Bài giảng Quản lý học: Bài 3 - PGS.TS.Phan Kim Chiến

BÀI 3
LẬP KẾ HOẠCH

PGS.TS.Phan kim Chiến
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩm
•

•

•

•

v1.0

Tôi là một trong ba giám đốc sản phẩm báo cáo cho ông Long – Phó tổng giám đốc phụ
trách nghiên cứu, phát triển và sản xuất. Để báo cáo lên Tổng giám đốc về năng lực của
các sản phẩm mới của doanh nghiệp, ông Long gọi ba chúng tôi đến văn phòng của ông
ấy và nói: “Tôi muốn các anh ngừng những công việc đang làm và viết cho tôi báo cáo về
các sản phẩm mới mà các anh đang triển khai, và doanh thu mà các anh dự báo có thể
tạo ra từ những sản phẩm đó trong năm nay và năm tới”. Ông Long muốn có các bản
báo cáo của chúng tôi vào 3h chiều ngày hôm sau.
Thế là từng người chúng tôi trở về phòng riêng, dẹp các việc khác sang một bên và bắt
tay vào viết báo cáo. Tôi phải mất khoảng 8 tiếng đồng hồ, và các đồng nghiệp của tôi
cũng mất khoảng thời gian tương tự để cho ra đời 3 bản báo cáo. Đúng thời hạn quy
định, chúng tôi nộp báo cáo lên cho ông Long.

Hai ngày sau, ông Long lại gọi tất cả chúng tôi lên văn phòng, lần này để nói rằng chúng
tôi đã không làm báo cáo như cách mà ông ấy muốn. Ông ấy nghĩ ra một mẫu báo cáo
đặc biệt và cũng muốn đưa doanh thu của các sản phẩm hiện đang sản xuất vào báo
cáo, rồi nhiều điều khác nữa - tất cả những điều mà ông ấy không hề nói với chúng tôi
trong cuộc họp trước. Vậy là chúng tôi phải bắt đầu lại.


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩm

1.

2.

v1.0

Theo các anh/chị, ông Long và các giám đốc sản phẩm đã có sai
lầm gì trong lập kế hoạch?
Vận dụng quy trình lập kế hoạch để giải thích?


MỤC TIÊU
•

Nắm được các kiến thức về kế hoạch và hệ thống kế hoạch

•

Hiểu và vận dụng được quy trình lập kế hoạch để lập một kế hoạch cụ thể

•

Hiểu và phân tích được các cấp độ chiến lược của tổ chức

•

Phân tích và vận dụng được một số mô hình trong lập kế hoạch chiến lược

v1.0


NỘI DUNG
Kế hoạch và nội dung của một kế hoạch
Hệ thống kế hoạch
Quy trình lập kế hoạch
Các cấp độ chiến lược của tổ chức

Quy trình lập kế hoạch chiến lược
Cấu trúc của một bản phân tích chiến lược
Một số mô hình vận dụng trong lập kế hoạch chiến lược
v1.0


1. KẾ HOẠCH VÀ NỘI DUNG KẾ HOẠCH
•

•

v1.0

Khái niệm: Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được

mục tiêu cho một hệ thống nhất định sau một giai đoạn nhất định.
Nội dung cơ bản của kế hoạch:
Ø

Mục tiêu kế hoạch: Phải đạt được?

Ø

Giải pháp kế hoạch: Phải làm gì và làm thế nào?

Ø

Công cụ kế hoạch: Nguồn lực? Ai thực hiện? Thời gian? Không gian?


2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH

•

Xem xét theo cấp kế hoạch

•

•

Xem xét theo thời gian thực
hiện kế hoạch

•
•

•
•

Xem xét mức độ cụ thể

•
•
•
•
•
•

v1.0

Các kế hoạch chiến lược
Các kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch dài hạn
Kế hoạch trung hạn
Kế hoạch ngắn hạn
Chiến lược
Quy hoạch
Chính sách
Thủ tục
Quy tắc
Chương trình
Dự án
Ngân quỹ

2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)
Kế hoạch chiến lược

•

Ø

Tổng thể các mục tiêu, các giải pháp cơ bản, định
hướng dài hạn đảm bảo cho tổ chức hoạt động và
phát triển vượt bậc về chất sau giai đoạn nhất định.

