BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA, Chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, TẠI PHÒNG KINH DOANH - CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HÓA CHẤT VÀ MÔI TRƯỜNG VŨ HOÀNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

-------***-------

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA
Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại
NƠI THỰC TẬP: PHÒNG KINH DOANH - CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHỆ HÓA CHẤT VÀ MÔI TRƯỜNG VŨ HOÀNG

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Việt Hoa
Mã sinh viên: 1311110253
Lớp: Anh 17 - Khối 6 - Kinh tế đối ngoại
Khóa: 52
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Quang Minh

Hà Nội, tháng 08 năm 2016


MỤC LỤC

2


LỜI MỞ ĐẦU
Thương mại quốc tế ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế thế
giới, chiếm một phần đáng kể trong tổng sản phẩm quốc dân của các quốc gia và là
một yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế.
Hoạt động thương mại quốc tế của Việt Nam đang ngày càng được chú trọng phát triển
bởi hoạt động ngoại thương, không những mang lại nguồn thu cho ngân sách nhà
nước, góp phần tăng trưởng GDP mà còn thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa – hiện

đại hóa đất nước. Không những thế, nó còn tạo ra công ăn việc làm, giải quyết tình
trạng thất nghiệp và còn tác động tích cực đến các chỉ số kinh tế vĩ mô của cả nước.
Công ty TNHH Công nghệ Hóa chất và Môi trường Vũ Hoàng là một công ty có
nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu các loại hóa
chất. Công ty luôn phát huy tốt vai trò thế mạnh trong hoạt động nhập khẩu hóa chất
và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Tuy nhiên, hoạt động nhập khẩu của công ty
vẫn còn tồn tại một số hạn chế, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến quy mô và kết quả
hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng quy trình nhập
khẩu đang diễn ra tại công ty để tìm ra những hạn chế mà công ty còn gặp phải để đưa
ra những kiến nghị phù hợp giúp đưa công ty ngày càng phát triển là một việc làm vô
cùng cần thiết. Do đó, em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Quy trình nhập khẩu hóa
chất của công ty TNHH Công nghệ Hóa chất và Môi trường Vũ Hoàng” để trình
bày báo cáo thực tập giữa khóa này.
Do đây là lần đầu tiên em tiếp xúc với việc tìm hiểu quy trình thực tế và sự hạn chế
về kiến thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi trình bày bài báo cáo cũng
như những đánh giá chủ quan của em trong bài, vì vậy em rất mong nhận được nhận
xét từ phía Công ty và Giảng viên hướng dẫn – TS. Nguyễn Quang Minh.

3


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HÓA
CHẤT VÀ MÔI TRƯỜNG VŨ HOÀNG
1. Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH Công Nghệ Hóa Chất và Môi Trường Vũ Hoàng là công ty thành
viên của công ty TNHH Hóa chất và Môi trường Vũ Hoàng, được thành lập theo giấy
chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 29 tháng
3 năm 2011; mã số doanh nghiệp: 0105222602.
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty như sau:

 Năm 2001: Công ty được thành lập ở Thành Phố Hồ Chí Minh. Bắt đầu sản xuất, nhập

khẩu và phân phối hóa chất cho các ngành công nghiệp và tư vấn, thiết kế, xây dựng
các hệ thống xử lý nước thải.
 Năm 2008: Công Ty Vũ Hoàng đổi tên thành Công Ty Hóa Chất và Môi Trường Vũ

Hoàng và xây dựng nhà máy sản xuất hóa chất ở tỉnh Tây Ninh.
 Năm 2009: Vũ Hoàng được ủy quyền để bán sản phẩm của Nalco độc quyền vào ngày

23 tháng 8, năm 2008 trong lãnh thổ Việt Nam.
 Năm 2011: Thành lập chi nhánh tại Hà Nội, với tên gọi Công ty TNHH Công Nghệ

Hóa Chất và Môi Trường Vũ Hoàng, và xây dựng nhà máy sản xuất, pha chế hóa chất
tại KCN Đại Đồng – Hoàn Sơn, Xã Tri Phương, Huyện Tiên Du, Bắc Ninh.
Công ty TNHH Vũ Hoàng ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị
trường hóa chất, nhu cầu về xử lý nước thải, chất thải rắn cũng như các chất thải nguy
hại khác. Cho đến thời điểm hiện nay, Vũ Hoàng đã có hơn 100 chuyên viên và nhân
viên giàu kinh nghiệm về kỹ thuật, quản lý và điều phối dự án trong lĩnh vực công
nghệ môi trường, sản xuất hóa chất. Tất cả chuyên viên và nhân viên đã đóng góp
không ngừng tạo nên một thương hiệu đáng tin cậy của nhiều ngành công nghiệp và
của nhiều khách hàng trong và ngoài nước.

