XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN TẠI TRUNG TâM THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ BÌNH THUẬN

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG TIẾN
BỘ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ BÌNH THUẬN
Giảng viên hướng dẫn : ThS TRẦN MINH TÙNG
Sinh viên thực hiện: TRƯƠNG KHÔI NGUYÊN
Lớp : LTDH6-TH
Tp.Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2012
MỤC LỤC
Đề tài: Quản lý công văn
DANH MỤC HÌNH
Hình 2.2.1: Các thành phần của SQL server 2005
Hình 2.2.2: Bộ công cụ của SQL server 2005
Hình 2.4.1: Môi trường lập trình Windows Form với ngôn ngữ C# trong bộ
Visual Studio 2008
Hình 2.5.1: Màn hình thiết kế Power Designer 15.2
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức trung tâm.
Hình 3.2: Quy trình văn bản đi
Hình 3.3: Quy trình văn bản nội bộ
Hình 3.4: Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý công văn
Hình 4.1: Màn hình đăng nhập
Hình 4.3: Cấu hình máy chủ
Hình 4.4: Tiếp nhận công văn đến
Hình 4.5: Công văn chưa xử lý
Hình 4.6: Giao diện chuyển lãnh đạo ký duyệt
Hình 4.7: Màn hình cập nhật thông tin công văn đến
Hình 4.8: Xác nhận xóa công văn đến

Hình 4.9: Công văn đến chưa xử lý giám đốc
Hình 4.10: Chuyển Phó Giám Đốc
Hình 4.11: Danh sách công văn đến đã duyệt
Hình 4.12: Màn hình phân phối công văn đến
Hình 4.13: Soạn công văn đi
Hình 4.14: Công văn đi chưa ký duyệt
Hình 4.15: Công văn đi phát hành
Hình 4.16: Danh sách công văn đến
Hình 4.17: Danh sách công văn đến chưa xử lý
Hình 4.18: Danh sách công văn đến đã xử lý
Hình 4.19: Danh sách công văn đi
Hình 4.20: Công văn đi phát hành
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 2
Đề tài: Quản lý công văn
Hình 4.21: Công văn đi chưa duyệt
Hình 4.22: Công văn đi đã duyệt
Hình 4.23: Màn hình tìm kiếm công văn đến
Hình 4.24: Màn hình tìm kiếm công văn đi
Hình 4.25: Soạn thông báo
Hình 4.26 : Thông báo đến
Hình 4.28: Tìm kiếm thông báo nội bộ
Hình 4.29: Chi tiết tài khoản……………
DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1: Khảo sát phần cứng Error: Reference source not found
Bảng 3.2: Khảo sát phần mềm Error: Reference source not found
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU
1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 3
Đề tài: Quản lý công văn
Ngày nay, cải cách hành chính là vấn đề mang tính toàn cầu. Cả các nước đang phát

triển và các nước phát triển đều xem cải cách hành chính như một động lực mạnh mẽ để
thúc đẩy tăng trường kinh tế, phát triển dân chủ và các mặt khác của đời sống xã hội.
Ở Việt Nam, công cuộc đổi mới toàn diện đất nước được bắt đầu từ năm 1986, tính
đến nay đã gần 20 năm. Trong khoảng thời gian đó, đồng thời với việc đổi mới về kinh tế
thì cải cách hành chính cũng được tiến hành. Nền hành chính của nước ta còn tập trung,
quan liêu bao cấp gây khó khăn cho dân nhân và hoạt động của các doanh nghiệp và các
nhà đầu tư, kiềm hãm sư phát triển của nền kinh tế đất nước. Do đó ngày 17 tháng 9 năm
2001 Thủ tướng chính phủ đã ra quyết định Số 136/2001/QĐ-TTG phê duyệt chương
trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010. Tháng 4/2011 Chính phủ tiến
hành tổng kết Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010
và ban hành Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 về Chương trình tổng thể cải
cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020. Chương trình tổng thể cải cách hành
chính nhà nước chia thành 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 (2011-2015); giai đoạn 2 (2016-
2020), tập trung vào 6 nội dung: Cải cách thể chế; cải cách tổ chức bộ máy hành chính
nhà nước; cải cách thủ tục hành chính; xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức; cải cách tài chính công và hiện đại hóa hành chính.
Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh
vực của nhà nước đều gắn liền việc tổ chức sử dụng và quản lý công văn.Thực hiện tốt
công tác điều hành, lưu trữ công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện
cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị. Công việc của một cơ quan, một xí
nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ
có làm tốt hay không. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc
một cách có hệ thống, qua đó đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải
cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay và hướng tới Chính phủ điện tử trong
tương lai.
Hiện nay việc quản lý công văn còn gặp phải một số khó khăn như sau:
- Số lượng công văn lớn và thao tác thủ công nên gây ra sự chậm trễ, tốn thời gian
làm ảnh hưởng đến việc xử lý công văn.
- Lưu trữ, trao đổi bằng giấy tờ dễ bị mất mát, thất lạc.

- Tìm kiếm, báo cáo, thống kê, tổng hợp lập báo cáo khó khăn.
Do đó đề tài “Xây dựng chương trình quản lý công văn tại Trung tâm Thông tin &
Ứng dụng Tiến bộ KHCN Bình Thuận” nhằm giúp trung tâm quản lý công văn một cách
tốt hơn, tiết kiệm chi phí nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của người dân và khách
hàng, xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, hiện đại.
1.2 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 4
Đề tài: Quản lý công văn
Chương trình quản lý công văn nhằm thực hiện việc quản lý công văn đến, công
văn đi, công văn nội bộ. tìm kiếm, thống kê, tổng hợp báo cáo và quản lý lưu trữ một
cách chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Các nghiệp vụ chính trong việc quản lý công văn:
- Quản lý công văn đến: tiếp nhận công văn, phân phối công văn tới các đơn vị, giải
quyết công văn đến, theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống
kê, nhắc nhở)
- Quản lý công văn đi: soạn thảo công văn đi, phát hành công văn đi, vào sổ công
văn đi, theo dõi tình hình triển khai công văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở).
- Quản lý lưu trữ và cung cấp thông tin: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp
thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ quản lý và giải quyết công
văn.
Chương trình quản lí công văn giúp trung tâm giải quyết các vấn đề sau:
- Đáp ứng được nhu cầu quản lý thông tin về công văn tại trung tâm.
- Chức năng của hệ thống: cập nhật thông tin về danh sách công văn, thông tin chi
tiết về công văn.
- Cung cấp phương tiện để trung tâm có thể quản lý được tình hình quản lý công
văn tại trung tâm.
1.3 NỘI DUNG ĐỀ TÀI
(1) Tìm hiểu quản lý công văn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005, ngôn ngữ
lập trình C#, phần mềm phân tích thiết kế.
(1.1) Tìm hiểu quản lý công văn

(1.2) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005
(1.3) Ngôn ngữ lập trình C#
(1.4) Phân tích, thiết kế phần mềm Power Designer 15.2
(2) Khảo sát hiện trạng và nhu cầu tại trung tâm Ứng dụng khoa học công nghệ Bình
Thuận.
(2.1) Khảo sát hiện trạng
(2.1.1) Khảo sát phần cứng
(2.1.2) Khảo sát phần mềm
(2.1.3) Khảo sát dữ liệu và cơ sở dữ liệu
(2.1.4) Hồ sơ, sổ sách
(2.1.5) Quy trình nghiệp vụ
(2.1.6) Quy trình tổ chức
(2.1.7) Nhân sự
(2.2) Khảo sát nhu cầu
(2.2.1) Lưu trữ
(2.2.2) Tìm kiếm
(2.2.3) Tính toán
(2.2.4) Thống kê
(2.2.5) Báo cáo
(3) Phân tích, thiết kế và cài đặt cơ sở dữ liệu
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 5
Đề tài: Quản lý công văn
(3.1) Phân tích cơ sở dữ liệu
(3.2) Thiết kế cơ sở dữ liệu
(3.3) Cài đặt cơ sở dữ liệu
(3.4) Mô hình dữ liệu
(3.5) Từ điển dữ liệu
(4) Thiết kế giao diện và cài đặt chức năng hệ thống
Thiết kế giao diện
Cài đặt chức năng lưu trữ, tìm kiếm, tính toán, thống kê, báo cáo

(5) Viết báo cáo tổng hợp
1.4 PHẠM VI ĐỀ TÀI
Đề tài đề cập tới việc quản lý công văn tại Phòng thông tin của trung tâm Ứng
dụng khoa học công nghệ Bình Thuận.
Các chức năng được tin học hóa:
- Quản lý công văn đến.
- Quản lý công văn đi.
- Quản lý công văn nội bộ.
- Tìm kiếm công văn đến: tìm kiếm theo số công văn, tìm kiếm theo loại, tìm kiếm
theo lĩnh vực, tìm kiếm theo cơ quan, tìm kiếm theo nhân viên nhận, tìm kiếm theo
ngày công văn đến.
- Tìm kiếm công văn đi: tìm kiếm theo số công văn đi, tìm kiếm theo loại công văn,
tìm kiếm theo lĩnh vực, tìm kiếm theo nhân viên ký, tìm kiếm theo ngày công văn
đi.
- Tìm kiếm Lĩnh vực: tìm kiếm theo tên lĩnh vực.
- Tìm kiếm Loại công văn: tìm kiếm theo tên loại.
- Tìm kiếm Phòng ban: tìm kiếm theo tên phòng ban.
- Tìm kiếm nhân viên: tìm kiếm theo tên nhân viên.
- Báo cáo thống kê: báo cáo tất cả công văn đến, báo cáo công văn đến theo lĩnh
vực, báo cáo công văn đến theo loại, báo cáo công văn đến theo nơi gửi, báo cáo
công văn đến theo nhân viên nhận, , báo cáo tất cả công văn đi, báo cáo công văn
đi theo lĩnh vực, báo cáo công văn đi theo nhân viên gửi.
1.5 KẾT QUẢ DỰ KIẾN ĐẠT ĐƯỢC
(1) Tập kết quả
(2) Tập báo cáo
(3) Kết quả khảo sát hiện trạng nhu cầu
(4) Kết quả phân tích thiết kế và cài đặt cơ sở dữ liệu
(5) Kết quả giao diện và cài đặt chức năng hệ thống
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 6
Đề tài: Quản lý công văn

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÔNG VĂN
2.1.1 Khái niệm công văn
Công văn là loại văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt
động giao dịch, trao đổi công tác… giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các
nhiệm vụ có liên quan.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi với nội dung chủ yếu
sau:
- Thông báo một hoặc vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn
bản quy phạm pháp luật đã ban hành.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 7
Đề tài: Quản lý công văn
- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên.
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ như về việc mở lớp đào tạo bồi
dưỡng…
- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan.
- Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên.
- Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan.
- Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp….
- Phù hợp với từng nội dung có thể có các loại công văn như: hướng dẫn, giải thích,
phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ….
Với nội dung đa dạng như vậy cần lưu ý không nhầm lẫn công văn mang tính
thông báo với thông báo, công văn đề xuất với đề án, dự án hoặc tờ trình.
2.1.2 Phân loại công văn
a) Công văn hướng dẫn
- Dùng để hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó như hướng dẫn thực hiện các chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Công văn hướng dẫn gồm có 03 phần:
đặt vấn đề; giải quyết vấn đề; kết luận.
- Đặt vấn đề: nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của văn bản cần được
hướng dẫn hoặc khái quát vấn đề cần hướng dẫn thực hiện.

- Giải quyết vấn đề: nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của Chủ trương, chính sách, quyết
định cần được hướng dẫn thực hiện. Qua phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng
của các chủ trương đó về các phương diện kinh tế - xã hội… nêu cách thức tổ
chức và các biện pháp thực hiện.
- Kết luận: nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan biết
và tổ chức thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách, quyết định.
b) Công văn giải thích
- Đây là loại công văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản
như Nghị quyết, chỉ thị,… về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan hoặc cá
nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không thống
nhất. Nếu công văn hướng dẫn được viết theo ý chí chủ quan của cơ quan ban
hành, thì công văn giải thích luôn luôn được viết theo yêu cầu của các nơi nhận
công văn. Tuy nhiên, về phương diện nào đó nội dung của công văn giải thích rất
gần với công văn hướng dẫn, do đó công văn giải thích có kết cấu nội dung tương
tự công văn hướng dẫn:
- Đặt vấn đề: nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của văn bản cần được
giải thích cụ thể
- Giải quyết vấn đề: nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai của văn bản kèm
theo nội dung giải thích cụ thể tương ứng.
- Kết luận: nêu cách thức tổ chức thực hiện và biện pháp thực hiện.
c) Công văn chỉ đạo
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 8
Đề tài: Quản lý công văn
- Là văn bản của các cơ quan cấp trên thông tin cho các cơ quan cấp dưới về công
việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện. Nội dung của loại công văn này rất
gần với nội dung của Chỉ thị, do đó cần thận trọng trong việc sử dụng loại văn bản
này.
- Nội dung của công văn chỉ đạo thường có kết cấu như sau:
- Đặt vấn đề: nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai, cần phải
thực hiện.

- Giải quyết vấn đề: nêu những yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp cần áp
dụng để đạt được những yêu cầu đó.
- Kết luận: nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo cho cấp
chỉ đạo.
d) Công văn đôn đốc, nhắc nhở: là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho cơ quan
cấp dưới nhầm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động hoặc thi hành các chủ trương, biện
pháp hay quyết định nào đó.
- Nội dung công văn đôn đốc, nhắc nhở thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản đã được chỉ
đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đã yêu
cầu cấp dưới thực hiện. Có thể nêu một số nhận xét ưu, khuyết điểm cơ bản của
cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao, đặc biệt nhấn mạnh những
khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ đã giao.
- Giải quyết vấn đề: nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao cho
cấp dưới, đề ra các biện pháp kịp thời, thời gian nhiệm vụ được giao (cần chú ý
các biện pháp cơ bản nhằm đem lại hiệu quả mong muốn), vạch ra các biện pháp
sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa, giao trách nhiệm cụ thể cho
các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tổ chức thực hiện.
- Kết luận: yêu cầu các cơ quan tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai thực hiện
kịp thời và báo cáo kết quả thực hiện lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định.
e) Công văn đề nghị, yêu cầu: là văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi cho các cơ
quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề
nghị, yêu cầu giải quyết những công văn nào đó có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. Cần phân biệt loại công văn này với tờ
trình.
- Nội dung của công văn đề nghị, yêu cầu thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu. Có thể căn cứ vào
lý do thực tế hoặc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà nước giao, hay một
văn bản có liên quan.
- Giải quyết vấn đề: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị hoặc yêu

cầu, nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu, thời gian và cách thức giải quyết
các đề nghị, yêu cầu đó.
- Kết luận: thể hiện sự mong mỏi được quan tâm, xem xét các đề nghị, yêu cầu đó.
f) Công văn phúc đáp (công văn trả lời): là văn bản dùng để trả lời về những vấn đề
mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng nhiệm vụ
của cơ quan ban hành văn bản.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 9
Đề tài: Quản lý công văn
- Công văn phúc đáp có thể giải thích, hướng dẫn …, song khác với công văn giải
thích, hướng dẫn ở chỗ việc giải thích, hướng dẫn ở đây được xuất phát từ yêu
cầu, đề nghị, sáng kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu.
- Nội dung của công văn phúc đáp thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: ghi rõ trả lởi (phúc đáp) công văn số, ký hiệu, ngảy tháng năm nào,
của ai, về vấn đề gì…
- Giải quyết vấn đề: trả lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đến đang yêu cầu phải
giải đáp, nếu cơ được phúc đáp có đầy đủ thông tin chính xác để trả lời, hoặc trình
bày, giải thích lý do từ chối trả lời và hẹn thời gian trả lời, nếu có cơ quan phúc
đáp không có thông tin đầy đủ.
g) Công văn hỏi ý kiến: là văn bản thường dùng để cơ quan cấp trên cần có ý kiến
của cơ quan cấp dưới, hoặc tổ chức, cá nhân hữu quan về một vấn đề quan trọng,
ví dụ việc hỏi ý kiến đóng góp về dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật quan
trọng, hoặc để cơ quan cáp dưới trong quá trình thực hiện các chủ trương, chính
sách của cấp trên, nếu phát hiện những khó khăn, vướng mắc, những điểm chưa rõ
thì cần có công văn xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
- Nội dung công văn hỏi ý kiến gồm:
- Đặt vấn đề: nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm gì và về vấn đề gì?
- Giải quyết vấn đề: nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm gì và về vấn đề gì?
- Giải quyết vấn đề: trình bày những vấn đề cần hỏi ý kiến (có thể là chủ trương,
chính sách nào đó vừa được nhà nước ban hành, những vấn đề trong văn bản còn
chưa được trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ gây thắc mắc trong nhân dân) nêu cách làm

và thời gian thực hiện hỏi ý kiến.
- Kết luận: yêu cầu trả lời bằng văn bản và đúng thời gian.
h) Công văn giao dịch: là văn bản để các cơ quan, tổ chức dùng để thông tin, thông
báo cho nhau biết về các vấn đề có liên quan đến yêu cầu thực hiện nhiệm vụ,
chức năng, quyền hạn của mình. Đây là loại công văn được sử dụng phổ biến
trong hoạt động quản lý Nhà nước và rất đa dạng. Mẫu hóa loại văn bản này là rất
khó khăn và khó đạt yêu cầu mỹ mản.
- Nội dung của công văn giao dịch thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: nêu lý do và vấn đề cần giao dịch, thông báo.
- Giải quyết vần đề: trình bày những vấn đề cần giao dịch, thông báo (thực trạng
công việc, những thành tựu, khó khăn vướng mắc, những lý do không đạt được kết
quả, những yêu cầu, đề nghị có thể …)
- Kết luận: Nêu mục đích chính của việc cần giao dịch, thông báo và những yêu cầu
(nếu có) đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận công văn giao dịch
i) Công văn mời họp: là văn bản để các cơ quan Nhà nước triệu tập chính thức các
cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận … về các vấn
đề có liên quan.
- Công văn mời họp có thể thức và nội dung rất gần với giấy mời họp cần lưu ý
điểm này để tùy trường hợp mà sử dụng cho thích hợp
- Nội dung của công văn mời họp bao gồm:
- Đặt vấn đề: nêu lý do tổ chức cuộc họp.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 10
Đề tài: Quản lý công văn
- Giải quyết vấn đề: nêu nội dung chính của cuộc họp (về vấn đề gi), thời gian, địa
điểm họp, những đề nghị, yêu cầu cần thiết (như chuẩn bị tài liệu, báo cáo, ý kiến
…)
- Kết luận: nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời và nếu không đến dự
được xin thông báo cho biết theo địa chỉ … trước ngày … giờ …
2.1 NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VĂN
Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ chính như

sau: quản lý công văn đến, quản lý công văn đi, quản lý lưu trữ, cung cấp thông
tin phục vụ cho cấp lãnh đạo.
2.1.1 Quản lý công văn đến
- Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân
phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết
công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kê,
nhắc nhở).
- Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gửi đến.
- Tất cả công văn đến được văn thư ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại
công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc
công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ khiếu nại,….; phân loại công văn thành
các lĩnh vực: an ninh, quốc phòng, đất đai, văn hóa, kinh tế, dân số…
- Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan.
- Văn thư sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên
Lãnh đạo đơn vị, nếu không tự giải quyết được, cần có sự đồng ý giải quyết của
cán bộ, ủy viên khác thì họ sẽ ký để chuyển đi. Nội dung của công văn sau khi ký
bao gồm: chuyển cho ai( nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày
ký (ký duyệt hoặc chuyển đi).
- Văn thư đơn vị dựa vào nội dung để ghi những thông tin vào sổ công văn và
chuyển công văn đi.
- Công văn đến có các thông tin:
 Số công đến: là số ghi trên công văn, nếu là công văn do 1 cơ quan gửi.
 Ngày công văn: ngày ghi trên công văn.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 11
Đề tài: Quản lý công văn
 Ngày đến: ngày cơ quan nhận được công văn
 Người ký: có thể là người viết đơn do cá nhân gửi; có thể là lãnh đạo của
cơ quan nếu do cơ quan gửi.
 Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm …
 Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản.

2.1.2 Quản lý công văn đi
- Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gửi công
văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai công văn
đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở).
- Công văn sẽ được soạn thảo bởi các trưởng phòng. Sau khi soạn thảo xong, công
văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm
trong quyền hạn của mình.
- Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được văn thư đóng
dấu và gửi đi.
- Văn thư tiến hành các công việc: đóng dấu, vào sổ công văn đi. Lưu bản gốc, làm
thủ tục gửi công văn đến các địa chỉ cần thiết.
- Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công
văn. Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi được xác định rõ ở tiêu đề
công văn.
- Công văn đi có các thông tin:
 Số công văn: số của công văn đi.
 Ngày công văn: ngày gửi công văn đi.
 Nơi nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan.
 Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn.
 Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm …
 Trích yếu công văn: tóm tắt nội dung công văn đi.
2.1.3 Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin
Gồm:
Lưu trữ công văn đến
Lưu trữ công văn đi
Cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu tìm kiếm, tìm kiếm phục vụ
điều hành quản lý và giải quyết các công văn.
Công văn được sắp xếp và phân loại theo hai nhóm:
Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn
Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một công việc

nào đó.
2.2 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL SERVER 2005
2.2.1 Toàn cảnh về nền tảng dữ liệu của SQL Server 2005
- SQL Server 2005 là mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ dạng server/client của
Microsoft được sử dụng phổ biến hiện nay với những đặc điểm ưu việt
cho phép người dùng xây dựng, phát triển các ứng dụng trong quản lý
doanh nghiệp cũng như thương mại điện tử.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 12
Đề tài: Quản lý công văn
- SQL Server 2005 tổ chức và lưu trữ dữ liệu trong đối tượng bảng (table),
người dùng có thể định nghĩa quan hệ giữa các bảng với nhau, nó cho
phép người sử dụng truy cập dữ liệu trên server thông qua ứng dụng
Administrator truy cập trực tiếp đến server để thực hiện các tác vụ như:
cấu hình, quản trị, bảo trì, bảo mật cơ sở dữ liệu.
- SQL Server 2005 là cơ sở dữ liệu cho phép bạn lưu trữ số lượng lớn dữ
liệu, hỗ trợ hệ thống ra quyết định, cơ sở dữ liệu, hỗ trợ các công cụ khác
nhau giúp cho bạn xây dựng và triển khai ứng dụng một cách hiệu quả và
có tính bảo mật cao trong môi trường đa người dùng.
- SQL Server 2005 là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational
DataBase Management System- RDBMS) sử dụng Transaction-SQL để
trao đổi dữ liệu giữa Client Computer và Server Computer.
- SQL Server 2005 được thiết kế tối ưu có thể chạy trên môi trường cơ sở
dữ liệu lớn (Very large database Environment) lên đến Tera – byte và có
thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL có thể kết hợp ăn ý với các
server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-commerce
Server, Proxy Server.
- SQL Server 2005 có một số đặc tính sau:
 Cho phép quản trị một hệ CSDL lớn (lên đến vài tega byte), có tốc độ
xử lý dữ liệu nhanh đáp ứng yêu cầu về thời gian.
 Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối với một

CSDL và toàn bộ quản trị CSDL (lên đến vài chục ngàn user).
 Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảo mật của
công nghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảo mật
của Windows NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQL
Server.
 Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụng trên
Internet
 Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xây
dựng các ứng dụng tin học đặc thù (Visual Basic, C, C++, C#, ASP,
ASP.NET, XML ).
 Sử dụng câu lệnh truy vấn dữ liệu Transaction-SQL
2.2.2 Các thành phần của SQL Server 2005
- SQL Server được cấu thành bởi nhiều thành phần khác nhau, các thành
phần có mối quan hệ trong một hệ thống, phối hợp với nhau để tạo thành
một giải pháp hoàn chính, nâng cao hiệu quả quản trị, phân tích, lưu trữ
dữ liệu.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 13
Đề tài: Quản lý công văn
Hình 2.3.1: Các thành phần của SQL server 2005
- Relational DataBase Engine: Đây là một engine có khả năng chứa dữ liệu
dưới nhiều quy mô khác nhau, theo dạng bảng, hỗ trợ nhiều phương thức
kết nối ADO, OLE DB, ODBC.
- Replication: Là công cụ dùng nhân bản dữ liệu, bạn có thể tạo một Server
khác với bộ dữ liệu giống bộ dữ liệu trên Server chính. Công cụ tạo cơ
chế tự đồng bộ dữ liệu giữa Server chính và Server nhân bản. Mục đích
của việc tạo Server nhân bản là giảm tải 12 cho Server chính, nâng cao
hiệu quả phục vụ với số lượng người, phiên giao dịch lớn.
- Data Transformation Service – DTS: Là công cụ giúp bạn chuyển dữ liệu
giữa các Server quản trị CSDL khác nhau, DTS có thể chuyển dữ liệu từ
SQL Server sang Oracle, Access, DB,… trước khi chuyển dữ liệu DTS

định dạng kiểu dữ liệu để chuyển sang hệ quản trị CSDL khác.
- nalysis service: Là công cụ giúp khai thác phân tích dữ liệu, hay khai phá
dữ liệu theo phương thức đa chiều. Từ một tập dữ liệu sẵn có bạn có thể
khai phá rồi từ đó đưa ra những nhận định, phân tích, đánh giá và dự đoán
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 14
Đề tài: Quản lý công văn
theo lĩnh vực nào đố, mỗi chiều trong ngữ cảnh này được coi là một tiêu
chí xem xét của dữ liệu.
- English query: Đây là công cụ tra cứu dữ liệu bằng tiếng anh, cú pháp có
thể sử dụng theo văn phạm tiếng anh thông thường.
- SQL Server tools: Là bộ công cụ cung cấp giao diện cho người quản trị
như Enterprise Manager, Query Analyzer ,… SQL Server sau khi cài đặt
SQL Server group gồm những thành phần cơ bản trong group như sau:

Hình 2.3.2: Bộ công cụ của SQL server
2005
2.2.3 Những tính năng chính trong SQL Server 2005
- Dễ cài đặt
- Hỗ trợ mô hình Client/Server.
- Thích hợp trên các hệ điều hành Windows.
- Hoạt động với nhiều giao thức truyền thông.
- Hỗ trợ dịch vụ Data Warehousing.
- Thích hợp với chuẩn ANSI/ISO SQL-92.
- Hỗ trợ nhân bản dữ liệu.
- Cung cấp dịch vụ tìm kiếm Full-Text.
- Sách trợ giúp- Book Online.
2.3 NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH C#
2.3.1 Giới thiệu
C# là ngôn ngữ lập trình của hãng Microsoft phát triển sử dụng nền tảng
Framework và Integrated Development Environment(IDE). Hiển nhiên là nó

chạy trên hệ điều hành windows.
Ngôn ngữ C# khá đơn giản, chỉ khoảng hơn 80 từ khoá và hơn mười mấy kiểu
dữ liệu được dựng sẵn. Tuy nhiên, ngôn ngữ C# có ý nghĩa to lớn khi nó được
thực thi nhưng khái niêm lập trình hiện đại. C# bao gồm tất cả những hỗ trợ cho
cấu trúc, thành phần component, lập trình hướng đối tượng.
Ngôn ngữ C# là một ngôn ngữ được dẫn xuất từ C và C++, nhưng nó được tạo từ
nền tảng phát triển hơn. Microsoft bắt đầu với công việc trong C và C++ và thêm
vào những đặc tính mới để làm cho ngôn ngữ này dễ sử dụng hơn. Nhiều trong
số những đặc tính này khá giống với những đặc tính có trong ngôn ngữ Java.
2.3.2 Một số đặc trưng của C#
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 15
Đề tài: Quản lý công văn
- C# là ngôn ngữ đơn giản:
 C# loại bỏ được một vài sự phức tạp và rối rắm của các ngôn ngữ C++ và
Java.
 C# khá giống C / C++ về diện mạo, cú pháp, biểu thức, toán tử. Các chức
năng của C# được lấy trực tiếp từ ngôn ngữ C / C++ nhưng được cải tiến
để làm cho ngôn ngữ đơn giản hơn.
- C# là ngôn ngữ hiện đại, C# có được những đặc tính của ngôn ngữ hiện
đại như:
 Xử lý ngoại lệ.
 Thu gom bộ nhớ tự động.
 Có những kiểu dữ liệu mở rộng.
 Bảo mật mã nguồn
- C# là ngôn ngữ hướng đối tượng, C# hỗ trợ tất cả những đặc tính của
ngôn ngữ hướng đối tượng là:
 Sự đóng gói (encapsulation).
 Sự kế thừa (inheritance).
 Đa hình (polymorphism).
- C# là ngôn ngữ mạnh mẽ và mềm dẻo:

 Với ngôn ngữ C#, chúng ta chỉ bị giới hạn ở chính bản thân của chúng ta.
Ngôn ngữ này không đặt ra những ràng buộc lên những việc có thể làm.
 C# được sử dụng cho nhiều dự án khác nhau như: tạo ra ứng dụng xử lý
văn bản, ứngdụng đồ họa, xử lý bảng tính, thậm chí tạo ra những trình
biên dịch cho các ngôn ngữ khác.
 C# là ngôn ngữ sử dụng giới hạn những từ khóa. Phần lớn các từ khóa
dùng để mô tả thông tin, nhưng không gì thế mà C# kém phần mạnh mẽ.
Chúng ta có thể tìm thấy rằng ngôn ngữ này có thể được sử dụng để làm
bất cứ nhiệm vụ nào.
- C# là ngôn ngữ hướng module:
 Mã nguồn của C# được viết trong Class (lớp). Những Class này chứa các
Method (phương thức) thành viên của nó.
 Class (lớp) và các Method (phương thức) thành viên của nó có thể được
sử dụng lại trong những ứng dụng hay chương trình khác.
C# sẽ trở nên phổ biến:
 C# mang đến sức mạnh của C++ cùng với sự dễ dàng của ngôn ngữ
Visual Basic.
2.3.3 Môi trường lập trình
C# được lập trinh trên môi trường windows như sau:
- Windows Control:
 Form
 TextBox
 CompoBox
 Thuộc tính, hàm chung
 Dialog thông dụng
- Windows form:
 MaskEditBox
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 16
Đề tài: Quản lý công văn
 CheckBox

 RadioButton
 Panel
 ListView
 TreeView
 Timer
 Send Key
 Thiết kế layout
 Dock, Anchor
Hình 2.4.1: Môi trường lập trình Windows Form với ngôn ngữ C# trong
bộ Visual Studio 2008
2.4 PHẦN MỀM THIẾT KẾ POWER DESIGNER 15.2
2.4.1 Giới thiệu
- Sybase PowerDesigner là một phần mềm hỗ trợ đắc lực trong việc thiết kế
mô hình quan hệ, mô hình CDM, PDM, ERD, ER, trong môn phân tích
thiết kế hệ thống thông tin (PTTK HTTT) ở các trường Đại học, Cao
đẳng.
2.4.2 Chức năng
- Sử dụng Power Designer bạn có thể:
 Thiết kế Conceptual Data model (CDM) bằng sơ đồ thực thể kết hợp
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 17
Đề tài: Quản lý công văn
 Phát sinh Physical Data Model (PDM) tương ứng trên một DBMS
được chọn.
 Phát sinh kịch bản tạo CSDL trên một DBMS đích.
 Phát sinh ràng buột toàn vẹn tham chiếu (referential integrity
triggers) nếu chúng được hổ trợ bởi CSDL đích.
 Cho phép hiệu chỉnh và in các model
 Phát sinh ngược lại các Database và các application đang tồn tại.
 Định nghiã các thuộc tính mở rộng có các đối tượng PDM.
Hình 2.5.1: Màn hình thiết kế Power Designer 15.2

- PowerDesigner bao gồm hỗ trợ cho:
 Mô hình hóa quá trình kinh doanh (ProcessAnalyst) hỗ trợ BPMN
 Trình biên dịch và sinh mã tự động (Java, C #, VB NET, Hibernate,
EJB3, NHibernate, JSF, WinForm (NET và. NET CF.), Builder, )
 Mô hình dữ liệu (chỉ hoạt động với hầu hết các hệ thống RDBMS)
 Kho dữ liệu mẫu (WarehouseArchitect)
 Eclipse plugin
 Đối tượng mô hình hóa (sơ đồ UML 2.0)
 Report generation
 Hỗ trợ Simul8 để thêm các chức năng mô phỏng các mô-đun BPM
để tăng cường thiết kế quy trình kinh doanh.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 18
Đề tài: Quản lý công văn
 Repository
 Yêu cầu phân tích
 XML Schema XML hỗ trợ mô hình hóa và tiêu chuẩn DTD
 Visual Studio 2005 / 2008 AddIn
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ CÀI
ĐẶT CƠ SỞ DỮ LIỆU
3.1 GIỚI THIỆU TRUNG TÂM
- Tên trung tâm: Trung Tâm Thông tin & Ứng dụng tiến bộ KHCN Bình Thuận.
- Địa chỉ: Số C1 Từ Văn Tư nối dài - Tp,Phan Thiết - Bình Thuận.
- Điện thoại: 062 3824632 - Fax: 062 3825390
- Website: www.thongtinkhcn.binhthuan.gov.vn
- Email:
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 19
Đề tài: Quản lý công văn
3.1.1 Quá trình thành lập trung tâm
- Ngày 4/3/1959 Thủ tướng Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng
hòa đã ký sắc lệnh thành lập Ủy ban Khoa học Nhà nước, tiền thân của Bộ

Khoa học và Công nghệ ngày nay. Chỉ thị số 105/TTg ngày 11/3/1959 của
thủ tướng Chính phủ về tổ chức và lãnh đạo phong trào cải tiến kỹ thuật,
sáng kiến phát minh của quần chúng đả có sự phối hợp giữa Ủy ban Khoa
học và Tổng Công đoàn, Ban Thi đua khen thưởng để giúp các ngành và
địa phương thúc đẩy phòng trào sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản
xuất và quản lý công tác khoa học và kỹ thuật của ngành và địa phương, có
thể coi là một hoạt động tiền thân của việc thành lập các Trung tâm Ứng
dụng tiến bộ KH&CN (gọi tắt là Trung tâm) sau này của các tỉnh/ thành
phố.
- Vào những năm 90 của thế kỷ trước, khi Nghị định 35/HĐBT ngày
28/01/1992 của Hội đồng Bộ trưởng được áp dụng trong thực tiễn, tạo cơ
chế cho mô hình tổ chức và hoạt động của các Trung tâm KH&CN các địa
phương. Là một đơn vị sự nghiệp có thu; hoạt động của các Trung tâm này
theo hướng nghiên cứu ứng dụng là chính, các sản phẩm của sản xuất thử
nghiệm được miễn thuế. Chức năng nhiệm vụ của cac Trung tâm được giao
thêm như: tư vấn, đào tạo, thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường,…
Mặt khác, do điều kiện kinh tế - xã hội của các tỉnh phát triển, trình độ dân
trí được nâng lên, việc tìm kiếm và ứng dụng các công nghệ mới vao sản
xuất đã trở thành nhu cầu cấp thiết của sản xuất đã trở thành nhu cầu cấp
thiết của sản xuất – kinh doanh… trước tình hình đó hoạt động của các
Trung tâm cũng có nhiều thuận lợi.
- Các Trung tâm được thành lập và hoạt động trực thuộc các Sở Khoa
học và Công nghệ địa phương theo Thông tư liên tịch số 15/2003/TTLT-
BKHCN-BNV ngày 15/7/2003 của Liên bộ Bộ KH&CN và Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân quản lý Nhà nước về khoa học và công
nghệ ở địa phương. (thông tư này đã được thay thế bởi Thông tư liên tịch số
05/2008/TTLT-BKHCN-BNV ngày 18/6/2008 của Liên bộ Bộ Khoa học
và Công nghệ và Bộ Nội vụ).
- Theo kết quả điều tra thu nhập báo cáo của Sở KH&CN các tỉnh/thành

phố, trong 63 tỉnh/thành phố có 61 tỉnh đã thành lập Trung tâm; 2 tỉnh
không có Trung tâm: Tuyên Quang và Khánh Hòa.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 20
Đề tài: Quản lý công văn
- Ngày 27/06/2005 Trung tâm Thông tin và Ứng dụng Tiến bộ KHCN
Bình Thuận được thành lập căn cứ QĐ số 1712 /QĐ-CTUBND của chủ tịch
Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Thuận.
3.1.2 Quy mô trung tâm
- Trung tâm Thông tin và Ứng dụng Tiến bộ KHCN Bình Thuận là đơn vị
trực thuộc Sở Khoa Học & Công Nghệ Bình Thuận, trụ sở đặt tại Số C1
Từ Văn Tư nối dài - Tp,Phan Thiết - Bình Thuận. Trung tâm có tất cả 4
phòng ban với số lượng công nhân viên là 30 cán bộ công nhân viên.
- Các dịch vụ của trung tâm:
o Công nghệ thông tin
- Xây dựng cơ sở hạ tầng mạng với công nghệ tiên tiến.
- Xây dựng hệ thống Website cho các doanh nghiệp, các đơn vị.
- Cài đặt, vận hành, bảo trì phòng net, phòng Game, mạng Lan,
WAN cho các đơn vị sự nghiệp.
- Cung cấp các linh kiện phần cứng máy tính: CPU, Ram,
HardDisk, CDROM, Mouse.
- Triển khai các ứng dụng GIS tại địa phương.
- Xây dựng các phần mềm ứng dụng theo yêu cầu.
o Dịch vụ ứng dụng chuyển giao
- Tổ chức thực hiện các đề tài, dự án nghiên cứu, sản xuất thử
nghiệm, chuyển giao và nhân rộng các kết quả của đề tài và dự
án sản xuất thử nghiệm.
- Nghiên cứu, lựa chọn các tiến bộ Khoa học công nghệ(KHCN)
phù hợp, tiến hành tiếp nhận, lập mô hình trình diễn, sản xuất
thực nghiệm và chuyển giao cho các tổ chức, cá nhân, hộ nông
dân có nhu cầu.

- Tổ chức, quản lý, triển khai các mô hình thực nghiệm về công
nghệ sinh học.
- Tổ chức mua bán, trao đổi các sản phẩm KHCN.
- Tư vấn quy trình, công nghệ trồng rau mầm, rau sạch trong nhà
kính, nhà lưới.
o Thông tin Khoa học công nghệ
- Phục vụ thư viện điện tử và tra cứu thông tin trực tuyến trên
Internet.
- Phục vụ các đơn vị sản xuất – kinh doanh muốn tìm hiểu những
công nghệ thích hợp.
- Thường trực đáp ứng thông tin theo yêu cầu.
- Phục vụ chế độ Hỏi – Đáp thông qua điện thoại, Fax, Email, hoặc
liên hệ trực tiếp.
- Cung cấp thông tin về thị trường công nghệ, chuyển giao công
nghệ, các cơ hội liên doanh với bạn hàng trong và ngoài nước.
- Tổ chức các hội thảo, hội nghị khách hàng, triển lãm, chợ công
nghệ nhằm giới thiệu công nghệ và sản phẩm mới.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 21
Đề tài: Quản lý công văn
- Xuất bản thông tin KHCN.
- Tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ thông tin, tra cứu thông tin.
o Công nghệ sinh học
- Nghiên cứu thử nghiệm và cung cấp các chế phẩm vi sinh vật và
enzyme phục vụ chăn nuôi, trồng trọt, nuôi trồng thủy sản và xử
lý mội trường.
- Cung cấp các giống cây cấy mô như: phong lan, hoa cúc, keo lai,
keo lá chàm, xoan chịu hạn…
- Cung cấp giống nấm rơm, nấm bào ngư, nấm linh chi, nấm mèo.
- Tư vấn thiết kế vườn lan, hoa kiểng.
- Tư vấn thiết kế và cung cấp hóa chất trồng rau sạch, rau mầm

theo hướng thủy canh.
o Phòng trưng bày bán hàng
- Cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin và thông tin KHCN
- Cung cấp các hóa chất thiết bị xử lý môi trường.
- Cung cấp các sản phẩm tiết kiệm năng lượng.
- Cung cấp chế phẩm và thiết bị sinh học (EM, Biogas, men vi
sinh, …).
o Dịch vụ tư vấn
- Thiết kế lắp đặt và bảo trì hệ thống mạng máy tính.
- Tư vấn, đào tạo và thiết kế phần mềm ứng dụng, xây dựng cập
nhật Website và logo sản phẩm.
- Tư vấn lắp đặt, bảo trì hệ thống xử lý chất thải và các giải pháp
môi trường và giám sát môi trường.
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ và tư vấn về Công nghệ thông
tin và Khoa học công nghệ.
- Tư vấn, đào tạo và dịch vụ cung cấp thông tin khoa học công
nghệ.
- Tư vần giải pháp tiết kiệm năng lượng và kiểm toán năng lượng.
- Tư vấn dịch vụ an toàn bức xạ cho các cơ sở X-Quang, Bệnh
viện.
3.1.3 Chức năng nhiệm vụ của Trung Tâm Thông tin & Ứng dụng tiến bộ KHCN
Bình Thuận
3.1.3.1 Chức năng
- Trung tâm thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học và phát triển công
nghệ, lựa chọn và tổ chức ứng dụng, tư vấn, dịch vụ, chuyển giao tiến bộ khoa
học công nghệ và các hoạt động về công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh.
Trung tâm có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Ngân hàng và Kho bạc
Nhà nước, được sử dụng con dấu riêng để hoạt động và giao dịch theo quy
định của pháp luật.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 22

GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH HÀNH CHÁNH THÔNG TIN
PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ SINH HỌC
P. HÀNH CHÁNH
P. THÔNG TIN
P. ỨNG DỤNG
P. CÔNG NGHỆ SINH HỌC
Đề tài: Quản lý công văn
3.1.3.2 Nhiệm vụ
- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong
và ngoài nước vào các lĩnh vực sản xuất và đời sống.
- Tổ chức thực hiện các dự án sản xuất thử nghiệm, chuyển giao và nhân
rộng các kết quả của các đề tài và dự án sản xuất thử nghiệm.
- Lựa chọn các tiến bộ kỹ thuật, sáng kiến cải tiến kỹ thuật và tổ chức khảo
nghiệm để hoàn thiện quy trình kỹ thuật phù hợp với điều kiện của địa
phương.
- Thực hiện các đề tài, dự án nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ.
- Quản lý, lưu trữ và sưu tập nguồn gen phục vụ cho công tác nghiên cứu,
chọn tạo, phục tráng và nhân nhanh giống cây - con bằng công nghệ sinh
học, cung cấp thông tin và giữ bí mật dữ liệu về công nghệ và đảm bảo an
toàn sinh học theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức xây dựng, lắp đặt và chế tạo thiết bị, sản xuất các sản phẩm hoặc
thực hiện các công trình phục vụ sản xuất và đời sống sau khi nghiên cứu
thành công hoặc nhận chuyển giao công nghệ từ các tổ chức khoa học công
nghệ trong và ngoài nước.
- Đào tạo, tập huấn kỹ thuật và tư vấn đầu tư về khoa học và công nghệ. Tư
vấn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến. Tư vấn về sở hữu trí
tuệ, đăng ký nhãn hiệu sản phẩm, hàng hoá.
- Kiểm toán năng lượng và xây dựng phương án sử dụng năng lượng tiết
kiệm.

