Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 10

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA MARKETING
----oOo----

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HỌC
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đề bài:

Trình bày một sự kiện mà anh/chị đã tham gia từ đó viết
một bài truyền thông sau sự kiện đó.

Sinh viên thực hiện

: HỒ THỊ DINH

Mã sinh viên

: 1116 0893

Lớp

: Truyền thông Marketing 58

Hà Nội, 2019

1


CHƯƠNG TRÌNH NGOẠI KHÓA - ĐẠO ĐỨC TRONG KINH DOANH
THEO TINH THẦN CỦA PHẬT GIÁO
MỤC LỤC

Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện

3

Đối tượng của sự kiện

3

Nhu cầu và nguyện vọng của những người tham gia

3

Thông điệp sự kiện

3

Tên sự kiện

3

Loại hình sự kiện, quy mô, thời gian, địa điểm

3

Ngân sách: 28 triệu đồng

4

Kịch bản sự kiện

4

Lên kế hoạch truyền thông

4

Lập kế hoạch sự kiện

4

Lên đầu mục công việc

4

Phân công nhiệm vụ

4

Kiểm soát thời gian và chi phí

4

Chuẩn bị cho sự kiện

5

Tổ chức truyền thông trước sự kiện, các công tác truyền thông

5

Lên kịch bản sự kiện

5

Chuẩn bị người phát ngôn, MC, bài phát biểu

7

Lập danh sách người tham gia

7

Xin giấy phép

7

Chuẩn bị các thiết bị kỹ thuật

7

Chuẩn bị hậu cần: đồ ăn, xe đưa đón, quà

7

Thực hiện sự kiện

7

Kiểm soát không gian và thời gian tổ chức sự kiện

7

Kiểm soát chương trình

7

Kiếm soát khách mời

7

Tổ chức hoạt động truyền thông trong sự kiện

7

Kiểm tra đánh giá và hậu sự kiện

8

Thu dọn, kiểm kê tài sản, bàn giao trả đồi thuê

8

Họp kiểm điểm đánh giá rút kinh nghiệm

8

Triển khai truyền thông sau sự kiện

8

⇨ ĐỀ XUẤT TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN

8

MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRONG SỰ KIỆN

9

2


1. Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện
1.1.

Đối tượng của sự kiện

● Sinh viên đại học, chủ yếu là sinh viên khoa Marketing K58 Trường Đại học Kinh tế
quốc dân

1.2.

Nhu cầu và nguyện vọng của những người tham gia

● Đối với sinh viên tham gia chương trình
○ Được tham gia trải nghiệm hoạt động ngoại khóa cùng cả các bạn cùng khóa
○ Tiếp xúc với tinh thần Phật giáo
○ Tiếp nhận kiến thức về văn hóa đạo đức trong kinh doanh
● Đối với khoa Marketing nói riêng và với trường Đại học Kinh tế quốc dân nói chung
○ Nâng cao hình ảnh của khoa với những hoạt động trải nghiệm thú vị cho sinh
viên

○ Bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng cho sinh viên thông qua hình thức ngoại khóa
mới mẻ
● Đối với nhà tài trợ cho chương trình - Thời báo Kinh tế Việt Nam
○ Mong muốn tạo ra một thế hệ người làm kinh doanh có đạo đức trong kinh
doanh, đóng góp hữu ích cho xã hội
○ Nâng cao hình ảnh của nhà tài trợ
○ Tạo mối quan hệ tốt đẹp với khoa Marketing nói riêng và trường Đại học Kinh
tế quốc dân nói chung
● Đối với nhà chùa
○ Truyền bá tinh thần Phật giáo đến với những người làm kinh doanh
○ Tạo mối quan hệ tốt đẹp với những người có mong muốn tiếp nhận Phật giáo

1.3.

Thông điệp sự kiện

● Thông qua chương trình, mỗi sinh viên - những nhà kinh doanh tương lai sẽ ý thức
được đạo đức kinh doanh theo tinh thần Phật giáo, ngoài quan tâm đến lợi nhuận còn
phải quan tâm đến lợi ích của khách hàng, của cộng đồng xã hội cả trước mắt và lâu
dài

1.4.

