Ứng dụng Microsof excel kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại – dịch vụ Phong Vũ Thái Nguyên

LỜI NÓI ĐẦU
 Lý do chọn đề tài
Nền kinh tế nước ta từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường đã có nhiều biến đổi
sâu sắc, sự đổi mới này có rất nhiều tác động đến kinh tế xã hội của đất nước. Trong
quá trình đổi mới, các doanh nghiệp đều phải hết sức quan tâm đến hoạt động sản xuất
kinh doanh, nhằm mục đích thu lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển của mình, góp
phần ổn định nền kinh tế chính trị của đất nước.
Để thực hiện mục tiêu trên, vấn đề kinh doanh đạt hiệu quả vô cùng quan trọng, có
ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của một số doanh nghiệp. Việc tiêu thị
hàng hóa trong doanh nghiệp là chiếc cầu nối và là khâu trung gian giữa người sản
xuất và người tiêu dùng, từ đó sẽ đưa ra các định hướng phát triển xản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp.
Trong công tác quản lý không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh các doanh
nghiệp phải hạch toán, phải tính toán chính xác kịp thời tình hình biến động về vật tư
tiền vốn và quá trình tiêu thụ hàng hóa… Nhiệm vụ đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải
làm tốt công tác kế toán, trên cơ sở đó giúp cho công tác quản lý nói chung và công tác
tiêu thụ hàng hóa nói riêng được phản ánh một cách đầy đủ kịp thời có như vậy mới
gắn lợi ích của nhà nước, tập thể, cá nhân và lao động.
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của vấn đề trên nên em chọn đề tài: “Ứng
dụng Microsof excel kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại – dịch vụ
Phong Vũ - Thái Nguyên”
 Mục tiêu đề tài:
 Nắm rõ nghiệp vụ kế toán bán hàng.
 Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kế toán bán hàng
 Nghiên cứu và cài đặt một số chức năng chính cho phân hệ kế toán bán hàng
 Đối tượng nghiên cứu:
Công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại – dịch vụ Phong Vũ - Thái
Nguyên
 Phạm vi nghiên cứu:
Công tác kế toán tại công ty cổ phần thương mại – dịch vụ Phong Vũ - Thái Nguyên

 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được đề tài phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin bằng cách tiếp cận, nghiên cứu tài liệu
Phương pháp phân tích và tổng hợp: Dựa trên các thông tin, dữ liệu thu thập
được tiến hành phân tích và tổng hợp lại theo quan điểm và cách nhìn nhận chủ
quan, khách quan.
Tham khảo ý kiến của thầy cô giáo.
 Kết cấu đề tài
Chương 1 Tổng quan về kế toán bán hàng
Chương 2 Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống tại công ty Cổ phần Thế Giới Số
Thái Nguyên
Chương 3 Xây dựng một số chức năng chính cho phân hệ kế toán bán hàng tại công ty
Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.1.

Lý thuyết chung về kế toán bán hàng

1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng
 Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh
nghiệp. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanh
nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
Xét góc độ về kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được
chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói

riêng có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán,
người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: Người bán mất quyền sở hữu, người mua
có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các
doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của
khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh
nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình.
 Vai trò của kế toán bán hàng
Có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với toàn
bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với bản thân doanh nghiệp có bán được hàng thì mới có
thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra, có điều kiện để mở rộng hoạt động kinh doanh,
nâng cao đời sống của người lao động, tạo nguồn tích luỹ cho nền kinh tế quốc dân.
Việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt
động cuả các doanh nghiệp đối với nhà nước thông qua việc nộp thuế, phí, lệ phí vào
ngân sách nhà nước, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng có hiệu quả cao số lợi


nhuận thu được giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế: Nhà nước, tập thể và các cá
nhân người lao động.
 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Đế đáp ứng kịp thời những yêu cầu trên kế toán bán hàng phải thực hiện tốt những
nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời sự biến động (nhập – xuất) của từng loại hàng hóa trên
cả hai mặt hiện vật và giá trị.
- Theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy
đủ các khoản chi phí, thu nhập về bán hàng xác định kết qủa kinh doanh thông qua
doanh thu bán hàng một cách chính xác.
- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàng
của từng loại hàng hóa phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp.

