Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại văn phòng tỉnh ủy quảng bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

́H

U

Ế

DƯƠNG QUỐC BÌNH

TÊ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG

KI

N

H

TỈNH ỦY QUẢNG BÌNH

Mã số: 8 31 01 10

H

O
̣C

Chuyên ngành: QUẢN LÝ KINH TẾ

Đ

ẠI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN VĂN PHÁT

HUẾ, 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình” là công trình nghiên cứu của riêng
tôi. Các số liệu, kết quả sử dụng trong luận văn này được thu thập và sử dụng một
cách trung thực. Kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn này chưa được
trình bày hay công bố ở bất cứ công trình nghiên cứu nào khác trước đây về vấn đề

Ế

này tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình.

U

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã

Tác giả

Đ

ẠI

H

O
̣C

KI

N

H

TÊ

́H

được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc.

i

DƯƠNG QUỐC BÌNH


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành, sâu sắc đến toàn
thể Ban giám hiệu, quý thầy cô của Trường Đại học Kinh tế Huế đã nhiệt tình giúp

đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu vừa qua.
Đặc biệt tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy PGS.TS Nguyễn
Văn Phát người hướng dẫn khoa học của luận văn, đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ
tôi tháo gỡ những khó khăn trong quá trình thực hiện luận văn.

Ế

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các công chức, viên chức, nhân viên tại Văn

U

phòng Tỉnh ủy Quảng Bình đã tạo mọi điều kiện tốt nhất có thể và giúp đỡ tôi trong

́H

việc cung cấp số liệu, báo cáo, thống kê và trả lời các câu hỏi khảo sát. Đồng thời,

TÊ

trao đổi thẳng thắn cũng như phản biện và làm rõ hơn về những quan điểm khác
nhau trong chính sách và thực tế nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công

H

tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy.

N

Cảm ơn gia đình và bạn bè đã tạo điều kiện, giúp đở cho tôi hoàn thành

KI

chương trình học và dành nhiều thời gian để tôi có thể thực hiện hoàn thành luận
văn này.

Thừa Thiên Huế, ngày 01 tháng 07 năm 2019

H

O
̣C

Một lần nữa, tôi chân thành cảm ơn và biết ơn sâu sắc.

Đ

ẠI

Tác giả

DƯƠNG QUỐC BÌNH

ii


TÓM LƯỢC LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC KINH TẾ
Họ và tên học viên: DƯƠNG QUỐC BÌNH
Chuyên ngành: Quản lý kinh tế Mã số: 8 31 01 10
Niên khóa: 2017-2019
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN VĂN PHÁT

Tên đề tài: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG
TÁC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY QUẢNG BÌNH

Ế

1.Mục đích và đối tượng nghiên cứu

U

Mục đích của luận văn là hệ thống hoá cơ sở lí luận và thực tiễn về ứng dụng

́H

công nghệ thông tin trong công tác quản lý ; Phân tích, đánh giá thực trạng phát
triển và hiệu quả kinh tế sản xuất lúa canh tác tự nhiên tại huyện Triệu Phong, tỉnh

TÊ

Quảng Trị; Đề xuất được một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế
sản xuất lúa canh tác tự nhiên trên địa bàn huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị.

H

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu những nội những vấn đề lý

KI

Tỉnh ủy Quảng Bình.

N

luận và thực tiễn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tạiVăn phòng
2. Các phương pháp nghiên cứu đã sử dụng

O
̣C

Phương pháp thu thập số liệu: bao gồm số liệu thứ cấp và số liệu sơ cấp.
Phương pháp tổng hợp, xử lý và phân tích số liệu: Sử dụng các phương pháp

H

phân tổ thống kê, so sánh, thống kê mô tả, việc xử lí, tính toán số liệu được tiến

ẠI

hành trên máy tính với phần mềm thống kê thông dụng Excel.
Phương pháp chuyên gia: Tham vấn, trao đổi thảo luận với các cán bộ chuyên

