TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN FPT

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ toàn thể cán bộ, nhân viên
trong Tập đoàn FPT.
Nhân đây cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giảng viên
bộ môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp đã hướng dẫn tôi tận tình trong quá
trình thực hiện đề tài này.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khách quan
khác nên dù đã rất cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu
sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng
như các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra được ưu, nhược
điểm và qua đó tôi có thêm được những nguồn tư liệu mới trên con đường học
tập cũng như nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Qua học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” tôi thực hiện làm tiểu
luận với tên đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Tập
đoàn FPT”. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi trong
thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực
về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


DANH MỤC VIẾT TẮT

TỪ ĐẦY ĐỦ

STT

TỪ VIẾT TẮT

1

HĐQT

Hội đồng quản trị

2

CNTT

Công nghệ thông tin

3

CBCNV

Cán bộ công nhân viên


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .....................................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ...............................................................................................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT ...................................................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu ............................................................................................................... 1
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu .................................................... 2

4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng ...................... 2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ............................................................................... 3
7. Cấu trúc của đề tài ............................................................................................................... 3
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................................................... 4
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN FPT VÀ VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN
............................................................................................................................................................ 4
1.1. Khái quát chung về Tập đoàn FPT ..................................................................................... 4
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tập đoàn FPT.................................................. 4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn FPT .................. 5
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn FPT......................................................... 7
1.3. Nội dung tổ chức và hoạt động trong văn phòng ............................................................... 8
CHƯƠNG II. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN
FPT .................................................................................................................................................. 14
2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tập đoàn FPT ................................................................. 14
2.2. Hoạt động của văn phòng Tập đoàn FPT ......................................................................... 18
2.2.1. Tổng hợp – Tham mưu ................................................................................................ 18
2.2.2. Công tác văn thư – lưu trữ .......................................................................................... 19
2.2.3. Tổ chức chế độ chính sách ........................................................................................... 20
2.2.4. Quản lý trang thiết bị ................................................................................................... 20
2.2.5. Kiểm tra giám sát ......................................................................................................... 21
2.3. Kết quả hoạt động của Văn phòng Tập đoàn FPT........................................................... 21
2.4. Nhận xét chung .................................................................................................................... 22
2.4.1. Ưu điểm ......................................................................................................................... 22
2.4.2. Nhược điểm ................................................................................................................... 23
2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................................................. 23
CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH - TẬP ĐOÀN FPT..................................... 26
3.1. Nâng cao vai trò của lãnh đạo ............................................................................................ 26
3.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên ............................................................................ 26

3.3. Xây dựng và hoàn thiện các chính sách ............................................................................ 27
3.4. Đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị ................................................................................... 27
3.5. Quản lý nhân sự dựa trên quy trình rõ ràng .................................................................... 28
3.6. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện tổ chức và hoạt động của văn phòng ............................. 30
KẾT LUẬN ..................................................................................................................................... 32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 33
PHỤ LỤC ........................................................................................................................................ 34


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời kì hội nhập và phát triển kinh tế hiện nay, đất nước ta đã có
nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây vừa là cơ hội và cũng là thách
thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập và cạnh tranh gay gắt hiện
nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh
doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính
sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể
thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công
ty, văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó
văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư
cách là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai
thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của
nhà quản lý.
Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh
tay đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Trong quá trình tìm hiểu
tại Tập đoàn FPT tôi nhận thấy Tập đoàn đã nhận thức được tầm quan trọng
của bộ phận văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cũng như định
hướng mở rộng bộ phận này. Vì vậy tổ chức và hoạt của văn phòng tập đoàn
bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dẫn đến hiệu quả công tác văn

phòng chưa cao. Xuất phát từ vấn đề trên, để tìm hiểu và làm rõ hơn tôi chọn
đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng của Tập doàn FPT”
làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trên thực tế có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài này
như:

1


PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb. Khoa học và
Kỹ thuật, Hà Nội, đã trình bày những lý luận về công tác lập chương trình, kế
hoạch tại Chương V: Lập chương trình, kế hoạch, tr.123-151.
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
(2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, đã trình bày vai trò, nguyên
xây dựng, phân loại kế hoạch tại Chương VIII: Xây dựng và quản lý chương
trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo, tr.209-231.
Các báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp Ngành Quản trị văn phòng
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức và hoạt động của
văn phòng tại Tập đoàn FPT
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Tập đoàn FPT
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của
văn phòng. Phân tích tổ chức và hoạt đông của văn phòng tại Tập đoàn FPT từ
đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ
những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập để đưa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Tập đoàn giúp tập đoàn ổn định
và phát triển hơn.
Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng

tại Tập đoàn FPT những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện
pháp khắc phục.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Phương pháp nghiên cứu, thu thập và xử lý thông tin: tìm hiểu các tài liệu,
giáo trình, thông tin có chọn lọc có liên quan đến đề tài.
Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích từng bộ phận để tìm hiểu kỹ,

2


sâu hơn đối tượng cần nghiên cứu. Sau đó tổng hợp lại những thông tin đã được
phân tích.
Phương pháp thống kê: thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Là cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động Văn phòng trong các doanh
nghiệp
Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng.
Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng,
hiệu quả công tác văn phòng.
Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các cá nhân, sinh viên khi
nghiên cứu các đề tài tương lai.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung báo cáo được kết cấu gồm 3 chương:
Chương I. Khái quát chung về Tập đoàn FPT và Văn phòng của Tập đoàn
Chương II. Tổ chức bộ máy và hoạt động của văn phòng tại Tập đoàn FPT
Chương III. Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và hoạt động
của văn phòng Tập đoàn FPT

3

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN FPT VÀ VĂN
PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN
1.1. Khái quát chung về Tập đoàn FPT
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tập đoàn FPT
Tập đoàn FPT được thành vập ngày 13/9/1988 (tên cũ là Tập đoàn cổ phần
phát triển và dầu tư công nghệ FPT) là một tập đoàn kinh tế của Việt Nam với
lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp dịch vụ liên quân đến công nghệ thông
tin.
Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh xuất nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực
phẩm (chữ gốc FPT ban đầu có nghĩa là Food Processing Technology - Chế
biến thực phẩm, sau này vào năm 1990 đã đổi thành Financing Promoting
Technology – Tâp đoàn Đầu tư và Phát triển Công nghệ). Tập đoàn có quan hệ
xuất nhập khẩu chuối khô, khoai, sắn… cho khối Đông Âu – Liên Xô.
Ngày 8/9/2006, Chính phủ Việt Nam ký hiệp định thành lập trường Đại
học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT. Chủ tịch của trường là Tiến sỹ Lê trường
Tùng, còn Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Phó giáo sư, Tiến sỹ Trương Gia
Bình.
Ngày 24/10/2006, FPT đã công bố quyết định phát hành thêm cổ phiếu
cho hai nhà đầu tư chiến lược là Quỹ đầu tư Texas Pacific Group (TPG) và Intel
Capital. FPT nhận được một khoản đầu tư là 36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu
tư TPG Ventures và Intel Capital.
Ngày 18/11/2006, Tập đoàn Microsoft và Tập đoàn FPT ký thỏa thuận
liên minh chiến lược.

4

Ngày 19/12/2008, Tập đoàn FPT công bố chấp nhận đổi tên từ “Tập đoàn
cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ FPT” thành “Tập đoàn Cổ phần FPT” viết
tắt là “FPT Corporation”.
Tên gọi: Tập đoàn Cổ phần FPT
Trụ sở: Tòa nhà FPT, lô B2 Phố Duy Tân, đường Phạm Hùng, quận Cầu
Giấy, Hà Nội.
Điện thoại: (84-24) 73 007 300
Website: />Ngay sau khi thành lập Tập đoàn FPT có số vốn điều lệ của tập đoàn là
1.438.319.670.000 VNĐ. Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh điều
chỉnh ngày 8/7/2010, tổng vốn điều lệ của Tập đoàn FPT tăng từ
1.438.319.670.000 VNĐ lên 1.934.805.170.000 VNĐ.
- Ngày 28/5/2015, vốn đầu tư nâng lên 3.975.316.400.000 VNĐ
- Ngày 25/5/2017, vốn đầu tư nâng lên 5.309.611.050.000 VNĐ
- Ngày 31/12/2017, vốn đầu tư nâng lên 6.136.367.720.000 VNĐ
Trụ sở làm việc chính của tập đoàn FPT (Phụ lục 1)
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn FPT
 Chức năng, nhiệm vụ của tập đoàn
Tập đoàn có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn và
dài hạn về nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuyển giao công nghệ tin học
để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong các ngành theo đúng
chức năng đã đăng ký kinh doanh và mục đích hoạt động của Tập đoàn.
Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và phát triển các nhu cầu tiềm
năng, xây dựng các phương án kinh doanh và dịch vụ để thực hiện các kế hoạch,
mục tiêu chiến lược Tập đoàn đã đề ra.

5


Bảo toàn và phát triển vốn nhà nước giao; liên doanh, liên kết với các đơn

vị trong và ngoài nước, tổ chức dịch vụ về phát triển và đầu tư công nghệ thông
tin.
Hoạt động theo đúng pháp luật và các chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà
nước. Thực hiện đầy đủ các chính sách kinh tế và nghĩa vụ đối với ngân sách
Nhà nước.
Với các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin và
viễn thông hiện tại là FPT đang là tập đoàn số 1 Việt Nam trong các lĩnh vực
phần mềm, tích hợp hệ thống, dịch vụ CNTT, phân phối và sản xuất các sản
phẩm CNTT, bán lẻ sản phẩm CNTT… trong lĩnh vực viễn thông.
 Cơ cấu tổ chức
FPT là một Tập đoàn lớn, hàng đầu của Việt Nam nên cơ cấu tổ chức của
tập đoàn khá là phức tạp. Đứng đầu là Đại hội Cổ Đông, kết tiếp là Hội đồng
quản trị và Ban Tổng giám đốc. Tiếp sau đó là 7 Công ty thành viên trực thuộc
Tập đoàn FPT.
 Công ty cổ phần viễn thông FPT (FPT Telecom)
 Công ty phần mềm FPT (FSoft)
 Công ty Hệ thống thông tin FPT
 Công ty Giáo Dục FPT (FPT University)
 Công ty Thương mại FPT
 Công ty Dịch vụ tin học FPT
 Công ty Đầu Tư FPT
Ngoài ra còn có các ban thuộc Head office của Tập đoàn, đó là: Văn
phòng, Ban Nhân sự, Ban công nghệ thông tin, Ban đảm bảo chất lượng, Ban
truyền thông.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tập đoàn FPT (phụ lục số 2)

6


1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn FPT

Giúp đỡ cho Phó Tổng giám đốc điều phối các hoạt động của tập đoàn để
đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành của HĐQT tới các tập đoàn thành viên một
cách toàn diện, kịp thời và nhanh gọn đáp ứng được các yêu cầu và nhiệm vụ
của tập đoàn ban hành.
Phối hợp với các đơn vị phòng ban khác hay tự mình nghiên cứu đề ra các
chương trình làm việc cho Ban giám đốc và HĐQT tập đoàn. Đôn đốc thực
hiện và kiểm tra tiến độ thực hiện chương trình làm việc cho lãnh đạo.
Phát huy vai trò là cầu nối cho mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới,
giữa ban lãnh đạo và toàn thể công nhân viên trong tập đoàn. Là bộ mặt ngoại
giao cho tập đoàn trong mảng đối ngoại với các đối tác.
Phụ trách tuyển dụng và chọn lọc nhân sự cho tập đoàn với sự hợp tác của
các phòng ban có nhu cầu về nhân sự.
Quản lý thực hiện công tác văn thư-lưu trữ, xử lý công văn đến và công
văn đi cho cơ quan, ban hành các văn bản chỉ thị từ trên xuống của Tập đoàn
theo đúng quy định của Nhà nước.
Đảm bảo thông tin liên lạc, đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu, điều phối
nhân viên tạp vụ, điều phối sử dụng ô tô để phục vụ nhu cầu của Lãnh đạo và
nhân viên các phòng ban trong Tập đoàn.
Thực hiện quản lý tài sản cố định, trang thiết bị văn phòng, điều phối kinh
phí và báo cáo chi tiết hàng năm của lĩnh vực hành chính văn phòng của tập
đoàn. Thực hiện các chế độ chính sách như: bảo hiểm, thai sản, thăm hỏi…với
cán bộ công nhân viên trong văn phòng.
Quản lý các dịch vụ hậu cần và phân phối văn phòng phẩm tới các phòng
ban, thực hiện kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy, chống thiên tai, lao
động công ích. Quản lý các hoạt động và chương trình đóng từ thiện của tập
đoàn.