Yêu cầu đối với kế toán bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên
tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng… Tránh hiện tượng mất mát hư hỏng
hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ
chính xác cho đúng hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Phải quản lý chăt chẽ
tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian
tránh mất mát ứ đọng vốn .
1.1.2. Các phương thức bán hàng
Hoạt động mua bán hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện
qua hai phương thức: bán buôn và bán lẻ. Trong đó, bán buôn là bán hàng cho các đơn
vị sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa còn bán lẻ là bán
hàng cho người têu dung chấm dứt quá trình lưu chuyển hàng hóa.
Hàng hóa bán buôn và bán lẻ có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau.
 Đối với bán buôn
Có hai phương thức bán hàng là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng.
 phương thức bán hàng qua kho
Theo phương thức này, hàng hóa mua về được nhập kho rồi từ kho xuất bán ra.
Phương thức bán hàng qua kho có 2 hình thức giao giận


 Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua sẽ nhận hàng tại kho bên bán
hoặc đến một dịa điểm do hai bên thỏa thuận theo hợp đồng, nhưng thường là do bên
bán quy định.
 Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, bên bán sẽ chuyển hàng hóa đến
kho của bên mua hoặc đến một địa điểm do bên mua quy định để giao hàng.
 Phương thức bán hàng vận chuyển
Theo phương thức này, hàng hóa sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn
vị mua hàng không qua kho của đơn vị trung gian. Phương thức bán hàng vận chuyển
thẳng có hai hình thức thanh toán.
 Vận chuyển có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, hàng hóa được vận
chuyển thẳng về mặt thanh toán, đơn vị trung vị trung gian vẫn làm nhiệm vụ thanh

toán tiền hàng với đơn vị cung cấp và thu tiền của đơn vị mua.
 Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này hàng hóa được
vận chuyển thẳng, về thanh toán, đơn vị trung gian không làm nhiện vụ thanh toán tiền
với đơn vị cung cấp, thu tiền của đơn vị mua. Tùy hợp đồng, đơn vị trung gian được
hưởng một số phí nhất định ở bên mua hoặc bên cung cấp.
 Đối với bán lẻ
Có 3 phương thức bán hàng là: Bán hàng thu tiền tập trung bán hàng thu tiền không
tập trung và bán hàng tự động.
 Phương thức bán hàng thu tiền tập trung
Theo phương thức này, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng còn việc
thu tiền có người chuyên trách làm công việc này, trình tự được tiến hành như sau:
khách hàng xem xong hàng hóa và đồng ý mua, người bán viết “hóa hơn bán lẻ” giao
cho khách hàng đến chỗ thu tiền thì đóng dấu “Đã thu tiền”,khách hàng mang hóa đơn
đó đến nhận hành. Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số tiền đã thu để xác định doanh
số bán hàng. Định kì kiểm kê hàng hóa tại quầy, tính toán lượng hàng hóa đã bán ra để
xác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại quầy.
 Phương thức bán hàng không thu tiền tập trung
Theo phương thúc này, nhân viên bán hàng vừa làm nhiệm vụ giao hàng, vừa làm
nhiệm vụ thu tiền. Do đó, trong một cửa hàng bán lẻ việc thu tiền hàn phân tán ở nhiều


địa điểm. Hàng ngày hoặc định kì tiến hành kiểm kê hàng hóa còn lại để tính lượng
bán ra, lập báo cáo bán hàng,đối chiếu doanh số bán theo báo cáo bán hàngvới số tiền
thực nộp để xác định thừa thiếu tiền bán hàng.
 Phương thức bán hàng tự động
Theo phương thức này, người mua tự chọn hàng hóa sau đó đến bộ phận thu ngân
kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền. Cuối ngày nộp tiền bán hàng
cho thủ quỹ. Định kỳ kiểm kê, xác định thừa, thiếu tiền bán hàng.
 Các phương thức thanh toán
 Thanh toán ngay bằng tiền mặt: Theo phương thức này, hàng hóa của công ty sau