2. Cơ cấu tổ chức
4


3. Tình hình nhập khẩu của công ty trong những năm gần đây
3.1. Thị trường nhập khẩu

Bảng 1: Cơ cấu thị trường nhập khẩu 2013-2016

Đơn vị tính: %
Thị trường
2013
2014
2015
2016*
Trung Quốc
20
25
30
33
Singapore
15
12
Hàn Quốc
10
20
22
20
Đài Loan
25
25
20
22
Thái Lan
30
20
10
8
Các thị trường khác

15
10
3
5
*: 6 tháng đầu năm
(Nguồn: Báo cáo XNK 2013-2016 của phòng Kinh doanh)
Tính đến thời điểm hiện tại, công ty đã nhập khẩu hóa chất từ rất nhiều thị trường
khác nhau trong đó các thị trường chính mà công ty tập trung là Trung Quốc,
Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan và Thái Lan. Năm 2013, sản phẩm của công ty phần
lớn được nhập khẩu từ Thái Lan. Tuy nhiên, trong những năm tiếp theo, tỷ trọng của
5


Thái Lan đang giảm dần do công ty đã mở rộng mạng lưới nhập khẩu ra thêm từ nhiều
quốc gia khác. Trung Quốc vẫn luôn là thị trường chính mà công ty nhập khẩu hóa
chất cho tới thời điểm hiện nay, tỷ trọng của thị trường này ngày càng tăng.
3.2. Phương thức thanh toán

Bảng 2: Phương thức thanh toán
Đơn vị tính: %
L/C
T/T
*: 6 tháng đầu năm

2013
86
14

2014
67

33

2015
30
70

2016*
15
85

(Nguồn: Báo cáo XNK 2013-2016 của phòng Kinh doanh)
Khi nhập khẩu hóa chất từ thị trường nước ngoài, công ty áp dụng cả hai hình thức
thanh toán L/C trả ngay và T/T. Giai đoạn đầu, khi công ty mới tiến hành nhập khẩu
hóa chất, công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng để đảm
bảo an toàn. Tuy nhiên, sau nhiều lần giao dịch, các bạn hàng đã trở nên quen thuộc
với công ty và uy tín của đối tác đã được xác nhận thì công ty dần chuyển sang
phương thức thanh toán chuyển khoản. Hiện nay, phương thức thanh toán L/C trả ngay
được công ty áp dụng đối với các khách hàng ký kết các hợp đồng có trị giá lớn và với
các khách hàng mới giao dịch, công ty chưa biết rõ khả năng thanh toán của đối tác.
Phương thức thanh toán T/T được áp dụng đối với những khách hàng có mối quan hệ
lâu dài với công ty và các đối tác này có uy tín trong thanh toán, trị giá hợp đồng ký
kết không quá lớn. Phương thức T/T thực hiện đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng và ít
tốn chi phí hơn so với phương thức thanh toán L/C nên hiện nay, phương thức này
được sử dụng trong 85% tổng số giao dịch của công ty.

6


CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÓA CHẤT
CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HÓA CHẤT VÀ MÔI TRƯỜNG VŨ

HOÀNG VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, GIẢI PHÁP
1. Quy trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu

Quy trình nhập khẩu hóa chất của Công ty TNHH Công nghệ Hóa chất và Môi trường
Vũ Hoàng bao gồm 19 bước như sau:

-

Bước 1: Phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi đến bộ phận mua hàng.
Bước 2: Bộ phận mua hàng nhập phiếu yêu cầu mua hàng và đưa ra yêu cầu báo giá.
Bước 3: Bộ phận mua hàng gửi yêu cầu báo giá đến 2 hoặc 3 nhà cung cấp.
Bước 4: Nhà cung cấp căn cứ vào yêu cầu báo giá để lập báo giá.
Bước 5: Nhà cung cấp gửi báo giá cho bộ phận mua hàng và kiểm tra.
Bước 6: Bộ phận mua hàng trình báo giá lên Giám đốc để xem xét và duyệt.
Bước 7: Bộ phận mua hàng lập hợp đồng mua bán.
Bước 8: Nhà cung cấp ký và đóng dấu hợp đồng.
Bước 9: Bộ phận mua hàng gửi hợp đồng sang phòng kế toán.
• 9a – Phòng kế toán thanh toán hợp đồng mua bán bằng L/C.
• 9b – Phòng kế toán thanh toán hợp đồng mua bán bằng TT.
Bước 10: Nhà cung cấp tiến hành giao hàng.
Bước 11: Bộ phận mua hàng tiến hành làm thủ tục khai báo hóa chất, bộ chứng từ bao

-

gồm: Hợp đồng, Hóa đơn (bản sao), An toàn hóa chất và Bản khai báo hóa chất.
Bước 12: Hãng tàu ra thông báo hàng đến.
Bước 13: Thông báo hàng đến sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng và bộ phận mua

-

hàng sẽ thu thập bộ chứng từ (bản copy) gồm: Thông báo hàng đến, Hợp đồng, Hóa
-

đơn, Phiếu đóng gói, Khai báo hóa chất.
Bước 14: Bộ phận mua hàng gửi toàn bộ chứng từ trên đến Công ty dịch vụ làm tờ

-

khai hải quan.
Bước 15: Công ty dịch vụ làm tờ khai hải quan và mở tờ khai hải quan.
Bước 16: Sau khi truyền xong tờ khai hải quan, Hải quan sẽ ra thông báo nộp thuế vào

-

kho bạc nhà nước và chuyển đến phòng kế toán để nộp thuế.
Bước 17: Bộ phận mua hàng chuẩn bị hồ sơ gốc để lấy hàng ra khỏi cảng gồm:
• Hợp đồng: 01 bản, sao y bản chính.
• Hóa đơn: 01 bản gốc, 01 bản copy chỉ ký, đóng dấu chức danh và dấu tròn công
ty.
• Phiếu đóng gói: 01 bản gốc, 01 bản copy chỉ ký, đóng dấu chức danh và dấu
•
•
•
•

tròn công ty.
Vận đơn đường biển: 01 bản gốc, 01 bản sao y bản chính.
Giấy giới thiệu: 03 bản.
Khai báo hóa chất: 01 bản gốc, 01 bản sao y bản chính.
Giấy nộp thuế vào kho bạc nhà nước: 01 bản gốc, 01 bản sao y bản chính.

Và chuyển toàn bộ chứng từ trên đến công ty dịch vụ làm tờ khai hải quan.
7


-

Bước 18: Công ty dịch vụ làm tờ khai gửi toàn bộ chứng từ đến Cơ quan Hải quan để

-

lấy hàng và chuyển hàng về nhà máy Vũ Hoàng.
Bước 19: Chứng từ gốc chuyển đến phòng kế toán, phòng kinh doanh lưu bản copy.
2. Đánh giá về quy trình nhập khẩu hóa chất của Công ty TNHH Công nghệ Hóa

chất và Môi trường Vũ Hoàng
2.1. Ưu điểm
2.1.1. Thực hiện chuẩn hóa quy trình nhập khẩu theo tiêu chuẩn.
Trong thời gian qua, công ty đã thực hiện chuẩn hóa quy trình nhập khẩu theo các
tiêu chuẩn quốc tế. Từ quy trình nhập khẩu của những lần trước, công ty đã tìm ra
những điểm bất hợp lý hoặc những điểm lặp lại phát sinh trong các bước thực hiện quy
trình, đồng thời đánh giá lại quy trình để có thể đưa ra một quy trình nhập khẩu thống
nhất và dễ dàng thực hiện. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty đã tuân thủ
nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn của Incoterms 2010 và UCP600. Điều này đã giúp công
ty giảm thiểu thời gian chậm trễ cũng như chi phí phát sinh do phải phân bổ nguồn lực
thực hiện nhưng vẫn đáp ứng đồng thời theo các tập quán và tiêu chuẩn quốc tế.
2.1.2. Không xảy ra tình trạng khiếu nại, khiếu kiện trong hoạt động nhập khẩu.

Với nhiều năm kinh nghiệm và trình độ nghiệp vụ thông thạo của mình, trong
những năm qua, Công ty không để xảy ra tình trạng khiếu nại, kiện tụng. Các lô hóa

chất mà công ty nhập về cũng không xảy ra bất kỳ tổn thất hay mất mát nào dẫn đến
việc công ty phải khiếu nại hoặc kiện tụng với bên đối tác xuất khẩu. Bên cạnh đó,
công ty cũng chưa bao giờ bị bên đối tác khiếu nại hoặc kiện tụng do việc thanh toán
chậm cho bên đối tác hoặc thanh toán thiếu. Thực sự đây là một tín hiệu đáng mừng vì
điều này sẽ giúp công ty củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác, đồng thời
tạo sự tin cậy cho đối tác để có thể ký kết những hợp đồng nhập khẩu lớn khác.
2.1.3. Phương thức thanh toán, giao nhận linh hoạt.

Về phương thức thanh toán, công ty thường sử dụng phương thức thanh toán L/C trả
ngay tuân thủ theo các nguyên tắc của UCP600. Ngoài ra, phương thức thanh toán T/T
cũng được công ty sử dụng ngày càng phổ biến. Đây là những phương thức thanh toán
linh hoạt, có lợi cho cả người xuất khẩu và người nhập khẩu. Bên cạnh đó, thời gian
công ty thực hiện thanh toán nhanh, do đó công ty rất có uy tín với đối tác của mình.
8


Về điều kiện giao nhận, công ty cũng sử dụng các điều kiện giao hàng linh hoạt
trong Incoterms 2010 như CIF, DAP và CIP chứ không sử dụng một cách cứng nhắc 1
điều kiện như FOB trong xuất khẩu và CIF trong nhập khẩu như nhiều doanh nghiệp
khác đã làm. Các điều kiện này được sử dụng linh hoạt sao cho công ty có thể thu
được nhiều lợi ích nhất có thể.
2.1.4.Thông quan hàng hóa nhanh, hoạt động lưu kho bãi tại cảng giúp tiết kiệm chi phí.

Hiện nay, công ty đã và đang tiến hành khai báo hải quan điện tử, hình thức này
giúp cho công ty tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại so với khai báo hải quan trực tiếp
tại cảng và hàng hóa được thông quan nhanh hơn. Bên cạnh đó, hoạt động kiểm tra
hàng hóa tại cảng cũng được thực hiện kỹ, tránh trường hợp phải mất thêm chi phí cho
việc kiểm tra và giám định lại hàng hóa. Ngoài ra, phương tiện vận chuyển hàng hóa
tốt giúp cho việc vận chuyển hàng hóa về kho được nhanh hơn, không gây ra tổn thất
cho hàng hóa trong quá trình chuyên chở.

2.2. Hạn chế
2.2.1.Thị trường nhập khẩu của công ty còn hạn chế, vẫn tập trung vào một số thị trường

lâu năm.
Mặc dù trong những năm gần đây công ty đã nhập khẩu đa dạng các mặt hàng hóa
chất từ nhiều thị trường khác nhau, tuy nhiên, cơ cấu thị trường nhập khẩu của công ty
vẫn chưa được mở rộng. Ngoài ra, công ty cũng quá chú trọng vào việc nhập khẩu từ
các thị trường, các đối tác lâu năm của công ty như Trung Quốc, Hàn Quốc, Đài
Loan… mà không tìm kiếm thêm những đối tác mới cho những mặt hàng hóa chất đó.
2.2.2. Chưa áp dụng phổ biến phương thức thanh toán L/C trả chậm.

Hiện nay, hình thức thanh toán được công ty sử dụng phổ biến nhất chính là hình
thức thanh toán bằng L/C xác nhận, trả tiền ngay. Đây là hình thức thanh toán có lợi
cho người xuất khẩu, giúp cho người xuất khẩu quay vòng vốn nhanh phục vụ cho
hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, hình thức này lại không có lợi cho công ty vì khi
công ty chưa có tiền thanh toán ngay thì khi áp dụng phương thức này, nếu Công ty
không có đủ tiền để ký quỹ hoặc không có đủ tiền để mua ngoại tệ ngân hàng hoặc
phải mua trong điều kiện tỷ giá hối đoái biến động theo chiều hướng đi lên thì sẽ rất
9


bất lợi, thậm chí còn bị bên đối tác xuất khẩu khiếu kiện nếu không thanh toán đầy đủ.
Cho dù công ty cũng đã có lúc sử dụng phương thức thanh toán là L/C trả chậm, tuy
nhiên phương thức thanh toán này vẫn chưa được sử dụng nhiều trong thanh toán, nên
đôi khi công ty vẫn gặp nhiều rủi ro trong hoạt động thanh toán hóa chất nhập khẩu.
2.2.3.

Chưa thực hiện nhiều hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện giao hàng FOB.

Phần lớn các hợp đồng nhập khẩu của công ty vẫn được thực hiện theo điều kiện

CIF. Công ty vẫn chịu ảnh hưởng bởi suy nghĩ nhập khẩu theo điều kiện CIF là an toàn
hơn so với điều kiện FOB. Điều này sẽ khiến cho công ty mất quyền thuê tàu và mua
bảo hiểm, mất quyền chủ động trong vấn đề theo dõi hàng hóa. Nếu như giành được
các quyền này, công ty sẽ thuận lợi hơn trong việc đàm phán với các hãng tàu, làm cho
cước phí thuê tàu giảm xuống. Việc giành được quyền thuê tàu sẽ góp phần làm giảm
mức độ rủi ro cho hàng hóa vì rủi ro tổn thất hay mất mát xảy ra đối với hàng hóa sẽ
do người xuất khẩu chịu chứ không phải do công ty chịu như điều kiện CIF. Bên cạnh
đó, giành được quyền mua bảo hiểm cũng giúp cho mức độ rủi ro đối với công ty giảm
xuống vì khi có tổn thất xảy ra, công ty sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường. Mặc dù
vậy, cho đến thời điểm hiện tại, công ty vẫn chưa thực hiện nhiều hợp đồng theo điều
kiện FOB. Đây là một bất lợi đối với công ty.
3. Đề xuất hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hóa chất của công ty
3.1. Mở rộng thị trường và đối tác nhập khẩu để đa dạng hóa mặt hàng nhập khẩu.

Hoạt động nhập khẩu nếu chỉ dựa vào một thị trường nhập khẩu và một đối tác
cung cấp có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho công ty nguồn cung hạn chế, hàng hóa không
đa dạng, biến động về tỷ giá có thể đẩy giá hàng hóa nhập khẩu tăng lên. Bên cạnh đó,
công ty sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tác xuất khẩu và không chủ động trong việc
nhập khẩu hàng hóa. Chính vì vậy, việc đa dạng hóa thị trường và đối tác sẽ giúp cho
công ty tránh được những rủi ro này, đồng thời giúp công ty có thêm nhiều lựa chọn
trong việc nhập khẩu đa dạng các loại hóa chất phục vụ nhu cầu trong nước. Để làm
được điều này, công ty cần phải thực hiện những nhiệm vụ chính như sau:
-

Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường và đối tác nhập khẩu. Hoạt động này có
thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động nhập khẩu nên trong thời gian tới, do
đó công ty cần chú trọng hơn nữa bằng cách tăng cường đầu tư vốn cho hoạt động này.
10

Ngoài ra, việc nghiên cứu thị trường cũng vô cùng cần thiết vì nó sẽ giúp cho công ty
có cái nhìn trực quan hơn về sự biến động của thị trường, các chính sách xuất khẩu của
thị trường đó cũng như hoạt động của các đối tác tiềm năng nên công ty cần cử cán bộ
sang trực tiếp thị trường tiềm năng để tìm hiểu trong trường hợp công ty không có chi
-

nhánh tại thị trường đó.
Tăng cường hoạt động quảng bá hình ảnh công ty ra nước ngoài để giúp công ty tạo
được ấn tượng tốt đối với các đối tác nước ngoài, đưa danh tiếng của công ty đến với
các bạn hàng nước ngoài. Để làm được điều này, công ty nên quảng bá uy tín của mình
bằng cách hợp tác với Bộ Thương mại hay Phòng thương mại và công nghiệp ở nước
ngoài để có thể công khai, minh bạch các vấn đề tài chính của mình, các hoạt động
kinh doanh với các đối tác trong quá khứ của công ty trên trang web của họ để cho các
đối tác tiềm năng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về công ty, đồng thời các đối tác
đó có thể thấy được sự tin cậy mà công ty mang lại.

