Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 32

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA MARKETING
----oOo----

TỔ CHỨC SỰ KIỆN
ĐỀ BÀI:
“Trình bày một sự kiện mà bạn đã tham gia. Lập kế hoạch
truyền thông sau sự kiện cho sự kiện đó”

Sinh viên thực hiện

: Phạm Thị Nga

Mã sinh viên

: 11163594

Lớp

: Truyền thông Marketing 58

Hà Nội, 2019


SỰ KIỆN: “DÃ NGOẠI CUỐI TUẦN”
1. Sơ lược về sự kiện:

Đây là sự kiện dã ngoại cuối tuần dành cho khách hàng là phụ huynh và học
sinh lớp 3, trường tiểu học Đoàn Thị Điểm. Những vị khách tham gia sự kiện sẽ đi theo
đoàn, tập trung tại trường học và di chuyển bằng xe ô tô đến địa điểm tổ chức sự kiện.
Đơn vị tổ chức: Công ty Cổ phần Creative Gara – Một công ty cung cáp hoạt động

giáo dục trải nghiệm sáng tạo thông qua làm mộc cho trẻ em từ 3 đến 15 tuối. Công ty
hợp tác với các đơn vị giáo dục trường học và các đơn vị có nhu cầu tìm đến một nơi
vui chơi cho trẻ.
Đơn vị hợp tác:
-

Kidsdo Farm - Cung cấp địa điểm và một vài vật dụng sự kiện cơ bản.
Proship – cho thuê xe tải chở hàng 1 tấn
Đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống sự kiện lưu động

Địa điểm: Kidsdo Farm, Trường quay Cổ Loa, Đông Anh, Hà Nội
Thời gian: Chủ nhật, ngày 24 tháng 3 năm 2019
Khách tham gia sự kiện: Gia đình học sinh lớp 3, trường tiểu học Đoàn Thị Điểm
Quy mô: 50 khách (bao gồm cả phụ huynh và học sinh)
Nhân viên sự kiện:
-

2 quản lý phụ trách tổng thể chương trình
1 MC dẫn đoàn và hoạt náo
3 cộng tác viên hỗ trợ
1 nhiếp ảnh

Nhiệm vụ của em: Cộng tác viên cho sự kiện


2. TIMELINE:

Thời gian

Hoạt

động

Thời
lượng
30p

13h-17h,
Ngày
23/3/201
9

60p
Chuẩn
bị

45m

Ngày
24/3/201
9
6h

30m
Chuẩn
bị

30m
10m

8h30

set-up bàn ghế

10m

Set-up các khu trò chơi
Đón tiếp và ổn định học sinh, phụ
huynh từ trên xe
Giới thiệu chung về các chương trình
sẽ diễn ra trong ngày tới khách tham
gia sự kiện
Dẫn khách di chuyển đến nông trại
Hái ngọn khoai lang
Thăm vườn rau mồng tơi

5m
5m
7m
3m

9h

9h45

Tham
quan
nông
trại
Trò
chơi cá

nhân

Địa
điểm

Dụng cụ

Nhân viên lên check-lish dụng cụ
cần thiết cho sự kiện
Set-up dụng cụ theo check-lish
Gọi điện xác nhận với bên cho thuê Công ty
địa điểm tổ chức là Kidso farm về Creativ
các dụng cụ hỗ trợ
e Gara
Xác nhận với bên cung cấp dịch vụ
ăn uống trong sự kiện
Phân công cộng tác viên cho sự kiện
Công ty
Cộng tác viên xếp dụng cụ đã set-up
Creativ
lên xe ô tô được thuê
e Gara
Nhân viên di chuyển từ Hoàng Cầu
đến trường quay Cổ Loa bằng xe của
công ty
Set-up sân khấu và backdrop
set-up bàn truyền thông

