Hoàn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trƣờng mỹ của tổng công ty may đức giang

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................. 1
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................4
DANH MỤC BẢNG BIỂU.......................................................................................5
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ........................1
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME................................................................1
1.1.

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu..........................................................1

1.2.

Tổng quan về vấn đề nghiên cứu..................................................................2

1.3.

Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................2

1.4.

Đối tượng nghiên cứu....................................................................................3

1.5.

Phạm vi nghiên cứu.......................................................................................3

1.6.

Phương pháp nghiên cứu..............................................................................3

1.7.

Kết cấu khóa luận............................................................................................4

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ...........................5
TRONG NHẬP KHẨU...........................................................................................5
2.1.Một số khái niệm cơ bản.....................................................................................5
2.1.1.Khái niệm quá trình giao dịch trong thương mại quốc tế..................................5
2.1.3.Khái niệm về đám phán thương mại quốc tế qua thư..................................5
2.1.4.Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế.................................................5
2.1.5.Khái niệm về văn hóa.....................................................................................5
2.1.6.Khái niệm về nhập khẩu...................................................................................6
2.2.Một số lý thuyết về đàm phán và đàm phán qua thư............................................6
2.2.1.Đặc điểm của đàm phán qua thư trong thương mại quốc tế..............................6
2.2.2.Những nguyên tắc của đàm phán thương mại quốc tế......................................7
2.2.3.Vai trò của đàm phán thương mại quốc tế.........................................................8
2.2.4.Các chiến lược đàm phán thương mại quốc tế..................................................8
2.2.5.Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế...................................................8
2.3.Khái quát về quy trình đàm phán qua thư trong thương mại quốc tế...................9
2.3.1.Chuẩn bị đàm phán...........................................................................................9
2.3.1.1. Chuẩn bị thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán...................................9
2.3.1.2. Chuẩn bị kỹ thuật, chiến lược đàm phán.....................................................10
SVTH: Lê Thị Kim Hiên

Lớp: K45E3

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

2.3.1.3. Chuẩn bị người soạn thư đàm phán.............................................................11
2.3.2. Tiến hành đàm phán.......................................................................................11
2.3.2.1. Gửi thư chào hàng hoặc hỏi hàng................................................................11
2.3.2.2. Kiểm tra, giám sát quá trình khách hàng nhận thư......................................13
2.3.2.3. Tiếp nhận, trao đổi và thống nhất................................................................13
2.3.3.Kết thúc đàm phán..........................................................................................14
CHƯƠNG III :PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN QUA
THƯ TRONG NHẬP KHẨU HÀNG NHỰA GIA DỤNG TỪ THỊ TRƯỜNG HÀN
QUỐC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME..................................................15
3.1.Giới thiệu về công ty cổ phần Fullhome............................................................15
3.1.1.Khái quát chung về công ty............................................................................15
3.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty............................................15
3.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty...................................15
Sơ đồ 3.1: Bộ máy hoạt động của Công ty CP Fullhome Việt Nam.........................15
3.1.1.3. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh..................................................................17
3.2.Khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty........................17
3.2.1.Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty....................................17
Bảng 3.1: Bảng chi tiết số liệu trong 3 năm của công ty..........................................17
Bảng 3.2:Doanh thu và cơ cấu các mặt hàng trong doanh thu................................18
3.2.2.Tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty...................................................18
Bảng 3.3 : Kim ngạch nhập khẩu theo theo thị trường từ năm 2009 - 2011............18
Bảng 3.4 : Kim ngạch nhập khẩu theo sản phẩm từ năm 2009 – 2011....................19
3.3.Phân tích thực trạng quy trình đàm phám qua thư trong nhập khẩu hàng nhựa
gia dụng từ thị trường Hàn Quốc của công ty..........................................................20
Bảng 3.6 : Số lượng và giá trị hợp đồng nhập khẩu hàng nhựa gia dụng từ thị
trường Hàn Quốc năm 2009-2011...........................................................................21

3.3.1.Đặc điểm văn hóa của Hàn Quốc trong đàm phán qua thư tín TMQT............21
3.3.2.Quy trình đàm phán qua thư để ký kết hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Hàn
Quốc của công ty.....................................................................................................24
Sơ đồ 3.2 : Quy trình tổ chức và thực hiện đàm phán của Công ty CP Fullhome.. .24
3.3.2.1.Giai đoạn tổ chức và chuẩn bị đàm phán.....................................................25

SVTH: Lê Thị Kim Hiên

Lớp: K45E3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

3.3.2.2. Tiến hành đàm phán....................................................................................26
3.3.2.3. Kết thúc đàm phán......................................................................................27
3.4.Đánh giá thực trạng quy trình đàm phám qua thư trong nhập khẩu hàng nhựa gia
dụng từ thị trường Hàn Quốc của công ty................................................................28
3.4.1.Những thành tựu đã đạt được.........................................................................28
3.4.2.Những vấn đề còn tồn tại của công ty.............................................................28
3.4.3.Nguyên nhân của những hạn chế....................................................................29
3.4.3.1. Nguyên nhân chủ quan...............................................................................29
3.4.3.2.Nguyên nhân khách quan.............................................................................30
4.1.Định hướng phát triển quy đình đàm phán qua thư trong nhập khẩu hàng nhựa
gia dụng từ thị trường Hàn Quốc của công ty cổ phần Fullhome............................32
4.1.1.Định hướng phát triển việc ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng nhựa gia dụng từ
thị trường Hàn Quốc của công ty.............................................................................32
4.1.2.Định hướng phát triển quy trình đàm phán qua thư tín để ký kết hợp đồng của
công ty..................................................................................................................... 33

