THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (917.56 KB, 47 trang )
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, văn bản
sử dụng phân tích trong báo cáo có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả nghiên cứu
trong báo cáo do chính tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách
quan và phù hợp với thực tiễn của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện
Việt Nam.
Tôi xin cam đoan nếu có vấn đề gì tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Sinh viên
Hoàng Nhật Anh
LỜI CẢM ƠN
Bài nghiên cứu này được hoàn thành tại Tổng công ty Truyền thông Đa
phương tiên Việt Nam. Có được bài nghiên cứu này, tôi xin tỏ lòng biết ơn chân
thành và sâu sắc đến Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam và
đặc biệt là chị Bùi Thị Thu Thảo đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và cung cấp
cho tôi số liệu để hoàn thành bài nghiên cứu này.
Bên cạnh đó tôi xin cảm ơn đến giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã
hướng dẫn giúp tôi có thể hoàn thành bài nghiên cứu này.
Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh
viên, nghiên cứu này không thể tránh được những thiếu sót. Tôi rất mong nhận
được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ sung,
nâng cao ý thức cũng như trình độ để hoàn thiện tốt hơn bài nghiên cứu của
mình.
Xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC VIẾT TẮT
STT
TỪ VIẾT TẮT
NỘI DUNG
1
TCVN
Tiêu chuẩn Việt Nam
2
DN
Doanh nghiệp
3
QLCL
Quản lý chất lượng
4
CSVC
Cơ sở vật chất
5
CTVP
Công tác văn phòng
6
TW
Trung ương
7
CVP
Chánh văn phòng
8
VP
Văn phòng
9
CBVT
Cán bộ văn thư
10
LĐCQ
Lãnh đạo cơ quan
11
VB
Văn bản
12
CBCNV
Cán bộ công nhân viên
13
QPPL
Quy phạm pháp luật
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ......................................................................................................................................
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT ...........................................................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................................... 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................. 1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................................................. 2
4. Kết cấu Tiểu luận ........................................................................................................................ 2
PHẦN NỘI DUNG .................................................................................................................................. 4
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ISO 9000 VÀ ISO 9001:2008 ............................................................ 4
1.1.Khái quát về ISO 9000 .................................................................................................................. 4
1.1.1.Khái niệm ................................................................................................................................ 4
1.1.2.Giới thiệu về tổ chức ISO....................................................................................................... 5
1.1.3.Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000........................................................................ 7
1.2.Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ...................................................................................... 8
1.2.1.Khái niệm ................................................................................................................................ 8
1.2.2.Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng .......................... 8
1.2.3.Mục đích.................................................................................................................................. 9
1.2.4.Ý nghĩa, vai trò ..................................................................................................................... 10
1.2.5.Yêu cầu .................................................................................................................................. 10
1.2.6.Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng..................... 13
Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỔNG
CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM ................................................... 15
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam . 15
2.1.1. Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005) ................................................... 15
2.1.2. Giai đoạn kinh doanh truyền thông đa phương tiện (2005 đến tháng 10- 2013) ........... 16
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam
............................................................................................................................................................. 17
2.2.1. Chức năng ............................................................................................................................ 17
2.2.2. Nhiệm vụ .............................................................................................................................. 18
2.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng ............................................ 21
2.3.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.. 21
2.3.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến – đi ............................ 23
2.3.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự ........................... 29
2.3.4. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý, kiểm soát tài liệu ........... 31
2.3.5. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện ............................. 32
2.3.6. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động kiểm soát công việc ................... 34
Chương 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG ISO 9001:2008 TẠI
TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM ....................................... 36
3.1. Nhận xét, đánh giá ...................................................................................................................... 36
3.1.1. Ưu điểm ................................................................................................................................ 36
3.1.2. Hạn chế................................................................................................................................. 36
3.2. Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 trong các cơ quan, tổ chức ở
Việt Nam hiện nay ............................................................................................................................. 37
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo ...................................................................................... 37
3.2.2. Xây dựng, ban hành văn bản qui định về ứng dụng ISO ................................................ 38
3.2.3. Hoàn thiện đội ngũ nhân sự ............................................................................................... 38
3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kĩ thuật ........................................................... 39
PHẦN KẾT LUẬN ................................................................................................................................ 41
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 43
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Những doanh nghiệp chú trọng đến vấn đề chất lượng hiện nay là những
đơn vị thành công trên thị trường. Những tiêu chí để tạo nên sức cạnh tranh của
doanh nghiệp bao gồm giá cả, chất lượng và dịch vụ hậu mãi. Quan trọng hơn
cả vẫn là chất lượng thỏa mãn khách hàng. Vì vậy việc lựa chọn áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001 là một công cụ giúp doanh nghiệp tạo ra chất lượng sản phẩm
và dịch vụ tối ưu.