khi giao cho khác, khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
 Thanh toán không dùng tiền mặt: Theo phương thức này,hàng hóa của cty sau khi
giao cho khách hàng, khách hàng có thể thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản.
1.1.3. Các phương thức tính giá vốn hàng xuất kho để bán
 Phương pháp nhập trước – xuất trước
Phương pháp này dựa trên giả thuyết là hàng hóa nhập trước thì sẽ được xuất
trước. Do đó, giá trị hàng hóa xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần trước rồi
tính tiếp giá nhập kho lần sau như vậy giá trị hàng hóa tồn sẽ được phản ánh với giá trị
hiện tại vì được tính giá của những lần nhập kho mới nhất.
 Phương pháp nhập sau – xuất trước
Phương pháp này dựa trên giả thuyết là hàng hóa này nhập kho sau nhất sẽ được
xuất sử dụng trước. Do đó, giá trị hàng hóa xuất kho được tính hết theo giá nhập kho
mới nhất, rồi tính tiếp theo giá nhập kho kế tiếp sau đó. Như vậy giá trị hàng hóa tồn
kho sẽ được tính theo giá tồn kho cũ nhất.
 Phương pháp bình quân gia quyền
Là phương pháp căn cứ vào giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng nhập trong
kỳ để tính giá bình quân của một đơn vị hàng hóa. Sau đó tính giá trị hàng hóa xuất
kho bằng cách lấy số lượng hàng hóa xuất kho nhân với giá đơn vị bình quân. Nếu giá
đơn vị bình quân được tính theo từng lần nhập hàng thì gọi là bình quân gia quyền liên


hoàn. Nếu giá đơn vị bình quân chỉ được tính một lần lúc cuối tháng thì gọi là bình
quân gia quyền lúc cuối tháng.
 Phương pháp gia thực tế đích danh
Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp quản lý hàng hóa
theo từng lô hàng nhập. Hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá của lô hàng
đó để tính. Phương pháp này thường sử dụng với những loại hàng có giá trị cao,
thường xuyên cải tiến mẫu mã chất lượng.
1.1.4. Chứng từ kế toán sử dụng
Các chứng từ kế toán chủ yếu được sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết

quả kinh doanh.
-

Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn giá trị gia tăng
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu thu, phiếu chi
Bảng kê bán lẻ hàng hóa
Chứng từ thanh toán khác

1.1.5. Tài khoản sử dụng.
Để hoạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử
dụng các tài khoản chủ yếu sau:
 TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phảm hàng hóa, dịch vụ
thực tế phát sinh trong kỳ.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ:
- Phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ theo quy định
+ Chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
+ Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
+ Giam giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
+ Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế chịu thuế


+ Thuế GTGT đối với các cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp
trực tiếp.
- Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần vào khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Bên Có:

- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thực hiện trong kỳ
- Các khoản doanh thu trợ cấp trợ giá, phụ thu mà doanh nghiệp được hưởng
TK 511 không có số dư và được chi tiết thành bốn tài khoản cấp hai:
- TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”
- TK 5112 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- TK 5113 “doanh thu trợ cấp, trợ giá”
 TK 512 “doanh thu nội bộ”
TK này phản ánh doanh thu của số sản phẩn hàng hóa dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ
doanh nghiệp hoạch toán ngành. Ngoài ra, tài khoản này còn sử dụng để theo dõi một số
nội dung được coi là tiêu thụ khác như sử dụng sản phảm hàng hóa để biếu, tặng quảng
cáo, chào hàng….hoặc để trả lương cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hóa.
Nội dung TK 512 tương tự như tài khoản 511 và được chi tiết thành ba TK cấp hai:
- TK 5121 “Doanh thu bán hàng”
- TK 5122 “Doanh thu bán thành phẩm”
- TK 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
 TK 521 “chiết khấu thương mại”
TK này dùng để phản ánh các khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho
khách hàng mua với lượng lớn.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Các khoản chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ
Bên Có : Kết chuyển toàn bộ khoản chiết khấu thương mại sang TK 511
TK 521 không có số dư
 TK 531 “hàng bán bị trả lại”
TK này dùng để phán ánh doanh thu của số sản phẩm hàng hóa đã tiêu thụ bị khách
hàng trả lại do các nguyên nhân (kém phẩm chất, quy cách…” được doanh nghiệp
chấp nhận
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Trị giá của hàng bán bị trả lại đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào
nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hóa bán ra.
Bên Có: kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào bên nợ của TK 511 hoặc TK 512

