Các vấn đề quan trọng trong soạn thảo văn bản hành chính.

Chuyên đề 1:
Tổng quan về văn bản quản lý và yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo
I. Tổng quan về văn bản quản lý.....................................................................2
1. Khái niệm về văn bản quản lý.................................................................2
2. Chức năng của văn bản quản lý .............................................................2
3. Phân loại văn bản quản lý ........................................................................6
II. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản ............................................8
1. Yêu cầu về nội dung văn bản...................................................................8
2. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.................................12
2. Các yếu tố thể thức của văn bản và kỹ thuật trình bày ..........................12
3. Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong...........................................................22
2. Sử dụng các đơn vị ngôn ngữ trong văn bản quản lý..............................24
III. Quy trình và thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản ................................29
1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản...............................................29
2. Thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản..................................................34
VI. soạn thảo một số loại văn bản thông dụng ...............................................37
1. Quyết định cá biệt..................................................................................37
1.2. Nội dung.............................................................................................39
2. Công văn ...............................................................................................44
3. Tờ trình .................................................................................................65
4. Thông báo..............................................................................................71
5. Báo cáo..................................................................................................77
6. Biên bản ................................................................................................92
7. Kỹ thuật soạn thảo diễn văn.................................................................105
8. Thư từ giao dịch ..................................................................................111

/>
/>

CHUYÊN ĐỀ 1
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ

VÀ YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO
I. TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ
1. Khái niệm về văn bản quản lý
Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thực hiện qua quá trình phát và nhận
các ngôn bản ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết.
Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản.
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một
loại ký hiệu nhất định nào đó.
Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội.
Trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản,
là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí
mệnh lệnh của chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý.
Văn bản quản lý là phương tiện thể hiện các quyết định và thông tin quản lý do
các cơ quan, tổ chức ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định.
2. Chức năng của văn bản quản lý
2.1. Chức năng thông tin
Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản. Chức năng thông tin
của văn bản quản lý thể hiện ở việc ghi lại và truyền đạt các thông tin trong hệ thống
quản lý, giúp các cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh
giá các thông tin thu được đó qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác.
Dưới dạng văn bản quản lý, thông tin thường có ba loại:
- Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được
giải quyết, có giá trị nhất định đối với hoạt động hiện hành và cần được bảo quản lâu
dài dưới dạng văn bản. Thông tin quá khứ đòi hỏi phải được lựa chọn theo những
nguyên tắc và tiêu chuẩn nhất định.
2


- Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy
ra hàng ngày trong các cơ quan, tổ chức. Tính đa dạng của thông tin hiện hành phản

ánh hoạt động đa dạng của các cơ quan, tổ chức cũng như những nhiệm vụ khác nhau
mà mỗi cơ quan phải thực hiện trong quá trình quản lý.
- Thông tin dự báo: được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính
kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào
đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình.
Ngoài ra, tuỳ theo tính chất, nội dung, mục tiêu công việc và thẩm quyền tạo
lập văn bản người ta có thể phân loại thông tin thành thông tin chính trị, thông tin
kinh tế, thông tin văn hoá - xã hội, thông tin từ trên xuống, thông tin dưới lên, thông
tin ngang cấp, thông tin nội bộ v.v…
2.2. Chức năng quản lý
Là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, văn bản
giúp cho các cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy trong nhiều
phạm vi không gian và thời gian. Chính điều đó cho thấy văn bản có chức năng quản
lý. Chức năng quản lý tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lý trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Thực hiện chức năng quản lý, văn bản trở thành một trong những cơ sở đảm
bảo cung cấp cho hoạt động quản lý những thông tin cần thiết, giúp cho các nhà lãnh
đạo nghiên cứu và ban hành các quyết định quản lý chính xác và thuận lợi, là phương
tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản
lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Như vậy, chức năng quản lý của văn bản hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, đồng thời nó gắn liền với khả năng làm công cụ điều hành cho hoạt
động của các cơ quan, tổ chức đó. Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng
để thu thập thông tin, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Các cơ

3


quan quản lý khi sử dụng văn bản để điều hành công việc là dựa trên chức năng quản

lý của chúng.
Tuy nhiên, muốn chức năng quản lý phát huy được tác dụng của nó trong thực
tiễn thì văn bản đó phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được. Hơn
nữa, các quy định đưa ra trong văn bản không hạn chế tính sáng tạo của những người
áp dụng chúng, nhưng cũng không tạo nên những sơ hở trong văn bản hoặc khuyến
khích các quan hệ không chính thức mang tính tiêu cực phát triển. Còn nếu các văn
bản khi được ban hành mang tính quan liêu và không dựa trên mục tiêu quản lý cụ thể
thì văn bản đó sẽ không phát huy được tác dụng của nó vào trong thực tế.
Chức năng quản lý của văn bản có tính khách quan, được tạo thành do nhu
cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý.
Vậy, khi nói đến chức năng quản lý của văn bản cần chú ý rằng, văn bản là yếu tố tạo
nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý, là yếu tố hợp thức hoá các hoạt
động quản lý của các cơ quan này.
2.3. Chức năng pháp lý
Thực hiện chức năng thông tin trong hoạt động quản lý, văn bản được sử dụng
để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định quản lý, do vậy, văn
bản là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý.
Chức năng pháp lý của văn bản quản lý thể hiện trên những phương diện sau
đây:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã
hội;
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế,
vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ
trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trong các cơ quan, việc truyền đạt các quy phạm pháp luật, các chủ trương,
chính sách v.v... đều được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống văn bản. Vì vậy, văn
4

bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ
quan quản lý và các cơ quan bị quản lý, đồng thời nó tạo nên mối ràng buộc về mặt
trách nhiệm giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Chức năng pháp lý của văn bản là một trong những hình thức đảm bảo cho các
cơ quan, các đơn vị hoạt động sản xuất, kinh doanh và các tổ chức xã hội thực hiện
được mục đích của mình trong việc bảo vệ trật tự pháp lý, bảo vệ quyền lợi chính
đáng của người lao động trước pháp luật. Chính vì thế, chức năng pháp lý của văn
bản được gắn liền với mục tiêu ban hành chúng, đồng thời nó cũng tạo ra hành
lang pháp lý cho hoạt động quản lý.
2.4. Chức năng văn hoá -xã hội
Xét về phương diện văn hoá, văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người được
hình thành trong quá trình lao động và cải tạo thế giới. Văn bản góp phần quan trọng
ghi lại và truyền bá cho mọi tầng lớp, cho các thế hệ mai sau những truyền thống văn
hoá quý báu của đất nước. Đặc biệt, trong lĩnh vực quản lý nhà nước văn bản chỉ cho
chúng ta thấy những định chế cơ bản của nếp sống, của văn hoá trong từng thời kỳ
lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển đất nước. Đó là lề lối quản lý của
từng thời kỳ, là một biểu hiện của văn hoá quản lý.
Những văn bản được hình thành với chất lượng cao có thể xem là một biểu mẫu
văn hoá có ý nghĩa đối với đời sống con người. Các văn bản như vậy có thể giúp
chúng ta thấy rõ nhiều “mô thức” văn hoá truyền thống có giá trị của dân tộc Việt
Nam qua các thời kỳ. Điều này đòi hỏi việc soạn thảo văn bản phải đúng, chuẩn xác,
góp phần nâng cao văn hoá của quản lý, tạo nên một di sản văn hoá có giá trị cho đất
nước.
Văn bản quản lý luôn luôn được sản sinh ra do nhu cầu xã hội nhất định. Các
văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề
cập, giải quyết những vấn đề khác nhau trong từng phạm vi, thời điểm cụ thể. Điều đó
đã tạo nên chức năng xã hội của văn bản.

5

Phải khẳng định rằng, văn bản quản lý có khả năng góp phần thúc đẩy sự phát
triển của xã hội và ngược lại. Nó là tấm gương phản ánh trung thực mọi sự biến đổi
của lịch sử quản lý, lịch sử tổ chức bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Văn bản ban
hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các
định chế xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung. Văn bản cũng có thể phá
vỡ các quan hệ xã hội cũ đã hình thành hoặc tạo nên những quan hệ mới. Chính điều
này đòi hỏi các nhà quản lý và lãnh đạo cần có sự quan tâm khi xây dựng văn bản
cũng như khi sử dụng chúng trong công việc của mình.
Ngoài những chức năng nêu trên, văn bản còn có một số chức năng khác như
chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức năng sử liệu.
3. Phân loại văn bản quản lý
Văn bản quản lý là một tập hợp các văn bản, được các cơ quan quản lý ban
hành tạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó các văn bản có
liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý
khách quan, logic và khoa học. Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽ cấu trúc nội dung
bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài, phản ánh được hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý. Hệ
thống văn bản này, chứa đựng nhiều tiểu hệ thống với tính chất và cấp độ hiệu lực
pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau.
Văn bản có thể trở thành yếu tố của hệ thống theo chiều ngang, tức là dù được
hình thành như thế nào, thuộc thang bậc pháp lý nào cũng đều phải căn cứ vào đối
tượng điều chỉnh và theo chiều dọc, tức là mang tính chất thứ bậc tuỳ thuộc vào thẩm
quyền của cơ quan ban hành.
Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy thuộc
vào mục đích nghiên cứu và sử dụng, chúng ta có thể phân loại chúng theo các tiêu
chí khác nhau như sau:

6

- Phân loại theo nội dung: văn bản được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra
trong trích yếu của văn bản: văn bản về hộ tịch, văn bản về nhập khẩu, văn bản về
quản lý cán bộ...
- Phân loại theo chủ thể ban hành: các văn bản được phân biệt với nhau theo
từng tên cơ quan xây dựng và ban hành chúng. Theo tiêu chí này, văn bản có thể là
văn bản của Chính phủ, văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo, văn bản của một doanh
nghiệp...
- Phân loại theo tên loại văn bản: văn bản có thể bao gồm: nghị quyết, nghị
định, chỉ thị, thông tư, thông báo, báo cáo, tờ trình...
- Phân loại theo địa điểm ban hành: văn bản được ban hành tại Hà Nội, văn
bản ban hành tại Hà Nam, văn bản ban hành tại thành phố Hồ Chí Minh…
- Phân loại theo thời gian ban hành: Văn bản ban hành năm 2003, văn bản
năm 2004, văn bản năm 2005...
- Phân loại theo hướng chu chuyển văn bản ;
- Theo ngôn ngữ thể hiện;
- Theo vật liệu và kỹ thuật chế tác;
- Phân loại theo hiệu lực pháp lý,...
- Theo Điều 4 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư,
các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.
Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được
Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã
hội chủ nghĩa.
- Văn bản hành chính
Văn bản hành chính bao gồm:
7

+ Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt): đây là hình thức văn bản thể hiện quyết
định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực
hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công
việc cụ thể đối với các đối tượng quản lý nhất định.
+ Thông báo, thông cáo, báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy
đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển: đây là những văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao
đổi, phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức...

- Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của
một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ
chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định, không
được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của nó.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn, kỹ thuật
khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hoá, kiến trúc, xây dựng, địa
chất, thuỷ văn v.v...
Văn bản tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội người
đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy
định.
II. YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
1. Yêu cầu về nội dung văn bản
1.1. Yêu cầu về tính mục đích
Văn bản được xây dựng, ban hành nhăm thực hiện mục đích nhất định tương

8


ứng với những tình huống cần giải quyết trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức. Tuy nhiên cũng cần nhấn mạnh rằng, không phải mọi tình huống xuất hiện
trong quản lý (mọi nhu cầu giao tiếp) đều cần thực hiện bằng văn bản. Do vậy, việc
xây dựng ban hành văn bản trong quản lý của các cơ quan, tổ chức chỉ thực hiện khi
cần thiết. Sự cần thiết đó có thể được lý giải bằng mục đích, yêu cầu của thực tiễn
quản lý do chủ thể quản lý nhận thức được.
Yêu cầu về tính mục đích thể hiện ở hai phương diện:
- Yêu cầu về chính trị: văn bản ban hành phải phản ánh các mục tiêu trong
đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước; bảo đảm mục tiêu, yêu cầu
của công tác lãnh đạo, quản lý của cơ quan đơn vị.
- Yêu cầu về quản lý: văn bản ban hành phải giải quyết được nhiệm vụ của
quản lý đặt ra. Đó là xử lý, giải quyết vấn đề cụ thể của công tác chỉ đạo, điều hành;
nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để đảm bảo yêu cầu về tính mục đích, trước khi soạn thảo cần xác định rõ: văn
bản này được ban hành để làm gì, nhằm giải quyết công việc gì, thoả mãn những yêu
cầu gì trong công tác quản lý, mức độ giải quyết đến đâu, đối tượng tiếp nhận văn bản
là ai? Những yêu cầu đó do chủ thể quản lý xác định và quyết định sử dụng văn bản
để truyền đạt.
1.2. Yêu cầu về tính hợp pháp
Nội dung văn bản phải có tính hợp pháp. Yêu cầu về tính hợp pháp là đòi hỏi
về sự phù hợp của nội dung với các quy định của pháp luật.
Tính hợp pháp về nội dung của văn bản được thể hiện qua những yêu cầu về
căn cứ ban hành; thẩm quyền ban hành; nội dung phù hợp với những quy định hiện
hành của pháp luật.
- Văn bản được ban hành phải đúng căn cứ ban hành, cụ thể là:
+ Có căn cứ pháp lý và có lý do xác thực cho việc ban hành. Khi xây dựng, ban
hành văn bản, các cơ quan, tổ chức phải chỉ ra được những quy định của pháp luật và

xuất phát từ nhu cầu của thực tiễn.
9


+ Căn cứ pháp lý để ban hành văn bản phải còn hiệu lực pháp luật, có giá trị
pháp lý.
- Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền:
Đúng thẩm quyền về nội dung văn bản là sự phù hợp về phạm vi điều chỉnh của
văn bản. Việc ban hành văn bản nhằm điều chỉnh những vấn đề phát sinh trong đời
sống xã hội, trong chỉ đạo, điều hành thuộc quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan, tổ
chức. Do vậy nội dung điều chỉnh của văn bản phải giới hạn trong phạm vi thẩm
quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đã được pháp luật quy định.
Thực tế cho thấy rất khó đưa ra được những tiêu chí chung để xác định nội
dung điều chỉnh của văn bản đúng thẩm quyền. Tuy nhiên khi xem xét nội dung điều
chỉnh của văn bản có đúng thẩm quyền hay không, người ta thường căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức đã được quy định tại các văn bản của các cơ
quan cấp trên; người ta căn cứ vào những nguyên tắc về tổ chức bộ máy, việc phân
cấp, phân quyền trong quản lý, điều hành của hệ thống tổ chức, của cơ chế quản lý đã
được quy định...
Trong khi đó, việc nhận dạng văn bản được ban hành đúng thẩm quyền về hình
thức có thể dựa trên các căn cứ về sự phù hợp giữa tên loại văn bản và thẩm quyền
của chủ thể ban hành; sự phù hợp giữa tên loại văn bản và nội dung điều chỉnh của
văn bản...
- Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Các văn
bản được ban hành theo thẩm quyền phải phù hợp trật tự pháp lý: Văn bản của cơ
quan, tổ chức cấp dưới phải phù hợp với văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trong
hệ thống quản lý và bảo đảm sự phù hợp chung với hệ thống chính sách, pháp luật
hiện hành.
- Sự phù hợp về nội dung văn bản với các quy định của pháp luật hiện hành còn
là phù hợp về mục đích của pháp luật; về những nguyên tắc tổ chức và hoạt động của

nhà nước; những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam; phù hợp với các điều
ước quốc tế mà Việt Nam gia nhập hoặc kí kết.
10


