Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 23

Họ và tên: Nguyễn Thị Phương
MSV: 11164187
Lớp chuyên ngành: Truyền thông marketing

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Sự kiện “TRẢI NGHIỆM XƯỞNG MỘC SÁNG TẠO CREATIVE GARA” của
công ty Cổ phần Xưởng sáng tạo Creative Gara
Tham gia với tư cách ban tổ chức

1. Tổng quan về sự kiện
- Thời gian tổ chức: Thứ 4, thứ 5, thứ 6 ngày 21, 22, 23 tháng 11 năm 2018
- Đối tượng tham gia: 538 học sinh khối Pooh trường mầm non Times City T1
và T2, trong độ tuổi từ 4 đến 5 tuổi.
+ Thứ 4 (21/11): Pooh1, Pooh 2, Pooh 3, Pooh 4, Pooh 5, Pooh 6 Tòa T1
+ Thứ 5 (22/11): Pooh 7, Pooh 8, Pooh 9, Pooh 10 Tòa T1; Pooh 1, Pooh 2
Tòa T2
+ Thứ 6 (23/11): Pooh 3, Pooh 4, Pooh 5, Pooh 6, Pooh 7, Pooh 8 Tòa T2
- Địa điểm: Xưởng Mộc sáng tạo Creative Gara


Địa chỉ: Số 1, ngõ 31, Hoàng Cầu, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
- Mục tiêu:
* Kiến thức:
+ Cung cấp cho trẻ các kỹ năng tạo hình với gỗ.
+ Cung cấp cho trẻ cách sử dụng các nguyên vật liệu phù hợp, cách phối
hợp màu sắc để tạo thành các sản phẩm có ý nghĩa.
+ Phát triển trí tưởng tượng cho trẻ.
* Kỹ năng:
+ Rèn cho trẻ các vận động tinh của bàn tay, ngón tay.
+ Rèn kỹ năng làm việc nhóm.
* Thái độ:

+ Trẻ có tinh thần đoàn kết, biết chia sẻ, giúp đỡ nhau.
+ Trẻ biết trân trọng sản phẩm do mình tạo ra.
+ Trẻ có hứng thú trong giờ học và tuân thủ các nội quy trong giờ hoạt
động.

2. Kịch bản tổ chức
- Trước hoạt động
Thời gian Nội dung
Liên lạc
với đối tác
(Xưởng
30/10/2018
mộc
Creative
gara)

Thực
hiện

Vị trí

Ban
giám
hiệu và
Creative
Gara

Yêu cầu thực hiện
- Yêu cầu đối tác gửi nội dung các
hoạt động trải nghiệm trong

chương trình
- Thống nhất các yêu cầu giữa 2
bên
Cam kết không vi phạm các nội
dung mà 2 bên đã yêu cầu
Lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết cho
buổi trải nghiệm.

Giám
sát
Ban
giám
hiệu

Ban
giám
hiệu

Lập kế
hoạch trải
31/10/2018 nghiệm
Uyên
xin phê
duyệt

Phòng
Kế toán

Soạn thư
thông báo

1/11/2018
Uyên
=> Xin
phê duyệt

- Rõ ràng, mạch lạc đầy đủ thông Ban
tin.
giám
Phòng
- Trang phục của phụ huynh và trẻ: hiệu
Kế toán
Trẻ mặc quần áo đồng phục, đi giày
đế mềm.


- Phụ huynh tham dự sự kiện hỗ trợ
giáo viên trong công tác quản trẻ:
Mỗi lớp có tối đa 3 phụ huynh tham
dự.
- Thư được gửi qua email của tuyển
sinh và KO
- Trong hoạt động
Thời
gian

Nội dung

Thực
hiện

Vị trí

Trẻ đi xe
Giáo
Di
bus tới
viên các
chuyển
8:30-9:00 Xưởng mộc lớp
trên
quản lý
Creative
đường
học sinh
gara

Yêu cầu thực hiện
- Hướng dẫn trẻ cách di chuyển an
toàn và kiểm tra số lượng học sinh
toàn khối
- Trong quá trình di chuyển giáo
viên trò chuyện với trẻ về cảnh vật
bên đường, các hoạt động của trẻ
tại xưởng mộc, các lưu ý khi tham
gia hoạt động,

Luôn kiểm soát số lượng học sinh
Trẻ tập kết
- 1 giáo viên đứng trước.
Giáo

tại cổng
Xưởng - 1 giáo viên đứng sau
viên các
Xưởng
mộc
- Luôn đếm và kiểm soát số lượng
lớp
9:00-9:15
Mộc
Creative học sinh của lớp mình.
quản lý
- Phân công phụ huynh hỗ trợ công
Creative
gara
học sinh
việc cụ thể. (Trông học sinh, mang
gara
đồ v…v)

Giám
sát

Bán
giám
hiệu

Ban
giám
hiệu

- Nội dung hoạt động

Thời gian Nội dung

Thực
hiện

Hướng dẫn
các bạn
9:10-9:25 nhỏ chơi
trò chơi
(mê cung,

Creative
Gara
Quý
Phúc

Vị trí

Yêu cầu thực hiện

Xưởng
'- Trẻ được chia theo nhóm: 6
mộc
lớp/nhóm.
Creative
- Các nhóm luân phiên thăm quan
gara
xưởng mộc.