7

Sắp xếp tổ chức hội họp cho ban lãnh đạo, thực hiện hoạt động tiếp tân và
điều hành các hoạt động hậu cần phục vụ các đoàn khách mời hoặc yếu nhân
của Tập đoàn một cách chu đáo nhất
Thu thập và xử lý các thông tin:
 Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trường xã hội bên ngoài như các
thông tin về kinh tế, khoa học công nghệ, thị trường giúp cho Tập đoàn
có tầm nhìn xa và tổng quan về tình hình Thế giới phục vụ cho việc ra
quyết định và định hướng chính sách, chiến lược phát triển của Tập đoàn
trong từng thời kỳ, bối cảnh khác nhau.
 Thông tin kinh tế trong nước kể cả cạnh tranh thị trường nước ngoài.
 Thông tin điều hành của nhà nước đối với Tập đoàn thông qua các chính
sách pháp luật cùng với kiểm tra khảo sát.
 Thông tin từ khách hàng và thị yếu tiêu dùng cùng với mong muốn của
họ tới Tập đoàn, thông tin các nhà cung ứng và đối tác, thông tin các cơ
sở dịch vụ trong và ngoài ngành liên quan.
 Thông tin từ nội bộ: các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự
trong tập đoàn, thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động được
tiến hành trôi chảy.
 Ngoài ra còn những thông tin nội bộ trực tiếp do bộ phận văn phòng trực
tiếp quản lý như các báo cáo, các biên bản cuộc họp, các mẫu phí, thư từ
giao dịch…
 Thông tin đầu ra từ bên trong tập đoàn: bao gồm những thông tin như
chủ trương chính sách đối với khách hàng với nhà cung cấp, các chương
trình sự kiện mà tập đoàn đã sẽ và đang thực hiện.
1.3. Nội dung tổ chức và hoạt động trong văn phòng
 Tổ chức bộ máy

8

Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải
được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt
động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các
mối quan hệ phải xác định rõ ràng.
Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và
kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp
thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng
ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết.
 Phân công công việc
Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công
công việc phải dựa vào những cơ sở sau:
 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền. Hai yếu tố này do luật (pháp
luật) quy định. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền
khác nhau. Vì vậy, đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ
quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau. Từ đó việc phân công lao động
trong các cơ quan, đơn vị đó cũng khác nhau.
 Phân công theo khối lượng công việc. Việc phân công này phải dựa vào
kế hoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo
yêu cầu của công việc trong thực tế.
 Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức
đó là biên chế cơ quan.
 Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người
đảm nhiệm.
 Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ.
 Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều
người đảm nhiệm.
 Điều hành công việc văn phòng

9

Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với
hoạt động văn phòng.
Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền
thực hiện tốt nhất công việc được giao; đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách
chính xác và kịp thời triển khai công việc được giao.
Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một
khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem
lại hiệu quả cao nhất.
Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành
phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
 Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi.
 Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà, có thể hỗ trợ nhau trong
khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan.
 Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
 Xây dựng quy chế làm việc
Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hoá bằng hệ thống
văn bản. Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức để cụ thể hoá cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách
nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hoá quan hệ công tác, cách thức
phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng.
 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của
văn phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp
hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện
cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu

10

lên những hiểu biết của mình về “vấn đề” mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người
đang quan tâm.
Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền
bá; những khó khăn, thách thức được bàn bạc, tháo gỡ; các công việc được triển
khai nhanh và ít sai sót mang lại hiệu quả tốt hơn.
Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin
bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài
cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.
 Công tác văn thư - lưu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ rất quan trọng.
Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông
suốt và có hiệu quả.
Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin
quản lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo
văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội.
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những
văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết.
 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung
và trong hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá
là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm
bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp
đầy đủ các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan

11

có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các
văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
 Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều
kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung
ứng.
 Công tác quản lý nguồn nhân lực
Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tuỳ thuộc vào việc sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên
vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong
toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản
lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành
viên trong tổ chức nói riêng.