3.2. Đẩy mạnh thực hiện nhập khẩu theo phương thức thanh toán L/C trả chậm và

điều kiện giao hàng FOB
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu sử dụng điều kiện giao hàng FOB theo Incoterms
2010 và phương thức thanh toán L/C trả chậm theo UCP600 rất có lợi cho người nhập
khẩu vì nó sẽ giúp nâng cao hiệu quả phương án và tiết kiệm chi phí nhập khẩu. Chính
vì vậy, trong thời gian sắp tới, công ty cần phải giành được những lợi thế này.
Thứ nhất, để giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa trong điều
kiện FOB, công ty cần phải đàm phán linh hoạt và khéo léo để chứng tỏ với đối tác
rằng công ty có đủ khả năng để lựa thực hiện hoạt động thuê tàu, có đủ chuyên môn và
nghiệp vụ vững chắc để lựa chọn những người chuyên chở tốt và mua bảo hiểm tin
cậy. Ngoài ra, công ty cũng cần chứng tỏ cho đối tác thấy điều kiện về tài chính của
công ty là tốt, đáp ứng tốt việc thuê tàu. Bên cạnh đó, công ty cũng nên lựa chọn cán
bộ trẻ, năng động đi học lớp chuyên nghiệp vụ ngoại thương tại những nơi uy tín như

Trường Đại học Ngoại thương hay những trung tâm đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu
uy tín khác để có kinh nghiệm giải quyết tốt các rủi ro phát sinh từ hoạt động thuê tàu
và mua bảo hiểm. Khi đã nắm vững nghiệp vụ thuê tàu và bảo hiểm, công ty cần tiếp
xúc và tạo mối quan hệ tốt với các hãng vận tải, các công ty bảo hiểm để lựa chọn
người chuyên chở phù hợp và có uy tín trên thị trường.

11


Thứ hai, để thực hiện việc thanh toán bằng L/C trả chậm, công ty có thể gợi ý cho
đối tác thực hiện thanh toán theo phương thức L/C trả chậm có điều khoản thanh toán
ngay. Đây là phương thức thanh toán bằng L/C có lợi không chỉ cho người nhập khẩu
mà còn cho cả người xuất khẩu, vì phương thức này vừa đảm bảo cho người xuất khẩu
sau khi giao hàng có thể được thanh toán ngay từ ngân hàng chiết khấu của người nhập
khẩu, vừa đảm bảo cho doanh nghiệp nhập khẩu được ngân hàng cho vay vốn để thanh
toán với thời hạn trả chậm cho ngân hàng tối đa lên đến 360 ngày. Ngoài ra, doanh
nghiệp nhập khẩu còn được ưu đãi về giá mua ngoại tệ, không phải chịu lãi suất cao
khi phải vay VNĐ từ ngân hàng để mua ngoại tệ. Ngoài ra, công ty cũng có thể sử
dụng phương thức thanh toán này bằng cách cam kết với nhà xuất khẩu sẽ thanh toán
đầy đủ trong thời gian tới, đồng thời cam kết sẽ tiếp tục nhập khẩu hàng hóa trong
những lần tiếp theo nếu đối tác cho phép công ty thanh toán tiền hàng chậm. Đây là
những phương án khả thi mà công ty nên áp dụng để tạo thuận lợi cho mình.
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phù hợp yêu cầu quốc tế
Chất lượng nguồn nhân lực chính là yếu tố góp phần vào sự thành công của hoạt
động nhập khẩu. Có nguồn nhân lực chất lượng thì hoạt động nhập khẩu mới mang lại
lợi ích cho công ty. Chính vì vậy, công ty cần phải chú trọng đến công tác nâng cao
chất lượng nguồn nhân lực bằng cách:
-

Tăng sự chia sẻ và giao tiếp, phối hợp giữa các nhân viên trong cùng phòng ban và

khác phòng ban về tầm nhìn, sứ mệnh và phương hướng kinh doanh của công ty trong
từng quý, năm, trung và dài hạn. Hàng tuần công ty nên dành 1 thời gian cố định để
chia sẻ những khó khăn và vướng mắc trong công việc trong tuần, đề xuất hướng giải

-

quyết, bàn bạc về những công việc mới.
Tìm kiếm và tuyển dụng thêm những nhân viên giỏi về nghiệp vụ nhập khẩu và có
kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động nhập khẩu để
tăng mức độ chuyên nghiệp và hỗ trợ công việc cho nhau, đồng thời đáp ứng được số

-

lượng đơn hàng ngày càng tăng và quy mô công ty ngày càng mở rộng.
Cử nhân viên học thêm về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử để đảm nhận luôn công
việc này, nhằm giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra công ty có thể cử
các cán bộ, nhân viên đi học tại nước ngoài cũng như trong nước để họ có thể tiếp thu
những kiến thức rộng hơn về các nghiệp vụ trong hoạt động nhập khẩu như thuê tàu,
mua bảo hiểm, từ đó có thể giành các quyền lợi này về phía công ty, giúp cho công ty
12


tránh được tình trạng “xuất FOB, nhập CIF” mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang
gặp phải.

3.4. Nâng cao nghiệp vụ khai báo hải quan

Để khâu khai báo hải quan được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác, nhân
viên khai báo cần phải có trình độ chuyên môn tốt, cẩn thận và tỉ mỉ khi nhập dữ liệu
để tránh xảy ra sai sót. Vì vậy, cần phải nâng cao nghiệp vụ khai báo hải quan cho các

nhân viên trong phòng Kinh doanh thông qua các buổi tập huấn doanh nghiệp về thủ
tục hải quan điện tử để đảm bảo được độ chính xác và đầy đủ khi khai báo hải quan
điện tử.
4.

13


CHƯƠNG 3: NHẬT KÝ THỰC TẬP VÀ BÀI HỌC, KINH NGHIỆM
CỦA BẢN THÂN SAU KÌ THỰC TẬP
1. Vị trí thực tập và người hướng dẫn

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Công nghệ Hóa chất và Môi trường Vũ
Hoàng, em được thực tập ở phòng Kinh doanh. Nhiệm vụ của em là hỗ trợ và học hỏi
các anh chị nhân viên kinh doanh trong các công việc của phòng.
Người hướng dẫn chính của em tại công ty là chị Phạm Thị Liên - Trưởng phòng
mua hàng. Chị Liên sinh năm 1984, là cựu sinh viên của trường Đại học Khoa học tự
nhiên – Đại học Quốc gia Hà Nội. Chị đã công tác ở phòng Kinh doanh của công ty
TNHH Công nghệ Hóa chất và Môi trường Vũ Hoàng được 5 năm. Ngoài ra em cũng
được hướng dẫn bởi các anh chị nhân viên kinh doanh của phòng.
2. Nhật ký thực tập cụ thể

Thời gian
Tuần
Thứ

Những việc đã làm
-

-

Thứ 2
(4/7) -

Tuần 1
(4/7-8/7)

Đến gặp Giám đốc công ty TNHH Công nghệ Hóa chất và
môi trường Vũ Hoàng để xin vào thực tập ở công ty trong 5
tuần.
Xác định sẽ thực tập ở phòng Kinh doanh.
Được giới thiệu người hướng dẫn là chị Liên - Trưởng phòng
mua hàng.
Vào phòng Kinh doanh và làm quen với các anh chị trong
phòng.
Xác định thời gian thực tập là cả ngày thứ 2, thứ 4, thứ 6
hàng tuần.
Được chị Liên phỏng vấn và hỏi qua một số kiến thức về
chuyên ngành và những gì mong muốn nhận được trong quá
trình thực tập.

Chính thức bắt đầu quá trình thực tập tại công ty.
Bắt đầu làm quen với môi trường làm việc tại công ty, tìm
Thứ 4
hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng và lĩnh vực hoạt động của
(6/7)
công ty.
- Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng và công việc cụ thể
của phòng Kinh doanh.
Suy nghĩ về việc chọn đề tài cho báo cáo thực tập.

Thứ 6
Đánh máy một số văn bản cho chị Liên và các anh chị khác.
(8/7)
Học được cách sử dụng máy scan và máy photocopy.
Kết quả hoạt động
Vì đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với các công việc
-

14


Thứ 2
(11/7)

Tuần 2
(11/7-15/7)
Thứ 4
(13/7)

Thứ 6
(15/7)

Kết quả hoạt động

Thứ 2
(18/7)
Tuần 3
(18/7-22/7)
Thứ 4
(20/7)

Thứ 6
(22/7)
Kết quả hoạt động

trong thực tế nên em còn khá bỡ ngỡ, chưa quen lắm với
công việc và chưa thực sự hòa nhập với các anh chị trong
phòng Kinh doanh.
Quyết định chọn vấn đề nghiên cứu đi sâu vào nhập khẩu với
đề tài là “Quy trình nhập khẩu hóa chất của công ty TNHH
Công nghệ Hóa chất và môi trường Vũ Hoàng” để viết báo
cáo thực tập.
Được chị Liên giới thiệu cụ thể về quy trình nhập khẩu hóa
chất của công ty.
Quan sát các anh chị nhân viên của phòng Kinh doanh thực
hiện giao dịch với các đối tác, trong đó có cách viết email và
nói chuyện điện thoại bằng tiếng Anh để trao đổi và đàm
phán với các bạn hàng.
Xin tài liệu về lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức
của công ty để viết báo cáo thực tập.
Trao đổi với các anh chị trong phòng Kinh doanh về những
vấn đề xung quanh lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của
công ty.
- Được chị Liên cho tiếp xúc và làm quen với các loại chứng
từ trong xuất nhập khẩu: Vận đơn đường biển (B/L), Hóa đơn
(Invoice), Phiếu đóng gói (Packing list), Giấy chứng nhận
xuất xứ (C/O)…
- Scan và photo một số tài liệu cho các anh chị nhân viên
trong phòng Kinh doanh.
Vì tuần này em đã gần như làm quen hết với các công việc
cũng như phong cách làm việc phòng Kinh doanh nên không

còn nhiều bỡ ngỡ như tuần đầu tiên nữa. Em cũng đã cố gắng
hòa nhập với các anh chị trong phòng hơn tuần trước.
Ban đầu, em không được xem các tài liệu nội bộ của công ty
nhưng sau khi trình bày lý do một cách chân thật là để có số
liệu làm báo cáo thực tập, em đã thuyết phục được chị Liên
cho phép đọc một số tài liệu với điều kiện không được để lộ
ra ngoài.
Được chị Liên cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc viết
báo cáo và giới thiệu sang phòng Kế toán để tìm hiểu và xin
thêm các tài liệu có liên quan.
Thu thập số liệu và thông tin về cơ cấu thị trường nhập khẩu
để viết báo cáo thực tập.
Nhập dữ liệu từ sổ ghi chép vào máy và thực hiện xử lý số
liệu thô bằng Excel.
Thu thập số liệu và thông tin về phương thức thanh toán để
viết báo cáo thực tập.
Sắp xếp và phân loại lại một số hồ sơ, giấy tờ và các hợp
đồng nhập khẩu của phòng Kinh doanh.
Tuy lúc đầu gặp phải một số khó khăn trong việc xin số liệu
nhưng sau đó em cũng đã hoàn thành được công việc của
mình. Em rút ra bài học rằng tài liệu nội bộ của công ty là
15