Đ

gia am hiểu về lúa CTTN.
3.Các kết quả nghiên cứu chính và kết luận
Từ kết quả nghiên cứu đề tài “Hiệu quả kinh tế sản xuất lúa theo mô hình canh
tác tự nhiên trên địa bàn huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị” có thể thấy:
Để đạt được mục tiêu đã đề ra đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình” đã đánh giá lại thực trạng hạ
tầng và ứng dụng CNTT tại đơn vị. Đồng thời cũng nêu lên những giải pháp nhằm

iii

nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong các cơ quan Đảng và đề ra giải pháp nhằm
tận dụng một cách hiệu quả hạ tầng CNTT đã được đầu tư xây dựng.
Trong thời gian sắp tới, muốn tạo được sự đột phá ứng dụng CNTT trong
công tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình. Với mục tiêu các cơ quan
Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội cần phải đi đầu trong việc triển khai,
ứng dụng CNTT trong mọi hoạt động theo phương châm đảm bảo tiết kiệm, thiết
thực và hiệu quả lâu dài, là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách hành chính, là

Ế

nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực lãnh đạo, quản

U

lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả cần tập trung vào ba định hướng sau:

́H

Một là, cải tiến mô hình tổ chức triển khai ứng dụng CNTT; xây dựng mô
hình kiến trúc phần mềm tổng thể cho các Cơ quan Đảng tỉnh để định hướng cho

TÊ

việc triển khai các dự án CNTT được hiệu quả; đẩy mạnh việc phát triển chương
trình ứng dụng cho điều hành và tác nghiệp trong các Cơ quan Đảng tỉnh theo kiến

H

trúc đã đề ra, từng bước xây dựng CSDL của ngành, lĩnh vực quản lý.

N

Hai là, tập trung nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT với các công nghệ

KI

tiên tiến đảm bảo cho sự ổn định và phát triển lâu dài. Ưu tiên phát triển hệ thống
mạng đường trục kết nối giữa các Cơ quan Đảng và CQNN là điều kiện cơ bản để

O
̣C

phát triển ứng dụng CNTT.

Ba là, tăng cường đào tạo và phát triển nguồn nhân lực CNTT đảm bảo cho

H

yêu cầu ứng dụng CNTT. Đặc biệt là cán bộ quản lý CNTT và đội ngũ cán bộ, công

ẠI

chức, viên chức để phát triển ứng dụng CNTT trong hệ thống các cơ quan Đảng tỉnh

Đ

Quảng Bình.

iv


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU

STT

Từ viết tắt

1

ADSL

3

CNH, HĐH

Công nghiệp hoá, hiện đại hoá

4

CNTT

Công nghệ thông tin

5

CNTT-TT

Công nghệ thông tin – truyền thông

6

CSDL

Cơ sở dữ liệu

7

HĐND

Hội đồng nhân dân

8

HTKT

Hạ tầng kỹ thuật

9

HTTT

Hệ thống thông tin

10

KT-XH

11

LAN

12

QLNN

13

UBND

14

VNPT

15

WAN

Mạng diện rộng

TTTHDL

Trung tâm tích hợp dữ liệu

HNTHTT

Hội nghị truyền hình trực tuyến

Asymmetric Digital Subscriber Line (Internet

TÊ

́H

U

Ế

băng thông rộng)

Kinh tế - xã hội

N

H

Local area network (Mạng nội bộ)

KI

O
̣C

Quản lý nhà nước
Ủy ban nhân dân

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam

Đ

ẠI

17

H

16

Nội dung

v


MỤC LỤC
Lời cam đoan ................................................................................................................i
Lời cảm ơn ................................................................................................................. ii
Danh mục các chữ viết tắt và ký hiệu .........................................................................v
Mục lục .......................................................................................................................vi
Danh mục các bảng, biểu ............................................................................................x

Ế

Danh mục biểu đồ, sơ đồ ............................................................................................xi

U

ĐẶT VẤN ĐỀ ............................................................................................................1

́H

1. Tính cấp thiết của đề tài ..........................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................2

TÊ

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn .....................................................3
4. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................3

H

5. Kết cấu của đề tài ....................................................................................................5

N

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG

KI

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG .6
1.1. Lý luận chung về văn phòng ................................................................................6

O
̣C

1.1.1. Khái niệm văn phòng ........................................................................................6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ................................................................7

H

1.1.3. Vai trò của công tác văn phòng .......................................................................11

ẠI

1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin .....................................13
1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin .......................................................................13