1.3. Yêu cầu về tính khoa học
- Những vấn đề được nêu trong nội dung văn bản phải dựa trên cơ sở có căn cứ
thực tiễn, căn cứ khoa học. Có thể là kết quả tổng kết, khảo sát đánh giá thực tiễn.
- Nội dung thông tin trong văn bản phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác và
kịp thời.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lí, logic. Các ý không trùng lặp, thừa
hay tản mạn hay vụn vặt, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, điều hành,
thuận lợi cho việc thi hành. Việc sử dụng các thuật ngữ, sử dụng các kĩ thuật trích dẫn
có tính khoa học, chuẩn xác.
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề. Một văn bản có kết cấu chặt chẽ là văn
bản có các phần, các ý, các câu liên kết với nhau theo một chủ đề, tạo thành một thể
thống nhất.
- Tính khoa học còn thể hiện ở cách thức trình bày, thể hiện các quan điểm,
phương thức lập luận nếu có trong văn bản.
1.4. Yêu cầu về tính khả thi
Tính khả thi là một trong những đòi hỏi về phương diện giá trị thực tiễn của
văn bản. Văn bản được ban hành phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể của điều
hành, quản lý, đáp ứng được đòi hỏi của đời sống xã hội và bảo đảm thực hiện mục
tiêu quản lý, mục đích giao tiếp. Do vậy, tính khả thi là sự bảo đảm cho văn bản có
giá trị thực tiễn, có tác động tích cực đối với công tác lãnh đạo, quản lý.
Để đảm bảo tính khả thi, những vấn đề mà nội dung văn bản đề cập phải :
- Phù hợp với thực tế đời sống văn hoá, xã hội.
- Phù hợp với nhận thức của các đối tượng liên quan.
- Phù hợp với những điều kiện vật chất, nhân lực trong thực hiện, triển khai.
- Bảo đảm tính đồng bộ của hệ thống văn bản và đưa ra được những điều kiện

cần thiết để thực hiện.
Các yêu cầu về nội dung văn bản có quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc bảo đảm
yêu cầu này có thể là tiền đề cho yêu cầu kia và ngược lại.
11


2. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản quản lý là toàn bộ các thành phần cần phải có (bao gồm các
yếu tố bắt buộc và các yếu tố bổ sung trong từng trường hợp cụ thể) và cách trình bày
các thành phần đó đối với các thể loại văn bản nhất định do cơ quan có thẩm quyền
quy định.
Hiện nay, thể thức văn bản của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân được quy định tại
Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và
các văn bản pháp luật khác.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trịxã hội do cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội quy
định.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
2.1. Quốc hiệu
Quốc hiệu gồm hai dòng chữ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được trình bày ở trên cùng góc phải trang đầu của văn bản, phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức được đặt ở góc trái trang đầu văn bản, được trình bày đậm
nét, rõ ràng, chính xác đúng như trong quyết định thành lập, không viết tắt, phía dưới

* Thể thức văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam được quy định tại Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của
Văn phòng Trug ương về thể thức văn bản của Đảng; Thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
được quy định tại Quyết định số 547/QĐ-TWĐTN ngày 28/10/1999 của Ban chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn; Thể thức
văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam được quy định tại Nghị quyết định số 03/NQ-MTTQ ngày 25/5/2000 của Ban
Thường trực Đoàn Chỉ tịch uỷ ban Trung ương MTTQ Việt Nam về việc ban hành Quy chế về soạn thảo, ban hành văn
bản của Uỷ ban TƯ/MTTQ Việt Nam;

12


có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt
cân đối so với dòng chữ.
Cách thiết lập yếu tố "Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản" cụ thể như sau:
- Ghi thẳng tên cơ quan ban hành: Trong trường hợp cơ quan ban hành không
có cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp hay trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban
của Quốc hội.
Ví dụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

- Ghi tên cơ quan cấp trên trực tiếp bằng chữ in hoa ở dòng trên, tên cơ quan
ban hành viết bằng chữ in hoa, đậm ở dòng dưới: Trong trường hợp cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp. Ví dụ:
CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1
PHÒNG TỔ CHỨC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

2.3. Số và ký hiệu
Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng.
Tuỳ theo tính chất của văn bản và khối lượng ban hành của mỗi cơ quan, tổ
chức mà có thể đánh số cho thích hợp: riêng cho từng loại hoặc tổng hợp theo từng
cụm văn bản. Số văn bản đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12
mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước. Số và ký hiệu văn bản
được trình bày bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
Thiết lập yếu tố số và kí hiệu của văn bản cụ thể như sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật:
Số.../Năm bản hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ
quan ban hành

