Báo cáo thực tập: Xây dựng thể thức văn bản của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang

MỤC LỤC
 1.2.4. Giao diện Backstage                                                                               
 
..............................................................................
    
 15

1


DANH MỤC HÌNH

 Hình 1.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản                                                            
 
...........................................................
    
 10
 Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word                                            
 
...........................................
    
 11
 Hình 1.3 : Giao diện Backstage                                                                                
 
...............................................................................
    
 15

2

LỜI MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài 
Để đề ra đường lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, đưa  
nước ta vào thời kỳ  phát triển mới , thời kỳ  CNH, HĐH đất nước , hội nhập 
quốc tế  và khu vực, đồng thời đáp  ứng các yêu cầu về  tăng cường quản lý nhà 
nước đối với xã hội , vai trò của công tác xây dựng văn bản trong cơ  quan nhà  
nước ngày càng giữ vị trí quan trọng. 
Văn bản vừa là công cụ, vừa là phương tiện để các cơ quan nhà nước thực 
hiện chức năng quản lý của mình. Soạn thảo văn bản, một công việc dễ  bị  chê 
nhiều hơn khen, bởi một lẽ không phải "lời nói gió bay " mà là "giấy trắng mực  
đen", và để khỏi "mũi tên đã bắn ra rồi, sao còn thu lại được", người soạn thảo  
văn bản cần tích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức, hơn  
nữa cần cập nhật văn bản theo sát chủ  trương đường lối, chính sách của Đảng 
và Nhà nước.
Những năm qua, nhà nước đã quan tâm và từng bước hoàn thiện công tác  
xây dựng văn bản cho các cơ quan nhà nước ở TW và Địa phương. Các văn bản  
pháp lý nêu trên đã hình thành một quy trình tương đối đồng bộ về thủ tục , trình 
tự soạn thảo các văn bản.Thực tế cho thấy, hoạt động xây dưng văn bản của các 
cơ  quan nhà nước đã mang lại nhiểu kết quả  đáng kể  ,đáp  ứng được yêu cầu 
quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội . Tuy vậy trong hoạt động  
xây   dựng   văn   bản   vẫn   còn   tồn   tại   nhiều   bất   cập   trên   nhiều   phương   diện.  
Nguyên nhân của những tồn tại này chính là do việc xây dựng văn bản không 
tuân thủ  đầy đủ  các bước trong quy trình xây dựng văn bản , dẫn đến các văn  
bản được ban hành kém chất lượng, làm giảm hiệu quả quản lý của các cơ quan  
nhà nước. Xuất phát từ  tình trạng nêu trên,trong thời gian vừa qua có nhiều nhà  
nghiên cứu về văn bản đã đưa ra nhiều ý kiến , công trình nghiên cứu góp phần 
hoàn thiện quy trình xây dựng văn bản nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn 
bản. Tuy nhiên việc nghiên cứu về quy trình xây dựng văn bản trong các cơ quan 
cụ thể còn ít và chưa đồng bộ. 

3


Có thể nói việc nghiên cứu về quy trình xây dựng văn bản là yêu cầu cấp 
thiết đặt ra hiện nay. Vì vậy tôi chọn đề tài “ Xây dựng thể thức văn bản của 
Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ  Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn,  
Bắc Giang “ làm đề tài cho bài thực tập cơ sở của mình .
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Xây dựng quy chuẩn thể thức văn bản của Đoàn TNCS của Đoàn xã Giáp 
Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang.
          Nghiên cứu quy trình xây dựng văn bản, qua đó làm rõ thực trạng 
việc thực hiện quy trình xây dựng văn bản tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc  
Giang .Từ  đó đưa ra một số  đề  xuất góp phần khắc phục những tồn tại, hạn  
chế, phát huy những  ưu điểm tiến tới hoàn thiện quy trình xây dựng quy chuẩn 
thể thức văn bản của Đoàn xã .
3. Dự kiến cấu trúc: 
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN
CHƯƠNG 3: THỂ THỨC VĂN BẢN
Trong quá trình thực hiện đề  tài, do nhiều yếu tố  khách quan cũng như 
tầm hiểu biết của em còn hạn chế, đề  tài thực tập cơ  sở của em còn nhiều sai 
sót. Em mong được sự góp ý chân thành của quý thầy cô và các bạn để  em hoàn 
thiện bài hơn. Em xin gửi lời cảm  ơn đến quý thầy cô giáo bộ  môn Khoa Hệ 
Thống Thông Tin Kinh Tế, đặc biệt em xin chân trọng gửi lời cảm ơn chân thành  
đến thầy giáo ThS. Mai Ngọc Anh và KS. Lê Anh Tú đã tận tình giúp đỡ, hướng 
dẫn em hoàn thành tốt đề tài này. Qua đây em cũng xin gửi lời cám ơn đến Đoàn 
xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang đã quan tâm, giúp đỡ  tạo mọi điều kiện 
thuận lợi cho em trong suốt thời làm đề tài thực tập cơ sở và hoàn thành bài thực  
tập cơ sở này.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

4


Thái Nguyên, ngày       tháng       năm
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Dinh

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1
2
3
4
5
6

CNH,HĐH
TW
TNCS
ĐVTN
LHTN
XHCN

Công nghiệp hóa, hiện đại hóa
Trung ương
Thanh niên cộng sản
Đoàn viên thanh niên
Liên hiệp thanh niên

Xã hội chủ nghĩa

5


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Giới thiệu về Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
1.1.1. Khái niệm về Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
 Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là một tổ  chức chính trị  xã hội của thanh niên  
Việt Nam do Đảng cộng sản Việt Nam và chủ  tịch Hồ Chí Minh sáng lập, lãnh 
đạo và rèn luyện. Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, tự nguyện phấn đấu 
vì sự  nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội công 
bằng, dân chủ, văn minh theo định hướng XHCN.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là thành viên của hệ thống chính trị, hoạt động  
trong khuôn khổ  hiến pháp và pháp luật của nước cộng hòa XHCN Việt Nam.  
Đoàn phối hợp với các cơ quan, đoàn thể  và các tổ  chức xã hội, các tập thể  lao  
động để chăm lo, giáo dục, đào tạo và bảo vệ thanh thiếu nhi. Tổ chức cho Đoàn 
viên, thanh niên tham gia vào quản lý nhà nước và xã hội. Đoàn  TNCS Hồ  Chí 
Minh hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ 
trách.
Được xây dựng rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ  lịch sử  đấu 
tranh cách mạng. Đoàn tập hợp đông đảo thanh niên phát huy truyền thống anh 
hùng cách mạng, góp phần cho sự  nghiệp giải phóng dân tộc thống nhất đất 
nước, xây dựng và bảo vệ đất nước.
Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy truyền thống quý báu của  
dân tộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế  tục trung thành sự  nghiệp cách mạng 
vẻ  vang của đảng, tỏ  chức động viên ĐVTN đi đầu trong công cuộc xây dưng 
CNH, HĐH đất nước và bảo vệ nước Việt Nam XHCN.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là đội dự bị tin cậy của đảng, là đội quân xung  

kích tron các hoạt động của Đảng, là trường học XHCN của thanh niên, đại diện 
chăm lo bảo vẹ  quyền lợi hợp pháp của tuổi trẻ, phụ  trách Đội thiếu niên tiền 
phong Hồ Chí Minh, là lực lượng nòng cốt trong các phong trào thanh niên và các 
tổ chức thanh niên Việt Nam.

6


Đoàn TNCS Hồ  Chí Minh đoàn kết, hợp tác bình đẳng với các tổ  chức  
thanh niên tiến bộ trên thế giới, phấn đấu vì tương lai và hạnh phúc của tuổi trẻ,  
vì hào bình, độc lập dân tộ, dân chủ và tiến bộ xã hội.
1.1.2. Lịch sử ra đời của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
Mùa xuân năm 1931, từ  ngày 20 đến ngày 26/3, tại Hội nghị  Ban chấp 
hành Trung  ương Đảng lần thứ  2, Trung  ương Đảng đã giành một phần quan  
trọng trong chương trình làm việc để bàn về công tác thanh niên và đi đến những  
quyết định có ý nghĩa đặc biệt, như  các cấp  ủy Đảng từ  Trung  ương đến địa 
phương phải cử  ngay các  ủy viên của Đảng phụ  trách công tác Đoàn. Sự  phát  
triển lớn mạnh của Đoàn đã đáp ứng kịp thời những đòi hỏi cấp bách của phong  
trào thanh niên nước ta. Đó là sự  vận động khách quan phù hợp với cách mạng  
nước ta; đồng thời, phản ánh công lao trời biển của Đảng, của Chủ  tịch Hồ Chí 
Minh vô cùng kính yêu ­ Người đã sáng lập và rèn luyện tổ chức Đoàn. Được Bộ 
Chính trị Ban chấp hành Trung ương Đảng và Bác Hồ cho phép, theo đề nghị của 
Trung  ương Đoàn thanh niên Lao động Việt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ  3  
họp từ  ngày 22 ­ 25/3/1961 đã quyết định lấy ngày 26/3/1931 (một ngày trong  
thời gian cuối của Hội nghị  Trung  ương Đảng lần thứ  2, dành để  bàn bạc và  
quyết định những vấn đề  rất quan trọng đối với công tác thanh niên) làm ngày 
thành lập Đoàn hàng năm. Ngày 26/3 trở  thành ngày vẻ  vang của tuổi trẻ  Việt  
Nam,   của   Đoàn   Thanh   niên   cộng   sản   Hồ   Chí   Minh   quang   vinh.        Từ   ngày 
26/3/1931 đến nay, để  phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ  của từng thời kỳ  cách  
mạng, Đoàn đã đổi tên nhiều lần:  

•    Từ 1931 ­ 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương       
•    Từ 1937 ­ 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương       
•    Từ 11/1939 ­ 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương       
•    Từ 5/1941 ­ 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam      
•    Từ 25/10/1956 ­ 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam      
•    Từ 2/1970 ­ 11/1976: Đoàn Thanh niên lao động Hồ Chí Minh      
•    Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh    

7


Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiến đấu anh dũng vì độc lập tự 
do của Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội đã liên tiếp lập nên những chiến công xuất 
sắc và trưởng thành vượt bậc.   Mỗi chặng đường lịch sử  của dân tộc, Đoàn 
TNCS Hồ  Chí Minh có những hình thức đấu tranh và những nhiệm vụ  đặt lên  
hàng đầu khác nhau. Với mỗi giai đoạn, tên gọi của Đoàn đã được thay đổi. 
Tháng 4­1975, chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử đã kết thúc thắng lợi, giải 
phóng hoàn toàn miền Nam. Ngày 26/3/1976, Lễ kỷ niệm lần thứ 45 ngày thành  
lập Đoàn đã được tổ  chức trọng thể  tại Hà Nội. Tại Lễ  kỷ  niệm này, tổ  chức  
Đoàn trong cả nước đã thống nhất mang tên chung là Đoàn Thanh Niên Lao động 
Hồ Chí Minh. Đại hội lần thứ  IV của Đảng họp từ  ngày 14 đến 20/12/1976 tại 
Thủ  đô Hà Nội đã quyết định đổi tên đảng Lao động Việt Nam (2­1951) thành 
Đảng Cộng Sản Việt Nam và thể theo nguyện vọng của cán bộ, ĐVTN cả nước,  
Đại hội Đảng lần thứ IV đã quyết định đổi tên Đoàn TNLĐ Hồ Chí Minh (1970) 
thành: Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Đại hội Đảng chỉ  rõ nhiệm vụ 
của Đoàn và phong trào thanh niên trong giai đoạn mới là: “Đoàn TNCS Hồ  Chí  
Minh phải được xây dựng và củng cố  vững mạnh về  chính trị, tư  tưởng và tổ 
chức, xứng đáng là trường học CSCN của lớp người trẻ tuổi, là cánh tay đắc lực 
và đội hậu bị  tin cậy của Đảng”. Được mang tên Đoàn TNCS Hồ  Chí Minh là 
vinh dự và tự hào lớn của toàn thể cán bộ đoàn viên nước ta.

Trước sự phát triển lớn mạnh của Đoàn trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam,  
ở  nước ta xuất hiện nhiều tổ  chức Đoàn cơ  sở  với khoảng 1.500 đoàn viên và  
một số  địa phương đã hình thành tổ  chức Đoàn từ  xã, huyện đến cơ  sở. Đoàn  
TNCS Hồ Chí Minh của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang cũng đã được 
thành lập trong bối cảnh lịch sử trên.Từ năm 2010 đến nay Đoàn đã có 16 LHTN 
từ các làng xóm, với gần 600 ĐVTN.  Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến,  
tự  nguyện phấn đấu vì sự  nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước  
mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh theo định hướng XHCN. Đoàn tập 
hợp đông đảo thanh niên phát huy truyền thống anh hùng cách mạng, góp phần 
cho sự nghiệp giải phóng dân tộc thống nhất đất nước, xây dựng và bảo vệ đất  
nước. Luôn luôn tuân thủ những quy tắc, những chuẩn mực đạo đức nhất định.
8


Đoàn TNCS Hồ Chí Minh của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang  
hiểu được trách nhiệm và vai trò của mình trong nền kinh tế hội nhập như hiện  
nay, việc xây dựng và phát triển đạo đức lối sống văn hóa là một nhiệm vụ cấp  
thiết và quan trọng. Là những thế hệ trẻ, chủ nhân tương lai của đất nước những 
thanh niên, ĐVTN quán triệt định hướng XHCN, xây dựng và phát triển đạo đức,  
lối sống văn hóa Việt Nam, gắn bó mật thiết với nền văn hóa nhân loại tiến  
bộ.thực hiện tốt chủ trương chính sách của đảng và nhà nước. Thế hệ trẻ là chủ 
nhân tương lai của đất nước,d do đó mỗi ĐVTN phải không ngừng học tâp, trao  
dồi kiến thức, nâng cao trình độ  hiểu biết, năng động,sáng tạo, nhạy bén trong 
công việc tiếp thu tinh hoa văn hóa của các dân tộc trên thế  giới để  từ  đó chắt  
lọc và làm giàu thêm cho việc giáo dục đao đức, lối sống văn hóa Việt Nam cho 
thanh niên.
1.2. Giới thiệu về Microsoft Word
1.2.1. Các chức năng của Microsoft Word
 Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một chương trình soạn thảo văn bản 
đa năng cung cấp cho bạn một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng. Các 

công việc bạn có thể  làm trong phạm vi của Word bao gồm từ việc các tài liệu  
đơn giản như thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như  sách, báo, 
tạp chí, …. Bạn cũng có thể sử Word để tạo các trang Web sinh động và nổi bật  
cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ. Vì Word là một phần của Microsoft  
Office,   do   đó   nó   có   thể   chia   sẻ   dữ   liệu   với   Microsoft   Excel,   Microsoft  
PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook. Hiện nay,  ở nước ta đa số  các  
văn bản dùng trong giao dịch, các  ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử 
dụng Word để soạn thảo và in ấn.
1.2.2. Khởi động và thoát khỏi Word
 Khởi động và thoát khỏi Word được thực hiện giống như các chương 
trình khác chạy trong môi trường Windows. 
* Khởi động Word Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

9


 ­ Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền    
­ Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra. 
­ Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word.
* Thoát khỏi Word
­ Cách 1:  Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
­ Cách 2:  Chọn lệnh File/ Exit.
­ Cách 3: Click chuột vào biểu tượng 

 (close) phía trên và ở góc phải 

cửa sổ làm việc.
Lưu ý:Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu  
không thì sẽ bị mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn chưa lưu lại các tập tin thì Word  
sẽ hiện thông báo nhắc nhở trước khi thoát: 

Hình 1.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản
Các thanh công cụ 
Thanh công cụ định 
Yes: lưu dữ
 liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng. 
Thanh tiêu 
Thanh lệnh đơn 
chuẩn  (Standard 
dạng (Formatting 
đềỏ (Title 
 No: thoát kh
i ch
ươ
ng trình 
ứng dụng mà không lưu dữ liệu. 
(Menu )
Toolbars)
Toolbar)
Cancel: hủbar)
y bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng
1.2.3. Các thành phần cơ bản trên màn hình Word ( Ribbon)

Thanh 
Thước
(Ruler)

Thanh cuộn 
Thanh trạng 
thái

10

(Scroll Bar)


Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word
* Thanh tiêu đề (Title bar)
 Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của cửa sổ Word. Thanh tiêu đề chứa  
biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo. Bên phải của thanh tiêu đề 
có các nút thu nhỏ              (Minimize),   nút               “phục hồi (Restore)/phóng to 
(Maximize)”           và nút              đóng cửa sổ (Close).
  * Thanh lệnh đơn (Menu bar) 
Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố  trí theo từng  
nhóm, được chia thành  thẻ chính trên Ribbon: 
­ Home: Thẻ  home gồm những chức năng cơ bản , thường sử dụng trong 
phần mềm word. Các nhóm chức năng có trong thẻ  này gồm: Clipboard, Font, 
Paragraph, Styles, Editing.
­ Insert : Thẻ  Insert gồm các chức năng cho phép thêm các đối tượng như 
bảng , biểu đồ, hình  ảnh…vào tài liệu. Các nhóm chức năng có trong thẻ  gồm : 
Pages, Tables, lllustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbols .

11


­ Page Layout: thẻ  Page Layout  gồm chức năng thiết lập bố  cục, định 
dạng trang và đoạn văn. Các nhóm chức năng trong thẻ  gồm: Themes, Page 
Setup, Page Background, Paragraph, Arrange.
­ References:   thẻ  References  gồm các chức năng liên quan tới việc tạo  
tham chiếu trong tài liệu. Các nhóm chức năng có trong thẻ  bao gồm : Table of 

Contents,   Footnotes,   Citations   &   Bibliography,   Captions,   Index,   Table   of 
Authorities.
­ Mailings: thẻ  Mailings gồm các chức năng liên quan đến việc soạn thảo 
thư trong chương trình word. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Create, 
start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish.
­ Review: thẻ  Review  gồm các chức năng liên quan tới việc rà soát văn 
bản, hỗ trợ môi trường làm việc cộng tác. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao 
gồm: Proofing, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect.
­ View: thẻ  View  gồm các chức năng liên quan tới việc điều chỉnh giao  
diện của chương trình. Các nhóm chức năng có trong thẻ  bao gồm:  Document 
Views, Show, Zoom, Window, Macros.

12


*  Các thanh công cụ (Toolbars)
Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực hiện các thao tác tiện lợi và  
nhanh chóng, Word cung cấp sẵn các thanh công cụ. Trên các thanh công cụ  có 
gắn các nút lệnh. Mỗi một nút lệnh đại diện cho một lệnh nào đó. Muốn biết nút  
lệnh đại diện cho lệnh nào thì trỏ  chuột ngay trên nút đó, khi đó dưới con trỏ 
chuột sẽ xuất hiện một khung màu vàng (ScreenTips) có ghi tên lệnh và phím gõ 
tắt (nếu có).
­   Thanh   công   cụ   chuẩn   (Standard   Toolbar):   gồm   những   thao   tác   thông 
dụng, được sử dụng thường xuyên.
­ Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng 
định dạng văn bản..
*  Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler) 
Thước dùng để  kiểm soát các lề, độ  lệch so với các lề, điểm dừng của 
các tab, ... Trong Word có hai thước:
 ­ Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình

 ­ Thước đứng (Vertical Ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình.
Đơn vị  chia trên thước có thể  là Inch (") hoặc Centimeters (cm). Để  thay  
đổi  đơn  vị   chia   trên thước,  chọn  lệnh:  Tools/  Options/ General/ Measurement  
units.
Bật/tắt thước, chọn menu lệnh: View/Ruler. 
* Thanh trạng thái (Status bar) 
Thanh trạng thái cho biết thông tin về  trang (Page) hiện hành (trang chứa 
dấu nháy), tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ...
Bật/tắt thanh trang thái: menu Tools/ Options/ View và chọn mục   Status  
bar
*    Thanh   trượt   ngang   (Horizontal   scroll   bar)   và   thanh   trượt   đứng 
(Vertical scroll bar)

13


Trong màn hình của Word có hai thanh trượt: Thanh trượt đứng đặt ở bên 
phải cửa sổ  dùng để  cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh trượt ngang nằm  ở 
đáy cửa sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang.
Bật/tắt   các   thanh   trượt   bằng   lệnh:   Tools/   Options/   View.   Trong   nhóm 
Window, chọn   Horizontal scroll bar để  bật/ tắt thanh trượt ngang, và Vertical 
scroll bar để bật/ tắt thanh trượt đứng.

14


*  Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn
Vùng soạn thảo văn bản: dùng để  nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản,  
nếu có từ  vượt quá lề  phải qui định thì Word sẽ  tự  động cắt từ  đó đem xuống  
dưới. Muốn chủ  động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn). Muốn ngắt  

dòng nhưng không ngắt đoạn ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter. 
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt  
trang mềm). Nếu muốn chủ  động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn 
còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí 
văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào.
1.2.4. Giao diện Backstage
Giao diện Backstage hiển thị 
khi nhấp chuột lên thẻ File

Hình 1.3 : Giao diện Backstage
Backstage  là giao diện mới rất đặt biệt của phần mềm Microsoft Office  
Word 2010 . Đây là một cải tiến lớn khi thay thế nút Microsoft Office trong phiên 
bản 2007 và trở  lại với trình đơn File quen thuộc trong các phiên bản cũ, nhưng  
mạnh hơn rất nhiều. Trong Backstage bạn có thể  tìm thấy các tính năng cơ  bản 
của trình đơn File như: mở, lưu, đóng tập tin… cùng với nhiều tính năng cao cấp 
như : bảo mật tập tin, quản lí phiên bản, kiểm tra lỗi…
Khác với việc co cụm các tính năng như Ribbon, hoặc thả một danh sách 
dài các chức năng như trình đơn, Backstage che đi phần tài liệu đang làm việc và 
hiển thị toàn bộ các chức năng bạn có thẻ sử dụng trên toàn màn hình.
15


CHƯƠNG 2
XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN
2.1. Khảo sát hiện trạng tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang
2.1.1. Vị trí địa lý
Lục Ngạn cách thành phố Bắc Giang 40 km về phía Đông. Địa 
hình đồi và núi xen lẫn.Phía Bắc giáp với tỉnh Lạng Sơn, phía Đông giáp với 
huyện Sơn Động. Nhiệt độ trung bình là 23,5 °C, ít chịu ảnh hưởng của bão. Có 

nguồn nước dồi dào từ sông Lục Nam, hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần và đập 
Thum...
2.1.2. Về kinh tế
Kinh tế tập trung vào ngành nông nghiệp với thế mạnh là trồng trọt cây ăn 
quả, điển hình là vải thiều, nhãn, hồng, na... Có nhà máy chế  biến hoa quả  trên 
địa bàn đã xuất khẩu rau quả tươi và đóng hộp sang các nước.
Huyện cũng có tiềm năng du lịch sinh thái: miệt vườn, khu sinh thái hồ 
Cấm Sơn, Khuôn Thần... Ngoài ra, có danh lam thắng cảnh như đền Hả, chùa 
Khánh Vân, chùa Am Vãi (Khả Lã, xã Tân Lập).
Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của vải thiều và sự yếu kém của 
tư thương Việt Nam, thì giao thương biên mậu đã thực sự tiến vào tận địa bàn Lục 
Ngạn. 
2.1.3. Về văn hóa – xã hội
Dân số huyện xấp xỉ 200.000 người. Lao động chủ yếu chưa qua đào tạo. 
Người Kinh chiếm   53%,   còn   lại   là   các   dân   tộc   khác   như Sán   Dìu, Nùng, Cao 
Lan, Hoa.
Ngày nay, do có nhiều khu công nghiệp  ở  các tỉnh miền xuôi nên thanh  
niên Lục Ngạn phần đông đi học hoặc đi làm trong các khu công nghiệp, khu chế 
xuất, tệ nạn đánh nhau theo kiểu thanh niên làng đã giảm đáng kể.
2.2. Thực trạng về  quy chuẩn xây dựng thể  thức văn bảncủa Đoàn TNCS 
Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang

16


Trong những năm gần đây, công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước 
đã được chú trọng. Nhà nước ban hành nhiều văn bản quy định về soạn thảo văn 
bản và xử lý văn bản, làm cho chất lượng của văn bản được nâng lên rõ rệt. Về 
hình thức các văn bản ngày càng hoàn chỉnh, những sai sót không đúng về  thể 
thức ngày càng ít. Về  nội dung, văn bản ngày càng phản ánh sát, kịp thời chủ 

trương, đường lối của Đảng, phù hợp với pháp luật, với đối tượng thực thi văn 
bản, với thực trạng vấn đề mà văn bản quy định, với quy luật phát triển của đời 
sống xã hội. Giữa các văn bản đã có sự hài hòa thống nhất.
Tuy nhiên, do chưa có một hệ  thống pháp luật đầy đủ, đồng bộ  về  công 
tác xây dựng văn bản nên công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước còn một  
số nhược điểm như sau:
­ Chưa thống nhất trong việc xây dựng và sử dụng mẫu văn bản
­ Các văn bản do nhiều cơ quan, nhiều cấp ban hành nhưng thiếu tính kế 
hoạch, thiếu sự phối hợp kịp thời, nhịp nhàng giữa các cơ quan.
­ Trong nhiều trường hợp việc xây dựng văn bản chưa được tiến hành qua  
các bước cần thiết hay tiến hành thiếu khách quan, chưa khoa học, chưa chú 
trọng mối quan hệ  giữa văn bản với toàn bộ  hệ  thống văn bản nên chưa hoàn 
toàn hài hòa, thống nhất, đồng bộ giữa các văn bản.
­ Kiểm tra sau khi ban hành văn bản còn ít được chú ý nên nhiều văn bản  
đã hết hiệu lực, ít giá trị hoặc không có giá trị thực tế vẫn tồn tại làm cản trở các  
mối quan hệ xã hội phát triển.
­ Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản còn chưa chuẩn xác gây ra những cách 
hiểu khác nhau về cùng một quy định hay nghĩa thể hiện trái ngược với ý tưởng 
của người viết.
Từ thực trạng trên cho thấy công tác xây dựng văn bản hành chính ở chính 
quyền cấp xã còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc bởi nguồn nhân lực làm công  
tác soạn thảo, kinh nghiệm soạn thảo còn hạn chế, việc soạn thảo ban hành văn 
bản hành chính là việc của ngành nào do công chức ngành đó soạn thảo, do đó kỹ 
năng soạn thảo văn bản của đội ngũ này rất hạn chế, chủ  yếu là sao chép văn 
bản hoặc ban hành cho đủ  đầu việc. Điều này dẫn đến chất lượng soạn thảo  
17


văn bản thấp. Bên cạnh đó trình độ  của công chức xã, thị  trấn không đồng đều, 
hầu hết đạt trình độ trung cấp hành chính hoặc trung cấp Luật.

