THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY CPTB VMT VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (885.22 KB, 40 trang )
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô bộ môn đã định hướng, chỉ dẫn và
truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cơ bản để tôi có thể hoàn thành
bài tiểu luận của mình.
Trong quá trình làm đề tài mặc dù cá nhân tôi đã cố gắng song không
tránh khỏi những thiếu xót, tôi rất mong nhận được sự chỉ dạy và đóng góp ý
kiến từ quý thầy cô để bài làm của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận do tôi tự tìm hiểu và hoàn thành
thời gian qua về chủ đề: “Thực trạng tổ chức và hoạt động của phòng Tổ chức
hành chính tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam”. Mọi thông tin thể
hiện trong bài viết là hoàn toàn trung thực.
Nếu có bất kỳ sự gian lận, không trung thực trong bài viết của tôi, tôi
xin hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan trên của mình.
Hà Nội, ngày 05 tháng 6 năm 2019
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
TỪ VIẾT TẮT
NỘI DUNG
1
NV
Nhân viên
2
CTCP
Công ty cổ phần
3
CTVP
Công tác văn phòng
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ...............................................................................................................................................
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................................................. 1
2. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................................................................... 1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................... 2
4. Kết cấu của tiểu luận .......................................................................................................................... 2
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................................................................... 3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ............................ 3
1.1.
Một số khái niệm ............................................................................................................................ 3
1.1.1.
Văn phòng .............................................................................................................................. 3
1.1.2.
Doanh nghiệp ......................................................................................................................... 4
1.1.3.
Văn phòng doanh nghiệp ...................................................................................................... 4
1.2.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ............................................................................................ 5
1.2.1.
Chức năng của văn phòng ..................................................................................................... 5
1.2.2.
Nhiệm vụ của văn phòng ....................................................................................................... 7
1.3.
Vai trò của văn phòng .................................................................................................................... 8
1.4.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng....................................................................................................... 9
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG
TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM .............................................................................................. 12
2.1.
Giới thiệu về Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam ............................................................. 12
2.1.1.
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam ............ 12
2.1.2.
Cơ cấu tổ chức của Công ty ................................................................................................ 13
2.1.3.
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty ..................................................................................... 14
2.2.
Thực trạng tổ chức phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam ..... 18
2.2.1.
Chức năng, nhiệm vụ phòng tổ chức hành chính CTCP thiết bị VMT Việt Nam ......... 18
2.2.2.
Cơ cấu tổ chức phòng tổ chức hành chính tại CTCP thiết bị VMT Việt Nam ............... 18
2.3.
Thực trạng hoạt động phòng Tổ chức hành chính Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam20
2.3.1.
Công tác tham mưu, tổng hợp ............................................................................................ 20
2.3.2.
Công tác thông tin, báo cáo và xây dựng chương trình làm việc ..................................... 21
2.3.3.
Công tác văn thư, lưu trữ.................................................................................................... 23
2.3.4.
Công tác hậu cần.................................................................................................................. 24
2.3.5.
Công tác tổ chức hội nghị .................................................................................................... 24
2.3.6.
Công tác bảo vệ và công tác phục vụ ................................................................................. 24
Chương 3. ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM .................................. 26
3.1.
Nhận xét ........................................................................................................................................ 26
3.1.1.
Ưu điểm ................................................................................................................................ 26
3.1.2.
Nhược điểm .......................................................................................................................... 27
3.1.3.
Nguyên nhân ........................................................................................................................ 27
3.2.
Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao tổ chức và hoạt động của văn phòng của công
ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam........................................................................................................... 29
3.2.1.
Về phía lãnh đạo .................................................................................................................. 29
3.2.2.
Về phía nhân viên ................................................................................................................ 29
3.2.3.
Cải thiện điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên .................................................. 30
3.2.4.
Các biện pháp khác ............................................................................................................. 30
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................................................................ 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................................. 33
PHỤ LỤC ....................................................................................................................................................... 34
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thế kỷ XXI – thế kỷ của hội nhập và phát triển trên tất cả các lĩnh vực
đặc biệt trên lĩnh vực kinh tế. Đáp ứng sự phát triển đó của các công ty, các
doanh nghiệp có vốn trong nước và vốn đầu tư nước ngoài xuất hiện ngày một
nhiều. Sự phát triển và cạnh tranh giữa các công ty, doanh nghiệp này là hết
sức mạnh mẽ do vậy việc để đảm bảo và đẩy mạnh sự phát triển này thì các tổ
chức, doanh nghiệp cần để ý và đảm bảo nhiều vấn đề đặc biệt trong việc tổ
chức và hoạt động của văn phòng công ty. Bởi vì đối với mỗi tổ chức, doanh
nghiệp văn phòng nắm giữ vị trí vô cùng quan trọng. Đóng góp một phần
không nhỏ vào sự “sống còn” của tổ chức.
Ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều loại hình doanh nghiệp và mỗi doanh
nghiệp lại có cách tổ chức bộ máy khác nhau vì vậy việc tìm hiểu về cách tổ
chức bộ máy cùng cách thức hoạt động của doanh nghiệp giúp không chỉ sinh
viên mà còn là cách tiếp thu kinh nghiệm của các doanh nghiệp non trẻ trong
việc phát triển tổ chức.
Nhận thấy sự cần thiết của vấn đề nên tôi chọn đã chọn đề tài: “Thực
trạng tổ chức và hoạt động tại phòng Tổ chức hành chính Công ty cổ phần
thiết bị VMT Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu cho bài tiểu luận của cá nhân
tôi.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để có thể phân tích và làm rõ vấn đề cần thực hiện được những nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, tổng hợp lại các kiến thức lý luận chung về tổ chức và hoạt
động của văn phòng doanh nghiệp thông qua các tài liệu liên quan.
Thứ hai, tìm hiểu khái quát được về Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt
Nam để hiểu rõ lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ,
cơ cấu tổ chức của công ty cũng như phòng Hành chính tổng hợp của công ty.
1
Thứ ba, tiến hành khảo sát, tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động tại
phòng Hành chính tổng hợp của công ty.
Cuối cùng, từ thực trạng đó đưa ra được những nhận xét, ưu nhược điểm
cũng như nguyên nhân của vấn đề. Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng
cao công tác tổ chức và hoạt động của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty.
- Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động tại văn phòng công ty cổ
phần thiết bị VMT Việt Nam
4. Kết cấu của tiểu luận
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, bài tiểu luận gồm 03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của văn phòng
Chương 2. Thực trạng về tổ chức và hoạt động phòng Tổ chức hành
chính công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
Chương 3. Đánh giá và một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức và hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần thiết bị VMT
Việt Nam.
2
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG
1.1.
Một số khái niệm
1.1.1. Văn phòng
Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế khu vực và thế giới, các cơ
quan doanh nghiệp luôn tự đổi mới, tự khẳng định mình để hòa nhập với sự
phát triển đó. Để đáp ứng yêu cầu này nhiều doanh nghiệp ra đời kéo theo sự
hình thành hệ thống văn phòng trong cơ quan doanh nghiệp đó với mục đích
đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mình.
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một
cơ quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ
trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng còn
được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan và các tổ chức kinh tế xã hội.
Như vậy, thuật ngữ văn phòng có thể được hiểu theo hai nghĩa:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức và
doanh nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Do đó, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau:
“Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin
nhằm hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo
mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của cơ quan, đơn vị được thông suốt, hiệu quả”.
3
1.1.2. Doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một bộ phận quan trọng cấu thành nền kinh tế, có mối
quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác. Sự phát triển của doanh nghiệp gắn
liền với sự phát triển của các phương thức sản xuất. Do đó, hiểu về doanh
nghiệp một cách sâu sắc là cơ sở để nghiên cứu cấu trúc vốn một cách toàn
diện hơn.
Theo định nghĩa của Viện Thống kê và Nghiên cứu kinh tế, doanh
nghiệp là một tổ chức kinh tế mà chức năng chính của nó là sản xuất của cải
và dịch vụ để bán.
Theo Luật Công ty Việt Nam ban hành năm 1999, doanh nghiệp là các
đơn vị kinh doanh được thành lập với mục đích chủ yếu là thực hiện các hoạt
động kinh doanh, đó là việc thực hiện một hay một số hoặc tất cả các công
đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ hay thực hiện dịch vụ trên
thị trường nhằm mục đích sinh lời.
Luật Doanh nghiệp Việt Nam được Quốc hội thông qua năm 2014 đã
đưa ra khái niệm về doanh nghiệp “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có
tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp
luật nhằm mục đích kinh doanh” [21]. Khái niệm doanh nghiệp theo đó được
hiểu theo nghĩa khá rộng rãi, đầy đủ và chặt chẽ.
Như vậy, doanh nghiệp được hiểu là một tổ chức kinh tế, có tư cách
pháp nhân hoặc không, thực hiện các hoạt động kinh doanh theo qui định của
pháp luật, nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.
1.1.3. Văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng được hiểu là một lọai họat động trong các cơ quan, doanh
nghiệp. Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các lọai công văn
giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ
phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư.
4
“Văn phòng là nơi thu nhập và xử lý thông tin, là nơi bộ máy lãnh đạo
bản thảo và ban hành các quyết định quản lý. Văn phòng cũng là nơi tổ chức
thực hiện, theo dõi và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định
quản lý đã được ban hành. Văn phòng còn là bộ phận tham mưu đắc lực cho
các cấp quản trị về những biện pháp để tổ chức, điều hành hoạt động của
doanh nghiệp”
Với vị thế đó, Văn phòng được coi là “Bộ tổng tham mưu”, là bộ phận
đầu não của các doanh nghiệp.
1.2.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.2.1. Chức năng của văn phòng
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp
mà văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức
theo cách nào thì văn phòng cũng có 3 chức năng cơ bản sau đây.
- Chức năng tham mưu:
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào
nhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Do vậy,
muốn có những quyết định đúng đắn, khoa học người lãnh đạo cần căn
cứ vào những yếu tố khách quan, những ý kiến đó được văn phòng tập
hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp
cho nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịp thời và hợp lý.
Hoạt động này luôn tỏ ra cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể
tập hợp được ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được
các quyết định đúng đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng của
đông đảo cán bộ công nhân viên.
Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà
quản lý giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách
linh hoạt chính xác.
5
- Chức năng tổng hợp:
Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào
mà cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của
mọi đối tượng mà văn phòng thu nhập được. Những thông tin ấy cần
phải được văn phòng sàng lọc, phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng
theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ thông
tin về thị trường thì được nhà quản lý áp dụng trong việc ra các quyết
định về sản xuất sản phẩm nào, giá cả ra sao.
Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng phải
tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ,
phân loại và chọn lọc nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mới
mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp.
- Chức năng hậu cần:
Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như:
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính,... các điều kiện ấy
được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung
cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung
của công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là
hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh
nghiệp muốn hoạt động cần có phượng tiện, nguồn tài chính song hiệu
quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng các yếu
tố đó như thế nào của văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao
nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có cách
bài trí, sắp xếp phù hợp với mỗi vị trí, trong từng điều kiện cụ thể sao
cho hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Có như vậy mới có thể tạo ra môi
6
trường làm việc tốt cho nhân viện, tạo đông lực, kích thích họ làm việc
hăng say, có hiệu quả và đem lại năng suất lao động cao hơn cho doanh
nghiệp.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ
sung cho nhau cùng khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và
phát triển công tác văn phòng.
