Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - ĐH Ngân hàng TP.HCM

06-Jul-19

Mục tiêu môn học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

• Nhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống
thông tin kế toán và các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống.
• Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán.
• Nhận biết và có khả năng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp.
• Nắm bắt được các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp và
các hoạt động chính trong chu trình cũng như các vấn đề liên
quan đến kế toán chu trình.
• Hiểu được các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin kế toán
mới và công việc cần thực hiện.

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

1

2

Nội dung môn học

Phương pháp đánh giá

Chương 1: Tổng quan về HTTTKT
Chương 2: Phương pháp mô tả HTTTKT

Chương 3: Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT
Chương 4 : Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT
Chương 5: Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT
Chương 6: Phần mềm ứng dụng trong kế toán

1. 40% điểm quá trình và 60% điểm thi hết môn
(Không sử dụng tài liệu khi làm bài)
2. Sinh viên tham gia:
- Tham gia phát biểu, thảo luận trong giờ học sẽ
được tính vào điểm quá trình,
- Chuẩn bị tình huống và thực hành các bài tập.

3

4

1


06-Jul-19

Tài liệu tham khảo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán

1. Trần Quốc Thịnh (2017). Giáo trình Hệ thống
thông tin Kế toán - NXB Kinh tế TP.HCM.
2. Nguyễn Bích Liên, Nguyễn Phước Bảo Ấn
(2016). Giáo trình Hệ thống thông tin Kế toán,

Tập 2 – NXB Kinh tế TP.HCM.
3. Tài liệu do giảng viên cung cấp.

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

5

6

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG
•
•
•
•

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

7

Nắm được các khái niệm cơ bản về HTTTKT
Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp
Biết được đối tượng nghiên cứu của HTTTKT
Biết được các thành phần của HTTTKT

8

2

06-Jul-19

1.1. Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT
1.1.2. Xu hướng phát triển

NỘI DUNG

• HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý nghiệp vụ
• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các dữ liệu phi
tài chính
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán
• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong
HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn
lực (ERP – Enterprise Resource Planning) trong doanh nghiệp
• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh

1.1. Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT
1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.3. Đối tượng nghiên cứu của HTTTKT
1.4. Phân loại HTTTKT
1.5. Các thành phần trong HTTTKT

9

10

1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.2.1. Khái niệm

1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.2.2. Đặc điểm

Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau, tác
động nhau nhằm đạt được mục tiêu

Đối tượng của HTTTKT là nội dung của quá trình SXKD
Các hoạt động của
chu trình doanh thu

B
C

A
D

Mục
tiêu

Quá trình
SXKD

Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm các thành phần có quan
hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu tạo thông tin
hữu ích cho người sử dụng

Tập hợp theo
một chuỗi các
hoạt

động
cùng
liên
quan đến một
nội dung

Các hoạt động của
chu trình chi phí

Các hoạt động của
chu trình sản xuất

Các hoạt động của
chu trình …

11

12

3


06-Jul-19

1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.2.2. Đặc điểm
Chức năng hệ thống thông tin kế toán

1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.2.3. Vai trò của HTTTKT

• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh doanh,
sản xuất chính.
• Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp
• Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến

Chức năng HTTTKT
Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động SXKD của DN
Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích
• Thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài DN
• Thông tin cho việc lập kế hoạch
• Thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch
• Thông tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày
Kiểm soát
• Tuân thủ qui trình hoạt động SXKD của DN
• Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin
• Hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin
13

14

1.4. Phân loại HTTTKT
1.4.1. Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin
1.4.2. Phân loại theo phương tiện xử lý

1.3. Đối tượng nghiên cứu của HTTTKT
1.3.1. Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT
1.3.2. Phương pháp mô tả HTTTKT
1.3.3. Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT
1.3.4. Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT

Phân loại HTTTKT

Theo đối tượng
cung cấp thông tin

Theo phương tiện
xử lý

Theo mối quan hệ
giữa các hệ thống

•

•

•

•

15

Hệ thống thông
tin kế toán tài
chính
Hệ thống thông
tin kế toán quản
trị

•
•

Hệ thống bằng tay
(thủ công)
HTTTKT bán thủ
công
Hệ thống trên nền
máy tính (hệ thống
bằng máy)

•

Hệ thống cha con
Hệ thống cùng
cấp

16

4


06-Jul-19

1.5. Các thành phần trong HTTTKT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

Thông tin kế toán/
mạng truyền thông

Thiết bị/
phần mềm

Qui trình xử lý

Con người

Cơ sở dữ liệu

17

18

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

CHƯƠNG 2:
PHƯƠNG PHÁP
MÔ TẢ HTTTKT

• Nhận ra tầm quan trọng của việc mô tả
HTTTKT
• Hiểu rõ các công cụ và phương pháp mô tả
HTTTKT
• Thực hành vẽ sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ bằng
thủ công và máy tính.

