PHÂN TÍCH PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP OPERA

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO GIỮA KÌ
ĐỀ TÀI: CƠ SỞ DỮ LIỆU LỚN TẠI KHÁCH SẠN
SOFITEL SAIGON PLAZA
Giảng viên hướng dẫn: TS. PHẠM NGỌC BẢO DUY
Môn: ỨNG DỤNG PHÂN TÍCH DỮ LIỆU LỚN TRONG QUẢN LÝ
Nhóm sinh viên thực hiện:
Nguyễn Văn Thái

71505258

Nguyễn Diệp Phương Ân

71505194

Võ Tú Quyên

71505065

Hoàng Nguyễn Yến Nhi

71505038

Trịnh Phương Loan

71505209

TPHCM, THÁNG 7 NĂM 2019


RUBRIC – BIG DATA
Báo cáo – kiểm tra giữa kì

Nội dung
tiêu chí
1. Hình
thức
và
trình
bày

1.1 Hình
thức

1.2 Trình
bày (đánh
máy, chính
tả, trích
dẫn…)
2. Nội
dung
2.1 Giới
thiệu vấn
đề

Thang
đánh

giá
Điểm /
10

1

2

3

4

5

0 điểm

1/3
tổng
điểm

1/2 tổng
điểm

2/3 tổng
điểm

Trọn
điểm

Điểm

đánh
giá

2

1

1

>= 10
lỗi
không
phù hợp
với
hướng
dẫn báo
cáo (bìa,
mục lục,
phông
chữ, số
trang
…)
>=5 lỗi
trích
dẫn; >=
lỗi
chính
tả; từ
ngữ tối
nghĩa

5 - 10 lỗi
không phù
hợp với
hướng dẫn
báo cáo
(bìa, mục
lục, phông
chữ, số
trang …)

5 lỗi
không
phù hợp
với
hướng
dẫn báo
cáo (bìa,
mục lục,
phông
chữ, số
trang …)

1

3-5 lỗi trích
dẫn; 3-5lỗi
chính tả; từ
ngữ tối
nghĩa

Không
lỗi trích
dẫn;
không lỗi
chính tả;
từ ngữ tối
nghĩa

1

Không
rõ ràng,
thiếu
logic, lý
do chọn
đề tài
thiếu
thuyết
phục

khá rõ
ràng, khá
logic, lý do
chọn đề tài
khá thuyết
phục (các
từ khóa
liên quan
được trình

rõ ràng,
logic, lý
do chọn
đề tài
thuyết
phục (các
từ khóa
liên quan
được

1

8
1

Điểm
quy
đổi


Thang
đánh
giá
Nội dung
tiêu chí

2.2 Tổng
quan về
thực trạng

hệ thống

2.3 Phân
tích chi
tiết các hệ
thống

2.4 Phân
tích mối

1

2

2

1
(các từ
khóa
liên
quan
được
trình
bày 0%)
Cung
cấp
thông
tin
không
đầy đủ

về bối
cảnh và
đối
tượng
được đề
cập,
không
xác thực
và phù
hợp yêu
cầu. Đặt
vấn đề
có hệ
thống
và đúng
< 50%
nội
dung
Phân
tích
nghèo
nàn,
thiếu cụ
thể
không
liên
quan
Phân
tích

2

3

4

5

Điểm
đánh
giá

bày > 50%)

trình bày
50% 100%)

Cung cấp
thông tin
khá đầy đủ
về bối cảnh
và đối
tượng được
đề cập, khá
xác thực và
phù hợp
yêu cầu.
Đặt vấn đề
có hệ thống
và đúng

50% - 75%
nội dung

Cung cấp
thông tin
đầy đủ về
bối cảnh
và đối
tượng
được đề
cập, xác
thực và
phù hợp
yêu cầu.
Đặt vấn
đề có hệ
thống và
đúng >=
75% nội
dung

1

Đưa ra
được một
vài phân
tích một số
bộ phận
của doanh
nghiệp

tương đối
phù hợp

Đưa ra
được
phân tích
đầy đủ
các bộ
phận của
doanh
nghiệp
tương đối
phù hợp
Đưa ra
được

2

Đưa ra
được một

2

Điểm
quy
đổi


Thang
đánh

giá

1

2

3

Nội dung
tiêu
liên
hệchí
giữa các
hệ thống

nghèo
nàn,
thiếu cụ
thể
không
liên
quan

vài phân
tích một số
bộ phận
của doanh
nghiệp
tương đối
phù hợp

2.5 Kết
luận lợi
ích và hạn
chế

2

Đưa ra
nhận
định
không
liên
quan
đến
phân
tích nội
dung
2.3, 2.4

Đưa ra
nhận định
liên quan
đến một vài
phân tích
nội dung
2.3, 2.4

Tổng điểm

10

4

5
phân tích
đầy đủ
các bộ
phận của
doanh
nghiệp
tương đối
phù hợp
Đưa ra
nhận định
liên quan
hoàn toàn
đến phân
tích nội
dung 2.3,
2.4

Kết quả

Điểm
đánh
giá

2

Điểm
quy
đổi


BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

ST
T

Họ và tên

Công việc
được giao

Tham
gia
họp
nhóm
(%)
100%

Mức độ
hoàn
thành
công
việc (%)
100%

Nhận xét

1

Nguyễn Văn Thái

Chương II
Chương IV
Làm báo cáo

Tốt

2

Nguyễn Diệp
Phương Ân

Chương II
Chương IV
Thuyết trình

100%

100%

Tốt

3

Võ Tú Quyên

Chương II

100%

100%

Tốt

4

Hoàng Nguyễn Yến
Nhi

Chương II

100%

100%

Tốt

5

Trịnh Phương Loan

Chương I

100%

100%

Tốt


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................... 1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁCH SẠN SOFITEL SAIGON PLAZA VÀ HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU LỚN ĐANG ĐƯỢC ÁP DỤNG.....................2
1. Giới thiệu doanh nghiệp...........................................................................................2
2. Tổng quan về thực trạng hệ thống quản lý dữ liệu lớn tại doanh nghiệp............2
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH TÍNH NĂNG SỬ DỤNG CỦA CÁC PHẦN MỀM
OPERA TẠI CÁC PHÒNG BAN KHÁCH SẠN...........................................................7
1. Hệ thống quản lý tài sản – Opera Property Management.....................................7
1.1. Bộ phận tiền sảnh – Front Office.....................................................................7
1.2. Bộ phận buồng phòng - Housekeeping..........................................................14
1.3. Các bộ phận Food&Beverage và Fitness Center&Spa :...............................17
1.4. Những điểm ưu việt của hệ thống quản lý tài sản do Opera cung cấp........18
2. Hệ thống quản lý thông tin và đặt phòng - Opera Information and Reservation
System – ORCIS:........................................................................................................19
2.1 Các tính năng chính.........................................................................................19
2.2 Những điểm ưu việt..........................................................................................20
3. Phần mềm quản lý bán hàng và phục vụ - Opera Sales & Catering..................21
3.1 Các tính năng chính.........................................................................................21
3.2 Những điểm ưu việt..........................................................................................23
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH TÍNH LIÊN KẾT GIỮA CÁC HỆ THỐNG...............25
CHƯƠNG IV: LỢI ÍCH VÀ HẠN CHẾ MÀ DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC KHI ÁP
DỤNG DỮ LIỆU LỚN...................................................................................................26
A. LỢI ÍCH................................................................................................................. 26
B. HẠN CHẾ..............................................................................................................27
PHỤ LỤC........................................................................................................................ 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................34


