TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn đã nhiệt
tình hướng dẫn. Tôi trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề này, tôi luôn
luôn nhận được sự hướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của thầy cô bộ
môn.
Tôi bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các giảng viên và nhân viên của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài là công trình nghiên cứu của em trong thời gian
qua. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa
công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về
thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 04 tháng 6 năm 2019


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT THƯỜNG

1

TCT GVN

Tổng Công ty Giấy Việt Nam

2

ĐGTHCV

Đánh giá thực hiện công việc


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ...............................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN .........................................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ...............................................................................................1
2. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.....................................................................1
4. Kết cấu của tiểu luận .........................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG .....................................................................................................3
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP ....................3
1.1.Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp ............................................................3
1.2.Chức năng của văn phòng doanh nghiệp ..........................................................3
1.2.1.Chức năng tổng hợp - tham mưu ...............................................................3
1.2.2.Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo ............................................4
1.2.3.Chức năng hậu cần ....................................................................................5
1.2.4.Chức năng hỗ trợ cho hoạt động – sản xuất kinh doanh ...........................5
1.3.Nhiệm vụ vủa văn phòng doanh nghiệp ...........................................................6
1.3.1.Nhóm công việc hành chính ......................................................................6
1.3.2.Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp – tham mưu ....................6
1.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo .8
1.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần .........................................8
1.4.Tổng quan về kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp .......9

1.4.1. Tổng quan về kiểm tra trong quản trị văn phòng doanh nghiệp ..............9
1.4.2. Tổng quan về đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp ............10
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT
NAM..........................................................................................................................12
2.1. Giới thiệu chung về Tổng Công Ty Giấy Việt Nam......................................12
2.1.1. Giới thiệu chung về Tổng Công Ty Giấy Việt Nam ..............................12
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong
Tổng Công Ty giấy Việt Nam ..........................................................................13
2.2. Thực trạng về công tác kiểm tra trong quản trị văn phòng doanh nghiệp tại
Tổng Công ty Giấy Việt Nam ...............................................................................16
2.3. Thực trạng về công tác đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp tại
Tổng Công ty Giấy Việt Nam ...............................................................................20
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ
TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI TỔNG CÔNG TY
GIẤY VIỆT NAM ....................................................................................................29
3.1. Đánh giá và nhận xét .....................................................................................29
3.2. Đề xuất một số giải pháp ...............................................................................30
PHẦN KẾT LUẬN ...................................................................................................31
TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................32


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong nền kinh tế thị trường đang bão hòa như hiện nay, thì các doanh
nghiệp nhỏ vừa và lớn phải cạnh tranh khốc liệt để có thể chiếm lĩnh thị
trường cũng như thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Trong hoàn cảnh khó
khăn như vậy, mỗi doanh nghiệp vừa nhỏ và lớn đều phải tận dụng hết những
điểm mạnh của mình và nhanh chóng khắc phục những điểm yếu để có thể
tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Những lợi thế đó có thể là vốn, công nghệ,... song một lợi thế ít tốn kém
nhất nhưng mang lại hiệu quả cao nhất đó chính là nguồn nhân lực. Khi các
nhân viện trong doanh nghiệp thực hiện tốt những công việc của mình, nhà
quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và sáng suốt giúp cho doanh
nghiệp có thể thực hiện được mục tiêu mà tổ chức đã đề ra. Để làm được
những điều đó, các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm
tra, đánh giá thực hiện công việc. Tổng Công ty Giấy Việt Nam giữ vai trò
tiên phong và nòng cốt trong chiến lược phát triển ngành Giấy Việt Nam và
trong những chính sách sản xuất kinh doanh, ổn định giấy và bột giấy nội địa.
Vì vậy em chọn chủ đề “Tìm hiểu về công tác kiểm tra, đánh giá trong
quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam” để có cái
nhìn tổng quát về công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh
nghiệp.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu về công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng
doanh nghiệp tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Tổng Công ty Giấy Việt Nam (TCT GVN)
Phạm vi nghiên cứu:
1


4. Kết cấu của tiểu luận
Chương 1: Lý luận chung về văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng về công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn
phòng doanh nghiệp tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Chương 3: Một số giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá trong quản
trị văn phòng doanh nghiệp tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam.

