Perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de la société par actions de construction et de transport hoang gia

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REMERCIEMENTS
Pour pouvoir terminer ce mémoire de fin d’études, j’exprime d’abord ma
profonde gratitude aux enseignantes et aux enseignants du Département d’éducation
internationale - Université de Commerce. Surtout, je voudrais remercier extrêmement
Maître. BUI Thi Quynh Trang du Département d’éducation internationale et Maître.
DAO Thi Phuong Mai, Département d’administration des affaires, qui m’ont guidé
afin de mener à bien ce mémoire de fin d'études. Les connaissances acquises lors du
processus d’apprentissage pendant les cours sont non seulement le fondement du
processus de recherche du mémoire de fin d’études, mais aussi un équipement
précieux pour que je puisse entrer dans la vie active avec force et confiance.
Dans le même temps, je tiens à exprimer mes sincères remerciements à la
Direction ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de la Société par actions de
construction et de transport Hoang Gia pour avoir créé des conditions favorables pour
que je puisse faire mon stage et gagner des expériences réelles.
Enfin, je vous souhaite beaucoup de santé et de réussite dans votre carrière. Je
souhaite aussi à votre entreprise d’acquérir de plus en plus de succès, que tout le
personnel soit toujours en bonne santé et ait des réussites.
Je vous remercie sincèrement!
Hanoi, le 12 avril 2019
Étudiante
Dinh Nu Hoang Linh


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TABLE DES MATIÈRES


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LISTE DE TABLEAUX

LISTE DE FIGURES


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LISTE DES ABRÉVIATIONS
Abréviations
TNHH
NXB
GS.TS
TS
SWOT
Công ty CP XD GT

Sens

Responsabilité limitée
Maison d’édition
Professeur, docteur
Docteur
Outil d’analyse des points forts, des points faibles, des
opportunités et des défis de l’entreprise
Société par actions de Construction de transport


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INTRODUCTION
1. Urgence du sujet
Dans de nombreux domaines, la quantité d'informations est transmise
principalement sous forme de texte. On peut dire que le texte est le moyen le plus
efficace de stocker et de communiquer des informations. Actuellement, de nombreuses
entreprises utilisent ce support pour gérer et administrer les activités administratives
du bureau. Le travail d’archivage est devenu l’une des exigences urgentes. C’est un
moyen non seulement d’enregistrer et de communiquer des informations de la
Direction, mais également lié à de nombreux fonctionnaires et départements de
l’entreprise. Un bon archivage garantira une fourniture adéquate, précise et opportune
des décisions de gestion. Sur cette base, la Direction l’utilisera pour gérer toutes les
activités de la société de manière légale, rationnelle, rapide et efficace, afin de garantir
que celle-ci exécute les tâches de gestion et d'administration conformément aux
fonctions et tâches assignées.
D'après les arguments ci-dessus, le travail d'archivage est indispensable à
l'organisation et au fonctionnement de toute entreprise. La Société par actions de
construction et de transport Hoang Gia est une petite et moyenne entreprise. Au cours
de son exploitation annuelle, la société a publié un nombre relativement important de
documents permettant de gérer et d'exploiter toutes les activités. Dans le même temps,
la société a également reçu une grande quantité de documents venant d’autres

établissements. Il s'agit d'un volume très important de documents qui doivent être
organisés de manière scientifique et bien préservée pour une exploitation et une
utilisation ultérieures. Avec une telle portée scientifique et pratique, j'ai reconnu
l'importance de l'organisation, le traitement et l’archivage des documents dans les
entreprises. C'est également un problème chez la société Hoang Gia que j’ai remarqué
pendant mon stage là-bas. J’ai donc entrepris une recherche et choisi le sujet de mon
mémoire: "Perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de
la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia"
2. Vue générale sur la recherche
Au cours du processus de recherche, j'ai remarqué que le sujet " Perfectionner
l’organisation le traitement et l’archivage des documents de la Société par actions de


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construction et de transport Hoang Gia" est un bon sujet mais peu de recherches ont
été faites. Par conséquent, avec les résultats obtenus dans le processus de recherche de
l'entreprise, j'espère exposer clairement la situation en suspens et proposer des
solutions efficaces pour améliorer le système administratif de la société.
Quelques références:
Manuel sur la gestion administrative de Docteuse Vuong Thi Kim Thanh, maison
d'édition de Statistiques, 2009
Le livre "Gestion administrative" est un ouvrage qui résume les connaissances et
l’expérience, met à jour les nouvelles réglementations et aide les lecteurs à
comprendre les difficultés de l’administration de bureau. Le contenu du livre se
compose de 4 parties principales étroitement liées. Dans chaque section, de nombreux
chapitres fournissent des connaissances et des compétences professionnelles aux
employés administratifs, les aidant ainsi à mener à bien leurs tâches et fonctions.
Ce manuel se composent de trois parties, soit un total de neuf chapitres.
Partie 1: Introduction à la rédaction des documents. Cette section comprend
quatre chapitres qui nous aident à comprendre les connaissances de base telles que: le

concept de texte, le contenu et la forme du texte, le style et la langue du texte, le
processus de rédaction et de publication des documents.
Partie 2: Classification des documents:
-

