Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 38

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA MARKETING
---

---

BÀI TẬP CÁ NHÂN
MÔN HỌC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đề bài: Viết bài truyền thông cho sự kiện Tò He Play 2018
Họ và Tên

: Trần Thị Phương Thảo

Mã sinh viên

: 11164858

Lớp chuyên ngành

: Truyền thông Marketing 58

Lớp tín chỉ

: Tổ chức sự kiện

Giảng viên hướng dẫn

: ThS. Nguyễn Thị Minh Hiền

Hà Nội 04/2019

Thông tin về sự kiện

A.

Tham gia sự kiện trong vai trò : Cộng tác viên
Sự kiện : KHOE CREATIVE FESTIVAL 2018 ( gọi tắt là KHOE)
Hình thức : Sự kiện phi lợi nhuận, có bán vé.
Thời gian : 1/12/2018 - 2/12/2018 từ 9h đến 17h
Đơn vị tổ chức : Doanh nghiệp xã hội Tò He
Địa điểm : Công viên mùa xuân - Ecopark
Đối tượng : Trẻ em từ 3 đến 12 tuổi
Quy mô : 5000 lượt khách
Giá vé
•

Trẻ em : 100.000 đồng / Lượt

•

Người lớn : 120.000 đồng/ lượt
KHOE CREATIVE FESTIVAL là một sự kiện dành cho các bạn nh ỏ được tổ

chức thường niên kể từ năm 2017 bởi doanh nghiệp xã hội Tò He. Sự ki ện này là
một sự kiện phi lợi nhuận nhằm quyên góp thực hiện những dự án vì trẻ em.
Không chỉ là sự kiện vui chơi sáng tạo hấp dẫn dành tất cả m ọi người, đặc
biệt là trẻ em, ngày hội sáng tạo "Khoe 2018" còn là n ơi lan t ỏa thông đi ệp ý
nghĩa của những người tổ chức là sẻ chia, đóng góp cho cộng đồng.
Cụ thể, sau thành công của KHOE 2017, KHOE 2018 tiếp tục được tổ chức.

Tham dự KHOE 2018, các bé cùng gia đình sẽ có c ơ h ội tho ả s ức chiêm ng ưỡng,
trải nghiệm nghệ thuật: Tác phẩm sắp đặt khổng lồ từ hơn 30 mô hình nhà
tranh rực rỡ sắc màu. Tham gia hơn 20 trò chơi vận động, sáng tạo, ngh ệ thu ật,
tương tác với công nghệ từ các đơn vị nổi tiếng hoạt động trong ngành công
nghiệp sáng tạo và đặc biệt là tham dự buổi đấu giá các tác ph ẩm của các b ạn
nhỏ. Toàn bộ lợi nhuận thu được từ KHOE sẽ được dùng để xây dựng Khu tổ hợp
nội trú và giáo dục – hướng nghiệp cho các bạn nhỏ dân tộc thi ểu s ố, còn nhi ều
khó khăn tại xã Ngọc Long, huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang.
Các hoạt động trong sự kiện :
Sự kiện gồm các chương trình sân khấu và chương trình hoạt đ ộng di ễn ra
đồng thời.


Layout tổng thể ngày hội KHOE 2018
Chương trình sân khấu:


Chương trình hoạt động :
Các chương trình hoạt động của khu vực Tò he được đi ều hành và ki ểm
soát bởi các đội CTV, mỗi nhóm sẽ phụ trách 1 khu v ực trong su ốt 2 ngày di ễn ra
sự kiện. Các khu vực hoạt động của đối tác do họ tự đi ều hành, ki ểm soát trong
sự thống nhất của ban tổ chức.


Quản lý Cộng Tác Viên KHOE 2018
•

Đối tượng : Học sinh sinh viên 18-25 tuổi

•

Thời gian mở đơn tuyển CTV : 19/11-25/11

•

Training CTV :

Khu vực hoạt động, khu vực hậu cần: 14h - 16h30 chủ nhật (25/11)
Team đăng ký set up Ecopark: 16h30 - 17h30 chủ nhật (25/11)
Khu vực đối tác, khu vực triển lãm, khu vực check in: 18h - 20h30 thứ 2 (26/11)