1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng, trình Giám đốc Công ty
phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác; Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo
triển khai, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
đã được phê duyệt, đề xuất những điều chỉnh khi cần thiết. Làm các báo cáo,
thống kê theo yêu cầu của Công ty.
Đầu mối tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Ban Giám đốc
Công ty, làm nhiệm vụ thư ký, bao gồm: xây dựng chương trình, kế hoạch,
lịch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản, dự
thảo thông báo kết luận và theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kết luận của
cuộc họp do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chủ trì.
Giúp Giám đốc quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện các công
việc hành chính, văn thư, lưu trữ tại Công ty.
Xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt chương trình, kế hoạch họat động
truyền thông của Công ty. Tổ chức triển khai thực hiện sau khi được Giám
đốc phê duyệt.
Chủ trì xây dựng và quản lý Website của Công ty. Thường xuyên cập
nhật, xử lý, biên tập bản tin trang Web; chủ động giới thiệu, quảng bá hình
ảnh và đưa thông tin về hoạt động của Công ty.
7
Thực hiện công tác pháp chế của Công ty: Tiếp nhận, kiểm tra về nội
dung, thể thức, thủ tục ban hành các văn bản hành chính và thanh tra pháp chế.
Phối hợp với các đơn vị xây dựng, trình Giám đốc Công ty ban hành quy
chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, theo dõi đánh giá kết quả thực hiện tại
các đơn vị.
Thực hiện công tác lễ tân và khánh tiết, đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch
làm việc, tiếp đón khách hang. Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận
lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Công ty khi có yêu cầu và
được Giám đốc phê duyệt.
Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính "một cửa",
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Hướng dẫn, bồi dưỡng
về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, ...)
cho viên chức, các đơn vị tổ chức thuộc Công ty.
Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo qui định
của pháp luật hiện hành và của Công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao.
1.3.
Vai trò của văn phòng
Trước đây, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt
động của lãnh đạo. Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ chế thị
trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa với sự quản lý của nhà nước, để
đảm bảo đứng vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu tư
dây chuyền thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phương thức quản lý,
tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Do đó, hiệu quả hoạt động đã
được nâng lên rõ rệt.
Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp
phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Bên cạnh
đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực
8
buộc các văn phòng phải khẩn trương đi vào hiện đại hóa. Khi các nhà quản
lý chú trọng đến công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại trong
doanh nghiệp ngày càng được khẳng định.
Không chỉ là nơi để nhân viên làm việc, văn phòng công ty còn có vai
trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu.
Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình:
Ngoài chức năng là nơi làm việc, văn phòng được xem là ngôi nhà thứ hai của
mọi người trong công ty vì vậy văn phòng luôn được thiết kế một cách rất
nghệ thuật, xứng đáng là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào. Trong
không gian mở và thoải mái, các nhân viên có thể sáng tạo hơn để hoàn thành
công việc của mình.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thương hiệu:
Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu
tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty. Hay nói
cách khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của
công ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu
của công ty.
1.4.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng.
Cơ cấu của tổ chức văn phòng được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ
chức. Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các
kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng biểu thị mối quan hệ chính thức giữa
những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức ở Văn
phòng là Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính với những nhân
viên cấp dưới trong bộ phận của mình.
9
Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo
và quyền lực trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp
quyền lực tồn tại trong tổ chức.
Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ
cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ
cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan.
Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu
quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: Tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều
hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để
báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
- Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng
các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của
cơ quan. Phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài
liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan. Tổ chức hướng
dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận
của cơ quan.
- Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách):
xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng,
bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động,
tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự.
- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của
cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc
10
các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi
cơ quan.
Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. CVP chịu trách nhiệm trước
thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp
việc cho CVP là phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước CVP về những
việc được phân công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm
của CVP. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách (Trưởng
phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước CVP về điều hành và kết quả
thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.
Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng doanh
nghiệp, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cũng như cơ cấu tổ chức của văn
phòng doanh nghiệp. Nội dung trên là cơ sở để tôi phát triển và nghiên cứu
chương 2 thực trạng về tổ chức và hoạt động của phòng Tổ chức hành chính
Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam.
11
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG PHÒNG TỔ
CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT
NAM
2.1.
Giới thiệu về Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thiết bị VMT
Việt Nam
VMT Việt Nam viết tắt của chữ cái đầu trong cụm từ Vietnam Master
Technology với mong muốn xây dựng VMT Việt Nam trở thành Tổng công
ty hoạt động đa ngành đa lĩnh vực và hoàn toàn làm chủ công nghệ tại Việt
Nam.
Ngày 18/09/2013, Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam (gọi tắt là
VMT Equipment) ra đời với đội ngũ kỹ sư, thạc sỹ đến từ các trường uy tín
trong nước và ngoài nước như Đại học Giao thông vận tải, Đại học Bách khoa
Hà Nội,... hoạt động bước đầu trọng tâm trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị
chiếu sáng, thiết bị điện, dây cáp điện, vật tư công trình, lắp đặt thiết bị điện.
Tháng 9/2014, Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam mở thêm các
văn phòng giao dịch tại Việt Trì (Phú Thọ) là điểm giao dịch của công ty phục
vụ cho thị trường Tây Bắc.
Tháng 4/2015, Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam ký hợp tác phân
phối sản phẩm với Công ty liên danh (Công ty cổ phần TLT Thái Bình) đại
diện hợp tác VMT Việt Nam tại Thái Bình.
Tháng 2/2016, Hội đồng quản trị Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt
Nam ký duyệt trích lập đầu tư vốn thành Công ty cổ phần truyền thông VMT
Việt Nam hoạt động trọng yếu trong lĩnh vực thương mại điện tử, giải pháp và
đào tạo maketing online.
12
Ngày 04/03/2016, Công ty cổ phần truyền thông VMT Việt Nam (gọi tắt
là VMT Media) có mã số doanh nghiệp và mã số thuế: 0107343779 được
thành lập.
Nhằm đáp ứng được nhu cầu thị trường, phục vụ khách hàng tốt hơn thị
trường phía Nam. Tháng 7/2016 Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
chính thức công bố thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 17/08/2016 Văn phòng đại diện Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt
Nam (gọi tắt là VMT HCMEquipment) được thành lập và hoạt động tại số
1155 Đường Phan Văn Trị, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, Việt
Nam.
Ngoài ra VMT còn có các đại lý cấp hoạt động tại các tỉnh thành Việt
Nam như: Điện Biên, Hà Tĩnh, Nghệ An,...
Ngày 18/09/2016 Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam tròn 3 năm
hoạt động. Hội đồng quản trị công ty họp tổng kết quán triệt nghị quyết
06/HĐQT-VMT ngày 18/09/2013 về mở rộng đa ngành, đa lĩnh vực hoạt
động chuyên nghiệp và hiệu quả. HĐQT VMT Việt Nam đã thống nhất ký
quyết định: Thành lập Công ty cổ phần đầu tư xây dựng VMT Việt Nam (gọi
tắt là VMT Investment Contruction) chuyển hoàn toàn lĩnh vực thi công xây
dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật cho Công ty cổ phần đầu tư
xây dựng VMT Việt Nam. Ngày 18/10/2016 chính thức Công ty cổ phần đầu
tư xây dựng VMT Việt Nam được thành lập.
VMT Việt Nam không ngừng phát triển và ngày càng chứng minh năng
lực, quyết tâm trong công tác xây dựng và phát triển doanh nghiệp phục vụ
đất nước.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam hoạt động dưới hình thức công
ty cổ phần.
13
Đứng đầu là Hội đồng quản trị, dưới là Tổng giám đốc và các phó giám
đốc, sau cùng là các phòng ban, bộ phận chức năng.