4.2.Đề xuất giải pháp để hoàn thiện quy đình đàm phán qua thư trong nhập khẩu
hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc của công ty cổ phần Fullhome...........34
4.3.Một số kiến nghị để hoàn thiện quy trình đàm phán qua thư tín trong TMQT với
cơ quan quản lý Nhà nước.......................................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................1

SVTH: Lê Thị Kim Hiên

Lớp: K45E3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang
LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập tại trường Đại học Thương Mại, em đã nhận được sự
quan tâm, giúp đỡ và giảng dạy nhiệt tình của toàn thể thầy cô giáo trong trường nói
chung và các thầy cô giáo trong khoa Thương Mại Quốc Tế nói riêng. Để hoàn
thành bài khóa luận tốt nghiệp này, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban
Giám hiệu nhà trường, các thầy cô khoa Thương Mại Quốc Tế, bộ môn Quản trị tác
nghiệp Thương mại Quốc tế cùng các thầy cô giáo đã tạo điều kiện giúp đỡ em
trong suốt thời gian học tập và thực hiện đề tài.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo, Ths Phan Thị Thu Trang –
người đã trực tiếp tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành tốt bài khóa luận này.
Ngoài ra em xin cảm ơn Ban giám đốc và toàn thể các cô chú, anh chị nhân
viên phòng xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Fullhome đã tạo điều kiện cho em
được thực tập , học hỏi kinh nghiệm và được thu thập những dữ liệu đóng góp cho
việc nghiên cứu khóa luận này.
Sinh viên

Lê Thị Kim Hiên.

SVTH: Lê Thị Kim Hiên

Lớp: K45E3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang
DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Bảng chi tiết số liệu trong 3 năm của công ty.
Bảng 3.2:Doanh thu và cơ cấu các mặt hàng trong doanh thu.
Bảng 3.3 : Kim ngạch nhập khẩu theo theo thị trường từ năm 2009 - 2011
Bảng 3.4 : Kim ngạch nhập khẩu theo sản phẩm từ năm 2009 – 2011
Bảng 3.5 : Thống kê các cuộc đàm phán qua thư trong hoạt động nhập khẩu
hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc.
Bảng 3.6 : Số lượng và giá trị hợp đồng nhập khẩu hàng nhựa gia dụng từ thị
trường Hàn Quốc năm 2009-2011
Sơ đồ 3.1: Bộ máy hoạt động của Công ty CP Fullhome Việt Nam
Sơ đồ 3.2 : Quy trình tổ chức và thực hiện đàm phán của Công ty CP
Fullhome.

SVTH: Lê Thị Kim Hiên

Lớp: K45E3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Xem xét các mối quan hệ hàng ngày có thể nhận thấy rằng cuộc sống là một
chuỗi những sự thỏa hiệp giữa các cá nhân cũng như giữa các tổ chức hoặc giữa các
quốc gia.Từ những việc rất nhỏ đến những vấn đề lớn đều cần có sự thỏa hiệp,
thương lượng giữa các bên tham gia.Đàm phán cần thiết cho mọi công việc của đời
sống xã hội. cả trong các hoạt động chính trị, quân sự, ngoại giao cũng như trong
các hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội; cần thiết trên bình diện quốc tế, quốc gia
cũng như trên bình diện một doanh nghiệp, một tổ chức, một cá nhân.
Hoạt động kinh doanh ngày nay diễn ra trên phạm vi toàn cầu với những loại
hình hết sức đa dạng và phức tạp. Ở góc độ vi mô, hội nhập kinh tế quốc tế một
phần thể hiện trong việc các doanh nghiệp trong nước không ngừng mở rộng, đẩy
mạnh hợp tác, làm ăn với các doanh nghiệp nước ngoài. Để đạt được hiệu quả, thì
việc tổ chức đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế đóng vai trò hết sức
to lớn. Đàm phán kinh doanh quốc tế là một bộ phận rất quan trọng của đàm phán
kinh tế nói riêng cũng như của hoạt động đàm phán nói chung.
Công ty CP Fullhome hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối hàng
hóa. Những năm qua việc tổ chức đàm phán nhập khẩu hàng hóa tại công ty CP
Fullhome Việt Nam diễn ra thường xuyên, liên tục với nhiều đối tác khác nhau, đem
lại nhiều đối tác kinh doanh, nhiều mối quan hệ trên thương trường cho công ty.
Đàm phán nhập khẩu hàng hóa là công việc quan trọng trong hoạt động kinh doanh
của công ty, có đàm phán mới có những hợp đồng thương mại quốc tế, có nguồn
hàng để phân phối trên thị trường, tuy nhiên trong thời gian qua, công tác tổ chức và
thực hiện đàm phán nhập khẩu hàng hóa tại công ty đã phát sinh nhiều vướng mắc,
thiếu sót và cho đến nay có rất ít tài liệu, đề tài nghiên cứu về vấn đề này.