2

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp

1.1.

“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của doanh nghiệp; là nơi tham
mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và
hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu
quả các nhiệm vụ chung của doanh nghiệp”.
Chức năng của văn phòng doanh nghiệp

1.2.

1.2.1. Chức năng tổng hợp - tham mưu
Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham
mưu:
Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm
chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới
hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu
thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua
đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động
của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo.
Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp
báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt
động, các nguồn tin. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các
nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp
cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện

pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý.
Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo
nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc
quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở
thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn
3


phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất
các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các
quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý
trong công tác quản lý và điều hành.
Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các quy
định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức
năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình
nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình
tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xây dựng
và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong
công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực
chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu,
kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án,
biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là
công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức.
Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không
thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt,
không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời,
không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt
động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt
động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính
xác hơn.

1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những
chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ
trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc
tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các
4


chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong
quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê
duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai
trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề
phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện
pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về
hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều
kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả
cao nhất.
1.2.3. Chức năng hậu cần
Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ
sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo
các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất.
Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong
việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị,
phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ
quan, doanh nghiệp.
Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là
những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ
hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động – sản xuất kinh doanh
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy

chỉ giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào
công việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả.
Văn phòng ngoài các công việc hành chính còn thực hiện các công việc
như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn
các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm
5


chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh
nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ
với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan
trọng của văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
1.3.

Nhiệm vụ vủa văn phòng doanh nghiệp
Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các doanh

nghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng. Có thể
chia làm các nhóm nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể:
1.3.1. Nhóm công việc hành chính
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại.
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng
dẫn các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ
này theo đúng quy định.
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của
văn phòng.
- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà
nước. Đảm bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy
định của pháp luật.
- Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.

- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự
- Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công).
1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp – tham mưu
- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các
lĩnh vực như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà
nước cũng như các chủ trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp;
tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê
duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương,
6


thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa
chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ,
an ninh, an toàn, PCCC…
- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các
mặt công tác. Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn
đề hạn chế, vướng mắc trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp.
- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động,
thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…).
- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành
chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa
đổi các quy định, quy chế trong cơ quan, doanh nghiệp phù hợp với
những thay đổi của pháp luật.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản
của cơ quan, doanh nghiệp ban hành đúng pháp luật, đúng quy định.
- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác
đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự. Tham
mưu và tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng trong cơ
quan, doanh nghiệp.

- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và
của đối tác, khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý.
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ
chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức.
- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành
chính, xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO.

7


1.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ
chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo.
- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn
đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban.
Theo dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực
hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của
các phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao
đổi với các đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các
buổi làm việc này.
- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp
lý liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác
nước ngoài.
- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết
định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời;
theo dõi và báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó.
- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong

trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
1.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần
- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh
nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.
- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các
sự kiện trong cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết
bị làm việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
8


- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương
tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban.
1.4.

Tổng quan về kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh

nghiệp
1.4.1. Tổng quan về kiểm tra trong quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Khái niệm kiểm tra:
Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu
chuẩn của tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu, đảm bảo cho mọi
hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch. Đó là tiến
trình giám sát việc thực hiện và thu thập những thông tin phản hồi để kịp thời
sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch được hoàn thành như dự định.
Đó là những tỉ lệ, tiêu chuẩn, những con số thống kê mà nhà quản trị đưa
ra để đo lường và điều chỉnh những kết quả hoạt động của cấp dưới nhằm
hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Bằng cách đó nhà quản trị đảm bảo
rằng những gì cấp dưới đã làm là đúng hoặc chưa đúng với kế hoạch đã đề ra.
- Mục đích của kiểm tra:

Làm sáng tỏ và chính xác hơn các mục tiêu kế hoạch.
Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần
thiết liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như: thị trường, sản phẩm, tài
nguyên,…
Phát hiện kịp thời những vấn đề sai và những đơn vị chịu trách nhiệm để
sửa sai.
Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền chỉ huy, quyền hành và trách
nhiệm.
Phát thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì không
cần thiết.