Bên cạnh những đơn vị kinh doanh hàng hóa và dịch vụ thì Thủ tướng
Chính phủ cũng đã ký Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ
thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào
hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Kết
quả là, qua gần tám năm triển khai thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo TCVN ISO 9001 vào cơ quan hành chính nhà nước, tính đến tháng
9 năm 2015 đã có 5.824 cơ quan hành chính nhà nước được cấp giấy chứng
nhận, trong đó có 4.554 cơ quan hành chính nhà nước trong 63 tỉnh, thành phố
và 1416 cơ quan thuộc 20 Bộ, ngành.
Cho dù việc áp dụng tiêu chuẩn ISO với các tổ chức và doanh nghiệp trong
nước còn gặp nhiều khó khăn, song nếu xây dựng và duy trì thành công hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 thì các tổ chức hành chính
công và doanh nghiệp sẽ được thừa hưởng những lợi ích vô cùng to lớn. Vì vậy
tôi chọn đề tài: "Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn phòng
các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam hiện nay. Một số khuyến nghị để triển khai
thành công ISO 9001:2008 trong các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam hiện nay"
để nghiên cứu khi làm bài tập lớn môn Ứng dụng ISO trong Quản trị văn phòng
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
1
Nghiên cứu để thấy vai trò quan trọng của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn
ISO với các doanh nghiệp, tổ chức;
Khảo sát, đánh giá được những điều mà VP làm được khi ứng dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 vào Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa
phương tiên Việt Nam.
Đưa ra những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 trong Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa
phương tiên Việt Nam.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Làm rõ được vai trò quan trọng của việc ứng dụng ISO 9001:2008 với
Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiên Việt Nam
Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hiện nay ra sao
Từ đó chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và giải pháp nâng cao hiệu qủa
của ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào Văn phòng Tổng công ty
Truyền thông Đa phương tiên Việt Nam nói riêng và các cơ quan, tổ chức
khác nói chung.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn
phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiên Việt Nam.
Giới hạn nghiên cứu: Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương
tiên Việt Nam, ở thời điểm hiện tại
4. Kết cấu Tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, cấu trúc của đề tài
được chia làm ba chương:
Chương 1: Khái quát về ISO 9000 và ISO 9001:2008
Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Văn phòng
công ty Truyền thông Đa phương tiên Việt Nam.
2
Chương 3: Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008
tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
3
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ISO 9000 VÀ ISO 9001:2008
1.1.
Khái quát về ISO 9000
1.1.1. Khái niệm
a) Chất lượng:
Chất lượng là một phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng. Có một số định nghĩa về chất
lượng đã được các chuyên gia chất lượng đưa ra như sau:
"Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu" (theo Juran - một Giáo sư người
Mỹ).
"Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định" Theo
Giáo sư Crosby.
"Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất"
Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa.
Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quan
điểm về chất lượng khác nhau. Tuy nhiên, có một định nghĩa về chất lượng
được thừa nhận ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức Tiêu chuẩn
hoá Quốc tế. Theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất
lượng là: "Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có".
Chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách
hàng.
b) Quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm
soát một tổ chức về chất lượng. Việc định hướng và kiểm soát về chất lượng
nói chung bao gồm lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, hoạch
định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất
lượng.