Documents administratifs individuels: décision (particulier), directive (particulier)
Documents administratifs communs tels que: correspondance officielle, annonce,

-

rapport, procès-verbal, reportage, contrat, types de document, types de fiche.
Documents juridiques tels que: Principes de rédaction de la loi et de l'ordonnance de
l'Assemblée nationale, exemples de décisions, directives du Premier ministre, formes
de présentation de la circulaire et de la circulaire commune du ministre.
Partie 3: Gestion des documents. Cette section comprend deux chapitres, qui
nous aident à organiser, résoudre et gérer des documents, à savoir documenter le
travail et à archiver.
3. Objectifs de recherche
L’étude de ce sujet vise à deux objectifs principaux:
Premièrement: examiner la situation d’organisation et analyser l’état de la
planification, de la gestion, du règlement des documents et de l’archivage des
documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  .


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Deuxièmement: sur la base de cette situation, proposer des solutions pour
améliorer l'efficacité de l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des
documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  .
4. Sujets et portée de la recherche
Sujet de la recherche: Organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage

des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  .
Portée de la recherche:
-

Espace: recherche sur l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des

-

documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  .
Temps: les données sont collectées pour l'analyse des problèmes liés à l'organisation de
la gestion, du traitement et du stockage des documents pendant 3 ans (de 2016 à 2018)
et en même temps déclarer l'orientation de développement de l'entreprise dans l’avenir.

-

Contenu recherche sur l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des
documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  .
5. Méthodologie de recherche
La méthodologie de recherche décrit la méthode, l'objectif et le contenu de la
collecte d'informations. Dans ce mémoire, j’utilise des méthodes de collecte de
données et d’analyse de données pour mieux comprendre la situation de l’organisation
de la gestion, du traitement et du stockage de documents à la Société par actions de
construction et de transport Hoang Gia  .
5.1. Méthodes de collecte de données secondaires
En théorie, j'ai rassemblé des informations et des recherches liées au sujet de
recherche à la bibliothèque de l'Université de Commerce. Je les ai également trouvés
dans des livres écrits par des enseignants ou sur Internet.
Pour les données de l'entreprise, j'ai tiré du rapport sur les résultats des
entreprises en 2016, 2017, 2018. Pour l’histoire de la création et du développement de
l’entreprise, les données de l'entreprise sur les journaux, magazines ... j'ai utilisé les

documents conservés par l'entreprise avec l'aide du personnel de la Société par actions
de construction et de transport Hoang Gia. J’ai lu aussi les différents documents
internes de l'entreprise sur ses activités.
5.2. Méthodes de collecte de données primaire


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Pour trouver les principales données, j'ai réalisé des entretiens avec des membres
de la société tels que:
M. Hoang Nghia Chau - Président du conseil d'administration
M. Hoang Nghia Canh - Directeur général de la société
M. Dinh Hoang Duy - Chef du Département de l’administration et des ressources
humaines, chargé des questions d’organisation administrative de la société.
5.3. Méthodes d'analyse des données
-

Méthodes de comparaison et de synthèse: extraire les données, les changements au fil
des ans au bureau administratif, comparer les performances de l'ensemble de la société

-

au cours des années 2016, 2017 et 2018
Méthode de statistiques par table: préparer des tables de statistiques pour connaître le
processus de traitement des documents d’entrée et de sortie dans l'entreprise, trouver la
tendance générale ou les caractéristiques des éléments analytiques, puis généraliser le
problème.
6. Structure du sujet
Outre les résumés, les remerciements, la table des matières, les catégories,
l’introduction, la conclusion, le mémoire se compose de 3 chapitres principaux:
Chapitre 1: Cadre théorique de la recherche sur la gestion, le traitement des

documents et l’archivage des documents
Chapitre 2: Analyse et évaluation de l’état des lieux de la gestion du travail, du
traitement et du stockage de documents à la société par actions de construction et de
transport Hoang Gia
Chapitre 3: : Proposition des mesures pour améliorer l'organisation de gestion, du
traitement et de l’archivage des documents


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CHAPITRE 1 : CADRE THÉORIQUE DE LA RECHERCHE SUR LA
GESTION, LE TRAITEMENT ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS
1.1. Concept-clés
1.1.1. Documents
+ Document (correspondance officielle)
Document est la forme documentaire administrative utilisée dans les
organisations, associations et entreprises. Il s’agit du moyen de communication officiel
d’une administration étatique avec les supérieurs, les inférieurs et avec les citoyens.
Même dans les activités quotidiennes, les associations sociales et les entreprises
doivent rédiger et utiliser les documents pour effectuer la communication et la
transaction en réalisant leurs fonctions et missions.
+ Document d’entrée:
Est tous les types de document, à savoir: documents légaux, documents
administratifs et documents spécifiques (y compris les fax, les documents sur l’Internet
et les documents confidentiels). On compte aussi les pétitions, les lettres envoyées à
l’entreprise.
+ Document de sortie:
Est tous les types de document, à savoir: documents légaux, documents
administratifs et documents spécifiques (y compris les copies, les documents internes
et confidentiels) publiés par l’entreprise
1.1.2. Archivage

- Statistique d’archivage:
L’archivage est le fait de choisir, garder et conserver d’une façon scientifique les
documents précieux créés à travers les activités des organisations, des établissements
et des individus comme preuves et source d’information dans le passé.
L’archivage est né en raison du besoin objectif de la société en général et des
établissements, des organisations en particulier.
Dans les établissements, l’archivage est comporté de différentes activités comme:
Collecter, identifier les documents, les classifier, les recenser, organiser des outils de
consultation des archives, les exploiter, appliquer l’informatique dans l’archivage et
appliquer des méthodes de conservation des archives
- Principes d’archivage:


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+ Science: Pour garantir la sécurité et l’utilisation efficace des archives, les
étapes professionnelles doivent être effectuées d’une façon scientifique. De plus, il
faut rechercher souvent les théories et la réalité, appliquer les résultats de la
technologie dans la situation réelle du Vietnam.
+ Confidentialité: Les archives contiennent les secrets nationaux que les ennemis,
avec leurs manoeuvres peuvent voler, substituer, copier, exploiter pour leur complot.
C’est pourquoi il faut toujours être en éveil, garder les principes, les règles pour
protéger les secrets nationaux. Il faut aussi obéir sérieusement l’ordonnance sur la
protection des secrets nationaux.
1.1.3. Recensement
Définition: Le recensement est l’action d’utiliser des outils, des moyens spéciaux
pour pouvoir bien connaitre la quantité, la qualité, le contenu des archives et le
système de conservation
1.1.4. Vérification
La vérification est pour but d’être au courant la quantité, l’état réel des archives
et la situation de la conservation pour pouvoir découvrir des erreurs et trouver des

solutions immédiatement, éviter des conséquences négatives.
1.2. Sujet de recherche
1.2.1. Contenu théorique de la gestion, du traitement et de l’archivage des
documents
1.2.1.1. Réception des documents d’entrée
En recevant des documents d’entrée venant de différentes sources, l’archiviste de
l’entreprise ou la personne en charge de la réception (au cas où des documents sont
transportés hors de l’heure de travail ou pendant le week-end) doit vérifier la quantité,
la condition d’enveloppe, la destination, le sceau (le cas échéant),... Avec des
documents confidentiels, il faut faire la vérification entre l’expéditeur et le destinataire
avant de recevoir et de signer.
Si l’enveloppe est déchirée, perdue, n’est pas en bon état ou le document est
arrivé après le temps écrit sur l’enveloppe (avec des documents express dont le temps
d’arrivée est prévu), il faut le rapporter immédiatement à la personne en charge ou
l’archiviste, et en cas de besoin il faut faire un compte rendu avec le facteur.


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Avec des documents transmis via le fax ou l’Internet, l’archiviste doit vérifier
aussi la quantité des documents, la quantité des pages de chaque document...; en cas
d’erreur, il faut le rapporter à l’expéditeur ou à la personne en charge.
1.2.1.2. Vérification, classification et décollage
Après avoir reçu les enveloppes, on les classifie comme suivant:
- Sans décoller: Cela est comporté des enveloppes envoyées à l’organisation de la
Partie communiste, aux collectivités de l’entreprise et des enveloppes dont le nom du
destinataire est bien indiqué. Avec des enveloppes dont le nom du destinataire est
indiqué, s’il y a des documents liés à l’entreprise, le destinataire doit les apporter à
l’archiviste pour l’enregistrement.
- Décollé par l’archiviste: Ce sont tous les autres types d’enveloppe, sauf des
enveloppes avec un tampon indiquant le niveau de confidentialité (document

confidentiel).
- Avec des documents confidentiels, le décollage est effectué selon des règles
dans la protection des secrets nationaux et d’autres règles de l’entreprise.
Au décollage, il faut:
•

Décoller d’avance les enveloppes avec un tampon indiquant le niveau de
confidentialité pour trouver la solution s’il y a des problèmes .

•

Garder les documents dans l’enveloppe, garder le numérotage, les signes, l’adresse de
l’expéditeur et le tampon de la poste; vérifier l’enveloppe pour assurer qu’on ne
manque pas quelques pages.

•

Faire la vérification entre le numéro, les signes sur l’enveloppe avec ceux sur les
documents, en cas d’erreur, il faut le rapporter à l’expéditeur.

•

Si les documents sont accompagnés d’un bon de livraison, il faut les comparer avec le
bon de réception, après avoir reçu l’enveloppe, il faut signer et tamponner le bon puis
l’envoyer à l’expéditeur.

•

Avec des pétitions, des lettres de réclamation, de dénonciation et d’autres documents
dont il faut vérifier tel ou tel point ou des documents envoyés il y a longtemps, on doit

garder l’enveloppe et la mettre avec des documents comme preuve.


