bài giảng quản lý dự án chương 5 - ts. nguyễn thúy quỳnh loan

03/09/2008 1
Chương 5
Kiểm soát dự án
GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
2
Nội dung
1. Giới thiệu
1. Giới thiệu
2. Kiểm soát chi phí theo phương
pháp truyền thống
2. Kiểm soát chi phí theo phương
pháp truyền thống
3. Kiểm soát chi phí theo phương
pháp giá trị thu được
3. Kiểm soát chi phí theo phương
pháp giá trị thu được
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
3
GIỚI THIỆU (1)
•Sự cần thiết việc kiểm soát dự án
– Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra
–Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có
những hành động xử lý chúng
– Trao đổi thông tin với các nên liên quan của DA
– Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam
kết vào mục tiêu DA
– Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án

khác (hiện tại và tương lai)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
4
GIỚI THIỆU (2)
12345678910
100%
80%
60%
40%
20%
Công tác được
hoạch định
Tiến triển
được báo cáo
Tiến triển
đạt được
Không đúng
thời hạn
% hoàn thành
Thời gian
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
5
GIỚI THIỆU (3)
– Các khái niệm
• Kiểm soát dự án (Project Control) là quá trình:
– Thu thập số liệu và thông tin về việc thực hiện dự án và
những thay đổi của môi trường
– So sánh số liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu

chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn.
–Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục
đích đạt được yêu cầu đã đề ra.
• Giám sát dự án (Project Monitoring)là quá trình:
–Kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt
thời gian thực hiện dự án cũng như các giai đoạn vận hành
của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho
các quyết định quản lý
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
6
GIỚI THIỆU (4)
Xác
đònh
Xác
đònh
Hoạch
đònh
Hoạch
đònh
Thực
hiện
Thực
hiện
Kết
thúc
Kết
thúc
Đánh giá
nhu cầu

Đánh giá
phê chuẩn
Đánh giá
giữa kỳ
Kiểm soát
Đánh giá c.kỳ,
báo cáo c. kỳ
Đánh giá
tiếp theo
2 -5 -10
năm sau
- Mục đích
-Mục tiêu
- Thiết kế DA
-WBS
- Lập KH tài chính
- Thời gian biểu DA
- Nhân sự và tổ chức
- Kỹ thuật/ hậu cần
- Giámsát/ kiểm tra
- Các hoạt động
và kết quả
- ĐG tiến độ và
việc thực hiện
- Giải quyết vấn đề
-Giao tiếp
- Chuyển giao/
bàn giao
-Khóa sổ
- Thanh toán

- Đánh giá
tác động
-Bài học
rút ra
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
7
GIỚI THIỆU (5)
– Đánh giá dự án (Project Evaluation) là quá trình nhận định về dự án một cách
hệ thống và khách quan:
•Việc thực hiện dự án trên tổng thể
• Tính hiệu quả và tính hợp lý liên tục của chiến lược và thiết kế dự án theo mục tiêu
trước mắt và dài hạn
•Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án
• Đánh giá dự án luôn luôn bao gồm cả việc rút ra những bài học và kinh nghiệm cần
thiết
–Tại sao cần đánh giá DA (giữa và cuối DA)
• Để có 1 cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm đưa ra những quyết định
quan trọng có tính chiến lược về DA
• Để có sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện DA
• Để thêm vào những kinh nghiệm của DA tương tự nhằm cho phép các đề nghị có thể
có trên một diện rộng hơn
• Để đánh giá hiệu quả của Ban QLDA và hệ thống kiểm soát dự án
• Để có những bài học trao đổi
–So với kiểm soát, việc đánh giá DA được thực hiện không thường xuyên bằng
nhưng toàn diện hơn, thông thường có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
8
GIỚI THIỆU (6)