Mỗi phòng ban, bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhằm đảm
bảo hoạt động của công ty và có vai trò to lớn trong việc thúc đẩy sự phát
triển của công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam [Xem Phụ
lục 01]
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
2.1.3.1. Chức năng của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam là công ty hoạt động theo Luật
doanh nghiệp của nhà nước, thực hiện theo các quy định của pháp luật và điều
lệ tổ chức.
Triển khai và thực hiện tốt các chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra, phân tích,
đánh giá, báo cáo việc thực hiện trước đơn vị và cơ quan.
Bố trí sắp xếp bộ máy quản lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh một cách
hiệu quả nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.
Chức năng kinh doanh chủ yếu của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt
Nam là:
- Giới thiệu, bán, phân phối, bảo hành sản phẩm thiết bị chiếu sáng dân
dụng và công nghiệp sử dụng công nghê LED tiết kiệm năng lượng;
- Bán và phân phối các sản phẩm, vật tư, thiết bị điện, thiết bị đóng ngắt,
dây điện, cáp điện;
- Bán và cung cấp các thiết bị vật tư ngành nước, vật tư thiết bị vệ sinh;
- Tư vấn giải pháp chiếu sáng và giải pháp tiết kiệm năng lượng.
2.1.3.2. Nhiệm vụ cụ thể của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
- Hội đồng quản trị:
Quyết định chiến lược công ty;
14
Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư theo thẩm quyền;
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;
Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ công ty;
Thông qua báo cáo tài chính hàng năm;
Sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty.
- Tổng giám đốc:
Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công
ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực
hiện các quyền và nghĩa vụ của mình được giao.
- Phó giám đốc:
Phó giám đốc kinh doanh: là người giúp Tổng giám đốc trong việc
quản lý chung về hoạt động kinh doanh của công ty và các phòng trực
thuộc.
Phó giám đốc kỹ thuật: là người giúp Tổng giám đốc trong việc quản lý
chung về hoạt động kỹ thuật, các công trình, dự án mà công ty tham gia
đồng thời quản lý các bộ phận trực thuộc.
- Phòng Kinh doanh:
Thiết lập kế hoạch kinh doanh
Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất,
kinh doanh của công ty.
Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của công ty tới khách hàng.
Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư.
Thực hiện các dịch vụ trước, trong và sau đầu tư của các chủ đầu tư.
Theo dõi các hợp đồng khách hàng.
15
- Phòng Tổ chức hành chính: Phòng Tổ chức hành chính là đơn vị tham
mưu giúp việc cho tổng giám đốc công ty, về các công tác tổ chức,
nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên, công tác hành chính, công tác văn
thư lưu trữ, phục vụ xe của công ty.
Phòng chịu trách nhiệm tổ chức, đào tạo, tuyển dụng nhân sự.
Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự các
quá trình liên quan đến hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm hoàn
tất các thủ tục liên quan đến hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm
hoàn tất các thủ tục liên quan đến chế độ cho nhân viên theo quy định
của công ty.
Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền.
Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm.
Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định.
Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công
việc của phòng Tổ chức hành chính. Quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu
có liên quan trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp,
hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty.
Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoại, tiếp nhận công văn đến.
- Phòng Tài chính - Kế toán: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng
giám đốc công ty về mặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh
toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thời nguồn tài chính cho các hoạt động sản
xuất kinh doanh. Trong đó kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm
trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về thực hiện pháp lệnh kế
toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán của công ty.
Phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí hàng tháng trình Tổng giám
đốc phê duyệt.
16
Bám sát các kế hoạch, tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán
các hợp đồng theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế
toán thống kê và nguyên tắc thanh quyết toán của điều lệ công ty.
Phải phối hợp kịp thời và thường xuyên với các ban để đánh giá hiệu
quả kinh doanh, giá thành, tìm ra khâu thất thoát yếu kém trong quản lý
kinh doanh, giá. Từ đó đề nghị với Tổng giám đốc có biện pháp điều
chỉnh kịp thời. Nếu Tổng giám đốc không điều thì có quyền kiến nghị
với Hội đồng quản trị.