Giám
sát
Ban
giám
hiệu


bi lắc, máy
bắn đá...)

- Hướng dẫn trẻ rõ ràng, dễ hiểu
tạo được hứng thú cho trẻ.
- Xưởng mộc phân công nhân sự
cụ thể cho từng nhóm.
- Lịch trình tham gia các hoạt động
của các nhóm với từng trò chơi.

- Trẻ đi tham quan theo sự hướng
dẫn của các anh chị bên Xưởng
Mộc
* Giới thiệu về xưởng mộc, các sản
Tham quan
xưởng mộc
phẩm xưởng mộc.
Creative Xưởng
và giới
* Giới thiệu về công cụ dụng cụ,
Ban
mộc

Gara
nguyên liệu của xưởng mộc
9:25-9:30 thiệu các
giám
Quý
Creative
sản phẩm
* Trải nghiệm thợ mộc: cưa, chà
hiệu
Phúc
gara
trò chơi
nhám, đóng đinh, bào ….
bằng gỗ.
- Xưởng mộc phân công nhân sự
cụ thể cho từng nhóm.
- Lịch trình tham gia các hoạt động
của các nhóm.
Workshop
Chủ đề 1:
TimeCity
trong mắt
- Trẻ tham gia hoạt động tại các
em.
Tham
góc chơi.
Chủ đề 2: quan
- CG cần có phân khu cụ thể cho
Home
xưởng

từng lớp.
mộc và Xưởng - Phân công nhân sự phụ trách từng
sweet
giới
mộc
lớp, từng khu vực.
home
Kế toán
9:30-10:40
Chủ đề ​3​ : thiệu
Creative - Giáo viên và phụ huynh đảm bảo
Sáng tạo
các sản gara
an toàn cho trẻ.
với thân
phẩm
- Giáo viên phân công nhiệm vụ và
cây.
trò chơi
vai trò của phụ huynh.
Sản phẩm: bằng gỗ.
- Mỗi học sinh tham gia hoạt động
Từ các
có 1 sản phẩm mang về.
khối gỗ các
con được
hướng dẫn


sáng tạo

theo từng
chủ đề.
Hoạt động:
Đóng đinh,
chà nhám,
dán keo, tô
màu
- Kết thúc hoạt động
Thời gian Nội dung

Thực
hiện

Chụp ảnh
kỷ niệm
Giáo
10:40-10:50 và tặng
viên lớp
quà
(voucher)
Giáo
viên các
Trẻ tập
kết ra xe
lớp
10:50-11:00
trở về
trường

Vị trí

Giám
sát

Yêu cầu thực hiện

Xưởng
mộc
Creative
- Kiểm tra kỹ đồ dùng, trang phục
gara
của trẻ, tránh nhầm lẫn, bỏ quên
- Giáo viên điểm danh trẻ đầy đủ
trước khi lên xe
- Báo lại sĩ số, tình trạng của trẻ
cho KT
- Trò chuyện với trẻ về buổi trải
nghiệm

Ban
giám
hiệu

Ban
giám
hiệu

Check list
Nội dung công
Yêu cầu

việc
Chuẩn bị Nội
I.
dung
Đảm bảo ngân sách đã được phê
1 Ngân sách
duyệt
Thể hiện rõ:
- Mục đích tổ chức
Kịch bản, Phân
- Thành phần tham dự
2
công công việc
- Thời gian, địa điểm tổ chức
- Phân công checklist

Thời
hạn

Thực
hiện

Giám
sát

10/11

TNHC

BGH

7/11

Uyên

Hiệu
phó

Tình
trạng


Chuẩn bị nội
dung các hoạt
3
động trải
nghiệm

- Đảm bảo kiến thức đúng độ
tuổi.
- Đồ dùng đầy đủ, đúng yêu cầu
của hoạt động

6/11

Creative
Gara

BGH

10/11

Uyên

Hiệu
trưởng

13/11

KT +
Tuyển
sinh+
Giáo
viên

BGH

15/11

Hành
chính

TNHC

17/11

Giáo
viên

Khối

trưởng

Ngày 21,22,23/11

20/11

TNHC

Hiệu
trưởng

2 Thuê bảo vệ

Thuê thêm mỗi ngày 1 bảo vệ đi
cùng

20/11

TNHC

Hiệu
trưởng

2 Đồ ăn sáng

Cần có ở lớp lúc 7:30 và đồ ăn
chỉ vừa ấm để trẻ đến có thể ăn
ngay.