20

5


06-Jul-19

2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
2.1.1. Ý nghĩa

NỘI DUNG
2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
2.2. Nội dung các phương pháp mô tả
HTTTKT
2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả
HTTTKT

Khái niệm
Mô tả HTTTKT là việc sử dụng các công cụ như
lưu đồ, sơ đồ,… nhằm giải thích cách thức hệ
thống hoạt động.
Nội dung của
mô tả HTTTKT
Ai?

Cái gì?

Khi nào?

Ở đâu?

Tại sao?

Cách thức:
•
•
•
•
•

Nhập liệu
Xử lý
Lưu trữ
Thông tin đầu ra
Kiểm soát hệ thống

21

2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
2.1.1. Ý nghĩa
Phân loại

Tường
thuật

Tài liệu
khác

Bảng câu
hỏi

Lưu đồ

Bảng
phỏng vấn

Sơ đồ dòng
dữ liệu

2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
2.1.2. Vai trò
• Mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một
cách khoa học và dễ hiểu
• Hỗ trợ việc hiểu và phân tích các thủ tục, quy
trình xử lý trong các chu trình và hệ thống
• Xác định điểm yếu trong hệ thống kiểm soát
nội bộ, cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ
thống kế toán và hoạt động kinh doanh
• Cung cấp các thông tin cho quá trình thiết lập
hệ thống và phát triển hệ thống.

6


06-Jul-19

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Khái ni��c hiện thực tế. Phương pháp: Quan sát,
Bảng câu hỏi, Phỏng vấn.
• Xác định các đe dọa, rủi ro hệ thống
• Xác định các thủ tục kiểm soát có thể ngăn ngừa, phát
hiện rủi ro
• Đánh giá các thủ tục kiểm soát hiện hành để xác định các
yếu kém, các điểm mạnh KS hệ thống; các KS bù đắp.

 Đánh giá an ninh toàn bộ hệ thống
 Phát triển / sửa chữa hệ thống, chương trình xử lý có được ủy
quyền và tuân thủ đúng qui định
 Xử lý nghiệp vụ kinh tế có đảm bảo đạt mục tiêu kiểm soát, cung
cấp thông tin tin cậy, kịp thời.
 Nguồn dữ liệu: Các dữ liệu có thu thập chính xác, kịp thời, tin cậy.
Các dữ liệu nguồn không chính xác hay không được ủy quyền
đúng có được xử lý theo đúng chính sách quản lý đã công bố.
 Đảm bảo an toàn CSDL
 Cung cấp thông tin
127

128

32


06-Jul-19

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

CHƯƠNG 5:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
VÀ VẬN HÀNH HTTTKT

129

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

NỘI DUNG

• Hiểu về chu kỳ phát triển hệ thống
• Nắm bắt quy trình tổ chức Hệ thống thông tin
kế toán trong điều kiện tin học hoá
• Phân tích, thiết kế hệ thống kế toán trong điều
kiện tin học hoá công tác kế toán
• Quy trình và cách thức đánh giá, lựa chọn, triển
khai phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.2. Vận hành hệ thống

131

132

33

06-Jul-19

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán

Lựa chọn phương án hình thành phần mềm

 Hệ thống thông tin kế toán luôn thay đổi
 Tiếp cận chu kỳ phát triển hệ thống
 Các vấn đề liên quan đến quá trình phát triển hệ
thống thông tin kế toán
 Nhân sự tham gia dự án

Xác định yêu
cầu
Lập danh sách
phần mềm

Đáp ứng
yêu cầu

Có thể
điều chỉnh

N

N

Tự viết/
Thuê viết

Y

Liên hệ
NCC

Y

N

Đánh giá

Đáp ứng
yêu cầu

Y

Lựa chọn

133

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

Xây dựng danh mục đối tượng kế toán

Xây dựng hệ thống chứng từ

 Đối tượng kế toán là : …
 Căn cứ để xây dựng danh mục đối tượng kế toán
 Danh mục đối tượng kế toán
STT

Nhóm- Tên

134

 Căn cứ để xây dựng hệ thống chứng từ





Theo dõi chi tiết

Hệ thống chứng từ kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam
Đặc điểm các đối tượng kế toán - đối tượng quản lý
Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

 Lập danh mục chứng từ

Tiền
Tiền mặt

STT
Tiền gửi ngân hàng

Tên- số hiệu chứng từ

Nơi lập

Nơi duyệt Mục đích sử dụng

Tài khoản ngân hàng
135

136

34


06-Jul-19

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

Chi tiết nhập liệu

Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
 Xác định các tài khoản cần sử dụng
 Xây dựng danh mục tài khoản tổng hợp và tài khoản
chi tiết
 Hướng dẫn phương pháp ghi chép, xử lý trên các tài
khoản
 Danh mục tài khoản

 Nguồn dữ liệu: Chứng từ làm cơ sở nhập liệu,
chứng từ tham chiếu, chứng từ được in sau khi kết
thúc việc nhập liệu
 Kiểm soát nguồn dữ liệu
 Mô tả dữ liệu nhập - phương thức nhập liệu và kiểm
soát quá trình nhập liệu
 Màn hình nhập liệu

Số hiệu

Tên Tài khoản

Đối tượng theo dõi chi tiết

Ghi chú

137

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

138

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

Thiết kế chi tiết quá trình xử lý

Thiết kế chi tiết kiểm soát hệ thống

 Mô tả và trình bày chi tiết các phương pháp kế toán
 Sử dụng ngôn ngữ giả, sơ đồ cấu trúc trình bày quy
trình và yêu cầu xử lý của phần mềm kế toán

Chu trình

139

KS nguồn
dữ liệu

KS ứng
dụng

KS chung
liên quan

Dòng dữ liệu
chuyển đến
kế toán (sơ

đồ, lưu đồ)

KS hoạt động
nhập liệu,
khai báo

Phân quyền
nhập liệu,
khai báo, xem
báo cáo
140

35


06-Jul-19

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống
Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.1. Tạo lập hệ thống

Rủi ro được kiểm soát

Tên chương từ/
dữ liệu nhập

Chu trình doanh thu

Xét duyệt

Chọn
DS

Hóa đơn MH

…
Chu trình chi phi

Số chứng từ

…

Ngày hóa đơn

Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu

KT trưởng

Chu trình doanh thu

X: Xem; T: Thêm; S: Chỉnh sửa

NV 1

NV 2

…

Khai báo/ Hệ thống
+ Khách hàng

X, T, S

X

X

+ Xuất kho

X

X

T

+ Chuyển kho

X

X

T

Giới
hạn

x

x

Đầy
đủ

Ktra
dấu

Mặc
định

Tự
động

x
x

Số ĐĐH
Nội dung

Duy
nhất

x

x
x

Nhà CC

x

x

Tên NCC

x
x

TK Nợ/Có

x

Ktra số
học

x

x
x

Số phiếu NKho

x

Kiểm
dữ liệu

x
x

x

…..
Màn hình nhập liệu

…

Tên báo cáo

NV 1

Báo cáo công nợ

xem

NV 2

NV 3

NV 4

xem

Báo cáo nhập xuất tồn
141

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống

….

142

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống

Tổ chức chuyển đổi – sử dụng PMKT

 Chuyển đổi thành phần thu thập dữ liệu





 Khai báo các thông tin chung về doanh nghiệp, các chính
sách kế toán
 Khai báo các thông tin liên quan đến các tài khoản, đối
tượng cần theo dõi
 Khai báo, chuyển đổi số dư đầu kì tài khoản, đối tượng chi
tiết
 Thiết lập chức năng nhập liệu và kiểm soát
 Phân quyền sử dụng
 Nhập liệu thử các nghiệp vụ
 Xem xét hệ thống báo cáo
 Phương thức chuyển đổi
 Lựa chọn đánh giá phần mềm

Tài khoản
Đối tượng

Màn hình nhập liệu
Chứng từ

 Chuyển đổi quy trình
 Luân chuyển chứng từ bên ngoài
 Quy trình xử lý của bộ máy kế toán
 Các chính sách kiểm soát

 Chuyển đổi tổ chức
 Tổ chức các bộ phận liên quan
 Tổ chức bộ máy kế toán

 Chuyển đổi công nghệ
 Trang bị phần cứng
 Trang bị phần mềm
 Huấn luyện người sử dụng
143

144

36


06-Jul-19

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống

Lựa chọn - đánh giá phần mềm kế toán

Phương thức chuyển đổi
Phương thức
Chuyển đổi trực
tiếp
Chuyển đổi song
song

Đặc điểm
Cũ

Ưu
Tiết kiệm thời gian

Rủi ro cao không có
cơ sở kiểm tra

Có cơ sở đối chiếu
với HT cũ

Thời gian kéo dài
Chi phí tăng

Mới
Cũ
Mới

 Tiêu chí chung đánh giá phần mềm
 Nội dung cần chuẩn bị khi trao đổi với nhà cung cấp

phần mềm
 Quy trình đánh giá phần mềm kế toán

Nhược

Chuyển đổi từng
phần

Cũ

Mới

Giảm thiểu các rủi ro Thời gian kéo dài
về sai sót của HT
Chi phí tăng
mới

Chuyển đổi thí
điểm

Cũ Cũ
M M

Cũ
Mới

Hạn chế rủi ro thúc
đẩy phát triển AIS

Kéo dài thời gian

phát triển AIS

145

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống
Nội dung cần chuẩn bị khi trao đổi với nhà cung cấp
phần mềm

Tiêu chí chung đánh giá phần mềm






146

Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng
Phần mềm phải có tính kiểm soát cao
Tính linh hoạt của phần mềm
Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao
Giá phí của phần mềm

 Các chi tiết về kết xuất, nhập liệu, dữ liệu nhập.
 Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, loại nghiệp vụ,
và khối lượng dữ liệu cần xử lý.

 Các yêu cầu về tốc độ xử lý, về các thời điểm phải cung
cấp thông tin.
 Yêu cầu về phương thức xử lý: theo lô hay trực tuyến
theo thời gian thực.
 Các yêu cầu nâng cấp hay mở rộng hệ thống.
 Các mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp.
 Các chính sách tài chính kế toán.
147

148

37


06-Jul-19

5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống

5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống

Quy trình đánh giá phần mềm kế toán
 Chuẩn bị: Dữ liệu thử nghiệm đã hoàn chỉnh cho 1
hay nhiều kỳ kế toán, phần mềm (phiên bản thử
nghiệm), các kết quả thiết kế chi tiết
 Khai báo, nhập liệu, in các báo cáo, đối chiếu để
đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu
 Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm
 Đánh giá các tiêu chí khác

 Ghi chú kết quả thử nghiệm và trao đổi với nhà
cung cấp phần mềm






Mua sắm trang thiết bị
Lập trình/ mua và cài đặt phần mềm
Huấn luyện
Kiểm tra

149

5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống

150

5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống

Mua sắm và cài đặt trang bị

Huấn luyện

 Công việc…
 Cần lưu ý:…

 Huấn luyện sử dụng phần mềm
 Huấn luyện vận hành hệ thống
 Lưu ý:…

Mua và cài đặt phần mềm
Kiểm tra hệ thống

 Hợp đồng mua phần mềm trọn gói
 Tự cài đặt phần mềm

 Kiểm tra dung lượng và khả năng xử lý
 Kiểm tra tính tương thích
 Đánh giá kiểm soát hệ thống
151

152

38


06-Jul-19

5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống

5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống

Xem xét- đánh giá sau chuyển đổi

Bảo trì - cải tiến và tái phát triển hệ thống

 Những nhân tố cần xem xét và đánh giá:








 Nguyên nhân:

Mục tiêu và đối tượng của hệ thống
Sự hài lòng của người dùng
Lợi ích của hệ thống
Chi phí phát triển hệ thống
Tính hữu ích và đáng tin cậy của thông tin
Kiểm soát và an ninh của hệ thống
Tài liệu hệ thống

 Lỗi hệ thống
 Thay đổi nhu cầu thông tin
 Phiên bản phần mềm mới

 Lưu ý
 Đánh giá tính cấp thiết
 Đánh giá chi phí
 Lựa chọn giải pháp mới

 Lưu ý:
 Ghi chú các nhược điểm, lỗi hệ thống hay các yêu cầu mới
 Huấn luyện nhân viên mới
 Sắp xếp bộ máy kế toán trong quá trình vận hành