TK 531 không có số dư
 TK 532 “Giảm giá bán hàng”
Tk này dùng để phản ánh các khoản giảm giá bán hàng bán phát sinh trong kỳ
hoạch toán được người bán chấp nhận trên giá thỏa thuận.
Kết cấu tài khoản:


Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua hàng
Bên Có: Kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán sang TK 511 TK532 không
có số dư.
1.2. Giới thiệu về Microsoft Excel
1.2.1. Khái quát về chương trình bảng tính Microsoft excel
 Khái niệm về Microft Excel:
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy
chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng
hơn trong việc thực hiện:






Tính toán đại số, phân tích dữ liệu.
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách.
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau.
Vẽ đồ thị và các sơ đồ.
Tác động hóa các công việc bằng các macro.

Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán
khác nhau.

 Sử dụng Excel :
* Khởi động Excel
Cách 1: Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Excel trên màn hình nền (Nếu có)
Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Excel trên thanh MS Office Shortcut
Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tượng Microsoft Excel.
Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hiện hộp thoại: Nhập tên tập tin chương
trình Excel (kèm theo đường dẫn đầy đủ) ấn OK
* Thoát khỏi Excel:
Cách 1: Chọn lệnh File - Exit
Cách 2: Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Excel
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4


Khi đóng Excel, nếu bảng tính chưa được lưu trữ thì excel sẽ xuất hiện thông báo:

Hình 1.1. Form đóng Excel
" Do you want to save the change…?" ( Bạn có lưu lại những thay đổi trên tập tin
BOOK1 không?)
Nếu chọn Yes: Lưu tập tin rồi đóng Excel lại
Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin
Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Exc
 Các thành phần trong Microsoft excel:
Cũng gồm các thành phần cơ bản của cửa sổ chương trình:
- Thanh tiêu đề
- Thanh thực đơn
- Thanh công cụ: Đóng/mở các thanh công cụ bằng lệnh View - Toolbars
- Thanh công thức (Formula bar): Đóng mở thanh công thức bằng lệnh View Formula bar.
- Dòng (Row): Tiêu đề dòng được ký hiệu theo số thứ tự 1, 2, 3… đến 65536.
- Cột (Column): Tiêu đề cột được ký hiệu theo các chữ cái: A, B, C... đến IV (tối
đa 256 cột trên một bảng tính).

- Vùng bảng tính, tiêu đề cột, thanh Formatting, thanh Formula, thanh Standard,
thanh Menu, thanh tiêu đề, ô hiện hành.
- Ô (Cell): Giao của hàng và cột, Ô được xác định bằng địa chỉ ô, ký hiệu
<cột><dòng>.
 Cấu trúc bảng tính Excel
Mỗi tập tin Excel có thể chứa nhiều bảng tính. Mỗi bảng tính được gọi là một Sheet
(gồm 256 cột x 65536 dòng). Mỗi tập tin (book) có thể chứa tối đa 255 Sheet. Khi mở
mới một tập tin, Excel sẽ lấy tên tập tin là Book1.xls và con trỏ sẽ nằm ở bảng tính
Sheet1.


1.2.2. Microsoft Excel trong kế toán bán hàng
Các hàm kế toán bán hàng hay dùng trong excel:
 Hàm SUMIF
- Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào.
- Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) nghĩa là Sumif(Vùng chứa điều
kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).
- Các tham số:
+ Range: Là dãy mà bạn muốn xác định.
+ Criteria: Các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu
thức hoặc chuỗi.
+ Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều
kiện đưa vào.
- Ví dụ:

= SUMIF(B3:B8,”<=10″)

- Tính tổng của các giá trị trong vùng từ B2 đến B5 với điều kiện là các giá trị nhỏ
hơn hoặc bằng 10.

= IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.
= IF(B2>=5,“DUNG”,“SAI”) = SAI
 Hàm AND:
- Cú pháp: AND(Logical1, Logical2, ….) nghĩa là And(đối 1, đối 2,..).
- Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
- Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là
các hằng, biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là
đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.


