Công tác lưu trữ tại bệnh viện tâm thần đà nẵng thực trạng và giải pháp

SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
BỆNH VIỆN TÂM THẦN

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ

Tên đề tài:

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN TÂM
THẦN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG : THỰC TRẠNG VÀ
GIẢI PHÁP
Người thực hiện: Phan Thị Tuyết

Đà Nẵng, tháng 10 năm 2016


MỤC LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ …………………………………………

1

Chương 1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN……………………………………..

3

Chương 2.

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

16

Chương 3.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỆNH VIỆN

17

1. Đặc điểm chung về Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng ……

17

2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của 18
bệnh viện

Chương 4.

3. Thực trạng công tác lưu trữ tại Bệnh viện ……………

19

4. Nguyên nhân của hạn chế

20

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ 26
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN

Chương 5.

KIẾN NGHỊ

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

29


ĐẶT VẤN ĐỀ
Cơng tác lưu trữ có vai trị rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh ln
đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch
Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa đã ký Thơng
đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó
Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc
gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc
nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch
cơng tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng
như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu là một công tác hết
sức quan trọng".
Đối với các cơ quan, tổ chức, bên cạnh công tác văn thư, cơng tác lưu trữ
cũng có vai trị đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động
đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều
được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản
chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc
soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan,
tổ chức được thành lập, cơng tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó
là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu
trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo,

quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng
trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.


Thực trạng công tác lưu trữ của bệnh viện hiện nay cịn nhiều tồn tại: khơng
có kho lưu trữ hành chính, trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, tài liệu
chưa được quản lý tập trung thống nhất, hiện vẫn còn do các khoa/phòng tự quản
lý và bảo quản. Nhìn chung tài liệu của các các khoa/phịng đang ở tình trạng cịn
bó gói, tích đống chưa được phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, tài liệu chưa có tác
động của nghiệp vụ lưu trữ. Do đó khi có nhu cầu tra cứu, khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ thì khơng cịn tài liệu hoặc gặp nhiều khó khăn trong việc tra tìm tài
liệu.
Vì vậy, để đánh giá thực trạng cơng tác lưu trữ tại bệnh viện, tìm ra những
nguyên nhân và đề ra những giải pháp hợp lý nhằm hồn thiện và nâng cao chất
lượng cơng tác lưu trữ là vấn đề cấp bách để bảo vệ và bảo quản an tồn tài liệu
có giá trị hình thành trong bệnh viện. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi
quyết định chọn đề tài nghiên cứu “Công tác lưu trữ tại Bệnh viện Tâm thần
Đà Nẵng: thực trạng và giải pháp”.
Thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý về công tác lưu trữ; khảo sát,
đánh giá về tình hình thực tế của cơng tác lưu trữ; tôi nghiên cứu và đề xuất
những giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của bệnh viện.
Qua đây, tơi cũng mong muốn góp phần làm rõ hơn nhận thức về công tác lưu trữ
trong các hoạt động của bệnh viện.


Chương 1
TỔNG QUAN TÀI LIỆU
1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
1.1.1. Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ
cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của tồn xã hội.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim,
ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác,
trong trường hợp khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp.
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:
- Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh
hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử
khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của
các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà
khoa học và văn hóa nổi tiếng.
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra
đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân
thực cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Trường hợp khơng có
bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế. Tài
liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố thuộc thể thức của văn bản theo
những quy định hiện hành của nhà nước. Trong tài liệu lưu trữ có những bằng
chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả,
chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản
sinh ra tài liệu… Chính vì vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác
và sử dụng.


- Tài liệu lưu trữ thơng thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác
với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo
quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì khơng gì có thể thay thế được.
- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo

quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
Các loại tài liệu lưu trữ:
Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt
động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài
liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc
gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật,
lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật,
sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn
bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết
định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây là loại hình tài liệu
chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay.
Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt
động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các cơng
trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra,
khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và
trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý,
thuyết minh cơng trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết
toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi cơng, hồn
cơng; bản vẽ tổng thể cơng trình, bản vẽ các chi tiết trong cơng trình; các loại sơ
đồ, biểu đồ tính tốn; các loại bản đồ, trắc địa….
Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn
hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự
kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện
sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con
người. Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc


gia Việt Nam. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các
bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim
hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…

Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu
trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở
dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy, tài liệu lưu
trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử,
điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thơng tin.
Ngồi bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ cịn có những tài
liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ,
nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo
của chính tác phẩm văn học - nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và tài liệu về
tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị,
hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…
Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trị quan trọng trong việc
cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch
sử… trong q trình xây dựng và phát triển đất nước.
1.1.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, cơng tác lưu trữ được tổ chức ở
tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà
nước quan tâm. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau: Nghiên cứu,


triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; Thực hiện các
nghiệp vụ về lưu trữ; Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.