LỜI MỞ ĐẦU
Ngành du lịch trong những năm trở lại đây có tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ, hàng năm
nước ta đón hàng triệu lượt du lịch trên toàn quốc, lượng khách quốc tế đến Việt Nam
trong tháng 5/2019 ước đạt 1.326.668 lượt, giảm 9,7% so với tháng 4/2019 và tăng 14,3%
so với tháng 5/2018. Tính chung 5 tháng năm 2019, tổng lượng khách quốc tế đến Việt
Nam ước đạt 7.295.548 lượt khách, tăng 8,8% so với cùng kỳ năm 2018 – Theo thống kê
của Tổng cục du lịch Việt Nam. Kéo theo đó là hàng loạt các khách sạn, resort, khu nghỉ
dưỡng.... được xây dựng, phát triển về cả quy mô và dịch vụ. Trong đó, để hoạt động tốt
các khách sạn phải trực tiếp quản lý một khối lượng lớn các loại dữ liệu từ nhân viên,
khách hàng, rồi các phòng ban trong khách sạn, các dịch vụ ngày càng phong phú đa
dạng, do đó công việc quản lý ngày càng phức tạp hơn. Chính vì vậy, việc áp dụng công
nghệ quản lí dữ liệu lớn vào trong việc quản lý các hoạt động của khách sạn là quyết định
thông minh và tất yếu.
Với việc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu cho khách sạn không chỉ quản lý về các
con số mà thông qua đó doanh nghiệp dễ dàng có được một cách nhanh chóng các thống
kê về khả năng đáp ứng các nhu cầu của khách sạn cho khách hàng, thống kê về tình hình
nhân sự, hàng hóa,... Từ đó đưa ra được hướng đi của khách sạn. Tất cả những điều đó
cần một kho dữ liệu lớn, không thể lưu trữ bằng các phương pháp thủ công như trước đây
mà nên tin học hóa chúng, quản lý một thể thống nhất và toàn diện các lĩnh vực trong
khách sạn mà chỉ có phần mềm quản lý khách sạn mới thực hiện được.
Ngoài ra, những phần mềm này giúp khách sạn có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ hỗ
trợ cho 95% các hoạt động như quản lý đặt phòng, kinh doanh, quản lý lễ tân, quản lý thu
ngân, quản lý buồng phòng, quản lý nhà hàng,… cho đến báo cáo thống kê, hỗ trợ thanh
toán theo nhiều hình thức, như: tiền mặt, thẻ tín dụng, công nợ, thanh toán đa tiền tệ,…
Chính vì thấy được sự quan trọng của việc ứng dụng phần mềm quản lí dữ liệu lớn
vào việc quản lí trong khách sạn nói chung và các ngành dịch vụ nói riêng. Khách sạn
Sofitel Plaza - một trong những khách sạn 5 sao hiện đại bậc nhất ở Thành phố Hồ Chí

Minh, hiện tại đang áp dụng công nghệ dữ liệu lớn cho hoạt động kinh doanh và quản lý
doanh nghiệp của mình, được nhóm chọn để giới thiệu cho đề tài báo cáo giới thiệu công
nghệ dữ liệu lớn trong kinh doanh và điều hành doanh nghiệp.

1


GIỚI THIỆU CÔNG NGHỆ DỮ LIỆU LỚN TRONG KINH DOANH VÀ
ĐIỀU HÀNH ĐANG ÁP DỤNG TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL SAIGON
PLAZA
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁCH SẠN SOFITEL SAIGON PLAZA VÀ HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU LỚN ĐANG ĐƯỢC ÁP DỤNG
1. Giới thiệu doanh nghiệp
Khách sạn Sofitel Saigon Plaza được khởi công xây dựng từ khu đất của Trường Thực
nghiệm Sài Gòn và mở cửa hoạt động từ năm 1998 bởi các nhà đầu tư đến từ Singapore
và Đài Loan. Cho đến nay khách sạn đã có kinh nghiệm hơn 20 năm trong ngành dịch vụ
lưu trú khách sạn và hoạt động dưới sự quản lý điều hành của Tập đoàn khách sạn
AccorHotels - một trong những Tập đoàn khách sạn lớn nhất thế giới. Với lối kiến trúc
kiểu Tây Âu cổ điển, Sofitel Saigon Plaza được mệnh danh là một trong các khách sạn 5
sao nổi bật nhất tại Thành phố Hồ Chí Minh từ cuối những năm 20 cho đến hiện nay.
Tên : Công ty Trách nhiệm hữu hạn Liên doanh Khách sạn Plaza / Sofitel Saigon Plaza
Địa chỉ : Số 17 Lê Duẩn, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại : ( 028 ) 38 24 15 55
Số fax : ( 028 ) 38 22 16 98
Website : />Email :
Khách sạn Sofitel Saigon Plaza chủ yếu hoạt động ngành dịch vụ lưu trú, cho thuê
mướn phòng trong khách sạn và các loại dịch vụ đi kèm khác. Tòa nhà gồm 20 tầng lầu
với 286 phòng mang phong cách Pháp sang trọng và tiện nghi, toạ lạc giữa trung tâm
thành phố như một thiên đường bình yên giữa Sài Gòn náo nhiệt.
Khách đến đây đa phần là những doanh nhân và khách du lịch cao cấp tìm kiếm sự

giao thoa của kiến trúc cổ điển kết hợp với những đường nét hiện đại. Khách sạn Sofitel
Saigon Plaza thể hiện một phong cách “ Sống theo lối sống của Pháp - Sống và tận hưởng
theo phong cách Pháp ” chỉ có tại thương hiệu Sofitel.
Tọa lạc trên đại lộ lịch sử Lê Duẩn với hàng cây xanh thẳng tắp và chỉ vài bước chân
bạn có thể đến Nhà thờ Đức Bà, Dinh Độc Lập và Vườn Bách Thảo. Khách sạn nằm
trong khu vực trung tâm thành phố, nơi tọa lạc các tổng công ty, tập đoàn quốc tế và chỉ
cách vài phút để đến các khu mua sắm thương mại sang trọng.
2. Tổng quan về thực trạng hệ thống quản lý dữ liệu lớn tại doanh nghiệp

2


2.1. Giới thiệu khái quát về nền tảng đang được sử dụng Khách sạn Sofitel Saigon
Plaza
Khách sạn Sofitel Saigon Plaza sử dụng phần mềm quản lý tài sản Opera cho tất cả
các phòng ban. Phần mềm thuộc hệ thống hoạch định nguồn lực ERP ( Enterprise
Resource Planning) là Oracle Hospitality và được cung cấp bởi hãng phần mềm và quản
trị cơ sở dữ liệu Oracle.
2.1.1. Nhà cung cấp Oracle
Oracle là 1 tập đoàn công nghệ đa quốc gia, được thành lập từ năm 1977 tại Santa
Clara, California bởi Larry Ellison, Bob Miner và Ed Oates. Ngày nay, Oracle là 1 trong
những tập đoàn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực cơ sở dữ liệu, phần cứng và phần mềm
cho doanh nghiệp
Oracle là tập đoàn đứng thứ 3 trên thế giới trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, chỉ sau
Microsoft và IBM. Sản phẩm chính của Oracle là các phần mềm và hệ thống phần cứng
dùng trong doanh nghiệp, bao gồm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle, các phần mềm lớp
giữa (middle-tier software), phần mềm doanh nghiệp như ERP, CRM, SCM…, các hệ
thống máy chủ, hệ thống lưu trữ…
2.1.2. Hệ thống ERP – Oracle Hospitality
Oracle Hospitality- tiền thân là công ty có tên Micros Systems, được tập đoàn Oracle

mua lại với giá 5,3 tỷ Đô vào năm 2014 và đổi tên thành Oracle Hospitality. Oracle
Hospitality là doanh nghiệp sản xuất và bán các phần cứng, phần mềm máy tính và dịch
vụ thu ngân, thống kê cho các doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực như nhà hàng,
khách sạn, trung tâm giải trí, siêu thị,… Oracle Hospitality tính đến năm 2014 chiếm 35%
tỷ trọng trong lĩnh vực bán hàng, thu ngân qua các thiết bị POS ( Point of sale).
Ngoài ra, Oracle Hospitality còn là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích
hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra
quyết định. Đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như kế toán, nhân lực,
vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công
cụ hoạch định và lên kế hoạch.
2.1.3. Phần mềm quản lý tài sản Opera Hotel – Opera Property Management
System
Opera Hotel - phần mềm PMS thuốc hệ hống ERP Oracle Hospitality, là một phần
mềm quản lý khách sạn nổi tiếng hàng đầu được xây dựng trên công nghệ tân tiến và hiện
đại. Phần mềm này đáp ứng được mọi chuẩn mực của khách sạn, được xây dựng tương
thích với các hệ điều hành của Windows hiện nay, với phông chữ unicode và cơ sở dữ
liệu là SQLServer 2008, giao diện là công nghệ .NET.

3


Phần mềm quản lý khách sạn này có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ cho khách
sạn/resort từ 2 đến 5 sao từ quản lý đặt phòng, kinh doanh, quản lý lễ tân, quản lý thu
ngân, quản lý buồng phòng, quản lý nhà hàng,… cho đến báo cáo thống kê, hỗ trợ thanh
toán theo nhiều hình thức, như: tiền mặt, thẻ tín dụng, công nợ, thanh toán đa tiền tệ,…
Giúp các chủ đầu tư có thể tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro khi quản lý bằng giấy tờ,
nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh cho nhà hàng, khách sạn.
2.1.4. Phần mềm quản lý dữ liệu bán hàng – Opera Sales & Catering
Là một ứng dụng quản lý sự kiện và khách hàng đầy đủ tính năng, tích hợp liền mạch
với hệ hống ERP Oracle Hospitality để tối đa hóa doanh số nhóm và thực hiện hợp lý các

cuộc họp và sự kiện.
Opera Sales & Catering của Oracle Hospitality có nhiều công cụ giúp bạn đặt chỗ hiệu
quả và quản lý các sự kiện. Phần mềm cho phép cấu hình không gian đa chức năng phù
hợp với tất cả các nhu cầu và thông số kỹ thuật của phòng, giúp bạn quản lý hiệu quả các
yêu cầu phục vụ phức tạp nhất. Phần mềm cũng cung cấp một loạt các báo cáo tiêu chuẩn
để theo dõi hoạt động và hiệu suất.

2.1.5. Phần mềm quản lý dữ liệu đặt phòng – Opera Reservation System
Là một phần của hệ thống kiểm kê doanh nghiệp tích hợp thực sự đầu tiên trong ngành.
Được hợp nhất với hệ thống quản lý tài sản OPERA và hệ thống bán hàng và phục vụ
OPERA, ORS cung cấp hệ thống kiểm kê hình ảnh duy nhất mong muốn cho doanh
nghiệp của bạn. Bằng cách kết hợp sức mạnh tích hợp với một loạt chức năng sáng tạo,
ORS cung cấp cho các đại lý đặt phòng trung tâm hoặc nhân viên bán hàng toàn cầu của
bạn các công cụ để tối đa hóa đặt chỗ và tăng doanh thu tốt hơn bao giờ hết.
Với phần mềm Opera, nhân viên đặt phòng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác đăng
ký đặt phòng cho khách. Bên cạnh đó, phần mềm này còn cho phép bán các loại phòng
được định nghĩa theo đêm, giờ hoặc theo tháng rất thuận tiện cho hầu hết các khách sạn,
resort, cao ốc, căn hộ cho thuê,...
Ngoài ra còn có một số tính năng khác như: thay đổi thông tin khách, quản lý nhà
hàng, quản lý buồng phòng, mẫu biểu báo cáo, ... hỗ trợ tối đa những công việc của từng
nhân viên khách sạn.
2.2. Thực trạng việc sử dụng công nghệ quản lý dữ liệu lớn tại Khách sạn Sofitel
Saigon Plaza.
2.2.1 Đối với doanh thu

4


380,643,906

400,000,000

339,185,782 328,219,771

350,000,000
300,000,000

276,870,224

250,000,000 215,835,552
200,000,000
150,000,000
100,000,000
50,000,000
0

2014

2015

Doanh thu phòng
Doanh thu khác

2016

2017

2018

Doanh thu ẩm thực

Tổng

Qua biểu đồ ta có thể thấy từ năm 2014 đến thời điểm hiện tại, chúng ta có thể dễ dàng
nhận thấy tình hình doanh thu của khách sạn Sofitel Saigon Plaza ngày càng tăng trưởng
đều đặn và hầu hết các năm đều hoàn thành tốt khoảng mục tiêu kinh doanh mà Ban quản
trị khách sạn đã đề ra. Nhờ vào việc áp dụng công nghệ quản lí dữ liệu lớn, khách sạn có
thể hệ thống doanh thu một cách rõ ràng và chính xác nhất. Ngoài ra còn tiết kiệm triệt để
thời gian, dễ dàng tiếp cận với khách hàng. Nhờ sử dụng các phầm quản lý dữ liệu lớn đã
mang đến kết quả kinh doanh hiệu quả cho khách sạn Sofitel.
Cụ thể :
Từ năm 2014- 2018 doanh thu tăng từ 215,835,552 lên 380,643,906.
Đặc biêt là doanh thu từ việc đặt phòng tăng ( 103,524,456 lên 233,151316 ), kinh doanh
ẩm thực tăng ( 97,255,464 lên 131,971,955).
Với những số liệu trên cho thấy việc sử dụng công nghệ quản lí dữ liệu lớn ảnh hưởng
mật thiết đến doanh thu của khách sạn từ việc đặt phòng đến kinh doanh ẩm thực.
2.2.2 : Đối với hoạt động kinh doanh:
Sử dụng cơ sở dữ liệu lớn trong quản lý bán hàng giúp khách sạn giảm chi phí và thời
gian. Phần mềm giúp các nhân viên khách sạn loại bỏ các thông tin không cần thiết và
cho phép khách đạt được mục tiêu về thời gian một cách hiệu quả.
Với phần mềm này, nhân viên khách sạn không còn cần đến các tài liệu hướng dẫn.
Mọi chi tiết của hoạt động kinh doanh đều được tự động ghi lại trong hệ thống. Sau đó
các chi tiết có thể được dễ dàng truy cập và được dùng cho mục đích phân tích và ra
quyết định.

5


Phần mềm còn có lợi ích trong việc điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận
khác để tăng tính hiệu quả của hoạt động. Hệ thống sẽ có một chế độ quản lý tập trung
quy định các quy trình kinh doanh, giảm chi phí sản xuất và kiểm soát hàng tồn kho.

Tuy khách sạn phải bỏ ra một số tiền đầu tư phần mềm lúc ban đầu nhưng lại có thể
tiết kiệm được chi phí trong hoạt động kinh doanh nhờ công nghệ quản lý hiện đại. Ngân
sách đầu tư phần mềm bán lẻ sẽ hoàn vốn nhanh chóng khi khách sạn tiết kiệm được thời
gian, chi phí lao động đồng thời tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận kinh doanh.

2.2.3: Đối với quản trị nguồn nhân lực :
Với sự hiệu quả về công suất làm việc, khách sạn tiết kiệm được một lượng lớn nhân
viên trong việc kiểm tra, thống kê, nhập liệu,… vì một nhân viên có thể sử lí hầu hết các
số liệu và đưa ra doanh thu trong một thời gian ngắn mà không cần phải thông qua nhiều
bước kiểm tra.
Hoạt động bán hàng sẽ giúp khách sạn lưu giữ được các giao dịch và cách thức mà các
nguồn lực kinh doanh đang được sử dụng. Nếu phát hiện thấy dấu hiệu bất thường nào
trong các giao dịch kinh doanh, sau đó phần mềm sẽ ngay lập tức hiển thị nó và từ đó các
bộ phận có liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm khắc phục. Vì mọi thao tác từ nhập hàng,
bán hàng, in hóa đơn, thống kê doanh số đều được thực hiện trên hệ thống nên chỉ cần
một số lượng nhỏ nhân viên khách sạn để làm một khối lượng công việc lớn. Do đó,
doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí thuê nhân viên nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận.