Chương 2.
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ PHONG VŨ – THÁI NGUYÊN
2.1 Giới thiệu đôi nét về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Phong Vũ
Tên: Công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Phong Vũ
Loại hình hoạt động: Công ty Cổ Phần
Trụ sở chính: Tầng 5, 117-119-121 Nguyễn Du, Phường Bến Thành, Quận 1,
Thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ ở chi nhánh Thái Nguyên:
MST: 0304998358
Người đại diện theo pháp luật: Hoàng Thái Phương
Hotline: 02862908777
Ngày cấp giấy phép: 30/05/2007
Website: />Thị trường:Toàn Quốc
 Ngành nghề kinh doanh
Điện thoại di động
Máy vi tính - Phụ kiện – Linh kiện – Phần cứng.
Máy vi tính, Laptop – Nhà cung cấp

 Tổ chức bộ máy quản lý

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý doanh nghiệp
 Chức năng nhiện vụ các phòng ban
Hội đồng quản trị: gồm 01 Tổng Giám Đốc và 01 Phó Tổng Giám Đốc. Hội
đồng quản trị kiêm Tổng Giám Đốc có quyền điều hành cao nhất trong công ty, chỉ
đạo mọi hoạt động trong công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Nhà nước, pháp
luật về mọi hoạt động của mình.
Phòng dự án: Là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho
Chủ tịch, Giám đốc của công ty trong các lĩnh vực : Quản lý hoạt động của dự án,
nghiên cứu tiếp cận và phát triển các dự án đáp ứng yêu cầu của thị trường để thực
hiện chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh: Là bộ phận rất quan trọng có nhiệm vụ là gặp gỡ, tiếp xúc
trực tiếp với khách hàng. Là bộ phận luôn đi đầu trong việc tạo ra các mối quan hệ
khách hàng mới cho công ty. Bộ phận này luôn đề ra những kế hoạch mới cho công ty
cũng như lưu trữ các kế hoạch chiến lược đã thực hiện của công ty.
Phòng kỹ thuật: Là bộ phận chuyên trách về lắp ráp và sữa chữa, khắc phục
những sự cố.


Phòng kế toán: Là bộ phận quản lý sổ sách của công ty. Theo dõi số lượng
khách hàng cũ và mới, chịu trách nhiệm về mọi mặt của tài chính trong công ty.
Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc công ty và tổ chức thực
hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sự theo
luật và quy chế của công ty. Kiểm tra đôn đốc các phòng ban thực hiện nghiêm túc quy
chế của công ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

1.1 Bộ máy kế toán của công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Phong Vũ – Thái
Nguyên

 Hình thức kế toán áp dụng trong công ty
Xuất phát từ việc nhận thức về tầm quan trọng của công tác kế toán trong việc
kinh doanh thương mại dịch vụ, công ty đã xây dựng cho mình bộ máy kế toán khoa
học, gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Mô hình kế toán công ty
áp dụng theo mô hình tập trung, mọi việc hạch toán lưu giữ chứng từ sổ sách được
thực hiện tại phòng kế toán của công ty đây là nơi duy nhất tổng hợp sổ tổng hợp.
Chế độ kế toán mà công ty áp dụng là Quyết định số 48/ 2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006. Hình thức kế toán áp dụng: hình thức Nhật ký chung, công ty không sử
dụng phần mềm kế toán máy.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung mà công ty cổ phần hợp
tác đầu tư và phát triển doanh nghiệp vùng áp dụng là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát
sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số
liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.


Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán
 Công việc hàng ngày của các nhân viên kế toán như sau:
Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ gốc được
dùng làm căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ nhật ký chung được ghi vào sổ
Cái các tài khoản cho phù hợp.
Riêng chứng từ tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Riêng những chứng từ liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì ghi
vào sổ chi tiết.
Cuối tháng kế toán viên lấy số liệu trên các sổ Cái tài khoản để lập bảng đối
chiếu số phát sinh từ các tài khoản, lấy số liệu chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh.

Đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ Cái để lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài
khoản với sổ quỹ với các bảng chi tiết số phát sinh.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối
số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký


chung ( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng
lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt cùng kỳ

1.2 Các phương thức bán hàng được áp dụng tại công ty
 Các phương thức bán hàng tại công ty
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi mà lượng cung hàng hóa trên thị
trường vượt quá so với nhu cầu các doanh nghiệp đang phải cạnh tranh với nhau rất
gay gắt vì vậy mà công tác tiêu thụ hàng hoá có vị trí vô cùng quan trọng. Chính vì lẽ
đó mà Công ty rất quan tâm đến các phương thức bán hàng nhằm đẩy mạnh số lượng
hàng bán ra, tiết kiệm chi phí bán hàng và quản lý nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất
cho công ty.
Hiện nay, phòng kinh doanh của công ty đang thực hiện phương thức bán buôn
qua kho, bán lẻ tiêu dùng .
Bán buôn qua kho: Theo đó hàng mua về nhập kho rồi mới được chuyển bán cho
khách hàng, khách hàng trực tiếp đến ký hợp đồng với công ty.
Bán lẻ: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Qua khâu bán lẻ,
hàng hoá kết thúc giai đoạn lưu thông, giá trị của hàng được thực hiện đầy đủ.
Với mục tiêu thu được lợi nhuận cao nhất, Công ty luôn nghiên cứu thị trường và
các đối thủ cạnh tranh từ đó đưa ra các chính sách giá cả hợp lý đủ để bù đắp chi phí
bỏ ra và thu được lợi nhuận cao nhất có thể. Giá bán hàng hoá được tạo ra trên cơ sở
giá bán quy định hoặc giá thoả thuận với khách hàng trong các hợp đồng mua bán trên
cơ sở 2 bên cùng có lợi
 Các phương thức thanh toán trong quá trình bán hàng của công ty
Hiện nay trong quá trình tiêu thụ hàng hoá công ty đã áp dụng nhiều phương thức

thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình thanh toán.
Các phương thức thanh toán được áp dụng tại công ty.
Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc: Đối với những khách hàng có như cầu
thanh toán ngay, những khách hàng mua hàng ít, không thường xuyên, khách hàng


mới. Phương thức này giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng
chiếm dụng vốn.
Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo yêu
cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng được.
Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng có
quan hệ mua bán thường xuyên, đã có uy tín với công ty. Trong trường hợp này, công
ty bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất do việc trả
chậm.
Thanh toán bằng cách chuyển khoản tiền qua ngân hàng vào tài khoản của công
ty tại ngân hàng đó.
Việc công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán
phức tạp hơn nhưng lại tạo điều kiện cho khách hàng. Đây cũng là một trong những
chiến lược nhằm thu hút thêm khách hàng đối với công ty.
1.2.1 Tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty
Công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Phong Vũ là cơ sở kinh doanh nộp thuế
theo phương pháp khấu trừ nên: Doanh thu bán hàng là số tiền bán hàng thu được
không bao gồm thuế GTGT.
Để phản ánh các nghiệp vụ Tài chính - Kế toán phát sinh liên quan đến Kế toán
doanh thu bán hàng sử dụng các Tài Khoản:
TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 156: Hàng hóa.
TK632: Giá vốn hàng bán.
TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.

Các Tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 131, ..


Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức Kế toán Nhật Ký Chung, do đó các
chứng từ được sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng và tình hình thanh toán với
khách hàng gồm có:
Hoá Đơn GTGT.
Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Bảng kê chi tiết hàng bán ra.
Bảng kê bán hàng.
Bảng tổng hợp hàng bán.
Sổ chi tiết Tài khoản 131.
Các chứng từ liên quan khác.
2.3.2. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng tại công ty
Khi xuất kho hàng hóa tiêu thụ, tại phòng kế toán lập phiếu xuất kho kiêm bản
bàn giao hoặc lập hóa đơn GTGT (do bộ tài chính ban hành).
Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại cuống.
+ Liên 2: Giao cho khách hàng.
+ Liên 3: Làm chứng từ vào sổ kế toán.