9


Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục, điều chỉnh kịp thời
các hoạt động nhằm cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thì giờ công sức
của mọi người để gia tăng năng suất và lợi nhuận cao.
- Tác dụng của kiểm tra:
Giảm bớt gánh nặng của cấp chỉ huy nhờ có sự theo dõi thường xuyên
công việc.
Để biết được những công việc mà nhân viên đã làm, chưa làm hoặc làm
chưa đạt. Từ đó nhà quản trị có hướng điều chỉnh.
1.4.2. Tổng quan về đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Khái niệm đánh giá:
“Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) thường được hiểu là sự đánh
giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao
động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận
và sự đánh giá đó với người lao động.” (1)
- Mục đích của đánh giá:
Đánh giá có thể thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức

tùy thuộc vào mục đích đánh giá. Đánh giá có các mục đích sau:
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ và nâng cao
hiệu quả làm việc tương lai.
Xem xét lại công việc đã thực hiện nhằm xác định những tồn tại, những
điểm yếu cần khắc phục, xác định những khả năng tiềm ẩn chưa sử dụng đến
của các cá nhân, xây dựng những chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp cần
thiết.
Xác định năng lực của từng các nhân, làm nền tảng để mỗi các nhân có
thể phát triển sự nghiệp sau này của mình.
Xác định các cá nhân có khả năng được đề bạt vào các vị trí thích hợp
trong bộ máy quản lý hay không.
10


Xác định, đánh giá năng lực nhân sự hiện có và tiềm ẩn phục vụ công tác
lập kế hoạch cho doanh nghiệp.
- Tầm quan trọng của đánh giá:
Nếu trong doanh nghiệp không có một hệ thống đánh giá công việc
chính thức thì bản thân người lao động sẽ gặp nhiều bất lợi:
Người lao động sẽ không nhận ra được những tiến bộ cũng như sai sót
hay lỗi của mình trong công việc.
Người lao động sẽ không có cơ hội được đánh giá xem mình có thể được
xem xét đề bạt hay không.
Họ sẽ không được xác định và sửa chữa các điểm yếu của mình thông
qua đào tạo.
Họ sẽ có ít cơ hội trao đổi thông tin với các cấp quản lý. Người lao động
sẽ không biết được người quản lý đánh giá mình thế nào. Không có sự thảo
luận cũng như thông tin phản hồi cho người lao động.
 Tiểu kết:
Trên đây là những lý luận chung về văn phòng doanh nghiệp đó là khái

niệm, chức năng, nhiệm vụ và một số lý luận tổng quan về kiểm tra, đánh giá
trong quản trị văn phòng doanh nghiệp. Chương 1 này sẽ là tiền đề giúp em
phát triển chương 2.

11


Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ
TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI TỔNG
CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM
2.1. Giới thiệu chung về Tổng Công Ty Giấy Việt Nam
2.1.1. Giới thiệu chung về Tổng Công Ty Giấy Việt Nam
Tên công ty: Tổng Công Ty Giấy Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM PAPER CORPORATION
Tên viết tắt: VINAPACO
Website:
Đại chỉ: Số 25- Đường Lý Thường Kiệt- Quận Hoàn Kiếm- TP Hà Nội
Tổng Công ty Giấy Việt Nam hoạt động theo mô hình công ty mẹ- công
ty con theo quyết định số 29/2005 QĐ-TTg ngày 01/02/2015 của Thủ tướng
Chính phủ. Tổng công ty có 25 đơn vị hạch toán phụ thuộc, 10 phòng ban
chức năng, 5 đơn vị hạch toán báo sổ và các công ty con, công ty liên kết.
- Các công ty con:
 Công ty TNHH nhà nước một thành viên Nguyên liệu giấy Thanh Hóa
 Công ty TNHH nhà nước một thành viên Nguyên liệu giấu Miền Nam
 Công ty giấy Việt Trì
 Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
- Các công ty liên kết:
 Công ty cổ phần giấy Tân Mai
 Công ty cổ phần giấy Đồng Nai
 Công ty cổ phần Nhất Nam

