Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3-2 - GV. Nguyễn Mạnh Tuấn

Chương 3-2: Hệ thống công
việc và hệ thống thông tin

/>

Nội dung


Quá trình kinh doanh
 Khái niệm hệ thống công việc
 Mối quan hệ giữa hệ thống
công việc và hệ thống thông
tin


Quá trình kinh doanh
Quá trình kinh doanh
 Một nhóm các bước (quá trình con) hoặc/và các hoạt
động có liên quan tới nhau trong quá trình sử dụng các
nguồn lực (gồm cả thông tin) để tạo ra giá trị cho các
khách hàng trong hoặc ngoài doanh nghiệp
 Quá trình con = Phần được xác định rõ của một quá
trình
 Hoạt động = thành phần của một quá trình
 Thông thường, CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc
chuyển các họat động thành một quá trình con được xác
định rõ ràng
 Cấu trúc tổ chức theo truyền thống thường có dạng tập
trung quanh các chức năng

Quá trình kinh doanh & các lĩnh
vực chức năng
Quá trình kinh doanh đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều chức năng


Tạo sản phẩm mới



Tạo liên kết giữa các chức năng



Hoàn thành đơn hàng của khách


Hệ thống theo cách nhìn truyền thống


Khái niệm hệ thống công việc
Hệ thống công việc = là một hệ thống
trong đó con người và/hoặc máymóc
thực hiện một quy trình thực hiện
công việc, sử dụng các nguồn lực để
tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ cho
các khách hàng bên trong hoặc bên
ngoài


Các thành phần của một hệ thống

công việc
 Hệ

thống công
việc bao gồm
 Quy

trình nghiệp

vụ
 Đối tượng tham
gia
 Thông tin
 Công nghệ

 Đầu ra
 Sản phẩm& dịch vụ
được sử dụng bởi
khách hàng


Các yếu tố bên ngoài
 Cơ

sở hạ tầng

 Hiện

trạng

Các thành phần của một hệ thống công việc


Dell Computer


Các thành phần của một hệ thống công việc

Khách hàng: những người trực tiếp nhận và
sử dụng lợi ích từ các sản phẩm và dịch vụ
được tạo ra bởi hệ thống công việc
 Khách hàng bên ngoài - các cá nhân hoặc đại
diện của các công ty khác hoặc các tổ chức
chính phủ






Lý do để doanh nghiệp tồn tại

Khách hàng bên trong – làm việc cho doanh
nghiệp và tham gia vào các hệ thống làm việc
khác


Cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp

Những khách hàng khác nhau với các mối
quan tâm khác nhau


Tự phục vụ - Chuyển đổi khách
hàng thành đối tác


Hệ thống công việc tự phục vụ
VD: ATMs, Web sites ...

Quy trình xử lý hồ sơ tín dụng


Có thể đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp
và khách hàng


Cắt giảm chi phí



Loại bỏ một số nhân viên nhập dữ liệu



Đáp ứng khách hàng nhanh hơn



Thông tin phản hồi tốt hơn


Các thành phần của hệ thống công
việc
Dịch vụ và sản phẩm: sự kết hợp của các yếu
tố mang tính vật lý, thông tin, và dịch vụ mà
hệ thống công việc tạo ra cho các khách hàng
của nó.
 Khách hàng đánh giá sản phẩm




Một số các vấn đề về sản phẩm như:
 Chi

phí
 Chất lượng
 Tính đáng tin cậy, v.v..


Cân nhắc riêng từng yếu tố có thể giúp làm gia tăng
sự hài lòng của khách hàng


Các thành phần của hệ thống công
việc
 Quy trình nghiệp vụ: là một tập các

bước công việc hoặc hoạt động có liên
quan tới việc thực hiện hệ thống công
việc
điểm bắt đầu và điểm kết thúc
 Có các yếu tố đầu vào và đầu ra
 Là một hệ thống chính thống
 Có thể không hoàn toàn có cấu trúc
 Thay đổi quy trình nghiệp vụ là bước trực tiếp
thay đổi hệ thống công việc
 Có