Tên sự kiện

● Đạo đức kinh doanh theo tinh thần Phật giáo

1.5.
●
●

●
●
●

3

Loại hình sự kiện, quy mô, thời gian, địa điểm

Loại hình sự kiện: Sự kiện phi lợi nhuận
Quy mô: 200 người
Thời gian: 14-15/04/2018
Địa điểm: Thiền viện Tuệ Đức, Vĩnh Phúc
Chi phí cho mỗi thành viên tham gia: Miễn phí (Mỗi sinh viên có thể góp tiền vào
hòm công đức tùy tâm)


1.6.
●
●
●
●

Ngân sách: 28 triệu đồng

Phương tiện đi lại: 5 triệu * 4 = 20 triệu
Ăn uống: 2 triệu
Quà tặng lại cho thiền viện: 5 triệu
Chi phí khác: 1 triệu

1.7.

Kịch bản sự kiện

● Chủ đề sự kiện: Chương trình ngoại khóa thực tế Đạo đức trong kinh doanh
● Ý tưởng chủ đạo của chương trình: Đạo đức trong kinh doanh, tinh thần Phật giáo
trong kinh doanh
● Các tiết mục diễn ra trong chương trình
○ Giảng viên và sinh viên lắng nghe các sư thầy chia sẻ nội dung Đạo đức kinh
doanh theo tinh thần của Đức phật
○ Diễn giả chia sẻ những câu chuyện thực tế về đạo đức trong kinh doanh
○ Sinh viên tiếp nhận Phật giáo và giao lưu tìm hiểu

1.8.

Lên kế hoạch truyền thông

● Truyền thông trước sự kiện: Thu hút sinh viên đăng ký tham gia
● Truyền thông sau sự kiện: Tạo sự lan tỏa cho hiệu ứng của chương trình

2. Lập kế hoạch sự kiện
2.1.
●
●
●
●
●
●

Lên đầu mục công việc

Lập chương trình, báo cáo, xin phép
Phổ biến chương trình đến các lớp sinh viên, thống nhất phân chia nhóm làm việc
Thống kê số lương, chia xe, bố trí quản xe, trưởng nhóm
Đặt xe, làm việc với thiền viện về chương trình, số lượng chỗ ăn, nghỉ
Mời diễn giả tham gia
Lên nội dung được chia sẻ trong buổi tham gia thiền viện

2.2.

Phân công nhiệm vụ

● Phân công trưởng đoàn phụ trách công việc chung: Cô Dương Thị Hoa
● Phân công nhiệm vụ của ban tổ chức: Gồm các thành viên của Ban chỉ huy Liên chi
Marketing và 8 sinh viên đại diện cho 4 xe
○ Xe 04: Liên chi Đoàn - Thầy Nguyễn Khánh Hòa
○ Xe 01: Quản trị Marketing - Nguyễn Thúc Đạt
○ Xe 02: Truyền thông Marketing - Nguyễn Tuấn Thành + Hồ Thị Dinh
○ Xe 03: Quản trị Bán - Nguyễn Quỳnh Anh
● Ban tổ chức chịu trách nhiệm liên hệ các bên, mua sắm đồ cần thiết, quản lý thành
viên theo xe
● Ở cấp mỗi lớp, chia lớp thành các nhóm và quản lý theo nhóm trưởng

2.3.

Kiểm soát thời gian và chi phí

● Thời gian diễn ra trong 2 ngày, xuất phát từ 6h sáng ngày 14/4 từ Hà Nội và trở về Hà
Nội vào 6h tối ngày 15/04

4

● Ban tổ chức nhận tiền tài trợ từ phía ban tổ chức - Thời báo Kinh tế Việt Nam và sử
dụng số tiền đó theo lượng công việc đã được phân công

3. Chuẩn bị cho sự kiện
3.1.

Tổ chức truyền thông trước sự kiện, các công tác
truyền thông

● Ban hỗ trợ truyền thông khoa Marketing thực hiện viết bài truyền thông chia sẻ thông
tin về sự kiện gồm: Thời gian, địa điểm, lợi ích khi tham gia chương trình

3.2.

Lên kịch bản sự kiện

Thời khóa chương trình
Ngày thứ I - 14/04/2019
6:00

Đoàn tập trung điểm danh

6:15

Xuất phát từ đại học Kinh tế quốc dân

8:30

Đoàn đến Thiền viện Tuệ Đức

8:45

Đoàn tập trung tại chánh điện

9:00

Khai mạc chương trình (Tất cả mọi người hát bài“Hôm nay ta về đây”

9:05-10:30 Thầy Thích Tỉnh Thuần - Trụ trì Thiền viện Tuệ Đức chia sẻ nội dung “Đạo
đức kinh doanh theo tinh thần của Đức Phật”
10:50

Đoàn tập trung tại Trai đường (Nhà ăn)

11:00

Thọ trai (Ăn trưa)

11:45

Dọn vệ sinh tại khu vực Trai đường và rửa bát đĩa ( xe 1)

12:30

Nghỉ trưa

13:40

Thức chúng

13:50

Đoàn tập trung tại Chánh điện
Hát tập thể “Niềm an vui” và bài “Hội vui”

14:00

Doanh nhân bà Phạm Hồng Phương, chủ tịch công ty TNHH rau hữu cơ
Thanh xuân chia sẻ chuyên đề “Đạo đức trong kinh doanh”
Sư thầy trụ trì và doanh nhân Hoàng Nhật Minh trao đổi, giải đáp và trả lời
các câu hỏi (Lễ tân Nhật Linh, Nguyễn Hoa chuẩn bị giấy bút và nhận câu hỏi
chuyển cho ban thư ký)

15:45

Kết thúc chương trình tọa đàm chiều

16:30

Đoàn tập trung tại Trai đường. Thọ trai ( Ăn chiều)

5


17:30

Dọn vệ sinh khu vực trai đường và rửa bát đĩa (xe 2)

18:00

Lễ sám hối tại chánh điện hoặc sinh hoạt theo nhóm
Chuẩn bị các vấn đề sẽ hỏi Thầy trụ trì và khách mời. Mỗi nhóm chuẩn bị ít
nhất 2 câu hỏi cho mỗi chủ đề: “Hạnh phúc đích thực” và “Đạo đức trong
kinh doanh”

19:30

Thiền trà tại Nhà Tổ
Chủ đề - Chữ Hiếu

21:30

Nghỉ đêm

Ngày thứ II - 15/04/2018
5:00

Thức chúng

5:30

Thiền hành

6:00

Đoàn tập trung tại Trai đường. Ăn sáng

7:00

Lao động buổi sáng ( xe 3 phân công quét chùa, nhặt cỏ, lau dọn, giặt, rửa)

9:00-10:30 Thầy Thích Pháp Hòa chia sẻ nội dung “Nuôi dưỡng thân tâm an lạc”
11:00

Thọ trai (Ăn trưa)

11:45

Dọn vệ sinh khu vực Trai đường và rửa bát đĩa (xe 4)

12:30

Nghỉ trưa

13:40

Thức chúng

13:50

Đoàn tập trung tại Chánh điẹn
Hát tập thể bài “Sống vui” và bài “Mời bạn đến bên tôi”

14:00

Thầy trụ trì và các vị khacsch mời giải đáp các câu hỏi
Lễ tân chuẩn bị giấy bút và nhận câu hỏi chuyển cho ban thư ký

15:30

Đại diện sinh viên thay mặt Đoàn cảm ơn Thầy trụ trì, các thầy cô và các bạn
CÚNG DƯỜNG TAM BẢO

15:40

Kết thúc chương trình, chụp ảnh kỷ niệm

16:00

Đoàn tập trung điểm danh lên xe về Hà Nội

18:00

Đoàn về đến Hà Nội

6


3.3.

Chuẩn bị người phát ngôn, MC, bài phát biểu

● Người phát ngôn: Cô Dương Thị Hoa
● MC: Nguyễn Tiến Hiệp, Nguyễn Mỹ Linh
● Chuẩn bị bài phát biểu: Nguyễn Thanh Hằng, Hồ Thị Dinh

3.4.