- Lập dự án nghiên cứu về các lĩnh vực kinh tế - kỹ thuật, nghiên cứu khoa
học và phát triển công nghệ. Tư vấn thiết kế kỹ thuật công trình giao thông,
thủy lợi, dân dụng, công trình khai thác nước ngầm, công trình cấp thoát
nước, công trình xử lý chất thải và bảo vệ môi trường.
- Tổ chức các hoạt động tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, sản xuất kinh doanh,
thương mại hoá các sản phẩm khoa học và công nghệ, các sản phẩm công
nghệ sinh học; trao đổi và mua bán các sản phẩm để phục vụ nhu cầu phát
triển kinh tế xã hội theo đúng pháp luật quy định. Được mở văn phòng,
quầy hàng, cửa hàng bán, giới thiệu và trưng bày sản phẩm.
- Thực hiện các hợp đồng tư vấn và dịch vụ khoa học và công nghệ phù hợp
với quy định của pháp luật.
- Hợp tác với các tổ chức và cá nhân trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và
phát triển công nghệ. Thực hiện hợp tác quốc tế liên quan đến lĩnh vực ứng
dụng và chuyển giao tiến bộ khoa học và công nghệ.
- Quản lý tổ chức, cán bộ, tài chính, tài sản của Trung tâm theo quy định
của Nhà nước và phân cấp của UBND tỉnh và Sở Khoa học và Công nghệ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ
giao.
3.1.4 Tổ chức quản lý của trung tâm
- Sơ đồ tổ chức
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 23
Đề tài: Quản lý công văn
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức trung tâm.
- Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:
o Phòng Hành chánh
1. Chức năng: Tổng hợp chung, quản lý kinh phí chi thường xuyên, quản lý
tài sản, công tác tổ chức - cán bộ, thi đua khen thưởng, hành chính và
quản trị.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng kế hoạch công tác tuần, nhiệm vụ trọng tâm trong tháng, 6

tháng và hàng năm của Trung tâm; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác; lập báo cáo quý, 6 tháng, năm và đột
xuất của Trung tâm theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng do
Giám đốc Trung tâm phân công và tổng hợp báo cáo lên Sở KHCN.
- Quản lý, thanh quyết toán kinh phí chi hoạt động, nhiệm vụ thường
xuyên của Trung tâm và cho kinh doanh dịch vụ.
- Quản lý và tổng hợp báo cáo về tài sản của Trung tâm.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc sử dụng, quản lý công
chức, viên chức, người lao động của Trung tâm.
- Quản lý, bổ sung, cập nhật hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động của các phòng chuyên môn.
- Tổng hợp, trình cấp có thẩm quyền quyết định nâng lương hàng năm,
nâng ngạch, chuyển ngạch, tiếp nhận, điều động, đề bạt, nghỉ hưu,
thôi việc công chức và người lao động của Trung tâm.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo bồi dưỡng nhân
lực Trung tâm theo quy định.
- Thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của công chức, viên
chức và người lao động.
- Hướng dẫn, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng và công tác kỷ
luật hàng năm và đột xuất của Trung tâm.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 24
Đề tài: Quản lý công văn
- Quản lý con dấu của Trung tâm, các văn bản đi, đến và các văn bản
hành chính khác theo quy định của nhà nước.
- Phục vụ Hội nghị, Hội thảo, đón tiếp khách đến liên hệ công tác.
- Đảm bảo vệ sinh, an toàn tài sản của cơ quan, của công chức, người
lao động, khách đến liên hệ công tác và phòng chống cháy nổ trong
cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo Trung
tâm và sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ.

o Phòng Thông tin
1. Chức năng: Giúp Sở Khoa học và Công nghệ triển khai thực hiện các nhiệm
vụ liên quan đến các hoạt động thông tin KHCN do tỉnh giao. Đào tạo, kinh
doanh dịch vụ thông tin trên địa bàn tỉnh.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến kiến thức khoa học và công nghệ
phục vụ sản xuất và đời sống của nhân dân.
- Tổ chức triển lãm các thành tựu khoa học và công nghệ trong và
ngoài tỉnh có thể ứng dụng tại địa phương, tổ chức hội thảo chuyên
đề, chuyển giao kiến thức khoa học và công nghệ cho nhiều đối
tượng khác nhau.
- Tổ chức kho dữ liệu khoa học, công nghệ dưới nhiều dạng vật mang
tính phục vụ yêu cầu người tìm tin.
- Xuất bản các ấn phẩm thông tin khoa học và công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống.
- Thực hiện các dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu của mỗi đối
tượng phục vụ nghiên cứu và sản xuất kinh doanh.
- Tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài
hạn và các chương trình, dự án, các văn bản quy phạm pháp luật về
ứng dụng tin học trong ngành khoa học và công nghệ của tỉnh
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch, chương trình, dự án và các văn bản
quy phạm pháp luật về ứng dụng tin học theo chức năng , nhiệm vụ
được UBND tỉnh và Bộ Khoa học và công nghệ giao.
- Phổ cập, bồi dưỡng kiến thức ứng dụng công nghệ thông tin cho cán
bộ công chức chuyên nghiệp của các đơn vị trong ngành.
- Thực hiện nghiên cứu, áp dụng các đề tài về tin học cho nhiệm vụ
quản lý Nhà nước và phát triển ngành.
- Thực hiện các dịch vụ về tin học (thiết kế Website, phần mềm ứng
dụng, đào tạo tin học ứng dụng, mua bán thiết bị…).
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 25