Báo cáo kiến tập Công tác văn thư lưu trữ của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO KIẾN TẬP
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở SỞ KẾ HOẠCH
VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN

Họ và tên sinh viên:

Phạm Thị Diệu Huyền

Lớp: KH17QLNN3

Niên khóa: 2016 – 2020

Thời gian kiến tập:

17/06/2019 – 28/06/2019

Địa điểm kiến tập:

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An

Giảng viên hướng dẫn :

Ths. Nguyễn Thị Hồng

Hà Nội, 2019
MỤC LỤC
Trang

LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU
NỘI DUNG
PHẦN 1. KHÁI QUÁT CHUNG
1. Vài nét về tỉnh Nghệ An
2. Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
3. Qúa trình kiến tập
PHẦN 2. NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN Chương 1: Những vấn đề
chung về công tác văn thư lưu trữ
1. Khái niệm
2. Ý nghĩa
3. Nội dung của công tác văn thư, công tác lưu trữ
Chương 2: Thực trạng của công tác văn thư lưu trữ của Sở Kế
hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
1. Kết quả đạt được
2. Hạn chế khó khăn
3. Nguyên nhân
Chương 3: Mục tiêu và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công
tác văn thư lưu trữ của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
KẾT LUẬN
D. TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1
2
2
2

4
6
6
6
6
6
7
7
10
10
11
14


LỜI CẢM ƠN
Sau 2 tuần kiến tập từ ngày 17/6/2019 đến ngày 28/6/2019 tại Sở Kế hoạch
và đầu tư tỉnh Nghệ An, em nhận thức được rằng kiến tập là một trong những
nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo về chuyên ngành học, có ý nghĩa
quan trọng trong việc tổ chức vận dụng những lý thuyết vào thực tế của công
việc tại cơ quan Hành chính Nhà nước.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường, các thầy, cô
trong khoa đã tạo điều kiện cho chúng em có cơ hội đi kiến tập, tiếp xúc, tìm
hiểu quan sát và làm việc trực tiếp tại các cơ quan Hành chính Nhà nước.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn trực tiếp. Cô đã
nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo cho em để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo
kiến tập này.
Trong quá trình kiến tập tại cơ quan, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ
nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên Văn phòng cũng như các cô chú trong Sở,
đặc biệt em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người hướng dẫn, đã giúp đỡ em hoàn
thành đợt kiến tập này. Tuy vậy, do thời gian có hạn, cũng như kiến thức, kinh

nghiệm còn hạn chế của một sinh viên kiến tập nên trong báo cáo kiến tập này
sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Vì vậy, em rất mong
nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để em có thể bổ sung,
nâng cao kiến thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tập sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan được
xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Về mặt
nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm
thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái pháp luật.
Để hiểu được tầm quan trọng của công tác này,sau đây bài viết sẽ nói về đề
tài “Tìm hiểu về công tác lưu trữ văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ
An”. Thực trạng kết quả hoạt động của công tác lưu trữ văn thư, từ đó có những

giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác
lưu trữ văn thư.

4


PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG
1. Vài nét về tỉnh Nghệ An

Nghệ An là tỉnh có diện tích lớn nhất ( theo thống kê năm2019 là
16.493,7km2 )Việt Nam thuộc vùng Bắc Trung Bộ. Trung tâm hành chính của
tỉnh là thành phố Vinh, nằm cách thủ đô Hà Nội 291 km về phía Nam.
a. Vị trí địa lý

Tỉnh Nghệ An thuộc vùng Bắc Trung Bộ, có vị trí địa lý:
- Phía Bắc giáp Thanh Hóa
- Phía Nam giáp Hà Tĩnh
- Phía Tây giáp Lào
- Phía Đông giáp biển Đông
b. Điều kiện tự nhiên
Nghệ An nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, có 2 mùa rõ rệt hè,
đông.
Nghệ An là một tỉnh có đầy đủ địa hình núi cao, trung du, đồng bằng và
ven biển. Phía Tây là dãy núi Bắc Trường Sơn. Tỉnh có 10 huyện miền núi,
trong số đó 5 huyện là miền núi cao. Các huyện miền núi này tạo thành miền
Tây Nghệ An. Các huyện, thị còn lại là trung du và ven biển, trong đó Quỳnh
Lưu, Diễn Châu, Nghi Lộc, và Cửa Lò giáp biển.
c. Hành chính

Nghệ An có 21 đơn vị cấp huyện bao gồm 1 thành phố trực thuộc, 3 thị xã

và 17 huyện được chia ra 480 đơn vị hành chính cấp xã gồm 431 xã, 32 phường
và 17 thị trấn. 30% dân số sống ở đô thị và 70% dân số sống ở nông thôn.
d. Dân cư

Dân số Nghệ An (theo điều tra dân số năm 2019) có 3.104.270 người
2. Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
a. Vị trí chức năng

Cơ sở pháp lý : Quyết định số 68/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh
Nghệ An quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế
hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ An.

5


Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thực hiện
chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về quy hoạch, kế
hoạch và đầu tư.
Sở Kế hoạch và Đầu tư có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh;
đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp
vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
b.

Nhiệm vụ, quyền hạn
- Quản lý nhà nước về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế và xã hội.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực kế hoạch và đầu tư thuộc
phạm vi quản lý của ngành kế hoạch và đầu tư đối với Phòng Tài chính - Kế
hoạch thuộc UBND cấp huyện.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ

thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp
luật; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý các hành vi
vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở;
phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
- Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác
của văn phòng, phòng chuyên môn, nghiệp vụ và đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc Sở phù hợp quy định pháp luật.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị
trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người
làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
6


- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định
của pháp luật và theo phân công của UBND tỉnh.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện
nhiệm vụ trong các lĩnh vực công tác được giao với UBND tỉnh và Bộ Kế hoạch
và Đầu tư.
c. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức bộ máy:
Giám đốc Sở
Nguyễn Văn Độ
PGĐ Sở

PGĐ Sở

PGĐ Sở

Nguyễn Hữu Mão

Phạm Văn Vinh

Nguyễn Xuân Đức

Văn phòng
Sở
Phòng Đấu
thầu, Thẩm định
và Giám sát đầu

Phòng Tổng hợp,
Quy hoạch

Phòng Kinh tế
Ngành

Phòng Kinh tế
Đối ngoại

Thanh tra
Sở

Phòng Doanh
nghiệp, kinh tế
tập thể và tư nhân

Trung tâm Hỗ
trợ và Phát
triển Doanh

Phòng Đăng ký
Kinh doanh

Phòng Khoa
Giáo, Văn xã
3. Qúa trình kiến tập
a. Thời gian kiến tập

Từ ngày 17/06/2019 đến ngày 28/06/2019
b. Địa điểm kiến tập
Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
c. Nhật ký kiến tập
Ngày, tháng, năm

Nội dung công việc

17/6/2019

- Làm quen với công việc, cán bộ, nhân viên văn phòng

18/6/201919/6/2019

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Sở.
7


- Nghiên cứu tài liệu tại văn phòng Sở.
20/6/201921/6/2019

- Thực hành soạn thảo văn bản hành chính thông
thường.

24/6/201925/6/2019

- Tiếp tục học hỏi những công việc mà người hướng dẫn
giao, in ấn, photo tài liệu.
- Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho báo cáo.

26/6/201928/6/2019

- Bắt đầu tiến hành làm báo cáo.
- Tổng hợp các tài liệu liên quan đến báo cáo
-Tiếp tục hoàn thành bài báo cáo.
- Hoàn thành bản nhận xét, đánh giá của nơi tiến hành
kiến tập.

8


PHẦN 2: NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1. Khái niệm

Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công
việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ
chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và
hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2. Ý nghĩa

Công tác văn thư có ý nghĩa trong việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ
và cần thiết để thực hiện mọi nhiệm vụ của cơ quan tổ chức, có chức năng
truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản. Làm tốt công tác văn thư giúp giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn
chế bệnh quan liêu giấy tờ. Đặc biệt là giữ lại đầy đủ chứng cứ của quốc gia. Tài
liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất lớn được sử dụng để quản lý nhà nước và các
mặt đời sống xã hội làm cơ sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh
tế xã hội. Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan mang tính khoa học cao
được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá trong tự nhiên, xã hội.
Công tác lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao
đọc biệt có ý nghĩa bảo vệ các chứng cứ quốc gia, di sản dân tộc, có giá trị đặc
biệt đối với sự nghiệp dựng nước và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
3. Nội dung công tác văn thư, công tác lưu trữ

Công tác văn thư là bước đầu tạo nên cơ sở giải quyết nhanh chóng. Nếu
công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần chống lãng phí thời gian, tạo tiền đề
9


cho công tác lưu trữ được dễ dàng. Nội dung công tác lưu trữ gồm: Soạn thảo và
ban hành văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và giải quyết văn
bản đi; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
Công tác văn thư chính xác sẽ góp phần lưu trữ các văn bản của nhà nước

một cách rõ ràng, cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu trong khi cần thiết. Nội
dung công tác lưu trữ gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN
1. Kết quả đạt được

Trong năm 2018, Văn phòng Sở thực hiện công tác văn thư lưu trữ đạt
được những kết quả to lớn trong việc xây dựng hồ sơ lưu trữ như sau:
* Việc soạn thảo văn bản đảm bảo theo các quy định trong Thông tư 01/BNV.
* Quản lý văn bản đến:
Số lượng văn bản đến tính từ 01/01/2018 đến 31/12/2018: 14.798 văn bản.
Việc tiếp nhận, trình và chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được tiếp
nhận bằng nhiều hình thức: văn bản giấy gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện;
văn bản điện tử gửi qua mail công vụ và hệ thống liên thông của tỉnh. Đối với
văn bản điện tử sẽ được tiếp nhận và trình lên Lãnh đạo Sở; đối với văn bản
giấy: văn thư thực hiện scan văn bản và trình qua hệ thống phần mềm quản lý
văn bản. 100% văn bản đến đều được xử lý trên môi trường mạng. Về việc
chuyển giao bản đỏ văn bản đến (bản chính) và lưu trữ tài liệu điện tử: Trong
quá trình xử lý văn bản, các phòng ban chuyên môn tiếp nhận bản có giá trị điện
tử (bản scan màu); đồng thời thực hiện lập hồ sơ trên môi trường mạng, bản gốc
lưu tại văn thư và định kỳ hàng năm chỉnh lý sẽ đưa vào hồ sơ công việc, đảm
bảo việc lưu trữ theo đúng quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV. Việc quản lý
và sử dụng tài liệu hồ sơ điện tử đảm bảo các quy định tại Quy chế Công nghệ
thông tin và Quy chế văn thư lưu trữ.
10


Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Định kỳ hàng tháng Ban
Thanh tra nhân dân phối hợp Văn phòng kiểm tra, rà soát lại việc xử lý văn bản

đối với từng phòng, từng cá nhân. Do vậy, việc xử lý văn bản tại Sở đã đi vào nề
nếp, không có tình trạng để xẩy ra việc chậm trễ trong xử lý nhiệm vụ công vụ.
* Nhân sự:
Bộ phận văn thư gồm 02 người chuyên trách, trình độ: chuyên ngành khác,
với thâm niên 11 năm công tác.
Bộ phận lưu trữ gồm 01 người (trình độ trên đại học)
* Quản lý văn bản đi:
Việc phát hành văn bản điện tử: thực hiện theo quy định chung của tỉnh và
quy chế của cơ quan. Sở thực hiện phát hành 100% văn bản điện tử (áp dụng
chữ kỹ số) qua hệ thống phần mềm liên thông của tỉnh, đối với những văn bản
trả kết quả qua bộ phận một cửa, thực hiện theo quy định riêng (trả kết quả bằng
văn bản giấy).
Số lượng văn bản đi từ 01/01/2018 -31/12/2018: 5.259 văn bản
Việc lưu văn bản giấy, văn bản điện tử tại cơ quan: toàn bộ văn bản đi phát
hành đều được lưu trữ bằng văn bản giấy (bản gốc) và văn bản điện tử (bản ký
số). Đối với hồ sơ lưu trữ các phòng: Thực hiện lưu trữ bằng 2 hình thức: lưu trữ
điện tử và lưu trữ hồ sơ giấy. Ngoài ra, toàn bộ dữ liệu hồ sơ điện tử phát sinh
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của Sở chuyển qua phần mềm
được thực hiện sao lưu chéo hàng tháng vào máy chủ và lưu trữ ra bộ nhớ ngoài.
Đối với những văn bản mang tính chất xử lý sự vụ, sự việc: đa số thực hiện lưu
trữ điện tử. Đối với văn bản mật: Thực hiện lưu trữ riêng theo quy định bảo mật.
* Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Sở đã ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Định kỳ hàng năm thực
hiện việc thu thập, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu vào kho lưu trữ, nên không còn tình
trạng tài liệu tích đống, bó gói.

11


Về tài liệu lưu trữ điện tử: Sở thực hiện lưu trữ dữ liệu văn bản đi, đến bằng

ổ cứng, hồ sơ điện tử được lập trong quá trình xử lý nhiệm vụ do cá nhân lưu
trữ.
* Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số trong công
tác văn thư
Dấu được cán bộ văn phòng đóng đúng quy định sau khi các văn bản đã
được hoàn chỉnh, có chữ kỹ của cấp trên, sử dụng đúng các loại dấu cho từng
loại văn bản.
Việc quản lý, sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định, bảo quản tại
két sắt cơ quan. Chứng thư số được cán bộ văn thư quản lý theo chế độ bảo mật.
*Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ
Theo kế hoạch đào tạo chung của Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư đều
cử cán bộ tham gia tập huấn công tác văn thư lưu trữ hàng năm.
* Việc đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư trong thời gian qua
Trong thời gian qua, hoạt động văn thư tại Sở rất được quan tâm đầu tư và
cải tiến. Bộ phận văn thư được bố trí phòng riêng, diện tích rộng, vị trí thuận
tiện cho việc giao dịch với các cá nhân, cơ quan, tổ chức. Hàng năm Sở đã bố trí
kinh phí để mua sắm tài sản phục vụ công tác văn thư. Cho đến nay, bộ phận văn
thư đã được trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại như máy tính, máy scan, tủ,
két sắt...
Kinh phí cho hoạt động lưu trữ:
+Khoản thu (ngân sách cấp): 250 triệu đồng
+Khoản chi: 250 triệu đồng
*Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Số tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: 570HS/ĐVBQ
Số tài liệu chưa chỉnh lý: 20 mét giá
*Số tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng:
Số lượt người khai thác sử dụng tài liệu: 52 lượt người
Số hồ sơ phục vụ độc giả: 52 HS/ĐVBQ
12

*Số tài liệu lưu trữ thu thập
- Tài liệu nền giấy:
+ Số tài liệu lưu trữ đã thu thập trong năm qua: 38HS/ĐVBQ. Quy ra mét
giá tài liệu: 2 mét giá
+ Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu thập nhưng chưa thu thập: 15 mét giá
-

Tài liệu điện tử: Số liệu lưu trữ đã thu thập trong năm 20057 HS/ĐVBQ. Quy ra
dung lượng: 50GB.
2. Hạn chế khó khăn
- Việc thực hiện gửi nhận văn bản điện tử chưa có sự đồng bộ, triệt để giữa
các đơn vị liên thông nên quá trình thực hiện vẫn còn khó khăn.
- Công tác lập hồ sơ lưu trữ hiện hành tại một số phòng ban còn hạn chế, tài
liệu thu nộp hàng năm chưa đảm bảo đầy đủ theo danh mục .
- Công tác lập hồ sơ điện tử còn hạn chế, chưa thực hiện nộp lưu tài liệu
điện tử vào lưu trữ cơ quan.
- Việc mượn các văn bản đến, văn bản đi của các đồng chí không quản lý
tốt, đôi khi mượn không trả lại hoặc làm mất.
- Khi cán bộ văn thư lưu trữ đi vắng ít bàn giao lại công việc cho người
khác.
3. Nguyên nhân
- Trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư chưa cao, chưa có nhiều kinh
nghiệm và chưa đáp ứng nhanh nhu cầu khi xử lý tình huống.
- Công tác kiểm tra, giám sát tuy có quan tâm, tuy nhiên còn mang tính
hình thức, thiếu tính kỷ luật.
- Một số cán bộ còn xem nhẹ công tác giấy tờ, không cẩn thận trong việc sử
dụng và bảo quản.
- Văn bản khi qua một năm không được bảo quản kỹ lưỡng và cẩn thận, ai
muốn lấy thì lấy.

- Chế độ chính sách đối với cán bộ phụ trách công tác lưu trữ còn nhiều hạn
chế, chưa tương xứng với yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
13


- Đa số cán bộ phụ trách công tác văn phòng – thống kê, văn thư – lưu trữ
còn trẻ, ít kinh nghiệm trong thực tế. Vì vậy, đôi khi còn lúng túng, bị động, có
phần trong chờ vào sự chỉ đạo của cấp trên.
Qua những mặt hạn chế của Sở, bản thân xin được kết nên những kinh
nghiệm về công tác văn thư lưu trữ được kiện tốt hơn trong thời gian sau này, cụ
thể như:
+ Nơi nào có sự quan tâm, nhận thức của lãnh đạo, của cán bộ văn thư lưu
trữ thì sẽ đạt được hiệu quả cao về công tác văn thư cũng như công tác lưu trữ
tài liệu, hồ sơ.
+ Cán bộ văn thư lưu trữ được bồi dưỡng hoặc đào tạo nghiệp vụ, có đạo
đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao, có hướng phục vụ lâu dài đáp ứng được yêu
cầu đặt ra. Đồng thời linh hoạt sáng tạo trong những tình huống phức tạp nhanh
nhẹn để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
Để thực hiện tốt nghị quyết của Đảng và để thực hiện tốt công cuộc xây
dựng và bảo vệ tổ quốc thì phải thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ vì công tác
văn thư lưu trữ là một trong những công tác có ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho
hoạt động thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn
CHƯƠNG 3
MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
TỈNH NGHỆ AN
1. Mục tiêu nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ của Sở Kế

hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
Để thực hiện có chất lượng và đạt kết quả cao về công tác văn thư lưu trữ

của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ an cho những giai đoạn sau thì cần phải
thực hiện tốt các mục tiêu sau:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ.

14


- Xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ có trình độ chuyên
môn có năng lực, có quyết tâm và trách nhiệm đối với công việc, năng nổ học
tập tạo nên tảng cho những năm tiếp theo.
- Xây dựng quy chế, lề lối làm việc của cơ quan và nội quy về công tác văn
thư lưu trữ để việc quản lý công văn, tài liệu của cơ quan một cách chu đáo cẩn
thận, tránh tình trạng thất thoát, mất mát.
- Đảm bảo các yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ như nơi tiếp nhận có vị
trí hợp lý, có kho lưu trữ riêng, đồng thời sửa chữa hoặc sắm mới những trang
thiết bị cần thiết như: máy vi tính, tủ đựng hồ sơ…
- Lập kế hoạch cán bộ thư ký cho công tác văn thư lưu trữ khi cần thiết.
- Người làm công tác văn thư lưu trữ phải giữ gìn bí mật nhà nước phải có
phẩm chất đạo đức tốt có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có năng lực hoàn
thành nhiệm vụ được giao và phải cam kết bảo vệ bí mật của Đảng, Nhà nước.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần của từng cán bộ đảng viên đối
với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Nâng cao tầm quan trọng của công tác văn
thư lưu trữ đối với mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Tổ chức bồi dưỡng cho cán bộ văn thư lưu trữ về nghiệp vụ, chuyên môn.
- Xây dựng kế hoạch đầu năm và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ vào
cuối năm, phải có sơ, tổng kết.
- Lập kế hoạch dự trù kinh phí cho công tác văn thư lưu trữ.
- Thực hiện chính sách Lưu đãi đối với cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.
2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Sở Kế hoạch