4
Quản lý chất lượng hiện đã được áp dụng trong mọi ngành công nghiệp,
không chỉ trong sản xuất mà trong mọi lĩnh vực, trong mọi loại hình tổ chức,
từ quy mô lớn đến quy mô nhỏ, cho dù có tham gia vào thị trường quốc tế hay
không. Quản lý chất lượng đảm bảo cho tổ chức làm đúng những việc phải làm
và những việc quan trọng, theo triết lý "làm việc đúng" và "làm đúng việc",
"làm đúng ngay từ đầu" và "làm đúng tại mọi thời điểm".
c) Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng là hệ thống quản lý để định hướng và kiểm
soát một tổ chức về mặt chất lượng. Có nhiều phương pháp xây dựng hệ thống
quản lý chất lượng trong một tổ chức tùy theo quy mô, khả năng và tình trạng
của tổ chức. Hiện nay nhiều tổ chức xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dựa
trên Bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng là cung cấp sản phẩm/dịch vụ
có chất lượng ổn định, cải tiến liên tục kết quả thực hiện và tăng cao khả năng
đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
1.1.2. Giới thiệu về tổ chức ISO
Cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển kéo theo sự lớn mạnh của nhiều
ngành công nghiệp. Lúc này sản xuất hàng hóa được tổ chức thành nhiều công
đoạn, lượng hàng hóa sản xuất ra ngày càng nhiều đã làm phát sinh vai trò của
cán bộ chuyên trách về kiểm soát chất lượng. Đây là quan niệm sơ khai về quản
trị chất lượng, chủ yếu nhằm mục tiêu kiểm soát chặt chẽ quá trình sản xuất để
hạn chế cũng như tránh những sản phẩm kém chất lượng lọt ra ngoài thị trường.
Tuy nhiên, việc kiểm tra một cách chính xác các khuyết tật của sản phẩm
là việc làm khó khăn và không thể nào đạt kết quả tuyệt đối. Chính vì vậy, đã
xuất hiện khía cạnh mới khi tìm hiểu về hoạt động quản trị chất lượng. Và mỗi
lần phát hiện ra bất kỳ một khâu, một tiến trình hay thậm chí một nhân tố nào
5
đó ngoài quá trình sản xuất có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng hàng hóa
là mỗi lần quan niệm quản trị chất lượng được mở rộng ra.
Như vậy, từ chỗ quản trị chất lượng trong doanh nghiệp đồng nghĩa với
kiểm soát chặt chẽ khâu sản xuất đã mở rộng ra quản trị toàn bộ vòng đời sản
phẩm từ khâu thiết kế đến quá trình sản xuất và quá trình phân phối sản phẩm.
Việc tiến hành công việc quản trị chất lượng là một trong các hoạt động
cần thiết nhưng chưa đầy đủ bởi thiếu căn cứ để tạo ra lòng tin đối với chất
lượng sản phẩm. Vậy thì căn cứ này phải được đưa ra từ chính khách hàng và
cần thiết hơn nữa là từ chính cơ quan có quyền hạn và trách nhiệm trong việc
này.
ISO là một tổ chức quốc tế về vấn đề tiêu chuẩn hóa có tên đầy đủ là The
International Organization for Standardization. Các thành viên của nó là các tổ
chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn một 150 nước trên thế giới.
ISO là tổ chức phi chính phủ, ra đời và hoạt động từ 23/2/1947. Nhiệm vụ
của ISO là thúc đẩy sự phát triển của vấn đề tiêu chuẩn hóa và những hoạt động
có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ
quốc tế và sự hợp tác phát triển trong các lĩnh vực trí tuệ, khoa học, kỹ thuật và
mọi hoạt động kinh tế khác.
Trụ sở chính của ISO đặt tại Genève - Thụy Sĩ, ngôn ngữ sử dụng là tiếng
Anh, Pháp, Tây Ban Nha.