Đ

1.2.2. Các đặc điểm của CNTT .................................................................................13
1.2.3. Vai trò của công nghệ thông tin ......................................................................18
1.3. Những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về ứng dụng và phát triển
CNTT ........................................................................................................................20
1.4. Đặc điểm và sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 22
1.4.1. Đặc điểm của việc ứng dụng CNTT trong văn phòng ....................................22
1.4.2. Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng ..................23

vi


1.5. Nội dung ứng dụng CNTT trong công tác quản lý Văn phòng .........................24
1.5.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin ......................................................24
1.5.2. Trong công tác soạn thảo văn bản ...................................................................24
1.5.3. Trong công tác lưu trữ .....................................................................................25
1.5.4. Công tác lập kế hoạch, tham mưu ...................................................................25
1.5.5. Công tác kiểm tra, giám sát .............................................................................25
1.6. Kinh nghiệm ứng dụng CNTT và bài học cho Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình

Ế

...................................................................................................................................25

U

1.6.1. Kinh nghiệm của một số địa phương trong nước ............................................25

́H

1.6.2. Bài học kinh nghiệm rút ra về nội dung phát triển và ứng dụng CNTT tại Văn
phòng Tỉnh ủy Quảng Bình .......................................................................................32

TÊ

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY QUẢNG BÌNH ..................35

H

2.1. Giới thiệu Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình .......................................................35

N

2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình ........................35

KI

2.1.2. Vị trí chức năng của Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình ...................................35
2.1.3. Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình ............................36

O

̣C

2.1.4. Mục đích, vai trò ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại
Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình ...............................................................................38

H

2.1.5. Những nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại Văn

ẠI

phòng Tỉnh ủy Quảng Bình .......................................................................................40
2.2. Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại

Đ

Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình ...............................................................................42
2.2.1. Công tác xây dựng kế hoạch ...........................................................................42
2.2.2. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin .............................................................44
2.2.3. Hiện trạng về nguồn nhân lực công nghệ thông tin ........................................42
2.2.4. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................47
2.2.5. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực ứng dụng công nghệ thông tin ...........56
2.2.6. Công tác bảo mật, an toàn an ninh thông tin ...................................................58

vii


2.3. Đánh giá của đối tượng khảo sát về ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình .......................................................58
2.3.1. Thống kê mẫu điều tra.....................................................................................59

2.3.2. Kết quả đánh giá của các đối tượng điều tra ...................................................61
2.4. Đánh giá chung thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản
lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình ......................................................................66
2.4.1. Kết quả đạt được .............................................................................................66

Ế

2.4.2. Tồn tại, hạn chế và nguyên nhân .....................................................................68

U

CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG CÔNG

́H

NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY
QUẢNG BÌNH .........................................................................................................72

TÊ

3.1. Mục tiêu và phương hướng phát triển ứng dụng CNTT ở Văn phòng Tỉnh ủy
Quảng Bình giai đoạn 2015-2018, tầm nhìn 2023 ....................................................72

H

3.1.1. Mục tiêu chung ................................................................................................72

N

3.1.2. Quan điểm và Phương hướng phát triển ứng dụng CNTT ở Văn phòng Tỉnh

KI

ủy Quảng Bình giai đoạn 2018-2020, tầm nhìn 2023. ..............................................74
3.1.3. Nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy ..................................................................77

O
̣C

3.2. Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và điều
hành ...........................................................................................................................78

H

3.2.1. Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp uỷ, nâng cao nhận thức về vai

ẠI

trò ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác quản lý và điều hành Văn phòng
cấp ủy ........................................................................................................................79

Đ

3.2.2. Xây dựng môi trường pháp lý, thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin ........81
3.2.3. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin ................................................................82
3.2.4. Phát triển và đào tạo nguồn nhân lực CNTT ..................................................82
3.2.5. Phát triển ứng dụng CNTT theo xu hướng tích hợp .......................................85
3.2.6 Đầu tư có trọng điểm để tạo sự đột phá trong việc ứng dụng CNTT ..............89
3.2.7. Chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất, kiểm tra, giám sát, bảo đảm triển
khai đồng bộ các nội dung của Chương trình ...........................................................91

viii


KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................................93
1. Kết luận .................................................................................................................93
2. Kiến nghị ...............................................................................................................95
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................96
QUYẾT ĐỊNH HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN
BIÊN BẢN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN

Ế

NHẬN XÉT PHẢN BIỆN 1 VÀ 2

U

BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN

Đ

ẠI

H

O
̣C

KI

N

H

TÊ

́H

GIẤY XÁC NHẬN HOÀN THIỆN LUẬN VĂN

ix


DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU
Bảng 2.1.

