Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 12

Họ và tên: Hoàng Thị Hải Yến
Mã sinh viên: 11166038
Lớp: Tổ chức sự kiện (218)_2
Chuyên ngành: Truyền thông Marketing 58

BẢN MÔ TẢ SỰ KIỆN VÀ KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN
SỰ KIỆN: Đối thoại cùng sinh viên Marketing – NEU
A. Mô tả sự kiện
I. Tổng quan về sự kiện
Thời gian: 18h ngày 12/04/2019
Thời lượng: 2 tiếng (từ 18h đến 20h ngày 12/04/2019)
Địa điểm: Hội trường B1 Tòa nhà A2 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Đơn vị tổ chức: Khoa Marketing Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Loại hình sự kiện: Hoạt động giáo dục, đào tạo
Lý do tổ chức: Nhằm kết nối cán bộ, giảng viên với sinh viên khoa Marketing NEU, giải
đáp những thắc mắc, nguyện vọng của sinh viên, giúp sinh viên nhận thức đúng, có cái
nhìn toàn diện hơn, khách quan hơn về các vấn đề mà sinh viên đang quan tâm. Đối thoại
giúp giảng viên và sinh viên có cơ hội trao đổi trực tiếp, tạo sự chủ động cho cả hai bên,
chứ không còn thụ động như khi thầy cô nói ở trên và sinh viên ngồi nghe ở dưới.
Đối tượng tham dự: Cán bộ, giảng viên, sinh viên khoa Marketing trường Đại học Kinh
tế Quốc dân.
II. Nội dung sự kiện
1. Check in


Không có khu vực check in vì người tham dự không cần có vé mời để tham dự chương
trình. Sau khi vào hội trường, người tham dự tự tìm chỗ ngồi cho mình chứ không phụ
thuộc vào sự sắp xếp của nhân viên tổ chức sự kiện.
2. Nội dung chương trình
- Sau khi người tham dự có mặt (tuy chưa đầy đủ số lượng), thầy Phạm Văn Tuấn – Phó
Trưởng khoa Marketing phát biểu khai mạc chương trình, nêu lý do và giới thiệu các

khách mời của chương trình là các cán bộ, giảng viên khoa Marketing.
- Sinh viên đặt ra các câu hỏi, gửi câu hỏi tới các thầy cô, sau đó các thầy cô trả lời những
câu hỏi, thắc mắc của sinh viên. Có hai hình thức đặt câu hỏi, đó là sinh viên trực tiếp đặt
câu hỏi cho các thầy cô hoặc sinh viên viết câu hỏi ra giấy và gửi lại cho các thầy cô.
Ngoài ra, mỗi lớp thuộc khoa Marketing cũng đã tổ chức những cuộc họp nội bộ lớp để
đưa ra một số câu hỏi, vấn đề mà các thành viên trong lớp quan tâm nhất, sau đó gửi lại
cho khoa để các thầy cô tổng hợp và chia các câu hỏi thành từng nhóm theo chủ đề nhất
định để thuận tiện cho các thầy cô trả lời và sinh viên theo dõi.
3. Nhân lực thực hiện
Cán bộ, giảng viên, sinh viên khoa Marketing.
Sự kiện được tổ chức vào buổi tối, hệ thống âm thanh ánh sáng được chuẩn bị kĩ lưỡng,
đội ngũ nhân lực quay phim, chụp ảnh, chạy mic,.. được phân công rõ ràng.
4. Hình ảnh cho sự kiện
Sự kiện này là sự kiện nội bộ của khoa Marketing nên không có các hình ảnh truyền
thông như băng rôn, standee, banner,… mà chỉ có một màn hình led trình chiếu
background của chương trình.
5. Kế hoạch truyền thông của sự kiện
Vì đây là chương trình nội bộ của khoa nên sự kiện này được phổ biến đến sinh viên
thông qua lớp trưởng của các lớp và thông qua bài viết trên trang fanpage của Khoa
Marketing.
III. Ưu, nhược điểm của sự kiện
1. Ưu điểm
- Sự kiện đã đáp ứng được mục đích giải đáp thắc mắc về các vấn đề mà các bạn sinh
viên quan tâm. Chương trình đã diễn ra sôi nổi với sự tích cực của các bạn sinh viên