1.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
1.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công
tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu
một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho cơng tác tra tìm
tài liệu.
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân
loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài
liệu và một số cơng tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có
liên quan.
Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ
quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ. Để tổ chức khoa học tài liệu địi hỏi
phải có cán bộ có trình độ chun mơn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị
phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện
đại.
Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể
của nhà nước trong cơng tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được
thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài
liệu trong tồn bộ Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
1.2.2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của cơng tác lưu
trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ khơng được bảo quản an tồn thì sẽ khơng thể tổ chức
khai thác và sử dụng có hiệu quả.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản
khơng hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thơng tin trong tài liệu
lưu trữ. Bảo quản an tồn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến


kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác

bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ,
phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Bảo quản an tồn thơng tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm
và trình độ của các bộ làm cơng tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả
đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử
dụng tài liệu.
Trong thời đại tồn cầu hố hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận cơng tác lưu
trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, song việc bảo quản an
tồn thơng tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ.
1.2.3. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Mục đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông
tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức
khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của
công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ
thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng
góp của ngành lưu trữ và vai trị, vị trí, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ.
Để đảm bảo cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên
cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc
giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện
pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Điều đó
địi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình
độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ.
1.3. Nội dung cơ bản của công tác lưu trữ
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an tồn
tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để thực hiện mục
đích và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể của công tác lưu trữ
như sau:
1.3.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

1.3.1.1. Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm
vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chun trách làm cơng tác đó.
Cơng tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả
các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan,
tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo
cơ quan trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài
liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ,
tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh đạo về
việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các báo
cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của cơng tác lưu
trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
Đối với cơ quan có quy mơ nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộ
phận làm cơng tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan, tổ
chức. Dù ở cơ quan nào thì cơng tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với cơng tác văn
thư, cơng tác văn phịng của cơ quan. Văn phịng là đầu mối thu thập thơng tin của
cơ quan, nơi tập trung tồn bộ cơng văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong
những nhiệm vụ của văn phịng là phải tổ chức cơng tác lưu trữ để lưu trữ và tổ
chức khoa học khối lượng cơng văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn phịng có chức năng
xử lý thơng tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là
bộ phận gìn giữ và xử lý các thơng tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan
trọng trong cơng tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy, cơng tác lưu trữ là một trong
những nội dung cơ bản của cơng tác văn phịng. Nếu trong các cơ quan có tổ chức
bộ phận làm cơng tác lưu trữ độc lập với cơng tác văn phịng thì trong q trình

hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phịng cần có sự phối hợp chặt
chẽ.
1.3.1.2. Bố trí nhân sự làm cơng tác lưu trữ
Cán bộ làm cơng tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn
nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm cơng tác lưu trữ độc
lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng
Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phịng thì cán bộ lưu trữ chịu sự
chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phịng cơ quan.
Tuy nhiên cơng tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với cơng tác văn thư. Công
tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việc phản
ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu
mới được chuyển vào lưu trữ. Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy cơng
tác lưu trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ người ta thường
bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ
kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.
Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để bố trí
nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo
việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh đạo khi
cán bộ chun trách cơng tác lưu trữ có trình độ chun môn phù hợp được đào tạo
đúng chuyên ngành.
1.3.2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản
hướng dẫn về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện
tốt cơng tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những
vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống các văn
bản quy phạm pháp luật về lưu trữ góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc
triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc
quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó cũng góp phần
thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.

Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản
khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về cơng
tác lưu trữ.
- Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Luật số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ quy định tương đối đầy đủ những vấn
đề về tổ chức thu thập tài liệu; quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; đào tạo, bồi
dưỡng và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; khen thưởng và xử lý vi phạm
trong hoạt động lưu trữ.
- Để thực hiện các điều quy định trong Luật lưu trữ, Bộ Nội vụ và Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đã có các nghị định, cơng văn hướng dẫn thi hành một số
điều, mục, khoản trong Luật. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương.
1.3.3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Phân loại tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ.
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức
đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng
dẫn về công tác lưu trữ.

1.3.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được
tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất
định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình cơng việc được xem
xét trong một thời gian hoàn thành nhất định.
Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các cách
thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua
các báo cáo bằng văn bản.
Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công
tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước. Từ đó tổng hợp
kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn
quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế
nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng được đầy
đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ.
1.4. Tính chất của cơng tác lưu trữ
1.4.1. Tính chất khoa học
Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên
cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi
nước. Nói cách khác, tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua
việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội
dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài
liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài
liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác lưu trữ…
Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương
pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất
định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá

trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp
vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những
quy trình mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tịi,
phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức
khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của
các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của
các ngành toán học, hố học, sinh học, tin học, thơng tin học… đang được nghiên
cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ
chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong
cơng tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về kho
tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang
thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu;
bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là vấn đề đặt ra cho
cơng tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ.
1.4.2. Tính chất cơ mật
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thơng tin trong
tài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thơng tin khác. Vì là bản chính,
bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ cịn có giá trị như một minh chứng lịch sử
để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề,
một sự vật, hiện tượng.
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu
lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu
cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Như vậy, tài liệu lưu trữ cần
được đưa ra phục vụ.
Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng
những thơng tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân,

do đó các thế lực đối lập ln tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu


lưu trữ. Một số tài liệu có thể khơng hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này
nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, cơng tác lưu trữ
phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ những nội dung cơ mật của
tài liệu lưu trữ. Cán bộ làm cơng tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo
đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi
chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác
với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách
nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia.
Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính
cơ mật trong cơng tác lưu trữ. Những nội dung thông tin khai thác được trong tài
liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân
song khơng được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và lợi ích của
các cá nhân khác. Điều đó địi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi cơng dân trong quốc
gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu.
1.4.3. Tính chất xã hội
Tài liệu lưu trữ ngồi việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho
các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý
nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động
khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ
cơng tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã
hội.
Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội
trong lịch sử phát triển của lồi người. Thơng qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ
các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con
người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất
định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số
ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội.

1.5. Mục đích, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ
1.5.1. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục
vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những
thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực,
làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và
mục đích chính đáng của cơng dân.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin có giá trị tính chính xác cao dùng để
biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực
hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. Tài liệu lưu trữ hình thành
trong lĩnh vực xây dựng cơ bản còn là tài liệu để nghiên cứu khơi phục, sửa chữa
các cơng trình kiến trúc, các cơng trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian
hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này
sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ
về kiến trúc và kết cấu của các cơng trình.
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các
loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di
chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các cơng trình kiến trúc, điều khắc, hội
hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị. Sự
xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong
những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất
hiện của chữ viết sớm hay muộn cịn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của
mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện
dân tộc có nền văn hố lâu đời.
1.5.2. Mục đích của cơng tác lưu trữ
Mục đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các nhu
cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin q khứ
có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc

phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người.


Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt
thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan
và tồn xã hội.
Trước hết, cơng tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh
nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo
và cán bộ trong q trình thực hiện cơng việc.
Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh
nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai
thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ
quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý,
sản xuất, kinh doanh.
Tóm lại, cơng tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển khai
ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những nhiệm vụ của cán
bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để phục vụ
hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những
vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt các nghiệp vụ chuyên môn.


Chương 2
ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Là công tác lưu trữ tài liệu tại bệnh viện, cụ thể là các việc quản lý, sử dụng
và lưu giữ, tiêu huỷ tài liệu tại các khoa, phòng.
2.2. Địa điểm nghiên cứu
Để giải quyết các mục tiêu đề ra, tơi chọn 14 khoa/phịng trong đó tập trung
ở các khoa phòng sản sinh văn bản nhiều nhất để khảo cứu sâu gồm: Phòng

TCHC, Phòng TCKT và Phòng TCHC, Khoa Dược.
Tuy nhiên, trong q trình phân tích, tìm hiểu, chúng tơi sẽ đưa thêm một số
khoa/phòng khác để làm minh chứng rõ hơn vấn đề được trình bày.
2.3. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, trên cơ sở sử dụng phuơng pháp luận của chủ nghĩa
Mác-Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, phương
pháp luận của lưu trữ học, chúng tôi sử dụng tổ hợp phương pháp: hệ thống, so
sánh, phân tích, khảo sát, quan sát, phỏng vấn trực tiếp, gián tiếp.
Quá trình nghiên cứu sẽ tiến hành như sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý công tác lưu trữ; chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bệnh viện.
- Khảo sát thực tế việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ (tổ chức bộ phận lưu

trữ, bố trí cán bộ, kho tàng, trang thiết bị, ban hành quy chế văn thư, lưu trữ,
kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ); khảo sát việc thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ (thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu,
thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, ứng
dụng cơng nghệ thơng tin) từ đó đánh giá những ưu điểm, tồn tại của công tác
này.
- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu

trữ của bệnh viện.


Chương 3
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG BỆNH VIỆN

3.1.

Đặc điểm chung về Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng

Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng là Bệnh viện chuyên khoa về lĩnh vực Tâm
thần, được thành lập theo Quyế t đinh
̣ số 272/QĐ-UB ngày 05 tháng 02 năm 1997
của Uỷ ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng.
Bệnh viện hoạt động theo quy định của Điều lệ hoạt động Bệnh viện ban
hành tại Quyết định số 465/QĐ-SYT ngày 14/8/2014 của Sở Y tế thành phố Đà
Nẵng
3.1.1. Cơ cấu tổ chức
Bệnh viện Tâm thần được tổ chức theo mơ hình bệnh viện chun khoa hạng
II của Bộ Y tế và ngành tâm thần.
Về cơ cấu tổ chức Bệnh viện Tâm thần có Ban Giám đốc gồm Giám đốc và
02 Phó Giám đốc; 05 phịng chức năng: Phịng Tổ chức - Hành chính; Phịng Kế
hoạch tổng hợp; Phịng Điều dưỡng; Phịng Tài chính - Kế tốn; Phịng Chỉ đạo
tuyến và quản lý người bệnh tâm thần tại cộng đồng và 09 khoa lâm sàng và cận
lâm sàng: Khoa Khám bệnh - Cấp cứu; Khoa Cấp tính nam; Khoa Cấp tính nữ;
Khoa Phục hồi chức năng; Khoa Tâm thần trẻ em; Khoa Điều trị bắt buộc và cai
nghiện chất; Khoa Dược; Khoa Xét nghiệm - Chẩn đốn hình ảnh; Khoa Dinh
dưỡng; Khoa Chống nhiễm khuẩn.
Hệ thống Tổ chức Hành chính gồm có 5 phịng chun mơn: Phịng TCHC,
Phịng KTTC, Phịng KHTH, Phịng Điều dưỡng, Phịng Chỉ đạo tuyến và quản lý
người bệnh tâm thần tại cộng đồng.
3.1.2. Về chức năng
Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng có chức năng khám, chữa bệnh; nghiên cứu
khoa học, ứng dụng các cơng nghệ kỹ thuật cao trong chẩn đốn, điều trị, chăm
sóc sức khỏe nhân dân; tham gia đào tạo, đào tạo liên tục và là cơ sở thực hành
lâm sàng cho đào tạo nguồn nhân lực y tế theo các quy định của pháp luật.

3.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh
viện
3.2.1. Thành phần tài liệu của bệnh viện:
Thành phần của tài liệu phông lưu trữ bệnh viện rất phong phú, đa dạng. Dựa
trên những tiêu chí khác nhau, tài liệu phơng lưu trữ bệnh viện có thể chia thành
nhiều nhóm khác nhau. Tuy nhiên trong phạm vi đề tài, chúng tôi chỉ chia tài liệu
theo hai tiêu chí chính:
- Theo nguồn sản sinh bao gồm:
+ Nhóm tài liệu của cơ quan cấp trên.
+ Nhóm tài liệu của cơ quan hữu quan.
+ Nhóm tài liệu của các cơ quan chức năng quản lý hành chính ban hành để
chỉ đạo, phối hợp trong cơng tác quản lý hành chính.
+ Nhóm tài liệu do chính bệnh viện ban hành để thực hiện chức năng nhiệm
vụ của mình.
- Theo loại hình tài liệu:

+ Tài liệu hành chính.
+ Tài liệu khoa học, kỹ thuật.
+ Tài liệu nghe nhìn.
3.2.2. Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện:
Tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện bao gồm:
- Tài liệu về cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ
- Tài liệu về công tác đào tạo
- Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học
- Tài liệu về công tác kế hoạch - tài chính
- Tài liệu về cơng tác quản trị - vật tư
- Tài liệu về công tác xây dựng cơ bản
- Tài liệu về công tác hợp tác quốc tế
- Tài liệu về chuyên môn:

+ Tài liệu về công tác điều trị;
+ Tài liệu về công tác Dược;
+ Tài liệu về công tác Điều dưỡng;
+ Tài liệu về cơng tác Kiểm sốt nhiễm khuẩn;
+ Tài liệu về công tác Dinh dưỡng;
+ Tài liệu về công tác Chỉ đạo tuyến và quản lý bệnh nhân tâm thần tại cộng

đồng;
+ Tài liệu về công tác chẩn đốn hình ảnh và xét nghiệm.
- Tài liệu về các tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên, ...

3.3. Thực trạng công tác lưu trữ trong bệnh viện
3.3.1. Về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong bệnh viện
3.3.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ
Kết quả đạt được: Bộ phận quản lý công tác lưu trữ trong bệnh viện được đặt
trong phịng Hành chính - Tổ chức (sau đây gọi chung là Phịng Hành chính).
Hạn chế: Mặc dù bộ phận lưu trữ được quyết định đặt tại phịng hành chính
nhưng hiện nay phịng Hành chính trong bệnh viện chưa thực hiện đầy đủ chức
năng, nhiệm vụ của mình trong việc quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn cơng tác lưu trữ
trong bệnh viện. Những khó khăn, hạn chế này do nhiều nguyên nhân khác nhau,
chúng tôi sẽ làm sáng tỏ hơn ở những phần sau.
3.3.1.2. Bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ
Kết quả đạt được: Lãnh đạo Bệnh viện đã bố trí 01 cán bộ trình độ đại học
làm văn thư kiêm nhiệm làm lưu trữ; năm 2016 đã được tập huấn chuyên môn tại
lớp bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ do Sở Nội vụ thành phố triệu tập.
Hạn chế:
Về chuyên môn nghiệp vụ, từ trước đến nay cán bộ văn thư lưu trữ bệnh viện
chỉ quan tâm đến công tác văn thư chưa chú ý đến công tác lưu trữ. Khi bắt đầu

đảm nhiệm công việc, tất cả cán bộ văn thư lưu trữ của bệnh viện chưa có chun
mơn về văn thư, lưu trữ; người đi trước hướng dẫn người đi sau.


3.3.1.3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ
Kết quả đạt được: Bệnh viện đã có bố trí 01 kho bảo quản hồ sơ bệnh án,
diện tích 12m2 đặt tại tầng 2 do Phịng Kế hoạch Tổng hợp quản lý và mới đây do
yếu cầu của phịng kế tốn tài chính, bệnh viện cũng đã bố trí 01 phịng để hồ sơ
tài chính do phịng KTTC quản lý Tại khoa Dinh dưỡng.
Hạn chế: Với số lượng tài liệu ngày càng nhiều thì việc bố trí kho như vậy là
q nhỏ, dàn trải, khơng có sự tập trung quản lý tài liệu, các kho này cũng chưa
tuân thủ hướng dẫn và các yêu cầu thông số kỹ thuật về kho lưu trữ. Việc chưa bố
trí kho lưu trữ tài liệu hành chính dẫn đến việc các khoa/phịng, bộ phận vẫn đang
phải tự bảo quản tài liệu và cán bộ lưu trữ khơng có cơ hội thực hiện tốt các khâu
nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. Hầu hết tài liệu được hình thành trong hoạt
động của các khoa, phòng được chất đống, bỏ trong bao nilong, thùng catton, tủ
tường… Theo kết quả khảo sát 80% tài liệu của bệnh viện đang để bó gói, chất
đống trong nhiều năm, chưa tiến hành việc chỉnh lý tài liệu; các kho cũng chưa
được trang bị các trang thiết bị để bảo quản tài liệu. Hậu quả là các tài liệu bọ mối
mọt, mục nát, hư hỏng rất nhiều.
3.3.1.4. Ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ
Kết quả đạt được:
Bệnh viện đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2013; ban
hành được danh mục hồ sơ và thành phần hồ sơ; danh mục thời hạn bảo quản
năm 2015.
Hạn chế:
Để hướng dẫn thực hiện cơng tác lưu trữ, Phịng Hành chính chưa có văn bản
hướng dẫn nào.
3.3.1.5. Cơng tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ
Kết quả đạt được: Từ năm 2014 đến nay, Phịng Hành chính đã tiến hành