Phần mềm ứng dụng để hỗ trợ công tác quản lý đã triển khai ............41

Bảng 2.2.

Tổng hợp hiện trạng số lượng thiết bị phần cứng hệ thống tại VPTU 45

Bảng 2.3.

Các phần mềm ứng dụng quản trị hệ thống ........................................45

Bảng 2.4.

Tổng hợp hiện trạng số lượng máy tính, máy in, máy Scan của Văn
phòng Tỉnh ủy Quảng Bình .................................................................47

Nguồn nhân lực ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tỉnh ủy ..................43

Bảng 2.6.

Tỉ lệ số hóa gửi nhận, lưu trữ văn bản điện tử ....................................49

Bảng 2.7.

Kết quả Cập nhật hồ sơ Cán bộ - Đảng viên .......................................51

Bảng 2.8.

Kết quả công tác thông tin – tổng hợp ................................................52

Bảng 2.9:

Thống kê công tác đào tạo bồi dưỡng từ năm 2016 – 2018 ................57

Bảng 2.10

Thống kê mô tả thông tin đặc điểm mẫu điều tra ................................60

Bảng 2.11.

Đánh giá của đối tượng điều tra về công tác xây dựng kế hoạch .......61

Bảng 2.12.

Đánh giá của đối tượng điều tra về hạ tầng kỹ thuật CNTT ...............62

Bảng 2.13.

Đánh giá của đối tượng điều tra về nguồn nhân lực CNTT ................63

Bảng 2.14.

Đánh giá của đối tượng điều tra về khả năng ứng dụng CNTT ..........64

Bảng 2.15.

Đánh giá của đối tượng điều tra về công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến

O
̣C

KI

N

H

TÊ

́H

U

Ế

Bảng 2.5.

thức ứng dụng CNTT ..........................................................................65
Đánh giá của đối tượng điều tra về công tác bảo mật, an toàn an ninh

H

Bảng 2.16.

thông tin ...............................................................................................66
Vốn đầu tư phát triển CNTT trong hệ thống cơ quan Đảng tỉnh

Đ

ẠI

Bảng 3.1.

giai đoạn 2017 – 2020 và tầm nhìn đến năm 2022 .............................73

x


DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Sơ đồ về sự phân tầng của CNTT ...............................................................15
Sơ đồ 2: Kiến trúc trung tâm tích hợp dữ liệu ..........................................................22

Đ

ẠI

H

O
̣C

KI

N

H

TÊ

́H

U

Ế

Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình .......................................35

xi


ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT), việc
ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của CNTT vào cuộc sống nói chung và hoạt
động công tác quản lý hành chính trong các cơ quan Đảng, Nhà nước nói riêng đã

đem lại những thành công và hiệu quả hết sức to lớn. Việc dần thay thế, tự động, vi

Ế

tính hóa các thủ tục tài liệu, văn bản theo cách làm việc mới đã tạo ra phong cách

U

lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến

́H

lược, đồng thời hỗ trợ các cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt công việc và nhiệm
vụ của mình. Việc ứng dụng CNTT một cách hiệu quả đồng nghĩa với việc đơn vị

TÊ

sẽ có sự lãnh đạo, chỉ đạo một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, kịp thời và sẽ
phục vụ người dân, các tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công

H

cuộc hiện đại hóa và phát triển của đất nước, từng địa phương, đơn vị.