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1.2.1.3. Tampon « entrée », numérotage et indication le jour d’arrivée
Des documents d’entrée doivent être enregistrés ensemble à la salle de stockage,
sauf les documents spécifiques selon la loi et les règles de l’entreprise comme facture,
document financier,...
Tous les documents enregistrés doivent être tamponnés « entrée », numérotés et
sur lesquels il faut noter le jour d’arrivée (y compris l’heure d’arrivée en cas de
besoin). Avec le fax, il faut prendre une photo avant de tamponner « entrée », avec des
documents transmis via l’Internet, en cas de besoin, on peut les imprimer et les
tamponner.
Avec les documents qu’il ne faut pas enregistrer, il n’est pas nécessaire de
tamponner, on les apportent aux départements ou aux individus en charge.
Le tampon « entrée » est fait clairement d’une façon alignée sur un espace vide
du papier, au dessous du numéro et de la signe (avec les documents avec le type
indiqué sur le papier), au dessous de l’abstrait (pour les correspondance officielles) ou
sur l’espace vide au dessous du jour, du mois et de l’année de publication.
Image 1.1 Tampon « entrée »
NOM DE L’ENTREPRISE
Arrivée
50mm

Numéro:..................
Date:....................

Transmis

Transmis

à

à:...................

1.2.1.4. Enregistrement des documents d’entrée
Les documents d’entrée sont enregistrés dans le livret d’enregistrement ou la
base de données dans l’ordinateur.
+ Enregistrement des documents d’entrée avec livret
- Établissement d’un livret d’enregistrement
Des entreprises règlent l’établissement de différents types de livret selon la
quantité de document chaque année.
Avec les entreprises qui reçoivent moins de 2000 documents par an, il faut établir
au mois 2 types de livret:


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•

Livret d’enregistrement des documents d’entrée (pour tous les documents sauf les
documents confidentiels)

•

Livret d’enregistrement des documents d’entrée confidentiels
Les entreprises qui reçoivent de 2000 à moins de 5000 documents par an, il faut
établir:

•

Livret d’enregistrement des documents des Ministères, des administrations étatiques.

•

Livret d’enregistrement des documents des autres administrations, organisations.

•

Livret d’enregistrement des documents d’entrée confidentiels
Les entreprises qui reçoivent plus de 5000 documents par an, il faut établir des
livrets plus détaillés, selon certains établissements de transaction et un livret
d’enregistrement des documents confidentiels.
Les entreprises qui reçoivent beaucoup de pétitions, de lettres de réclamation
peuvent établir un livret seulement pour les lettres, les pétitions; s’il n’y en a pas
beaucoup, il faudrait utiliser le livret d’enregistrement des documents. Pour les
entreprises qui reçoivent et traitent un grand nombre de demandes du service
administratif ou d’autres demandes des établissements, des organisations et des citoyens,
il faut établir des livrets d’enregistrement des demandes de service selon la loi.
+ Enregistrement des documents d’entrée avec ordinateur et logiciel de gestion
de document
L’enregistrement des documents dans la base de données est effectué selon les
instructions du logiciel de gestion de document.
+ À l’enregistrement, il faut assurer la clarté, l’exactitude; éviter d’utiliser des
crayons, des stylos à l’encre rouge, d’abréger des mots, des groupes de mots
impopulaires.
1.2.1.5. Présentation des documents d’entrée
Après l’enregistrement, les documents doivent être présentés devant la Direction
de l’entreprise ou la personne en charge de vérifier pour avoir plus de instructions.
La personne en charge, sur la base du contenu des documents, des règles de
l’entreprise, des fonctions, missions et plan de travail de chaque établissement, chaque

individu va donner ses instructions sur la distribution, le traitement (le cas échéant) et
le délais (en cas de besoin). Avec les documents qui impliquent différents


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établissements ou individus, il faut clarifier qui est en charge, qui est participant et le
délais de chaque établissement, chaque individu (en cas de besoin).
L’instruction sur la distribution est écrite sur la part « transmis à » dans le tampon
« entrée » L’instruction sur le traitement (le cas échéant) et le délais (le cas échéant)
doit être écrite sur une autre fiche.
Après avoir eu l’instruction (le cas échéant) de la personne en charge, les
documents vont être retournés à la salle de stockage pour enregistrer dans le livret
d’enregistrement des documents d’entrée, le livret d’enregistrement des pétitions, des
lettres (en cas d’avoir un livret propre) ou dans les cas correspondants dans la base de
données.
1.2.1.6. Transmission des documents d’entrée
Les documents d’entrée sont transmis aux bureaux ou aux individus selon
l’instruction de la personne en charge. La transmission doit assurer ces critères:
- Rapid: La transmission doit être effectuée pendant la journée ou à moins la
journée suivante.
- Exact: Les documents doivent être transmis au vrai destinataire.
- Strict: À la transmission, il faut faire la vérification, la comparaison et le
destinataire doit signer; pour les documents tamponnés « urgence attentat » et
« express » ( « express » avec le temps indiqué aussi), il faut noter le temps de
transmission.
L’archiviste ou la personne en charge, après avoir reçu les documents, doivent les
enregistrer dans le livret, les présenter à la Direction pour les instructions (le cas
échéant). Selon les instructions, les documents vont être transmis à l’individu en
charge de veiller et résoudre.
À la réception de la version original d’un document de fax ou document transmis

via l’Internet, l’archiviste doit tamponner « entrée », écrire le numéro et la date
d’arrivée (numéro d’ordre et jour, mois, année d’enregistrement du document de fax,
du document transmis via l’Internet.
En dépendant de la quantité de document d’entrée chaque année, les entreprises
décident l’établissement d’un livret de transmission comme suivant:
- Pour celles qui reçoivent moins de 2000 documents par an, il faudrait utiliser le
livret d’enregistrement comme livret de transmission.