kiểm tra đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó Phịng tổ chức cũng đã có
những hướng dẫn cơ bản cho các khoa phòng bộ phận cách quản lý, thu thập hồ
sơ.


Hạn chế: Việc kiểm tra đánh giá cũng chủ yếu tập trung vào công tác văn
thư; việc lập hồ sơ công việc của các cán bộ nhân viên; chưa chú trọng nhiều vào
việc kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ; Việc bố trí cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm
nhiều việc khiến cho việc kiểm tra chưa thường xuyên: mỗi năm chỉ kiểm tra 1
lần. Chính vì vậy việc nhắc nhở, khắc phục kịp thời là chưa thực hiện được.
3.3.2. Về nghiệp vụ công tác lưu trữ trong bệnh viện
3.3.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bệnh viện (lưu trữ cơ quan)
Kết quả đạt được:
- Phòng Kế hoạch Tổng hợp đã thu thập các Hồ sơ bệnh án thu thập bệnh án

từ các khoa lâm sàng nộp lên. Phòng KTTC thu thập hồ sơ từ các bộ phận của
phòng.
- Thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu: 100% các khoa lâm sàng có sổ ra viện để

bàn giao bệnh án; Phòng KHTH bệnh viện đã xây dựng Mục mục hồ sơ bệnh án
nộp lưu trên hệ thống máy vi tính; Phịng KTTC khơng thể hiện đựoc việc thu
thập tài liệu.
Hạn chế: Bệnh viện chưa có kho lưu trữ hành chính để thu thập hồ sơ, tài
liệu bổ sung vào lưu trữ cơ quan nên hầu hết các tài liệu được giữ lại tại các bộ
phận giải quyết công việc. Bệnh viện được thành lập từ năm 1977, nhưng tài liệu
cũ của Bệnh viện đã khơng cịn lại bao nhiêu chỉ còn lưu giữ tài liệu là từ năm
2007 đến nay là tương đối.
Tài liệu được lưu giữ tại bộ phận giải quyết công việc nhưng cán bộ tại khoa,
phịng cũng chưa có kiến thức, kỹ năng nào về việc thu thập, lưu giữ tài liệu. Vì
vậy, tài liệu cịn để lung tung, mất mát mà khơng biết. Hơn nữa, đối với khơng ít

người, cơng việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức
được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành
và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa
có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó. Chưa kể, khi một cán bộ về
hưu, việc bàn giao tài liệu giữa người cũ và người mới cũng không thể xác định
được thiếu hay đủ; hầu hết là bàn giao tài sản chứ không phải bàn giao tài liệu;


chính vì vậy cán bộ tiếp nhận về sau khi tiếp nhận xử lý cơng việc khơng tìm được
tài liệu cũ để giải quyết công việc.
3.3.2.2. Phân loại tài liệu
Những kết quả đạt được: Trong số 14 khoa, phòng đã khảo sát, có 07 khoa,
phịng đã có tổ chức phân loại tài liệu năm 2014 đến nay tương đối hợp lý: bộ
phận văn thư và tổ chức của Phòng TCHC; bộ phận kế toán thu, kế toán tổng hợp;
kế toán thuế; bộ phận điều trị bắt buộc, báo cáo thống kê của phòng KHTH; các
khoa lâm sàng.
Hạn chế:
Bệnh viện chưa tổ chức phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan. Việc chưa
tổ chức phân loại tài liệu có nhiều nguyên nhân, nhưng một trong những nguyên
nhân cơ bản đó là bệnh viện chưa bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản.
Các hồ sơ lưu trữ lưu giữ tại các khoa/phòng đã tổ chức phân loại, chỉnh lý
tài liệu nhưng chưa đầy đủ, giá trị văn bản cũng không đồng đều do một số cán
bộ giải quyết công việc chưa xác định được hồ sơ cơng việc cần có những gì, lãnh
đạo cũng chưa nắm rõ được chức năng nhiệm vụ của các phịng ban dẫn đến tài
liệu khơng ai chú ý thu thập bổ sung hồ sơ một cách đầy đủ. Do vậy, các hồ sơ
trong lưu trữ chưa phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động của bệnh viện; tài liệu tại
các khoa, phòng còn thiếu, làm cho chất lượng hồ sơ kém; khiến cho việc tra cứu,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn.
3.3.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Kết quả đạt được: Theo khảo sát các hồ sơ về tiêu huỷ tài liệu tại khoa dược,

