Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 15

Họ và tên: Lê Thủy Ngân
Mã sinh viên: 11163633
Chuyên ngành: Truyền thông Marketing K58
Lớp: Tổ chức sự kiện

BÀI KIỂM TRA GIỮA KỲ
I.
●

II.

Tổng quan về sự kiện
(Sự kiện đã tham gia - thành viên trong BTC)
Tên chương trình: TALKSHOW TRẢI NGHIỆM: BƯỚC NGOẶT 4.0 - TRẢI NGHIỆM
TRONG TRẢI NGHIỆM

●

Mục đích: Nhằm mang đến sự hứng khởi tới các bạn sinh viên, khơi nguồn cảm
hứng trong nghề nghiệp tương lai, “Bước ngoặt 4.0” đã quyết định đem tới cho các
bạn không chỉ trải nghiệm trong chương trình mà còn cả ngoài chương trình với tất
cả các giác quan như vị giác đến thị giác.

●

Thông tin chi tiết

-

Bắt đầu từ 16h30 ngày 24/1, trước thềm diễn ra Talkshow, khi đến trước cửa nhà
văn hóa - tức địa điểm diễn ra chương trình, khán giả sẽ có cơ hội được TRẢI

NGHIỆM cùng với “Kính thực tế ảo VR” và máy PS4 Pro với màn hình 40inch. Tại
máy PS4, sẽ được trải nghiệm các trò chơi hấp dẫn: Tekken 7, Mortal Kombat XL,
Street Fighter, ..

-

Ngoài ra, khi chuẩn bị diễn ra chương trình, sẽ có một xe cà phê Trung Nguyên miễn
phí đảm bảo rằng bất cứ một vị khách tham gia nào cũng có cơ hội thưởng thức để
tìm được sự hứng khởi, tinh thần sảng khoái và sẵn sàng cho những điều mới lạ sắp
diễn ra trong chương trình.

-

Thời gian: 17h30 Thứ tư, ngày 24/01/2018
Địa điểm: Hội trường A – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - 207 Giải Phóng, Hai Bà
Trưng, HN

Nhận xét
1. Tổng quan công việc
GIAI ĐOẠN

CÔNG VIỆC

NỀN

Chủ đề và format của talkshow
Nội dung trải nghiệm trong và ngoài talkshow
Nội dung cơ bản
Khung nội dung cơ bản

CHẠY

Khung kịch bản chi tiết
Nội dung chi tiết
Video trong talkshow


HOÀN THIỆN

Bộ tài liệu cho Diễn giả, Khách mời, Người tham dự
Bài phát biểu của Nhà trường, Nhà tài trợ
Lời dẫn MC

2. Nhận xét nhân sự
a. Ưu điểm:
- Không có quá nhiều bất đồng trong quá trình làm việc.
- Có chung tư duy về cùng một vấn đề, thống nhất nhanh.
b. Nhược điểm:
- Hầu hết đều chưa có sự chủ động trong công việc.
- Không quan tâm đến công việc của nhau, ít sự tương tác hay nhận xét lẫn nhau.
- Tư tưởng đợi chỉ việc, đợi leader hướng dẫn.
- Chưa chú trọng đến deadline, thiếu trách nhiệm với đầu ra công việc, chất lượng sản
phẩm chưa tốt.
- Thiếu sự định hướng trong công việc ngay từ ban đầu.
- Tinh thần làm việc không ổn định, bị ảnh hưởng quá nhiều bởi các yếu tố bên ngoài
như công việc làm thêm, lịch thi.
- Các thành viên thân thiết với nhau dẫn đến việc chưa nghiêm túc trong nhiều buổi
họp, không có sự mâu thuẫn trong công việc.
- Sự phối hợp làm việc giữa các ban đạt kết quả chưa cao.
3. Công việc chi tiết

a. Đánh giá chi tiết đầu công việc:
STT
1

CÔNG VIỆC
Chủ đề
format

VẤN ĐỀ

NGUYÊN NHÂN

và - Chủ đề chưa phù Chưa xác định mục
hợp với đối tượng. tiêu và định hướng
ngay từ đầu.
- Format bị chỉnh
sửa liên tục.
Làm việc với diễn giả
không liên tục, chủ
yếu qua mail.

KHẮC PHỤC
Trưởng các ban có
một buổi định hướng
về công việc từng giai
đoạn rõ ràng cho lead
và sau đó là cả ban.