1


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

Nhận thức được tầm quan trọng của đàm phán trong nhập khẩu hàng hóa, đề
tài “Hoàn thiện quy trình đàm phán qua thư trong nhập khẩu hàng nhựa gia dụng từ
thị trường Hàn Quốc của công ty cổ phần Fullhome.” được chọn để nghiên cứu.

1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây vấn đề hoàn thiện quy trình đàm phán trong thương
mại quốc tế rất được quan tâm.Vấn đề này đã trở thành đề tài nghiên cứu của rất
nhiều người. Cụ thể tại trường Đại học Thương Mại đã có khá nhiều luạn văn
nghiên cứu vấn đề này :
-

Đề tài : “ Hoàn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu

hàng may mặc sang thị trường Mỹ của tổng công ty may Đức Giang “ – Nguyễn
Thị Hằng – năm 2010.
-

Đề tài : “ Hoàn thiện quy trình đàm phán để kí kết hợp đồng nhập khẩu

nguyên liệu tại công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đông” – Dương Thị
Thanh Hải – năm 2010.
Các đề tài này chỉ ra được những thiếu xót trong quá trình đàm phán, kí kết
hợp đồng tại các công ty được nghiên cứu từ đây cũng đưa ra các giải pháp nhằm

hoàn thiện hơn quy trình đàm phán TMQT tại các công ty này. Cũng giống các đề
tài trước, đề tài em nghiên cứu : “Hoàn thiện quy trình đàm phán qua thư trong nhập
khẩu hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc của công ty cổ phần Fullhome “
cũng chỉ ra được thực tế hoạt động đàm phán qua thư tại công ty và cũng đề xuất
một số giải pháp, nhưng cũng có một số điểm khác biệt hơn đó là :

2


Khóa luận tốt nghiệp
-

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

Hoạt động hoàn thiện quy trình đàm phán của đề tài là trong lĩnh vực hàng

nhựa gia dụng và liên quan đến hoạt động nhập khẩu.
-

Đề tài em nghiên cứu chỉ rõ hình thức đàm phán ở đây là đàm phá qua thư

chứ không dừng lại ở việc nghiên cứu hoạt động đàm phán chung chung.
Với đề tài này, trong quá trình tìm hiểu thực tiễn tại đơn vị và được sự hướng
dẫn của giáo viên em sẽ cố gắng hoàn thành tốt đề tài của mình.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu
- Đánh giá việc tổ chức và hiệu quả tổ chức đàm phán qua thư trong nhập
khẩu hàng nhựa gia dụng của công ty CP Fullhome với đối tác Hàn Quốc.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả đàm phán qua thư trong nhập khẩu
hàng nhựa gia dụng của công ty.

1.4. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu hoạt động đàm phán qua thư trong nhập khẩu hàng nhựa gia
dụng tại Công ty cổ phần Fullhome Việt Nam
1.5. Phạm vi nghiên cứu
Xuất phát từ tình hình thực tiễn của công ty cổ phần Fullhome , luận văn chỉ
tập trung nghiên cứu trong phạm vi sau :

3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

- Phạm vi nghiên cứu về thời gian : trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011
- Phạm vi nghiên cứu về không gian : tại công ty cổ phần Fullhome
- Giới hạn về mặt hàng : hàng nhựa gia dụng
- Giới hạn về thị trường nghiên cứu : hoạt động đàm phán với đối tác Hàn Quốc
1.6. Phương pháp nghiên cứu
 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp qua phỏng vấn
Luận văn đã xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn bao gồm 10 câu hỏi và tiến
hành phỏng vấn 3 người,bao gồm trưởng, phó phòng kinh doanh và trưởng
phòng nhập khẩu. Sở dĩ, phỏng vấn 3 người này bởi vì họ là những người nắm bắt
được tình hình hoạt cũng như những khó khăn trong hoạt động kinh doanh của công
ty. Các câu hỏi phỏng vấn xoay quanh, tập trung vào việc tìm hiểu tình hình hoạt
động nhập khẩuthiết bị y tế của công ty trong bối cảnh suy thoái cũng như quan
điểm và giải pháp mà công ty đã đưa ra để khắc phục những khó khăn do suy thoái
kinh tế gây ra.
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp qua phiếu điều tra, trắc nghiệm

Để có được đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu và đánh giá
một cách khách quan về thực trạng và những tác động của suy thoái kinh tế đến
hoạt động kinh doanh của công ty, bờn cạnh việc thu thập thông tin qua phỏng vấn,
luận văncòn tiến hành xây dựng phiếu điều tra, trắc nghiệm bao gồm 10 câu hỏi
đóng và mở để thu thập thông tin từ 10 người trong công ty. Những người được
điều tra bao gồm trưởng, phó và chuyên viên các phòng nhập khẩu, phòng kinh
doanh, họ là những người trực tiếp điều hành cũng như tham mưu cho giám đốc
những vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty trong phạm vi chức năng của họ.


Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Cùng với việc thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua điều tra phỏng vấn, bài khóa
luận còn thu thập dữ liệu thứ cấp qua số liệu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
4


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

của công ty trong các năm 2009, 2010, 2011. Từ những số liệu này cho những kết
quả đánh giá chính xác tình hình hoạt động của công ty. Ngoài ra còn có các thông
tin từ báo chí, các website liên quan


Phương pháp phân tích số liệu

Sau khi đã thu thập được các dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp, tiến hành phân
tích, xử lý các dữ liệu đó bằng các phương pháp: thống kê, phân tích và tổng hợp

các kết quả để đưa ra kết luận về tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty trong
giai đoạn suy thoái kinh tế
1.7. Kết cấu khóa luận
Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt,
tài liệu tham khảo và phụ lục , luận văn tốt nghiệp bao gồm 4 chương sau
- Chương 1 : tổng quan về vấn đề đàm phán qua thư của công ty cổ phần
Fullhome
- Chương 2 : cơ sở lý luận về đàm phán qua thư trong nhập khẩu
- Chương 3 : phân tích thực trạng của vấn đề đàm phán qua thư trong nhập
khẩu hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc của công ty
- Chương 4 : định hướng phát triển và đề xuất với thực trạng đàm phán qua
thư trong nhập khẩu hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc của công ty.

5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ
TRONG NHẬP KHẨU
2.1.Một số khái niệm cơ bản
2.1.1.Khái niệm quá trình giao dịch trong thương mại quốc tế
Quá trình giao dịch là quá trình tra đổi thông tin về các điều kiện thương mại
giữa các bên tham gia.
Quá trình giao dịch trong TMQT là quá trình trao đổi thông tin về các điều
kiện thương mại giữa các nước.2.1.2.Khái niệm về đàm phán thương mại quốc tế.
Khái niệm về đàm phán theo Joseph Burnes : Đàm phán là một cuộc thảo luận
giữa hai hay nhiều bên để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về

6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có đủ sức
mạnh nhưng không muốn sử dụng để giải quyết những ngăn cách đó.
Khái niệm về đàm phán TMQT : Đàm phán TMQT là một quá trình mà các
bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo
luận, thương lượng nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm
còn bất đồng để đi tới một hợp đồng thương mại.
2.1.3.Khái niệm về đám phán thương mại quốc tế qua thư
Là quá trình đàm phán mà các bên tham gia đàm phán có trụ sở kinh
doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm
thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một
hợp đồng thương mại thông qua hình thức thư tín.
2.1.4.Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương
sự có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau.
2.1.5.Khái niệm về văn hóa
Văn hóa là sản phẩm của loài người, văn hóa được tạo ra và phát triển trong
quan hệ qua lại giữa con người và xã hội.Song, chính văn hóa lại tham gia vào việc
tạo nên con người, và duy trì sự bền vững và trật tự xã hội.Văn hóa được tái tạo và
phát triển trong quá trình hành động và tương tác giữa xã hội của con người.Văn
hóa là trình độ phát triển của con người và xã hội được biểu hiện trong các kiểu và
hình thức tổ chức đời sống và hành động của con người cũng như trong giá trị về
vật chất và tinh thần mà con người tạo ra.

7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

2.1.6.Khái niệm về nhập khẩu
Theo điều 28, chương 2, mục 2, Luật thương mại 2005 định nghĩa : “ Nhập
khẩuhàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc
từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng
theo quy định của pháp luật.”
Nhập khẩu, trong lý luận thương mại quốc tế, là việc quốc gia này mua hàng
hóa và dịch vụ từ quốc gia khác.Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước
ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người cư trú trong nước. Tuy nhiên, theo
cách thức biên soạn cán cân thanh toán quốc tế của IMF, chỉ có việc mua các hàng
hóa hữu hình mới được coi là nhập khẩu và đưa vào mục cán cân thương mại. Còn
việc mua dịch vụ được tính vào mục cán cân phi thương mại.
2.2.Một số lý thuyết về đàm phán và đàm phán qua thư
2.2.1.Đặc điểm của đàm phán qua thư trong thương mại quốc tế
Đàm phán TMQT vừa có những đặc điểm của đàm phán nói chung vừa có
những đặc điểm rất riêng biệt của nó. Đặc điểm chung, đàm phán là một khoa học,
một nghệ thuật sử dụng các kĩ năng giao dịch đến mức thuần thục, điêu luyện bao
gồm khả năng thuyết phục, chấp nhận sự thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu
xảo đàm phán... Đặc điểm riêng của đàm phán TMQT :
- Trong đàm phán TMQT các bên tham gia đàm phán có ít nhất hai bên có trụ
sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau.
- Các bên tham gia đàm phán TMQT có các quốc tịch khác nhau và thường sử
dụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau.