Buổi training sẽ cung cấp toàn bộ thông tin sự kiện, bộ quy tắc ứng xử,
nhiệm vụ của từng khu vực vì vậy bắt buộc tất cả thành viên ph ải tham gia đ ể
đáp ứng các yêu cầu chạy chương trình KHOE 2018
1. Phương tiện di chuyển:
- Xe bus Ecopark (free) hoặc xe máy (tự túc)
- Lịch xe bus: />Thời gian bắt buộc có mặt: 8h (Ngày 1/12 và 2/12)
Địa điểm tập trung điểm danh: Công viên mùa thu
2. Trang phục
- Tòhe sẽ phát áo lưới cam mặc bên ngoài, thẻ ban tổ chức và mũ.
3. Quy tắc ứng xử trong sự kiện:
- Tất cả các vị trí nắm lịch trình hoạt động và các thông tin về s ự ki ện đ ể b ản
thân vô cùng tự tin, sẵn sàng chia sẻ nếu khách hàng có nhu cầu tìm hi ểu.
- Luôn tươi xinh, thể hiện thái độ nhiệt tình, chuyên nghiệp.
- Giúp đỡ đồng đội, giúp đỡ mọi người, đặc biệt giúp đỡ và bảo vệ trẻ em.
- Tuân thủ mọi sự điều động của trưởng hoạt động.
Khi có tình huống quá đông và không xử lý được: Xin hỗ tr ợ từ TNV và
trưởng hoạt động.

B. Nhận xét đánh giá về sự kiện

Từ góc nhìn là một CTV của sự kiện, nhìn sự kiện ở cả mặt nổi và m ặt n ội b ộ có
thể đánh giá KHOE 2018 là một sự kiện rất thành công và nổi bật.
1. Ý nghĩa sự kiện
•

Một sự kiện hướng tới trẻ em, vì trẻ em, mang ý nghĩa rất nhân văn và cao
cả

•

Trân trọng và tạo môi trường để sự sáng tạo của các bé bay cao bay xa

•

Không chỉ là một sân chơi bổ ích mà còn là một s ự ki ện đ ầy ắp s ự s ẻ chia
và yêu thương

2. Sáng tạo


Là một sự kiện sáng tạo nên yếu tố sáng tạo trong sự ki ện KHOE là vô cùng
quan trọng và Tò he thật sự đã làm rất tốt điều này cùng v ới s ự góp s ức c ủa các
CTV và đối tác.
Các sân chơi trong ngày hội KHOE thật sự vô cùng đa dạng và gần nh ư
không giới hạn:
•

Những trò sáng tạo với những vật dụng hết sức đơn giản từ màu, chai

nhựa, túi giấy, lá, vải…. nhưng được thực hiện ở nhiều quy mô cấp độ
khác nhau: từ những chiếc mặt ná bé xinh đến những bức tranh v ải màu
sắc khổng lồ,...

•

Những trò chơi vận động cũng đa dạng : xếp ghế, nhảy bao b ố truy ền
thống…

•

Triển lãm tranh, văn học và thơ ca do chính các em h ọc sinh từ các tr ường
tiểu học, cấp 2 trên địa bàn HN gửi về, cùng với những tác ph ẩm có chi ều
sâu nghệ thuật được thực hiện bởi chính các bạn nhỏ tự kỉ được nuôi
dưỡng tại TÒ HE FUN

•

Những sàn thi đấu STEM, thử nghiệm hóa học thú vị,...

•

Những laoij hình nghệ thuật cập nhật nhất trên thế giới
TÒ HE đã khéo léo biến ngày hội KHOE thành một ngày hội tương tác r ất

toàn diện, các bé vừa được thể hiện bản thân và cũng v ừa được tr ải nghi ệm
nhiều điều thú vị.
3. Truyền thông

KHOE là một chương trình nhận được nhiều tín nhiệm. Các đối tác truy ền

thông của KHOE đều rất có ảnh hưởng : VTV1,VTV3, các đài truy ền hình đ ịa
phương… Những tờ báo lớn : Báo tiền phong, báo quân đội nhân dân,.... nh ững
trang báo điện tử uy tín : afamily.vn, Blog trẻ thơ, brandvietnam, nhandan, lebors,
hanoitourist,...
•

Truyền thông trước sự kiện :
Trên nền tảng mạng xã hội FB :
•

Quảng

cáo

sự

kiện

KHOE

2018

trên

facebook

www.facebook.com/KHOEcreativefestival/ tới các đối tượng khách
hàng có thể quan tâm.
•

Kết hợp với các trang fanpage của đối tác đưa thông tin về sự ki ện
tới KH như Young Beat Young Hit ( đối tác sáng tạo),Tiem Huu La
La,đồn điền,...

•

Sử dụng các KOL như Trang Minh Nguyễn ( founder Mầm Nhỏ),...