6


CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH TÍNH NĂNG SỬ DỤNG CỦA CÁC PHẦN MỀM
OPERA TẠI CÁC PHÒNG BAN KHÁCH SẠN
1. Hệ thống quản lý tài sản – Opera Property Management
Property Managmement System (PMS) là một phần mềm quản lý hệ thống quản lý
thông tin giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn. Nó thay
thế cho các phương thưc truyền thống để hướng tới một giải pháp đơn giản, dễ dàng hơn
giúp giải quyết mọi bế tắc và sự bề bộn trong công việc quản lý một cách linh hoạt, hiệu
quả. OPERA Property Management System sẽ cung cấp các công cụ giúp bạn vận hành
hoạt động của mình ở mức năng suất và lợi nhuận cao hơn bao giờ hết. Ứng dụng có

được thể tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của bạn, giúp dễ sử dụng và cho phép bạn có được
thông tin nhanh, chính xác, cập nhật liên tục.
Tại khách sạn Sofitel Saigon Plaza, phần mềm Opera PMS được áp dụng cho tất cả các
bộ phận thuộc khối vận hành như: bộ phận tiền sảnh, bộ phận buồng phòng, bộ phận nhà
hàng, bar và spa.
1.1. Bộ phận tiền sảnh – Front Office
Phần mềm của bộ phận tiền sảnh tích hợp nhiều chức năng quan trọng để cung cấp tốc
độ và dịch vụ cao nhất hiện nay. Nhân viên lễ tân có thể đặt phòng, check in và check out
cho khách, xử lý thẻ tín dụng, cấp chìa khóa và thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài sản
khác một cách dễ dàng.
OPERA tạo điều kiện cho việc check in một cách nhanh chóng. Nhân viên lễ tân chỉ
cần quẹt thẻ tín dụng của khách và hệ thống sẽ tự động đưa ra đặt phòng của khách và áp
dụng thông tin thanh toán vào thẻ tín dụng của họ. Có thể lấy ủy quyền tín dụng trong
thời gian thực và hệ thống khóa cửa tự động sẽ cắt khóa phòng khách cùng lúc, loại bỏ
việc nhập thông tin kép. Việc check out cũng hiệu quả không kém, với quy trình một
bước sẽ đưa ra tất cả các khoản phí của khách và tự động làm mất hiệu lực chìa khóa
phòng.

Đối với nhóm khách đoàn và tour du lịch cũng được sắp xếp hợp lý. Khi nhận được
thông tin của đoàn khách, hệ thống sẽ chuẩn bị chìa khóa phòng cho từng khách và cho
phép khách nhận phòng cùng một lúc, bất kể quy mô của nhóm là bao nhiêu. Khả năng
quản lý phòng hiệu quả của hệ thống cho phép quản lý khách sạn nhận phòng thông qua
danh sách phòng hoặc đón khách riêng lẻ. OPERA cũng có thể được thiết lập để tự động
chia nhỏ các nhóm khách nếu họ không nhận tất cả các phòng được giữ trước một ngày
xác định
1.1.1. - Tinh năng đặc phòng Reservations
7


Bên trong chức năng đặt phòng, Opera PMS cung cấp tất cả các chức năng nghiệp vụ

chủ yếu cho việc xử lý đặt phòng như sau :
1.1.1.1- New reservation
Với chức năng “ New Reservation “, đây là chức năng giúp nhân viên lễ tân tạo
booking cho khách hàng mà không cần qua bộ phận đặt phòng. Bằng việc nhập thông tin
về khách hàng, thời gian khách hàng yêu cầu muốn ở tại khách sạn, hệ thống sẽ tạo ra
một đặt phòng mới hoàn toàn ngay tại thời điểm tạo. Hệ thống lúc đó cũng sẽ xuất hiện
bảng giá của tất cả loại phòng có trong khách sạn để nhân viên lễ tân có thể báo giá
phòng cho khách hàng.
1.1.1.2 - Update Reservation
Với chức năng “ Update Reservation “, bằng việc nhập dữ liệu thông tin như tên, mã
đặt phòng, tên đoàn / công ty,… hệ thống sẽ giúp nhân viên lễ tân tìm thấy được tất cả
thông tin về các booking của khách hàng mà bộ phận Đặt phòng ( Reservation
Department ) đã tạo tính tới thời điểm tìm kiếm và luôn cập nhật liên tục khi có booking
mới được tạo ra.
1.1.1.3 - Waitlist
Với chức năng “ Waitlist “, hệ thống Opera sẽ giúp nhân viên lễ tân có thể nhập thông
tin danh sách các khách hàng đang đợi loại phòng mong muốn nhưng khách sạn hiện
đang bị quá tải và không có phòng để cung cấp cho khách. Ví dụ khi khách hàng muốn
đặt loại phòng “ Superior Room “ và khách sạn đã bị quá tải loại phòng đó và không còn
phòng để cung ứng cho khách nhưng vì lý do nào đó khách vẫn muốn ở loại phòng đó,
khách hàng có thể yêu cầu nhân viên lễ tân sẽ giữ chỗ cho mình trước khi khách sạn có
sẵn loại phòng thì lúc này thay vì thực hiện các phương pháp thủ công như trước đây là
ghi vào sổ tay về thông tin của khách hàng thì hệ thống Opera sẽ giúp nhân viên lễ tân dễ
dàng hơn rất nhiều trong việc kiểm soát các yêu cầu giữ phòng cho khách. Điển hình là
với chức năng “ Waitlist”, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu thông tin của khách hàng và
loại phòng mà khách yêu cầu giữ và hệ thống sẽ ghi nhớ lại thông tin cũng như lưu lại để
nhân viên có thể dễ dàng kiểm soát và xử lý yêu cầu của khách.
1.1.1.4 - Component Group
Đây là chức năng giúp khách sạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin của các khách
đoàn đã từng và đang ở tại khách sạn. Thông thường, nhân viên lễ tân chỉ sử dụng tính

năng này để tìm kiếm thông tin và tên đoàn/ công ty sẽ tới khách sạn ngày hôm nay chứ
không thường sử dụng trong khâu thao tác làm việc vì tính năng này chỉ đơn giản cung
cấp các thông tin tối giản của các đoàn/công ty chứ không có tính năng khác đi kèm.
1.1.1.5 - Profiles
8


Chức năng “Profiles” được sử dụng để tìm kiếm thông tin về khách hàng đã từng ở tại
khách sạn . Bằng việc nhập dữ liệu thông tin như tên,… hệ thống sẽ giúp nhân viên lễ tân
tự tìm kiếm ra thông tin cá nhân khách hàng như hình hộ chiếu, số hố chiếu, ngày tháng
năm sinh,…. Trong chức năng “ Profile “ , Opera cũng cho kèm theo rất nhiều tính năng
đi kèm khác như kiểm tra những tài liệu ghi chép về khách trước đây có trong hệ thống
và xem lại tất cả lịch sử đặt phòng mà khách đã từng ở tại khách sạn. Đây được xem là
một trong những chức năng thuận tiện cho khách sạn Sofitel khi mọi thông tin về khách
hàng ở tại khách sạn đều được lưu trữ lại như vậy khách sạn có thể theo dõi cũng như có
thể dễ dàng trong việc nhận diện các khách hàng thân thiết. Ngoài ra, chức năng “ Profile
Notes “ trong chức năng “ Profiles “ cũng giúp khách sạn lưu trữ được những thông tin
đặc biệt của khách hàng như sở thích, ăn uống, các vấn đề trước đây của khách hàng xảy
ra tại khách sạn,… để từ đó, khách sạn Sofitel có thể phục vụ được khách tốt hơn.
1.1.1.6 - Room plan
“Room plan” là chức năng chủ yếu được sử dụng để xem tình trạng loại phòng. Trong
chức năng này, hệ thống sẽ thiết kế một bảng về tất cả các phòng của mỗi tầng và mỗi
loại phòng đều được hiển thị tình trạng phòng của loại phòng đó cũng như booking đã
được chỉ định vào phòng đó. Đây là chức năng mà nhân viên lễ tân hoặc quản lý thường
xuyên sử dụng để tìm phòng cho khách nhờ việc tích hợp luôn tình trạng và loại phòng
nên khiến cho việc tìm phòng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
1.1.1.7 - Floor plan
Tương tự như “Room plan “, “ Floor plan” của Opera cũng hiển thị tình trạng phòng
của từng tầng, tuy nhiên sự khác biệt giữa chức năng “Floor plan” so với “Room plan” đó
chính là “Floor plan” chỉ tối giản thông tin về tình trạng phòng và không hề đưa ra thông

tin về đặt phòng của khách tương ứng với số phòng. Nhưng ngược lại, “Floor plan” như
một bảng sơ đô tầng của khách sạn và hệ thống sẽ xuất hiện một bảng vẽ theo từng tầng,
sắp xếp các phòng theo đúng như vị trí cấu trúc trong khách sạn. Đây là một chức năng
cho những nhân viên mới vào làm việc tại khách sạn, người chưa quen được cấu trúc sắp
xếp phòng của khách sạn.
1.1.1.8 - Confirmation
Với chức năng “ Confirmation”, bộ phận tiền sảnh có thể xuất dữ liệu bảng xác nhận
đặt phòng của khách hàng và xuất dữ liệu ra bên ngoài theo yêu cầu của khách. Nhân
viên lễ tân có thể lưu trữ về máy và in trực tiếp để đưa cho khách, có thể nhập địa chỉ
email của khách và gửi trực tiếp thông qua hệ thống Opera hoặc cũng có thể faxing trực
tiếp cho khách.
1.1.1.9 - Registration card

