Quản lý thư viện và trung tâm thông tin giáo trình dùng cho sinh viên ngành thư viện thông tin

QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ
TRƯNG TÂM THÔNG TIN


B Ộ V Ả * HÓA . T H Ô \G n \

TRƯỜNG ĐAI HOC VÀN HÓA HÀ NÔI
•

•

THS. NGUYỀN TIẾN HIỀN - TS. NGUYÊN thì

•

la n thanh

QUẢN LÝ

THƠ VIỆN VÀ
TRUNG TÂM THÔNG TIN
( Giáo trinh dùng cho sinh viên
ngành T hu viện - thõng tin )

Hà Nội - 2002


thòng tin được biên sơạn cũng không ngoài mục
đích nói trên.
Giáo trìn h gồm 7 chương:

Chườm; I

: Lý th u y ết chung vể tò chức.
■ q u à n lý và tô’ chức q u ả n lý
trong cơ q u a n th ư viện - thõng
tin.

Chương II

: Tổ chức lao động tro n g cơ q u an
th ư viện - thông tin.

Chương III

: Cơ cấu tổ chức một sô’ loại
hình th ư viện và cơ.quan thông
tin ỏ Việt Nam.
•

Chương IV-

: Kế hoạch và báo cáo công tác
th ư viện - th ô n g tin.

Chương V

: Thống kê trong các cơ quan*
th ư viện - thông tin.

Chương VI

: Kinh tế hoạt động tro n g cơ
q u an th ư viện - th ô n g tin.

Chương v a

: Công tác đào tạo, hướng dẫn'
nghiệp vụ và công tá c th a n h tra
th ư viện - thông tin.

Giáo trình quản lý th ư viện và tru n g tám
thông tin được biên soạn lần này do hai tá c giả:
l . T h S . N guvễn Tiến Hiên - Chủ nhiệm khoa


T h ư viện - thông tin - biên soạn chương I. II. III.
IV.
2. TS. N guyễn Thị Lan T h a n h - Trướng
p hòng Đào tạo - biên soạn chương V. VI. VII.
%

Tô chức, q u á n lý luôn là một vấn dể lớn,
phức tạp. tác già đ ã cố gổng (ỉế bao q u át các tài
liệu mới. Song chắc c h ắ n còn nhiều th iê u sót. Rất
mong n h ạ n được ý kiến đóng góp chân th à n h của
các anh. các chị và các bạn dóng nghiệp.
Q ua lời nói đ á u . tôi xin được bày tó lòng biết
(*n liên các anh, các chị và các b ạ n dồng nghiệp đả
góp ý. giúp đỡ đê c h ú n g tòi hoàn th à n h giáo trình
này.

TÁC GIÁ

5


Chương I:
LÝ TH U YỂT CHUNG VỂ T ổ CHỨC,
Q U Ả N LÝ VÀ TÓ CHỨC QUẢN LÝ TRONG
C O QUAN TH Ư VIỆN - THÒNG TIN

I - Lý thuyét chung vé tổ chức, quàn lý.

I / Khái quái vé to chức Tó chức, đóng vai trò
vô cùng q u a n trọng trong mọi chê độ xả hội, mọi
lĩnh vực, mọi n g à n h nghề. Nhờ có tô chức tốt đã
m an g lại h iệ u q u ả lao động cao. Chính vì vậy, tổ
chức đã trỏ t h à n h tr u n g tâm chú ý cúa nhiêu lành
tụ tr ê n t h ế giỏi.
Ngay t ừ n á m 1918 sa u cách m ạng T háng
Mười th à n h công V. I. Lênin dã cho rằn g “ Đối với
chính quy ển Xô- Viết thi chính việc tô chức lao
động ... là v ấ n để chù yếu, vấn đề cản bán và là
vãn để nóng hòi n hất trong toàn bộ cuộc sống xã
h ộ i ” .( l )

Lênin còn viết : “Sức lực cúa h à n g trăm
người có th ê hơn sửc lực của hàng nghìn ngưòi
không ? O n g t r ả lời : Có th ê khi mã sửc lực của
h à n g tr ă m người có tỏ chức. Vì có tó chức thì sức

lực t ă n g lên h à n g nghìn lần "(2\
L ónin toan là p T .3 6 liỏ n g N g a xuát bân lán 5 Ir. 147
L é n in toàn lậ p T .3 4 liê n g N g a xuát bán lán 5 Ir.34.

7


Chủ tịch Hồ C hí M inh cũng đã từ n g đánh
giá vai trò của tô chửc q u á n lý rấ t cao. Người nói
r ằ n g : 'T ô chức, q u ả n lý là công việc khó khăii.
phức tạp n h ư n g r ấ t cần thiết, muốn quàn lý tốt
thì ngoài n h ữ n g k iến thức chuyên môn, ' ngoài
trìn h độ khoa học r a còn đòi hỏi cán bộ, công n h àn
phái thông suốt tư tiíởng, p h ái có thái độ làm chú
N hà nước, làm chủ xí nghiệp. Muôn quàn lý tốt
phải nâng cao tin h t h ầ n trá ch nhiệm làm đến nơi
đến chốn, .vượt mọi k h ó k h ăn , phải thực hiện cán
bộ th a m gia lao động, công n h â n th a m gia q u ản
P h ru m in I. M. - chuyên gia Liên Xò đã đưa
ra định nghĩa : Tô’ chức là hình thức để tạo lập và
duy trì một t r ậ t t ự của một hệ th ô n g nào dó gọi là
tô chức.
Trong từ điển tiế n g Việt có định nghĩa: Tô
chức - là sự xếp đặt, bỏ tr í các môi quan hệ giữa
các bộ p h ận với nhau.
Các giáo sư ỏ Học viện H àn h chính quốc gia
Việt N am đưa ra định nghĩa: Tổ chức là một khoa
học vể sự th iế t lập mối q u a n hệ giữa con người với
n h au , n h ằ m mục đích q u ả n lý tốt đỏi tượng của
mình.

Tô chức thường là n h ữ n g công việc hạt n h â n
N h ữ n g lời k ê u gọi c ủ a I ló C h ủ tịch T.V- Ir 12X - 121)

8


khỏi đ ầ u đê d ả n tới việc hình th à n h một tô chức,
một cò q u a n hoặc xí nghiệp v.v...
Nói n h ư vặy không có nghĩa là tô chức chỉ là
còng việc ban đ ầ u rồi k ết thúc, m à còn song song
tồn t ạ i và p h át trie n cùng với t ô chức', cơ q u an xí
n ghiệp đó.
%

Tô chức t hường lã công việc của Qán bộ lãnh
dạo! q u ả n lý, và các chuyên gia. Đòi hói đối với
cán bộ đưđc giao nhiệm vụ tô chức phải là người
có ch u ỳ ên m’ôr\ sâu về lĩnh yực m ình được giao
n h iệm vụ.
Ví dụ: Tố chức th à n h »lập một nh& máy_dệt,
người được giao n h iệm vụ tổ chức th à n h lập nhà
m áy p h ại là một chuyên gia hay một kỹ sư
ch u yên về n g à n h dệt, có thực tê nhiều năm, có
đẩu óc tố chức. Chi n h ư v ậ y họ mới có th ể xếp đặt
các dây chuyển, các p h â n xương, các phòng ban
một cách hdp lý, có nh ư vậy họ Biới tu y ể n chọn
được công n h â n í h e o đ úng yêu cầu, xếp đặt cán bộ
cho các phòng ban. m ua sắm tr a n g th iết bị phù
höp n h ấ t.
Tố chức có vai trò cực kỳ q u an trọng quyết

dịnh sự t h à n h công trong q u à n lý. N hững sai lầm,
’ khuyết diếp! tro n g công tác tổ chức và cán bộ là
nguyên n h â n của mọi nguyên nhán. gáy ra tình
tr ạ n g không tốt ỏ cơ q u a n đó.
9


c ầ n p h â n biệt h a i loại tô chức : Tô chức sản
x u ấ t kinh doanh và tô chức bộ máy q u án lý.
a) T ổ chức sàn xu ấ t - kinh doanh :
L ấy các h o ạ t động sả n xuất - kinh doanh
làm đôi tượng, dựa t r ê n cd sở phân tích k in h tế kỹ t h u ậ t và lấy hiệụ q u ả sản xuất - k in h d oan h là
tiê u c h u ẩ n cơ bản.
Nó là cơ sở để sử d ụ n g hợp lỷ mọi tài
nguyên, xây dựng và thực hiện kê hoạch sả n x u ất
- k in h do an h th èo phương hướng mục tiê u đã
định. Kết. hợp c h u y ê n môn hóa với kinh doanh
tổng hợp có hiệu q u ả và để tô chức bộ máy q u án
lý có hiệu lực.
b) T ổ chức bộ máy-quản lý:
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tố chúc sản x u ấ t và Có
chê k in h doanh n h ằ m q u á n lý có hiệu lực, 'phục
vụ có h iệu quả cho s ả n x u ấ t - kinh doanh.
Nó bao gồm tồ chức bộ máy N hà nựớr ớ
T ru n g ương, địa phương và bộ máy q u á n lý của
các tô chức sản x u ấ t - kinh doanh, hình t h à n h hệ
th ố n g q u ản lý thích hợp. Nó phải luôn đ á p ửng
yêu cầu và n h ữ n g b iên đỏi p h ù hợp với sự phíự
tr iể n củ a cơ càu s ả n x u ấ t, tổ chức sản x u ấ t và cở
c h ế q u ả n lý kinh doanh. •

2/ Khái quát vé quàn lý : Theo q u an điếm của
10


•Mác, ỏng coi q u á n lý là chức n àn g đặc biệt, được
s in h ra từ tín h ch ấ t xả hội hóa lao động, Người
viết : “Bá't kỳ m ột lao động xã hội h a y cộng đồng
nào, được tiến h à n h trê n quy mỏ tương đối lớn •
cũng đểu cần có sự q u à n lý. nó xác lập mối q u an
hệ hài hòa giữa các công việc riêng rẽ và thực
hiện chức h ă n g c h u n g n h ấ t, x u ất p h á t từ sự vận
động của to àn bộ cơ cấu sả n xuất (khác với sự vặn
động cúa từ n g bộ p h ậ n độc lập trong nên sản x uất
ấy). Một n g h ệ sĩ chới đàn, chi phái điều khiển
chính m ình, n h ư n g một dàn nhạc thì phái có nhạc
t rưởng "(4).
T ừ đó ta có t h ế hiểu q u á n lý là sự tác động
có V thử c đê chi huy, điêu khiến, hưỏng d ẫ n các
q u á tr ìn h xã hội và h à n h vi hoạt động của con
người dê đ ạt tới m ục đích của ngưòi q u ản lý. phù
..hợp quy luật k h ách q u an .
. •
Hoặc t a có th ê định nghĩa ngắn gọn bơn.
Q u ả n lý là sự tác động có mục đích của chú
th ể lên khách th ê n h ằ m nâng cao hiệu su ất lao
động.
Q u ả n lý là một yếu tô hết sức q u a n trọng
không thê th iêu được trong đòi sống xã hội. Xã hội
p h á t triể n càng cao, thì vai trò của q u ả n lý càng

Mác - A n g ghen loàn láp T 23 - Tr.342


lởn và nội d u n g c à n g phức tạp.
Q u án lý có ba loại hình: Các loại hình này
đều có một x u ấ t p h á t điểm giống n h a u là "docon
ngưòi điều kbiên" n h ư n g khác n h a u về đốitượng
q u ả n lý.
L o ạ i th ứ nhất: Con người điều k h iế n các v ật
h ữ u sinh, ỏ đây không phái con người bắt chúng
p h ái thực hiệii ý đồ và ý chí củ a ngưòi điểu khiển.
Đây là q u án lý tro n g sip h học, trong th iê n nhiên,
môi trư ờng v.v... (lai giống, ghép cây, công nghệ
sinh học v.v ...).
L o ạ i th ứ liai: Con ngưòi điểu k hiển các vật
vô tri, vô giác đê b ắ t chú n g phái t hực hiện ý đồ và
ý chí củ a người điều khiển. Đây là q u á n lý trong
kỹ t h u ậ t (máy tín h , người máy, thòng tin v,v...).
L o ạ i th ứ b a : Con người điều khiên con người
các tổ chức của Đáng. N hà nước, tô chức kinh tê.
v ă n hóa xã hội ... đó là q u à n lý xã hội.
3/ Các yếu tó tác động đèn quán lý:
Các cơ q u a n và cá n h â n q u ả n lý đế q u ản ly
tốt các đối tượng củ a mình; họ phai luôn q u an
tr iệ t 5 yếu tố s a u đây:
ư) Yếu tố .xã hội: tức yếu tố con người, yếu tố
này được biếu hiện: vì con người và do con người
là động lực chinh cù a sự p h á t triể n xã hội. là mục
12

dich chính của q u án lý Nhà nước.
Đại hội Đ áng Cộng sàn Việt Nam lần th ứ
VII đâ chi rõ: “Chiến lược kinh t ế - xã hội đặt con
người vào vị t r í tru n g tâm . giái phóng .sức sàn
xu ất, khơi dậy tiềm n ăn g cùa mỗi cá n h ản , mỗi
t ậ p th ê lao động và của cả cộng đồng d â n tộc,
động viên và tạo điểu kiện cho mọi người Việt
N am p h á t huy ý chí tự lực. tự cường, cần kiệm
xây dự ng và bảo vệ Tổ quốc, ra sức làm giầu cho
m inh và cho đ ấ t nước. Lợi ích của mỗi người, của
từng tậ p thể, của toàn xã hội gan bó hữu cơ' với
n h au , trong đó lợi ích cá n h â n là động lực trực
. • *' «» I SI
tiếp
Hoặc qua Nghị quyết hội nghị đ ại'b iêu toàn
quốc giữa nhiệm kỳ khóa VII đã viết: “Tư tưởng
chí đạo xuvên suốt các chủ tníc ng, chinh sách của
Dàng, N hà nước về lĩnh vực ván hóa. xã hội, là
chăm sóc bồi dưdng phát huy n h â n tố con ne-iíời.
với tư cách vừa là động lực, vừa là mục tiêu của
h
m ạn g **(f>ỉ
hì Yếu tô chính trị: Dưới sự lành đạo của
Đáng Cộng sán Việt Nam. kiên trì con đường
XHCN là sự lựa chọn duy n h ất đúng của nước ta.
•

•

•

Vãn kiệ n D a i h ội V II C hiên lưực ôn đ ịn h và phái triò n K T - x u
Ii-Ii nàm 2(KK)
Vãn kiê n h ỏ i n g h ị T r. 4 3 - 4 6

13


Yếu tô' chính tr ị trong q u á n lý, đòi hỏi các công
chức, trước h ế t là viên chức lản h dạo p h á i q u án
tr iệ t tư tương cách m ạng là t h ế giới q u a n M ác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, đồng thòi n h ậ n
thức và thực hiện đ úng đ á n vấn dể chuyên chính
h iện nay, nội d u n g cơ bán củ a nó là chính quyển
thuộc về n h â n dân, bao gổm công n h ân , nông dàn
và tr í thức. H oạt động q u ả n lý phải theo đường lối
của giai cấp công n h â n mà đội tiền phong của Í1 Ó
là Đ ản g Cộng s ả n Việt Nam.
c) Yếu tô tô’ chức: Tô chức là khoa học về sự
th iế t lập các mối q u a n hệ giữa con người đê thực
hiện công việc q u ả n lý. Đó là sự sắp đ ặ t một hệ
thông bộ máy q u ả n lý, quý định chức năng, nhiệm
vụ và th ẩ m quyền cho từ n g cơ q u a n trong bộ máv
ấy. Quy định các mối q u a n hệ dọc n g ang của từng
cơ q u an , b ố tr í cán bộ và các chẽ độ, chính sách
cán bộ...là r ấ t q u a n trọng. Muốn q u ả n lý p h ái có
tô chức, không có tô chức không t,hê q u ả n lý dược.
Đ áng và N hà nước t a đă chi rõ một tô chức
được sinh r a và tồn tạ i là do nhu cầu q u án lý xã
hội, n h u cầu công việc, không được x u ấ t p h ái từ

tìn h cám riên g tư của một nhóm hoặc cá n h â n
lã n h đạo nào. Một tô chức phái có chức năng,
nhiệm vụ và quyển h ạ n rõ. ràng, có biên ch ê đủ
m ạ n h đê thự c thi nhiệm vụ ... phải h o ạt động có
hiệu quả, m ang lại lợi ích cho xã hội. nếu không
14


n h ư vậy thi k h ô n g tồn tại.
d ị Yếu tó quy én uy: Q uyền uy là th ê thống
n hất giữa quvển lực và uy tín. Quyển lực là công
cụ đẻ q u à n lý, gồm một hệ thống p h áp luật, điều
lộ, quy chế, nội quy ... được tô chức và hoạt động
theo nguyên tắc t ậ p tr u n g dân chủ. Uy tín là
p h ấ m c h ấ t đạo đửc cách m ạng, có kiến thửc, năng
lực, biết tổ chức và điển h à n h công việc, tru n g
thực, th ả n g th ắ n , sống làn h m ạn h , có k h ả năng
đoàn kết mọi người, gương mẫu, có tín nhiệm.
Muốn q u á n lý phái có quyển lực nhưng chỉ có
quyền lực mà không có quyển uy thì cùng không
q u ả n lý được.
í' ) Yếu t ố thông rin: Trong q u àn lý. th ô n g tin
là căn cứ đẻ ra quyết định và tô chức th ự c hiện
quyết đ ịn h có h iệu quà. Không có thông tin đầy
đù. chính xác và kịp thời, thì người q u ả n lý không
q u á n ly được.
N ăm yếu tỏ trên , yếu tỏ một và hai thuộc
yếu tố m ục đích chính trị của q u án lý. Bíi yếu tô
sau là n h ữ n g yếu tô biện pháp, kỹ th u ậ t, nghệ
th u ậ t q u á n lý.

Q u a n lý thường là n h ữ n g công việc tiếp theo
cua tò chức, n h à m giup cho cơ quan, xí nghiệp dò
tồn tạ i v.à p h á t trien.
Đè q u á n lý tốt một cơ quan, xí nghiệp, đòi
2- Ql.TV

15


hói cán bộ q u ả n lý phài n ắ m được nguyên taç và
phương p h á p q u á n lý chung, phái hiểu biết về
n ă m yếu tố tác động trên . Ngoài ra đòi hỏi cán bộ
q u ả n lý phải là ngưòi có tr ìn h độ chuyên m ôn sâu.
là n h à tâ m lý và n h à sư phạm , là người cóng bằng
và có lương tâ m n g h ề nghiệp.
Lénin nói : “P h ấ n đ ấ u làm sao để q u á n lý ít
hao p hí lực lượng n h ấ t, làm sao cho mỗi cán bộ
q u ả n lý đều là n h ũ n g ngưòi có n ăn g lực, b ấ t luận
là chuyên gia h a y công n h â n đều phải làm việc cả,
đểu phải th a m gia q u ả n lý, làm sao cho họ cảm
th ấ y rằng, nếu không th a m gia q u à n lý là có tội’’ 7'
Trong q u á n lý th ì q u à n lý xã hội là một khái
niệm rộiỊg, là một hệ th ố n g nhiều vành, bao trù m
lên toàn bộ cơ cấu của cơ sỏ hạ tầ n g và k iến trúc
thư ợ n g tần g . N hững v à n h đai chủ yếu cúa quản
lý xă hội là: q u á n lý k in h tế, q u ả n lý h à n h chính,
q u ả n lý v ă n hóa tư tướng, q u ản lý khoa học kỹ
t h u ậ t ...
•

Theo q u a n điểm của P h ru m in - chuyên gia
Liên b an g Nga cho rằng:
T h u ậ t ngữ “cơ cấu q u á n lý" biểu thị một khái
niệm hẹp hơn t h u ậ t ngữ "cơ cấu tổ chức". "Cơ cáu
tổ chức" được xem n hư một hệ thống, thì "cơ cáu
' l

° ' L ẽ n in h à n vé tố c h ứ c q u ả n lý k in h lẻ X H C N - N X B S ự Ihật. 1970
T r. IX

16


q u ả n lỹ " chi là một p h ân hệ. Hay nói cách khác
cơ t h ể e>n người là một "cơ càu tỏ chức'' thích
hợp. th ì “cơ cấu q u ả n lý" chỉ là kết cấu của bộ não
và h ệ th ầ n kinh.
S tu e a rt R. D. chuyên gia th ư viện học Mỹ lại
có q u a n niệm ngược lại, cho q u án lý là lớn bao
h à m cã lô chức, tô chức chi là một yếu tô giúp cho
công tá c q u á n lý m à thôi.
Trong t ấ t cá các lĩnh vực q u án lý người ta
chia r a liai tá n g q u ả n lý: Q u án lý vĩ mô và quản
lý vi mô.
- Q'.iàn lý vĩ mô là bộ máy q u àn lý lớn, tương
đương vói các n g à n h hoặc cấp bộ. Nhiệm vụ của
q u á n lý vĩ mô là hoạch định các chú trương, chính
sách, phương hướng p h át triển về một ngành
nghề; một lĩnh vực nào đó.
- Q uán ly vi mỏ là đi vào chuyên sâu và hẹp

hơn quan lý vĩ mô. Nhiệm vụ của q u án lý vi mỏ là
chi tiế t hoa về khoa học q u án lý ớ các cơ q u an , XÎ
nghiệp sao cho th u được hiệu quà cao trong lao
dộng, sàn x u ất.
]
~~
M -p o /
II - Nguyên tắ c và phương phàp quân lý :
/. Nguyen tác quán lý
Là n h ữ n g q uy định, chỉ’ thị, pháp lệnh, hiên
p h á p yêu cầu cơ q u a n VB cá n h â n qtíậri lý phải
'RU\ ;: a.mthoístỉn

17


thực hiện các quy định đó một cách nghiêm túc.
Trong q u á n lý th ư ờ n g vận d ụng bốn ngu vén
tắc cơ bán sau đây :
a/ Nquyền lắt D ánÍỊ lữnli d ạ o. Nhủ míới i/iuin ly

Đ ảng Cộng san Việt Nam, đội tiên phong
của giai cấp công n h â n Việt Nam. đại biêu tru n g
th à n h củ a giai cấp công nhân, n h â n dân lao động
và cúa cà d â n tộc. Theo chủ nghĩa Mác - Lênin và
tư tưởng Hồ Chí Minh, là lực lượng lã n h đạo Nhà
nước và xã hội.
Trong hệ thống chính trị của xã hội ta, Đ ảng
Cộng sản là h ạ t n h án của hệ thống, là Dáng cầm
quyền, bao đ ám quyển làm chủ của n h ân dân.