Làm công tác hoạch toán kế toán, báo cáo thống kê thực tế tại Công ty
và báo cáo từ 23 đến 30 hàng tháng về công ty, cùng với bản kế hoạch
cho tháng sau.
Phải thiết lập hệ thống phương pháp quản lý và thống nhất của các bản
báo cáo trình Tổng giám đốc phê duyện, là cơ sở để quản lý.
Trong quá trình thực hiện để phù hợp với tính năng động của công ty
mà vẫn đảm bảo được chế độ quản lý chặt chẽ, đề nghị cải tiến liên tục,
đổi mới phương pháp, thay đổi phương pháp quản lý đều phải được
Tổng giám đốc phê duyệt.
- Bộ phận Dự án: trực tiếp nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách
hàng để xúc tiến thương mại, trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng
thương hiệu của công ty, theo dõi và báo cáo ban giám đốc về công tác
xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu. Chịu trách nhiệm dự thảo,
lập các hợp đồng thương mại, điều kiện và phương thức thanh toán.
Thực hiện chức năng quản lý thương hiệu của công ty. Tăng cường
công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường để đẩy mạnh kinh doanh. Đề
xuất các chủ trương, chính sách phù hợp với tình hình thực tế trong lĩnh
vực kinh doanh. Giúp ban giám đốc công ty thực hiện hoặc tổ chức
thực hiện các công việc về quản lý dự án.
17
- Bộ phận Lắp đặt & Bộ phận Thiết kế: thực hiện các công việc liên quan
tại các công trình dưới sự quản lý trực tiếp của Chủ nhiệm công trình.
Giám đốc kỹ thuật là người quản lý chung các bộ phận này.
2.2.
Thực trạng tổ chức phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần
thiết bị VMT Việt Nam
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ phòng tổ chức hành chính CTCP thiết bị VMT
Việt Nam
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, quản lý lao động;
- Thực hiện các nghiệp vụ về tổ chức hành chính
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy chế, nội quy trong công ty;
- Kiếm tra đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ;
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc về thực hiện các chế độ, tiền lương, bảo
hiểm và các chế độ chính sách của người lao động tại Công ty và các
chế độ liên quan đến người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
- Tiếp khách : Lao động, đối tác,…
- Bố trí phương tiện để hoạt động khi cán bộ có nhu cầu phục vụ cho
công việc, ngoài ra còn tham gia tuyển chọn, tập huấn cho lao động khi
có yêu cầu;
- Bộ phận lái xe, cán bộ đưa đón lao động : Làm thủ tục đưa đón lao
động khi có yêu cầu
- Bộ phận Bảo vệ : Đảm bảo an ninh, giữ gìn tài sản của công ty cũng
như của người lao động
- Bộ phận tạp vụ: thực hiện dọn dẹp, giữ gìn vệ sinh, điện nước,…
2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng tổ chức hành chính tại CTCP thiết bị VMT
Việt Nam
Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố
trung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn
18
phòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả
bên trong và bên ngoài công ty.
Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổ
chức một cách gọn nhẹ, khoa học.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng tổ chức hành chính [Xem Phụ lục 02]
Chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau:
- Trưởng phòng: là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ
quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Ngoài ra trưởng
phòng còn có quyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong
văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ
kết quả hoạt động của văn phòng.
- Phó trưởng phòng: là người giúp việc chịu trách nhiệm các phần việc
được trưởng phòng giao, phụ trách quản lý khi trưởng phòng đi vắng.
- Bảo vệ: nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về
cả con người và tài sản công ty.
- Lễ tân: tổ chức đón tiếp khách, tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng,
giải đáp thông tin cho khách. Lưu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin
cho hoạt động quản lý.
- Tạp vụ: nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh
môi trường trong công ty, từ phòng tổng giám đốc, đến nơi làm việc
của các phòng ban và tất cả các khu vệ sinh.