N

Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT trong thời gian qua, Đảng và Nhà

KI

nước ta đã luôn coi trọng vai trò của CNTT. Các chủ trương, chính sách về việc đẩy
mạnh ứng dụng, phát triển CNTT ngày càng được nhấn mạnh và được cụ thể hóa ở

O
̣C

nhiều văn bản quan trọng như: Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ
Chính trị (Khóa VIII) đã nêu rõ: “CNTT là một trong các công cụ và động lực quan

H

trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm

ẠI

biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại. Ứng dụng và
phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và

Đ

tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại
hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ
có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng
cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón
đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa”. Nghị quyết số
36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về: “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển
CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế”, đã góp phần nâng

1

cao nhận thức của cả hệ thống chính trị và toàn xã hội về vai trò của CNTT đối với
sự phát triển kinh tế - xã hội.
Tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình, trong thời gian qua được sự quan tâm
của Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy, việc ứng dụng CNTT trong Văn phòng
Tỉnh ủy đã được triển khai sâu rộng, tạo bước chuyển biến quan trọng cả về nhận
thức và hành động đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận. Bước đầu đã nâng
cao chất lượng hoạt động, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý của đơn vị.

Ế

Tuy nhiên, bên cạnh đó việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại Văn

U

phòng Tỉnh ủy Quảng Bình vẫn còn nhiều hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu đặt

́H

ra trong việc ứng dụng CNTT một cách hiệu quả vào công việc cụ thể của đơn vị.
Việc nhận thức về ứng dụng CNTT của một số công chức, viên chức, nhân viên

TÊ

chưa đầy đủ; mức độ ứng dụng công nghệ thông tin còn thấp; nguồn nhân lực
CNTT vẫn còn thiếu và yếu.

H

Với vị thế là một trong những cơ quan quan trọng trong hệ thống các cơ quan

N

Đảng tỉnh Quảng Bình, vấn đề mang tính chiến lược là phải có các giải pháp hoàn

KI

thiện lại hệ thống công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ
thông tin tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình. Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng

O
̣C

công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng
Bình” làm luận văn cao học của mình.

H

2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1. Mục tiêu chung

ẠI

Phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công

Đ

tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình, trên cơ sở đó nghiên cứu đề xuất
một số giải pháp đẩy mạnh hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị trong
thời gian tới.

2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa những vấn đề về lý luận và thực tiễn về ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý văn phòng.
- Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình giai đoạn 2015-2018.

2


- Đề xuất các giải pháp để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình trong thời gian tới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu những nội những vấn đề lý luận và thực tiễn về ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tạiVăn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình.
3.2. Phạm vi nghiên cứu

Ế

- Phạm vi không gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu ứng dụng công

U

nghệ thông tin của văn phòng cấp ủy tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình.

́H

- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu số liệu hiện trạng việc ứng dụng công nghệ
thông tin tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình trong giai đoạn từ 2015-2018 làm cơ

TÊ

sở dữ liệu phân tích và so sánh. Qua đó, dự báo và đưa ra giải pháp đẩy mạnh ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng

H

Bình trong thời gian tới.

N

4. Phương pháp nghiên cứu
* Dữ liệu thứ cấp

KI

4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu

O
̣C

Bao gồm các thông tin, số liệu về nguồn lực, tình hình vận hành và kết quả
nói chung về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng

H

Bình do các bộ phận chức năng của đơn vị cung cấp qua các tài liệu như: Báo cáo
nghiên cứu kỹ thuật, đề tài khoa học, báo cáo công tác ứng dụng công nghệ thông

ẠI

tin, các văn bản chỉ đạo của Trung ương, Tỉnh ủy... Ngoài ra, để phục vụ nghiên cứu

Đ

đề tài, tác giả còn tham khảo các loại sách, báo, tạp chí chuyên ngành, giáo trình,
cũng như các kết quả của các công trình nghiên cứu đã được công bố có liên quan
đến lĩnh vực và vấn đề nghiên cứu.
* Dữ liệu sơ cấp
Nguồn dữ liệu sơ cấp phục vụ nghiên cứu đề tài được thu thập bằng việc tiến
hành điều tra khảo sát trực tiếp từ cán bộ, công chức, nhân viên tại Tỉnh ủy Quảng
Bình, Thành ủy Đồng Hới, Thị ủy Ba Đồn và 06 Huyện ủy theo phương pháp chọn
mẫu thuận tiện, bảng câu hỏi được chuẩn bị trước với các nội dung cần nghiên cứu