12


 Tiểu kết
Ở chương 1 tôi đã trình bày tổng quan về Tập đoàn FPT với những chức
năng, nhiệm vụ cụ thể và khái quát thêm chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
tại Tập đoàn. Đó là cơ sở để chương 2 tôi đi vào tìm hiểu về tổ chức và hoạt
động của Văn phòng tại tập đoàn FPT.

13


CHƯƠNG II. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN

PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT
2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tập đoàn FPT
Văn phòng của tập đoàn gồm: 1 Chánh văn phòng và 2 Phó chánh văn
phòng và các bộ phận phục vụ cho hoạt động của văn phòng:
 Bộ phận tổng hợp
 Bộ phận văn thư – lưu trữ
 Bộ phận kế toán tạp vụ
 Bộ phận bảo vệ
 Bộ phận tạp vụ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn FPT (phụ lục 3)
Lãnh đạo văn phòng Tập đoàn có Chánh văn phòng và 2 phó Chánh văn
phòng do Tổng giám đốc tập đoàn bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm theo
quy định.
- Chánh văn phòng: điều hành hoạt động của Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Lãnh đạo Tập đoàn và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động
của Văn phòng.
 Tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng;
 Phân công công việc đối với các Phó Chánh Văn phòng, nhân viên thuộc
Văn phòng; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ được
giao đối với CBCNV thuộc quyền quản lý;
 Tổ chức phối hợp công tác với các phòng chuyên môn hoặc tương đương
của Tập đoàn;
 Tham mưu giúp Ban Giám đốc phối hợp công tác với các tập đoàn, công
ty liên ngành; đôn đốc, chỉ đạo tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác, nội quy, quy chế củaTập đoàn;

14


 Kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ các quy định của Tập đoàn, của

Nhà nước đối với CBCNV thuộc Văn phòng trong quá trình thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị;
 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban giám đốc.
- Phó Chánh văn phòng: giúp Chánh văn phòng theo dõi, chỉ đạo một số
mặt công tác theo sự phân công của Chánh văn phòng và chịu trách
nhiệm trước Chánh văn phòng, Lãnh đạo Tập đoàn và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công.
 Tổ chức thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ theo phân công
hoặc ủy quyền của Chánh Văn phòng;
 Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công chức, người lao động thuộc Văn phòng
trong việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công, phụ
trách;
 Tham mưu, đề xuất với Chánh Văn phòng các biện pháp, giải pháp trong
tổ chức, điều hành công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Văn phòng;
 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công hoặc ủy quyền của Chánh
Văn phòng.
- Bộ phận tổng hợp: giúp việc cho văn phòng chịu sự chỉ đạo của Chánh
văn phòng thực hiện các công việc như:
 Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử
lý các thông tin theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.
 Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến
Tập đoàn, xử lý các thông tin đó theo chức năng quyền hạn của mình.
 Tổ chức hội nghị các buổi khánh tiết của tập đoàn.
 Tuyển dụng, quản lý nhân sự, điều động, thuyên chuyền người lao động
 Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định