9


Chức năng “ Registration card” cho phép nhân viên lễ tân xuất dữ liệu bảng đăng kí và
in trực tiếp trong trường hợp bảng đăng kí đầu tiên ghi khởi tạo đặt phòng bị xóa mất.
1.1.2 – Tính năng nghiệp vụ tiền sảnh - Front Desk
1.1.2.1 - Arrival
Với chức năng này, bằng việc nhập thông tin dữ liệu đặt phòng, hệ thống sẽ tìm kiếm
đặt phòng ( booking ) của khách sẽ đến ở khách sạn trong ngày theo thông tin tìm kiếm.
Chức năng này chủ yếu được dùng để giúp nhân viên lễ tân check in khách khi họ nhận
được passport hoặc xác nhận đặt phòng bằng cách tìm kiếm thông tin của khách hàng
trên hệ thống như tên khách hay mã xác nhận đặt phòng. Ngoài ra, trong chức năng này
còn tìm được đặt phòng của khách thông qua tên đặt phòng của đoàn khách ( name of
group/ company ), số phòng mà khách sạn đã chỉ định cho booking đó.Trong chức năng
Arrival, chúng ta có thể thực hiện các thao tác check-in, hủy đặt phòng, in thẻ đăng ký
phòng ( registration card ), đăng nhập vào thông tin của khách và xem chi tiết đặt phòng
của khách.

1.1.2.2 - Guest in house
Đây là chức năng tìm kiếm thông tin của khách hàng hiện đang ở trong khách sạn.
Bằng các dữ liệu nhập vào như tên, số phòng, mã đặt phòng, tên đoàn / công ty,… hệ
thống sẽ tìm kiếm theo thông tin được nhập và tìm kiếm thông tin về khách hàng đã
check-in.
1.1.2.3 - Room assignment
Ngoài Arrival, Room assignment là chức năng khác có thể vừa dùng để xem tất cả các
đặt phòng của khách có trong ngày và có thể trực tiếp check in khách. Tuy nhiên khác với
Arrival, chúng ta có thể tìm thấy tất cả các đặt phòng của thời gian được chỉ định chỉ
bằng cách nhập dữ liệu ngày tháng năm muốn xem mà không cần bất kì thông tin đặt
phòng nào. Từ dữ liệu thời gian chỉ định, hệ thống sẽ xuất ra tất cả dữ liệu đặt phòng có
trong ngày hôm đó. Ngoài việc xem được dữ liệu đặt phòng, hệ thống còn xuất những
thông tin liên quan đến đặt phòng như : số phòng, tình trạng của phòng được chỉ định
( room status ), tên khách, ngày khách đến ( arrival date ) , ngày khách đi ( departure date
), giờ đến ước tính ( estimated time arival ), số lượng người, tên đoàn/ công ty ( nếu có ).
Ngoài check-in cho khách, đây là chức năng chủ yếu được sử dụng để tìm phòng và chỉ
định phòng cho các đặt phòng trong khách sạn trong ngày hôm đó vì nó có thể phân loại
chi tiết thông tin đặt phòng và đưa ra các dữ liệu phòng phù hợp có trong khách sạn
Sofitel .
1.1.2.4 - Messages

10


“Message” là chức năng giúp bộ phận tiền sảnh gửi tin nhắn khẩn cấp đến phòng cho
khách. Bằng việc nhập liệu thông tin về số phòng của khách và thông tin tin nhắn, tin
nhắn sẽ được hệ thống ghi nhận và mã hóa thành tin nhắn điện tử. Trong khách sạn
Sofitel Saigon Plaza, chức năng “Message” của Opera sẽ được kết nối trực tiếp với smart
tivi trong phòng khách và xuất dữ liệu tin nhắn sang màn hình tivi để khi khách trở về
khách sạn có thể đọc được tin nhắn ngay lập tức. Ngoài ra, chức năng này còn có khả

năng xuất dữ liệu tin nhắn thành văn bản và nhân viên có thể in thư bằng giấy và gửi lên
phòng khách (nếu cần).
1.1.2.5- Traces
Chức năng “Trace” là chức năng gửi tin nhắn nội bộ giữa các phòng ban với nhau
thông qua hệ thống Opera. Với chức năng này, khi nhân viên cần phải chuyển thông tin
cho các bộ phận khác, họ không cần phải làm thủ công như gọi điện hoặc nhắn tin riêng
mà có thể đặt trực tiếp ngay trong trang đặt phòng được chỉ định đó. Với mỗi “Trace”,
nhân viên có thể đặt cho nhiều bộ phận khác nhau cùng một lúc.
1.1.2.6 - Wake-up Calls
Với chức năng “Wake-up Calls”, hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về só phòng, giờ cuộc
gọi và tự động kết nối với hệ thống cuộc gọi tự động ở điện thoại bàn bên trong phòng
khách. Từ đó, khi đến thời gian thiết lập hệ thống gọi tự động sẽ theo lập trình kết nối từ
hệ thống chính của Opera và thực hiện cuộc gọi và đánh thức khách dậy.
1.1.2.7 - Cashiering
Đây là chức năng chủ yếu mà nhân viên bộ phận tiền sảnh sử dụng để thực hiện thủ
tục thanh toán và trả phòng cho khách hàng. Ngoài ra, chức năng cũng bao gồm mở và
đóng chức năng thanh toán cho một ca làm việc. Đây cũng là chức năng mà chỉ có tài
khoản của nhân viên thuộc bộ phận tiền sảnh và đặc biệt là nhân viên lễ tân có khả năng
mã hóa sử dụng.
1.1.3. – Tính năng tạo hóa đơn - Billing
Chức năng “Billing” có khả năng cho phép nhân viên lễ tân đăng nhập và thao tác trên
bằng hóa đơn các dịch vụ có tính tiền mà khách đã sử dụng trong khách sạn. “Billing” chỉ
có thể mở được cho các đặt phòng của khách đang ở trong khách sạn và không hoạt động
cho các đặt phòng đang chờ ( chưa được check-in ). Bên trong chức năng “Billing”, hệ
thống Opera còn tích hợp thêm các tính năng nhỏ khác đi kèm như :
+ Post : Nhập dữ liệu các dịch vụ phát sinh mà khách sử dụng trong quá trình ở tại khách
sạn.
+ Edit : Chọn mục dữ liệu trong cửa sổ bảng hóa đơn và chia ra thành nhiều cửa sổ khác
nhau.
11