Hàng năm chi phí về hoạt động của ISO là 125 triệu France Thụy Sĩ, trong
đó 80% là đóng góp trực tiếp của các thành viên chính, 20% do việc bán ấn
phẩm đem lại. Số tiền đóng góp cho chi phí của ISO được tính tùy theo giá trị
tổng sản phẩm xã hội và giá trị xuất nhập khẩu của các nước thành viên.
Việt Nam là thành viên thứ 72 của ISO, gia nhập năm 1977 và được bầu
vào ban chấp hành của ISO năm 1996.
6
1.1.3. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu
vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000 năm 2008. ISO 9000
là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong
lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho
HTQLCL không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Và được áp dụng cho hình
thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong các
tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987. Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chức
hoạt động có hiệu quả, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trình trao
đổi thương mai được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú
trọng nhiều tới các vấn đề kỹ thuật. Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm
những tiêu chuẩn sau:
ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - cơ sở và từ vựng
ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lương - các yêu cầu
ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức
ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý
Hiện nay đã có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015.
Phương châm của gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 là "Nếu một tổ chức có
hệ thống quản trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc
dịch vụ mà tổ chức này cung ứng cũng sẽ có chất lượng tốt nhất". ISO 9000 có
thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực. Kể từ khi ban hành
cho đến nay, gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 đã qua bốn lần soát xét lần lượt từ
năm 1994, 2000, 2008, 2015. Mỗi lần soát xét lại xuất hiện một phiên bản mới
tương đương với năm ISO tổ chức soát xét.
7
1.2.
Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001:2008
1.2.1. Khái niệm
ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành
cho tất cả các loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh nghiệp rất lớn như các tập
đòan đa quốc gia đến những Doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10
người. Một Doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao
và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó nhất định phải có một
hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ như ISO 9001:2008 để sử dụng và phát
huy hiệu quả nguồn lực hiện có.
1.2.2. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008. Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ đã có và thực tế để triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định
rõ được trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng
thỏa nãm được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Hiện nay, công tác văn phòng ở
một số cơ quan, DN đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với
các nghiệp vụ:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản đến
- Quản lý nhân sự
- Tổ chức sự kiện
- Kiểm sỏa tài liệu
- Kiểm soát công việc
8
1.2.3. Mục đích
Việc ứng dụng ISO 9001:2008 có vai trò rất quan trọng trong hoạt động
của các cơ quan doanh nghiệp, đặc biệt là trong công tác văn phòng bởi mục
đích của ISO là giúp tổ chức hoạt động hiệu quả, tạo ra những quy định chung
nhằm giúp quá trình trao đổi thương mại được dễ dàng hơn và có kết quả tốt
hơn.
Việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng giúp các cơ quan,
doanh nghiệp hoạt động theo quy trình, tài liệu và biểu mẫu thống nhất.
Tăng độ hài lòng, sự thỏa mãn của khách hang về sản phẩm và dịch vụ do
cơ quan, doanh nghiệp cung cấp. Bởi hoạt động của doanh nghiệp là hướng tới
khách hang nên khi thỏa mãn được nhu cầu khách hàng là điều kiện giúp cho
doanh nghiệp phát triển vững mạnh.
Kiểm soát được các khâu trong hoạt động, quản lý rủi ro giúp đảm bảo
doanh nghiệp nhận thức và tuân thủ các quy định của pháp luật. Tăng khả năng
phục hồi, dự đoán được rủi ro xảy ra để xây dựng các chính sách chất lượng
phù hợp với doanh nghiệp, cơ quan hoạt động ổn định và phát triển.
Duy trì và cải tiến hoạt động không ngừng và đánh giá được thực tế cơ
quan doanh nghiệp trong hoạt động quản lý chất lượng để cải thiện hệ thống.
Sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 làm thước đo để xác định đối tác của
mình có đáng tin cậy để hợp tác không.