15

và quy chế của Tập đoàn.
 Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Tập đoàn.
 Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,
khoa học kỹ thuật.
 Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao bậc thợ cho
người lao động.
- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ
 Quản lý văn bản đi, đến, làm thủ tục đăng ký văn bản đi, đến, đóng dấu
và chuyển giao văn bản. Cấp giấy giới thiệu cho cán bộ trong Tập đoàn
khi cần.
 Theo dõi công văn đi, đến đúng với đối tượng và kịp thời, bảo quản con
dấu của Tập đoàn.
 Soạn thảo văn bản, trình giám đốc kí các văn bản đối nội, đối ngoại và
phải chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản
đó.
 Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính
xác, kịp thời, an toàn.
 Lưu trữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời chính xác.
- Bộ phận Kế toán tạp vụ: phụ trách về các chế độ chính sách kế toán,
tài chính thực hiện công việc về thu chi kinh phí hoạt động quản lý ngân
sách và phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tình hình tài chính của Tập
đoàn, thực hiện việc chi trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong
Tập đoàn.
 Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu
vực văn phòng và cộng đồng.
 Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì và thực hiện chế độ bảo hộ lao
động trong tập đoàn theo quy chế.

16

 Chăm sóc sức khỏe người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất,
cấp cứu tai nạn lao động.
- Bộ phận bảo vệ: phụ trách vấn đề an ninh của tập đoàn, thực hiện các
nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự. Tổ chức kiểm tra giám sát quản lý các
đối tượng nhưng khách hàng, đối tác đến Tập đoàn làm việc tổ chức bảo
vệ tài sản của tập đoàn như trang thiết bị xe cộ của cán bộ công nhân
viên tại cơ quan.
 Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ
gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong toàn Tập đoàn.
 Tổ chức phối hợp cùng với chính quyền địa phương thực hiện các biện
pháp nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi phạm pháp, tệ
nạn xã hội xảy ra trong khu vực Tập đoàn.
 Phối hợp cùng các đơn vị khác nhắc nhở mọi người đến cơ quan thực
hiện các quy định nhằm giữ vững kỷ cương nề nếp. Đề xuất các biện
pháp, giải pháp nhằm đảm bảo trật tự trị an kỷ cương nơi làm việc.
 Bảo vệ tài sản tập đoàn và tài sản người lao động trong địa phận của Tập
đoàn.
 Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong Tập đoàn.
 Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự.
 Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa
hoạn.
 Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng, phối hợp với
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
- Bộ phận tạp vụ: thực hiện công tác vệ sinh, đảm bảo môi trường làm
việc luôn sạch sẽ gọn gàng ngăn nắp. Phục vụ nước uống hàng ngày cho
các phòng ban thực hiện công tác hậu cần như dọn dẹp cơ quan phòng
họp, nấu ăn cho Tập đoàn.

17

 Làm công tác tạp vụ, vệ sinh toàn Tập đoàn
 Đảm bảo cung cấp nhu cầu phục vụ công tác văn phòng
 Đảm bảo công tác nấu cơm, phục vụ bữa ăn cho nhân viên
2.2. Hoạt động của văn phòng Tập đoàn FPT
2.2.1. Tổng hợp – Tham mưu
Tổng hợp: Văn phòng là nơi chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp
và báo cáo lại với Ban giám đốc về thông tin liên lạc tới các hoạt động của Tập
đoàn. Văn phòng thiết lập cơ chế thu nhập thông tin cũng như các biện pháp và
phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi nắm bắt tổng hợp
thông tin trên các mặt hoạt động của Tập đoàn theo quy chế hoạt động và yêu
cầu của Ban giám đốc. Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh
giá và tổng hợp báo cáo tới Ban giám đốc theo quy chế hoạt động các nguồn
tin. Thông qua các thông tin văn phòng cung cấp Ban giám đốc nắm được mọi
thông tin, diễn biến của tập đoàn cũng như các thông tin bên ngoài có liên quan,
từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành chính xác,
hợp lý.
Tham mưu: Văn phòng đưa ra các kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng
sáng tạo, độc đáo có cơ sở khoa học, những chiến lược, những chính sách và
các giải pháp hữu hiệu giúp Ban giám đốc trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện
kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của Tập đoàn đạt hiệu quả cao
nhất.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về tổ chức bộ máy của văn phong tập đoàn:
 Xây dựng bộ máy tổ chưc, hoạt động của Tập đoàn thheo quy định của
nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển của Tập đoàn.
 Quy hoạch, phát triển đội ngũ CBCNV theo từng giai đoạn trung hạn,
dài hạn. Sắp xếp, bố trí tiếp nhận, điều động CBCNV phù hợp với chức
năng nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.