+ Folio : Xuất dữ liệu bảng hóa đơn nháp của khách hàng.
+ Options : Bên trong chức năng “Options”, Opera sẽ tích hợp các chức năng nhỏ khác
và cho phép truy cập vào chức năng đó như bảng đặt phòng ( Reservation ), thẻ tín dụng (
Credit Cards ),…
+ Payment : Thank toán hóa đơn
+ Settement : Chức năng này xuất hiện khi nhân viên truy cập vào hóa đơn dịch vụ của
khách trước ngày khách rời khỏi khách sạn ( check-out date). Đây là chức năng được sử
dụng khi khách hàng yêu cầu thanh toán tất cả hóa đơn của mình trong khách sạn trước
ngày khách rời khỏi khách sạn. Lúc này hệ thống sẽ nhận thông tin và tự động chạy đủ tất
cả tiền phòng về cửa sổ thay vì sẽ chạy mỗi đêm như bình thường.
+ Check out : Chức năng này chỉ hoạt động và xuất hiện vào ngày khách sẽ rời khỏi
khách sạn. Sau khi hoàn tất xong đầy đủ các thủ tục trả phòng cho khách, nhân viên lễ tân
sẽ bấm nút check-out và phòng sẽ ở trong trạng thái đã trả phòng, cùng lúc này đặt phòng
của khách sẽ biến mất của trạng thái phòng trong hệ thống và phòng sẽ nhả về trạng thái
dơ ( dirty ) và chuyển thông tin cho bộ phận House keeping để làm sạch lại phòng cho
khách tiếp theo.
1.1.4 – Tính năng cập nhật - Fast Posting
Chức năng “Fast Posting” được sử dụng để nhập dữ liệu dịch vụ có tính tiền mà khách
hàng đã sử dụng trong khách sạn cho nhiều phòng cùng một lúc. Chức năng này đa số
được sử dụng cho nhập liệu các dịch vụ ( đa số là phí phòng trọ, phí dịch vụ vận chuyển,
…) cho các khách đoàn hoặc nhóm công ty.
1.1.5 – Tính năng thu ngân - Cashier Functions
Bên trong chức năng “Cashier Functions”, Opera đã tổng hợp thêm các chức năng nhỏ
khách như :
+ Currency Caculator : Chức năng này được sử dụng để giúp nhân viên lễ tân tính
toán và ước lượng trong việc thu đổi ngoại tệ cho khách hàng.
+ Currency Exchange : Đây là chức năng chính mà nhân viên lễ tân sử dụng để thực
hiện thủ tục thu đổi ngoại tệ cho khách hàng. Bằng việc nhập thông tin về số phòng và

mã ngoại tệ muốn thu đổi, hệ thống sẽ tự tính toán theo giá ngoại tệ được cập nhật và
chuyển đổi sang số tiền khách hàng yêu cầu. Từ đó hệ thống sẽ xuất ra hóa đơn thu đổi
tiền tệ và nhân viên lễ tân sẽ thực hiện công tác thu đổi ngoại tệ cho khách.
+ Exchange rate : Đây là bảng giá ngoại tệ được cập nhật trên hệ thống Opera mỗi
ngày từ bộ phận kết toán.

12


+ Deposit : Với chức năng “ Deposit” nhân viên lễ tân có thể nhập thông tin về thanh
toán đặt cọc của khách bên trong hệ thống, từ đó hệ thống sẽ tự động chuyển qua trang
hóa đơn dịch vụ của khách hàng và được hiểu là khoản đặt cọc của khách hàng trong
khách sạn.
+ Folio history : Trong chức năng này, hệ thống cho phép nhân viên lễ tân truy cập
vào các hóa đơn của đặt phòng mà trước đây khách đã từng ở tại khách sạn.
+ Receipt history : Cũng như “Folio history”, chức năng này cho phép nhân viên lễ
tân truy cập và tìm kiếm các biên lai thanh toán trước đây của khách được lưu trữ trong
hệ thống của khách sạn Sofitel.
1.1.6 -Tính năng đóng/mở ca làm - Cashier Shift Functions
Đây là chức năng giúp nhân viên lễ tân mở và đóng chức năng thanh toán trong một
ca làm việc.
+ Cashier Shift Close : Chức năng này được sử dụng để kết toán và đóng chức năng
thanh toán của một tài khoản trong một ca làm việc.
+ Cashier Shift Report : Chức năng này được sử dụng để xuất các dữ liệu báo cáo về
thanh toán hóa đơn mà tài khoản đã thực hiện trong một ngày làm việc.
+ Reprint Reports : Chức năng này được sử dụng để in lại tất cả các báo cáo kết toán
và đóng ca.
1.1.7 – Tính năng quàn lí phòng- Room Management
1.1.7.1 - Out Of Order/Service
Chức năng “ OOO/OOS “ trong hệ thống Opera có khả năng khóa các loại phòng trên

hệ thống khi phòng đó không sẵn sàng để cung ứng cho khách hàng ( ví dụ phòng đang
sửa chữa, phòng bị hư hại, phòng đặc biệt không được sử dụng tới hoặc có thể chuẩn bị
để chuyển phòng cho khách từ phòng khách sang). Đây là chức năng khá hay trên hệ
thống Opera giúp khách sạn có thể dễ dàng điều khiển cũng như kiểm soát được các loại
phòng khi có phát sinh nhiều tình huống mà không cần phải tốn công sức thông báo cho
tất cả mọi nhân viên trong khách sạn. Với “OOO/OOS”, khách sạn có thể khóa một
phòng bất kỳ trong hệ thống bằng việc nhập thông tin về số phòng muốn khóa, khoảng
thời gian muốn khóa phòng, tình trạng phòng và lý do.
Sau khi hoàn tất các bước và khóa được phòng, trên hệ thống Opera sẽ tự động mã hóa
và khóa phòng đó lại, hiển thị rằng phòng đó đang bị khóa và không sử dụng được cũng
như hiển thị lý do mà người khóa phòng đã đặt. Phòng đã bị khóa sẽ không thể chỉ định
vào đặt phòng của khách trừ khi được mở khóa bởi tài khoản của cấp quản lý.
1.1.7.2- Room history
13


Chức năng “ Room history “ có tính năng giúp bộ phận tiền sảnh có thể tìm kiếm lại
thông tin đặt phòng của những khách hàng đã từng ở tại khách sạn thông qua việc nhập
dữ liệu số phòng và ngày khách rời khỏi khách sạn ( Check-out date ), hệ thống sẽ lưu trữ
lại thông tin đặt phòng của tất cả khách hàng đã ở số phòng chỉ định trong vòng 6 tháng
gần nhất và cho phép xem lại thông tin đặt phòng cũng như hóa đơn thanh toán của khách
hàng. Đây là chức năng mà nhân viên lễ tân thường sử dụng để kiểm tra lại hóa đơn cho
khách sau khi khách đã rời khỏi khách sạn một thời gian .
1.1.7.3- Occupancy Graph
Với “ Occupancy Graph”, hệ thống Opera sẽ tự dựa theo số liệu đặt phòng của khách
đang ở trong khách sạn và đặt phòng của khách chưa đến khách sạn để dự đoán năng suất
phòng của từng ngày. Đay là dụng cụ giúp khách sạn cũng như bộ phận tiền sảnh có thể
kiểm soát và nhận biết được phần trăm năng suất phòng trong ngày cũng như các ngày
sắp tới để có thể sắp xếp người trong từng ca,…
1.2. Bộ phận buồng phòng - Housekeeping

Cũng giống như bộ phận FO, OPERA cung cấp cho bộ phận Housekeeping tính năng
Rooms Management giúp cho việc quản lí phòng khách và thực hiện công việc của bộ
phận HK được hiệu quả hơn, tránh xảy ra các sai sót.
Phần mềm quản lý phòng OPERA cho phép nhân viên xem và kiểm soát các khía cạnh
khác nhau về điều kiện, tình trạng và tính sẵn có của phòng. Với các thông tin về dịch vụ
dọn phòng, lịch sử phòng, công suất phòng và thông tin bảo trì trong tầm tay, Quản lý
phòng và bộ phận Housekeeping làm việc liền mạch với nhau; giải quyết hiệu quả các
khu vực cần chú ý do đó đảm bảo mang lại sự hài lòng cho khách hàng một cách tốt nhất.
Đối với bộ phận buồng phòng, bên cạnh việc san sẽ tính năng Room Management với
bộ phận tiền sảnh, Opera PMS cũng cung cấp một số tính năng khác như: Housekeeping,
Room Management, Room Report
1.2.1 – Tính năng quản lý công việc vệ sinh - Houskeeping
Chức năng được sử dụng phổ biến nhất của bộ phận buồng phòng là Housekeeping,
cho phép kiểm soát chi tiết vệ sinh hàng ngày và trạng thái phòng. Bô phận buồng phòng
có thể xác định phòng nào cần dịch vụ, giao công việc cho các nhân viên cụ thể và đánh
giá nhân viên một cách dễ dàng sau khi hoàn thành..
Ngoài ra, còn có thể thay đổi trạng thái cho từng phòng hoặc nhiều phòng, tạo danh
mục sửa chữa và phân công phòng, tạo báo cáo nhiệm vụ, đánh giá khối lượng công việc
và kiểm tra chéo về tình trạng phòng giữa bộ phận tiền sảnh và bộ phận buồng phòng.
1.2.2 – Tính năng quản lý phòng - Room Management
1.2.2.1 - Thay đổi trạng thái của phòng
14