Cán bộ, công chức viên chức nhận thức được tốt hơn về chất lượng công
việc và thực hiện các thủ tục theo đúng trách nhiệm được phân công. Đồng thời
giúp lãnh đạo cơ quan thoát ra khỏi những sự vụ không cần thiết.
Cung cấp các công cụ làm việc thích hợp cho nhân viên của cơ quan,
doanh nghiệp. Đào tạo và xây dựng tinh thần trách nhiệm với công nghiệp nhằm
tang độ hài long với công việc.
9
Tang lợi nhuận và hiệu quả, giảm sai lỗi, hỏng hóc về sản phẩm và thiếu
sót về dịch vụ. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng sản xuất hiệu quả ngay từ đầu.
Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn, tạo
cơ hội xác định rõ người, rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc. Đây
là cơ sở hướng dẫn nguồn nhân lực và cải tiến công việc và là cơ sở tài liệu để
đào tạo và tuyển dụng công chức, nhân viên.
Giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, văn bản thống nhất, không cần lưu giữ
tất cả tài liệu hồ sơ mà chỉ cần giữ những tài liệu và hồ sơ được yêu cầu.
Hạn chế khó khăn tồn tại trong cơ quan, các ý kiến và khiếu nại của khách
hàng. Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ.
1.2.4. Ý nghĩa, vai trò
Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào trong công tác văn phòng
có ý nghĩa rất quan trọng đối với các cơ quan và tổ chức doanh nghiệp.
Giúp cơ quan, doan nghiệp có một hệ thống quản lý hiệu quả để kiểm soát
được chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Là công cụ giúp doanh nghiệp liên tục tang
trưởng, đạt được lợi nhuận cao và duy trì tỷ suất lợi nhuận cao.
Giảm số lượng sản phẩm, dịch vụ không đạt yêu cầu. Trong hệ thống quản
lý có các quy trình giúp kiểm soát, kiểm tra và giám sát, đánh giá được hoạt
động của cơ quan. Kiểm soát được các hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ
hiệu quả, chất lượng.
Tạo dựng niềm tin của khách hàng. Các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng
cao đáp ứng được nhu cầu khách hàng sẽ giúp tạo dựng niềm tin của khách
hang và nâng cao năng lực cạnh tranh cho cơ quan, doanh nghiệp.
Nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, giúp doanh nghiệp vượt
qua những rào cản kỹ thuật thâm nhập vào thị trường thế giới.
1.2.5. Yêu cầu
- Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình QLCL
10
Hệ thống văn bản mô tả quy trình QLCL phải viết một cách đơn giản, dễ
hiểu, đồng bộ, có hiệu lực và tương thích với các điều kiện thực tế. Các văn bản
xây dựng dựa theo các văn bản hướng dẫn của nhà nước, các quy định và quy
chế của cơ quan và được ban hành thống nhất về mặt hình thức, thể thức và nội
dung, từ ngữ đơn giản nhưng phải trình bày khoa học. Hệ thống văn bản càng
đơn giản và dễ hiểu thì việc áp dụng càng đạt hiệu quả cao.
Các tài liệu của HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 bao gồm: các văn
bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, số tay chất lượng,
các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ. Các tài liệu bao gồm cả hồ sơ được tổ chức
xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực
các quá trình của tổ chức.
- Yêu cầu về nguồn nhân lực
Yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất, con người luôn đóng vai trò
quan trọng tạo nên sự thành công hay thất bại của tổ chức.
Con người thực hiện hoạt động quản lý, kiểm soát và ban hành ra các quy
trình quản lý chất lượng và thực hiện nó. Hệ thống chất lượng quyết định chất
lượng sản phẩm dịch vụ, sản phẩm tạo ra là một quá trình liên kết của tất cả các
bộ phận, là quá trình biến đầu vào thành đầu ra đến tay người tiêu dùng. Sự phù
hợp với các yêu cầu của sản phẩm có thể bị ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp
bởi những người thực hiện nhiệm vụ bất kỳ trong hệ thống quản lý chất lượng.