N hưng Đ ản g không phái là tỏ chức quyền lực
chính trị n h ư Nhà nước. Đ áng lã a h đạo chử
không q u án lý.
Đ àng lãnh đạo Nhà nưốc và vạch ra các
đưòng lối, chủ trư ơng chính sách lớn, ch ă m lo
công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ. bỏ trí c á n bộ
trong các cơ q u a n Đáng và Nhà nước, kiên nghị,
giói th iệu cán hộ với các cơ q u an d â n cử một cách
d â n chủ.
b/ Nguyên tắc rập trung chín chù.

Điêu 6 Hiên p h áp cùa nước ta n ăm 1992 đã
quyết định “Quốc hội. Hội đồng N h ãn d â n các cấp


và các cơ q u a n k h á c cùa N hà nước đều tô chức và
h o ạ t động th eo n guyên tắc tậ p tru n g d â n chủ". Đó
là n g u y ên tắ c cơ b á n n h ất của tô’ chức, q u ản lý
N h à nước xã hội chú nghĩa - t ấ t cà quyền lực
thuộc vê n h â n dán. mọi cơ quan phải chịu trách
n h iệm trước dãn. Thực ch ất của nguyên tắc tập
t r u n g d à n c h ủ là kết hợp sự lãnh đạo tập tru n g
của N há nước với việc mỏ rộng quyển hạn, trách
n hiệm củ a từ n g cơ quan, xí nghiệp phái báo đảm
cấp dưới p h ụ c tù n g cấp trên, địa phương phục
tù n g T ru n g ương.
N guyên tắc tậ p tr u n g dân chủ, được thực
h iện th ố n g n h ấ t cho cả m ạng lưới, cũng n h ư cho
từ n g th ư viện. Các th ư viện trong cùng m ạn g lưới
đều hình d ắ n g với n h au . Mọi sán g kiến cải tiến

của các th ư viện đều được đánh giá ngang nhau,
đểu có c h u n g sự chì đạo, lãnh dạo, có chung nghĩa
vụ, q u y ề n lợi và trách nhiệm.
P h ải kiên quyết khắc phục bệnh tậ p tru n g
q u a n liêu, đổng thòi khắc phục bệnh tự do vỏ tô
chức; h a i bệnh đỏ đêu trá i với nguyên tắc tậ p
tr u n g d â n chủ.
c/ N quyên tái thù trường
Được th ê hiện ớ chỗ: toàn bộ quyền chi đạo
công việc tro n g cơ q u an được trao cho một cá
n h ân - đó là th ủ trư ớng cơ quan. T h ủ trường được
19


mọi quyền h à n h cần th iết đê điểu khiên công việc
và phái chịu trá c h n h iệm về kết quá hoạt động
của cơ q u a n đó trước N h à nước và p h áp luật. Tất
cả cán bộ, n h â n viên phải phục tù n g lệnh điểu
h à n h của th ủ trư ởng cơ quan.
Đê thực hiện đ ú n g nguyên tắc này, thu
trưởng phái biết k ết hợp quyền lãn h đạo của
m ình với việc lôi cuốn đông đảo các tô chức: Đoàn.
Công đoàn cùng th a m gia q u ản lý, theo tinh th ắn
t ậ p th ê lã n h đạo, cá n h â n phụ trách. Có nh ư vậy.
nguyên tắc th ủ trư ởng mới p h á t huy được hết tác
dụng, đ ú n g với ý nghĩa của nó, không sợ phạm sai
lầm.
d/ Nguyên tắc kiểm tra thường xuyên kịp thời.
Là nguyên tắ c không thê th iếu trong quá
trìn h q u á n lý. Nêu cán bộ lản h đạo chì biết giao

nhiệm vụ, mà không theo dõi, kiểm tr a thương
xuyên thì r ấ t có th ê sẽ d ẫ n tới h à u quá đ án g tiếc
r ấ t khó sử a chữa vì đã quá muộn, nên phái có sự
kiêm tr a thường xuyên, kịp thời. Yêu cầu cán bộ
l ả n h đạo q u à n lý p h ải gắn bó di sâu, đi s á t VÒI cơ
sờ. có đủ kiến thứ c chuyên mòn đè kiểm tra công
việc. Nêu p h á t hiện có gì sai trái, phái kịp thờ)
chấn chỉnh ngay. Có n hư vậy mới không dẫn tới
sai lầm lớn.
2. Phuơng pháp quán lý
20


Là tông t h ể các cách thức tác động, có hướng
đích đến người lao động và tập th ế sản x u ấ t n h ằm
đ á m bão phối hợp hoạt động của họ trong quá
tr ì n h thực h iện nhiệm vụ đã đẻ ra.
■

*

•

•

M uôn q u á n lý một cơ quan, xí nghiệp có hiệu
q u ả , nếu chi xác định đ úng mục tiêu, nhiệm vụ và
nguyên tắ c q u á n lý thì chưa đủ, m à cần tìm các
phương p h á p q u à n lý sao cho thích hợp là tôi cần
th iết. Phương p h áp q u àn lý khác với nguyên tắc

q u á n lý ớ chỗ: nguvên tắc quán lý là các quy định
bắt buộc người q u án lý phái thực hiện, còn
phương p h á p q u à n lý thì mềm dẻo hơn, linh hoạt
hơn, nó không b ắ t buộc, tùy điểu kiện cụ th ê của
từ n g cơ q u a n m à áp dụng. Có th ư viện á p dụng
phương p h á p này, có th ư viện áp d ụ n g phương
p h á p khác, miền là có kết quá tốt.
Các phướng p h áp q u àn lý n hư sau :
a/ Phương pháp hành chính
Là phương p h á p thực hiện sự hướng dẫn. chỉ
dạo trực tiế p của cơ q u an quàn lý cấp trên đối với
cấp dưới. S ự hưóng dần chỉ đạo này có tín h pháp
lệnh n h ư n g v ẫ n mềm dẻo hơn nguyên tắc.
Sự chi đạo chung, thống n h ấ t cho các thư
viện là n h ư vậy, còn mỗi th ư viện lại dựa vào điều
kiện cụ th ê của m ình đè vận d ụng một cách sáng
tạo. C h an g h ạ n sự chí đạo chung cho các cơ quan
21


th ư viện - thông tin trong m ạ n g lưới là p hái làm
việc 8 giò một ngày và phái tă n g cường các biện
p h áp th u h ú t b ạ n đọc.
N h ư vậy không n h ấ t th iết t ấ t cá các th ư viện
phải mó của từ m ấy giờ đến m ấy giờ. mà tu ỳ theo
điều kiện cụ th ể củ a mỗi th ư viện có th ê sớm hơn
hoặc m uộn hơn. T ă n g cường công tác th u h ú t bạn
đọc cũng vậy. có th ư viện áp d ụ n g phương pháp
trư n g bàv sách, có th ư viện áp d ụng phương pháp
giới th iệ u sách v.v...

•

•

•

b/ Phương pháp tám /v giáo dục
Phương p h á p n à y dựa vào những đặc điểm
tâ m lý xã hội của người lao động nói chung đê xác
định. Theo phương p h á p này đòi hói cán bộ quán
lý phải biết tá m lý, tìm hiểu kỹ vể các th à n h viên
dưới q u yền q u ả n lý của m ình vê trìn h độ, tính
cách, k h a năng, hoàn canh gia đình, cá tín h sỏ
thích v.v... Từ h iểu biết đó d ẫ n đến áp d ụng biện
p h á p nào cho thích hợp: động viên, th u y ế t phục,
tạo điểu kiện hoặc cưỡng bức lao động đế đ ạt được
hiệu q u ả lao động cao. Hoặc giáo dục họ theo
gương người tốt, việc tốt; lao động là vinh quang,
lao động là nghĩa vụ của mọi người v.v... mọi
người p h ải có ý thức đối vói lao động ...
c/ Phươtiiị pháp kinh tè
Là phương p h á p q u a n trọng của thòi kinh tê
22


th ị triíòng, k h u vẻn khích mọi người làm giàu hợp
p h áp . Ai làm nhiều hướng nhiều, ai làm ít hường
ít, th ư ớ ng p h ạ t công minh, đ ặ t quyển lợi của cá
n h â n làm trọng, vì trước tiên làm việc đó phái có
lợi ích cho b à n t h â n người lao động, họ mới nhiệt

tìn h , s a u đó mới đến t ậ p th ê và Nhà nước. Tức kết
hợp hài hòa giữa quyền lợi cá n h á n với tậ p th ế và
N hà nước.
III - M ột số khái niệm vế hệ thống

Theo q u a n điểm của các nhà q u án lý phương
Tây, tiêu biêu là P. Drucker, ông cho rằn g các nhà
q u ả n lý c ầ n phái hiểu th ấ u đáo về hệ thống và các
k h ái niệm liên q u a n đến hệ thống, chi có nh ư vậy
mới q u ả n lý được
1. Hệ thống Là tậ p hợp các p h ẩn tủ theo một
quy luật nào đà’y đê th à n h một chinh th ê và nhờ
đó x u ấ t h iện thuộc tinh mỏi gọi là "tính trội" của
hệ thông.
Ví dụ: T ín h trội của chủ nghĩa tư bàn là
n ă n g s u ấ t lao động, hệ thòng tín hiệu giao thòng,
hệ th ố n g t u ầ n hoàn máu. Cờ th ê con người, một
n h à máy, một xí nghiệp, một trường học đều là
một hệ thống, v.v...
2. Lý thuyết hệ thống: Là tập hợp các bộ môn
khoa học đê nghiên cửu, giải quyết các v ấ n đề
tr ê n q u a n điếm to àn thê. Lý th u y ế t hệ thống có
23


đôi tượng nghiên cứu là các quy lu ậ t vê sự ra đòi
và biến đôi của các hệ thông.
3. Phần tử: Là tê bào tạo nên hệ thống, nó có
tín h độc lập tương đối.
4. Môi trưởng: Là tậ p hợp các p h ần tử. các

p h â n hệ n ằm ngoài hệ thống, n h ư n g lại tác động
lên hệ thông, à n h hưởng trực tiếp đến kết qúa
h o ạt động củ a hệ thống.
5. Quan điểm tập thê: Là một q u a n điểm nghiên

cứu. giải q uyết v ấ n đề một cách có căn cứ khoa
học, hiệu quả, h iện thực, dựa trê n những quan
điếm đã được tậ p th ê th ừ a nhận.
Có bốn q u a n điếm tậ p th ê sau đây:
- V ặt c h ấ t có trước, tin h th ầ n có sau.
- Sự v ật tổn t ạ i nương tựa lẫ n nhau.
- Sự v ật luôn vận động và biến đổi.
- Động lực của sự phát triển bên trong sự việc.
6. Đẩu vào, đẩu ra:

Đầu vào: là sự tác động của môi trường lên hệ
thống.
Đ ầu ra: là p h ả n ứng trớ lại của hệ thống lên
mỏi trường.
Trong q u ả n lý cần 6 đầu vào và 4 đầu ra sau:
- S áu đ ầ u vào :
24


+ P h ả i có tiền
+ Có tô chức lao động
+ Lao động có ta y nghề
+ Có th ô n g tin, thị trường
+ Có t h i ế t bị và công nghệ
+ Có thời cơ

- Bôn đ ầ u ra :
+ P h ải tá i sản x u ất sức lao động (dám báo
cuộc sông cho ngưòi lao động).
+ P h ả i hoàn th à n h nghĩa vụ xă hội.
+ Phái tái sản x u ất mờ rộng cơ sỏ vật chất.
+ P h ả i bảo vệ môi trường, môi sinh (đảm
bao vệ sin h môi trường, môi sinh)
7. Hành vi của hệ thống: là tậ p hợp các đầu ra có
th ẻ có củ a hệ th ố n g trong khoáng thời gian nào đó
t a q u a n sát được.
K hông n ê n có các h àn h vi sau :
- C ấp dưới không thích làm b ắt làm.
- Hiếu sai ý điều h à n h cua cấp trên.
- Lực b ất tòng tám.
8. Mục tiêu : là tr ạ n g thái mong đợi cần có và
có th ê có của h ệ tHống ó một thòi điểm, hoặc sau
25


một khoáng thời gian n h ất định (mục tiêu cúa kê
hoạch 5 n ă m ), m ục tiêu 4 nãm học đại học v.v...
9. Cơ cấu cùa hệ thông: là hình thức cấu tạo bên
trong của hệ thống, bao gồm sự sắp xếp các bộ
phận, các p h ầ n tử tro n g hệ, cùng các mối tác
động, q u an hệ qua lại giữa chúng đế tạo th à n h hệ
th ô n g hoàn chỉnh.
10. Cơ chế hệ thông: Là phương thức hoạt động
hợp vỏi quy lu ậ t của hệ thống, bao gồm việc tạo
th à n h cơ chẽ hợp lý và các ràn g buộc giữa các bộ
phận, giũa các p h á n tử, nhò đó cá hệ thống hoạt

động theo mục tiêu đã định.
Ví dụ: Các tín hiệu đèn trê n đường giao
thông là cơ chê củ a hệ thông.
11. Trạng thái cùa hệ thống: là khá n àn g k ế t hợp
giửa các đ ầ u vào và đ ầ u ra của hệ thống hay còn
gọi là thực tr ạ n g của hệ thống.
12. Điếu khiên hệ thống: là cách của chú thê
(cả*p trên) tác động d ẫ n d ắt các đối tượng khách
th ẻ (cáp dưới) theo các quỹ đạo dự kiên đến mục
tiêu đã định.
IV - TỔ chức, quản lý cơ quan thư viện - thông tin

/ . T ổ chức cơ quan th u viện - thõng tin', là một
p h ẩ n của tô chửc, văn hóa. Để tô chức cơ q u a n thư
viện - th ô n g tin được tốt ta phái luôn bám vào nội
26