Với chức năng này, nhân viên buồng phòng có thể thay đổi trạng thái của phòng khách
như Clean, Dirty, Picked up, Inspected, Out of order, Out of Service. Nhờ có chức năng
này, nhân viên HK có thể nhanh chóng cập nhật trạng thái của phòng cũng như dễ dàng
nắm bắt thông tin để thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
1.2.2.2 - Xem tổng quan về bảng thống kê phòng
Chức năng này cho phép nhân viên buồng phòng có thể kiểm tra tổng quan về danh

sách thống kê phòng, tổng số các loại phòng sạch, phòng bẩn, phòng không phục vụ,
phòng hư hỏng và chi tiết trạng thái của từng phòng.
1.2.3 –Tính năng thống kê và lập báo cao phòng- Room Report
1.2.3.1 - Queue Rooms -Danh sách phòng đợi
Với chức năng này, khi một khách hàng đến sớm hơn so với thời gian check in và
phòng mà họ đặt trước vẫn chưa sẵn sàng để đón khách. Khi đó sẽ xảy ra vấn đề giữa
khách hàng và lễ tân. Và phần mềm Housekeeping của Opera cho phép lễ tân và bộ phận
HK phối hợp nhịp nhàng để giải quyết vấn đề này cho khách. Lễ tân đưa khác vào danh
sách đặt phòng đợi khi phòng khách chưa sẵn sàng để đón khách hoặc không có loại
phòng trống gần kề với loại phòng khách đặt. Khi đó, nhân viên HK sẽ sử dụng chức
năng Queue Room để xem khách hàng nào đang chờ và xác định được thứ tự ưu tiên dọn
phòng để giúp khách có phòng sớm nhất có thể.
1.2.3.2 - Rooms Condition - Cập nhật điều kiện phòng
Với chức năng này, nhân viện HK có thể cập nhật một số điều kiện cần thiết cho
phòng bằng cách gán các mã điều kiện cho từng phòng. Ví dụ như:
SHOW: Show room
DEEP: Deep clean
NTWL: Needs Towels
FTHR: Feather Pillow
1.2.3.3 - Room Discrepancies - Sự khác biệt về tình trạng phòng
Chức năng này giúp cho bộ phận FO và bộ phận HK có thể kiểm soát và giải quyết kịp
thời các tình huống phát sinh về tình trạng phòng thông qua việc kiểm tra báo cáo về
Rooms Discrepancies. Có các tình huống sau đây thường xảy ra gây ra sự khác biệt về
tình trạng phòng giữa hai bộ phận FO và HK:
 Skip: Khi khách hàng rời khỏi phòng mà không cần check out thông qua lễ tân( họ
đã trả đủ tiền khi check in và không phát sinh bất kì chi phí nào hoặc khách đã sử

15

dụng Express check out) thì khi đó bộ phận HK cập nhật tình trạng phòng khách là
Vacant trong khi bộ phận FO vẫn là Occupied.
 Sleep: Trường hợp này xảy ra khi khách hàng đã check out thông qua lễ tân nhưng
vẫn quay trở lại phòng của họ. Khi đó, bộ phận FO sẽ cập nhật tình trạng phòng là
Vaccant trong khi bộ phận HK vẫn là Occupied.
 Person: Trường hợp này xảy ra khi số lượng khách trong phòng khác với số khách
check in.
Tất cả các sự khác biệt này đều thể hiện trong báo cáo Rooms Discrepancies. Dựa vào
báo cáo này, cả hai bộ phận có thể theo dõi và thay đổi lại tình trạng phòng cho phù hợp,
tránh xảy ra sai sót trong việc thanh toán và tính thêm những khoản chi phí phát sinh.
1.2.3.4 - Task Assignment- Phân công nhiệm vụ
Chức năng này cho phép quản lý HK phân công công việc hằng ngày cho các nhân
viên hoặc một nhóm nhân viên. Báo cáo bao gồm thông tin về phòng được chỉ định,
hướng dẫn nhiệm vụ chi tiết và mã nhân viên thực hiện.
1.2.3.5 - Turndown management- Quản lí dịch vụ chỉnh trang lại phòng
Chức năng này cho phép hiển thị danh sách phòng yêu cầu dịch vụ chỉnh trang trong
ngày, danh sách phòng đã nhận được dịch vụ chỉnh trang và danh sách các phòng không
yêu cầu dịch vụ này. Qua đó, nhân viên HK có thể nắm bắt được thông tin công việc để
thực hiện nhanh chóng và kịp thời.
1.3. Các bộ phận Food&Beverage và Fitness Center&Spa :
Cũng giống như các bộ phận khác, OPERA cung cấp cho bộ phận FB tính năng tạo hóa
đơn hiệu quả và tính tiền giúp cho việc quản lí hóa đơn và tình trạng món ăn được thực
hiện một cách nhanh chóng, truyền thông tin chính xác đến các bộ phận.
Phần mềm POS ( Point of service) của OPERA cung cấp cho phép nhân viên xem và
kiểm soát các khía cạnh khác nhau về điều kiện, tình trạng và tính sẵn có của các món ăn,
đồ uống. Với các thông tin cụ thể về các món ăn, các phân mục của từng bộ phận, thông
tin cụ thể về khách hàng nhân viên có thể quản lí tốt nhất tình tràn làm việc của bộ phận
cũng như kết nối với các bộ phận khác, để đưa ra thông tin cụ thể và chính xác nhất. Đối
với một nhà hàng lớn, phần mềm là hình thức kết nối hữu ích nhất đến các bộ phận.
1.3.1 - Kiểm soát số lượng hàng hóa và tạo hóa đơn :

 Kiểm soát số lượng hàng hóa:
Khi nhân viên nhận oder từ khách hàng, nhân viên có thể kiểm soát được lượng hàng hóa
hiện tại để tránh trường hợp hết hàng.
 Kiểm tra số lượng bàn trống, tình trạng kinh doanh :
16


Sau khi nhận oder, nhân viên có thể dễ dàng tạo hóa đơn, nhâp thông tin của khách hàng
và các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.
1.3.2 - Liên kết tới các bộ phận :
Các đơn đặt hàng được truyền ngay lập tức và cập nhật trạng thái được cung cấp liên
tục để các nhà hàng có thể đạt được việc sử dụng tốt nhất các thiết bị nhà bếp. Kết quả là
bạn có thể phối hợp các hành động của nhân viên phục vụ, nhân viên nhà bếp và nhân
viên bán hàng để cung cấp dịch vụ tốt hơn và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
Dữ liệu về hiệu suất nhà bếp và các thông số dịch vụ khác được ghi lại trong thời gian
thực, cho phép các nhà điều hành nhà hàng duy trì các báo cáo chính xác về trạng thái
bảng và đơn hàng.
1.3.3 - Báo cáo doanh thu và dữ liệu :
Báo cáo chi tiết và dữ liệu thống kê về số lượng hàng hóa bán được cũng như doanh
thu.
Nắm bắt thời gian phục vụ cho mỗi lần kiểm tra khách hoặc bàn và tạo báo cáo theo
thời gian thực chuản bị đồ ăn của bộ phận từ đó đưa ra hiệu suất.
Tích hợp nhập đơn hàng, quản lý nhà bếp và phân trang nhân viên, màn hình nhà bếp
của Oracle hệ thống giữ thông tin lưu chuyển trong toàn bộ nhà hàng, hiệu quả nhà bếp
và cuối cùng nâng cao kinh nghiệm của khách hàng.
Tính tiền chính xác, nhanh chóng.
Sau khi thực hiện tát cả các thao tác máy sẽ chuyên đến trang in hóa đơn, máy sẽ hiển
thị đầy đủ thông tin của khách tổn giá trị hóa đơn( bao gồm thuế VAT, phí phục vụ,… ),
thông tin của khách, số phòng, discount,… Giúp cho nhân viên có được con số chính xác
nhất, tính tiền nhanh chóng.