3


của đề tài.
- Qui mô mẫu: Tác giả điều tra trực tiếp có lựa chọn công chức, viên chức,
nhân viên ở cấp tỉnh và cấp huyện để đảm bảo được khách quan, khoa học, tính
chính xác cao nhất. Số mẫu điều tra thực sự đại diện cho tổng thể của từng nhóm,
tiến hành điều tra ngẫu nhiên tại Tỉnh ủy Quảng Bình, số phiếu phát ra 65 phiếu
(trong đó bao gồm 10 cán bộ Lãnh đạo Văn phòng cấp ủy và các Ban của tỉnh ủy;
45 Chuyên viên tham mưu tại Tỉnh ủy; 10 Cán sự, nhân viên kỹ thuật; nhân viên),

Ế

số phiếu thu về là 65 phiếu, tất cả các số phiếu đều hợp lệ. Tại các Huyện ủy số

U

phiếu phát ra 70 phiếu, số phiếu thu về là 60 phiếu, tất cả các số phiếu đều hợp lệ

́H

(trong đó bao gồm 10 cán bộ Lãnh đạo của Huyện ủy; 40 Chuyên viên tham mưu tại
các Huyện ủy; 10 Cán sự, nhân viên kỹ thuật; nhân viên). Tất cả số phiếu hợp lệ

TÊ

(125 phiếu) được đưa vào xử lý và tiến hành tổng hợp, phân tích. Quy mô mẫu là
125 lớn hơn 10 lần số biến quan sát (12 quan sát) nên mẫu đảm bảo độ tin cậy cho

H

kết quả nghiên cứu.

N

- Kỹ thuật lập phiếu điều tra: được tìm hiểu, nghiên cứu từ các sách, tài liệu,

KI

đề tài về ứng dụng, công tác quản lý công nghệ thông tin và từ nghiên cứu thực
trạng tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình nhằm thu thập thông tin từ cán bộ, công

O
̣C

chức, nhân viên đánh giá thực tế việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại

Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình.

H

- Phương pháp điều tra: Trên cơ sở nội dung nâng cao việc ứng dụng công
nghệ thông tin, tác giả tiến hành soạn thảo, in ấn, gửi đến các đối tượng. Nội dung

ẠI

bảng hỏi xoay quanh các nội dung nhằm tìm hiểu thực trạng về ứng dụng công nghệ

Đ

thông tin và công tác quản lý.
- Phương pháp tổng hợp: Kết quả điều tra được xử lý, tổng hợp và phân tích

trên máy vi tính bằng phần mềm Excel.
4.2. Phương pháp phân tích
Luận văn sử dụng phương pháp thống kê, mô tả, phân tổ, so sánh nhằm phân
tích, trình bày những đặc tính nỗi bật của các số liệu vừa thu thập được qua các cách
thức khác nhau.

4


5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn gồm
ba chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý Văn phòng.

Chương 2: Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình.

Đ

ẠI

H

O
̣C

KI

N

H

TÊ

́H

U

trong công tác quản lý tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Bình.

Ế

Chương 3: Các giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

5


CHƯƠNG 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
1.1. Lý luận chung về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
* Văn phòng
Văn phòng là một bộ phận nằm trong bộ máy của các cơ quan, đơn vị, tổ

Ế

chức, có chức năng trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc xử lý thông tin và ra

U

quyết định. Hiện nay có nhiều cách nhìn nhận về văn phòng. Theo tác giả cuốn sách

́H

“Nghiệp vụ văn phòng- PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri” thì Văn phòng được tiếp cận

TÊ

một cách toàn diện ở hai trạng thái động và tĩnh: Nếu quan sát văn phòng ở trạng
thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu

H

ra trong đơn vị. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì nó bao gồm những yếu

N

tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người…có trong văn

KI

phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức[14].
Ngoài ra, tác giả cuốn sách “Quản trị hành chính Văn phòng- Nguyễn Hữu

O
̣C

Thân” cho rằng: “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi
soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao

H

cho có hiệu quả”[13].

* Công tác văn phòng

ẠI

Nhắc đến văn phòng, không thể không nói đến công tác văn phòng. Công tác

Đ

văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ

chức. Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ở đầu vào bao gồm các
hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin
kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường…theo các phương án sử dụng
khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra,
là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi trong nội
bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ
góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn

6


vị, hay nói cách khác là không ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mỗi cơ
quan, đơn vị. Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt cần phải có những điều kiện
cơ bản sau:
- Phải có một bộ máy văn phòng được tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn
vị có quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ các phòng, các bộ phận với
số lượng nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập,
có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau. Đối với các đơn vị có

Ế

quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn phòng có

U

thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân

́H

sự, vật tư, tài chính…

- Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định

TÊ

như nhà cửa, phương tiện, thiết bị…Vị trí, quy mô của các yếu tố vật chất nêu trên
cũng sẽ phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lý, vào quy mô hoạt động của công tác

H

văn phòng.