Mặt khác cơ sở vật chất bảo đảm cho công tác soạn thảo đặc biệt thiếu.  
Máy vi tính thường có cấu hình thấp hoặc lạc hậu, đường truyền Internet chậm.  
Việc tập huấn nghiệp vụ  về  công tác soạn thảo chưa được thực hiện thường  
xuyên, chủ  yếu vẫn do công chức tự  cập nhật và học hỏi kinh nghiệm, do đó  
việc nâng cao trình độ soạn thảo văn bản vẫn còn hạn chế.Chính những nguyên  
nhân khách quan và chủ  quan trên đã phần nào  ảnh hưởng trực tiếp tới chất  
lượng xây dựng soạn thảo văn bản hành chính của các bộ  phận  ở  cấp xã đặc  
biệt là trong Đoàn TNCS Hồ  Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc 
Giang.
2.3. Nội dung xây dưng quy chuẩn thể thức văn bản
2.3.1.Khái niệm về thể thức văn bản
Thể thức văn bản của Đoàn bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản, 
được trình bày đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn 
bản.
2.3.2. Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn
­ Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ  các thành phần  
thể thức sau đây:
+ Tiêu đề,
+ Tên cơ quan ban hành văn bản,
+ Số và ký hiệu văn bản,
+ Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,
+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
+ Phần nội dung văn bản,
+ Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
+ Nơi nhận văn bản.
­ Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc đối với từng văn bản cụ thể, tùy 
theo nội dung và tính chất có thể  bổ  sung các thành phần thể  thức như: dấu chỉ 

18

mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch,  
bản thảo và tài liệu hội nghị. 
2.3.3. Khổ  giấy, kiểu trình bày, định lề  trang, đánh số  trang văn bản và vị  
trí trình bày
*  Khổ giấy
Văn bản hành trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Một số  văn bản đặc thù như  giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển…  
được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn 
(khổ A5).

* Kiểu trình bày
Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng 
bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm 
thành các phụ  lục riêng thì văn bản có thể  được trình bày theo chiều rộng của  
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
*  Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
­ Trang mặt trước: 
+ Lề trên cách mép trên 20 mm.
+ Lề dưới cách mép dưới 20 mm.
+ Lề trái cách mép trái 30 mm.
+ Lề phải cách mép phải 20 mm.
­ Trang mặt sau (nếu in 2 mặt) 
+ Lề trên cách mép trên 20 mm.
+ Lề dưới cách mép dưới 20 mm.
+ Lề trái cách mép trái 20 mm.
+ Lề phải cách mép phải 30 mm.
* Đánh số trang văn bản
19

Văn bản có nhiều trang thì từ  trang thứ  2 phải đánh số  trang. Số  trang 
được trình bày tại chính giữa ở mép trên của trang giấy (phần header) bằng chữ 
số  Ả­rập, cỡ chữ  13­14, kiểu chữ đứng, không đánh số  trang thứ  nhất. Số  trang 
của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
* Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản 
Trên một trang giấy khổ  A4 được thực hiện theo sơ  đồ  bố  trí các thành  
phần thể  thức văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1). Vị  trí trình bày các 
thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự 
theo sơ đồ tại Phụ lục trên.

20


Mẫu 1: Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đoàn

                                               20 mm
    2

      1

    3

     4

    5
    6
    7

     8
     9
    10

30 mm

                                            11

                                                                                                               20 mm

   13

    12

   14
  15

 16
                                                                                 20 mm

21


Ghi chú:
1. Tiêu đề
2. Tên cơ quan ban hành văn bản
3. Số, ký hiệu văn bản
4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5. Trích yếu nội dung công văn
6. Dấu chỉ tài liệu hội nghị, dấu chỉ dự thảo

7. Dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn
                                                                        20 mm
8. Tên loại văn bản
9. Trích yếu nội dung văn bản
10. Nơi nhận công văn
11. Nội dung văn bản
12. Nơi nhận văn bản
13. Thể thức để ký
14. Chức vụ người ký, chữ ký
15. Họ và tên người ký
16. Ký hiệu chỉ dẫn lưu văn bản, mã số văn bản
2.3.4. Các thành phần thể thức bắt buộc
2.3.4.1. Tiêu đề văn bản
Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trên 
văn bản của Đoàn là: "ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH". Tiêu đề được trình bày tại 
trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với 
địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài 
tiêu đề (ô số 1­ mẫu 1). 

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
2.3.4.2. Tên cơ quan ban hành văn bản 

22


Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn 
bản. Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày tại trang đầu, góc trái, hàng 
đầu (ô số 2 ­ mẫu 1), cụ thể như sau:

* Văn bản của đại hội đoàn

Văn bản của đại hội đoàn ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội 
đoàn cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đoàn viên, thời gian của 
nhiệm kỳ. Văn bản do Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại 
biểu, Ban Kiểm phiếu ban hành thì ghi tên cơ quan ban hành là Đoàn Chủ tịch, 
Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu.
 