Ngoài ra còn hỗ trợ khách thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau qua VISA,
ATM,…
1.4. Những điểm ưu việt của hệ thống quản lý tài sản do Opera cung cấp
1.4.1 Đối với bộ phận tiền sảnh
Đối với bộ phận tiền sảnh, hệ thống Opera đã cung cấp được rất nhiều tín năng hỗ trợ
công việc cũng như tối giản hóa các thủ tục làm việc cho nhân viên thuộc bộ phận tiền
sảnh và đặc biệt là với nhân viên lễ tân.
Không chỉ thế, hệ thống cũng góp phần hỗ trợ và là tăng chất lượng trong công việc
giữa bộ phận tiền sảnh với các bộ phận liên quan khác như housekeeping, food &
beverage,….
17


1.4.2 Đối với bộ phận buồng phòng
OPERA cũng cấp chức năng Rooms Management đã hỗ trợ rất nhiều cho công việc
của bộ phận Housekeeping cũng như các bộ phận liên quan. Nhờ phần mềm này, khối
lượng công việc được giảm tải, nhân viên HK đỡ mất khá nhiều thời gian cho cách làm
việc truyền thống như phải ghi chú tất cả sổ sách bằng tay và phải chuyển giao công việc
cho các bộ phận khác như Front Dest, Sale& Marketing, Reservation, Maintenance,…
Không những vậy, hiệu quả công việc cũng được cải thiện và nâng cao khi tất cả đều
được thực hiện theo một hệ thống, thông tin giữa các bộ phận được chuyển giao mạch
lạc, tránh xảy ra các sai sót đáng tiếc.
Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp cho các cấp quản lí theo dõi, đánh giá được hiệu quả
công việc, khen thưởng cho các nhân viên xuất sắc cũng như lập các kế hoạch hoạt động
trong tương lai. Như vậy, các công việc quản lí cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn với
phần mềm này.
1.4.3. Đối với các bộ phận khác thuộc khối vận hành
Nhờ vào hệ thống POS, khách sạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và không
thể phủ nhận được những chức năng vượt bậc của hệ thống. Không những đem lại doanh
thu cao, sự hài lòng của khách hàng về chất lượng phục vụ chuyên nghiệp mà còn tiết

kiệm được chi phí nhân viên và đào tạo của khách sạn.
2. Hệ thống quản lý thông tin và đặt phòng - Opera Information and Reservation
System – ORCIS:
Hệ thống quản lý thông tin và đặt phòng ( Opera Information and Reservation System
– ORCIS) là hệ thống quản lý dữ liệu trung tâm của khách sạn kiểm soát tất cả các vấn đề
liên quan đến thông tin phòng và thông tin khách hàng tại khách sạn Sofitel, ORS có thể
kết hợp thống nhất với phần mềm quản lý tài sản Opera Property Management System và
phần mềm quản lý bán hàng Opera Sales & Catering, tạo ra các thống kê dữ liệu về tình
hình phòng, dự báo doanh thu,… tạo nên một hệ thống dữ liệu trung tâm ưu việt giúp
nhân viên có thể dễ dàng kiểm soát và quản lý mọi hình thức đặt phòng của tất cả các loại
khách từ cá nhân đến nhóm, các doanh nghiệp, overbooking. Hỗ trợ khách sạn tối đa hóa
việc nhận và kiểm soát việc đặt phòng, từ đó tối đa hóa doanh thu.
Ngoài ra ORCIS còn cho phép việc tùy chỉnh cài đặt sao cho phù hợp với đặc thù và
yêu cầu của doanh nghiệp. Hỗ trợ bộ phận đặt phòng của khách sạn Sofitel có thể tùy
chỉnh số phòng, loại phòng và mật mã đặt phòng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen
với các tính năng của Opera.
2.1 Các tính năng chính
2.1.1 Tính năng hỗ trợ quản lý thông tin đặt phòng và kiểm soát tồn kho

18


Tính năng quản lý đặt phòng của ORCIS có nhiệm vụ lưu trữ, liên kết và trao đổi
chặt chẽ thông tin phòng với tính năng đặt phòng Opera PMS, giúp nhân viên bộ phận đặt
phòng và nhân viên lễ tân có thể trao đổi và nắm bắt tình hình đặt phòng của khách sạn.
Từ giao diện đặt phòng nhân viên có thể quản lý tất cả các công việc liên quan đến đặt
phòng từ tạo mới đến chỉnh sửa những hoạt động đặt phòng hiện có. Hỗ trợ khách sạn lưu
trữ toàn bộ dữ liệu lưu trú của khách từ ngày đến, ngày đi, loại phòng cho đến giá cả.
Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ nhân viên đặt phòng giải quyết các vấn đề vận hành phức
tạp, đặt phòng chia sẻ, khách hàng thân thiết, khoảng giá trần và sàn để bán phòng, giảm

giá. Hệ thống cũng cho phép áp dụng các yêu cầu về việc đặt cọc và chính sách khách sạn
đối với việc hủy phòng của khách.
2.1.2 Tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng nâng cao
Với vai trò là cơ sở dữ liệu trung tâm, hệ thống quản lý thông tin và đặt phòng
(ORCIS) hỗ trợ đơn giản hóa và trực quan quy trình bán hàng cho nhân viên, lưu trữ các
thông tin bán hàng và giao dịch, tạo ra một bảng kiếm toán đầy đủ về các hoạt động bán
hàng trực tiếp từ khách sạn hoặc gián tiếp qua các kênh liên kết, cung cấp dữ liệu hỗ trợ
cho việc bán hàng như truyền tải thông tin đa ngôn ngữ toàn cầu, các dữ liệu về dữ báo
thời tiết, bản đồ hướng dẫn chi tiết,… Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ, quản lý thông
tin và chương trình ưu đãi khách hàng thân thiết., nhân viên có thể nhìn dược các chương
trình khuyến mãi cho từng cấp bậc thành viên.
2.1.3 Đồng bộ hóa tính năng đặt phòng qua website
Tính năng này cho phép thống kê và cập nhật hiệu suất hoạt động của khách sạn trên
các trang web đặt phòng liên kết, hỗ trợ doanh nghiệp có các chiến lược phù hợp để cải
thiện hình ảnh trên các trang mạng trực tuyến và tối ưu hóa việc đặt phòng trực tuyến. Hệ
thống tận dụng sức mạnh và sự phổ biến của của các website trực tuyến để cung cấp các
công cụ quản lý linh hoạt, ưu việt giúp cho khách sạn có sức cạnh tranh trên thị trường
bán hàng trực tuyến
2.1.4 Kết nối toàn cầu cho các tập đoàn khách sạn
Nhờ việc hỗ trợ đa ngôn ngữ, chuyển đổi đa dạng các loại tiền tệ cho phép các khách
sạn có thể phục vụ một thị trường quốc tế rộng lớn bằng việc sử dụng hệ thống quản lý
dữ liệu và đặt phòng ORCIS. Các báo cáo về doanh thu và giá bán có thể chuyển đổi về
ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ của công ty mẹ và chuyển trực tiếp đến họ. Khách hàng cũng
có thể thực hiện đặt phòng bằng ngôn ngữ của họ nhờ vào hệ thống ngôn ngữ đa dạng mà
Opera cung cấp.
2.1.5 Tính năng lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng

19