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- Pour celles qui reçoivent plus de 2000 documents par an, il faut établir un livret
de transmission propre.
1.2.1.7. Traitement et veille du traitement des documents d’entrée
* Traitement des documents d’entrée
À la réception d’un document, l’entreprise ou l’individu a la responsabilité de
traiter avant le délais indiqué par la loi ou les règles de l’entreprise; pour les
documents tamponnés « urgence », il faut traiter immédiatement.
Quand un individu présente le document à la Direction pour les instructions, il
doit présenter la fiche de traitement avec les propositions de l’établissement, de
l’individu.
Pour

les

documents

impliquant

d’autres

établissements

et

individus,

l’établissement ou la personne en charge doit les leur envoyer ou leur envoyer les
copies (avec la fiche de traitement et les instructions) pour demander l’avis. À la
présentation devant la Direction, l’établissement ou la personne en charge doit
présenter aussi l’avis des parties prenantes.
Veille du traitement des documents d’entrée
Tous les documents avec un délais de traitement indiqué par la loi ou par les règles de
l’entreprise doivent être veillés.
Responsabilité de la veille du traitement des documents d’entrée:
- La personne en charge doit veiller, pousser les divisions, les individus pour
qu’ils fassent le traitement avant le délais.
- Selon les règles de l’établissement, l’archiviste doit résumer les données des
documents, y compris: Nombre total des documents, documents traités, documents
arrivant à temps mais sans traitement...puis les rapporter à la personne en charge. Au
cas où l’entreprise n’applique pas encore l’ordinateur pour veiller le traitement,
l’archiviste doit établir un livret de veille.
Avec les documents tamponnés « Document à récupérer », l’archiviste doit
veiller, récupérer et les retourner avant le délais indiqué.


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1.2.1.8. Copiage des documents d’entrée
- Une copie certifiée est la copie complète, exacte du contenu du document et est
exposée selon la formule. Une copie certifiée doit être effectuée d’un original.
- Un extrait est la copie d’une part du contenu du document et est exposé selon la

formule. Un extrait doit être effectué d’un original.
- Une copie est la copie complète, exacte du contenu du document, est effectué
de la copie certifiée et est exposé selon la formule.
Maintenant, la copie est un moyen de communication à la plupart des
établissements. La copie joue seulement le rôle d’une source de référence, elle n’est
pas juridique.
1.2.2. Gestion et traitement des documents de sortie
1.2.2.1. Présentation des documents de sortie
Le cadre spécialisé fait la rédaction. Après la rédaction et l’impression, il faut
demander la signature chez la Direction ou la personne en charge avant de publier. Il y
a 2 cas:
-

Pour les documents banaux, simples, il faut seulement présenter le document déjà

-

vérifié à la personne en charge pour demander la signature.
Pour les documents riches en contenu (document juridique, projet, plan d’action à long
terme,…), la đemande de la signature doit être accompagnée des documents prenants
appelés dossier de demande de signature pour que la Direction puisse vérifier le
contenu si nécessaire.
La présentation peut être faite par l’archiviste, la personne en charge du bureau
administratif ou bien la division professionnelle, mais il faut toujours rapporter le
document au bureau administratif pour faciliter la veille, la vérification et la gestion.
1.2.2.2. Vérification de la forme, numérotage et notation de la date
* Vérification de la forme du document
Avant de publier, l’archiviste doit vérifier encore une fois la forme, la technique
d’exposition du document; en cas d’erreur il faut la rapporter à la personne en charge.
* Numérotage et notation de la date

Chaque document de sortie, sauf s’il n’est pas indiqué par la loi, est numéroté
selon le système de numérotage de l’entreprise géré par l’archiviste.
Le numérotage des documents juridiques et administratifs est fait selon la loi,

-

comme suivant:
Pour les entreprises qui publient moins de 500 documents par an, on peut numéroter et
enregistrer tous les documents ensemble.


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-

Celles qui publient de 500 à moins de 2000 documents par an, on peut numéroter et
enregistrer les documents d’une façon mixe, selon le type de document administratif
(décision (particulier), directive (particulier), lettre de recommandation, …) et selon le
groupe de document (avec le type indiqué comme programme, plan d’action,

-

reportage,… et correspondance officielle)
Celles qui publient plus de 2000 documents par an, il faudrait faire le numérotage et
l’enregistrement pour chaque type de document administratif.
Les documents confidentiels sont numérotés et enregistrés particulièrement.
Chaque document a un numéro et une date, depuis 01 janvier jusqu’à 31
décembre.
Au numérotage de 1 à 9, pour le premier jour, le neuvième jour, le janvier et le
février, il faut ajouter un 0 avant pour éviter les malentendus potentiels (01 avec 11, 02
avec 12…)