- Văn thư lưu trữ: nhân viên văn thư lưu trữ được thực hiện các nhiệm vụ:
xử lý bưu chính, biên tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ,
các văn bản, các báo cáo, thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh
nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị phát hành, lập hồ sơ lưu trữ
và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,..
19
2.3.
Thực trạng hoạt động phòng Tổ chức hành chính Công ty cổ phần
thiết bị VMT Việt Nam
2.3.1. Công tác tham mưu, tổng hợp
Phòng Tổ chức hành chính đã thực hiện các công việc cụ thể trong công
tác này như sau:
Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo đúng chức năng, nhiệm
vụ.
Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn
nhất, chính xác nhất.
Chương trình công tác đối với công ty là kế hoạch tác chiến giúp cho
việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo được toàn diện, giúp công ty vừa
đảm bảo nhiệm vụ trước mắt vừa giúp lãnh đạo nắm bắt được mọi công
việc trong thời gian dài.
Tại công ty chương trình công tác được thực hiện như sau:
Đối với chương trình công tác năm: dựa trên báo cáo chi tiết của từng
cán bộ chuyên trách về những kết quả đã đạt được và kế hoạch hành
động năm tới, nhân viên phòng Tổ chức hành chính tiến hành trình lãnh
đạo bản dự thảo chương trình làm việc của công ty. Sau khi có sự tham
gia, đóng góp bổ sung, ý kiến của ban lãnh đạo sẽ tiến hành lập bản kế
hoạch hoạt động rồi gửi lên Tổng giám đốc xét duyệt, nhân bản và gửi
tới các phòng ban để mọi người nắm được hướng hoạt động phát triển
của công ty.
Đối với chương trình công tác quý: trong tháng cuối của quý, các nhân
viên tự đánh giá tình hình thực hiện chương trình hoạt động của mình
trong quý đó. Nêu ra các kết quả đã đạt được, những mặt hạn chế, khó
khăn. Dựa trên cơ sở đó sẽ đề nghị lãnh đạo điều chỉnh chương trình
làm việc cho quý sau. Nhân viên phòng Tổ chức hành chính tiến hành
20
thu thập ý kiến của các cán bộ và lãnh đạo rồi tổng hợp, biên soạn
chương trình công tác quý của toàn công ty sau đó phân công thực hiện.
Đối với chương trình công tác tháng: vào ngày đầu tiên của tháng,
Tổng giám đốc tổ chức họp giao ban để xây dựng chương trình công
tác cho tháng tiếp theo. Cán bộ phòng Tổ chức hành chính soạn thảo
chương trình công tác trình lãnh đạo phê duyệt rồi phân phối tới các bộ
phận thực hiện.
Đối với chương trình công tác tuần: phòng Tổ chức hành chính trực
tiếp lập lịch công tác tuần trình giám đốc. Sau đó giám đốc xem xét văn
bản, ký duyệt rồi chuyển xuống phòng tiến hành in ấn, phát hành cho
các phòng ban tiến hành thực hiện.
2.3.2. Công tác thông tin, báo cáo và xây dựng chương trình làm việc
a) Công tác thông tin
Công tác thông tin báo cáo tại công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
được thực hiện theo các bước sau:
Xây dựng và tổ chức nguồn tin
Thu thập thông tin từ các nguồn
Phân tích và xử lý thông tin
Bảo quản và lưu trữ thông tin
Phòng Tổ chức hành chính xác định các thông tin mà công ty cần để xây
dựng và tổ chức các nguồn tin khác nhau. Sau khi tiến hành cung cấp đầy đủ
thông tin cho ban lãnh đạo thì phòng tiến hành bảo quản, lưu trữ thông tin đã
sử dụng đó bằng các phương pháp khoa học như: lưu trữ các dữ liệu vào máy
tính điện tử, phim ảnh hoặc có thể sắp xếp ngăn nắp vào hồ sơ, giá, tủ khi cần
có thể tra cứu được ngay.
b) Công tác báo cáo
21