 Công ty cổ phần In Phúc Yên
 Công ty cổ phần May- Diêm Sài Gòn
 Công ty cổ phần Bia Sài Gòn- Phú Thọ

12


Tổng công ty kinh doanh, sản xuất đa ngành: Trồng rừng, chế biến gỗ,
giấy, bột giấy, sản xuất hóa chất, điện, nước, văn phòng phẩm, xuất khẩu các
loại phụ tùng, thiết bị máy móc, vật tư, nguyên liệu nghành giấy, kinh doanh
dịch vụ cho thuê văn phòng, khách sạn....
Do còn một số điểm chưa phù hợp trong cơ cấu tổ chức của công ty mẹ
nên Thủ tướng chính phủ có quyết định số 64/2006/QĐ-TTg ngày 20/03/2006
quyết định tổ chức lại công ty mẹ trên cơ sở hợp nhất văn phòng tổng công ty
và Công ty giấy Bãi Bằng, với quyết định này công ty mẹ đã trực tiếp thực
hiện chức năng sản xuất kinh doanh bên cạnh chức năng quản lý và đầu tư
vốn nhà nước ở các công ty con, công ty liên kết.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong
Tổng Công Ty giấy Việt Nam
a) Cơ cấu tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty mẹ gồm: Hội đồng quản trị, ban
kiểm soát, Tổng giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trưởng và bộ máy giúp
việc. Theo sơ đồ đó thì cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Giấy Việt Nam có
dạng cơ cấu trực tuyến-tham mưu:
- Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu
quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Tổng công ty, được tổ chức
hoạt động theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Tổng công ty.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Tổng công ty có toàn quyền nhân
danh công ty quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích,
quyền lợi của Tổng công ty. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ

giám sát Tổng giám đốc điều hành và những người quản lý khác trong
Tổng công ty. Quyền và nghĩa vụ của hội đồng quản trị do Pháp luật vè
điều lệ Tổng công ty, các quy chế nội bộ của công ty và nghị quyết Đại
hội đồng cổ đông quyết định.
13


- Ban kiểm soát: là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ
kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng
quản trị, hoạt động điều hành kinh doanh của Tổng Giám đốc; trong ghi
chép sổ kế toán và báo cáo tài chính. Ban kiểm soát hoạt động độc lập
với Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc.
- Tổng giám đốc: Là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan
đến hoạt động hàng ngày của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Hội
Đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.
- Phó tổng giám đốc: Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc và chịu
trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các nội dung công việc được phân
công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc Ủy
quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Tổng công ty.
b) Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
- Văn phòng: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực hành chính,
quản lý tài sản, phương tiện và điều kiện làm việc cho cán bộ công
nhân viên trong Tổng công ty. Thực hiện chức năng pháp chế trong
Tổng công ty: rả soát, kiểm tra việc thực hiện các loại văn bản Tổng
công ty được phép ban hành.
- Phòng tổ chức lao động: tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực
hiện các lĩnh vực tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, thanh
tra, thi đua khen thưởng, kỷ luật.
- Phòng tài chính kế toán: tham mưu cho tổng giám đốc và tổ chức thực
hiện các lĩnh vực tài chính kế toán, tổng hợp về vốn, chi phí sản xuất,

tiêu thụ sản phẩm và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn
Tổng công ty. Tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn công tác kế toán, hạch toán
kinh tế ở các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và hạch toán báo