Ứng dụng tiêu chuẩn ISO phải có sự tham gia tích cực tự giác của các đối tượng
có liên quan, tất cả các đối tượng phải thực hiện theo đúng các mô tả được biên
soạn và phê duyệt nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ.
- Yêu cầu về công nghệ thiết bị, cơ sở vật chất
Công nghệ thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại không chỉ giúp cho hiện đại
hóa công tác quản lý, tạo sản phẩm, cung cấp dịch vụ mà còn nâng cao năng
suất lao động, giải phóng sức lao động của con người. Vì vậy mà yêu cầu trang
11
bị các thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ hoạt động tổ chức như các nghiệp
vụ soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi – đến, … đòi hỏi các trang
thiết bị hiện đại để phát huy tối đa hiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008.
Các trang thiết bị, CSVC, cơ quan, doanh nghiệp phải cung cấp như: nhà
cửa, không gian làm việc, các phương tiện phục vụ hoạt động, các phần mềm,
phần cứng, dịch vụ,…
- Yêu cầu về quy mô của cơ quan, doanh nghiệp
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức và mọi
quy mô hoạt động. Tuy nhiên khi xây dựng các chương trình vẫn phải bám sát
quy mô, cơ cấu tổ chức để tối ưu hóa khâu công việc để tạo được hiệu quả. Tùy
thuộc vào quy mô của tổ chức mà các lãnh đạo sẽ có quyết định có ứng dụng
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào CTVP cơ quan.
Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào CTVP thường được các
lãnh đạo ứng dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, các doanh
nghijeejp nhỏ thường ít áp dụng. Đối với các cơ quan nhà nước từ TW đến cơ
sở đều có các văn bản quy định và được ứng dụng ISO trong hoạt động văn
phòng.
Những người được giao nhiệm vụ sẽ căn cứ quy mô của doanh nghiệp mà
xây dựng các quy trình ISO sao cho phù hợp với hoạt động của tổ chức.
- Yêu cầu đảm bảo tính công khai, minh bạch
Sự công khai minh bạch thể hiện ở chỗ các tài liệu, các lưu đồ, quy trình
đều phải được phổ biến rộng rãi cho toàn bộ cán bộ, nhân viên trong văn phòng
thậm chí trong toàn Doanh nghiệp
- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất
Sự thống nhất về tư duy, phương pháp làm việc là cơ sở dẫn đến sự thành
công của tổ chức, tạo guồng máy làm việc trôi chảy, chính xác
12
1.2.6. Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng
Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong CTVP phải trải qua
gồm ba giai đoạn gồm tám bước:
a) Giai đoạn 1. Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định
- Cam kết của lãnh đạo
- Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện
- Chọn tổ chức tư vấn (nếu cần)
- Đào tạo về nhận thức và cách thức xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008
- Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện
b) Giai đoạn 2. Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng
- Viết các tài liệu của HTQLCL
- Thực hiện HTQLCL
- Đánh giá chất lượng nội bộ
- Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động
c) Giai đoạn 3. Chứng nhận
- Đánh giá trước chứng nhận
- Hành động khắc phục
- Chứng nhận
- Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại
- Duy trì, cải tiến, đổi mới
Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với DN sẽ được chia thành tám
bước cụ thể như sau:
Bước 1. Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng
Bước 2. Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008
Bước 3. Đánh giá thực trạng của DN và so sánh với tiêu chuẩn
13
Bước 4. Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008
Bước 5. Áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008
Bước 6. Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
Bước 7. Tiến hành đánh giá chứng nhận
Bước 8. Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã tìm hiểu cơ sở lý luận về Tiêu chuẩn ISO 9000 và
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Tìm hiểu rõ về mục đích, ý nghĩa và yêu của của
Tiêu chuẩn này thế nào. Và những công tác văn phòng đang ứng dụng Tiêu
chuẩn ISO 9001:2008.