Ø

Các cấp độ chiến lược:
§

Chiến lược cấp tổ chức;

§

Chiến lược cấp ngành;

§

Chiến lược cấp chức năng.

Quy hoạch

•

v1.0

Ø

Quy hoạch thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược
về thời gian, không gian lãnh thổ, xây dựng khung
vĩ mô về tổ chức không gian để chủ động hướng tới
mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững.

Ø

Quy hoạch là sự cụ thể hóa chiến lược cả về mục
tiêu và giải pháp.


2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)
•

•

•

v1.0

Chính sách
Ø

Chỉ dẫn chung để quản lý các vấn đề của tổ chức.

Ø

Hướng dẫn cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định đối với sự việc lặp lại
nhiều lần.

Thủ tục
Ø

Cụ thể bao gồm chuỗi các hành động theo thời gian để thực thi chính sách.

Ø

Được thiết kế với những chỉ dẫn rõ ràng trong việc giải quyết vấn đề có tính
chất lặp lại nhiều lần.

Quy tắc
Ø

Là dạng chặt chẽ nhất của kế hoạch thường trực.

Ø

Quy định những hành động được phép hay không được phép.


2. HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)
Kế hoạch đơn dụng
Chương trình

•

Các giải pháp và các nguồn lực (tài chính, con
người, thời gian…) được xác định một cách trọn gói để
hoàn thành hệ thống các mục tiêu quan trọng và xung
yếu.
Dự án

•

Ø

Hướng các nỗ lực hoặc nhóm làm việc tới việc
đạt được những mục tiêu cụ thể.

Ø

Các dự án không có tính toàn diện và hẹp hơn
chương trình.

Ø

Dự án thường cụ thể hơn chương trình về mục
tiêu, giải pháp và nguồn lực.

Ngân sách

•

v1.0

Ø

Thường được coi là một phần của chương trình.

Ø

Được sử dụng như một cơ chế kiểm soát tài
chính để thực hiện kế hoạch.


3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
•

Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và phương thức thực hiện mục tiêu.

•

Sản phẩm là một bản kế hoạch với những nội dung chính:

v1.0

Ø

Phải đạt được?

Ø

Phải làm gì?

Ø

Công cụ?


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

Bước 5
Ra quyết định
Bước 4

Bước 3
Bước 2

Bước 1

v1.0

Lựa chọn phương án

Xác định các phương án
Xác định mục tiêu và chỉ tiêu

Phân tích môi trường


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Phân tích môi trường
•

•

v1.0

Mục đích: xác định những cơ hội (O), thách
thức (T), điểm mạnh (S) và điểm yếu (W)
mà môi trường tạo ra đối với hệ thống.
Nội dung:
Ø

Phân tích môi trường bên ngoài;

Ø

Phân tích môi trường bên trong.


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Xác định mục tiêu kế hoạch:
•

•

v1.0

Mục đích: xác định hệ thống cần đạt được gì
sau giai đoạn nhất định.
Nội dung:
Ø

Xác định các mục tiêu có thể trong giai
đoạn kế hoạch;

Ø

Xác định thứ tự ưu tiên các muc tiêu;

Ø

Xác định các chỉ tiêu để đạt mục tiêu;

Ø

Xác định hệ thống các chỉ số giám sát
đánh giá việc đạt mục tiêu.


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Xác định các phương án thực hiện mục tiêu:
•

•

Xác định tất cả các phương án thực hiện
mục tiêu;
Mỗi phương án cần cụ thể hóa giải pháp và
công cụ thực hiện mục tiêu;

•

Giải pháp: làm gì, làm như thế nào?

•

Công cụ: làm bằng gì?

v1.0


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu:
•

•

v1.0

Mục đích: tìm ra phương án tốt nhất để đạt
mục tiêu.
Nội dung xác định phương án tốt nhất:
Ø

Phương án nào thực hiện được mục tiêu
và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu.

Ø

Phương án nào sử dụng có hiệu quả các
nguồn lực của tổ chức.

Ø

Phương án nào có chi phí thấp.

Ø

Phương án nào tạo được sự ủng hộ của
các cấp quản lý và người thực hiện.

Ø

Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ
thống tiêu chuẩn đã chọn.


QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Thể chế hóa phương án
•

Đề xuất về phương án tối ưu sẽ được trình cho người có thẩm quyền quyết định.

•

Người có thẩm quyền sẽ phân tích và thông qua phương án.

•

Đề xuất sẽ được thể chế hóa bằng văn bản.

v1.0

4. CÁC CẤP ĐỘ CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC

Chiến lược cấp tổ chức

Các chiến lược cấp ngành

Các chiến lược cấp chức năng

Các kế hoạch tác nghiệp

v1.0


4.1. CHIẾN LƯỢC CẤP TỔ CHỨC
Chiến lược cấp tổ chức: Do bộ phận quản lý cao
nhất vạch ra nhằm định hướng cho hoạt động của
toàn tổ chức.

•

Câu hỏi cần trả lời đối với tổ chức:

•

v1.0

Ø

Cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?

Ø

Định hướng phát triển là tăng trưởng, ổn định
hay thu hẹp?

Ø

Nên hoạt động trong những lĩnh vực nào?
Ngành nào? Cung cấp sản phẩm dịch vụ nào?

Ø

Phân bổ nguồn lực ra sao cho các lĩnh vực,
ngành, sản phẩm/dịch vụ đó?

Ø

Phối hợp hoạt động của các lĩnh vực, ngành?


4.2. CHIẾN LƯỢC CẤP NGÀNH/LĨNH VỰC
•

•

v1.0

Chiến lược cấp ngành/lĩnh vực: chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt
động trong một ngành (một lĩnh vực hoạt động) của tổ chức.
Câu hỏi cần trả lời:

Ø

Ngành cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?

Ø

Cạnh tranh dựa trên các lợi thế nào?

Ø

Hợp tác bằng những phương thức nào? Dựa trên lợi thế nào?


4.3. CHIẾN LƯỢC CẤP CHỨC NĂNG
•

•

v1.0

Chiến lược cấp chức năng: nhằm nâng
cao năng lực cho các chức năng hoạt
động của tổ chức và tối đa hoá năng
suất sử dụng nguồn lực của tổ chức.
Chiến lược cấp chức năng thường sử
dụng: marketing, tài chính, nguồn nhân
lực, sản xuất, nghiên cứu và phát triển…


5. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

Phân tích môi trường

Khẳng định sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược

Xác định mục tiêu chiến lược

Xây dựng các lựa chọn CL (phương án CL)

Đánh giá, lựa chọn phương án CL tối ưu

Đề xuất và quyết định chiến lược

v1.0


BƯỚC 1: PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG
•

Cho thấy điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của một tổ chức.

•

Nội dung của phân tích môi trường bao gồm:

v1.0

Ø

Phân tích môi trường bên ngoài;

Ø

Phân tích môi trường bên trong (Đánh giá thực trạng của tổ chức).


BƯỚC 2: KHẲNG ĐỊNH SỨ MỆNH, TẦM NHÌN CHIẾN LƯỢC
Sứ mệnh:

•

Ø

Xác định mục đích cơ bản của một tổ chức, lý do
tồn tại và những gì tổ chức cần làm để đạt được
tầm nhìn.

Ø

Được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực
hoạt động của tổ chức, những giả định về mục
đích, sự thành đạt và vị trí của tổ chức trong môi
trường.

Ø

Ổn định, mang tính bản sắc của tổ chức.

Tầm nhìn:

•

v1.0

Ø

Xác định tổ chức sẽ như thế nào trong tương lai.

Ø

Phác thảo những gì tổ chức muốn trở thành,
hoặc mong muốn của tổ chức về thế giới mà
trong đó tổ chức đang hoạt động.

Ø

Thể hiện những giá trị cốt lõi và những nguyên
tắc cơ bản của tổ chức.


BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC
•

•

•

v1.0

Xác định điểm mốc cần đạt được trong
từng khoảng thời gian nhất định để từng

bước biến tầm nhìn thành hiện thực.
Chuyển hoá sứ mệnh và định hướng của
tổ chức thành cái cụ thể hơn để đo lường
được kết quả hoạt động của tổ chức trong
thời kỳ ngắn hạn và dài hạn.
Cần căn cứ vào các nguồn lực hiện tại và
những nguồn lực mà tổ chức có thể huy
động trong tương lai.