18


 Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ của từng bộ phận trong Tập đoàn.
 Quản lý cập nhập, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm xã hội của
CBCNV và hợp đồng lao động.
 Thống kê các báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột
xuất.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của
Tập đoàn.
2.2.2. Công tác văn thư – lưu trữ
- Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận và phát hành các loại công văn
giấy tờ, tư liệu của HĐQT đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản
hành chính Nhà nước.
- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời, thư mời.
- Ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành
và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước.
- Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ: Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập
danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu giữ các loại tài liệu của Tập đoàn đảm
bảo an toàn.
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng
sổ thống kê và máy tính. Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ
sơ của các đơn vị trực thuộc Tập đoàn để đưa vào lưu trữ.
- Bộ phận lễ tân: Thường trực tiếp giải thích, hướng dẫn cho công dân về
yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo với Tập đoàn theo đúng quy định.
Tiếp nhận các đơn vị khiếu nại, tố cáo của nhân viên: tham mưu cho
Chánh văn phòng biện pháp giải quyết đối với những vụ việc thuộc thẩm
quyền.

19


2.2.3. Tổ chức chế độ chính sách
- Tuyển dụng, quản lý nhân sự, điều động, thuyên chuyền người lao động
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định
và quy chế của công ty
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty
- Lưu trữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời chính xác
- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,
khoa học kỹ thuật
- Phối hợp và tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao bậc thợ, kỹ
thuật nghiệp vụ cho người lao động để đáp ứng nhu cầu phát triển và phù
hợp với quy hoạch và phát triển của tập đoàn.
2.2.4. Quản lý trang thiết bị
Văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý trang thiết bị.
Trang thiết bị được quản lý theo quy chế do Tập đoàn xây dựng trên cơ sở chế
độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của Tập đoàn. Ngoài ra, hàng năm còn
được mua sắm bổ sung các trang thiết bị từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực
hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
Giao các trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản
lý, khai thác, sử dụng, bảo quản.
Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công.
Cơ chế tự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong Tập
đoàn, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng của trang thiết bị.
Thương xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
Hàng năm thống kê lại những trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao
hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành thanh lý.
Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn

phương thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào

20


thì cũng phải được công bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ
nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính.
Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn
phòng trong Tập đoàn.
2.2.5. Kiểm tra giám sát
Chánh văn phòng là người có trách nhiệm kiểm tra giám sát mọi hoạt động
của văn phòng sau đó báo cáo lại với Ban Giám đốc để có hướng phát triển hoạt
động phù hợp. Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức
sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục
tiêu kỳ vọng của tổ chức.
- Kiểm tra giám sát về nhân sự: thông qua quá trình thực hiện công việc
mà văn phòng sẽ biết nhân sự trong Văn phòng có đảm bảo đủ số lượng
và chất lượng để thực hiện công việc hay không.
- Kiểm tra về công việc: tiến độ thực hiện các công việc có đảm bảo thời
gian hay không. Văn phòng giúp lãnh đạo Tập đoàn theo dõi và đôn đốc
các bộ phận giải quyết công việc.
- Kiểm tra về cơ sở vật chất: theo định kì 3 tháng 1 lần văn phòng sẽ tiến
hành kiểm tra toàn bộ cơ sở vật chất trong Tập đoàn sau đó làm báo cáo
trình lãnh đạo về hiện trạng. Trường hợp có những trang thiết bị hỏng
hoặc hết hạn sử dụng Văn phòng sẽ xây dựng phương án mua sắm mới
hoặc tiến hành thanh lý tài sản hết giá trị sử dụng.
- Tổ chức kiểm tra đánh giá việc áp dụng các tiêu chuẩn trong hoạt động
của Văn phòng
- Kiểm tra các đợn vị, bộ phận trong việc thực hiện các nội quy, quy định
của Tập đoàn

2.3. Kết quả hoạt động của Văn phòng Tập đoàn FPT
Từ thực tiễn cho thấy văn phòng của Tập đoàn FPT đã và đang hoạt động

21