153

5.2. Vận hành hệ thống
5.2.2. Tổ chức kiểm soát hệ thống

154

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán

 Kiểm soát nguồn dữ liệu
 Xét duyệt, phân chia trách nhiệm, quy định tự thực hiện, đối
chiếu giữa các chứng từ … -> Phần lớn đã được thiết lập
thông qua việc thiết lập quy trình lập, luân chuyển và xử lý
chứng từ cho từng nghiệp vụ

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

 Kiểm soát chung
 Phân quyền sử dụng phần mềm (đã thực hiện trong quá trình
tổ chức bộ máy kế toán)
 Kiểm soát các đối tượng bên ngoài, sao lưu dự phòng dữ liệu,
tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm

 Kiểm soát nhập liệu, xử lý, kết xuất
 Thiết lập thủ tục kiểm soát nhập liệu cho từng màn hình
 Tổ chức việc kiểm tra đối chiếu các kết quả từ các nguồn độc
lập
 Phân quyền sử dụng báo cáo, thông tin
155

156

39


06-Jul-19

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG
• Xây dựng các căn cứ đánh giá, lựa chọn và tổ
chức sử dụng phần mềm kế toán
• Nắm bắt các tiêu chí quan trọng khi đánh giá,
lựa chọn phần mềm kế toán
• Nắm bắt quy trình đánh giá lựa chọn phần mềm
kế toán
• Biết cách sử dụng một phần mềm kế toán

CHƯƠNG 6:
PHẦN MỀM ỨNG DỤNG
TRONG KẾ TOÁN

158

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng

6.1.1. Đặc điểm phần mềm

NỘI DUNG

Mục tiêu của tổ chức HTTTKT trong điều
kiện sử dụng PMKT
• Xây dựng hệ thống kế toán đáp ứng việc tổ
chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù
hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin
• Đáp ứng các yêu cầu quản lý, đặc điểm kinh
doanh đặc thù của doanh nghiệp
• Ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin, tính
năng của phần mềm vào trong công tác kế
toán

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán

159

160

40


06-Jul-19

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.1. Đặc điểm phần mềm

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.1. Đặc điểm phần mềm

Các yếu tố chi phối

Phân loại PMKT







Môi trường pháp lý
Môi trường, đặc điểm kinh doanh
Yêu cầu thông tin kế toán
Yêu cầu quản lý, các chính sách kế toán
Công nghệ thông tin: Đặc điểm của phần mềm,
phần cứng ….
 Con người

 Phân loại theo mục đích hình thành:
 Phần mềm kế toán thương phẩm cho nhiều đối tượng sử
dụng (Off-the-Shelf accounting software)
 Phần mềm kế toán viết theo yêu cầu (developing
accounting Software)

 Theo quy mô:
 Quy mô nhỏ
 Quy mô vừa

 Phần mềm ERP

161

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.1. Đặc điểm phần mềm

162

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.1. Đặc điểm phần mềm

Đặc điểm của PMKT thương phẩm

Đặc điểm hoạt động của PMKT







Đặc điểm về cung cấp thông tin
Đặc điểm về thu thập dữ liệu, xử lý
Khả năng kiểm soát
Khả năng tùy biến
Khả năng tương thích với các phần mềm xử lý dữ
liệu
 Thời gian thiết lập, ứng dụng
 Chi phí thực hiện

 Nhà cung cấp

Sự kiện của
quá trình
SXKD

Thông
tin theo
yêu cầu

Chứng từ

Nhập liệu

Cập nhật, truy
xuất thông tin
theo yêu cầu

Các đối tượng, nguồn lực (tài
khoản, đối tượng chi tiết) và chính
sách kế toán liên quan
163

Nhập liệu các hoạt
động liên quan

Các tập tin lưu
trữ dữ liệu

Khai báo

164

41


06-Jul-19

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.1. Đặc điểm phần mềm

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.1. Đặc điểm phần mềm

Kết cấu của 1 phần mềm kế toán
Danh mục (màn
hình) nhập liệu

Chứng từ

Hình thức kế toán Máy

Danh mục khai báo: thông
tin chứng từ, chính sách kế
toán, tài khoản, đối tượng
chi tiết

CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

Dữ liệu
PMKT

Tìm kiếm, truy vấn
thông tin

Phân quyền

BẢNG TH
CHỨNG TỪ

Chức năng kiểm
tra, ghi sổ

MÁY VI TÍNH

- BCTC
- BC quản trị

Danh mục báo
cáo, sổ kế toán
165

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.1. Đặc điểm phần mềm

166

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm









Mục tiêu tiếp cận PMKT
 Am hiểu về kết cấu của PMKT
 Hiểu rõ cách thức thu nhập, xử lý dữ liệu của phần
mềm
 Xác định nội dung, thông tin báo cáo của phần mềm
cung cấp
 Đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của PMKT

167

Tìm hiểu cách thức cài đặt
Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu
Thiết lập thông số, chính sách ban đầu
Tổ chức nhập liệu của phần mềm
Truy xuất và sử dụng báo cáo cung cấp
Sử dụng các công cụ hỗ trợ
Thực hiện các công việc kế toán cuối kỳ
Sao lưu dữ liệu

168

42


06-Jul-19

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu







6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức
tổ chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu

Yêu cầu về cấu hình
Cách thức cài đặt chương trình
Cách thức khởi tạo
Cách thức kết nối dữ liệu
Cách thức khởi động, kết thúc
chương trình

 Khai báo thông tin chung, các chính
sách
 Danh mục các đối tượng, tài khoản
 Nhập liệu số dư, các chứng từ phát

sinh
 Cập nhật nghiệp vụ
 In và hiển thị các báo cáo liên quan
 Truy vấn thông tin: Truy xuất các
thông tin cần thiết đáp ứng được yêu
cầu thông tin.
 Sao lưu, thoát khỏi phân hệ/ chương
trình

169

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu

170

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu
của phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu

 Danh mục đối tượng chi tiết
 Danh mục tài khoản và mối quan
hệ với đối tượng chi tiết
 Số dư ban đầu của tài khoản, các
đối tượng chi tiết
 Danh mục nhập liệu chứng từ
 Thiết lập chi tiết màn hình nhập
liệu
 Quản lý người dùng

171

 Xác định màn hình nhập liệu phù
hợp
 Xác định nội dung dữ liệu. Lưu ý
các dữ liệu bắt buộc:
 Ngày, số chứng từ …
 Tài khoản, các đối tượng liên
quan
 Giá trị…
 Xem xét mối quan hệ giữa các
nghiệp vụ
 Ghi nhận nghiệp vụ
172

43


06-Jul-19

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử

dụng báo cáo cung
cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm

 Định nghĩa thông tin trên báo cáo
 Truy xuất các báo cáo sẵn có
 Thay đổi, điều chỉnh, định dạng các
báo cáo sẵn có
 Cách thức tạo báo cáo theo yêu cầu
 Truy xuất báo cáo ra các chương
trình ứng dụng khác
 Tìm kiếm dữ liệu
 Chọn lọc thông tin
 Theo dõi quá trình xử lý dữ liệu
(audit trail …)

 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của

phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu






Thực hiện các bút toán cuối kỳ
Kiểm tra dữ liệu
Khóa sổ, chuyển sổ
Sao lưu dự phòng dữ liệu

173

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm










174

6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
Đánh giá PMKT

Tìm hiểu cách thức cài đặt
Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu
Thiết lập thông số, chính sách ban đầu
Tổ chức nhập liệu của phần mềm
Truy xuất và sử dụng báo cáo cung cấp
Sử dụng các công cụ hỗ trợ
Thực hiện các công việc kế toán cuối kỳ
Sao lưu dữ liệu






Khả năng cung cấp thông tin
Khả năng hoạt động của phần mềm (chính xác, ổn định…)
Khả năng kiểm soát (KS chung, KS ứng dụng)
Khả năng hỗ trợ người sử dụng (hệ thống trợ giúp, giao diện
thân thiện …)
 …

