QT 05 quan ly tai san thiet bi van phong

TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI
-------o0o-------

LILAMA HANOI JSC, CO

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
MÃ SỐ: QT-05

,,

NGƯỜI BIÊN SOẠN

NGƯỜI XEM XÉT

LÃNH ĐẠO PHÊ DUYỆT

Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 1/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ

VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

THEO DÕI SỬA ĐỔI
Ngày

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

THEO DÕI PHÂN PHỐI
Ban Giám Đốc

Phòng Quản trị Tổng hợp

Phòng Tổ chức

Phòng Vật tư

Phòng Tài chính-kế toán

Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội

Phòng Phát Triển Các Dự Án Đầu Tư

Xí nghiệp, Đội/Công trình

Phòng Kinh tế Kỹ thuật
Phòng QL máy-Cơ giới-An toàn
1. MỤC ĐÍCH

Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 2/12


QUY TRÌNH

QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

Quy trình này xác định trình tự các bước quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng
trong toàn công ty, đảm bảo đạt chất lượng và phù hợp với các yêu cầu đã quy định.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho hoạt động quản lý tài sản, thiết bị văn phòng trong Công ty.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Sổ tay chất lượng.
Các Luật, Thông tư, Nghị định của nhà nước.
4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA
Hàng hoá: các loại sản phẩm ở dạng vật chất (thiết bị văn phòng, công cụ, dụng
cụ...) hoặc dạng phi vật chất (dịch vụ vận chuyển …).

Nhà cung ứng: Tổ chức hoặc cá nhân cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho công ty.
Sản phẩm không phù hợp: Là những sản phẩm mua về không đúng với các yêu cầu
mua sản phẩm quy định tại hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng hay nhu cầu sử dụng.
5. NỘI DUNG
A./ Mua sắm tài sản, thiết bị văn phòng:
Lưu đồ (xem trang bên):

Bước

Trách

Nội dung

Thời gian

BM đính

Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 3/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ

VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

nhiệm
Bước 1

Các đơn vị có

Đề xuất mua

Yêu cầu mua sắm
Khi có nhu cầu

nhu cầu

Phòng QTTH

Bước 2

kèm

Tổng Giám

hàng hoá BM05-01

Kiểm tra và phê
duyệt

Ko phù hợp

Tối đa 3 ngày

Đốc
Phù hợp

Bước 3

Bước 4

Phòng QTTH

Tổng Giám
Đốc

Lựa chọn và đánh giá nhà cung

ứng

Phê duyệt

Sau được duyệt

Ko đạt

Báo giá, hồ sơ
liên quan

Tối đa 3 ngày

Đơn đặt hàng,

Bước 5

Phòng QTTH

Sau được duyệt

Lập, đàm phán ký hợp đồng và
thực hiện mua hàng

Hợp đồng
Kinh tế

Khi hàng hoá

Bước 6

Bước 7

Phòng QTTH

Phòng QTTH

Tiếp nhận hàng hoá

Kiểm tra

về Công ty

Đổi, trả
hàng

Trước khi nhập
kho

Biên bản
nghiệm thu
BM-05-02

Sổ theo dõi

Bước 8

Phòng QTTH

Nhập kho, bảo quản, bàn giao

tài sản

Sau khi kiểm

bàn giao tài

tra

sản

5.1 Diễn giải lưu đồ:
Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 4/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

5.1.1 Nhu cầu mua sắm tài sản, thiết bị văn phòng:
Khi có nhu cầu mua sắm tài sản trang thiết bị, văn phòng phẩm cán bộ phòng/ban,
công trình, nhà máy có nhu cầu lập phiếu đề xuất hàng hóa dịch vụ BM-05-01 chuyển phòng
QTTH xem xét và trình Tổng Giám đốc phê duyệt
5.1.2 Xem xét:
Phòng QT TH có trách nhiệm cân đối số lượng tài sản trong Công ty và kiểm tra tính
hợp lý của các Phiếu đề xuất của các đơn vị:
+ Nếu thấy đề nghị là không cần thiết, Phòng QTTH có ý kiến trả lời và gửi lại phiếu
đề nghị cho các đơn vị.
+ Nếu thấy đề nghị là thực sự cần thiết và ngay tại thời điểm đó Công ty có đủ số
lượng tài sản, thiết bị đáp ứng được yêu cầu công tác của các đơn vị, phòng QTTH
làm lệnh thuyên chuyển tài sản trong nội bộ Công ty cho các đơn vị như đề nghị (cụ
thể tại Quy trình thuyên chuyển tài sản dưới đây).
+ Nếu thấy đề nghị là thực sự cần thiết và ngay tại thời điểm đó Công ty không có
loại vật tư-tài sản phục vụ công tác theo đề nghị, Phòng QTTH sẽ có ý kiến đề nghị
mua loại tài sản đó, trình Tổng Giám đốc xin ý kiến phê duyệt.
5.1.3 Phê duyệt:
Đề xuất mua được Phòng QTTH báo cáo trực tiếp Tổng Giám đốc Công ty:

Trường hợp đề xuất đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh, Tổng Giám
đốc Công ty phê duyệt, Phòng QTTH tổ chức triển khai các bước tiếp theo.
Trường hợp đề xuất không phù hợp, Tổng Giám đốc không phê duyệt hoặc điều chỉnh
Nếu không cho ý kiến và chuyển lại phòng có nhu cầu điều chỉnh lại đề xuất
5.1.4 Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng:
Tổng Giám đốc chuyển Phòng QTTH chịu trách nhiệm mua hàng theo phiếu đề xuất
hàng hóa dịch vụ đã được duyệt.
Đối với tài sản, thiết bị văn phòng, phòng QTTH tìm kiếm, đánh giá nhà cung ứng và
thu thập ít nhất 2 báo giá từ các nhà cung cấp và các thông tin về việc cung cấp hàng liên
quan đến tài sản như : Chất lượng, thông số kỹ thuật, giá cả, thời hạn giao hàng và phương
thức thanh toán...
Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 5/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

5.1.5 Phê duyệt
Phòng QTTH trình báo giá, đề nghị danh sách nhà cung ứng lên Tổng Giám đốc
Công ty xem xét và phê duyệt.
5.1.6 Lập hợp đồng (đơn hàng) và đàm phán các điều kiện hợp đồng, thực hiện mua
hàng:
Sau khi nhà cung ứng được phê duyệt, đối với những tài sản có giá trị < 10 triệu,
P.QTTH trực tiếp mua hàng không cần phải lập hợp đồng
Đối với tài sản >10 triệu, P.QTTH tiến hành đàm phán, soạn thảo đơn hàng, hợp đồng
mua bán (theo mẫu hợp đồng kinh tế). Những điều kiện quan trọng của hợp đồng như giá cả,
hình thức thanh toán, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, chứng từ cần thiết phải được
quy định rõ ràng, cụ thể trong hợp đồng. Sau khi thống nhất các điều khoản của hợp đồng
phòng QTTH trình Tổng Giám đốc ký.
Hợp đồng sau khi được ký, Tổng Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản cho P.QTTH chủ
động giao dịch với các nhà cung ứng nhằm thực hiện hợp đồng đúng kế hoạch.
Kết thúc Hợp đồng thì phòng QTTH chuyển thanh lý hợp đồng và các chứng từ có liên
quan chuyển tới Phòng TC-KT để thực hiện việc thanh toán theo điều khoản thanh toán của
hợp đồng.
5.1.7 Tiếp nhận và kiểm tra

P.QTTH chịu trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tài sản
Khi tài sản về đến công ty, P.QTTH kết hợp với các bộ phận liên quan như phòng có
nhu cầu chịu trách nhiệm tiếp nhận, bộ phận sử dụng kiểm tra hàng hóa tài sản và lập biên
bản nghiệm thu và bàn giao tài sản theo BM-05-02.
Đối với các thiết bị máy móc cần phải chạy thử (ví dụ máy tính, máy photo, máy
fax...), sau 5-10 ngày nếu chạy tốt phòng/cán bộ mua hàng ký biên bản nghiệm thu, nếu
không thông báo với nhà cung cấp đổi, trả hàng.
5.1.8 Nhập kho, bảo quản, bàn giao tài sản
P.QTTH cập nhật tài sản vào sổ theo dõi, làm các thủ tục nhập kho và bảo quản hợp
lý đối với từng loại tài sản.

Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 6/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

Bàn giao tài sản: Căn cứ phiếu đề xuất, phòng QTTH tiến hành làm thủ tục xuất kho
và bàn giao tài sản cho đơn vị yêu cầu. Đơn vị nhận tài sản và ký vào sổ theo dõi tài sản.
B./ Sửa chữa, thay thế tài sản, thiết bị:
Lưu đồ (xem trang bên)

Bước

Trách nhiệm

Nội dung

Thời gian

BM đính
kèm

Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 7/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG

Bước 1

Bước 2

Phòng QTTH,
các đơn vị

Phòng QTTH,
các đơn vị

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

Theo dõi tình trạng
các trang thiết bị

Hàng ngày
Quý IV của

Lập kế hoạch thay thế/sửa
chữa, đề xuất sửa chữa

năm trước hoặc
khi có phát sinh

BM-05-03
BM-05-04

Tổng Giám Đốc

Bước 3

hoặc người được

Phê duyệt

Ko đạt

Tối đa 3 ngày

uỷ quyền

Bước 4

Phòng QTTH

Tìm nhà cung cấp dịch vụ bảo
hành, sửa chữa

Phòng QTTH,

Bước 5

các nhà cung
cấp dịch vụ

Bước 6

Phòng QTTH,
các đơn vị

Bước 7

Phòng QTTH

Bước 8

Phòng QTTH

Sau được duyệt

Hợp đồng
Kinh tế

Theo kế hoạch
Thực hiện bảo dưỡng, sửa
chữa/thay thế

Kiểm tra và
nghiệm thu

Bàn giao sử dụng

Lưu hồ sơ

Đổi, trảSau bảo dưỡng,
hàng
sửa chữa

BM-05-05

Sau nghiệm thu

Theo quy định

Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 8/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

5.2. Diễn giải lưu đồ:
5.2.1 Theo dõi trang thiết bị:
P.QTTH, các đơn vị có nhiệm vụ phải theo dõi thường xuyên các điều kiện trang thiết
bị tại bộ phận mình như (các thiết bị sử dụng cho nghiệp vụ, các thiết bị vệ sinh, trang thiết
bị văn phòng như máy tính, máy in, photo ....) để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý đảm
bảo an toàn, điều kiện cơ sở luôn tốt phục vụ sản xuất, kinh doanh. Đối với trang thiết bị
thường xuyên sử dụng (như máy photo, máy fax, máy tính…) thì phải định kỳ bảo dưỡng,
sửa chữa. Đối với trang thiết bị nhỏ lẻ, thì phải thường xuyên theo dõi, phát hiện kịp thời các
sự cố để thay thế, sửa chữa.
5.2.2 Lập kế hoạch sửa chữa, thay thế trang thiết bị, đề xuất sửa chữa:
Lập kế hoạch:
Căn cứ nguồn kinh phí phục vụ sửa chữa, thay thế trang thiết bị hàng năm
Căn cứ tình trạng trang thiết bị tại các đơn vị
P.QTTH triển khai tổng hợp và thiết lập kế hoạch sửa chữa/thay thế trang thiết bị theo
BM-05-03 trình Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện.
Đề xuất sửa chữa:
Các phòng/bộ phân khi có phát sinh hỏng thiết bị đột xuất có trách nhiệm thiết lập
giấy yêu cầu sửa chữa theo BM-05-04 chuyển P.QTTH xem xét và trình Tổng Giám đốc
hoặc người được uỷ quyền phê duyệt.
5.2.3 Phê duyệt
Sau khi lập xong kế hoạch/giấy yêu cầu, P.QTTH trình phê duyệt, tuy nhiên tuỳ theo
tính chất của việc bảo dưỡng sửa chữa thay thế mà Ban Giám đốc sẽ cân nhắc.
Trường hợp đạt yêu cầu, Tổng Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt,
P.QTTH tiến hành từng bước thực hiện.
Trường hợp không đạt yêu cầu Tổng Giám đốc đưa ra ý kiến và chuyển lại P.QTTH
hoặc các đơn vị có nhu cầu phải cân nhắc, lập lại hoặc điều chỉnh sao cho hợp lý nhất.
5.2.4 Tìm nhà cung cấp dịch vụ
Sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch/đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, P.

QTTH có trách nhiệm tìm kiếm về các nhà cung cấp dịch vụ và các thông tin liên quan đến
Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 9/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

việc bảo dưỡng, sửa chữa tài sản: Uy tín của Nhà cung cấp dịch vụ, báo giá, thời gian bảo
dưỡng, sửa chữa và phương thức thanh toán …
Sau khi có đủ toàn bộ những thông tin liên quan P. QTTH phải xin ý kiến phê duyệt
của Tổng Giám đốc trước khi tiến hành cho bảo dưỡng, sửa chữa tài sản.
5.2.5 Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa/thay thế:
Sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ, P. QTTH kết hợp
cùng nhà cung cấp tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, đảm bảo chất lượng, thời gian, giá
cả… theo như yêu cầu của Tổng Giám đốc và các phòng ban sử dụng tài sản.
5.2.6. Kiểm tra, nghiệm thu:
Các hoạt động thay thế, sửa chữa sau khi được triển khai thực hiện, P.QTTH và các
đơn vị sử dụng hoặc quản lý trực tiếp có trách nhiệm nghiệm thu chặt chẽ theo biên bản
nghiệm thu tài sản, máy móc, thiết bị BM-05-05.
5.2.7 Bàn giao, sử dụng:
Các thiết bị sau thay thế, sửa chữa sẽ được P.QTTH, nhóm kỹ thuật bàn giao lại cho
các đơn vị (trước khi tiếp nhận thiết bị sau sửa chữa, các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra lại),
đồng thời yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký xác nhận giữa các bên.
C./ Thuyên chuyển tài sản
Lưu đồ (xem trang bên)

Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 10/12

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG

Bước

Trách nhiệm

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

Đề nghị cung cấp/thuyên
chuyển tài sản

các đơn vị

Bước 2

QT-05

Thời gian

BM đính
kèm

Khi có nhu cầu

BM-05-01

Nội dung

Phòng QTTH,

Bước 1

Mã số

Sau khi tiếp

Kiểm tra tổng hợp

Phòng QTTH

nhận được nhu
cầu

Tổng Giám Đốc

Bước 3

Phê duyệt

hoặc người được

Ko đạt

Tối đa 3 ngày

uỷ quyền

Phòng QTTH,

Bước 4

Sau khi bàn

Thuyên chuyển, bàn giao nhập
sổ theo dõi

các đơn vị

giao

BM-05-06

Theo quy định

Bước 5

Lưu hồ sơ

Phòng QTTH

5.3 Diễn giải lưu đồ:
5.3.1 Đề nghị cung cấp/thuyên chuyển tài sản
Khi có nhu cầu cung cấp tài sản, các đơn vị lập phiếu đề xuất BM-05-01 trình trưởng
đơn vị xem xét và gửi lên P.QTTH.
Các đội thi công khi kết thúc công trình, tập hợp các thiết bị, tài sản và thông báo với
P.QTTH.
5.3.2 Kiểm tra, tổng hợp
P.QTTH kiểm tra phiếu đề xuất của các đơn vị
Nếu thấy đề nghị là thực sự cần thiết và ngay tại thời điểm đó Công ty có đủ số lượng
tài sản, thiết bị đáp ứng được yêu cầu công tác của các đơn vị, phòng QTTH làm lệnh thuyên
chuyển tài sản trong nội bộ Công ty cho đơn vị như đề nghị.
P.QTTH kiểm tra các thiết bị còn có khả năng sử dụng, lập danh sách các tài sản cần
thuyên chuyển tại các đội thi công và làm lệnh thuyên chuyển tài sản.
Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 11/12


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ

VĂN PHÒNG

Mã số

QT-05

Ngày ban hành

10/02/2012

Lần ban hành

01

Lần sửa đổi

00

5.3.3 Phê duyệt
Ban Giám đốc khi nhận được Phiếu đề xuất đã có ý kiến xin điều động tài sản của
P.QTTH và tổ chức xem xét, phê duyệt. Trường hợp không đảm bảo chuyển trả về đơn vị, đề
nghị chỉnh sửa lại theo yêu cầu, sau đó tái trình duyệt (nếu cần).
5.3.4 Thuyên chuyển, bàn giao, nhập sổ theo dõi
P.QTTH cập nhật sổ theo dõi các tài sản thuyên chuyển
P.QTTH tiến hành điều động thuyên chuyển tài sản, bàn giao cho đơn vị có yêu cầu
và lập biên bản bàn giao BM-05-06.

6. LƯU HỒ SƠ:
TT

Tên hồ sơ

Nơi lưu

Thời gian lưu

01

Đề xuất tài sản, dịch vụ, phiếu đánh
giá nhà cung ứng

P.QTTH

3 năm

02

Các kế hoạch sửa chữa thay thế,
biên bản bàn giao

P.QTTH

3 năm

03

Hóa đơn chứng từ sửa chữa thay
thế

P.TCKT

Theo quy định

7. PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG:
Đề xuất mua hàng hóa dịch vụ

BM-05-01

Biên bản nghiệm thu

BM-05-02

Kế hoạch sửa chữa trang thiết bị

BM-05-03

Giấy đề nghị sửa chữa, thay thế tài sản, thiết bị

BM-05-04

Biên bản nghiệm thu sửa chữa/thay thế

BM-05-05

Biên bản bàn giao nội bộ

BM-05-06

Nếu nhận thấy bất kỳ trang nào của tài liệu này bị thiếu hoặc bị bẩn, rách nát, mờ không đọc được thì phải xin cấp lại tài liệu

Mã số: QT-05

Ngày ban hành: 10/02/2012

Lần ban hành: 01

Trang: 12/12