- Các bên tham gia đàm phán TMQT có thể khác nhau về thể chế chính trị, và
khi khác nhau về thể chế chính trị sẽ dẫn đến khác nhau về quan điểm, lập trường,
tư tưởng và tính dân tộc được đề cao.
8


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

- Trong quá trình đàm phán TMQT có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật
khác nhau.
- Trong đàm phán TMQT có sự gặp gỡ của các nền văn hóa, phong tục tập
quán khác nhau.
- Đàm phán qua thư cũng là một loại đàm phán nên nó cũng có những đặc điểm
nêu trên. Bên cạnh đó, đàm phán qua thư cũng có những đặc điểm riêng biệt của nó :
- Đàm phán qua thư tín khó dự đoán, nắm bắt được ý đồ của đối tác để có
những ứng xử thích hợp, kịp thời.
- Đàm phán qua thư tín thường được sử dụng cho các cuộc tiếp xúc ban đầu,
đàm phán để thay đổi các điều khoản hợp đồng, hay giải quyết các tranh chấp.
- Đàm phán qua thư tín giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với các
hình thức đàm phán khác.
- Có thể giao dịch được với nhiều khách hàng ở nhiều quốc gia khác nhau
trong cùng một thời điểm.
- Đàm phán qua thư tín cũng mất nhiều thời gian chời đợi, dễ làm mất cơ hội
thương mại tốt.
2.2.2.Những nguyên tắc của đàm phán thương mại quốc tế
- Chỉ đàm phán khi xuất hiện vùng thỏa thuận đàm phán : Vùng thỏa thuận là
vùng mà kết quả các bên có thể chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên nhau.

9


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

- Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán : Đàm phán là quá trình tác
động giữa các chủ thể có lợi ích riêng, lợi ích chung, lợi ích xung đột ; là quá trình
thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất các mặt đối lập của các bên chủ thể.
- Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán : Trong đàm phán
phải được tiến hành một cách khoa học, đồng thời người đàm phán phải có ứng xử
linh hoạt nâng đàm phán trở thành một nghệ thuật.
- Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không phải tập trung vào
lập trường quan điểm : Con người khi tham gia vào quá trình đàm phán dễ bị chi
phối bởi những cảm xúc, những quan điểm cá nhân. Do đó, cần tập trung vào quyền
lợi nhằm đảm bảo quyền lợi của mình được tốt nhất.
- Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan : Để có thể đưa ra một giải
pháp công bằng mà không phụ thuộc vào lập trường riêng của bên nào. Các tiêu
chuẩn khách quan có thể là : các tiêu chuẩn quốc tế, giá của sở giao dịch, của thị
trường chính, tập quán buôn bán của quốc tế ...
2.2.3.Vai trò của đàm phán thương mại quốc tế
- Đàm phán là một công cụ hữu hiệu, đắc lực giúp doanh nghiệp giao dịch và
kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ.
- Đàm phán là công cụ giúp doanh nghiệp giải quyết các tranh chấp phát sinh
trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Đàm phán đảm bảo hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp khi tiến hành các
hoạt động TMQT.

10

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

2.2.4.Các chiến lược đàm phán thương mại quốc tế
Để đảm bảo hiệu quả của quá trình đàm phán được tốt nhất thì việc chọn lựa
chiến lược đàm phán cụ thể cho từng trường hợp là vô cùng quan trọng. Một số
chiến lược đàm phán trong TMQT cơ bản là :
- Chiến lược đàm phán cứng rắn : với chiến lược này, các nhà đàm phán chỉ
theo đuổi lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của các bên kia, họ sử
dụng phương pháp thái độ cứng răn để gây sức ép buộc đối phương nhượng bộ.
- Chiến lược đàm phán mềm dẻo : chiến lược này người đàm phán chú trọng
đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên. Vì thế họ thường tỏ ra tin
cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhân nhượng, đề xuất những kiến nghị hợp lý.
- Chiến lược đàm phán hợp tác : chiến lược này vừa chú ý đến lợi ích bản
thân vừa chú ý đến lợi ích của phía đối tác, phải tôn trọng quyền bình đẳng, hợp tác
cùng có lợi và luôn đưa ra các phương án hai bên cùng có lợi.
2.2.5.Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế
Một trong số những đặc điểm của đàm phán TMQT là đặc điểm có sự gặp gỡ
của các nền văn hóa, phong tục tập quá khác nhau.Trên thực tế, các thành tố chính
của một nền văn hóa làm ảnh hưởng đến con người trong nền văn hóa đó, điều này
là ảnh hưởng tới quá trình đàm phán do đặc tính phong cách của người tham gia
đàm phán tác động. Những thành tố đó gồm : các quy định, tiêu chuẩn, mô hình ứng
xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật và
tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống ....
Mỗi khu vực, mỗi quốc gia đều có nền văn hóa riêng của mình.Đối với người
Á Đông, đề cao vai trò tập thể, đoàn kết, kiê nhẫn và luôn giữ thể diện cho mình và
người khác.Còn đối với người Âu Mỹ với tính cách mạnh mẽ, thẳng thắn và tập

trung vào quyền lợi.
11


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

2.3.Khái quát về quy trình đàm phán qua thư trong thương mại quốc tế
Quy trình đàm phán qua thư trong TMQT cũng được tiến hành như quy trình
của các hình thức đàm phán khác. Quy trình đàm phán qua thư cũng được tiến hành
qua ba giai đoạn, đó là : chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán và kết thúc đàm
phán. Tuy nhiên với mỗi hình thức khác nhau thì thực tế mỗi hình thức đàm phán
trong TMQT lại được tiến hành khác nhau.
2.3.1.Chuẩn bị đàm phán
2.3.1.1. Chuẩn bị thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán.