Le numéro est écrit au dessus, à gauche, sous le nom de l’auteur.
1.2.2.3. Apposition du tampon sur les documents de sortie
* Tampon de l’entreprise
Le tampon de l’entreprise est permis seulement sur les documents signés, c’est-àdire la signature de la Direction ou de la personne en charge (vice-adjoint) ou de
l’inférieur au nom du supérieur (PO – par ordre selon le contenu et l’importance du
document). Il ne faut pas apposer le tampon sur un papier blanc.
Le tampon doit être claire, la couleur d’encre doit suivre les règles de l’État. Il est
apposé sur un quart ou un tiers à gauche de la signature. Dans quelques cas comme
projets, programmes, plans d’action, reportages,… où on veut montrer la légitimité du
document, on peut apposer le tampon sur le nom de l’auteur au dessus, à gauche du
document.
L’apposition du tampon sur les annexes est décidée par la personne qui signe le
document et est faite sur la première page, sur une part du nom de l’entreprise ou du
nom de l’annexe.
Le tampon sur les bords adjacents des pages ou le tampon en relief est apposé
selon les règles du Ministre, de la Direction de l’établissement de gestion. L’apposition
d’un tampon sur les bords des documents spécifiques et des annexes est faite au milieu
du bord à droite des pages. Cela doit couvrir une part de toutes les pages.
*Tampon de niveau d’urgence, de confidentialité
L’apposition du tampon de niveau d’urgence: EXPRESS (EXPRESS avec délais
aussi), URGENCE ATTENTAT et URGENCE sur le document est faite comme
suivant:


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-

Selon le souhait de l’expéditeur sur la rapidité, il indique le niveau d’urgence: express,

-

urgence attentat et urgence.
En rédigeant un document urgent, l’établissement ou l’individu en charge de rédaction
doit proposer le niveau d’urgence à la Direction.
Selon la liste des secrets nationaux approuvée par le supérieur, la personne en

-

charge doit posséder un document indiquant le niveau de confidentialité:
Confidentiel
Secret
Top secret
À la rédaction d’un document portant des secrets nationaux, le rédacteur doit
proposer le niveau de confidentialité de chaque document, le signataire est responsable
d’apposer le tampon de niveau de confidentialité (Top secret, Secret, Confidentiel) et
le cercle de circulation du document.
Le modèle du tampon de niveau de confidentialité et du tampon de récupération,
quant aux documents portant des secrets nationaux, est fabriqué selon la loi sur la
protection des secrets nationaux.
1.2.2.4. Enregistrement des documents de sortie
Les documents de sortie sont enregistrés dans le livret d’enregistrement ou dans
la base de données
* Enregistrement des documents d’entrée avec livret
+ Établissement d’un livret d’enregistrement
En dépendant du nombre total et de la quantité de chaque type de document de
sortie chaque année, les établissements, les organisations établissent des livrets
d’enregistrement. Pourtant, il ne faut pas en établir trop mais seulement un livret avec
plusieures parts pour chaque type de document selon la méthode de numérotage et
d’enregistrement de l’établissement, comme suivant:

-

Pour les entreprises qui publient moins de 500 documents par an, il faudrait établir

seulement deux types de livret:
• Livret d’enregistrement des documents de sortie (type commun)
• Livret d’enregistrement des documents confidentiels
- Pour les entreprises qui publient de 500 à moins de 2000 documents par an, elles
peuvent établir ces types de livret:
• Livret d’enregistrement des documents juridiques (le cas échéant), des décisions
•

(particulier), des directives (particulier) (type commun)
Livret d’enregistrement d’autres types de document

correspondances officielles (type commun)
• Livret d’enregistrement des documents confidentiels

administratif

et

des


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-

Pour celles qui publient plus de 2000 documents par an, il faut établir à moins ces

types de livret:
• Livret d’enregistrement des documents juridiques (le cas échéant), des décisions
•
•
•

(particulier), des directives (particulier) (type commun)
Livret d’enregistrement d’autres types de document administratif (type commun)
Livret d’enregistrement des correspondances officielles (type commun)
Livret d’enregistrement des documents confidentiels
* Enregistrement des documents de sortie avec ordinateur et logiciel de gestion
de document
L’enregistrement des documents dans la base de données est effectué selon les
instructions du logiciel de gestion de document.
1.2.2.5. Transmission des documents de sortie
* Choix de l’enveloppe: Le choix du type d’enveloppe et de sa taille dépend de la
quantité, l’épaisseur et la taille du papier du document. L’enveloppe doit être plus
grande que le document (uni ou plié) pour faciliter la mise dedans.
Le matériel de l’enveloppe doit être tenace, durable, résistant de l’eau, épais dont
le poids est plus de 80 g/m2