10m

15m
Đón
tiếp

Nội dung chi tiết

7m

Đào khoai tây

10m
10m
3m
15m

Thụ phấn cho ngô
Thu hoạch cà chua, cà pháo
Thăm vườn táo
Game "Tắc-giăng": Trẻ xếp hàng,
lần lượt từng người lên trải nghiệm.
Mỗi cá nhân sẽ tự mình vượt qua các
chướng
ngại
vật

Kidsdo
Farm

bàn
workshop

và bàn ăn
uống

Sân
Trường Loa
quay Cổ phóng
Loa
Giỏ nhựa
Nông
trại tại
Kidsdo
Farm
Khu
vực trò
chơi
Tắc-

Giỏ nhựa,
mai xới
đất
Giấy nhỏ
Giỏ nhựa


Các cộng tác viên sẵn sàng đứng tại
các khu vực trò chơi nguy hiểm để giăng
bảo vệ và hướng dẫn trẻ

10h30

30m

Game "Sasuke": Luật chơi như trên

15m

Giới thiệu xưởng mộc

Giới
thiệu
20m
xưởng
mộc và
các trò
chơi
team
buildin
g
5m

5m
2m
11h30

Ăn trưa

5m
57m

12h30

Làm
sản
phẩm

5m
5m

Chơi trò chơi mê cung: Trẻ chia làm
2 đội, mỗi đội 8 thành viên. Khi có
lệnh bắt đầu, mỗi thành viên cầm
một sợi dây của mê cung và kết hợp
cùng đồng đội nâng mê cung, dẫn
viên bi từ vạch xuất phát về đích.
Đội thắng là đội về đích nhanh nhất
Trò chơi diễn ra 3 lần và các đội chơi
đổi mê cung cho nhau. Thắng 2/3 lần
là đội thắn chung cuộc.
Trò chơi xếp hình kago: Trẻ vẫn chia
thành 2 đội, mỗi đội sử dụng các
thanh kago có sẵn xếp thành các tòa
nhà cao tầng. Đội nào xây được ngôi
nhà cao hơn sẽ dành chiến thắng.
Truy tìm báu vật: Khi có hiệu lệnh,
trẻ cũng xuất phát chạy lên đồi
chong chóng để nhặt búa và quay trở
lại bàn.
Ổn định học sinh và thông báo đến
giờ ăn trưa
Hướng dẫn phụ huynh và học sinh

đến vị trí nhà vệ sinh
Ăn trưa
Hướng dẫn trẻ lựa chọn sản phẩm để
làm, có 4 sản phẩm để lựa chọn:
Máy bắn đá đối trọng, ngôi nhà trên
cây, máy bay trực thăng, vẽ tranh
palet.
Giới thiệu chung về dụng cụ, cách
làm sản phẩm

Khu
vực trò
chơi
Sasuke
Micro,
Nhạc

2
mê
Sân
cung,
2
bi
khấu sự
nhỏ
kiện

2
đống
kago ở 2

bên sân
khấu
Đồi
chong
chóng

Rải búa ở
đồi chong
chóng

Bàn ghế,
Khu vệ thức ăn
sinh và
ăn uống
Sân
khấu
chính


50m

13h30

Chơi tự
30m
do

14h

Trò

chơi
team
buildin
g

30m

30m

15h

Bắt vịt

15m
5m

15h20

Truy
tìm
phần
thưởng

2m
5m
10m

15h45

Kết

thúc
chương
trình

10m
5m
30m
30m

Làm sản phẩm
Trẻ và phụ huynh chơi tự do với các
trò có sẵn trong khu trải nghiệm như:
- Phá thành xây từ kago bằng máy
bắn
đá
trẻ
vừa
làm
Chụp
ảnh
- Chơi lại các trò Sasuke, Tắc- giăng
Trò chơi kéo co: 2 đội, thành viên
không giới hạn nhưng cân bằng 2
bên
Sân
khấu sự
Trò chơi nhảy dây: mỗi lượt chơi kiện
gồm tối đa 3 người nhảy dây, người
để dây dừng sẽ bị loại và đợi đến
vòng sau