Yêu cầu làm việc trực
tiếp với diễn giả ít

Các buổi brainstorm nhất 2 buổi, trao đổi
diễn ra liên miên mà liên tục không qua
không hiệu quả vì trung gian.
thiếu định hướng và
chuẩn bị.
Leader tổ chức các
brainstorm cần có
mục tiêu rõ ràng cho
từng buổi như ra ít
nhất bao nhiêu ý
tưởng, yêu cầu mỗi
thành viên chuẩn bị
trước cụ thể trước khi


đến và đầu ra rõ
ràng.
2

Trải nghiệm Không
có
trải
trong
và nghiệm trong CT.
ngoài
Trải nghiệm ngoài
chương trình chưa
có đột phá nhiều.

Buổi brainstorm diễn

ra không hiệu quả do
tư duy chỉ theo một
hướng. Làm việc chưa
hiệu quả. Chưa có sự
phân tích và đánh giá
“sâu”.

Định hướng tư duy
trong buổi brainstorm
theo nhiều hướng
khác nhau.
Tổ chức buổi họp với
BCT ít nhất 2 buổi
sau buổi brainstorm
đầu tiên và cùng
chốt, có yêu cầu rõ
ràng cho BCT khi
tham gia.
Trưởng ban giúp các
em hình dung và có
bản phân tích rõ ràng
về từng trải nghiệm.

3

Khung
nội Chậm, gây khó
dung cơ bản khăn cho các ban
khác hình dung
được về chương

trình, khó khăn
cho việc triển khai
chi tiết.

Đi sâu vào nội dung
chi tiết từng phần thay
vì kết nối các phần,
nghĩ trải nghiệm sau
khi làm khung nội
dung.

4

Nội dung chi Phần 1: nội dung
tiết
chưa sâu, chưa
gây được sự hứng
thú.

Phần 1: chọn diễn giả
không hợp lí, chưa
làm việc nhiều với
diễn giả.

5

Video trong
talkshow

Làm việc với BCT

ngay khi có khung nội
dung cơ bản để liên
kết các phần.
Khung nội dung cơ
bản bao gồm: STT,
thời lượng, nội dung
chính, hình thức, ghi
chú.

Chọn đúng diễn giả
với lĩnh vực ni, làm
việc trực tiếp với diễn
giả và cập nhật nội
dung cho diễn giả liên
Phần 2: nội dung Phần 2: hình thức đối
tục. Thống nhất hình
về tuyển dụng thoại làm giảm “đất” thức
xuyên
suốt
chưa phù hợp với của các diễn giả, chưa chương trình, nên để
đối tượng nên câu giải quyết được vấn diễn giả tự nói về
trả lời nông, người đề mà sinh viên quan phần của mình.
xem đánh giá thấp tâm.
năng lực của diễn
giả.
Phần 3: không kiểm
soát được nội dung
Phần 3: chưa đạt nói, chỉ làm việc 1 buổi
được mục đích trực tiếp với diễn giả.
tạo động lực cho

người tham dự.
Video quay nhưng Nội dung video không Cải thiện quy trình
chất lượng đầu ra sâu, người làm không làm việc của ban về
kém, không được đầu tư, không nhận nhận xét đầu ra. Có


chiếu trong CT.

6

Lời dẫn MC

được nhận xét từ các
thành viên trong ban.
Làm việc với kỹ thuật
chưa hiệu quả, quay
nhưng không đọc kĩ,
không đánh giá chi
tiết.

một mẫu kịch bản
video chuẩn và đầy
đủ cho các video sau
này.

Lời dẫn MC bị Người làm lời dẫn MC
thay đổi ngay sát
không làm việc trực
chương trình. MC tiếp với MC.
xảy ra lỗi trong CT.

MC không nắm rõ kịch
bản chương trình,
chưa
chạy
thử
chương trình nhiều.

Yêu cầu MC phải làm
việc trực tiếp với
người làm lời dẫn,
đến ít nhất 2 buổi sơ
duyệt và tổng duyệt.
Lời dẫn MC đánh số
tương ứng trong
timeline, cách dòng
mỗi câu dài để MC
không bị nhầm lẫn.

Yêu cầu làm việc với
kỹ thuật về cả nội
dung không chỉ thực
hiện.

b. Cách làm việc:
● Chú trọng nhất giai đoạn nền:
Cố gắng để các buổi brainstorm diễn ra hiệu quả, tránh tình trạng họp liên miên cả
ngày và ngày nào cũng họp
- Có định hướng và mục tiêu rõ ràng trong từng buổi.
- Yêu cầu mỗi thành viên có sự chuẩn bị trước và phải kiểm tra sự chuẩn bị đó để
tránh đến họp mà chưa có gì.

