HOÀN THIỆN hệ THỐNG THÔNG TIN kế TOÁN NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY cổ PHẦN THÉP bắc VIỆT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (6.71 MB, 113 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
TẠ THỊ KIM CHUNG
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC
VIỆT
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
HÀ NỘI – 2013
ii
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
TẠ THỊ KIM CHUNG
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC
VIỆT
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
MÃ SỐ
:
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN THỊ TÂM
HÀ NỘI – 2013
ii
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được sử dụng để bảo vệ một học vị
nào.
Tôi xin cam đoan rằng, mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được
cảm ơn và các thông tin trích dẫn đều được chỉ rõ nguồn gốc.
Hà Nội, ngày 8 tháng 11 năm 2013
Tác giả luận văn
Tạ Thị Kim Chung
i
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự nỗ
lực, cố gắng của bản thân, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của nhiều
cá nhân và tập thể.
Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình
của các thầy, cô giáo Bộ môn Kế toán tài chính thuộc khoa Kế toán và Quản trị kinh
doanh, trường đại học nông nghiệp Hà Nội. Đặc biệt là sự quan tâm, hướng dẫn tận
tình của PGS.TS. Nguyễn Thị Tâm – Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh - Trường
đại học nông nghiệp Hà Nội đã trực tiếp hướng dẫn chỉ bảo cho tôi trong suốt quá trình
thực hiện luận văn.
Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các phòng ban, đặc biệt là phòng kế
toán, bộ phần tin học của Công ty cổ phần Thép Bắc Việt đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi
trong quá trình nghiên cứu và thu thập thông tin, số liệu phục vụ cho luận văn.
Qua đây tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình, bạn bè và đồng
nghiệp, cơ quan đã giúp đỡ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tôi
trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.
Hà Nội, ngày 8 tháng 11 năm 2013
Tác giả luận văn
Tạ Thị Kim Chung
ii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN...........................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................ii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT......................................................................................v
DANH MỤC BẢNG....................................................................................................vi
DANH MỤC BIỂU.....................................................................................................vii
DANH MỤC SƠ ĐỒ..................................................................................................viii
DANH MỤC LƯU ĐỒ................................................................................................ix
PHẦN I - MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.1. Sự cần thiết của đề tài.............................................................................................1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu:..............................................................................................2
1.2.1. Mục tiêu chung....................................................................................................2
1.2.2. Mục tiêu cụ thể:...................................................................................................2
1.3. Câu hỏi nghiên cứu:................................................................................................3
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:..........................................................................3
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu..........................................................................................3
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu.............................................................................................3
PHẦN II - CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU........................................................4
2.1. Cơ sở lý luận về hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu.................4
2.1.1. Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu..........................................................4
2.1.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán..................................................10
2.1.3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp....13
2.1.4. Tính tất yếu và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán NVL............17
2.1.5. Nội dụng hoàn thiện theo cấu trúc thành phần hệ thống thông tin kế toán
nguyên vật liệu............................................................................................................. 19
2.2. Cơ sở thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán trong công tác quản lý nguyên vật
liệu tại Việt Nam..........................................................................................................21
PHẦN III – GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT VÀ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.............................................................................28
3.1. Lịch sử hình thành và hoạt động của Công ty.......................................................28
iii
3.1.1. Thông tin về Công ty..........................................................................................28
3.1.2. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty:..............................................................28
3.1.3. Quá trình hình thành và phát triển......................................................................28
3.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Thép Bắc Việt..................................................29
3.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty:....................................................................29
3.1.6. Quy trình sản xuất và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.....................30
3.1.7 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty....................................................................31
3.1.8. Tình hình hoạt động của Công ty.......................................................................35
3.2. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................40
3.2.1. Phương pháp phân tích chi tiết và phương pháp suy luận logic:.......................40
3.2.2. Phương pháp so sánh:........................................................................................40
3.2.3. Phương pháp thu thập dữ liệu:..........................................................................41
3.2.4. Phương pháp thống kê:......................................................................................42
3.2.5. Phương pháp chuyên gia:...................................................................................42
PHẦN IV – HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT ( BVG)........................43
4.1. Đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty CP Thép Bắc Việt...........................................................................................43
4.1.1. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ
phần Thép Bắc Việt......................................................................................................43
4.1.2. Thực trạng về hoạt động chu trình nghiệp vụ nguyên vật liệu tại công ty cổ phần
Thép Bắc Việt..............................................................................................................48
4.1.3. Đánh giá chung về hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ
phần thép Bắc Việt đã đạt được...................................................................................78
4.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thép
Bắc Việt....................................................................................................................... 82
4.2.1. Mục tiêu hoàn hiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu.........................82
4.2.2. Hoàn thiện thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu....82
PHẦN V - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.................................................................98
5.1. Kết luận................................................................................................................. 98
5.2. Kiến nghị..............................................................................................................99
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................100
iv
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu viết tắt
Diễn giải
BBGH
Biên bản giao hàng
CP
Chi phí
CNTT
Công nghệ thông tin
ĐVT
Đơn vị tính
KCN
Khu công nghiệp
KT
Kế toán
GTGT
Gía trị gia tăng
HTTT KT
Hệ thống thông tin kế toán
HĐQT
Hội đồng quản trị
MTV
Một thành viên
NVL
Nguyên vật liệu
NKC
Nhật ký chung
NK
Nhập kho
SXKD
Sản xuất kinh doanh
PNK
Phiếu nhập kho
TNK
Thuế nhập khẩu
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
VT
Vật tư
v
DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty................................................36
Bảng 3.2. Tình hình lao động và cơ cấu lao động của BVG năm 2012........................38
Bảng 3.3. Kết quả SXKD của Công ty cổ phần Thép Bắc Viết qua 3 năm..................39
Bảng 4.1. Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP Thép Bắc Việt. .44
Bảng 4.2. Vận hành của các thành phần trong hệ thống thông tin kế toán nguyên vật
liệu tại công ty cổ phần Thép Bắc Việt........................................................................46
Bảng 4.3. Hệ thống phần cứng.....................................................................................83
Bảng 4.4. Hệ thống phần mềm.....................................................................................84
Bảng 4.5. Hoàn thiện bổ sung các thành phần tham gia trong chu trình......................86
Bảng 4.6. Hoàn thiện hoạt động của HTHT kế toán nhập kho vật tư, nguyên vật liệu
của Công ty.................................................................................................................. 87
Bảng 4.7. Hoàn thiện hoạt động của HTTT KT xuất kho vật tư, nguyên vật liệu tại
Công ty......................................................................................................................... 88
vi
DANH MỤC BIỂU
Biểu 4.1. Phiếu đề nghị mua vật tư, nguyên vật liệu....................................................53
Biểu 4.2. Đơn đặt hàng................................................................................................53
Biểu 4.3. Hợp đồng mua bán vật tư, hàng hóa.............................................................55
Biểu 4.4. Biên bản kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hóa nhập kho..............................57
Biểu 4.5. Biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa.............................................................57
Biểu 4.6. Hóa đơn giá trị gia tăng................................................................................59
Biểu 4.7. Phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa...................................................................60
Biểu 4.8. Phiếu đề nghị cấp vật tư/ NVL.....................................................................65
Biểu 4.9. Phiếu giao nhận vật tư/ NVL........................................................................66
Biểu 4.10. Phiếu xuất kho vật tư/ NVL........................................................................67
Biểu 4.11. Bảng tổng hợp chi tiết vật tư/ nguyên vật liệu............................................71
Biểu 4.12. Sổ chi tiết vật tư, nguyên vật liệu...............................................................72
Biểu 4.13. Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư/ NVL.........................................75
Biểu 4.14. Báo cáo công nợ với nhà cung cấp.............................................................77
Biểu 4.15. Phân bổ chi phí nguyên vật liệu..................................................................78
vii
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Các thành phần và môi trường hoạt động của HTTT kế toán NVL..............9
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Bacviet Group...................................................29
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ quy trình sản xuất Xà gồ..................................................................30
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ bộ máy quản lý cụ thể của Bacviet Group........................................31
Sơ đồ 4.1. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại BVG..............................................51
viii
DANH MỤC LƯU ĐỒ
Lưu đồ 4.1. Lưu đồ chứng từ mua vật tư.....................................................................60
Lưu đồ 4.2. Lưu đồ luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệu................................62
Lưu đồ 4.3. L ưu đồ luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu................................67
Lưu đồ 4.4. Dòng dữ liệu nguyên vật liệu....................................................................69
Lưu đồ 4.5. Lưu đồ chứng từ trong HTTT KT nhập kho vật tư, nguyên vật liệu.........88
Lưu đồ 4.6. Lưu đồ chứng từ xuất kho vật tư, nguyên vật liệu trong HTTT KT của
Công ty........................................................................................................................ 89
ix
PHẦN I - MỞ ĐẦU
1.1. Sự cần thiết của đề tài
Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa học
công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các
doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa. Đặc biệt là hiệu quả trong
quá trình quản lý đã được nâng cao vượt bậc.
Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần thì quản lý trong hoạt động sản xuất
kinh doanh nói chung và quản lý tốt về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp quyết
định đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp vì vậy việc hệ thống hoá các
thông tin kế toán là điều tất yếu khách quan.
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ
công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý
theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu,
không thường xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong
đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận. Đặc biệt là mất rất nhiều
thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra
quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý
ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của
hệ thống quản lý cũ. Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được
tối ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu
quả lớn trong kinh doanh.
Khái niệm kế toán ngày nay không còn xa lạ với mọi người, đặc biệt là với doanh
nghiệp, vậy ở đó kế toán làm gì, và làm như thế nào, cung cấp điều gì,... Để biết được
những nội dung trên, thì việc nghiên cứu các thông tin kế toán là điều hết sức cần thiết
cho bản thân nhà quản lý trong doanh nghiệp cũng như nhưng đơn vị chủ đầu tư bên
ngoài. Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn
tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ
chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa
1
các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự
trao đổi thông tin.
Công ty cổ phần đầu tư Thép Bắc Việt – là một công ty kinh doanh, sản xuất,
phát triển sản phẩm chủ yếu về mặt hàng sắt, thép. Đồng thời, Công ty cũng là công ty
mẹ có hệ thống nhiều công ty con, do vậy việc quản lý, cung cấp thông tin kế toán
giữa các đơn vị trong hệ thống với nhau là hết sức cần thiết và quan trọng. Để sản xuất
sản phẩm thì yếu tố đầu vào là vô cùng quan trọng, nguyên vật liệu là yếu tố đầu tiên
cấu thành nên sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Quản lý tốt các yếu tổ đầu vào là góp phần
tạo nên thành công của doanh nghiệp, chính vì vậy công ty đã rất chú trọng tới yếu tố
này, công ty phần thành nhiều bộ phận như kế toán nguyên vật liệu, kế toán kho, thủ
kho, bộ phận kiểm tra chất lượng,.., để đảm bảo đáp ứng được như cầu công việc cung
cấp thông tin về yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào đồng
thời phục vụ hoạt động của công ty diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị đứt đoạn.
Tuy nhiên, do đặc thù của công ty, nên việc quản lý nguyên vật liệu còn nhiều bất cập,
chưa phản ánh và cung cấp được đầy đủ các thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý của
lãnh đạo công ty cũng như các đơn vị bên ngoài. Nhận rõ tầm quan trọng của hệ thống
thông tin kế toán đối với Công ty và những thiếu sót trong hệ thống thông tin kế toán
tại nên chúng tôi lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật
liệu tại Công ty cổ phần thép Bắc Việt’’ làm luận văn thạc sĩ của mình nhằm góp phần
nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu:
1.2.1. Mục tiêu chung
Trên cơ sở đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty cổ phần thép Bắc Việt để đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, đáp ứng nhu cầu cung cấp, sử dụng
thông tin về nguyên vật liệu.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể:
-
Hệ thống hoá cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu.
-
Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ
phần thép Bắc Việt.
2
-
Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên
vật liệu tại Công ty cổ phần thép Bắc Việt.
1.3. Câu hỏi nghiên cứu:
- Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thép Bắc Việt
đang diễn ra như thế nào? Mục đích của việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán
nguyên vật liệu để làm gì?
- Giải pháp nào nhằm hoàn thiện, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng hệ
thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty?
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
Hoạt động của các thành phần liên quan đến hệ thống thông tin kế toán nguyên
vật liệu tại Công ty cổ phần thép Bắc Việt.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về không gian: Đề tài được tập trung nghiên cứu tại Công ty cổ phần
thép Bắc Việt
Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu và thu thập số liệu về thực trạng hệ thống
thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công cổ phần thép Bắc Việt trong năm 2010, năm
2011 và năm 2012.
3
PHẦN II – CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
2.1. Cơ sở lý luận về hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu.
2.1.1. Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu
2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
a. Một số khái niệm:
- Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một
loạt các mục tiêu.
- Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa với
người sử dụng.
- Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại
của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức
nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần
của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
- Hệ thống thông tin kế toán: là một tập hợp các nguồn lực về con người, các
thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, các chính sách, các thủ tục quy định…nhằm
biến đổi dữ liệu tài chính thành thông tin kế toán trong một tập các rằng buộc gọi là
môi trường. Như vậy, hệ thống thông tin kế toán được hiểu là việc kết hợp các bộ phận
cấu thành hệ thống để thu thập, xử lý và báo cáo thông tin kế toán cho người sử dụng
trong một môi trường nhất định.
b. Các đặc tính của thông tin:
- Có độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện độ trung thực và độ chính xác. Thông tin có
độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ.
- Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp
ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể
dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi và tình hình
thực tế doanh nghiệp.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã
không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc
4
trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu.
Điều đó dẫn đến tốn phí do tạo ra những thông tin không dùng hoặc ra các quyết định
sai vì hiểu sai thông tin.
- Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như các
tài sản khác. Thông tin cần được bảo vệ và sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể
gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
- Tính kịp thời: Thông tin cần được chuyển tới người sử dụng vào đúng lúc cần thiết.
* Phân loại hệ thống thông tin:
Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản lý khác
nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin trong tổ chức. Các dạng hệ thống thông
tin trong tổ chức có thể được phân loại theo từng phương thức khác nhau.
+ Theo cấp ứng dụng doanh nghiệp:
Hệ thống thông tin được chia làm 4 cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và
tác nghiệp.
Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các nhà quản lý bậc thấp như trưởng
nhóm, quản đốc,…trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp
như bán hàng, công nợ, tiền mặt, tiền lương,…Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để
trả lời câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy.
Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho người
nghiên cứu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh nghiệp
phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công
việc hàng ngày của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản
lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian. Quan
trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc của
doanh nghiệp. Ở cấp này, các thông tin cung cấp chủ yếu thông qua các báo cáo hàng
tháng, hàng quý, hàng năm,…Các hệ thống cấp chiến thuật thường cung cấp các báo
cáo định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động.
5
Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa
ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài. Mục tiêu của hệ
thống này là giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi
trong môi trường. Những câu hỏi họ đặt ra tương tự như: Doanh nghiệp cần tuyển
thêm bao nhiêu công nhân trong vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguyên liệu đầu
vào về lâu dài sẽ là gì? Công ty sẽ chịu được ở mức chi phí nào? Nên sản xuất sản
phẩm nào sau 5 năm tới?
+ Các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp:
Ngoài ra, các hệ thống thông tin còn được tiếp tục chia thành 5 khu vực chức
năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán và tổ chức nhân sự.
Qua cách phân loại trên cho thấy hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu là
một hệ thống con của hệ thống thông tin kế toán, thuộc lĩnh vực thông tin chức năng
của doanh nghiệp nhằm ghi chép, theo dõi, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu theo
chu trình nghiệp vụ kế toán.
2.1.1.2 Tổng quan chung về nguyên vật liệu
a. Khái niệm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh
doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được sản xuất.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn
kho, được mua sắm từ nguồn vốn lưu động để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh.
Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý nguyên vật liệu và kế toán
nguyên vật liệu tương đối phức tạp với khối lượng công việc lớn xong lại vô cùng có ý
nghĩa quan trọng.
b. Đặc điểm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và bị tiêu hao toàn bộ và
khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật
chất ban đầu và giá trị được chuyền toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
6
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật
liệu. Trong quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu cần được theo dõi, quản lý chặt chẽ
về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu: Mua sắm, dự trữ, bảo quản và sử dụng.
Ở khâu mua hàng đòi hỏi phải quản lý đúng việc thực hiện kế hoạch mua hàng
về số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí mua
cũng như đảm bảo đúng tiến độ, thời gian đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh
doanh trong doanh nghiệp.
Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phương
tiện đo lường cần thiết tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản đối với từng
loại nguyên liệu vật liệu tránh hư hỏng mất mát đảm bảo an toàn tài sản.
Ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiểm, chấp hành tốt các định
mức dự toán chi phí nguyên vật liệu góp phần quan trọng để hạ giá thành, tăng thu
nhập và tích lũy đơn vị.
c. Phân loại nguyên liệu, vật liệu:
Để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại
vật liệu khác nhau mà mỗi loại lại có chức năng trong sản xuất, có tính chất khác nhau.
Bởi vậy để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại, từng thứ vật
liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại. Phân
loại nguyên liệu, vật liệu là dùng các tiêu thức thích hợp để nhóm những nguyên liệu,
vật liệu có cùng tiêu thức đó vào thành từng nhóm, từng loại.
Trong thực tế có rất nhiều cách phân loại nguyên liệu, vật liệu, song cách phân
loại phổ biến là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào
quá trình sản xuất, gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của
sản phẩm.
- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không
cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm
thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm,
7
hàng hoá hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình
thường, hoặc phục vụ cho yêu cầu công nghệ, kỹ thuật.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng để cung cấp nhiệt năng trong quá trình
sản xuất (như: than, củi, xăng, dầu, khí đốt…)
- Phụ tùng thay thế: là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy
móc, thiết bị, phương tiện vận tải,
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Là những loại vật liệu và thiết bị được sử
dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên trường là
những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài
sản cố định.
* Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu:
- Vật liệu mua ngoài: Là loại vật liệu mà doanh nghiệp mua ngoài từ trong nước
hoặc nhập khẩu.
- Vật liệu tự sản xuất: Là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu
sản xuất, kinh doanh.
- Vật liệu có từ nguồn gốc khác (được cấp, nhận vốn góp, nhận đầu tư,…)
Việc phân loại như trên vẫn mang tính tổng quá chưa đi vào từng loại, từng vật
liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh
nghiệp. Do đó cần phải tiến hành xác lập bảng (số) danh điểm vật liệu theo loại, nhóm,
thứ vật liệu. Cần quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính
và giá hạch toán của từng loại vật liệu cụ thể.
2.1.1.3 Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu.
Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận của hệ thống thông
tin chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán
nguyên vật liệu. Nó là công cụ đắc lực cho công tác quản lý, hỗ trợ việc ra quyết định,
điều khiển, phân tích các vấn đề thuộc lĩnh vực các yếu tố đầu vào trong một đơn vị
sản xuất – kinh doanh.
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ
thống thông tin kế toán có thể nhóm thành các nhóm chính như sau:
8
Sơ đồ 2.1. Các thành phần và môi trường hoạt động của HTTT kế toán NVL
MÔI TRƯỜNG
Khách hàng
Nhà cung ứng
TỔ CHỨC
LƯU TRỮ, XỬ LÝ, SẮP XẾP
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NVL
Nhập dữ liệu
đầu vào NVL
Xử lý dữ liệu
Phân tích, tính toán,
sắp xếp
Xuất dữ liệu
Thông tin NVL
Phản hồi
Các hãng
Cổ đông
Đối thủ cạnh tranh
điều chỉnh
Nhập dữ liệu về nguyên vật liệu: Là hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong
một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.
Đối với hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu thì việc nhập dữ liệu bắt đầu từ việc
thu nhận các chứng từ, sổ sách chi tiết về nhập, xuất, kiểm kê vật tư.
Xử lý thông tin nguyên vật liệu: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên
ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. Các thông tin sau nhập dữ liệu phải
được luân chuyển để đưa dữ liệu thành các thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý.
Xuất dữ liệu: Sự phân phôi các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc
những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó. Đối với hệ thống thông tin kế toán
nguyên vật liệu là những báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho hay các bảng phân bổ
chi phí vật tư đầu vào của sản xuất.
Lưu trữ thông tin nguyên vật liệu: Việc lưu trữ thông tin về nguyên vật liệu là
việc lưu trữ các thông tin về thời điểm nhập, xuất nguyên vật liệu, lưu trữ những thông
tin về chi phí liên quan đến việc mua, bán, nhập, xuất nguyên vật liệu đây cũng là một
trong những hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin được lưu trữ
thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các cơ sở dữ liệu.
9
Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông
tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những thông tin quay lại phản ánh chất lượng của dữ
liệu sau khi xuất ra, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể
đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện.
2.1.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán được cấu thành bao gồm: Phần cứng, phần mềm, các
phương thức truyền thông, mạng máy tính và nhân sự.
- Hệ thống thông tin hình thành với 5 thành phần cơ bản:
(1) Các thiết bị phần cứng,
(2) Các chương trình phần mềm,
(3) Các cơ sở dữ liệu,
(4) Hệ thống truyền thông
(5) Nhân sự.
Cụ thể từng thành phần biểu hiện như sau:
2.1.2.1 Phần cứng
Bộ nhớ thứ cấp:
Đĩa từ
Thiết bị vào:
Bàn phím
Băng từ
Đĩa quang
Thiết bị ra:
Nguồn dữ liệu tự
động truy cập
Chuột
Máy in
Bộ xử lý
trung tâm
Màn hình cảm ứng
Thiết bị quét số
Bộ nhớ sơ cấp
Thiết bị truyền thông
10
Máy vẽ
Màn hình
Vi phim
2.1.2.2 Phần mềm.
Phần mềm hệ thống
+ Hệ điều hành
+ Phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích
Phần mềm ứng dụng
+ Phần mềm ứng dụng đa năng:
Phần mềm xử lý văn bản,
Bảng tính điện tử,
Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu,
Phần mềm quản lý thông tin cá nhân (lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ ghi
chép, danh thiếp, nhật ký,v.v...),
Phần mềm trình diễn văn bản (Power Point)…
+ Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: bao gồm các phần mềm sử dụng cho các
công việc chuyên biệt.
Ví dụ: Phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý tài chính
doanh nghiệp, phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm quản trị tác nghiệp,phần mềm
ứng dụng trong khoa học tự nhiên, vật lý xã hội...
2.1.2.3 Cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là 1 tập hợp có tổ chức của các dữ liệu có liên quan với nhau.
Ví dụ như các dữ liệu có liên quan đến việc quản lý nhân lực, quản lý tài chính,
kế toán, v.v...trong một doanh nghiệp. Các cơ sở dữ liệu thường được quản lý bằng hệ
thống quản lý cơ sở dữ liệu và được sử dụng một cách rộng rãi trên cơ sở chia sẻ giữa
những người dùng và các chương trình phần mềm ứng dụng khác nhau.
2.1.2.4 Hệ thống truyền thông.
Hệ thống truyền thông là một hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức điện tử.
- Hệ thống truyền thông cũng được gọi là hệ thống viễn thông hay mạng truyền
thông, một tập hợp các thiết bị nối với nhau bằng các kênh.
- Các thiết bị này có thể gửi tín hiệu, nhận tín hiệu hoặc vừa gửi vừa nhận tín hiệu.
- Để thực hiện nhiệm vụ đó, mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất 3 yếu tố:
thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin.
11
- Phương thức truyền thông
- Truyền kỹ thuật số (Digital Transmission)
- Truyền không đồng bộ (Asynchronous Transmission).
- Truyền đồng bộ (Synchronous Transmission).
- Các kênh truyền thông
Kênh truyền thông hữu tuyến
-
Dây dẫn xoắn đôi (Twisted wiring)
-
Cáp đồng trục (coaxial cable)
-
Cáp quang (fixber-optic)
Các kênh truyền thông vô tuyến
-
Sóng viba (microware)
-
Vệ tinh (satellites)
-
Tia hồng ngoại (infrared)
-
Sóng radio (radioware)
Các cấu trúc liên kết mạng
-
Mạng bus
-
Mạng hình sao
-
Mạng vòng
Mạng theo phạm vi
-
Mạng LAN ( Local Area Network)
-
Mạng WAN (wide Area Network)
-
Mạng MAN (metropolitan Area Network)
-
Mạng Internet
2.1.2.5 Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực bao gồm cán bộ công nhân viên thuộc lĩnh vực kế toán để xử lý
chu trình nghiệp vụ và các cán bộ công nhân viên khác để quản lý, sử dụng, vận hành
hệ thống thông tin kế toán.
Việc có kiến thức về công nghệ và thông tin mới là trách nhiệm của một nhân
công đối với doanh nghiệp mà người đó phục vụ. Người đó cũng cần phải có trách
nhiệm đối với xã hội: đó là đạo đức trở thành yếu tố quan trọng. Đạo đức là những
12