14
Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG
TIỆN VIỆT NAM
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam
2.1.1. Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005)
Tiền thân của Tổng công ty VTC là Xí nghiệp Dịch vụ sửa chữa bảo hành
thiết bị phát thanh- truyền hình được thành lập ngày 12/02/1988 theo Quyết
định số 33/QĐ-BTT của Bộ Thông tin. Ngày 25/3/1993, theo Quyết định số
288/QĐ của Bộ trưởng Bộ Văn hóa- Thông tin (VHTT), Xí nghiệp được chuyển
thành Công ty Đầu tư và Phát triển kỹ thuật thông tin (viết tắt là Intedico).
Tháng 12 năm 1996, Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghệ truyền hình
Việt Nam (VTC) được thành lập trên cơ sở sáp nhập 02 công ty: Ratimex và
Telexim vào Công ty Intedico và trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam.
Ngày 26/6/2003 theo Quyết định số 129/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng
Chính phủ, Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt Nam
(VTC) được chuyển từ Đài Truyền hình Việt Nam về trực thuộc Bộ Bưu chính
Viễn thông (BCVT). Đây được xem là cột mốc quan trọng, đánh dấu quá trình
trưởng thành của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn này Công ty VTC là đơn vị chủ lực hậu cần của ngành
truyền hình Việt Nam, có nhiệm vụ nghiên cứu, phát triển, sản xuất, tư vấn,
cung ứng các thiết bị sản xuất chương trình truyền hình và các thiết bị kỹ thuật
khác cho ngành truyền hình, chiếm thị phần lớn trên cả nước. VTC đã góp phần
không nhỏ trong việc mở rộng vùng phủ sóng truyền hình trên phạm vi toàn
quốc, đưa chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà
nước đến với đồng bào vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, góp phần nâng
cao nhận thức, đời sống văn hóa, tinh thần cho nhân dân cả nước. Đồng thời
15
VTC cũng là đơn vị tiên phong trong ứng dụng khoa học công nghệ bằng các
nghiên cứu, tư vấn, chuyển giao công nghệ và cung cấp các thiết bị sản xuất
chương trình truyền hình số, góp phần tăng cường năng lực sản xuất để tăng
thời lượng, chất lượng phát sóng truyền hình trên toàn quốc.
2.1.2. Giai đoạn kinh doanh truyền thông đa phương tiện (2005 đến tháng
10- 2013)
Tổng công ty VTC được thành lập theo Quyết định số 192/2005/QĐ-TTg
ngày 29/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển Công ty Đầu tư và
Phát triển công nghệ Truyền hình Việt Nam thành Tổng công ty hoạt động theo
mô hình công ty mẹ - công ty con và Quyết định số 01/2006/QĐ-BBCVT ngày
04/01/2006 của Bộ BCVT về việc thành lập Tổng công ty VTC hoạt động theo
mô hình công ty mẹ - công ty con.
Ngày 28/06/2010 Bộ TT&TT ban hành Quyết định số 929/QĐ-BTTTT
chuyển công ty mẹ - Tổng công ty VTC thành Công ty trách nhiệm hữu hạn
một thành viên (TNHH MTV) do Nhà nước làm chủ sở hữu. Quyết định số
1944/QĐ-BTTTT ngày 14/12/2010 của Bộ TT&TT về việc phê duyệt Điều lệ
Tổ chức và Hoạt động của Công ty TNHH MTV Tổng công ty VTC. Trong
giai đoạn này Tổng công ty hoạt động và kinh doanh trên các lĩnh vực: Truyền
thông, báo chí; truyền hình, viễn thông và công nghệ thông tin.
2.1.3. Giai đoạn kinh doanh nội dung số-viễn thông và dịch vụ truyền hình (từ
tháng 11- 2013 đến nay)
Ngày 16/10/2013 Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định 132
chuyển Đài THKTS VTC khỏi Tổng công ty VTC về trực thuộc Bộ Thông tin
và Truyền thông. Tổng công ty VTC tập trung vào các ngành nghề kinh doanh
chính là nội dung số, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình và công nghệ
thông tin.