Lập danh sách người tham gia

● Tạo lập danh sách số người tham gia:
○ Giảng viên Đại học Kinh tế quốc dân - cô Dương Thị Hoa
○ Liên chi đoàn khoa Marketing 31 người và- Thầy Khánh Hòa
○ Lớp Truyền thông Marketing 58: 65 người - Người phụ trách: Nguyễn Tuấn
Thành
○ Lớp Quản trị Marketing 58: 58 người - Nguyền phụ trách: Thúc Đạt
○ Lớp Quản trị bán:45 người - Người phụ trách Nguyễn Quỳnh Anh

3.5.

Xin giấy phép

● Cô Phạm Thị Huyền phụ trách làm giấy xin phép

3.6.

Chuẩn bị các thiết bị kỹ thuật

● Nguyễn Tuấn Thành, Nguyễn Thúc Đạt phụ trách âm thanh

3.7.

Chuẩn bị hậu cần: đồ ăn, xe đưa đón, quà

● Hồ Thị Dinh, Nguyễn Thanh Hằng: Phụ trách trang phục ( lấy từ chùa Pháp Vân)
● Lê Thị Dung: Phụ trách đồ ăn

4. Thực hiện sự kiện

4.1.

Kiểm soát không gian và thời gian tổ chức sự kiện

● Đảm bảo thời gian và không gian được diễn ra đúng với dự định

4.2.

Kiểm soát chương trình

● Sự cố phát sinh: Xe 02 do tài xế chưa xem rõ nội dung đã thương lượng trước đó, dẫn
đến đi lạc đường, khiến xe đến chậm hơn 15 phút so với dự kiến
● ⇨ Được kiểm soát ngay trong quá trình nên không gây hậu quả nghiêm trọng

4.3.

Kiếm soát khách mời

● Điểm danh trước khi đi, về, đảm bảo số lượng người đã đăng ký
● Số lượng người đã đăng ký tuy nhiên không đi
○ Lớp Truyền thông Marketing: 2 người
○ Lớp Quản trị Marketing: 3 người
○ Lớp Quản trị bán: 2 người

4.4.

Tổ chức hoạt động truyền thông trong sự kiện

● Trong quá trình diễn ra sự kiện, chỉ tổ chức các hoạt động chụp ảnh tập thể, các cá
nhân bị hạn chế sử dụng điện thoai di động

● Không có bài viết truyền thông trong khi sự kiện diễn ra

7


5. Kiểm tra đánh giá và hậu sự kiện
5.1.

Thu dọn, kiểm kê tài sản, bàn giao trả đồi thuê

● Kiểm kê tài sản trước khi điểm danh ra về
● Không có hiện tượng mất tài sản
● Phân công cho các trưởng đoàn xe trao trả đồ đã thuê theo phân công trước đó

5.2.

Họp kiểm điểm đánh giá rút kinh nghiệm

● Nhìn chung, chương trình được đánh giá là thành công do đã hoàn thành các đầu mục
đề ra ban đầu
● Cần chú trọng kiểm soát với vấn đề bên nhà xe để không còn xảy ra tình trạng nhầm
lẫn địa điểm di chuyền. Tuyên dương trưởng đoàn xử lý nhanh trí, gọn gàng

5.3.

Triển khai truyền thông sau sự kiện

● Hoạt động truyền thông sau sự kiện không được chú trọng

⇨ ĐỀ XUẤT TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN

● Ban tổ chức thực hiện viết bài truyền thông về các nội dung sau
○ Những lợi ích cho sinh viên khi đi thiền viện
○ Quá trình tổ chức vất vả, các buổi làm việc của ban tổ chức
○ Hoạt động giáo dục sáng tạo, mới mẻ của khoa Marketing nói riêng và trường
Đại học Kinh tế quốc dân nói chung
○ Truyền thông cho thời báo Kinh tế Việt Nam: sự phát triển của doanh nghiệp,
những đóng góp cho xã hội, những cơ hội việc làm cho doanh nghiệp
○ Truyền thông cho các khóa học tiếp theo tại thiền viện Tuệ Đức
● Các sinh viên được khuyến khích viết bài cảm nhận của mình về chương trình “Đạo
đức kinh doanh” kèm hastag
● Nội dung các bài viết kèm theo hình ảnh, video và được đăng trên Page Khoa
Marketing - Trường Đại học Kinh tế quốc dân

8


MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRONG SỰ KIỆN

9


10


11