20
*Exposition et rédaction de l’enveloppe
En dépendant de la quantité et de l’épaisseur du document, on choisit la façon de
pliage pour le mettre dans l’enveloppe. Quand on plie, il faut mettre la face vide à
l’extérieur.
*Apposition du tampon de niveau d’urgence, de niveau de confidentialité et des
autres types de tampon
Sur l’enveloppe, le tampon de niveau d’urgence doit correspondre à celui sur les

documents dedans
*Transmission des documents de sortie
+ Transmission directe aux divisions, aux individus dans l’entreprise:
En dépendant de la quantité des documents tranmis directement aux divisions,
aux individus dans l’entreprise et la méthode de transmission (à la salle de stockage ou
l’archiviste va transmettre directement les documents aux divisions, aux individus),
l’entreprise décide établir un livret propre ou utiliser le livret d’enregistrement pour
faire la transmission, comme suivant:
-

Pour les entreprises qui ont un petit nombre de documents de sortie à transmettre et la
transmission est effectuée directement par l’archiviste, il faudrait utiliser le livret
d’enregistrement pour faire la transmission en ajoutant la colonne “Signature” après la
colonne “Destination”.
En transmettant les documents aux divisions, aux individus dans l’entreprise,
celui qui les reçoit doit signer sur le livret.
+ Transmission directe aux autres établissements
Tous les documents transmis directement par l’archiviste ou le facteur aux autres
établissements doivent être enregistrés dans le livret. Celui qui les reçoit doit signer sur
le livret
+ Transmission par la poste
Tous les documents transmis par la poste doivent être enregistrés dans le livret.
Quand l’employé de la poste reçoit l’enveloppe, il faut lui demander de vérifier, de
signer et de tamponner sur le livret (le cas échéant)
+ Transmission par le fax, l’Internet
En cas d’urgent, les documents peuvent être transmis par le fax ou l’Internet,
mais il faut envoyer l’original pour les documents à archiver.
+ Transmission des documents confidentiels

21
La transmission des documents confidentiels doit être effectuée selon l’Article 10
et l’Article 16 du Décret 33/2002/NĐ-CP et selon la Clause 3 du Circulaire
12/2002/TT-BCA(A11).
*Veille de la transmission des documents de sortie
L’archiviste est responsable de veiller la transmission des documents de sortie,
comme suivant:
-

Il faut écrire une fiche de transmission pour veiller la transmission selon le souhait du
signataire. L’établissement ou le rédacteur propose les documents nécessaires d’une

-

fiche, puis demande la décision chez le signataire.
Pour les documents tamponnés ‘‘Document à récupérer“, il faut les veiller et les
récupérer à temps; à la réception il faut vérifier pour assurer qu’il ne manque pas

-

quelques parts des documents.
Pour les enveloppes qui sont retournés par la poste pour quelques raisons (destinataire
absent, adresse changée...), il faut les transmettre à la division ou à l’individu les ayant

-

rédigées et le noter dans le livret pour faire la vérification si nécessaire.
En cas d’une perte d’un document, il faut la rapporter immédiatement à la personne en
charge.
1.2.2.6. Arrangement, conservation et utilisation des archives

Un document archivé est la version ayant la signature directe de la personne en
charge.
Les archives des documents de sortie sont arrangées selon l’ordre
d’enregistrement. Ceux qui sont numérotés et enregistrés ensemble sont mis ensemble
et vice-versa. Il faut respecter l’ordre des documents.
Les établissements doivent équiper suffisamment des moyens nécessaires pour
bien conserver les archives.
L’archiviste est responsable d’établir un dossier de veille et de répondre à temps
au besoin d’utiliser des archives à la salle de stockage selon la loi et les règles de
l’établissement.
L’archivage, la conservation et l’utilisation des documents tamponnés avec des

-

niveaux de confidentialité sont faits selon la loi sur la protection des secrets nationaux.
1.2.3 Archivage
+ Principes de l’archivage
Science: Pour garantir la sécurité et l’utilisation efficace des archives, les étapes
professionnelles doivent être effectuées d’une façon scientifique. De plus, il faut
rechercher souvent les théories et la réalité, appliquer les résultats de la technologie
dans la situation réelle du Vietnam.


22
-

Confidentialité: Les archives contiennent les secrets nationaux que les ennemis, avec
leurs manoeuvres peuvent voler, substituer, copier, exploiter pour leur complot. C’est
pourquoi il faut toujours être en éveil, garder les principes, les règles pour protéger les
secrets nationaux. Il faut aussi obéir sérieusement l’ordonnance sur la protection des

secrets nationaux.
1.2.3.1. Collection des documents
Collecter des documents est le fait d’ajouter plus de documents aux archives de
l’établissement, aux archives étatiques au niveau central et local selon les principes et

-

méthodes communes.
La collection des documents est comportée de différentes actions comme:
Collecter des documents pour les archives de l’établissement, les archives étatiques

-

selon la politique de contribution des archives.
Collecter des documents manqués pour ajouter aux salles des archives de
l’établissement ou de l’État.
La collection et l’ajout des documents sont une des étapes importantes de
l’archivage. Une bonne collection va fournir suffisamment les documents aux autres
activités de la société. En outre, collecter permet aux autres étapes de l’archivage
d’être effectuées comme réviser, recenser, conserver et exploiter les documents.
*Archives: sont l’original des documents de valeur créés à travers les activités de
la Partie, des établissements étatiques, des organisations politiques – sociales, des
organisations économiques et des individus n’importe quel système social, quels
matériaux et quelle méthode de création, qui sont choisies pour la conservation et