Thứ 2
(25/7)
Tuần 4
(25/7-29/7)

Thứ 4

(27/7)
Thứ 6
(29/7)

Kết quả hoạt động

Thứ 2
(1/8)
Tuần 5
(1/8-5/8)

Thứ 4
(3/8)
Thứ 6
(5/8)

Kết quả hoạt động

những tài liệu vô cùng quan trọng, do đó không được phép
công khai ra bên ngoài để tránh việc các công ty đối thủ nắm
được thông tin về các mặt hàng của công ty và cạnh tranh với
công ty.
Đọc và nghiên cứu các hợp đồng nhập khẩu mà công ty đã
thực hiện để nắm được tình hình nhập khẩu hóa chất trong
những năm gần đây của công ty.
Tìm hiểu kĩ hơn về quy trình nhập khẩu hóa chất của công ty
để viết báo cáo thực tập.
Nhờ chị Liên giải đáp một số thắc mắc của mình về quy trình
nhập khẩu.
Hỏi thêm các anh chị nhân viên trong phòng giải đáp những

thắc mắc về quy trình nhập khẩu.
Đánh giá những ưu điểm và nhược điểm của quy trình nhập
khẩu này.
Vì được trực tiếp đọc và nghiên cứu về các hợp đồng nhập
khẩu nên em đã có cái nhìn thực tế hơn và rút ra được những
ưu điểm, nhược điểm của quy trình nhập khẩu hóa chất của
công ty. Em đã tự đặt ra mục tiêu là phải hoàn thành bản báo
cáo thực tập trong tuần tới.
- Hoàn thiện bản báo cáo để kịp đưa cho Giám đốc Công ty
TNHH Công nghệ Hóa chất và môi trường Vũ Hoàng xem và
đánh giá.
- Nói chuyện và chia sẻ với chị Liên về những ngày thực tập
ở phòng Kinh doanh.
Tập trung hoàn thành nốt bản bảo cáo để nộp cho chú Giám
đốc và chị Liên.
Xin ý kiến chị Liên về bài báo cáo.
Đến xin chữ kí của chị Liên và chú Giám đốc công ty vào
vào giấy xác nhận của đơn vị thực tập.
Chia tay và cảm ơn các anh chị trong phòng Kinh doanh.
Trong quá trình thực tập, vì được các anh chị trong phòng
Kinh doanh giúp đỡ và hướng dẫn tận tình nên em đã hoàn
thành bài báo cáo thực tập một cách tốt nhất có thể.

16


3. Bài học kinh nghiệm và ý nghĩa thực tiễn đối với bản thân sau kì thực tập
3.1. Bài học kinh nghiệm

Sau 5 tuần thực tập tại công ty TNHH Công nghệ Hóa chất và Môi trường Vũ

Hoàng, bên cạnh những điều làm được, em nhận thấy mình vẫn còn một số thiếu sót
nhất định về mặt kiến thức cũng như kĩ năng, thái độ. Từ đó em đã rút ra được những
bài học và kinh nghiệm làm việc cho bản thân như sau:
Thứ nhất là bài học về thái độ đối với công việc. Về mặt thái độ trong quá trình làm
việc, sinh viên thực tập cần có thái độ chăm chỉ và nhiệt tình với công việc được giao,
đi làm đúng giờ giấc, giữ kỷ luật chung. Ngoài ra, vì chưa có nhiều kinh nghiệm thực
tế nên cần phải cố gắng tỏ rõ thái độ ham học hỏi, để tạo được ấn tượng tốt với các
nhân viên của công ty. Nếu cảm thấy bản thân có khả năng làm được việc nào thì nên
mạnh dạn nhận làm việc đó. Bản thân em trong quá trình thực tập tại công ty đã có thái
độ tương đối tốt trong quá trình làm việc, tuy nhiên lại chưa thực sự thể hiện được sự
ham học hỏi của mình.
Thứ hai là bài học về thái độ đối với các nhân viên khác trong công ty. Thái độ này
không chỉ thể hiện trong việc lễ phép chào hỏi, giao tiếp mà còn thể hiện thông qua
mức độ tương tác với các thành viên khác trong cùng công ty, đặc biệt là trong cùng
phòng ban. Xuất phát từ tâm lý e ngại và lo sợ, sinh viên thực tập phần lớn chỉ tập
trung giao tiếp với người hướng dẫn trực tiếp của mình mà ít khi trao đổi thông tin với
các nhân viên khác. Điều này tuyệt đối không nên bởi nó sẽ gây cản trở trong việc mở
rộng và xây dựng thêm những mối quan hệ mới. Thêm vào đó, việc phải giải đáp quá
nhiều câu hỏi có thể khiến người hướng dẫn trực tiếp khó chịu, không hài lòng khi
đang có quá nhiều công việc cần giải quyết. Ngoài ra, người hướng dẫn trực tiếp
không phải là người biết tất cả, do đó việc e ngại, rụt rè, có thắc mắc mà không dám
hỏi các nhân viên khác sẽ làm mất đi cơ hội học hỏi nhiều điều mới.
Thứ ba là bài học về việc tìm hiểu văn hóa và các quy định về trang phục khi đi
làm. Để có thể chuẩn bị tốt nhất khi bước vào môi trường doanh nghiệp, tránh việc lạc
lõng về ngoại hình, gây mất tự tin khi làm việc, sinh viên đi thực tập cần phải mặc
trang phục trang trọng, tránh mặc theo phong cách thường ngày. Khi có mong muốn
được làm việc cho 1 công ty nào đó, trang phục cũng phải phù hợp và hòa nhập được
với văn hóa của công ty.
3.2. Ý nghĩa thực tiễn đối với bản thân
17