20/11

TNHC

Hiệu
trưởng

Những ngày đi dã ngoại các lớp
3 Ăn nhẹ cho trẻ đi chơi sẽ uống sữa vào buổi sáng
và ăn sữa chua vào buổi chiều

20/11

Bếp
trưởng

TNHC

Nước uống,
4 giấy ăn, cốc
giấy,

20/11

TNHC

Hiệu
trưởng

II Soạn thư thông báo
Soạn thư thông Yêu cầu phụ huynh đăng ký,

1 báo gửi phụ
trang phục của trẻ, thời gian, lịch
huynh
trình

2

Gửi thư cho
phụ huynh

Gửi đăng ký bản cứng + bản
mềm trên KO và thư email

In thư thông
báo và dán tại
3 bảng tin của
In khổ A4 và khổ A1
trường và của
lớp
Tổng hợp lại
Đúng và đủ
4 đơn đăng ký
của phụ huynh
III Hậu cần
1

Thuê xe cho
học sinh

Cốc giấy cho các cháu. Nước

uống dạng chai nhỏ.
1 cháu/chai


5
6

7

IV

1
V

Danh sách học Kiểm soát danh sách học sinh
20/11
sinh
đăng ký đi dã ngoại
Một số cháu đã được phát thẻ tên,
Thẻ tên cho
20/11
1 số cháu chưa được phát có thể
học sinh
in và cài lại
Cử nhân viên y
tế, kỹ thuật hỗ Mang đầy đủ túi cứu thương
20/11
trợ đi cùng
Thiết bị và
hoạt động hỗ .

trợ
Chụp rõ nét các hoạt động.
21, 22,
Chụp ảnh
Giáo viên có thể liên hệ phụ
23/11
huynh hỗ trợ chụp ảnh.
Ngày 21, 22,
23/11
Như trong kịch
bản

Giáo
viên

Khối
trưởng

Giáo
viên

Khối
trưởng

Y tế

TNHC

TNHC

BGH

Nhân sự
Khu vực

Leader

Support

Đón tiếp

Trung

Hiệp + Trang

Sau khi hoàn thành sẽ di
chuyển bổ trợ cho khu vực
tiếp theo

Xưởng
tham
quan

Dũng

Phương Anh + Hưng

Sau khi hoàn thành sẽ di
chuyển bổ trợ cho khu vực
tiếp theo

Khu trải
nghiệm
và làm
sản phẩm

Cường +Trung Nga + Phượng + Dung +
+ Dũng
Hiệp + Trang + Phương
Anh + Hưng + Hảo + Vân

Tiễn học
sinh ra về

Trung

Nga + Phượng + Dung +
Phương Anh + Hảo

Ghi chú


Kinh phí
STT

NỘI DUNG

1

Vé vào cổng

2
3

Thợ chụp ảnh
Tiền xe
Tổng kinh phí

ĐƠN
SỐ
ĐƠN GIÁ
VỊ LƯỢNG

Thành tiền

vé

540

105,000

56,700,000

xe

3
18

1,000,000
880000

3,000,000
15,840,000
75,540,000

GHI CHÚ
Giá đã bao gồm
VAT

3. Đánh giá
- Nhìn chung, sự kiện kết thúc thành công và nhận được phản hồi tốt ngay sau
khi chương trình diễn ra. Không gặp phải các cản trở gây khó khăn (cả về chủ
quan lẫn khách quan). Nhờ thành công của sự kiện lần này mà Creative Gara
đã tiếp tục được hợp tác với trường mầm non Vincity tròn các lần tiếp theo.
- Tuy nhiên có một số vấn đề chưa thực sự được triển khai tốt, cụ thể như sau:
+ Về truyền thông trước sự kiện: Công ty chỉ trực tiếp liên hệ với trường
và tổ chức luôn sự kiện mà không thực hiện truyền thông trước sự kiện.
Hiện tại, lượt like trang fanpage của công ty đang là 25.910 lượt, công ty
có thể dùng fanpage này để thực hiện truyền thông cho sự kiện. Nếu
hoạt động này diễn ra, sự kiện sẽ càng thành công hơn nữa.
+ Về nhân sự: Do có một số cộng tác viên support mới tham gia, chưa
nắm rõ được quy trình và cách hướng dẫn làm sản phẩm nên làm ảnh
hưởng đến thời gian diễn ra sự kiện. Leader cũng chưa training kỹ cho
các cộng tác viên, cần đúc kết và rút kinh nghiệm lần sau.
+ Về sự phản hồi của khách hàng: Mặc dù có nhận được phản hồi tích cực
từ phía khách hàng nhưng cần đầu tư kỹ hơn về vấn đề này, tức là phải
nên có biên bản tổng kết sau sự kiện, xin ý kiến của khách hàng về
những mặt đã làm tốt và những mặt còn tồn đọng để từ đó thay đổi tốt
hơn cho các sự kiện tiếp theo.
+ Về truyền thông sau sự kiện: Công ty có thực hiện lên đăng tải hình ảnh

của sự kiện lên trang fanpage, tuy nhiên chưa đạt hiệu quả cao vì chưa
được đầu tư về content của bài viết, lượt tiếp cận chưa cao và chưa thực
hiện chạy quảng cáo để quảng bá cho sự kiện.