-

l’étude historique et scientifique
Les archives sont:
Les documents bien traités

Les anciens documents qui restent aux établissements ou chez les individus
Les documents contribués par les individus, les familles,…
Les documents collectés selon la demande de l’établissement ou des archives
nationales
*Fonds d’archives: est l’ensemble des archives ayant une relation logique et
historique créées à travers les activités d’un pays, d’un établissement, d’un individu,
est comporté de:
- Fonds d’archives national du Vietnam: tous les documents de la République
Socialiste du Vietnam n’importe quand, quelle origine, quel système social, quel lieu
de conservation et quelle méthode de création. Ces documents portent sur la Partie
communiste du Vietnam et l’État du Vietnam


23
- Fonds d’archives de l’établissement: tous les documents créés sous les travaux
de d’un l’établissement puis choisis d’être conservés. Un établissement peut fonder
son fonds d’archives s’il réponde à ces critères:
Il a un document qui indique la formation, la fonction, les missions, les droits et

-

la structure
Il a un propre compte, un tampon et une salle de stockage
Fonds d’archives personnel, familial ou générationnel est tous les documents créés
pendant la vie d’une personne, d’une famille ou d’une génération.
*Arrangement des archives
- Selon l’alphabet
- Selon le nom (Instruction, Règle,…)
- Selon le sujet (instruction, lettre,…)
Les documents arrangés en un système lié à un contenu, un fait, un sujet,…

comporte un dossier. Un dossier est le résultat d’un arrangement.
1.2.3.2 Révision des archives
* Définition: Réviser les archives est l’ensemble des étapes professionnelles de
l’archivage: classifier, évaluer, créer des dossiers, arranger des documents
scientifiquement et les utiliser efficacement.
*But:
- En révisant des documents pour les classer et les documenter, on sélectionne
des documents de valeur à conserver et des documents inutiles à détruire.
- La révision des documents facilitera la mise en œuvre des étapes de stockage et
facilitera l’exploitation efficace des archives.
* Principe: les documents dans les archives doivent être révisés selon les fonds
d’archives: les documents d’un fonds doivent être arrangés et révisés selon ce fonds
pour faciliter les statistiques, la conservation, l’exploitation et l’utilisation.
* Le processus de révision d’un document d’une organisation se fait en deux
phases:
- Préparer la révision:
• Rechercher et écrire l'histoire des unités du fonds
• Développer une systématisation du matériel du fonds dans un ordre
scientifique.

•

Sélectionner l'une des options suivantes: "Structure organisationnelle - Temps" "Temps
- Structure organisationnelle" '"Domaine d’activité - Temps" "," Temps - Domaine
d’activité "," Temps - Problème ''.


24
• Rédiger des instructions professionnelles
• Faire un plan de révision

• Vérifier, ajouter le matériel supplémentaire du fonds avant de procéder à la
révision
• Préparer des moyens appropriés tels que des tables, des chaises, des étagères,
du papier, des stylos, etc.
- Réviser des documents:
• Systématiser les documents dans le fonds selon le plan prévu
• Déterminer la valeur des documents pendant le processus de révision
• Cataloguer des dossiers:
Cataloguer l’intérieur comprend:
-

Trier des documents internes
Numéroter des feuilles
Écrire des documents dans le dossier
Écrire le document final.
Cataloguer l’extérieur comprend:

•

Nom du fonds et nom de l'établissement du fonds
Titre du dossier
Dates de début et de fin des documents
Numéro du fonds
Numéro de l’index
Unité de stockage
Nombre de feuilles
Période de conservation des documents;
Rubrique du dossier
Classer les documents dans les sacs ou les boîtes de stockage et les placer sur des
étagères, des classeurs. L’épaisseur d’un sac ou d’une boîte doit être modérée. Sur la

nuque de chaque sac ou boîte, on colle une étiquette pleine d'informations: Nom de
l'institution, nom du fonds, numéro du fonds, numéro du sac (de la boîte), dossier de
numéro ... à numéro ...
1.2.3.3. Détermination la valeur des archives
+ La détermination de la valeur des documents est dans le but de sélectionner des
documents précieux à conserver. C’est l’objectif principal, l’autre est d’identifier les
documents périmés pour la destruction.
+ Normes pour déterminer la valeur des documents:
- Contenu


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- Établissement du fonds
- Auteur
- Répétition des informations
+ Organisation pour déterminer la valeur des archives:
- Organiser un conseil: Chef ou responsable du bureau; Archiviste de
l’établissement; Personnel de l’établissement ayant des documents.
- Déterminer la valeur des documents dans les fonds de l’établissement sous la
direction du Conseil d'évaluation des documents
- Détruire des documents: Les documents à détruire sont classés dans une table
des matières. Cette table des matières est approuvée par le Conseil d’évaluation des
documents et le responsable de l’établissement décide de la détruire. Les documents
sont détruits par un broyeur ou une déchiqueteuse. Après la destruction de documents,
un rapport écrit doit être envoyé au responsable de l’établissement.