Hình 2.3: Phiếu xuất kho bán hàng
(nguồn: Phòng kế toán)


Hình 2.4 :Hóa đơn giá trị gia tăng
(nguồn: Phòng kế toán)
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hay giấy báo có của ngân
hàng do khách hàng chuyển khoản qua ngân hàng kế toán tiến hành lập phiếu thu.

Đồng thời kế toán công nợ phải thu tiến hành hạch toán giảm trừ công nợ của
người mua hàng trên sổ chi tiết thanh toán với người mua chi tiết cho từng khách hàng.
Trường hợp khách hàng mua chịu kế toán công nợ phải thu phản ánh vào bên nợ
TK 131”phải thu khách hàng”-chi tiết cho từng đối tượng, theo dõi công nợ phải thu
của khách hàng và cho tất cả các đối tượng.


2.5. Phân tích thiết kế hệ thống cho chương trình kế toán tại công ty cổ phần
thương mại & dịch vụ Phong Vũ
 Biểu đồ phân cấp chức năng cho chương trình kế toán bán hàng tại công ty

Hình 2.5: Biểu đồ phân cấp chức năng


 Biểu đồ mức khung cảnh

Hình 2.6: Biểu đồ mức khung cảnh

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh


Chương 3.
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH

3.1. Bài toán đặt ra
Công tác kế bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói chung cũng
như công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Phong Vũ nói riêng. Tổ chức hợp lý công
tác kế toán bán hàng sẽ thực hiện tốt những nhiệm vụ chính là thu nhập tổng hợp thông

tin tài chính, xử lý những thông tin thu nhập để xác định thông tin hữu ích cho những
nhà quản lý có quyết định nhanh chóng, chính xác kịp thời, hiệu quả.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm tin học giúp cho các nhà kế toán và ứng dụng
excel là một phần ứng dụng tin học vào công việc kế toán phổ biến nhất, được rất
nhiều người lựa chọn sử dụng làm công cụ làm việc vào nghiệp vụ kế toán nói chung
kế toán bán hàng nói riêng và không thể thiếu.


3.2. Một số giao diện của chương trình kế toán bán hàng
3.2.1. Giao diện chính

Hình 3.1: Giao diện chính cho chương trình kế toán bán hàng
Chức năng chính của chương trình kế toán bán hàng thể hiện cho chúng ta biết
được trong chương trình kế toán bán hàng có những chức năng gì và các chức năng
này thuộc vào những lĩnh vực nào. Ví dụ trong phần “danh mục từ điển” thì có các
thông tin như về doanh nghiệp (công ty), khách hàng, danh mục sản phẩm hàng hóa,
danh mục tài khoản. Trong phần danh mục từ điển cho phép việc cập nhật dữ liệu cho
hệ thống. Trong phần chứng từ phát sinh có các nội dung cập nhật dữ liệu tại bảng
nghiệp vụ phát sinh, tạo các hóa đơn chứng từ cho phân hệ kế toán bán hàng và công
nợ phải thu: “ Hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu xuất kho” và các bảng : “Nhật ký
bán hàng, bảng cập nhật công nợ”. Trong phần ” báo cáo” bao gồm các sổ: “Sổ nhật ký
chung, bảng cân đối phát sinh, sổ tổng hợp công nợ, sổ chi tiết công nợ, bảng tổng hợp
nhập xuất tồn, sổ cái tài khoản 511. Giao diện chính đem lại cái nhìn tổng quát nhất về
chương trình kế toán bán hàng tại công ty .


3.2.2. Giao diện bảng phát sinh nghiệp vụ kế toán bán hàng

Hình 3.2: Giao diện chứng từ phát sinh trong kỳ
Chức năng này phản ánh khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ xảy ra

thì kế toán viên sẽ nhập trực tiếp vào bảng này theo từng nội dung kinh tế. Yêu cầu
đối với việc nhập dữ liệu này đòi hỏi phải chính xác, theo đúng quy định ngày phát
sinh. Từ bảng phát sinh nghiệp vụ này chúng ta có thể truy xuất các thông tin, dữ liệu
đầu vào, dữ liệu đầu ra cho các phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu để từ đó
làm căn cứ để lên các báo cáo sổ nhật ký chung, cân đối phát sinh, công nợ tổng hợp
và sổ cái tài khoản 511.