Yêu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán :

-

Cung cấp thông tin chính xác , đảm bảo độ tin cậy.

-

Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật

-

Cung cấp thông tin kịp thời.



Quy trình thu thập và xử lý thông tin : gồm có ba bước

-

Bước 1 : Xác nhận nhu cầu thông tin và phân loại.

+ Các thông tin chung về thị trường tình hình chính trị, kinh tế, pháp luật, văn
hóa, tập quán kinh doanh ,..
+ Các thông tin về hàng hóa : cơ cấu chủng loại, thông tin kích thước, các
phương pháo quy định chất lượng giá cả...
+ Thông tin chung về đối tác : quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ
chức, uy tín thương mại,..

12


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

+ Các thông tin khác.
-

Bước 2: Xác định nguồn thu thập thông tin.

+ Thông tin của các tổ chức quốc tế chuyên ngành như UNCTAD,
WTO,..hoặc các tổ chức khu vực ASEAN, APEC,..
+ Thông tin từ sách báo thương mại, từ internet, các phương tiện thông tin đại
chúng,..
+ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, bộ Thương Mại, phòng Thương Mại, từ
các hiệp hồi ngành nghề,...
+ Thông tin từ các đối tác, các ngân hàng, các công ty vận tải, bảo hiểm, các
đại lý, môi giới trong và ngoài nước.
+ Các thông tin ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin về
những cuộc đàm phán trước đó có liên quan đến cuộc đàm phán này.
+ Các thông tin từ chào hàng, hỏi giá,..
+ Các thông tin từ các trung tâm dịch vụ thông tin.
+ Các thông tin từ các nghiên cứu chuyên biệt của doanh nghiệp.
- Bước 3: Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin.
Đây là bước đòi hỏi sự nhanh nhạy và phương pháp làm việc khoa học của các
nhà đàm phán.Khi lưu trữ thông tin cần phải được phân loại và lưu trữ khoa học để
có thể quản lý, kiểm soát và thuận tiện cho những lần sử dụng sau.

13


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

2.3.1.2. Chuẩn bị kỹ thuật, chiến lược đàm phán.
Một cuộc đàm phán thành công là hội tụ của nhiều yếu tố, trong đó hiểu và
vận dụng thành thạo các kỹ thuật đàm phán là một yếu tố vô cùng quan trọng. Trong
đàm phán qua thư tín cũng vậy, kỹ thuật đàm phán góp phần hiệu quả cho kết quả
của cuộc đàm phán. Một số kỹ thuật cơ bản được áp dụng :

- Kỹ thuật mở đầu đàm phán : tiếp cận đối tác, tạo sự lôi cuốn, kích thích đối
tác tiếp cận với nội dung thư thương mại mình gửi. Đòi hỏi phải tạo cảm giác thân
thiện, tin tưởng hợp tác. Thường có hai cách mở đầu đàm phán : mở đầu đàm phán
trực tiếp ( mở đầu đi luô vào nội dung chính của thư ), mở đầu đàm phán gián tiếp
( mở đầu chưa đi luôn vào nội dung chính của thư mà có những lời dẫn dắt, thu hút
đối tác ) .
- Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin : là quá trình trao đối thông tin,
truyền đạt và thu nhận thông tin từ đối tác. Quá trình này đòi hỏi phải làm cho đối
tác hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi ,...của các bên, làm cơ
sở phân tích tổng hợp và đưa ra các quyết định thích hợp. Một số các kỹ thuật cơ
bản để truyền đạt và thu nhận thông tin trong đàm phán qua thư là : kỹ thuật nêu ra
vấn đề, kỹ thuật giải quyết vấn đề mâu thuẫn, kỹ thuật trả lời thư
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán : là quá trình đưa ra nguyên nhân, dẫn
chứng, luận cứ để trình bày và giải thích làm đối tác hiểu được quan điểm mà ta đưa
ra. Có nhiều phương pháp lập luận như: lập luận chứng minh, lập luận bác bỏ ,...
Lựa chọn phương thức gửi thư tín, có ba cách gửi thư tín phổ biến nhất đó là :
gửi thư qua internet ( email ), gửi thư qua máy fax, gửi thư truyền thống.
Lựa chọn chiến lược đàm phán, một số chiến lược cơ bản : chiến lược đàm
phán cứng rắn, chiến lược đàm phán mềm dẻo, chiến lược đàm phán hợp tác.