và Đầu tư tỉnh Nghệ An
Qua những mặt làm được và những hạn chế trên cần có những giải pháp cụ
thể để phát huy ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm như sau :
- Tập trung tuyên truyền nghị quyết của Đảng ủy đồng thời lồng ghép tuyên
truyền về công tác văn thư lưu trữ để từng cán bộ, đảng viên nâng cao nhận thức
của mình trong việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tăng cường giáo dục quản lý về công
tác này.
- Tăng cường xây dựng sự đoàn kết, thống nhất cao trong nội bộ, xác định
rõ kỷ luật của đơn vị, tiến hành sơ, tổng kết công tác văn thư lưu trữ hằng năm,
thực hiện tốt chương trình kiểm tra, giám sát với quan điểm phòng ngừa giáo
15


dục là chính, tăng cường kiểm tra giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của công tác
văn thư lưu trữ.
- Các bộ phận văn thư lưu trữ cần đọc biệt quan tâm nhất là công tác thu
thập thông tin lưu trữ như: xác định rõ giá trị của tài liệu quan trọng, Chỉnh lý tài
liệu lưu trữ khi cần thiết, bảo quản tài liệu một cách cẩn thận...
- Cần có sự quan tâm của lãnh đạo của giám đốc sở trong việc thực hiện
công tác văn thư lưu trữ.
- Thường xuyên kiểm tra đôn đốc cho việc lưu trữ tài liệu, tìm kiếm, tra
cứu, sắp xếp kịp thời nhanh chóng, chính xác hơn.
- Đào tạo chuyên môn sâu cho cán bộ văn thư có đủ kinh nghiệm để vững
vàng xử lý mọi công được giao. Đặc biệt việc phân công, bố trí cán bộ làm công
tác văn thư phải lâu dài và nằm trong quy hoạch
- Có chế độ khen thưởng cho cán bộ làm công tác văn thư nếu có năng lực
và nghiêm túc xử phạt khi vi phạm nghiêm trọng công văn, giấy tờ.

KẾT LUẬN
Trong đợt kiến tập 2 tuần (từ 06/6/2016 đến 17/6/2016), tuy thời gian

không dài nhưng rất có ý nghĩa và bổ ích với em. Qua nghiên cứu em đã hiểu rõ
16


hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, hiểu rõ về cơ cấu tổ chức cũng như tình
hình hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An nói chung và Văn
phòng Sở nói riêng. Em được làm những công việc hành chính của công chức,
từ đó hiểu rõ hơn, sâu hơn nhiều vấn đề được học tại nhà trường, tăng khả năng
ứng dụng tin học trong quản lý hành chính nhà nước và tăng khả năng giao tiếp.
Do thời gian có hạn nên báo cáo mới chỉ đề cập một cách khái quát nhất về
kết quả thực hiện công tác lưu thư văn trữ của Sở đã đạt được trong năm qua. Và
cũng xin phép đưa ra một số kiến nghị sau thời gian kiến tập tại cơ quan.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Sở Kế hoạch và Đầu tư đặc biệt là
Văn phòng Sở, các cán bộ, công chức công tác tại cơ quan đã tạo điều kiện, giúp
đỡ em trong thời gian kiến tập. Tôi xin chân thành cảm ơn Học viện, ban Đào
tạo, Ths. Nguyễn Thị Hồng đã hướng dẫn em hoàn thành đợt kiến tập này.

17


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Quyết định số 68/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh
Nghệ An.
2. Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2018 của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh
Nghệ An
3. Biểu mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư và công tác lưu trữ của
Sở KH&ĐT tỉnh Nghệ An năm 2018

4. />
18