16
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam
Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào yếu
tố thông tin, mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng. Do đó
hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào.
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam cũng nằm trong số đó.
Văn phòng của công ty có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban lãnh
đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
2.2.1. Chức năng
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa chọn
quyết định quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động cùa cơ quan, tổ chức
đó
Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa
học, người ra quyết định phái nấm được nhiều lĩnh vực phải có mặt ở mọi lúc,
mọi nơi. Điều này vượt quá khá năng của một con người. Vì lý do đó, người
thủ trướng cần ý kiến tham mưu cùa lực lượng trợ giúp. Thông thường, theo cơ
cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên
môn ờ các phòng ban chức năng. Văn phòng sẽ giúp thủ trướng trong việc tổng
hợp các ý kiến chuyên môn dó, phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận
chung nhất nhằm cung câp cho thủ trướng những thông tin, những phương án
quyết định kịp thời và đúng đắn.
Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong
một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan,
không bị gò bó, ràng buộc.
Chức năng giúp việc theo ngành
17
Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Các dự án thông qua các công việc cụ thể như xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển
khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động
lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ
chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản…
Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung
cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng
chúng có hiệu quả.. Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất phụ thuộc
vào đặc điểm và quy mô sử dụng của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ một cách
tiết kiệm và có hiệu quá là phương châm hoạt động của còng tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là nơi giúp việc cho lãnh đạo, thủ trướng thông qua
ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ,
bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng
với tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại
hoạt động.
2.2.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện các chức năng nói trên, Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông
Đa phương tiện Việt Nam có những nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ Văn phòng
Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây
dựng. Song muốn đạt dược mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết
nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau. Văn phòng
18
là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ
phận khác thực hiện.
Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác trong quý, tháng, tuần… của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển
khai, thực hiện các kế hoạch đó.
Thu thập xử lý
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều
khi khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và
xử lý lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng.
Các thông tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý,
phân loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyển phát đi hay lưu trữ.
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ
khi thu nhận, xử lý, bảo quảnvà chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để
thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý.
Tư vấn về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ
vàtruyền dạt các quyết định quản lý. Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng về công
tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức
theo yêu cầu; đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ tục theo quy định.
Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Văn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết
định của lãnh đạo. Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết
định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề
xuất các biện pháp phục vụ sự chi dạo, điều hành của lãnh đạo.
Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
19
Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố
trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh
tiết của cơ quan, đơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ
vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với
nhân dân.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng là bộ phận bảo đảm các
yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như
lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử
dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
Tổ chức công tác bảo vệ
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ
chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng
có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa
tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,
đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động
mà từng cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.
2.2.3. Sơ đồ hóa bộ máy văn phòng
Đến năm 2018, tổng số Cán bộ, nhân viên của Văn phòng Tổng Công ty
Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là 30 người, bao gồm:
Chánh văn phòng: 01 người;
Phó Chánh Văn phòng 03 người;
Chuyên viên 09 người: tổng hợp có 03 người; bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả 03; quản trị mạng 03 người;
Cán sự 06 người: văn thư 02; lái xe 02; bảo vệ 02;
Kế toán 02 người;
20
Hợp đồng 44 có 04 người: bộ phận tiếp dân kiêm một cửa có 01 người,
tạp vụ 03 người;
Hợp đồng 68 có 05 người: phục vụ có 02; lái xe có 02, bảo vệ có 01.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam [Xem phụ lục]
2.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
2.3.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban
hành văn bản
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam việc ứng dụng ISO
góp phần nâng cao chất lượng, khắc phục những thiếu sót trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản, giúp cho lãnh đạo công ty dễ dàng kiểm soát được
công việc.
a) Tổ chức bộ máy
Chánh Văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra quá trình
soạn thảo văn bản.
Văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo Trưởng phòng sẽ phân công cho các cá
nhân có nhiệm vụ soạn thảo theo từng nội dung.
b) Quy trình áp dụng
21