Các thành phần của hệ thống công
việc
Hiệu quả của quy trình nghiệp vụ
phụ thuộc vào các đặc điểm
Mức

độ cấu trúc
Mức độ phối hợp
Tính phức tạp
Nhịp độ
Mức độ phụ thuộc vào máy móc


Mức độ cấu trúc
 Các

nhiệm vụ có cấu trúc (structured task)

thông tin cần thiết được biết rất rõ
 Phương pháp xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin rõ ràng
 Dạng thông tin mong đợi được biết rõ ràng
 Các quyết định và các bước thực hiện nhiệm vụ được
xác định rõ ràng và có tính lặp lại
 Các tiêu chuẩn để đưa ra quyết định được hiểu một
cách chính xác
 Kết quả của việc thực hiện nhiệm vụ có thể được đo
đạc một cách chính xác
 VD: Hệ thống ATM
 Các


Mức độ cấu trúc
nhiệm vụ có tính nửa cấu trúc
(semistructured task)

 Các

 VD:

chuẩn bệnh của bác sĩ

nhiệm vụ không có cấu trúc
(unstructured task)

 Các

quyết định có xu hướng được hình thành
dựa trên kinh nghiệm, cảm nhận, thử và sai, và

các phương pháp mang tính định tính
 VD: Lựa chọn các nhà quản lý, chọn hình ảnh
cho trang bìa một tạp chí
 Các


Sử dụng HTTT làm tăng mức độ có cấu trúc
của việc thực hiện nghiệp vụ


Mức độ có cấu trúc
Mức độ cấu trúc quá cao làm
hạn chế tính sáng tạo trong công việc
><
Mức độ không có cấu trúc quá cao dễ dẫn tới
thiếu hiệu quả và sai sót


Mức độ phối hợp
5 mức độ phối hợp
􀂄 Nền văn hóa
chung
􀂄 Chuẩn mực
chung
􀂄 Chia sẻ thông tin
􀂄 Hợp tác
􀂄 Đối tác chiến
lược

Mức độ phối

hợp gia tăng


Qui trình kinh doanh chức năng chéo (CrossFunctional Business Processes) Qui trình xử lý đơn
hàng


Sơ ñoà chức năng chéo


Nhóm đăng ký thuyết trình vào tuần sau (cộng điểm
quá trình):


Số lượng: 2 SV



Hình thức: đọc sách từ trang 55->61 và trình bày lại với
các nội dung bên dưới:


Giới thiệu sơ đồ chức năng chéo



Tại sao cần sơ đồ chức năng chéo, ưu và khuyết điểm



Những ký hiệu trong sơ đồ chức năng chéo



Sử dụng sơ đồ chức năng chéo vào bài toán thực tế:


Giới thiệu bài toán



Vẽ sơ đồ chức năng chéo cho bài toán



Những lưu ý, hướng dẫn và những sai sót thường gặp


Các thành phần của hệ thống công việc
Đối tượng tham gia: những người thực hiện các
bước công việc trong một quy trình thực hiện công
việc
􀂅

Sự khác biệt giữa đối tượng tham gia trong hệ
thống làm việc và những người sử dụng CNTT

􀂅

Tập trung vào những lĩnh vực có liên quan đến

công việc >< hệ thống thông tin


Các thành phần của hệ thống công việc –
Thông tin
Các dạng thông tin chủ yếu trong doanh nghiệp






Thông tin chiến lược


Liên quan tới những chính sách lâu dài của một DN



TT về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí
cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động,
các công nghệ mới phát sinh,…

Thông tin chiến thuật


Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm
của các phòng ban



Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo
cáo tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho
sản xuất

Thông tin điều hành, tác nghiệp


Sử dụng cho những công việc ngắn hạn



Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công
việc,…


Các thành phần của hệ thống công việc –
Thông tin
Các nguồn thông tin của doanh nghiệp
 Nguồn thông tin bên ngoài












Khách hàng
Đối thủ cạnh tranh
Doanh nghiệp có liên quan
Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh
Các nhà cung cấp
Văn phòng chính phủ
Các tổ chức nghiên cứu
…

Nguồn thông tin bên trong


Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ
của doanh nghiệp