- Có người kiểm soát từng buổi, dừng lại nếu như mất nhiều thời gian mà không có
hiệu quả.

-

-

●
-

-

Lead là người chuẩn bị kĩ nhất trong buổi đó, phải list được ý tưởng trước, đặt ra
timeline của buổi để tự bản thân kiểm soát.
Trước khi bắt đầu công việc, trưởng ban cần tổ chức một buổi họp trực tiếp với lead,
sau đó trưởng ban tổ chức buổi họp với cả ban để cả ban nắm rõ sẽ phải làm gì
trong dự án, phổ biến cụ thể các công việc chung và công việc riêng.
Lead ban cần phân công công việc sao cho tất cả các thành viên tự nhận công việc
mình thấy hứng thú.
Luôn đặt nhân sự lên hàng đầu
Xác định rõ tinh thần nhân sự trước và sau mỗi giai đoạn.
Phải luôn có những buổi chia sẻ, giải quyết vấn đề nhân sự kịp thời khi cần thiết,
nhưng cũng tránh mất thời gian khi vấn đề không thực sự nghiêm trọng.
Phân chia rõ vai trò của các thành viên trong từng giai đoạn của dự án: Cố gắng
phân công công việc trên tinh thần hứng thú của người nhận, nhưng luôn gợi ý và
định hướng cho các thành viên thử sức với các công việc khác nhau trong các dự án
khác nhau hay giai đoạn khác nhau trong dự án, tránh để nhân sự làm cố định một
công việc.
Có bản đánh giá nhân sự sau mỗi dự án ngắn và mỗi giai đoạn trong dự án lớn để

-

tự thành viên đánh giá và được đánh giá bởi các thành viên khác.
Thường xuyên tổ chức chơi boardgame sau mỗi buổi họp trưa.

III.
Truyền thông sau sự kiện
Bài viết sau talkshow với tựa đề “Lời cảm ơn” - giống như một bức thư bộc bạch mà BTC
muốn gửi tới các diễn giả, những khán giá đến xem, hay những người theo dõi sự kiện
trong suốt 1 tháng. Kèm theo đó là những tấm ảnh chân thực chụp tại Talkshow được cung
cấp bởi careman.
___
Talkshow Trải nghiệm: BƯỚC NGOẶT 4.0 đã đi đến hồi kết và chắc hẳn đã để lại trong lòng
mỗi người nhiều giá trị và dư vị khó quên. Chương trình đã giúp các bạn sinh viên không chỉ
hiểu rõ tầm quan trọng của việc định vị bản thân và mở ra những cơ hội về tương lai việc
làm trong thời gian tới, mà còn đem đến cho các bạn những phương thức trải nghiệm thú vị
hấp dẫn.
Ban Tổ Chức mong rằng sau chương trình, người tham gia có thể tìm được cảm hứng bùng
nổ mới, tìm ra được một con đường mới cho bản thân. Mỗi chặng đường có thể có điểm
đến khác nhau, mỗi người tham gia đều có định hướng riêng của mình.
Thành công của chương trình được góp sức một phần không nhỏ từ các bạn. Ban Tổ chức
xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các bạn sinh viên đã tham gia và dành sự quan
tâm của mình đến Talkshow Trải nghiệm: BƯỚC NGOẶT 4.0 trong suốt thời gian qua.
Thay mặt toàn bộ BTC, Cảm ơn các bạn đã đến với Talkshow, đã trải nghiệm, đã lắng nghe
những giá trị và bài học cốt lõi mà chúng tôi muốn lan toả cho cộng đồng sinh viên. Chúng
tôi hi vọng rằng, các bạn sẽ luôn đồng hành và tiếp tục ủng hộ những dự án tiếp theo của
CLB Nhà Kinh tế trẻ.
Thân ái và hẹn gặp lại!
_____

Đề xuất các hoạt động truyền thông sau sự kiện:
- Thông qua email, gửi lời cảm ơn đến từng cá nhân, xin ý kiến đánh giá để
các chương trình về sau thêm hoàn thiện.
- Video tổng kết, ghi lại những hình ảnh đáng nhớ đã diễn ra trong talkshow
- Các bài cảm nhận của các khách mời đã tham dự chương trình
- Hoạt động tặng quà (của đơn vị tài trợ) cho các bạn sinh viên đã tham gia:
Sách điện tử, Bộ slide đẹp,...