13


- Văn bản hành chính có tên loại:
Số.../viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành
Ví dụ: Số : 67/QĐ-TCTT (Quyết định của Tổng công ty Thép)
Số: 15/BC-XDHK (Báo cáo của Công ty Xăng dầu hàng không Việt Nam)

- Văn bản không có tên loại (công văn):
Số.../viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắt tên đơn vị soạn thảo
Cần lưu ý, trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, công văn là văn bản
không có tên loại cho nên trong ký hiệu không có ký hiệu CV.
Ví dụ: Số: 158/TNHHBM (Công văn của Công ty TNHH Bình Minh).
Số: 235/LHĐS-VP (Công văn của Liên hiệp Đường sắt Việt Nam do Văn phòng

soạn).
2.4. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
2.4.1. Địa danh
Địa danh là yếu tố giúp cho nơi nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan
ban hành nhằm liên hệ giao dịch công tác thuận lợi và theo dõi được thời gian ban
hành.
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ
quan, tổ chức đóng trụ sở hay nơi văn bản được lập (trường hợp kí hợp đồng, ghi biên
bản). Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người hay bằng chữ số thì
phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
2.4.2. Ngày tháng năm ban hành văn bản
Ngày tháng là ngày văn bản được thông qua (đối với văn bản của tập thể) hoặc
thời điểm ký ban hành. Ngày tháng được viết ngay dưới Quốc hiệu, đầy đủ các chữ
"..., ngày ...tháng . .. năm ...", những số chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết
thêm số 0 ở đằng trước, không dùng các dấu chấm (.), dấu ngang nối (-) hoặc dấu
gạch chéo (/), v.v... để thay thế cho các từ “ngày... tháng ... năm ... “.
2.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
14


2.5.1. Tờn loi vn bn
L tờn ca tng loi vn bn do c quan, t chc ban hnh. Khi ban hnh vn
bn quy phm phỏp lut v vn bn hnh chớnh u phi ghi tờn loi, tr cụng vn.
Phi dựng ỳng nhng tờn loi vn bn ó c quy nh. Tờn loi vn bn phi phự
hp vi ni dung vn bn, phự hp vi thm quyn ban hnh.
2.5.2. Trớch yu
L mt cõu ngn gn hay cm t phn ỏnh khỏi quỏt ni dung c bn ca vn
bn. Trớch yu giỳp cho vic phõn loi, x lý vn bn nhanh chúng v lp h s chớnh
xỏc.
Trớch yu phi c vit ngn gn, ý, cú tớnh khỏi quỏt cao v phn ỏnh

ỳng ni dung chớnh ca vn bn.
i vi vn bn cú tờn loi, trớch yu ca vn bn c trỡnh by di tờn loi,
bng ch in thng, m. Vớ d:
CễNG TY XNG DU
HNG KHễNG VIT NAM
X NGHIP XNG DU
HNG KHễNG MIN BC
Số: ..../TTr-XDHKMB

CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc

Hà Nội, ngày .... tháng 12 năm 2005

T TRèNH
V vic phờ duyt k hoch o to bi dng nghip v nm 2006
Đối với công văn thì yếu tố này nằm ở vị trí dưới số và ký hiệu, viết bằng chữ in
thường, không đậm, được bắt đầu bằng cụm từ viết tắt: V/v .... hoặc: Về.......
Ví dụ:
TNG CễNG TY
THAN VIT NAM
CễNG TY THAN MO KHấ

S: ..../TMK-TC
V/v phi hp m lp Bi
dng nghip v vn th-lu
tr

CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc

Quảng Ninh, ngày .... tháng 10 năm 2005

15


2.6. Nội dung văn bản
Đây là phần trọng tâm của văn bản. Tuỳ theo nội dung của từng loại văn bản
mà phần này có thể được trình bày theo "văn điều khoản" hoặc "văn xuôi pháp luật".
Nội dung của văn bản phải được trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các yêu cầu
về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Tuỳ theo quy mô của văn bản, văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Đối với quyết định (cá biệt):
Điều (đánh số thứ tự bằng chữ số Ảrập: 1, 2, 3, ...)
Khoản ( - chữ số Ảrập: 1, 2, 3, ...)
Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, ...)
- Đối với quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định:
Chương ( - chữ số La Mã I, II, III...)
Mục (- chữ số Ảrập: 1, 2, 3, ...)
Điều ( - chữ số Ảrập: 1, 2, 3, ...)
Khoản ( - chữ số Ảrập: 1, 2, 3, ...)
Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, ...)
- Đối với các hình thức văn bản hành chính khác:
Phần chữ số La Mã: I, II, III, IV...
Mục (chữ số La Mã: I, II, III, IV...)
Khoản ( - chữ số Ảrập: 1, 2, 3, ...)
Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, ...)
2.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
2.7.1. Ghi quyền hạn và chức vụ của người kí
Văn bản do người có thẩm quyền kí. Trên chữ kí phải ghi thẩm quyền, chức vụ

của người kí.
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong cơ quan, tổ chức. Chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc,
Phó Giám đốc v.v.., không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn
16


bn do hai hay nhiu c quan, t chc ban hnh; vn bn ký tha lnh, tha u quyn
v nhng trng hp cn thit khỏc do cỏc c quan, t chc quy nh c th.
Vic ghi quyn hn v chc v ngi kớ cn s dng ỳng hỡnh thc kớ theo
quy nh, c th nh sau:
+ Trng hp ngi kớ l th trng c quan, n v lm vic theo ch th
trng thỡ ghi chc v ca th trng c quan, n v. Vớ d:
GIM C
(Ký tờn, úng du)