Trải nghiệm hoạt động bắt vịt: Mỗi
Chuồng
nhóm 3 người cùng vào chuồng đuổi
vịt
và bắt vịt

Dây
thừng cói

Thả vịt
vào
chuồng

Ổn định các bé tại sân khấu chính

Sân
khấu
Giới thiệu về phần thưởng tại đồi
chính
chong chóng
Đồi
Khi có hiệu lệnh, trẻ chạy đi tìm
chong
phần thưởng tại đồi chong chóng
chóng
Với những trẻ chưa làm xong sản
phẩm, cộng tác viên và phụ huynh
giúp trẻ hoàn thiện sản phẩm
Ổn định khách tham gia sự kiện để
chụp ảnh kỷ niệm

Sân
khấu
Gửi sản phẩm, phiếu quà tặng cho
chính
khách và tiễn khách lên xe ra về
Nhân viên dọn dẹp địa điểm, chuyển
đồ lên xe
Di chuyển về công ty

Rải kẹo,
bim bim
lên đồi

Máy chụp
ảnh
Túi đựng
sản phẩm,
phiếu quà
tặng


3. KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN:

Công chúng nhận tin mục tiêu: Phụ huynh đã tham gia sự kiện và các phụ huynh
khác
Mục tiêu truyền thông: Cảm ơn người tham gia, nhắc nhở họ về những lần hợp tác
tiếp theo và giới thiệu công ty Creative Gara tới những khách hàng khác.
Phương tiện đăng tải: Trang chủ của trường tiểu học Đoàn Thị Điểm, fanpage của
công ty tổ chức sự kiện: Creative Gara
Thông điệp truyền thông: Môi trường trong lành, gia đình gắn kết, trẻ vui vẻ và học

được nhiều điều bổ ích. Trong đó, chú ý đăng tải nhiều hình ảnh đẹp của sự kiện để phụ
huynh lưu ảnh về.
Thời gian đăng bài: 9h sáng thứ 2, 1 ngày sau khi sự kiện diễn ra.
Bài truyền thông:
TUỔI THƠ CON LUÔN LÀ ĐIỀU TUYỆT VỜI NHẤT
“Con chơi Sasuke thêm một lần nữa cô nhé?”
“Tớ bắt được vịt rồi!”
“Bố con mình làm xe nhanh để con đi phá thành cùng các bạn nữa”
“Đây là cây gì thế cô? Vì sao thân cây lại có màu trắng?”
“HUHU, nhưng như thế là không công bằng!”
Đó là vài lời mà những đứa nhóc lớp 3 đã thốt lên trong buổi dã ngoại ấy. Có nhiều
những câu hỏi tò mò, những ro hò hứng khởi khi thắng cuộc, cũng không tránh được
chút hờn dỗi khi không phải là người chiến thắng.
Buổi dã ngoại diễn ra với đủ thể loại trải nghiệm: Từ thụ phấn cho ngô, đào khoai,
bắt vịt, trò chơi thử thách như Sasuke, những trò đòi hỏi tinh thần đồng đội như mê
cung, kéo co, nhảy dây,…đến việc tự tay làm ra một sản phẩm bằng gỗ. Tin rằng đây
không chỉ là những trò chơi giải trí mà thông qua trải nghiệm trẻ có thể khám phá ra
những kiến thức về thực vật, nguyên lý vật lý, logic và học cả về những kỹ năng mềm.
Để sự kiện diễn ra thuận lợi và mang lại nhiều điều ý nghĩa đến với khách tham dự
sự kiện, chúng tôi – công ty Creative Gara chân thành cảm ơn các bậc phụ huynh và
bạn nhỏ đã cháy hết mình trong những buổi trải nghiệm!


Creative Gara hy vọng còn nhiều dịp hợp tác với quý đơn vị để cùng nhau tạo nên
một môi trường trải nghiệm lý thú và ý nghĩa cho thế hệ tương lai của đất nước.


HÌNH ẢNH SỰ KIỆN: