XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ. (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------

LÃ THU HẰNG

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ.
(KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.)

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------

LÃ THU HẰNG

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ.
(KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.)

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã ngành: 60.32.03.01
NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS VŨ THỊ PHỤNG.

Hà Nội - 2019

LỜI CAM ĐOAN
Tôi là Lã Thu Hằng, học viên cao học khóa 2016, chuyên ngành Lưu
trữ học, mã số 60320301, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi
dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Vũ Thị Phụng. Trong luận văn có tham khảo
thông tin từ các công trình nghiên cứu khác, một số báo cáo của các xã/
huyện/ tỉnh Nam Định và sử dụng một số thông tin trong một số văn bản của
Đảng, nhà nước, cơ quan cấp tỉnh/ huyện nhưng đều được chú thích rõ ràng.
Số liệu trong luận văn được thống kê trích dẫn biên tập dựa trên những số liệu
thu thập được trong quá trình đi khảo sát.
Tôi đã thực hiện theo đúng các quy định và trình tự thực hiện luận văn
thạc sỹ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
HỌC VIÊN

LÃ THU HẰNG


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Chữ Viết tắt

Chữ thường

HĐND
UBND

Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ..................................................................................................1
CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN
HÀNH VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ. 8
1.1. Một số khái niệm được sử dụng trong luận văn. ...........................................8
1.1.1. Khái quát về cấp xã........................................................................................8
1.1.2. Hoạt động lưu trữ ở cấp xã........................................................................12
1.1.3. Quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã. .............................................................12
1.1.4. Khái niệm về mô hình. ..............................................................................13
1.2. Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã..............................................................14
1.2.1. Khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức ở cấp xã ...................................................................................................14
1.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức ở cấp xã. ...................................................................................15
1.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức ở cấp xã. ......................................................................................................17
1.4. Các quy định hiện hành về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã. ...23
1.5. Sự cần thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ
ở cấp xã. ...............................................................................................................28
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG LƯU
TRỮ Ở CẤP XÃ. ...............................................................................................31
2.1. Khái quát về địa bàn khảo sát và phương pháp khảo sát. ........................ 31
2.1.1. Khái quát về địa bàn khảo sát. .............................................................. 31
2.1.2. Phương pháp khảo sát. .......................................................................... 32
2.1.3. Nội dung khảo sát:.....................................................................................32

2.2. Các quy định hiện hành về quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã tại tỉnh Nam
Định.

............................................................................................................ 32


2.2.1. Các quy định hiện hành về tổ chức, quản lý lưu trữ của các cơ quan lãnh
Đảng cấp tỉnh và cấp huyện thuộc tỉnh Nam Định.............................................33
2.2.2. Các quy định hiện hành về tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ của các cơ
quan quản lý nhà nước ở cấp tỉnh và cấp huyện.................................................34
2.2.3. Nhận xét. ....................................................................................................36
2.3. Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở cấp xã. ................................37
2.3.1. Tổ chức bộ phận phụ trách và nhân sự trực tiếp làm lưu trữ. ..................37
2.3.2. Phổ biến văn bản và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn. ................ 40
2.3.3. Công tác kiểm tra đánh giá kết quả. ...................................................... 42
2.3.4. Trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ. .......................43
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin. ............................................................. 46
2.4. Thực trạng hoạt động lưu trữ ở cấp xã.........................................................47
2.4.1. Thu thập, bổ sung tài liệu. .........................................................................47
2.4.2. Chỉnh lý tài liệu. .................................................................................... 50
2.4.3. Tổ chức bảo quản tài liệu. .........................................................................58
2.4.4. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. ...........................................................59
2.5. Một số nhận xét, đánh giá. ...........................................................................61
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CẤP XÃ. ...............................................................64
3.1. Phân tích ưu, nhược điểm của mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ
ở cấp xã hiện nay. ............................................................................................ 64
3.1.1. Khái quát mô hình tổ chức hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay .......... 64
3.1.2. Ưu điểm của mô hình tổ chức hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay. .... 65
3.1.3. Hạn chế của mô hình tổ chức hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay.........65

3.2. Đề xuất mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã. .......................67
3.2.1. Tên mô hình: Thống nhất tổ chức quản lý công tác lưu trữ và hoạt động
lưu trữ của toàn hệ thống chính trị ở cấp xã. ......................................................67
3.2.2. Mô tả cấu trúc của mô hình.......................................................................67
3.3. Một số kiến nghị....................................................................................... 70


3.3.1. Kiến nghị xây dựng các biện pháp quản lý. .............................................70
3.3.2. Xây dựng biện pháp về tổ chức ................................................................72
3.3.3. Cần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. ..........................................................74
PHẦN KẾT LUẬN ............................................................................................76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................78
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính cấp cơ sở, nơi thực hiện trực tiếp và
cụ thể các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước.
Theo số liệu thống kê năm 2018 cả nước hiện nay có 11.118 xã, phường, thị trấn.
Tại cấp xã, hiện có nhiều cơ quan, tổ chức đang hoạt động, như: Đảng bộ xã, Hội
đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) xã, các tổ chức đoàn thể
khác…Trong qúa trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức nói trên đã sản sinh và lưu
trữ nhiều tài liệu, văn bản có giá trị, phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa,
xã hội ở địa phương. Nơi đây, hàng ngày hình thành nên các loại hình tài liệu phản
ánh hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước tại địa phương. Chính vì vậy, việc quan
tâm tạo cơ sở pháp lý cần thiết giúp các xã, phường , thị trấn (sau đây gọi là cấp xã)
quản lý tốt công tác lưu trữ là việc làm có ý nghĩa hết sức quan trọng và cần thiết
trước mắt cũng như lâu dài trong việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Kể từ khi ban hành Luật Lưu trữ năm 2011 cho đến nay, công tác lưu trữ tại

các cơ quan, tổ chức cấp xã, phường trong cả nước nói chung cũng như tỉnh Nam
Định nói riêng đã có những chuyển biến tích cực. Các biện pháp nhằm tổ chức khoa
học, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai.
Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan, tổ chức ở cấp xã trên địa bàn tỉnh
Nam Định cho thấy công tác này thực sự chưa được quan tâm đúng mức nên có tình
trạng buông lỏng quản lý, thiếu đầu tư cho công tác lưu trữ. Việc tổ chức khoa học,
bảo quản an toàn và phát huy những giá trị của tài liệu phục vụ công tác quản lý của
chính quyền địa phương và các nhu cầu xã hội vẫn còn nhiều hạn chế; quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ còn nhiều nội dung chưa thống nhất; trang thiết bị còn lạc
hậu, chưa đáp ứng được nhu cầu thực hiện các khâu nghiệp vụ. Hầu hết các cơ
quan, tổ chức ở các xã chưa có phòng kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu bảo quản an
toàn tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp tài liệu; hồ sơ, tài liệu thuộc diện thu
nộp bị thất lạc, mất mát hoặc trong tình trạng bó gói, tích đống, bảo quản phân tán
tại các bộ phận khác nhau.
Bên cạnh đó, vì chưa được đánh giá đúng mức nên có thể thấy một thực tế là
công chức đảm nhiệm công tác lưu trữ luôn là kiêm nhiệm, hầu hết là chuyên môn
1


nghiệp vụ không vững vàng, tài liệu tồn đọng và tích đống, hoặc bị phân tán, không
được xác định giá trị; tình trạng thất thoát và mất mát tài liệu đã xảy ra ở một số xã;
hồ sơ công việc chưa được lập; các điều kiện, yếu tố về kho, cơ sở vật chất thiếu và
không được đầu tư. Những hạn chế trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của
các cơ quan, tổ chức ở cấp xã trên địa bàn tỉnh Nam Định; ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giữ gìn, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Theo chúng tôi, có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên, song
trước hết đó chính là việc tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
ở cấp xã cũng như những quy định hiện hành còn nhiều bất cập. Trên thực tế, hiện
nay ở cấp xã đang tồn tại nhiều mô hình quản lý hoạt động lưu trữ khác nhau, gồm:
mô hình quản lý của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội. Mỗi

mô hình quản lý lại có những quy định riêng, dẫn đến tình trạng hoạt động lưu trữ
tại cấp xã hiện nay đang được thực hiện theo cách thức không thống nhất, đặc biệt
là không có cơ quan, tổ chức nào chịu trách nhiệm cao nhất trong việc chỉ đạo công
tác lưu trữ ở cấp xã. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế
trong hoạt động lưu trữ ở cấp xã.
Nhận thức được vấn đề trên, tôi cho rằng, cần nghiên cứu và đề xuất một mô
hình quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã có tính thống nhất và hiệu quả. Chính vì
vậy, tôi xin chọn vấn đề“Xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp
xã” (qua khảo sát thực tế một số xã trên địa bàn tỉnh Nam Định) làm đề tài luận văn
thạc sĩ.
2. Mục tiêu của đề tài.
Thực hiện đề tài này, chúng tôi muốn hướng tới những mục tiêu sau:
- Hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn về tổ chức quản lý
hoạt động lưu trữ ở cấp xã.
- Khảo sát, phân tích thực tế mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ hiện
nay tại các cơ quan cấp xã trên địa bàn tỉnh Nam Định, chỉ ra những bất cập và sự cần
thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ mới ở cấp xã.
- Đề xuất, xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã
thống nhất và hiệu quả, tương đối phù hợp với thực tiễn nhằm một mặt giúp các cơ
quan, tổ chức quản lý chặt chẽ, khoa học hoạt động lưu trữ; mặt khác góp phần phát
2


huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý và các nhu cầu khác
của xã hội trên địa bàn tỉnh Nam Định nói riêng cũng như của cả nước nói chung.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
3.1.

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là mô hình (cách thức) tổ chức, quản lý
hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã.
3.2.

Phạm vi nghiên cứu.

* Về thời gian: luận văn tập trung khảo sát vấn đề quản lý hoạt động lưu trữ
ở cấp xã từ năm 2011 (sau khi ban hành Luật Lưu trữ) đến năm 2018.
* Về không gian nghiên cứu, do thời gian và trình độ còn hạn chế, tôi chưa
có điều kiện khảo sát tất cả các xã trên địa bàn tỉnh Nam Định, mà chỉ giới hạn
nghiên cứu, khảo sát về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở một xã trên địa bàn
tỉnh theo phương pháp chọn mẫu (sẽ được trình bày cụ thể ở chương 2).
* Về nội dung: Luận văn đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý công
tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ ở cấp xã (qua thực tế đi khảo sát).
3.3. Nhiệm vụ nghiên cứu.
Để thực hiện các mục tiêu nói trên, luận văn có nhiệm vụ nghiên cứu
những vấn đề sau:
-

Tổng quan về cấp xã; hoạt động lưu trữ ở cấp xã cũng như khái quát

một số cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý hoạt động cấp xã.
-

Khảo sát, nghiên cứu phân tích thực trạng về tổ chức quản lý hoạt

động lưu trữ (sự hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu phương pháp bảo
quản cũng như tổ chức quản lý lưu trữ tại các xã qua thực tế đi khảo sát; đồng thời
đánh giá ưu điểm và hạn chế).
-

Xây dựng mô hình quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã (phân tích sự cần

thiết của việc xây dựng mô hình; đề xuất mô hình quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã
phù hợp với thực tế mang tính toàn diện, khả thi).
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Hiện nay, đã có một số luận văn thạc sĩ, bài viết về tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ cấp phường, xã nói chung hoặc phường, xã của các địa phương khác nhau.
Dưới đây là một số luận văn bài viết chủ yếu:
3


- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học và tư liệu học của tác giả Tạ Văn Ngữ với đề
tài “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền
cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội” đã tập trung nghiên cứu thành phần, loại
hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã
và một nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu của chính
quyền cấp xã. Luận văn này chưa thật sự đề cập đến công tác quản lý lưu trữ nói
chung tại cơ quan cấp xã mà mới chỉ dừng lại ở một khâu chuyên môn nghiệp vụ.
- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học của tác giả Đặng Trọng Cường với đề tài“Tổ
chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền cơ quan phường, xã thành phố Hồ
Chí Minh phục vụ hoạt đông quản lý và các nhu cầu xã hội khác” đã đánh giá thực
trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ chính quyền phường, xã tại một địa phương
cụ thể là Thành phố Hồ Chí Minh nhằm phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu
của xã hội. Song, với luận văn này, tác giả lại tập trung đưa ra những giải pháp chứ
không phải là xây dựng một mô hình cụ thể nào đối với lưu trữ cấp xã, phường.
- Luận văn thạc sỹ lưu trữ học của tác giả Nguyễn Thị Hồng với đề tài:
“Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư - lưu trữ ở UBND cấp
phường”. Với đề tài này, tác giả đã đi sâu vào đánh giá cũng như đề xuất giải pháp
về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại một cơ quan chính quyền tương đương với

cấp xã - đó là cấp phường. Mặc dù chính quyền cấp xã tương đương với cấp
phường, song đề tài vẫn không phản ánh hết được việc tổ chức quản lý của các cơ
quan cấp xã bởi tình hình phát triển kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội giữa cấp xã và
cấp phường có sự khác nhau.
Ngoài ra, có một số bài viết trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ ở cấp xã được đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như:
- Bài viết Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành ở cấp xã của tác
giả Vương Đình Quyền, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1990. Bài viết đã tập trung
nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa tài liệu hình thành trong hoạt động của
chính quyền cấp xã, qua đó đề xuất những biện pháp tổ chức khoa học, bảo quản an
toàn tài liệu;

4


- Bài viết “Lại bàn về quản lý nhà nước trong công tác văn thư - lưu trữ ở địa
phương” của tác giả Trần Việt Hà, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam Số 5/2006
đã khái quát một số vấn đề về việc quản lý nhà nước đối với lưu trữ địa phương;
- Bài viết “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương” của tác giả Nguyễn Mạnh Cường, tạp chí Tổ chức nhà nước, số
8/2010 cũng đã tập trung nghiên cứu một số vấn đề về việc quản lý nhà nước đối
với lưu trữ địa phương nhưng đã đi sâu và cụ thể hơn đối với lưu trữ các tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo.
Để hoàn thành luận văn này, tôi đã tham khảo một số nguồn tư liệu sau:
- Một số hướng dẫn được ban hành bởi các cơ quan lãnh đạo Đảng như: Quy
định số 270-QĐ/TW ban hành ngày 6/12/2014 của Ban bí thư Trung ương Đảng về
phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Hướng dẫn số 15-HD/VPTW ban hành ngày
14/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ ở
các cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội xã, phường, thị trấn;…

- Văn bản được ban hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền:
+ Luật tổ chức HĐND – UBND số 11/2003 ban hành ngày 26/11/2003.
+ Luật Lưu trữ số 11/2011 ban hành ngày 11/11/2011.
+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ban hành ngày 08/11/2011 quy định
quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân - Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn....
- Các giáo trình, sách chuyên khảo về lý luận lưu trữ như: cuốn sách “Lưu
trữ Việt Nam – những chặng đường và phát triển” của GS.TSKH. Nguyễn Văn
Thâm, TS. Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006; giáo trình “Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình
Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp năm
1990;…
- Các báo cáo chuyên môn, các công trình nghiên cứu khoa học của các học
giả, các đề tài luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các khóa luận, báo cáo khoa học của
các bạn sinh viên đang được lưu giữ tại Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội.
5


- Các thông tin liên quan đến tổ chức quản lý lưu trữ từ các website như:
http:www.luutruvn.gov.vn; http: www.archives.gov.vn; ...
5. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện mục tiêu nhiệm vụ đặt ra, trên cơ sở vận dụng phương pháp
luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, tôi đã sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu cơ bản sau:
- Phương pháp khảo sát thực tế: tôi tiến hành điều tra khảo sát, kết hợp phỏng
vấn lãnh đạo cơ quan, cán bộ trực tiếp làm lưu trữ tại xã khảo sát.
- Phương pháp phân tích tổng hợp, thống kê: phương pháp được sử dụng
nhằm tổng hợp thông tin đã thu thập được trong quá trình hệ thống tư liệu và khảo
sát thực tế.

- Phương pháp so sánh: qua số liệu được tổng hợp cũng như được phân tích,
tôi tiến hành khảo sát, so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan thực
hiện, giữa thực tế tổ chức quản lý công tác lưu trữ cấp xã với quy định hiện hành
của nhà nước và giữa các xã với nhau. Trên cơ sở đó tìm ra điểm tương đồng và
khác biệt cũng như mặt hạn chế đang tồn tại.
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã và sẽ được tiếp tục
vận dụng đan xen, kết hợp một cách linh hoạt tùy thuộc vào mỗi giai đoạn khi triển
khai đề tài này.
6. Đóng góp của đề tài.
Đề tài trên nếu thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:
- Kết quả nghiên cứu của đề tài giúp các cơ quan tổ chức ở cấp xã trên địa bàn
tỉnh Nam Định có thể đề xuất với cơ quan lãnh đạo cấp trên các quy định về tổ
chức, quản lý hoạt động lưu trữ, từ đó sẽ sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã nói
chung.
- Phân tích, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở
một số xã, nhằm chỉ ra những hạn chế đang tồn tại qua đó sẽ tiến hành xây dựng
mô hình hoàn thiện về hệ thống tổ chức quản lý lưu trữ ở cấp xã được khoa học,
thống nhất.

6


7. Bố cục của đề tài.
Ngoài lời mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của luận văn được bố
cục thành 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận và các quy định hiện hành về tổ chức
quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã. Chương này tập trung phân tích các cơ sở lý
luận, thực tiễn, pháp lý đối với việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động
lưu trữ ở cấp xã, cụ thể là các cơ quan, tổ chức ở cấp xã.

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã (qua
khảo sát tại một số xã trên địa bàn tỉnh Nam Định) sẽ khảo sát, phân tích thực tế mô
hình tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ tại các xã trên địa bàn tỉnh Nam Định nói
riêng cũng như tại các cơ quan, tổ chức cấp xã nói chung, qua đó chỉ ra những ưu
điểm và mặt hạn chế còn đang tồn tại.
Chương 3: Đề xuất xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở
cấp xã. Đây là kết quả cuối cùng của luận văn. Với những phân tích ở chương 2
trước đó, chúng tôi tổng kết lại những nguyên nhân cơ bản, nhận xét, đánh giá về
mô hình hiện nay, từ đó đề xuất, xây dựng mô hình tổ chức quản lý sao cho khoa
học, khả thi, phù hợp với tình hình thực tế.
Do những hạn chế từ phía chủ quan và khách quan nên luận văn không tránh
khỏi thiếu sót. Tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, quý độc
giả, các nhà nghiên cứu .
HỌC VIÊN

LÃ THU HẰNG

7


CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH
VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ.
Một số khái niệm được sử dụng trong luận văn.

1.1.

1.1.1. Khái quát về cấp xã.
Trong hệ thống tổ chức hành chính nước ta, xã là đơn vị hành chính cơ sở ở
nông thôn, tồn tại suốt nghìn năm lịch sử, từ thời kỳ phong kiến cho đến ngày nay.

Là một nước thuần nông nghiệp với phần lớn số dân sống ở nông thôn, cho nên đơn
vị hành chính cấp xã có vị trí quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc. Xã cũng là cơ sở trực tiếp thực hiện và thể nghiệm nhiều chủ trương chính
sách lớn của Đảng, nhà nước liên quan đến các lĩnh vực khác nhau nông nghiệp,
tiểu thủ công nghiệp.
Theo từ điển điện tử Wikipedia.com, cấp xã hiện nay là tên gọi chung các đơn
vị hành chính thuộc cấp thấp nhất ở khu vực nông thôn, ngoại thành, ngoại thị ở
Việt Nam. Tính đến ngày 16 tháng 10 năm 2018, Việt Nam có 11.162 đơn vị hành
chính cấp xã, bao gồm 1.596 phường, 607 thị trấn và 8960 xã, trong đó có 340 xã
thuộc các thành phố trực thuộc tỉnh, 289 xã thuộc các thị xã và 8335 xã thuộc các
huyện.
Có thể thấy hiện nay, Xã là cấp cơ sở ở khu vực nông thôn; đây là một địa bàn
rộng lớn, chiếm đa số trong tổng số đơn vị cơ sở hành chính ở nước ta. Chính vì thế,
tổ chức cấp xã cũng có sự khác biệt hơn so với các cấp khác. Hiện nay, về mặt thiết
chế xã hội, để quản lý, điều hành hoạt động ở cấp xã có hệ thống chính trị, bao gồm:
a/ Tổ chức của Đảng ở cấp xã. Theo Điều lệ Đảng (chương II và chương V) tổ
chức Đảng được thành lập ở cấp xã có từ 30 Đảng viên trở lên, lập thành một Đảng
bộ cấp cơ sở và có các chi bộ trực thuộc Đảng ủy. Tổ chức của Đảng ở cấp xã gồm:
- Cơ quan lãnh đạo của Đảng ở cấp xã: cơ quan lãnh đạo cao nhất là Đại hội
đại biểu Đảng bộ xã bầu ra ban chấp hành Đảng bộ xã. Ban chấp hành Đảng bộ xã
sẽ tiếp tục bầu ra Ban thường vụ Đảng ủy, Bí thư Đảng ủy xã và Phó bí thư thường
trực Đảng ủy.

8


- Các ban của Đảng ủy xã được ban chấp hành Đảng bộ xã lập ra để đảm
nhiệm từng mặt công tác của Đảng ủy như: Văn phòng Đảng ủy, Ủy ban kiểm tra,
Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo,…
- Các chi bộ trực thuộc Đảng ủy.

Đảng ủy xã là tổ chức cơ sở Đảng có vai trò hạt nhân trong lãnh đạo hệ thống
chính trị cơ sở đảm bảo đường lối chính sách của Đảng được cụ thể hóa. Ngoài ra,
tổ chức cơ sở Đảng còn là nơi giáo dục, rèn luyện Đảng viên và phát triển Đảng, là
chỗ dựa đáng tin cậy của quần chúng nhân dân.
Sơ đồ hệ thống tổ chức của Đảng ở cấp xã.
Đại hội đại biểu Đảng bộ xã

Ban chấp hành Đảng bộ xã

bầu ra

lập ra

Ban Thường vụ Đảng uỷ

Văn phòng Đảng ủy

Bí thư Đảng ủy

Ủy ban kiểm tra

Phó bí thư Đảng ủy

Ban tổ chức

Phó bí thư thường trực
Đảng ủy

Ban Tuyên giáo

bầu ra lập ra

Các chi bộ trực thuộc
Đảng ủy

b/ Tổ chức bộ máy chính quyền địa phương ở xã (gọi chung là cấp xã).
Căn cứ vào Khoản 2 Điều 111 Hiến pháp năm 2013 xác định và theo Điều 30
Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (Luật số 77/2015/QH13 ban hành
ngày 19/6/2015) đã quy định rõ: chính quyền địa phương ở xã gồm có Hội đồng
nhân dân xã và Ủy ban nhân dân xã. Bên cạnh đó còn có bộ máy giúp việc gồm các

9


công chức: Tư pháp - Hộ tịch, Địa chính - Xây dựng, Tài chính - Kế toán, Văn phòng
- Thống kê, Văn hóa - Xã hội; Chỉ huy Trưởng quân sự, Trưởng công an xã
Sơ đồ tổ chức bộ máy chính quyền cấp xã.
Chủ tịch HĐND xã

Hội đồng nhân dân xã

Phó chủ tịch HĐND xã
Các ban HĐND
Ủy ban nhân dân xã

Chủ tịch UBND xã

Phó chủ tịch UBND xã

-

Các đơn vị, thôn xóm trực
thuộc:

Công an xã.
Ban chỉ huy quân sự xã.
Văn phòng thống kê.
Địa chính- xây dựng – môi
trường.
Lao động thương binh xã hội.
Nông nghiệp.
Kế toán tài chính.
Tư pháp- hộ tịch.
Văn hóa, giáo dục, y tế.

-

Trạm y tế,
Trường mầm non xã,
Trường tiểu học,
Các thôn /xóm trực
thuộc xã.

Như vậy, Ủy ban nhân dân cấp xã có hai tư cách vừa là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân vừa là cơ quan hành chính ở cấp cơ sở; có vai trò quan trọng
trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trên các lĩnh vực đời sống xã hội ở
địa phương bằng pháp luật và theo pháp luật; tổ chức và chỉ đạo việc thi hành pháp
luật, nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã. Đối với tư cách cơ quan hành chính nhà
10

nước ở địa phương, Ủy ban nhân dân xã có vai trò trong việc quản lý hành chính
nhà nước trên các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội ở địa phương mình. Như vậy,
hoạt động tổ chức bộ máy cấp xã không giống như các đơn vị hành chính cấp trên.
Ở xã chỉ có Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thực hiện việc quản lý địa
phương. Chính quyền cấp xã vừa phải quản lý nhà nước về các mặt chính trị, kinh
tế, văn hóa, an toàn xã hội theo thẩm quyền do pháp luật quy định vừa nối liền trực
tiếp chính quyền với nhân dân. Cho nên các cơ quan lãnh đạo, thực thi ở cấp xã phải
thực sự là cơ quan đại diện tiêu biểu cho nhân dân cơ sở ở cấp địa phương.
c/ Hệ thống tổ chức của các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp xã gồm:
-

Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam.

-

Tổ chức Đoàn cơ sở (Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh).

-

Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam.

-

Hội Nông dân.

-

Hội Cựu chiến binh.
Bên cạnh đó, ở cấp xã còn có một số tổ chức xã hội khác như Hội người cao

tuổi, Hội khuyến học, Hội chữ thập đỏ… hay một tổ chức xã hội đặc thù chỉ có ở
cấp xã như: Hội làm vườn, các dòng họ…
Vai trò của các tổ chức này đã được quy định trong Luật Tổ chức chính quyền
địa phương năm 2015 về quan hệ công tác giữa chính quyền địa phương với Ủy ban
Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương. Trong
Mục 4 Điều 15 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 có quy định:
“chính quyền địa phương có trách nhiệm lắng nghe, giải quyết và trả lời các kiến
nghị của Uỷ ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội ở địa
phương về xây dựng chính quyền và phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương”.
Chính vì thế, trong hoạt động quản lý của cơ quan, HĐND xã, UBND xã và các đại
biểu Hội đồng nhân dân dựa vào sự cộng tác chặt chẽ của Mặt trận Tổ Quốc Việt
Nam, của các đoàn thể, các tổ chức chính trị xã hội và sự tham gia rộng rãi của quần
chúng nhân dân.
Như vậy, trong sự thống nhất của hệ thống chính trị cấp xã, Đảng là bộ phận
hạt nhân, giữ vai trò lãnh đạo trong hệ thống chính trị; chính quyền là lực lượng chủ
đạo, giữ vai trò quản lý điều hành và các tổ chức chính trị xã hội, các đoàn thể là tổ
11


chức đại diện cho quyền làm chủ cho các tầng lớp nhân dân. Chính quyền cơ sở là
cơ quan trực tiếp quản lý, tổ chức mọi mặt ở địa phương, phát huy mọi tiềm năng ở
địa phương, phục vụ cho sự phát triển của xã hội. Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức
chính trị xã hội, các tổ chức xã hội khác ở cấp xã là cầu nối giữa nhân dân với tổ
chức Đảng và chính quyền cơ sở, đại biểu cho lợi ích của nhân dân, là hậu thuẫn
của Đảng và chính quyền địa phương.
1.1.2. Hoạt động lưu trữ ở cấp xã.
Theo Điều 2 Luật lưu trữ năm 2011 có quy định: “Hoạt động lưu trữ là hoạt
động thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu
trữ”. Bám sát theo Điều 2 này thì có thể định nghĩa: Hoạt động lưu trữ ở cấp xã

chính là hoạt động thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng
tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị ở cấp xã bao gồm:
tổ chức Đảng ở cấp xã (Đảng ủy xã); cơ quan chính quyền ở cấp xã (HĐND xã và
UBND xã); các tổ chức chính trị xã hội ở cấp xã (Mặt trận Tổ quốc, Đoàn Thanh
niên, Hội Phụ nữ, ….).
1.1.3. Quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã.
Quản lý có thể hiểu một cách tổng quát là sự tác động có ý thức bằng quyền
lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp với các
nguồn lực nhằm thực hiện một mục tiêu chung của tổ chức trong điều kiện môi
trường biến đổi.
Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng1, quản lý (nếu hiểu theo nghĩa gốc) là các biện
pháp của chủ thể quản lý nhằm xây dựng/ tạo ra những quy chế, khuôn khổ và điều
khiển, tác động lên một đối tượng quản lý để đưa đối tượng đó vào khuôn khổ. Như
vậy, hoạt động quản lý bao gồm:
i/ Tạo ra khuôn khổ: chính là xây dựng hành lang pháp lý, ban hành các quy
chế, quy định về một lĩnh vực nào đó; đồng thời thiết lập các cơ quan để thực thi
các quy chế, quy định, biện pháp quản lý đã đặt ra.
ii/ Sau khi tạo ra khuôn khổ, chủ thể quản lý cần tiến hành phổ biến, hướng
dẫn, kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm (nếu có) theo các quy định đã ban hành.

1

Tham khảo từ bài giảng cao học “Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS Vũ Thị Phụng
(Tài liệu lưu hành nội bộ, 2016)

12


iii/ Chỉnh sửa, cải tiến các quy chế, quy định cho phù hợp với thực tế nhằm
để thay đổi sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Như vậy, từ khái niệm về quản lý, hoạt động lưu trữ và hoạt động lưu trữ cấp
xã thì quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã là các biện pháp nhằm tác động và điều
chỉnh để các hoạt động lưu trữ cấp xã được thực hiện theo những quy chế, quy định
đã được ban hành. Cụ thể hơn, quản lý hoạt động lưu trữ nói chung và ở cấp xã nói
riêng, bao gồm các vấn đề sau:
- Xây dựng, ban hành những quy định về hoạt động lưu trữ.
- Xác định và giao quyền quản lý cho các cơ quan, bộ phận.
- Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm.
Từ những khái niệm cơ bản trên đây, trong luận văn này, khái niệm tổ chức
quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã được hiểu là trách nhiệm và biện pháp của các
cơ quan chức năng có thẩm quyền nhằm quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã chặt chẽ
theo đúng nguyên tắc, yêu cầu, mục tiêu đã được đặt ra.
1.1.4. Khái niệm về mô hình.
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, mô hình có hai nghĩa:
-

Theo nghĩa rộng, mô hình là hình ảnh (hình tượng, sơ đồ, mô tả…) ước lệ về

các sự vật hoặc hiện tượng. Khái niệm mô hình được sử dụng rộng rãi trong triết
học, tin học, kinh tế học, toán học, ngôn ngữ học và các khoa học khác.
-

Theo nghĩa hẹp, mô hình là khuôn, mẫu, tiêu chuẩn.
Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi sử dụng định nghĩa mô hình theo nghĩa

hẹp là các kiểu dạng, khuôn, tiêu chuẩn, khi được lựa chọn sẽ trở thành mẫu để tuân
thủ, thực hiện theo.
Như vậy, nếu gắn kết các khái niệm được trình bày ở trên thì mô hình tổ
chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã là kiểu dạng, cách tổ chức quản lý hoạt
động lưu trữ được cho là hợp lý và được lựa chọn thành mẫu để thực hiện theo. Với

ý nghĩa đó, trong luận văn này, chúng tôi sẽ tìm hiểu các cách thức quản lý hoạt
động lưu trữ ở cấp xã hiện nay và đề xuất mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ
ở cấp xã cho phù hợp hơn với yêu cầu thực tế.

13


1.2.

Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt

động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã.
1.2.1.

Khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức ở cấp xã
Mặc dù chưa có điều kiện khảo sát rộng rãi, nhưng qua khảo sát thực tế tại
một số xã tại tỉnh Nam Định, tôi nhận thấy, khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành
trong hoạt động các cơ quan, tổ chức ở cấp xã không nhiều, số lượng không lớn;
chủ yếu là tài liệu hành chính phản ảnh mọi mặt hoạt động của chính cơ quan, tổ
chức ở cấp xã.
Bảng thống kê khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức chính trị xã hội (qua khảo sát thực tế tại một số xã tại tỉnh Nam
Định). Khối lượng này là các tài liệu hiện có của nhiều năm gộp lại ( tài liệu UBND
xã) và trong một nhiệm kỳ ( đối với tài liệu của Đảng và các tổ chức chính trị xã
hội) tính đến thời điểm đi khảo sát. Đơn vị tính: mét giá. Nguồn: tự thống kê.
Khối lượng tài liệu ( đơn vị tính m giá)
Xã

Đảng ủy xã và các tổ chức

UBND xã

chính trị xã hội
Hải Anh

8.5

13

Hải Đường

4.3

5

Hải Hưng

10

14

Hải Lộc

5.5

12

Hải Phúc

7

11

Hải Quang

11

12

Hải Vân

6

12

Hải Trung

12

18

Hải Xuân

9

9

Giao Thịnh

5

10

Hồng Quang

3

7

Xuân Phong

8

9

Trực Mỹ

6.5

8

14


1.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã.
Có thể nói, ở một góc độ nào đó, xã là một “quốc gia” thu nhỏ. Vì vậy, thành
phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan ở

cấp xã đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung. Qua khảo sát thực tế, tôi nhận
thấy:
Về loại hình tài liệu: chủ yếu là tài liệu bằng giấy. Tài liệu hành chính có số
lượng nhiều nhất, phản ánh mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tài liệu khoa học
kỹ thuật chủ yếu là nhóm tài liệu xây dựng cơ bản các công trình ở địa phương.
Bên cạnh đó, tài liệu nghe nhìn chủ yếu là tài liệu ảnh lưu lại các hoạt động của các
cơ quan, tổ chức; tài liệu phim, ghi âm hầu như không có.
Về nội dung: tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của cấp xã do chính các cơ
quan, tổ chức ban hành bao gồm:
-

Tài liệu của Đảng bộ xã ( tổ chức cơ sở Đảng cấp xã).

-

Tài liệu của cơ quan chính quyền cấp xã ( HĐND xã và UBND xã).

-

Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội, các ban ngành Đoàn thể cấp xã.
1.2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức

cơ sở Đảng cấp xã (Đảng ủy xã).


Tài liệu Đại hội Đảng bộ xã,



Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng ủy cấp xã:

-

Tài liệu hội nghị Ban chấp hành, Ban Thường vụ, hội nghị cán bộ;

-

Tài liệu do Đảng ủy cấp xã ban hành;

-

Tài liệu của Thường trực Đảng ủy cấp xã;

-

Tài liệu của các cơ quan cấp trên và của các cơ quan, tổ chức khác
gửi đến.



Tài liệu về một số mặt công tác của Đảng ủy xã:
-

Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ,

-

Tài liệu về công tác kiểm tra

-

Tài liệu về công tác tôn giáo

-

Tài liệu về công tác dân vận

-

Tài liệu về công tác tài chính - kế toán,
15


-

Công tác nội bộ Đảng ủy.



Tài liệu kết nạp, theo dõi Đảng viên.



Một số số sách.



Tài liệu của các chi ủy thuộc Đảng ủy xã.

1.2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ
quan chính quyền cấp xã.

a. Tài liệu của Hội đồng nhân dân xã.
-

Hồ sơ, tài liệu về bầu cử HĐND xã;

-

Hồ sơ, tài liệu các kỳ họp thường kỳ và bất thường;

-

Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát của HDND và đại biểu HDND

-

Tài liệu về công tác tiếp dân;

-

Tài liệu khác: hội nghị tổng kết, sơ kết định kỳ theo chuyên đề; báo

cáo của UBND xã tại các kỳ họp;
b. Tài liệu của Ủy ban nhân dân xã.
-

Tài liệu tổng hợp chung:
+ Tập văn bản gửi chung đến UBND xã;
+ Tập công văn trao đổi những vấn đề chung;
+ Tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Tài liệu về tổ chức thực

hiện đường lối của Đảng và Pháp luật, tổ chức cán bộ, kế hoạch phát triển kinh tế,
xã hội hàng năm, thông tin tuyên truyền của UBND xã; tài liệu về hoạt động của
lãnh đạo cơ quan (báo cáo, bản thuyết trình, giải trình, trả lời chất vấn HĐ ND…)
-

Tài liệu hình thành trong các lĩnh vực hoạt động theo chức năng

nhiệm vụ của cơ quan UBND xã:
+ Tài liệu văn phòng - thống kê;
+ Tài liệu về phát triển nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp;
+ Tài liệu về địa chính, xây dựng, môi trường;
+ Tài liệu về giao thông - thủy lợi;
+ Tài liệu văn hóa – xã hội, y tế, giáo dục;
+ Tài liệu quân sự;
+ Tài liệu công an (an ninh trật tự, an toàn xã hội);
+ Tài liệu tư pháp - hộ tịch;
16


+ Tài liệu tài chính - kế toán;
+ Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại;
+ Tài liệu công tác văn phòng, hành chính, văn thư, lưu trữ.
-

Một số sổ sách liên quan ( sổ đăng ký văn bản đi/ đến).