14


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

2.3.1.3. Chuẩn bị người soạn thư đàm phán.
Để chọn lựa người soạn thư đàm phán có hiệu quả , cần phải dựa vào một số
chỉ tiêu sau :

- Nội dung của bức thư đàm phán : cần phải sử dụng văn phong như thế nào
để đảm bảo đối tác hiểu được toàn bộ nội dung của bức thư mà bức thư vẫn không
mất đi mục đích mà công ty hướng đến.
- Dựa vào đối tác, văn hóa của đối tác : người soạn thư phải am hiểu về văn
hóa, phong cách, tính cách, tập quán kinh doanh của đối tác.
- Dựa vào mức độ quan trọng của bức thư đàm phán
Các tiêu thức để lựa chọn người soạn thư đàm phán :
- Có trình độ, kinh nghiệm trong việc soạn thảo thư tín đàm phán.
- Hiểu biết về văn hóa, tập quán kinh doanh, phong cách của đối tác.
2.3.2. Tiến hành đàm phán
2.3.2.1. Gửi thư chào hàng hoặc hỏi hàng
a. Gửi thư hỏi hàng
Hỏi hàng là việc người mua gửi thư hỏi giá đến người bán. Vì mục đích của
hỏi giá là tìm kiếm thông tin để thông qua đó chọn người cung cấp cho mình nên
một số công việc mà gửi thư hỏi hàng phải chuẩn bị đó là :
-

Xác định nội dung của hỏi giá : Tùy vào điều kiện của giao dịch và mục

đích tìm kiếm thông tin từ người mua mà nội dung hỏi giá được thiết kế cụ thể cho

15


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

phù hợp để thông qua nội dung của hỏi giá người bán sẽ báo giá với nội dung cần
thiết cho mình.

-

Xác định số lượng các hỏi giá : Để mua một lô hàng có thể phát nhiều hỏi

giá. Tuy nhiên không nên gửi quá nhiều vì như thế sẽ tạo nên nhu cầu ảo trên thị
trường và khó khăn trong quá trình đánh giá các báo giá. Nên căn cứ vào tính chất,
giá trị của thương vụ và đặc điểm của mặt hàng và nguồn hàng để xác định hỏi giá
cho phù hợp.
-

Xác định đối tượng gửi hỏi giá : Trên cơ sở các nguồn cung cấp hiện tại và

các nguồn cung cấp mới, nhà quản trịn phải đánh giá các nguồn cung cấp để lựa
chọn ra các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng để gửi các hỏi giá.
b. Gửi thư chào hàng, phát giá
Khi nhận được hỏi giá, người bán có thể phát giá ( hay bị động trong chào
hàng ) . Hoặc không nhận được báo giá nhưng người bán vẫn tiến hàng chào hàng
( chủ động trong chào hàng ) . Gửi thư chào hàng, người gửi phải quyết định một số
điều sau :
-

Sử dụng loại chào hàng :

Có hai loại chào hàng đó là chào hàng cố định và chào hàng tự do. Phải tùy
thuộc vào mục đích chào hàng , mối quan hệ giữa người chào hàng và người nhận
hàng, đặc điểm hàng hóa, mối quan hệ cung cầu trên thị trường...để quyết định sử
dụng chào hàng nào.
Chào hàng tự do không có thời gian hiệu lực, không ràng buộc trách nhiệm
của người chào hàng với chào hàng, có thể gửi đi nhiều chào hàng đế bán một lô
hàng. Nếu người nhậ chào hàng chấp nhận các nội dung chào hàng cũng không chắc

đã được ký kết, người chào hàng có thể thay đổi ý định của mình nếu các điều kiện
16


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

thương mại tại thời điểm đó gây bất lợi cho họ, như vậy có thể hạn chế được rủi ro.
Tuy nhiên với chào hàng này sẽ nhận được ít người quan tâm hơn.
Chào hàng cố định có thời gian, hiệu lực và người chào hàng phải ràng buộc
trách nhiệm pháp lý của mình với nội dung của chào hàng trong thời gian hiệu lực.
Như vậy, chào hàng cố định thể hiện rõ ý định sẵn sàng ký kết hợp đồng mua bán
hàng hóa của người chào hàng.
-

Xác định nội dung của chào hàng :

Đối với chào hàng cố định cần cân nhắc các điều kiện thương mại vì khi người
nhận chào hàng chấp nhận nó sẽ trở thành nội dung của hợp đồng. Với loại chào
hàng này, người chào hàng còn phải quyết định thời gian hiệu lựa cho chào
hàng.Tùy vào từng thương vụ, đối tác và đặc điểm của hàng hóa mà đưa ra thời gian
hiệu lực cho thích hợp.
Đối với chào hàng tự do thì tùy thuộc vào mục đích chào hàng mà thiết kế nội
dung. Như chào hàng để tìm kiếm thông tin hay lựa chọn khách hàng ,...
-

Xác định đối tượng gửi hàng :

Phải xác định số lượng chào hàng gửi đi, trên cơ sở đánh giá khách hàng để

lựa chọn khách hàng tốt nhất để gửi các chào hàng.
Đối với chào hàng cố định cần gửi đến những khách hàng tiềm năng nhất được
xác định là thực sự có nhu cầu muôn ký kết hợp đồng với mình. Đó là những người
có tiềm năng, thiện chí và sẵn sàng ký kết hợp đồng với mình.
Đối với chào hàng tự do có thể gửi đến tất cả các khách hàng hiện tại và cả
khách hàng mới.