Trong 3 năm đầu học tập tại khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế, trường Đại học
Ngoại thương, em đã có cơ hội tiếp thu và tự trau dồi cho bản thân những kiến thức cơ
bản về kinh tế cũng như kiến thức chuyên ngành về các vấn đề thương mại quốc tế,
vận tải giao nhận và bảo hiểm trong ngoại thương… Tuy nhiên, hầu hết những gì em
tiếp thu được đều từ bài giảng của thầy cô cũng như từ sách giáo trình mà chưa được
áp dụng vào thực tiễn. Vì vậy nhà trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội tiếp xúc
với thực tế thông quá việc thực tập giữa khóa. Đây thực sự là điều cần thiết để em có
thể kiểm nghiệm những gì đã học với những gì diễn ra trong thực tế tại các doanh
nghiệp, qua đó có một sự chuẩn bị tốt hơn sau khi ra trường.
Trước khi đi thực tập, em có nghe các anh chị khóa trước nói là đi thực tập thời
gian ngắn như thế sẽ không có đủ thời gian để công ty dạy mình, vì thế phần lớn sinh
viên đi thực tập chỉ chủ yếu là đi rót nước, pha trà, photo và scan tài liệu. Em cũng biết
vì sinh viên chúng em chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên cũng chưa được giao
nhiều việc ở công ty. Do đó, trong kì thực tập mùa hè này, em cố gắng đánh giá nó và
nhìn vào công việc một cách thực tế nhất có thể.
Khoảng thời gian 5 tuần thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ Hóa chất và môi
trường Vũ Hoàng, dưới sự giúp đỡ tận tình của chị Trưởng phòng mua hàng và các anh
chị nhân viên của phòng cũng như các phòng liên quan của công ty như phòng Kế
toán, phòng Môi trường…, em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình
hoạt động của công ty và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình. Em cũng
xác định được cho mình thái độ nghiên túc khi làm việc và học được cách ứng xử, hòa
đồng với tất cả mọi người trong môi trường làm việc. Em đã tạo được ấn tượng tốt với
các anh chị và có thêm nhiều mối quan hệ mới.
Dù đã học hỏi được nhiều điều sau kì thực tập này, tuy nhiên em cũng nhận ra bản
thân em không thực sự phù hợp với công việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Chính vì
vậy, em cảm thấy việc nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên năm 3 đi thực tập giữa
khóa như thế này là một việc rất ý nghĩa, để chúng em trải nghiệm xem công việc đó
có phù hợp với bản thân mình hay không. Từ đó, sau khi tốt nghiệp, chúng em có thể

lựa chọn cho mình một môi trường làm việc thích hợp với bản thân hơn để gắn bó và
cống hiến lâu dài cho công việc đó.

18


KẾT LUẬN
Trong bối cảnh thị trường có tính chất thường xuyên thay đổi như hiện nay, cùng
với môi trường cạnh tranh khốc liệt khi Việt Nam đang hội nhập kinh tế thế giới vô
cùng mạnh mẽ, việc thực hiện được một quy trình nhập khẩu hợp lý là nhiệm vụ cần
thiết để tạo nên hiệu quả cho các hoạt động của Công ty. Hoạt động nhập khẩu cũng là
tiền đề để các hoạt động khác của Công ty được vận hành một cách trơn tru. Do đó,
các công ty hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu cần đưa ra, thực hiện và không ngừng
nâng cao chất lượng hoạt động nhập khẩu cho phù hợp với mục tiêu, chiến lược của
công ty mình. Để làm được điều này cần có sự nỗ lực làm việc của tất cả các thành
viên trong công ty, đồng thời mỗi cá nhân phải luôn tự ý thức về vai trò cũng như trách
nhiệm của mình trong công việc.
Trong phạm nghiên cứu đề tài và trình bày bài báo cáo, em đã có cái nhìn tổng
quan và cụ thể về tình hình hoạt động của công ty trên cơ sở phân tích những số liệu
và dữ liệu thống kê do công ty cung cấp. Từ đó, em đã đi sâu nghiên cứu về quy trình
tổ chức thực hiện hoạt động nhập khẩu hóa chất, từ đó đưa ra một số nhận xét về ưu
điểm và nhược điểm trong quá trình thực hiện. Em hy vọng bài báo cáo này cùng với
những đề xuất đã nêu trong chương 2 sẽ phần nào giúp Công ty TNHH Công nghệ
Hóa chất và Môi trường Vũ Hoàng hoàn thiện quy trình tổ chức nhập khẩu hơn trong
thời gian tới.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ Hóa chất và Môi trường Vũ
Hoàng, nhờ có sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong phòng Kinh doanh, em đã
học hỏi được nhiều điều, liên hệ được lý thuyết đã được học trên lớp vào thực tế, góp
phần hoàn thiện kiến thức chuyên ngành của mình. Một lần nữa, em xin chân thành
cảm ơn nhà trường, thầy Nguyễn Quang Minh, ban Giám đốc Công ty và toàn thể các

anh chị trong phòng Kinh doanh đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập giữa khóa
này.

19