Hãy tìm hiểu và làm quen 1 số PMKT





175

Quickbook
SSP Accounting
Ttsoft 1A
…
176

44


06-Jul-19

6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán
6.2.1. Tổ chức hệ thống

6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống

Phân quyền cho bộ máy kế toán
Chu trình

Các chu trình
Nội dung
xử lý của kế
toán

Phương
thức xử lý

Nguồn
nhân lực

Kiểm soát

Các hoạt động
Bộ máy kế toán

Nhập liệu

Khai báo
Quản lý tập
trung nguồn
lực

Tách biệt
các hoạt
động 1 chu
trình

Cập nhật/ báo
cáo

Tách biệt khai
báo, nhập liệu
1 hoạt động

Xem

Thêm

Chỉnh sửa /
xóa

177

6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống

178

6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống

Ma trận phân quyền truy cập

Chuẩn hóa bộ máy kế toán

Nội dung

KT trưởng

NV 1

Chu trình doanh thu

X: Xem; T: Thêm; S: Chỉnh Sửa

NV2

 Lập bảng mô tả công việc của từng phần hành kế
toán, bao gồm:

…

Khai báo

 Mục tiêu của phần hành, các công việc thường xuyên,
công việc định kỳ, các báo cáo cung cấp

+ Khách hàng

X

X

X

+ Hàng hóa

X

X

X

+ Xuất kho

X

X

T

+ Ghi nhận doanh thu

X

T

X

+ Ghi nhận nợ phải thu

X

T

X

Nhân viên 1 (nam)

+ Thu tiền

X

X

X

….

 Lập bảng phân công công việc của từng cá nhân

Nhập liệu/ Xử lý

Tên nhân viên

Phần hành

Nhiệm vụ chi tiết

…
179

180

45


06-Jul-19

6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống

6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán

6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống

Tổ chức nhập liệu chứng từ

Tổ chức xử lý chứng từ trong phòng kế toán

 Xác định nội dung kế toán cần nhập liệu trong từng quá trình
của chu trình kinh doanh
 Xác định các yêu cầu dữ liệu của từng nội dung nhập liệu
 Xác định, tổ chức màn hình nhập liệu
 Lưu ý: Các nội dung kế toán có cùng yêu cầu dữ liệu, do
cùng 1 đối tượng thực hiện nên tổ chức nhập liệu chung 1
màn hình nhập liệu (VD: xuất kho và ghi nhận GVHB)
Nội dung

Yêu cầu dữ liệu

Tên màn hình

Ghi nhận xuất kho bán

Số: PX0001…
Đối tượng: Kho, kh
TK nợ: 632
TK có: 1561, 157

Phiếu xuất

Ghi nhận GVHB

 Căn cứ vào lưu đồ luân chuyển chứng từ (trong phần tổ
chức luân chuyển chứng từ) để xác định các chứng từ kế
toán nhận được cho từng quá trình kinh doanh
 Căn cứ vào phân công bộ máy kế toán để xác định đối
tượng nhận chứng từ và nội dung xử lý tương ứng
 Căn cứ vào tổ chức nhập liệu chứng từ để xác định màn
hình nhập liệu cho chứng từ
 Vẽ lưu đồ mô tả quá trình xử lý chứng từ trong phòng
kế toán cho từng quá trình của chu trình kinh doanh

Ghi chú

Tăng tiền gửi NH
181

6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống

182

6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống

Tổ chức hệ thống báo cáo

Báo cáo

Nội dung

Các chu trình

Cách
thức lập

Thời gian
lập

Hình
thức

Người lập BP sử
dụng

1. Chu trình doanh thu
Báo cáo đánh giá các
hoạt động

a. Báo cáo các hoạt động

Báo cáo đánh giá các
hoạt động

…..
b. Báo cáo tình trạng

•
•
•
•
•

Bảng kê các hoạt động/ sự kiện
trong kỳ

Bảng kê các hoạt động/ sự kiện
trong kỳ

Phân tích hoạt động theo đối
tượng/ nguồn lực liên quan

Phân tích hoạt động theo đối
tượng/ nguồn lực liên quan

Nội dung: Thông tin báo cáo cung cấp
Thời gian: Mức độ kết xuất (hàng năm, quý, tháng, tuần…)
Cách thức lập (từ PM hay tự lập?)
Hình thức (in ra hay không?)
Đối tượng sử dụng báo cáo

….
2. Chu trình chi phí
Báo cáo các hoạt động
…
Báo cáo tình trạng
…

Chú ý đặc điểm
của phần mềm
183

184

46


06-Jul-19

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

THE END
185

47