Bệnh viện có làm thủ tục loại huỷ tài liệu nhưng chưa đầy đủ.
Hạn chế: Bệnh viện chưa tiến hành phân loại tài liệu, chưa có danh mục tài
liệu bảo quản, chưa có danh mục tài liệu hết giá trị nên không thể tiến hành công
tác phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu cũng như công tác tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị sử dụng. Khi tiêu huỷ chưa có hội đồng xác định giá trị tài liệu, hồ sơ
tiêu huỷ không đầy đủ. Khi được hỏi đến thời hạn bảo quản hồ sơ, 14/14 khoa
phịng khơng biết thời hạn bảo quản tài liệu họ đang giữ.


3.3.2.4. Công cụ tra cứu tài liệu
Kết quả đạt được: Tại kho hồ sơ bệnh án, Mục lục hồ sơ bệnh án là cơng cụ
tra tìm chủ yếu và phổ biến. Đây vừa là công cụ dùng để thống kê tài liệu vừa là
cơng cụ để tra tìm tài liệu lưu trữ. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được
quản lý bằng các cơng cụ sau: Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ; phần
mềm quản lý bệnh viện và phần mềm Medisoft; Mục lục hồ sơ bệnh án.
3.3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Một số kết quả đạt được: Tại kho lưu trữ hồ sơ bệnh án của Bệnh viện, với
hơn 93m giá hồ sơ bệnh án, tài liệu nhưng chỉ có 01 tủ sắt, 03 tủ gỗ, 03 kệ sắt, 05
kệ gỗ, và kẹp 3 dây để kẹp hồ sơ (dùng lưu HSBA từ năm 2013 đến nay). Phịng
kế tốn có 05 tủ gỗ, 01 tủ sắt, 02 giá sắt và tận dụng 02 tủ âm tường để tài liệu.
Phịng văn thư có 2 tủ gỗ; phịng tổ chức có 1 tủ sắt và 02 tủ gỗ. Tại các khoa lâm
sàng chỉ có tủ để tủ inox để các loại giấy tờ chuyên môn, bệnh án chưa có tủ hay
kệ để tài liệu.
Hồ sơ bệnh án từ năm 2013 đến nay là đã được tổ chức phân loại, đã tiến
hành sắp xếp tài liệu trong kẹp 3 dây cho lên giá có đánh số thứ tự phục vụ cho
cơng tác tra tìm tài liệu.
Hạn chế: Hiện nay bệnh viện chưa có đủ các các trang thiết bị bảo quản
gồm giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu; chưa trang bị được các thiết bị phòng cháy,
chữa cháy; chưa có các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu như phịng chống ẩm,
nấm mốc, cơn trùng; các phương pháp sắp xếp tài liệu, giá, tủ trong bệnh viện

chưa nhận được sự quan tâm của các khoa, phịng. Vì vậy tình trạng hồ sơ bị mối
mọt, hư hỏng rất nhiều.
Việc các khoa, phòng tự bảo quản tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt
động, dẫn đến tình trạng tài liệu bó gói, chất đống để trong tủ, trong thùng catton
để trong phòng làm việc. Tuy nhiên do diện tích phịng làm việc có hạn, tài liệu lại
nhiều nên khơng thể giải phóng chỗ làm việc cho thống và diện tích làm việc bị
thu hẹp đi. Cụ thể như: Khoa Nam phải tận dụng chân cầu thang để tài liệu, khoa
Nữ, Khoa Dược chất đống trong các tủ tận dụng, dưới gầm giường, phòng TCKT