QUY TRÌNH tổ CHỨC sự KIỆN

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trước khi đi vào tìm hiểu “Quy trình Tổ chức sự kiện” thì
chúng ta phải hiểu được “SỰ KIỆN” là gì và nghề “ TỔ CHỨC SỰ
KIỆN” có gì trước đã.
1, Khái niệm “SỰ KIỆN”

Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại
một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung
ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định
nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng
tham gia.
Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt
động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo
dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm,
thương hiệu trên thị trường.
2, Tổ chức sự kiện là gì ?
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các
phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình
thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh
vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông
qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ


hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người
làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như
một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống
lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.
3, Quy trình tổ chức sự kiện

Bao gồm 6 bước trong quy trình tổ chức sự kiện:
Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)
Thông qua bước nhận thông tin từ cấp trên (đối với những
người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay
Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được
những thông tin cơ bản như: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện,
thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu
đối với Event... từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc
tổ chức sự kiện của mình.


Bước 2: Hình thành Concept và Theme
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường
được người làm Event ví như "linh hồn của Event" cho nên bước
hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có
Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của
Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng
trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho
phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu
Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event.
Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event.

Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các
thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm,
văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu
truyền thông của sự kiện.
Bước 3: Viết kế hoạch (Planning proposal)


Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea),

tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là
Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta
phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.

Bước 4: Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán
ngân sách cho việc tổ chức sự kiện, chúng ta bắt đầu cho bước
Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch
của mình. Thông qua việc thuyết trình, chúng ta phải làm cho
người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như
thế nào, mức độ khả thi ra sao. Nếu sự kiện mà chúng ta thuyết
trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức
độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho ta tiến hành.

Bước 5: Tổ chức triển khai (Execution)


Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi ta
phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty,
chúng ta cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ
trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi sẽ phải thuê ngoài
để có người hỗ trợ thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn
đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ
trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ
trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ
phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ
phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PRMedia)...

Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần
phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế,

sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp
đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời
khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)... và
sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra
còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện
pháp ứng biến phù hợp nữa.


Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn
sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ
biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một
Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.
Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công
việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại
hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho
chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà
cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn
mừng sau khi tổ chức thành công.
Bước 6: Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and
Report)
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi
báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với
công ty:
 Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính
toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
 Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo
lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự,
bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của
họ

 Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã
được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao
nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
 Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm
Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh
nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rất
quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện
theo chiều hướng tốt hơn.
Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong
việc tổ chức một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm
cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy,
mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể.