Quan tri tri thuc (2)

Hình vẽ trên đây mô tả 4 giai đoạn của quá trình lưu thông và tạo dụng tri thức trong tổ chức. Ở giai đoạn
Socialization (xã hội hóa, cộng đồng hóa), tri thức chuyển giao giữa các cá nhân (ẩn – ẩn). Các cá nhân (I) là
nhân vật trung tâm . Quá trình này diễn ra khi các họ tương tác với nhau trong bất kỳ hoàn cảnh nào, ví dụ onjob-training. Theo lẽ tự nhiên, tương tác hay xảy ra ở các nhóm có quan hệ gần, ví dụ cùng một đơn vị hay
cùng một trụ sở, do đó tổ chức nên tạo thêm các Ba để những người ít gặp nhau cũng có cơ hội giao lưu: ví dụ
tạo những dự án liên bộ phận, hay đơn giản là bố trí một số khu vực uống nước trong tòa nhà, nơi những người
chưa quen biết sẽ tình cờ gặp nhau. Thậm chí có thể “vô tình” bố trí thêm vài cái bảng, biết đâu họ hứng chí sẽ
chia sẻ với nhau gì đó. Vì thế mà ở nhiều công ty, việc bố trí văn phòng là việc của Nhân sự – bộ phận chịu
trách nhiệm về học tập. Đánh giá hiệu quả của giai đoạn này có thể thông qua quan sát, survey nhân viên về
tần suất trao đổi liên quan đến công việc.
Ở FPT, quá trình này được làm tốt, một phần vì bản thân mọi người thích ‘trà chanh chém gió’, phần vì không
khí cởi mở và thoải mái ở công ty. Đôi khi nó cũng bị nhìn nhận theo hướng tiêu cực là ‘văn hóa thì thầm’.
Các hoạt động Tổng hội (hoạt động phong trào) cũng tạo điều kiện. Công ty có thể phân tích đối tượng nhận
và gửi email của mỗi người để xem họ có sử dụng tốt các mối quan hệ gần và xa hay không.
Ở giai đoạn tiếp theo, Externalization (Ngoại hóa), các cá nhân trao đổi với nhau trong những nhóm có một
mục tiêu chung nào đó, ví dụ trong một cuộc họp dự án, hội thảo, diễn đàn online. Tri thức sẽ được các cá nhân
thể hiện ra, bằng hình ảnh và chữ viết, do đó nó chuyển từ ẩn sang hiện. Tri thức hiện thu được là toàn bộ các
văn bản sinh ra trong quá trình. Để việc này xảy ra thường xuyên, công ty tạo môi trường, ví dụ xây dựng
online forum, và khuyến khích các đơn vị tổ chức các hội thảo chuyên môn. Nhân vật trung tâm của giai đoạn
này là Nhóm (G). Đo đạc hiệu quả của giai đoạn này có thể bằng việc đếm các loại hội thảo, họp hành.


Ở FPT, việc này cũng được làm khá nhiều thông qua các loại seminar như của FLI (FPT Leadership
Institute), tuy nhiên vẫn là lãnh đạo nói là chính. Các hội nhóm theo chức năng như chất lượng, nhân sự, hành
chính thì thiên về vui chơi, không đủ các tiêu chí của một Ba. Những hội thảo chuyên môn do chính những
người làm chuyên môn khởi xướng không được ủng hộ và hỗ trợ, nhất là khi cần chi phí để tụ họp người từ
các nơi. Ngay cả giao ban – một loại Ba cơ bản – cũng có khi không được vận hành đầy đủ. Truyền thông nội
bộ cũng là công cụ tốt để tăng cường ngoại hóa tri thức.
Ở giai đoạn Combination (Kết hợp), tri thức hiện được tạo ra ở giai đoạn trước sẽ được xử lý, kết hợp, hệ
thống hóa thành tri thức chung của toàn tổ chức, và sẽ được phổ biến trong toàn tổ chức. Nhân vật trung tâm
của giai đoạn này là Tổ chức (O), do đó chỉ có “chính quyền” mới làm được việc kết hợp. Ví dụ ở giai đoạn
trước, một hội thảo về chất lượng đã thu thập được các ý kiến cải tiến, thì ở giai đoạn này, Phòng Chất lượng

sẽ cập nhật quy trình dựa trên các ý kiến đó. Càng ở mức cao, tri thức đầu ra càng có ảnh hưởng lớn và mất
thời gian xem xét quyết định, cho nên có thể phân tầng các tài liệu hệ thống để tăng tốc độ cập nhật. Có thể đo
đạc quá trình này thông qua số văn bản được cập nhật và nguyên nhân, cũng như lượng nội dung đào tạo được
tạo ra cho giai đoạn sau.
Ở FPT, việc này phụ thuộc vào lãnh đạo, và các cải tiến chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của lãnh đạo. Thường
lãnh đạo yêu cầu khi vấn đề đã nghiêm trọng, do đó nếu tận dụng được tri thức từ các hội nghị, hội thảo như
đã nói ở trên thì sẽ tốt hơn, vì như thế mới bảo đảm được tính nhất quán giữa quy định và thực tế. Có những
quy định, quy trình đã quá lạc hậu nhưng vẫn được duy trì trong khi thực tế đang được thực hiện hoàn toàn
khác. Việc hệ thống hóa, mô hình hóa đòi hỏi các chuyên gia giỏi, trong khi ở Head Office thường không có.
Ở giai đoạn Internalization (Tiếp thu, nội hóa), Cá nhân (I) lại ở trung tâm. Các tri thức hiện được tạo ra ở
các giai đoạn trên sẽ được mỗi cá nhân hấp thụ, biến thành tri thức ẩn. Việc này xảy ra ở ngay tại các cuộc họp,
hội thảo, hoặc thông qua các chương trình đào tạo nội bộ, sau đó được mỗi cá nhân tiêu hóa qua thực hành.
Hiệu quả của giai đoạn này có thể đo bằng số lượng và chất lượng các khóa đào tạo nội bộ, cũng như môi
trường tự học của nhân viên.
Ở FPT, do các sản phẩm ở giai đoạn Kết hợp không nhiều, nên nhân viên chủ yếu nội hóa ngay những gì nghe
được ở bước trước. Đào tạo chủ yếu ở mức chia sẻ cho nhau hơn là truyền dạy các tri thức có tính hệ thống.
Một phần mềm dạng wiki giúp khai thác hệ thống tri thức chuẩn của công ty cũng sẽ đem lại nhiều lợi ích (tuy
nhiên đừng cố biến nó thành phần mềm “quản lý tri thức”, vì những lý do đã nói ở trên).