TRNG PHềNG
(Ký tờn, úng du)

Nguyn Vn A

Nguyn Vn A

+ Kí thay mặt (TM.): Trường hợp văn bản được thảo luận tập thể và quyết định
theo đa số ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì trên chức vụ người kí đề
TM. (thay mặt) cơ quan, tổ chức. Ví dụ:

TM. U BAN NHN DN
CH TCH
(Ký tên, đóng dấu)

TM. HI NG QUN TR
CH TCH
(Ký tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn A

+ Kí thay (KT.): Trường hợp người ký là cấp phó ký các văn bản thuộc các lĩnh
vực được phân công phụ trách thì trước chức vụ đề KT. (kí thay) thủ trưởng cơ quan,
đơn vị. Ví dụ:
TM. U BAN NHN DN
KT. CH TCH
PHể CH TCH
(Ký tên, đóng dấu)

KT. GIM C
PHể GIM C
(Ký tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn A

+ Kí quyền (Q.): Trường hợp người ký là quyền thủ trưởng cơ quan, đơn vị
theo quyết định bổ nhiệm thì trước chức vụ đề Q. (quyền). Ví dụ:
Q. GIM C
(Ký tên, đóng dấu)

TM. HI NG QUN TR
Q. CH TCH
(Ký tên, đóng dấu)

17


Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn A

+ Kí thừa uỷ quyền (TUQ.): Trường hợp đặc biệt, khi người đứng đầu cơ quan
uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới một cấp ký một số văn bản mà theo quy định
người đứng đầu cơ quan phải ký thì trước chức vụ đề TUQ. (thừa uỷ quyền) thủ trưởng
cơ quan, tổ chức: Ví dụ:
TUQ. TH TNG CHNH PH
B TRNG B T PHP
(Ký tên, đóng dấu)

TUQ.GIM C
CHNH VN PHềNG
(Ký tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn A

+ Ký tha lnh (TL.): Trng hp ngi ký l th trng cỏc n v, b phn
di mt cp ký mt s loi vn bn hnh chớnh thụng thng thỡ trc chc v
TL. (tha lnh) th trng c quan, t chc. Vớ d:

TL. GIM C
TRNG PHềNG K HOCH
(Ký tên, đóng dấu)

TL. TNG GIM C
KT. CHNH VN PHềNG
PHể CHNH VN PHềNG
(Ký tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn A

- Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà
nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản
trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban
hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người
ký ở dưới. Ví dụ:
KT. TRNG BAN
PHể TRNG BAN

TM. HI NG
CH TCH

(Ch ký, du)

(Ch ký, du)

PHể GIM C S NI V

TNG GIM C
TNG CễNG TY THẫP VIT NAM

Nguyn Vn A

Trn Vn B
18


- i vi vn bn cú t hai thm quyn ký tr lờn nh vn bn liờn tch, hp
ng, biờn bn, v.v... thm quyn ký c dn u sang hai bờn, thm quyn ký ca
c quan, t chc ch trỡ son tho, hoc ca thm quyn cao nht c trỡnh by trờn
cựng bờn phi. ng thi cn phi nhc li c quan, t chc ban hnh. Vớ d:
TM. HI NG QUN TR
TNG CễNG DT-MAY VIT NAM
TNG GIM C

TM. HI NG QUN TR
TNG CễNG TY THAN VIT NAM
TNG GIM C

(Ký tên, đóng dấu)

(Ký tên, đóng dấu)

Phạm Thị M

Nguyễn Văn A

2.7.2. Chữ kí
Phải kí đúng thẩm quyền, kiểm tra kỹ nội dung trước khi kí; không kí trên giấy
nến để in thành nhiều bản; kí bằng chữ kí đã được đăng kí khi bổ nhiệm, không dùng
bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để kí.
2.7.3. Họ tên người kí
Họ tên người kí bao gồm họ tên đầy đủ của người kí văn bản. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên người kí không ghi học hàm,
học vị và các danh hiệu danh dự khác. Riêng đối với văn bản của các tổ chức sự
nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết có thể
ghi thêm học hàm, học vị.
Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm. Nếu
văn bản có nhiều trang, toàn bộ mục thẩm quyền ký này phải được trình bày thống
nhất tại trang cuối cùng.
2.8. Con dấu
Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm
lên 1/3 đến 1/4 về bên trái chữ ký. Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.
Không đóng dấu không chỉ.
2.9. Nơi nhận
2.9.1. Phần Nơi nhận" ở cuối văn bản

19


Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân cụ thể nhận văn
bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể. Nơi nhận ghi ngang hàng phần chữ ký, ở góc
trái văn bản, nội dung bao gồm các nhóm đối tượng như sau:
- Để báo cáo: là các cơ quan có quyền giám sát hoạt động của cơ quan ban
hành văn bản mà cơ quan này phải gửi tới để báo cáo công tác.
- Để thi hành: các cơ quan, tổ chức và cá nhân là đối tượng quản lý trực tiếp.

- Để phối hợp: các đối tượng cần nhận văn bản để có sự phối hợp hoạt động,
thông thường là các cơ quan kiểm sát, xét xử cùng cấp.
- Lưu: bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ văn bản của cơ quan ban
hành.
Nơi nhận cần được ghi rõ ràng, đúng đối tượng, ngắn gọn và hợp lý. Khi cần
thiết có thể ghi rõ số lượng văn bản cho mỗi nhóm để tiện việc sao, gửi cho đầy đủ.
2.9.2. Nơi đề gửi
Đây là yếu tố đặc thù của công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu trình, phiếu
gửi... Yếu tố này được bắt đầu bằng chữ Kính gửi: ...
2.10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
2.10.1. Dấu chỉ mức độ khẩn
- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo
các mức: "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả tốc", Hỏa tốc hẹn giờ. Việc đóng dấu này
do người ký văn bản quy định.
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn
bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
2.10.2. Dấu chỉ mức độ mật
Trong trường hợp cần thiết văn bản có thể có dấu hiệu chỉ mức độ mật ("Mật",
"Tối mật", Tuyệt mật"). Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc
mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2.11. Các thành phần thể thức khác

20


- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ e-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện
thoại, số telex, số fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi,
phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ. Ví dụ:
TNG CễNG TY

IN LC VIT NAM
CễNG TY IN LC 3
S: ..../L3-KD
V/v .........................

CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
Đà Nẵng, ngày .... tháng 10 năm 2005

Kớnh gi: ............................
......................................................................................................................
............................................................................................../.
Ni nhn:
GIM C
- Nh trờn;
- Lu VT, KD.

(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

S 315 Trng N Vng - Nng. T: 0511.821028 - 0511.821019; Fax: 0511.825071;
Website:
E-mail:

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như trả lại sau khi họp (hội nghị), xem
xong trả lại, lưu hành nội bộ đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ
biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như dự thảo hay dự thảo lần
.... Các chỉ dẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên
văn bản hoặc dự thảo văn bản;
c) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần

được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;
d) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về
phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các
phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã;
đ) Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở
đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số -rp; s trang ca ph lc vn bn c
ỏnh riờng, theo tng ph lc.
Cn lu ý cỏc vn bn ph ch bao gm cỏc yu t (1), (2), (5), (6), (7), (8).
Cỏc ph lc ch cú yu t ni dung ca mỡnh v c úng du treo.
21


Các yếu tố thuộc bố cục của văn bản được trình bày theo quy định nhất định và
do đó cũng là những yêu tố thể thức của những văn bản đó, như: việc đặt lề để vùng
trình bày, vị trí các yếu tố thể thức, phông, cỡ và kiểu chữ, độ giãn dòng...
2.13. Thể thức bản sao
- Các hình thức bản sao gồm: Bản sao y bản chính, trích sao và sao lục.
+ Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và
được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ
bản chính.
+ Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo
thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
+ Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện
từ sao y bản chính trình bày theo và được trình bày theo thể thức quy định.
- Thể thức bản sao gồm các yếu tố sau: Hình thức sao (“sao y bản chính”, “trích
sao” hoặc “sao lục”); Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; Số, ký hiệu bản sao; Địa
danh và ngày, tháng, năm sao; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; Nơi nhận.
Bản sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục được thực hiện theo đúng quy định
có giá trị như bản chính. Bản chụp cả dấu và chữ kí của văn bản không được thực

hiện theo đúng thể thức quy định chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
3. Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong
3.1. Đặc trưng chung của ngôn ngữ văn bản quản lý
Ngôn ngữ văn bản quản lý thuộc phong cách ngôn ngữ hành chính. Phong cách
ngôn ngữ hành chính mang các đặc trưng sau đây:
- Tính chính xác
- Tính đại chúng
- Tính khách quan
- Tính khuôn mẫu
- Tính trang trọng, lịch sự.
22


3.1.1. Tính chính xác
Văn bản quản lý được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong quản lý hay
để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Vì vậy, văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ
tiếng Việt chuẩn mực, thể hiện một cách rõ ràng, chính xác nội dung mà văn bản
muốn truyền đạt và phải tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau
nhằm đảm bảo hiệu lực thi hành thống nhất cho văn bản.
3.1.2. Tính đại chúng
Ngôn ngữ trong văn bản quản lý phải được dùng theo chuẩn phổ thông, quen
thuộc trong đời sống nhân dân, mọi người đều hiểu được và hiểu đúng. Cách diễn đạt
cần được thể hiện bằng hành văn ngắn gọn, dễ hiểu, tránh cầu kỳ, phức tạp. Tuy
nhiên, tránh nhầm lẫn giữa phổ thông, dễ hiểu với sự suồng sã, cảm tính theo phong
cách khẩu ngữ.