N

Từ những quan niệm trên và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện

KI

của kinh tế thị trường thì công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù
hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông

O
̣C

tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt được mục tiêu nhất định.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

H

1.1.2.1. Chức năng của văn phòng

ẠI

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có những điều
kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi

Đ

trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc
lập tương đối như các tổ chức, đơn vị khác về cả phương diện tự nhiên (gồm chức
năng theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống) và
phương diện xã hội (gồm chức năng hoạt động có ý thức, có mục tiêu và chức năng
tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường)[14].
Theo khái niệm về công tác văn phòng có thể thấy văn phòng có những chức
năng cơ bản sau:

7


- Chức năng tham mưu:
Đây được coi là một trong các chức năng chính của văn phòng. Bộ phận văn
phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong cơ quan tham vấn, có ý kiến đối với
các vấn đề mà lãnh đạo đưa ra nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đạo
một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Hoạt động của cơ quan phụ thuộc
vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về yếu tố quản lý) bởi vậy
muốn ra quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố

Ế

khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của người trợ giúp.

U

Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất

́H

nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, phán quyết kịp
thời và đúng đắn. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho lãnh đạo,

TÊ

quản lý công tác của văn phòng.
- Chức năng tổng hợp.

H

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,

N

đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu

KI

mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý.
Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình

O
̣C

tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về
chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng

H

thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối
với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế của thông tin). Chính vì ý

ẠI

nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và

Đ

hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại.
- Chức năng hậu cần.
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt
động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi
lúc, mọi nơi.
Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng
định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức.

8


Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của
công tác văn phòng.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi thực thể người ta phân thành các chức
năng cụ thể, chi tiết. Các chức năng này là lý do sinh ra và tồn tại của văn phòng.
Mỗi một chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ thể. Những nhiệm vụ này chính là
những công việc, hoạt động nhằm cụ thể hoá các chức năng của văn phòng. Trong

Ế

từng điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ

U

thể lại có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau để thực hiện các chức năng đó. Cụ thể

́H

nhiệm vụ của văn phòng bao gồm:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.

TÊ

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải
tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì

H

hoạt động. Mỗi tổ chức, cơ quan đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phù

N

hợp với tính chất hoạt động, chức năng và vai trò mình. Đây là nhiệm vụ quan trọng

KI

đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị.

O
̣C

Mỗi một cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hướng mục
tiêu hoạt động. Để đạt được mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt

H

động của mình. Kế hoạch có nhiều loại như kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, …Mỗi bộ
phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện. Tất cả các kế hoạch đó sẽ được

ẠI

tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơ quan. Kế hoạch tổng thể này sẽ do văn

Đ

phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng
triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợp giữa các bộ phận này mật thiết
hơn, đồng bộ hơn.
- Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.
Bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có thông tin.
Thông tin giúp cho lãnh đạo ra quyết định. Thông tin rất đa dạng và phong phú, có

thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo… người lãnh
đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp, đó là

9


văn phòng. Mọi thông tin đều được qua văn phòng xử lý, phân loại theo các kênh
thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Một quyết định đúng hay sai phụ thuộc vào sự
tiếp nhận và xử lý thông tin có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không. Đây là hoạt
động quan trọng liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức, vì vậy văn
phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu thập
và xử lý thông tin.
- Trợ giúp về văn bản.

Ế

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu,

U

hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó trong quản lý, điều hành hoạt động. Hiện

́H

nay ở nước ta đã có LuậtBan hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các
phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn bản

TÊ

luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ

như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để

H

ban hành văn bản hợp pháp và hợp lý cần phải có bộ phận chuyên trách trợ giúp cho

N

lãnh đạo. Văn phòng sinh ra để đảm nhận nhiệm vụ này.