 ­ Đối với Đại hội toàn thể đoàn viên

ĐẠI HỘI ĐOÀN XàGIÁP SƠN

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

NHIỆM KỲ…….
***
* Tên cơ quan ban hành văn bản của Ban Chấp hành Đoàn cấp cơ sở, 
chi đoàn được ghi như sau:
­ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở, Đoàn cơ sở 
được giao quyền cấp trên cơ sở ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN 
+ TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp.

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH ĐOÀN XàGIÁP SƠN
***

* Văn bản của các tổ  chức, cơ  quan được lập theo quyết định của 
Ban Chấp hành Đoàn các cấp (các ban tham mưu giúp việc, các Tiểu ban, Hội  
đồng, Tổ công tác hoạt động có thời hạn)ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên  
cấp bộ Đoàn mà cơ quan đó trực thuộc.

* Văn bản do nhiều cơ quan ban hành thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng 
ban hành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (­).
23


2.3.4.3. Số và ký hiệu văn bản
* Số  văn bản: là số  thứ  tự  ghi liên tục từ  số  01 cho mỗi loại văn bản 
được ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đó. Nhiệm kỳ  của cấp bộ 
đoàn được tính từ  ngày liền kề  sau ngày bế  mạc Đại hội đoàn lần này đến hết 
ngày bế  mạc đại hội đoàn lần kế  tiếp. Số  văn bản viết bằng chữ  số   Ả­rập,  ở 
phía trái văn bản, dưới tên cơ quan ban hành văn bản, phân cách với cơ quan ban  
hành văn bản bởi 3 dấu sao (***) (ô số 3 ­ mẫu 1).
Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại  
văn bản của cơ quan chủ trì ban hành văn bản đó.
*  Ký hiệu văn bản: gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản, 
tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản.  
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu nối ngang 
(­), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/).  
giữa tên cơ  quan ban hành văn bản và tên đơn vị  chủ  trì tham mưu văn bản có  
dấu nối ngang (­). 
* Số và ký hiệu trong văn bản của ban tham mưu giúp việc: số và ký 
hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 ­ mẫu 1).
­ Đối với Công văn 

BCH ĐOÀN XàGIÁP SƠN

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

***
Số: 15­ CV/ĐTN

­

Giáp Sơn, ngày   tháng   năm 2014

Đối với Báo cáo

BCH ĐOÀN XàGIÁP SƠN

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

***
Giáp Sơn, ngày   tháng   năm 2014
* Cách viết những số và ký hiệu đặc thù

Số: 15­ BC/ĐTN

­ Đối với ký hiệu về  thể  loại văn bản, thống nhất cách viết tắt để  tránh 
trùng lặp như sau:
+ Quyết định và quy định: QĐ

24


+ Chỉ thị: CT
+ Chương trình: CTr
+ Thông tri: TT
+ Tờ trình: TTr
­ Đối với ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản, thống nhất cách viết tắt 
cụ thể như sau:
+ Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn: TWĐTN

+ Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đoàn: UBKTTWĐ
+ Tỉnh đoàn, thành đoàn thuộc Trung ương: TĐTN
+ Đoàn khối các cơ quan TW, Đoàn khối Doanh nghiệp TW: ĐTNK
+ Đoàn Thanh niên Bộ Công an: ĐTNCA
+ Ban Cán sự Đoàn: BCSĐ
+ Đoàn cấp quận và tương đương, Đoàn cấp cơ sở, Đoàn cấp cơ sở được 
giao quyền cấp trên cơ sở, Đoàn bộ phận: ĐTN
+ Chi đoàn: CĐ
+ Phân đoàn: PĐ
­  Đối với ký hiệu tên đơn vị tham mưu văn bản, viết tắt tên của ban, đơn 
vị, cụ thể như sau:
+ Văn phòng: VP
+ Ban Tổ chức: BTC
+ Ban Kiểm tra: BKT
+ Ban Tổ chức ­ Kiểm tra: TCKT
+ Ban Thanh niên trường học: TNTH
+ Ban Đoàn kết tập hợp thanh niên: ĐKTHTN
+ Trung tâm Thanh thiếu niên TW: TTNTW
…
­ Số và ký hiệu văn bản của Đại hội Đoàn các cấp (Đoàn Chủ  tịch, Đoàn  
Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) được đánh liên tục từ 
số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc Đại  
hội với ký hiệu là Số:      /ĐH.
25