đề cương kỹ thuật soạn thảo văn bản có câu trả lời

KHOA LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP
HỌC PHẦN: SOẠN THẢO VĂN BẢN
( 2 TRÌNH )

A - MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU

1/ Mục đích: Định hướng giúp học sinh – sinh viên củng cố một cách hệ thống các kiến
thức cơ bản và kỹ năng soạn thảo một số văn bản Quản lý Nhà nước, văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính thông thường.
2/ Yêu cầu:
- Căn cứ nội dung của đề cương, học sinh - sinh viên tự ôn tập trên cơ sở xây dựng
đề cương ôn tập chi tiết.
- Soạn thảo hết các bài tập thực hành ( trọng tâm là VB QPPL và VB HC thông
thường ).
B - NỘI DUNG ÔN TẬP
I/ LÝ THUYẾT
CHƯƠNG I

1. Văn bản là gì ? Hiện nay Nhà nước ta có mấy hệ thống VB QLNN? Đó là những loại
VB nào ?
- Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác
bằng ngôn ngữ hay 1 ký hiệu nào đó nhất định.
- Hiện nay Nhà nước ta có 2 hệ thống VB QLNN đó là:
+ VB quy phạm pháp luật bao gồm: hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị định, nghị
quyết, quyết định
+ VB hành chính như : chủ trương, đường lối, hướng dẫn, công báo, công điện, thông
báo, báo cáo,…
2. Văn bản quản lý nhà nước là gì? Cho biết các chức năng chính của văn bản QLNN?
Cho biết ý nghĩa và các tiêu chí để phân loại văn bản QLNN?

 VB QLNN là VB do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành dùng để ghi chép
và truyền đạt các nghị quyết về quản lý và thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý
theo đúng 1 thể thức, thủ tục và thẩm quyền mang tính chất quyền lực Nhà nước đơn
phương nhằm phát sinh hiệu quả quản lý cụ thể.
 Chức năng chính của VB QLNN :

1


- Chức năng thông tin : thông tin bằng VB là hình thức chủ yếu của Nhà nước sử dụng
để thông tin cho Nhà nước quản lý
+ Thông tin về quá khứ
+ Thông tin về hiện tại
+ Dự đoán về tương lai
- Chức năng về quản lý: Nhà nước sử dụng phương tiện VB để thực hiện các chức năng,
quyền hạn, nhiệm vụ được giao
- Chức năng về mặt pháp lý: là 1 chức năng mang tính chất riêng biệt của VB QLNN để
quy định và điều chỉnh sự phát triển của xã hội
- Chức năng về VH-XH: thông tin -> VH-XH ở từng thời kỳ trong XH
 Ý nghĩa và tiêu chí phân loại:
- Tiện cho việc kiểm tr và theo dõi -> quản lý
- Phân loại:
+ Phân loại theo tác giả : Cơ quan quyền lực Nhà nước : Quốc hội, hội đồng nhân dân
Cơ quan hành chính Nhà nước: chính phủ
Cơ quan tư pháp: viện kiểm sát
+ Phân loại theo tên gọi: quyết định, nghị định, nghị quyết, thông tư, chỉ thị,…
+ Phân loại theo nội dung VB (chủ yếu theo các vấn đề): quốc tịch, kinh tể, hành chính
+ Các cách phân loại khác:

Phân loại theo mục đích biên soạn

Phân loại theo thời gian
Phân loại theo ngôn ngữ
Phân loại theo tính hiệu lực, pháp lý

3. Văn bản QLNN có vai trò như thế nào trong hoạt động của các cơ quan QLNN?
- Đảm bảo về thông tin cho hoạt động quản lý Nhà nước
- Là phương thức truyền đạt các quy định về quản lý và chỉ có VB mới có thể truyền đạt
nhanh chóng, chính xác và độ tin cậy cao
- Là phương tiện kiểm tra và theo dõi các hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
Nhà nước
- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật
2