1.2.2.3. Thành phần nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Mặt
trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội.
-

Tài liệu Đại hội;

-

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Mặt trận Tổ quốc

và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã như: báo cáo các cấp tổng kết, công tác báo
cáo kiểm điểm tình hình, kiểm tra đánh giá, nghị quyết, các biên bản của các kỳ đại
hội….
1.3.

Một số sổ sách liên quan: sổ ghi biên bản cuộc họp, sổ quỹ, …

Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan,

tổ chức ở cấp xã.
1.3.1. Phản ánh thực tiễn hoạt động của cơ quan.
Mỗi một cơ quan, tổ chức được thành lập, đều được quy định rõ ràng về
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn. Do đó, tài liệu lưu trữ là một “sản phẩm” được
hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đó và chính nó thể hiện rõ ràng
nhất tất cả mọi hoạt động thực tiễn đã, đang diễn ra trên tất cả các lĩnh vực mà cơ
quan đó có thẩm quyền thực hiện.
Tài liệu lưu trữ của Đảng bộ Xã có nội dung phản ánh đường lối lãnh đạo,
chủ trương, chính sách của Đảng; đồng thời đề ra chủ trương, các nhiệm vụ chính
trị của địa phương và lãnh đạo thực hiện có hiệu quả như: phát triển kinh tế xã hội,
bảo đảm an ninh trật tự địa phương, công tác chính trị tư tưởng, xây dựng Đảng bộ,
chi bộ, công tác tổ chức cán bộ, công tác kiểm tra, kỷ luật…
Tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân nhằm xây dựng những định hướng
từ việc ban hành các nghị quyết quan trọng về thu, chi ngân sách, quyết toán ngân
sách, cụ thể hóa các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội theo các nghị quyết, quyết

định của cơ quan nhà nước cấp trên phù hợp với tình hình địa phương. Các nghị
quyết của HĐND xã là cơ sở, mục tiêu, định hướng giúp UBND, các ngành hoàn
thành tốt chỉ tiêu, nhiệm vụ theo Nghị quyết của HĐND, cũng như chỉ tiêu, nhiệm
17


vụ cấp trên giao. Bên cạnh đó các tài liệu cũng phản ánh hoạt động giám sát của
HĐND xã cũng đã giúp đại biểu HĐND xã nhận thức đầy đủ hơn về trách nhiệm
của mình trước cử tri, có thêm thông tin để tham gia thảo luận, quyết định các chủ
trương, chính sách thuộc thẩm quyền của HĐND xã...
Tài liệu lưu trữ của cơ quan chính quyền xã (UBND xã) phản ánh việc
triển khai toàn diện việc quản lý, điều hành và kết quả các mặt hoạt động của đời
sống xã hội ở cấp cơ sở như: kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp, ngư nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng quy hoạch đất đai, giáo dục, y tế,
văn hóa xã hội, an ninh trật tự, dân tộc tôn giáo…
Các tài liệu hình thành trong các tổ chức chính trị xã hội phản ánh nhiệm vụ
giáo dục tư tưởng, động viên và phát huy tính tích cực thực hiện đường lối của
Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước tới các tầng lớp nhân dân, góp phần thực
hiện nhiệm vụ chính trị, chăm lo bảo vệ lợi ích chính đáng và hợp pháp của nhân
dân; tham gia vào công việc quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tăng cường mật thiết
mối liên hệ giữa Đảng, nhà nước và nhân dân ở cấp xã.
Ví dụ với Hội Liên hiệp Phụ nữ xã, tài liệu được hình thành phản ánh các
hoạt động thực tiễn của tổ chức vận động các tầng lớp phụ nữ chủ động, tích cực
thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước,
tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội và bảo vệ Tổ quốc;
vận động, hỗ trợ phụ nữ nâng cao năng lực, trình độ, xây dựng gia đình hạnh phúc;
chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần của phụ nữ tại địa phương.
1.3.2.

Cung cấp thông tin quá khứ nhằm phục vụ hoạt động lãnh đạo,

quản lý, điều hành ở cấp xã.
Tài liệu lưu trữ cấp xã chứa đựng những thông tin quá khứ của chính cấp xã .
Đó là sự phản ánh các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả
lao động và sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại
những hoạt động thực hiện triển khai, thực thi của các cơ quan, cá nhân hoặc những
cống hiến to lớn của các nhân vật tiêu biểu của địa phương như các anh hùng dân
tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiếng. Ví dụ: Tài liệu lưu trữ của UBND xã cũng
phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan nói riêng cũng như mọi mặt của đời sống

18