– Khung đánh giá cơ bản
•Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án
–Mục tiêu DA có còn phù hợp không?
– Các giả định trong thiết kế DA còn đúng hay không?
•Việc thực hiện dự án
–Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng của dự án?
–Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không?
–Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí?
•Khả năng bền vững của dự án
• Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện
•Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án
•Những bài học kinh nghiệm
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
9
Quy trình
kiểm sốt
và đánh
giá dự án
Bắt đầu
Công bố kế hoạch đầu tiên
Thu thập thông tin về dự án
So sánh tiến triển và mục tiêu
Thỏa mãn?
Dự án được hoàn
thành?
Kết thúc dự án
Đánh giá dự án
Kết luận
Kết thúc

Thực hiện hành
động hiệu chỉnh
Công bố kế hoạch
hiệu chỉnh
Có
Có
Không
Không
GIỚI THIỆU (7)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
10
GIỚI THIỆU (8)
• Chúng ta kiểm soát cho ai?
– Chính Ban QLDA
–Cơ quan thực hiện (chủ dự án)
– UBND và các bộ phận chức năng liên quan
–Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong Chính phủ
– Các nhà tài trợ
–Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp
–Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương,
–Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xuyên như thế nào?
– Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào?
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
11
GIỚI THIỆU (9)
• Thu thập thông tin
–Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất
lượng công trình

–Thời gian và nguồn lực đã sử dụng
–Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch
•Trễ tiến độ
•Vượt chi phí
•Nguồn lực thay đổi
–Những khó khăn có thể xảy ra
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
12
BẢNG THỜI GIAN
Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99
Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch
Dự án MS
c.việc
Mô tả Số
giờ/
tuần
%
hoàn
thành
Ngày hoàn
thành theo
kế hoạch
Ngày hoàn
thành dự
báo
P21 A243 Mã hóa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99
P34 B771 Soạn thảo tài liệu 20 90 1/4/99 29/3/99
Tổng số giờ 32
Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch

MS côn
g
việc Mô tả Số giờ/ tuần Được đề nghò bởi
Z99 Thiết kế module X 8 Giám đốc dự án
Tổng số giờ 8
GIỚI THIỆU (10)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
13
GIỚI THIỆU (11)
Biểu mẫu xác đònh rủi ro
Khả năng xảy ra Thời gian Mức ảnh hưởng
Có khả năng (p > 50%)  Gần  Nghiêm trọng 
Ít có khả năng (p < 50%)  Xa  Đáng kể 
Không đáng kể 
Phát biểu rủi ro
Ảnh hưởng tiềm ẩn
Đề xuất giải quyết các rủi ro
Số hiệu dự án:______
Số hiệu rủi ro: ______
Ngày: _____________
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
14
GIỚI THIỆU (12)
Trễ tiến độ
Trễ tiến độ
 Thời tiết xấu
 Thiết bị hư hỏng
 Thiếu vốn

 Khan hiếm nguyên vật liệu
 Ước tính thời gian quá ngắn
 Các công việc bị chểnh mảng
Vượt chi phí
Vượt chi phí
 Vượt quá thời gian
 Sử dụng nhiều nhân lực hơn
 Sử dụng nhiều thiết bị hơn
 Chi phí nhân lực cao hơn
 Chi phí nguyên vật liệu cao hơn
 Các công việc bị chểnh mảng
Nguồn lực thay đổi
Nguồn lực thay đổi
 Thiết bị hư hỏng
 Nhân viên bị bệnh
 Nhân viên nghỉ việc
 Chi phí nhân lực cao hơn
 Ước tính nguồn lực quá thấp
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
15
GIỚI THIỆU (13)
• So sánh tiến triển và mục tiêu
– Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được
– Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian thực tế
– Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế
•Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống
•Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí)
•Các vấn đề thường gặp trong KS DA
–Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó

– Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay không được đồng ý.
– Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ
– Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch
– Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi
–Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
16
GIỚI THIỆU (14)
• Anh/ chị được phân công nhiệm vụ xây dựng hệ
thống kiểm soát cho dự án. Hãy thảo luận các
khía cạnh sau đây:
– Thông số nào nên được dùng để đo lường kết quả?
– Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho việc
đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?
–Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án?
–Dữ liệu nên được phân tích như thế nào?
–Các kết quả được báo cáo như thế nào?
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
17
•Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát
một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc.
•Mỗi báo cáo gồm:
–Mô tả công việc
–Tiến độ theo thời gian
– Người chịu trách nhiệm
– Ngân sách theo thời gian
–Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu)
yêu cầu là gì?