14


số; thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát tài chính theo quy định của Nhà
nước.
- Phòng kế hoạch: tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực hiện
các lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và triển khai thực hiện các
dự án đầu tư trong phạm vi toàn Tổng công ty.
- Phòng xây dựng cơ bản: tham mưu cho tổng giám đốc và tổ chức thực
hiện các lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và triển khai thực
hiện các dự án đầu tư trong phạm vi toàn tổng công ty.
- Phòng kỹ thuật: tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực hiện các
lĩnh vực quản lý kĩ thuật công nghệ và môi trường, chất lượng sản
phẩm, kế hoạch bảo dưỡng, kỹ thuật an toàn-bỏ hộ lao động; xây dựng
chiến lược phát triển sản xuất bột và giấy trong Tổng công ty, nghiên
cứu ứng dụng, phát triển công nghệ sản xuất và bảo vệ môi trường.
- Phòng xuất nhập khẩu và thiết bị phụ tùng: tham mưu cho tổng giám
đốc và thực hiện các lĩnh vực xuất khẩu các mặt hàng của tổng công ty;
nhập khẩu và mua sắm thiết bị, phụ tùng, vật liệu đáp ứng yêu cầu bảo
dưỡng, sửa chữa và thay mới, đảm bảo các dây chuyền sản xuất của
tổng công ty và các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty.
- Phòng kinh doanh: tham mưu cho Tổng giám đốc và thực hiện trong
các lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm, cung ứng các loại vật tư, nguyên liệu
đáp ứng yêu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của
Tổng công ty.
- Phòng lâm sinh: tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực hiện các

lĩnh vực lâm sinh, công nghiệp rừng.
- Tổng kho: tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực hiện các lĩnh
vực tiếp nhận các loại nguyên, nhiên, vật liệu và sản phẩm; giữ gìn bảo
quản tốt về số lượng chất lượng của vật tư kỹ thuật, sản phẩm trong
15


thời gian lưu kho; cấp phát, vật tư kỹ thuật, sản phẩm cho sản xuất, sữa
chữa máy móc, thiết bị và tiêu thụ sản phẩm của tổng công ty.
2.2. Thực trạng về công tác kiểm tra trong quản trị văn phòng doanh
nghiệp tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam
2.2.1. Mục đích của công tác kiểm ra tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Xác định và dự đoán những chiều hướng lên xuống cụ thể và những thay
đổi cần thiết liên quan đến hoạt động cuả TCT GVN: thị trường hiện nay và
tương lai, sản phẩm giấy,...
Phát hiện kịp thời những vấn đề sai nhỏ và lớn, những đơn vị phải chịu
trách nhiệm với vấn đề sai đó.
Làm sáng tỏ và chính xác hơn mục tiêu kế hoạch của TCT GVN
Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục, điều chỉnh kịp thời
các hoạt động nhằm cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thì giờ công sức
của mọi người để gia tăng năng suất làm việc và lợi nhuận cao cho công ty.
2.2.2. Xác định và xây dựng các tiêu chí kiểm tra
Hiện nay, TCT GVN kiểm tra dựa trên những tiêu chí sau: Kiểm tra có
trọng điểm, Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng, kiểm tra
chú trọng tới số lượng nhỏ các nguyên nhân, kiểm tra được thiết kế căn cứ
trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng
được kiểm tra; kiểm tra công khai, khách quan, chính xác. Hệ thống kiểm tra
phù hợp với nền văn hoá của tổ chức; kiểm tra hiệu quả, tiết kiệm; kiểm tra
đồng bộ, linh hoạt đa dạng.
Trong đó, TCT GVN kiểm tra các vấn đề lớn sau: Kiểm tra tài chính,

kiểm tra tác nghiệp, kiểm tra hành vi.
2.2.3. Chu kỳ kiểm tra

16


Ở TCT GVN công tác kiểm tra không có một chu kỳ cụ thể mà những lúc cần
thì mợi thực hiện kiểm tra. Cụ thể, TCT GVN tổ chức kiểm tra trong những
trường hợp sau:
- Khi hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc yêu cầu kiểm tra của một
phòng hay một cá nhân nào đó.
- Khi Tổng công ty cần ra quyết định tăng, giảm lương, thưởng hay kỷ
luật đối với người lao động.
- Khi tổng công ty chuẩn bị tuyển dụng nhân sự hoặc tổ chức các lớp đào
tạo cho người lao động.
2.2.4. Phương pháp kiểm tra
Sử dụng phương pháp kiểm tra qua tường trình, báo cáo:
- Đối với kiểm tra tài chính:
Trong thời gian 2 năm từ 2016- 2018, tài chính của TCT GVN giai đoạn
này được thể hiện qua bảng báo cáo tài chính, bộ phận kế toán phải đánh giá
được các chỉ tiêu liên quan đến báo cáo kết quả tài chính. Từ đó mới kết luận
TCT GVN kinh doanh có hiệu quả hay không.