trong việc đặt câu hỏi về các vấn đề như: học bổng, thực tập, việc làm cho đến vấn đề cơ
sở vật chất, hoạt động sinh viên,... và sự giải đáp tận tình, thú vị của các thầy cô.
- Sự kiện đã diễn ra theo đúng thời gian, thời lượng dự kiến.
2. Nhược điểm

- Sự kiện được tổ chức vào thời điểm gần dịp lễ Giỗ Tổ Hùng Vương nên nhiều bạn sinh
viên đã về quê, dẫn đến số lượng sinh viên tham gia không đạt được như dự kiến (theo dự
kiến là tất cả các sinh viên đang theo học tại khoa Marketing sẽ tham gia sự kiện, tuy
nhiên số lượng sinh viên tham gia chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng số sinh viên khoa
Marketing). Điều này khiến cho sự kiện không đảm bảo số người tham dự.
- Cũng chính vì lý do số lượng sinh viên tham gia không theo như dự kiến nên số chỗ
trống trong hội trường còn rất nhiều, dẫn đến việc không đảm bảo quy mô sự kiện
- Không có nhân lực sắp xếp chỗ ngồi cho sinh viên tham gia chương trình, dẫn đến việc
sinh viên ngồi rải rác không tập trung thành một khu vực, tạo cảm giác thưa thớt
- Không có khoảng thời gian check in cụ thể dẫn đến việc khi chương trình đã bắt đầu
vẫn có sinh viên ra vào hội trường, gây gián đoạn chương trình và mất thẩm mỹ cho sự
kiện.
B. Kế hoạch truyền thông sau sự kiện
Công cụ sử dụng chủ yếu: Internet
1. Viết bài đăng trên fanpage của khoa Marketing
Fanpage Khoa Marketing – ĐH KTQD có 8010 lượt thích và 8020 người theo dõi. Đối
tượng trang fanpage tiếp cận là các sinh viên, giảng viên, cựu sinh viên và có thể có cả
các bạn sinh viên có ý định theo học ngành marketing của ĐH KTQD.
Nội dung bài viết:
Giới thiệu lại các thầy cô tham gia buổi đối thoại, khái quát về các vấn đề, thắc mắc đã
được đưa ra đối thoại và giải quyết trong buổi đối thoại để các bạn sinh viên không tham
gia vẫn có thể nắm bắt được nội dung buổi đối thoại. Ngoài ra bài viết cũng đăng tải một
số hình ảnh được chụp lại của buổi đối thoại để sinh viên có cái nhìn sinh động và trực
quan hơn.
Tần suất đăng bài: 1 bài/ngày trong vòng 3 ngày, từ 13/04/2019 - 15/04/2019


2. Viết bài đăng trên trang web của khoa Marketing và trang web của Đại học Kinh tế
Quốc dân
Nội dung bài viết:

Tương tự nội dung bài viết đăng tải trên fanpage của khoa, nội dung bao gồm giới thiệu
các thầy cô tham gia, tổng quát một số vấn đề được đưa ra đối thoại và ảnh chụp trong
buổi đối thoại.
Số lượng bài viết: 1 bài trên website của Khoa và 1 bài trên website của Trường.
3. Tăng tương tác nhờ việc chia sẻ bài viết của các Thầy Cô trong Khoa
Các Thầy Cô giảng viên Khoa Marketing có lượng người theo dõi khá lớn, trong số đó
cũng có khá nhiều bạn sinh viên. Vì vậy, việc các thầy cô chia sẻ bài viết của chương
trình đối thoại lần này sẽ giúp chương trình được biết đến rộng rãi hơn.