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO
TRUYỀN THỐNG (1)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
18
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO
TRUYỀN THỐNG (2)
•Vídụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau:
• Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để
xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù.
•Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết
khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng như chưa cho biết chi
phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án.
Chi phí theo kế
hoạch trong tuần 2
là: 12.000$
Chi phí thực tế trong
tuần 2 là: 14.000$
Sự khác biệt cuối
tuần 2 là: 2.000$
Chi phí tích luỹ theo
kế hoạch đến cuối
tuần 2 là: 25.000$
Chi phí tích luỹ thực
tế đến cuối tuần 2 là:
29.000$
Sự khác biệt tích luỹ
đến cuối tuần 2 là:
4.000$
03/09/2008

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
19
KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO
GIÁ TRỊ LÀM RA (1)
Chi phí/ giá trò tích lũy
Chi phí/
giá trò hoạch đònh
Giá trò làm ra
Đường cong kiểm soát tiến trình và so sánh chi phi/ giá trò
Khoảng thời gian
trước tiến độ
Thời gian
Ngày hiện tại
Khoản đóng
góp thêm
Chi phí tích
lũy thực tế
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
20
• Tình huống thảo luận
Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là
200.000 USD. Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm
được 25 m/ngày và chi phí phải làm là 200
USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được
400 m và thực chi là 80.000 USD. Hãy đánh giá
tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày 18.
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO
GIÁ TRỊ LÀM RA (2)
03/09/2008

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
21
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO
GIÁ TRỊ LÀM RA (3)
•Các đại lượng phân tích thành quả:
– Dự chi - BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Giá trị
công việc theo kế hoạch
BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền
được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thểởmột
thời điểm cho trước.
BCWS = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc
được hoạch định cho đến thời điểm xem xét)
– Thực chi - ACWP
(Actual Cost of the Work Performed): Chi phí
thực tế của công việc đã làm.
ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền
đã thực chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một thời đoạn.
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
22
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ
TRỊ LÀM RA (4)
• Giá trị làm ra - BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi
phí dự toán của công việc đã làm.
BCWP = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc
thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét)
• Ước tính giá trị làm ra trong thực tế
–Sử dụng phán xét chủ quan
–Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra
–Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc

dự án
Chú ý: Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ
lệ % các công việc nhỏ liên quan đến chi phí. Tuy nhiên, đạt được
thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà thầu trước khi ký hợp
đồng là tương đối dễ dàng
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
23
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO
GIÁ TRỊ LÀM RA (5)
•Các đại lượng phân tích về sai lệch
– Sai lệch về tiến độ – SV:
SV = BCWP – BCWS (SV < 0 Æ Chậm tiến độ)
Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền
– Sai lệch về chi phí – CV:
CV = BCWP – ACWP (CV < 0 Æ Vượt chi phí)
– Sai lệch kế toán – AV
AV = BCWS – ACWP
• AV > 0 Æ Dự chi lớn hơn thực chi
• AV = 0 Æ Dự chi đúng bằng thực chi
• AV < 0 Æ Dự chi nhỏ hơn thực chi
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
24
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO
GIÁ TRỊ LÀM RA (6)
– Sai lệch thời gian – TV
TV = SD – BCSP
–TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch
– SD (Status Date): Ngày xem xét

– BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): giá trị tại đó
BCWS = BCWP
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
25
Chi phí tích lũy (%)
Số tháng
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
23
140
130
120
110
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
ACWP
BCWP
BCWS
Thời gian
chậm trễ
dự kiến

Ước tính chi phí còn lại
Thời gian
hoàn thành
dự kiến ban đầu
Thời gian
hoàn thành
hiệu chỉnh
Ước tính chi phí
hiệu chỉnh
Chi phí
vượt quá
Thời điểm
báo cáo
AV
CV
SV
TV
KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO
GIÁ TRỊ LÀM RA (7)
Biểu đồ giá trị làm ra