17


Bảng 2.2.4.1: Bảng báo cáo tài chính của TCT GVN giai đoạn 2016-2018
STT
1

Chi tiêu

MS

2016

2017

2018

Doanh thu 1

1,323,452,447 1,322,341,449,77

1,640,990,98

bán hàng

,440

4,685

9

và cung
cấp dịch
vụ
2

3

Doanh thu 01A 57,765,870,24 549,658,434,879

566,987,546,

xuất khẩu

3

656

Các khoản 2

43,876,765

645,765,323

543,876,970

giảm trừ
doanh thu
4

5

Giá vốn

11

543,645,436,7 354,876,342,325

654,876,453,

hàng bán

65

654

Doanh thu 21

454,877,434

5,876,435,786

hoạt động

7,654,879,43
6

tài chính
6

Chi phí
bán hàng

7

......

24

54,876,432,98 34,876,435,897

65,879,547,8

7

97

....... .........

........

.......

Nguồn số liệu: phòng tài chính kế toán TCT GVN năm 2016-2018
Qua bảng báo cáo tài chính trên, ta có thể thấy TCT GVN đã cố gắng
đưa tài chính của TCT vươn lên, phát huy tối đa năng lực của công ty để công
ty làm ăn có lãi và không thua lỗ. Qua bảng báo cáo trên ta có thể thấy tình
hình tài chính của công ty đang ở dạng ổn định, công ty cần đưa ra những giải
pháp, kế hoạch tiếp tục phát triển kinh tế tài chính của công ty hơn nữa.

18


- Đối với kiểm tra tác nghiệp:
Kiểm tra bảo trì trong sản xuất: Để giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ một
cách có hiệu quả và có năng suất đòi hỏi phải có hệ thống hoạt động sử dụng
trang thiết bị cao và tổng thời gian chết thấp nhất. Điều này gợi cho nhà quản

lí chú ý đến việc kiểm soát bảo trì sản xuất. Tuy nhiên, tầm quan trọng của
việc kiểm tra bảo trì sản xuất lại phụ thuộc vào quy trình công nghệ được sử
dụng.
TCT GVN có ba cách tiếp cận về kiểm tra duy trì sản xuất:
Bảo trì phòng ngừa sản xuất được tiến hành trước khi xảy ra hư hỏng.
Bảo trì sửa chữa sản xuất là đại tu toàn bộ, thay thế hoặc sửa chữa trang
thiết bị khi bị hư hỏng.
Bảo trì có trang bị nhằm đại tu hoặc sửa chữa khi kiểm tra máy móc và
đánh giá tình trạng thiết bị.
 Kiểm tra chất lượng sản phẩm:
Khi nói kiểm tra chất lượng là nói đến theo dõi chất lượng, trọng lượng,
bền chắc, tính nhất quán, màu sắc, khẩu vị, độ tin cậy, sự hoàn thiện…nhằm
bảo đảm chúng sẽ đáp ứng đúng tiêu chuẩn đã định trước.
Kiểm tra chất lượng là đòi hỏi đầu ra của tổ chức phải đáp ứng tiêu
chuẩn chấp nhận được.
TCT GVN sử dụng hai phương thức thống kê kiểm tra chất lượng:
Lấy mẫu nghiệm thu: là sự đánh giá về vật tư mua sắm sản phẩm đang
có. Ta lấy ra một mẫu, sau đó việc chấp nhận hay từ chối cả lô hàng dựa trên
cơ sở tính toán rủi ro sai sót của mẫu.
Kiểm soát quá trình: là lấy mẫu hàng ra trong quá trình tạo ra xem quá
trình có chịu dưới sự kiểm soát.
 Đối với kiểm tra hành vi:

19


Tại TCT GVN, nếu nhân viên thực hiện có kết quả, họ được thưởng để
củng cố và duy trì hành vi. Ngược lại, nếu việc thực hiện của một nhân viên
không có kết quả thì người quản lí xem xét nguyên nhân. Nếu do yếu kém thì
nhà quản trị tổ chức lớp huấn luyện cho nhân viên này. Nếu do động cơ thì

bắt buộc nhà quản trị phải thi hành kỉ luật. Tiến trình kỉ luật gồm các bước
sau:
Cảnh cáo miệng: là hình thức nhẹ nhất áp dụng cho những lỗi như đi trễ
nhiều lần.
Cảnh cáo viết: Đây là bước chính thức đầu tiên, bước này chỉ khác bước
trước ở chỗ nó kết thúc bằng một văn bản viết sẽ được xếp vào hồ sơ cá nhân
đương sự.
Ngưng việc: Bước này chỉ áp dụng khi hai bước đầu không có kết quả
hay vi phạm nặng hơn hai mức của hai bước trên.
Sa thải: bước này chỉ áp dụng cho những vi phạm quá nặng. Quyết định
sa thải phải được xem xét rất kĩ, nhất là đối với những người làm việc lâu năm
trong doanh nghiệp hay đã quá 50 tuổi không dễ dàng tìm việc mới. Hơn nữa
còn có trường hợp họ kiện lại tổ chức vì có nhiều trường hợp họ không thể bị
sa thải.
2.2.5. Người kiểm tra
Ở TCT GVN sử dụng hệ thống kiểm tra một chiều trưởng phòng là
người duy nhất và trực tiếp kiểm tra, người bị kiểm tra chỉ được thông báo
mình là đối tượng được kiểm tra chứ không có quyền tham gia vào quá trình
này.
2.3. Thực trạng về công tác đánh giá trong quản trị văn phòng doanh
nghiệp tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam
Năm 2016 đã có một cuộc điều tra về tình hình thực tế công tác
ĐGTHCV tại TCT GVN. Mục đích của cuộc điều tra là thăm dò ý kiến của
20


các cán bộ, công nhân viên trong Tổng công ty về việc thực hiện công tác
ĐGTHCV.
2.3.1 Mục đích của công tác đánh giá tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Hiện nay TCT GVN chưa có một hệ thống đánh giá một cách chính thức

mà khi nào cần thiết mới thực hiện đánh giá và trưởng phòng là người đánh
giá trực tiếp. Tuy vậy, những khi cần đánh giá thì công tác đánh giá của Tổng
công ty thường thực hiện những mục đích sau:
- Đánh giá sự thực hiện công việc, năng lực làm việc của nhân viên, qua
đó có những biện pháp nhằm cải tiến sự thực hiện công việc của người
lao động.
- Đánh giá xem các cá nhân có xứng đáng được khen thưởng hay không.
- Đánh giá để xác định nhu cầu về tuyển dụng, xác định nhu cầu đào tạo,
phát triển nhân lực...
Kết quả của nội dung điều tra này như sau:
Biểu 1: Theo anh/ chị mục đích, ý nghĩa của công tác đánh giá của TCT
GVN là gì?
7%

Cải tiến sự thực hiện công
việc của người lao động

24%

10%

Căn cứ xét tăng lương,
thưởng

59%

Xác định các nhu cầu về tuyển
dụng, đào tạo...

Như vậy chỉ có 24 % số người được hỏi xác định đúng mục đích của

công tác đánh giá tại TCT GVN, còn đa số người được hỏi đều cho rằng mục
đích chính của đánh giá là căn cứ để xét lương thường (59%). Đây là một hạn
chế của Tổng công ty vì ngoài việc xác định đúng mục đích của công tác đánh
giá thì Tổng công ty vì ngoài việc xác định đúng mục đích của công tác đánh
giá thì Tổng công ty cần phổ biến mục đích đó tới mọi người lao động. Hơn ai
21