KI

- Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan.
Muốn tồn tại và phát triển, các cơ quan, đơn vị cần phải có các yếu tố kỹ

O
̣C

thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại,
vừa là vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện

H

truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế - xã hội. Các

ẠI

yếu tố đó bao gồm nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mang
tính thường xuyên liên tục, vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện

Đ

công việc mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Công việc này có ảnh hưởng trực tiếp tới
hoạt động của đơn vị.
- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng
nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng
cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống
nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong

10


phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu
cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại “bùng
nổ thông tin” này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc
độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó
đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc.
- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng.
Khác với các hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường

Ế

xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa

U

kiểm tra vừa giám sát. Đặc tính của hoạt động này là do xuất phát từ chức năng của

́H

văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt
động của cơ quan, đơn vị. Văn phòng luôn có một bộ phận làm việc trong giờ hành

TÊ

chính, bên cạnh đó có một bộ phận làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc đơn vị
ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin được thông suốt.

H

Hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị

N

thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các

KI

nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính
mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì được hoạt động của văn

O
̣C

phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận các cấp quản lý trong
cơ quan, đơn vị.

H

Trên đây là một số nhiệm vụ chính của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn
vị nào cũng phải thực hiện. Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác

ẠI

tùy theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị.

Đ

1.1.3. Vai trò của công tác văn phòng
Văn phòng của bất kỳ cơ quan tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu

khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả
và chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu
não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin
kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ
quan đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng đó của văn
phòng được thể hiện trên các phương diện sau:

11


- Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành
của cơ quan tổ chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông
qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng, các bộ phận
phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc
thì mọi họat động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.

Ế

- Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan

U

hệ đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “canh gác thông tin” của cơ quan

́H

tổ chức, bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ
những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những

TÊ

kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng
nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức.

H

- Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Đó là vì thông

N

qua văn phòng các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dưới bằng hệ thống các văn

KI

bản như là: thông báo, quyết định...

- Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành

O
̣C

của cơ quan tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân,
phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức.

H

- Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong
và ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ

ẠI

phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan,

Đ

các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trưởng.
- Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt

động của các phòng ban đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây
dựng mới, sữa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động [13].
Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng,
củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hướng hiện đại hóa. Đồng thời
nhận thức được hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong xã hội đã
tồn tại tất yếu ngành văn phòng.

12

Trong thời kỳ “bùng nổ thông tin“ các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính
đều rất quan tâm đến việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể ra được
những quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội.
Hiện nay, người ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một tổ chức là
do họ có lợi thế về thông tin và họ coi thông tin có quan hệ sống còn với bất kỳ một
tổ chức, đơn vị nào. Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn
phòng, cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức

Ế

nào. Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi

U

hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách khoa học.

́H

1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin
1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin

TÊ

CNTT (Information Technology) được hình thành từ Khoa học máy tính
(Computer Science). Đây là một khái niệm khá rộng, nó bao hàm bên trong nhiều

H

khái niệm khác nhau. Có nhiều định nghĩa về CNTT, trong khuôn khổ đề tài này, ta

N

sử dụng định nghĩa được khái quát tại Chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị:

KI

Theo đó, CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ
liên quan đến thông tin và các quá trình xứ 1ý thông tin. Theo quan niệm này thì

O
̣C

CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ,
bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu

H

nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn
thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hoá… của con người.

ẠI

1.2.2. Các đặc điểm của CNTT

Đ

1.2.2.1. CNTT là công nghệ mũi nhọn
Công nghệ mũi nhọn ở đây được hiểu là cái chóp của một kim tự tháp, có

nghĩa là nó là ngành công nghệ được xây dựng trên thành quả của nhiều công nghệ
khác và của những lý thuyết khoa học hiện đại. Do vậy, muốn xây muốn xây dựng
và phát triển một công nghệ mũi nhọn hoàn chỉnh phải phát triển từng bước và phải
lựa chọn thế đứng riêng của mình. Mặt khác, đặc điểm của công nghệ mũi nhọn là
luôn luôn nặng về tri thức, đó cũng là đặc điểm của CNTT. Vì vậy, để phát triển
CNTT luôn cần nguồn nhân lực có trình độ cao.

13