4. Phát biểu các khái niệm về VB QPPL và VBHC? Phân biệt sự giống và khác nhau
giữa hai loại văn bản này?.
- VB QPPL : là VB do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và
trình tự của luật định trong đó các quy tắc về sử xự chung sẽ đượcthiết lập nhằm điều
chỉnh các quan hệ XH
- VB HC: là 1 loại VB nhằm truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý Nhà nước
- Giống:
+ Đều là phương tiện ghi thông tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ( hay ký hiệu)
nhất định.
+ Được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực
+ Các VB do 1 cơ quan ban hành có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp
dụng VB ban hành sau
+ Quy định về trách nhiệm pháp lý.
+ Trên VB đều phải có quốc hiệu, tên cơ quan tổ chức ban hành VB, số/ ký hiệu của
VB, Địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Khác:

+ VB QPPL là văn bản do CQNN ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền,
hình thức, trình trự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành VB QPPL hoặc trong
Luật ban hành VB QPPL của HĐND, UBND trong đó có quy tắc xử dụng chung, có
hiệu lực bắt buộc chung, được N nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã
hội.
+ VB HC là văn bản dùng để thực thi các VB QPPL hoặc thực hiện các tác nghiệp hành
chính (vai trò của VB HC)
5. Trình tự soạn thảo văn bản là gì? Bao gồm mấy bước? Theo anh (chị) bước nào quan
trọng nhất quyết định đến chất lượng của văn bản? Tại sao?
- Trình tự soạn thảo VB và ban hành VB là các bước mà cơ quan quản lý Nhà nước có
thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành VB theo
đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình
- Trình tự soạn thảo VB gồm 6 bước:
+ Soạn thảo
+ Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
3


+ Thẩm định dự thảo
+ Xem xét, thông qua
+ Công bố
+ Lưu trữ
- Bước … là bước quan trọng nhất quyết định đến chất lượng của VB vì …
6. Văn phong pháp luật hành chính là gì? Đặc điểm của văn phong pháp luật hành
chính?
- Văn phong pháp luật hành chính là: …
- Đặc điểm của văn phong pháp luật hành chính:
+ Tính chính xác và rõ ràng: để mọi người cùng hiểu đúng nội dung mà VB cần truyền
đạt
+ Tính phổ thông và đại chúng: đối tượng của VB chủ yếu là các tầng lớp nhân dân

+ Tính khách quan: thể hiện pháp luật của 1 quốc gia, không thiên vị
+ Tính trang trọng và lịch sự: thể hiện trình độ văn minh và trính độ quản lý của 1 quốc
gia, 1 dân tộc.
CHƯƠNG II

1. Thể thức văn bản là gì? Cho biết vị trí các yếu tố chung cấu thành văn bản?
- Thể thức VB là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu tố cấu thành VB
do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho VB hợp pháp, có hiệu lực
và mang tính khả thi, được pháp luật Nhà nước quy định
2. Phân tích các điểm khác biệt khi trình bày yếu tố 5a, 5b, 9a, 9b?
3. Anh/chị hãy thể hiện bằng sơ đồ khối các yếu tố chung cấu thành thể thức văn bản?

4


Ghi chú:
1

:

Quốc hiệu

2

:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

:

Số, ký hiệu của văn bản

4

:

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a

:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

:

Trích yếu nội dung công văn

6

:

Nội dung văn bản
5

7a, 7b, 7c

:

8

Dấu của cơ quan, tổ chức

:

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

9a, 9b :

Nơi nhận

10a

:

Dấu chỉ mức độ mật

10b

:

Dấu chỉ mức độ khẩn

11

:

Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12

:

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13

:

Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14
:
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số
Telex, số Fax
15

:

Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

4. Anh/chị hãy thể hiện bằng sơ đồ khối các yếu tố thể thức cấu thành văn bản quản lý
Nhà nước ?
5. Anh/chị hãy thể hiện bằng sơ đồ khối các yếu tố thể thức cấu thành văn bản Hành
chính?

6. Trình bày các yêu cầu cơ bản về nội dung khi soạn thảo văn bản quản lý nhà nước?
- Đảm bảo tính mục đích:
+ VB ban hành để làm gì?
+ Mức độ giải quyết đến đâu?
+ Kết quả như thế nào?
- Đảm bảo tính đại chúng:
+ Nội dung dễ hiểu dễ nhớ
+ Phù hợp với trình độ dân trí
-> Nhân dân nhanh chóng nắm bắt nội dung quản lý, có hành vi đúng đắn thể hiện pháp
luật; thể hiện rõ ràng bản chất Nhà nước của dân, do dân, vì dân
- Đảm bảo tính quy phạm:
+ VB phản ánh quyền lực Nhà nước
+ Đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực
6


+ Truyền đạt ý chí của Nhà nước
- Đảm bảo tính khả thi:
+ VB đảm bảo tính mục đích, tính phổ thông, tính khoa học, tính quy phạm thì có
tính khả thi
+ VB phải đưa ra yêu cầu về trách nhiệm thì hành hợp lý; phù hợp với trình độ,
năng lực và khả năng vật chất của chủ thể thi hành
7. Trình bày những yêu cầu về thể thức ( vị trí, cách viết ) của văn bản QLNN?
CHƯƠNG III

1. Quyết định là gì? Có mấy loại quyết định? Nêu sự giống và khác nhau giữa các loại
quyết định đó?
- Quyết định là VB của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành dùng để đề ra
các chủ trương, chính sách áp dụng cho toàn quốc hoặc đơn thuần chỉ giải quyết 1 quan
hệ liên quan đến 1 tổ chức hay 1 cá nhân cụ thể ( VB cá thể)

- Căn cứ nội dung QĐ, người ta chia QĐ thành 3 loại:
+ QĐ về tổ chức bộ máy
+ QĐ về nhân sự (điều động, bổ nhiệm, thuyên chuyển cán bộ…)
+ QĐ về các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan (ban hành
các quy chế, chế độ, chính sách…).
2. Phát biểu định nghĩa, đặc điểm các loại văn bản sau: Chỉ thị, quyết định, công văn,
thông báo, giấy mời họp, báo cáo, biên bản, hợp đồng kinh tế. Trình bày bố cục và mẫu
của từng loại văn bản trên?
- Chỉ thị:
+ Chỉ thị là loại văn bản được sử dụng để truyền đạt, ban hành các biện pháp thực
hiện các mặt công tác, các chủ trương, chính sách quản lý; dùng để chỉ đạo, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới.

7


+Thẩm quyền ban hành: Chỉ thị do các cơ quan có quyền ban hành văn bản
QPPL (Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, chánh án
TANDTC, viện trưởng VKSNDTC, UBND các cấp)
- Quyết định:
+ Quyết định thường được dùng để ban hành các quy định, quyết định về ché độ
công tác, về biện pháp, thể lệ, ban hành các chủ trương, chính sách, các vấn đề về tổ
chức – cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
+ Thẩm quyền ban hành: QĐ thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều cơ quan,
được dùng để đưa ra các QĐ quản lý. Trong hệ thống văn bản QPPL, QĐ thuộc thẩm
quyền ban hành của một số cơ quan cụ thể sau: Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ,
bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, chánh án TANDTC, viện trưởng VKSNDTC,
UBND các cấp.
- Công văn:
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà
nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các
doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để
thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm
vụ của mình.
- Thông báo:
+ Thông báo thường được sử dụng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân biết, hoặc để thực hiện. Cá thông tin này thường là các thông
tin để quản lý hoặc các vấn đề, các sự việc khác của cơ quan (thông tin trong thông báo
không có tính pháp lý, chỉ có tính truyền đạt).
+ Căn cứ vào tính chất, nội dung của thông tin trong thông báo, người ta chia
thông báo ra làm 2 loại:
Thông báo nội bộ: Chỉ phổ biến trong nội bộ một cơ quan, một đơn vị;
mức độ phổ biến thông tin có giới hạn, mặc dù các thông tin này không phải là
thông tin mật.
Thông báo thường: Không giới hạn đối tượng tiếp cận thông tin, có thể phổ
biến rộng rãi.
- Giấy mời họp:
8


- Báo cáo:
Báo cáo thường được sử dụng để tổng kết, sơ kết việc thực hiện KH công tác
hoặc được dùng để phản ánh tình hình lên cấp trên hoặc với tập thể về việc thực hiện
một nhiệm vụ công tác, một vấn đề hoặc một sự việc. Nó là thông tin ngược chiều lên
cấp trên. Người ta chia báo cáo thành 3 cặp:
+ BC tổng kết và BC sơ kết: BC tổng kết khi thực hiện xong 1 sự việc, 1 vấn đề,
có tính khái quát cao. BC sơ kết khi hoàn thành 1 giai đoạn hoặc 1 phần KH đặt ra; báo
cáo này mang tính chi tiết, tỉ mỉ, dựa trên kết quả báo cáo sơ kết để lập nên báo cáo
tổng kết, đồng thời thông qua báo cáo sơ kết có thể điều chỉnh Kh phù hợp với thực tế.

+ BC tổng hợp và BC chuyên đề: BC tổng hợp là loại BC đề cập đến nhiều vấn
đề, nhiều sự việc, nhiều nội dung công tác; dạng BC này mang tính khái quát. BC
chuyên đề chỉ đề cập đến 1 vấn đề, 1 nhiệm vụ công tác; nó mang tính tỉ mỉ, chi tiết, cụ
thể. Sự phân biệt BC tổng hợp và BC chuyên đề còn tuỳ thuộc vào góc độ cơ quan quản
lý.
+ BC định kỳ và BC đột xuất: BC định kỳ phải lập theo mốc thời gian xác định
trong năm (VD: BC tháng, BC quý, BC năm…), đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin
thường kỳ trong hoạt động quản lý. BC đột xuất được lập khi có những biến động đột
xuất xảy ra trong hoạt động quản lý cần phải phản ánh thông tin kịp thời để có hương
hướng điều chỉnh phù hợp.
- Biên bản:
+ Là dạng văn bản dùng để ghi chép tại chỗ về một sự việc đã diễn ra hoặc đang
diễn ra có chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền hoặc có trách nhiệm. BB là loại
phản ánh sự việc một cách chính xác, khách quan; người ghi BB không được thêm ý
kiến, bình luận vào trong đó; sau khi ghi BB xong phải được đọc lại cho những người
có liên quan nghe và ký tên.
+ Để BB có giá trị pháp lý và tính chân thực thì phải có đầy đủ chữ ký của người
có liên quan. Trong một số BB có thể chấp nhận chữ ký thay thế, nếu có tang chứng thì
phải được kèm theo.
+ BB không có giá trị pháp lý để thi hành, mà chủ yếu dùng làm chứng cứ pháp
lý minh chứng cho sự việc đã, đang diễn ra hoặc để cung cấp thông tin phục vụ ban
hành quyết định quản lý.
- Hợp đồng kinh tế:
3. Hãy nêu điểm giống và khác nhau giữa công văn mời họp và giấy mời họp?
9


- Giống:Giấy mời họp và công văn mời họp đều là văn bản của một tổ chức gửi cho các
thành viên hay các bên có liên quan đến dự họp tại một địa điểm, trong đó nêu rõ nơi
họp (where), ngày giờ (when), nội dung (what), do ai chủ trì (who), lý do (why), dự

kiến thời gian kết thúc buổi họp (How long).
- Khác: tuy nhiên chúng khác nhau về chủ thể phát hành.
+ Giấy mời: bất kỳ đơn vị nào cũng có thể phát hành. Giấy mời mang tính khách
sáo hơn. thể hiện sự tôn trọng nhiều hơn. nếu bạn nhận được giấy mời nghĩa là bạn sẽ là
nguoi quyet dinh, chủ động có nên tham gia ko
+ Công văn mời họp: chỉ có đơn vị nhà nước phát hành và thường áp dụng cho
các nội dung họp quan trọng. Công văn mang tính pháp lý cao hơn, thể hiện như 1 chỉ
thị và gần như bắc buộc bạn phải tham gia
4. Văn bản hợp đồng kinh tế là gì? Nêu nguyên tăc ký kết và nguyên tắc soạn thảo?
Trình bày kết cấu chung của một VBHĐKT?
II/ BÀI TẬP

1. Anh (chị) giúp lớp trưởng lớp viết báo cáo Đào tạo tháng 12/2013.
2. Anh (chị) giúp đồng chí bí thư chi đoàn viết báo cáo sơ kết đợt thi đua chào mừng
ngày thành lập đoàn 26/3 (20/11).
3. Anh (chị) giúp trưởng phòng Công tác HSSV, soạn thông báo mời ban cán sự các lớp
đúng 15h ngày 10/12/2012 đến Hội trường C300 họp triền khai kế hoạch thi học kỳ I
năm học 2013-2014.
4. Anh (chị) giúp trưởng phòng Hành chính tổng hợp soạn thông báo về kế hoạch nghỉ
mát của nhà trường nhân dịp hè 2012.
- Thời gian từ ngày 10 tháng 6 đến ngày 20 tháng 6 năm 2012.
- Địa điểm nghỉ mát: Thành phố Đà Nẵng.
5. Anh (chị) hãy dự thảo văn bản Biên bản ghi lại diễn biến buổi tổng kết năm học 2012
- 2013 của lớp.
- Thời gian: 14h ngày 25 tháng 12 năm 2012.
- Địa điểm: Phòng A402.
6. Anh (chị) hãy dự thảo văn bản Biên bản ghi lại diễn biến việc bàn giao tài sản giữa
Công ty X và trường Đại học Mỏ - Địa chất. Tài sản bàn giao gồm:
- 150 bộ bàn ghế.
- 50 bảng đen.

10


- 100 máy trợ giảng.
Thời gian bàn giao: 15h, ngày 09 tháng 12 năm 2013.
Địa điểm bàn giao: tại phòng Quản trị thiết bị.
7. Anh (chị) hãy dự thảo văn bản Giấy mời của lớp gửi cô giáo chủ nhiệm Lê Thị H với
nội dung sau: mời cô Lê Thị H tới dự buổi Đại hội Tổng kết năm học 2012 - 2013.
- Thời gian: 15h, ngày 25 tháng 12 năm 2012.
- Địa điểm: Phòng A402.
8. Anh (chị) hãy giúp ông Hiệu trưởng dự thảo văn bản Giấy mời mời ông Nguyễn Văn
A chủ tịch UBND huyện Từ Liêm tới dự buổi mít tinh chào mừng ngày nhà giáo Việt
Nam 20/11.
- Thời gian: 08h, ngày 20 tháng 11 năm 2012.
- Địa điểm: Hội trường C300.
9. Anh (chị) hãy giúp ông Hiệu trưởng trường dự thảo văn bản Quyết định tuyển dụng
3 giáo viên về công tác tại khoa Địa chất. Thời gian bắt đầu từ 01/10/2013.
10. Anh (chị) hãy giúp ông Trưởng phòng Công tác HSSV thừa lệnh Hiệu trưởng dự
thảo văn bản Quyết định công nhận ban cán sự lớp. Thời gian bắt đầu từ 01/11/2012.
11. Anh (chị) hãy giúp ông trưởng khoa Lý luận Chính trị thừa lệnh Hiệu trưởng dự
thảo văn bản Công văn gửi Chánh văn phòng Học viện hành chính về việc mời giảng
viên đến tập huấn chính trị . Thời gian từ 12/12/2012 đến 15/12/2012.
11. Anh (chị) hãy giúp ông trưởng phòng Đào tạo thừa lệnh Hiệu trưởng dự thảo văn
bản Công văn gửi NXB Chính trị Quốc gia về việc đặt mua giáo trình. Cụ thể:
- 1000 cuốn Kỹ thuật soạn thảo văn bản;
- 1000 cuốn Chính trị
Thời gian giao sách từ 01/12/2012 đến 15/12/2012.
Hà Nội, ngày 10 tháng 1 năm 2014

11