3.1.3. Tính khách quan
Văn bản quản lý là tiếng nói của cơ quan, tổ chức, không phải là tiếng nói riêng
của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo. Vì vậy

văn bản phải đảm bảo tính khách quan. Người soạn thảo phát ngôn nhân danh cơ
quan, tổ chức nên không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội
dung văn bản. Chính vì vậy cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá
nhân không phù hợp với văn phong hành chính. Tính khách quan làm cho văn bản có
tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho
văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.
3.1.4. Tính trang trọng, lịch sự
Văn bản quản lý là phương tiện hình thành các mối quan hệ giữa con người,
công cụ giao tiếp chính thức giữa các cơ quan, tổ chức nên phải thể hiện được sự
trang trọng, lịch sự. Đặc điểm này biểu hiện sự tôn trọng đối với chủ thể thi hành và
23


thực hiện, đồng thời góp phần làm tăng uy tín của cơ quan ban hành.
3.1.5. Tính khuôn mẫu
Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, và
trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào.
Tính khuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học, thuận tiện cho việc tiếp
nhận và sử dụng và tính văn hoá của công văn giấy tờ.
Tính khuôn mẫu còn thể hiện nhiều ở mức độ khác nhau, đó là:
- Sử dụng lặp đi lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ hành chính-công vụ;
- Sử dụng lặp đi lặp lại các cụm từ như “Căn cứ vào...", Theo đề nghị của...",
"Các... chịu trách nhiệm thi hành... này"..., hoặc thông qua việc lặp lại về cấu trúc
ngữ pháp;
- Xây dựng văn bản theo bố cục chung cho mỗi loại;
- Sử dụng các văn bản mẫu. Các văn bản được in sẵn thành mẫu, chỉ cần điền
thêm những thông tin cụ thể là có văn bản hoàn chỉnh.

2. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý
2.1. Dùng từ

- Để đảm bảo đặc trưng phong cách, trước hết từ ngữ trong văn bản quản lý
phải được dùng chuẩn xác cả về nghĩa từ vựng và nghĩa ngữ pháp. Muốn như vậy,
trong quá trình soạn thảo văn bản, nên chú ý thực hiện thao tác xem từ điển để kiểm
tra tính chính xác của từ sử dụng và chọn từ thay thế khi cần thiết.
Ví dụ, trong câu: “Trong thời gian tiến hành giải toả, những người thi hành cần
chú ý về an toàn lao động và bảo lãnh tính mạng cho nhân dân”, từ “bảo lãnh” đã
được dùng không đúng ngữ nghĩa, cần phải thay thế bằng từ khác chuẩn xác hơn.
- Trong văn bản quản lý, cần thận trọng khi sử dụng một số loại từ ngữ sau đây:
+Từ địa phương
Từ địa phương là những từ chỉ được sử dụng ở một số địa phương nhất định,
24


không được sử dụng rộng rãi trong toàn dân. Vì vậy, để đảm bảo văn bản dễ hiểu,
nhìn chung nên hạn chế sử dụng từ ngữ địa phương. Chỉ nên dùng những từ địa
phương khi không có từ tương đương trong chuẩn phổ thông thay thế để bao hàm sự
vật, hiện tượng ở địa phương đó có mà thôi.
+ Từ Hán - Việt
Do tính chất khái quát, trừu tượng và sắc thái lý trí nên từ Hán - Việt thích hợp
với văn phong nghiêm túc, khách quan của văn bản hành chính. Nhưng cần chú ý
không nên lạm dụng từ Hán-Việt.
Ví dụ, trong câu: “Mặc dù thời gian chỉ gói gọn trong vòng 4 tháng, nhưng dân
quân xã tôi cũng đã luyện tập và diễn tập thành thạo nhiều môn như: chạy vượt vật
cản, ném lựu đạn, xạ kích...” nên thay từ “xạ kích” bằng từ “bắn súng” là thích hợp.
Hồ Chủ Tịch đã từng nhắc nhở: “Chúng ta không chống mượn tiếng nước
ngoài để làm tiếng ta đầy đủ thêm. Nhưng chúng ta phải chống cách mượn không
phải lối, mượn đến nỗi bỏ cả tiếng ta, đến nỗi quần chúng không hiểu”.
- Tránh sử dụng từ ngữ không phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính
như:
+ Từ đa nghĩa

Để tránh hiểu nhầm nội dung dẫn đến hậu quả quản lý, không nên dùng những
từ ngữ tạo cho người đọc nhiều cách hiểu khác nhau.
+ Từ lóng
Từ lóng là lớp từ ngữ chỉ được dùng bởi một tầng lớp nào đó trong xã hội, với
dụng ý bí mật nội dung biểu hiện đối với người không tham gia vào cuộc giao tiếp. Ví
dụ: cớm, phó tóm, phe phẩy, đánh quả, vào cầu, cơm đen ... Loại từ này là một hiện
tượng ngôn ngữ không lành mạnh, nó làm cho tiếng Việt trở nên tối tăm. Đối với văn
bản quản lý, nó làm giảm tính trang trọng, nghiêm túc. Phải tuyệt đối loại trừ loại từ
ngữ này khi soạn thảo văn bản.
- Từ thông tục
Từ thông tục là loại từ ngữ có tính suồng sã.
25