•

Truyền thông sau sự kiện :
•

Sự kiện được nhắc đến trên những bản tin trong ngày của các đài
truyền hình VTV,...

•

Có hơn 100 bài báo viết về sự kiện trên các trang báo điện tử

•

Trên các kênh FB và trang web của Tò he, đăng ảnh trong s ự ki ện
trong 1 tuần sau KHOE 2018

•

Truyền thông về tiến độ của công trình trường học mà sự kiện gây
quỹ.

⇒ Truyền thông làm rất tốt và chuyên nghiệp, đem đến cảm giác như một sự
kiện được bảo chứng về chất lượng.
4. Làm việc chuyên nghiệp

Sự kiện Khoe diễn ra gần như vừa khít theo kịch bản về th ời gian và n ội
dung. Điều này cho thấy tác phong chuẩn chỉ về mặt th ời gian cũng nh ư kỹ năng
lên kế hoạch chuyên nghiệp của ban tổ chức sự kiện.
•

Phía CTV
Mặc dù phần lớn nhân sự chạy sự kiện khoe là các CTV từ khắp các n ơi

trên địa bàn Hà Nội, nhưng có thể thấy rõ tinh thần và cách làm vi ệc chuyên
nghiệp từ đội ngũ chạy sự kiện KHOE. Điều này có được nhờ cách qu ản lý và t ổ
chức chuyên nghiệp của Tò He. Tò he quản lý CTV bằng cách t ạo m ột c ộng đ ồng
CTV

trên

FB,

luôn

kết

nối,

chia

sẻ

thông

tin

cùng

nhau

:

/>Việc phân chia đội nhóm cũng được thực hiện rất khoa học dựa trên những
buổi phỏng vấn và training để tìm ra những vị trí phù h ợp cho CTV. Ban t ổ ch ức
cũng là những người trẻ, tài năng và nhiệt huyết nên rất thấu hi ểu CTV. Làm
việc trên tinh thần hỗ trợ và đoàn kết : Cùng ngồi lại họp nhóm sau m ỗi giwof
nghỉ ngơi để tổng hợp và rút kinh nghiêm. Môi trường ở KHOE cũng là 1 môi
trường tốt cho các CTV được học hỏi.
•

Phía đối tác :
KHOE hợp tác với rất nhiều đối tác : hơn 200 thương hiệu, tổ chức lớn nhỏ.

Trong quá trình diễn ra sự kiện, việc trao đổi và giao ti ếp v ới các bên đ ối tác
đều rất thuận lợi và vui vẻ.

C. Bài truyền thông sau sự kiện :
•

Lời cảm ơn - trên FB KHOE creative festival

LỜI CẢM ƠN
KHOE CREATIVE FESTIVAL đã khép lại đẹp như một ngày h ội trong m ơ. Có
được sự thành công này, BTC chúng tôi xin gửi l ời cảm ơn chân thành đ ến các
nhà tài trợ, đối tác đồng hành, các trường học, đội ngũ cộng tác viên cũng như
toàn thể những vị khách đã ủng hộ, tham gia cùng KHOE trong hai ngày cu ối
tuần vừa qua.
Không chỉ là một sự kiện vui chơi sáng tạo đơn thuần, KHOE đã tr ở thành
một ngày hội nơi tất cả mọi người tham gia đều có thể cùng nhau đóng góp m ột
phần nhỏ cho những dự án cộng đồng mà cụ thể ở đây là d ự án xây dựng đi ểm
trường, thư viện sáng tạo và hướng nghiệp cho trẻ em tại xã Ngọc Long, huy ện
Yên Minh, tỉnh Hà Giang.
Trong quá trình sự kiện diễn ra, không thể nào tránh kh ỏi những thi ếu sót,
BTC rất mong nhận được sự lượng thứ và góp ý từ tất cả các bạn đ ể có th ể n ối
dài những mùa KHOE ngày một hoàn thiện và chuyên nghiệp hơn.
Một lần nữa chân thành cảm ơn và hẹn gặp lại tại KHOE 2019!
Trân trọng,
BTC KHOE CREATIVE FESTIVAL
•

Bài review các hoạt động thú vị thu hút nhất trong sự kiện
Chủ yếu đăng ảnh và những sản phẩm, thành quả hay những cảm xúc của

các em nhỏ sau khi trải nghiệm hoạt động.


•

Những hoạt động đậm chất KHOE tại điểm trường nội trú Ngọc Long, Hà

Giang.


__ END__