trong Cuộc thi

>>> Đề xuất Bài viết Truyền thông sau sự kiện
Hành trình “Cuộc thi AEP’s Best Dance Crew: BREAKING DAWN 2019” đã khép lại
với một đêm Chung kết đầy cảm xúc không chỉ cho các đội chơi mà còn để lại nhiều ấn
tương đặc biệt với khán giả.


Quán quân năm nay đã gọi tên CandiG Crew với màn trình diễn vô cũng xuất sắc đã
chinh phục hoàn toàn ban giám khảo cũng như khán giả có mặt tại hội trường B1.
Cũng không thể kể đến những tiết mục nhảy sáng tạo và đầy bất ngờ từ các đội chơi
Wolfies, Tinkle, Tinkerbell góp phần làm cho Đêm chung kết trở nên bùng nổ hơn.
Ban Tổ Chức cũng xin gửi lời chân thành cảm ơn các cá nhân, đơn vị, tổ chức đã đồng
hành và đóng góp một phần công sức không nhỏ trong suốt hành trình cuộc thi.

Và thành công của chương trình ngày hôm nay chính là sự ủng hộ nhiệt tình của khán
giả, đặc biệt là hàng ngàn khán giả đã đứng xếp hàng nhận vé, Check-in tham gia trực
tiếp vào sự kiện. Ban Tổ chức tin rằng sau chương trình các bạn đã có những cảm nhận
sâu sắc hơn các vấn đề xã hội thông qua những màn biểu diễn đầy tính nghệ thuật và
hãy lan tỏa nhiều hơn những giá trị đó đến với cộng đồng
Hy vọng cuộc thi sẽ là nền móng để các bạn trẻ nói chung và thế hệ NEU nói tiếng thể
hiện được nhiều hơn nữa những tài năng của mình, truyền tải được những thông điệp
sâu sắc đến xã hội.
Mong rằng các bạn có thể tiếp tục theo dõi và đồng hành những sự kiện tiếp theo của
GYC – CLB Thế hệ trẻ AEP
Facebook: />Instagram: www.instagram.com/gyc.stagram