17


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

2.3.2.2. Kiểm tra, giám sát quá trình khách hàng nhận thư.
Không chỉ sau khi phát các hỏi hàng mà trong suốt cả quy trình đàm phán,
phải tiến hành giám sát, kiểm tra :
- Quá trình thư được gửi có đến đúng người nhận hay không ?
- Khách hàng tiếp nhận thư như thế nào? Với thái độ gì?
- Sử dụng phương thức gửi thư có phù hợp hay không ?
2.3.2.3. Tiếp nhận, trao đổi và thống nhất.
Khi nhận được thư trả lời , người tiếp nhận phải phân tích, đánh giá để lựa chọn
thư trao đổi ( hoàn giá hoặc chấp nhận ) phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
Trao đổi và thống nhất hay chính là quá trình chấp nhận hoặc hoàn giá để đi
đến thống nhất các bên.
Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng.Đối với
chào hàng cố định khi có chấp nhận hợp đồng coi như được ký kết. Thông thường
người gửi chấp nhận thì gửi kèm hợp đồng với những nội dung đã được thỏa thuận
để xác nhận lại việc mua bán giữa các bên. Khi hợp đồng thương mại được thiết lập
thì coi như kết thúc quá trình đàm phán.

Hoàn giá là khi người nhận chào hàng không chấp thuận hoàn toàn chào hàng
đó mà đưa ra những đề nghị mới.Khi có hoàn giá thì chào hàng trước coi như hết
hiệu lực. Cách viết thư hoàn giá cũng tương tự như các thư thương mại khác. Khi
hoàn giá nghĩa là có sự trao đổi giữa các bên với nhau cho đến khi thống nhất cả hai
bên. Lúc này, các bên sẽ sử dụng các chiến thuật đàm phán của mình qua thư tín
nhằm mang lại nhiều lợi ích hợp pháp nhất cho mình. Để bảo vệ được quyền lợi của
mình, các doanh nghiệp phải xác định những vấn đề cần trao đổi , những nội dung
18


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

cần thuyết phục, dựa trên mục tiêu, chiến lược, quyền lợi của mình để định hướng,
lựa chọn phương pháp trao đổi và thống nhất.
Quy trình đàm phán được thực hiện hoàn toàn qua thư tín, do đó, quá trình
trao đổi và thống nhất là rất quan trọng. Việc này tác động tới chất lượng của quy
trình thực hiện hợp đồng sau này.Vì vậy, việc trao đổi phải cụ thể, chính xác và đầy
đủ các điều kiện, tránh khó hiểu, hiểu lầm dẫn đến sai sót khiếu nại.
2.3.3.Kết thúc đàm phán
Sau khi trao đổi và thống nhất giữa các bên được hoàn thành thì kết quả của
giai đoạn kết thúc đàm phán được chia ra làm hai tình huống :
-

Tình huống 1 : Đàm phán không thành công , các bên không thống nhất

được những đề nghị hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm
cho những thỏa thuận không còn hấp dẫn nữa.
-

Tình huống 2 : Đàm phán thành công. Có ba hình thức đó là :

+ Thư chấp nhận chào hàng cố định thì thư chào hàng cố định được coi như
hợp đồng thương mại có hiệu lực thực hiện được ký kết với những nội dung như nội
dung của cháo hàng.
+ Thư chấp nhận kèm theo một hợp đồng thương mại : sau quá trình hoàn giá
hoặc việc chấp nhận thư chào hàng tự do. Để tính hiệu lực bắt đầu thì hai bên phải
xây dựng được một hợp đồng thương mại.
+ Đơn đặt hàng : từ những thông tin trao đổi giữa hai bên, đối tác chấp nhận
với những điều khoản đã thống nhất và đặt hàng qua thư cho công ty.
Sau khi kết thúc đàm phán, phải tiến hành kiểm tra, đánh giá và rút kinh
nghiệm để xem xét kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra, từ đó phân
19


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Phan Thu Trang

tích những ưu điểm tồn tại và rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán
tiếp theo.

CHƯƠNG III :PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN QUA
THƯ TRONG NHẬP KHẨU HÀNG NHỰA GIA DỤNG TỪ THỊ TRƯỜNG
HÀN QUỐC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME
3.1.Giới thiệu về công ty cổ phần Fullhome
3.1.1.Khái quát chung về công ty
3.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Và vào tháng 3 năm 2007, Công ty Cổ phần Fullhome được thành lập, thuộc

hình thức Công ty cổ phần, với 3 sáng lập viên, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp
2005 và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam. Công ty ra đời để đáp ứng một lượng nhu cầu khổng lồ của người tiêu dùng
trong nước đối với mặt hàng đồ nhựa gia dụng nhập khẩu.Công ty được thành lập
theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103016304 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành
phố Hà Nội cấp ngày 23 tháng 03 năm 2007, với vốn điều lệ là 2,5 tỷ đồng. Hiện
nay, các hoạt động chính của công ty là nhập khẩu và phân phối các sản phầm đồ
nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc về Việt Nam.
3.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty
Với hình thức công ty cổ phần, công ty Fullhome hiện nay có 3 cấp điều hành,
hoạt động theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Bộ máy hoạt động của Công ty CP Fullhome Việt Nam

20