Bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 1 - KS. Lê Thanh Trúc

TIN HỌC CĂN BẢN
TRUNG TÂM TIN HỌC


PHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN 
VỚI MICROSOFT (MS) WORD
TRUNG TÂM TIN HỌC


CHƯƠNG I: LÀM QUEN MS WORD
 Mục tiêu bài học


Sinh  viên  bắt  đầu  làm  quen  với  trình  soạn  thảo  văn 
bản MS Word.

Khởi động và tắt Word.

Nắm được các thành phần trong MS Word:

Thanh tiêu đề.

Thanh menu.

Thanh công cụ

………
3


I: GIỚI THIỆU



MS  Word  (gọi  tắt  là  Word)  là  trình  soạn  thảo  văn  bản  thuộc  bộ  MS 
Offices của hãng Microsoft nổi tiếng.



Cung cấp một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng cho việc 
soạn thảo.



Word  có  thể  soạn  thảo  các  tài  liệu  văn  bản  từ  đơn  giản  như  thư  từ 
đến việc tạo ra các  ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, 
….



Ngoài ra Word dùng để tạo các trang Web sinh  động và nổi bật cho 
Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ.



Chia  xẻ  dữ  liệu  với  MS  Excel,  MS  PowerPoint,  MS  Access,  MS 
Outlook.



Hiện nay,  ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các  ấn 
phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình...  đều sử dụng  Word để soạn thảo 

4
và in ấn.


GIỚI THIỆU (tt)


Lợi thế  cua Word
̉



Đọc và duyệt lại văn bản trên màn hình.
Thay đổi các định dạng  để có được hiệu quả trực quan mong 
muốn.



Nâng cao hiệu quả thông qua tự động hóa.



Tăng cường proof reading.



Tạo ra nhiều bản copy.



Lưu văn bản để làm việc sau này.

5


II: KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD


Khởi động: Có 3 cách khởi động


Cách 1:


Chọn  Start    Programs    Microsoft  Office    Microsoft 
Office Word 2003.



Cách  2:  Nhấp  D­Click  vào  Shortcut  của  Word  trên  màn  hình 
Desktop.



Cách 3: Mở file Word đã soạn thảo trước đó.

6


Khởi động và thoát khỏi Word (tt)

 Thoát khỏi Word:


Có 4 cách:


Từ thanh menu, Chọn menu File  Exit.



Click vào nút       ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề.



D_Click vào biểu tượng của Word  ở góc trên bên trái của thanh 
tiêu đề.





Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4).

Khi thoát khỏi Word, ta thường gặp thông báo sau:

Thông báo nhắc nhở lưu văn 

7

Khởi động và thoát khỏi Word (tt)





Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thoát khỏi Word.



No: thoát khỏi Word mà không cần lưu văn bản hiện hành.



Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word.

Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để tránh 
trường hợp văn bản soạn gần xong gặp sự cố (mất điện, restart bất 
ngờ,…) dẫn đến máy tắt ngang, văn bản sẽ bị mất.

8


III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WORD
Title Bar

Menu Bar

Standard 
toolbar

Formatting toolbar

Ruler

Status Bar

Drawing Toolbar

Scroll Bar

Các thành phần cơ bản trên màn hình Word

9


1. Thanh tiêu đề  (Title Bar)


Vị trí nằm ở trên cùng của cửa sổ Word.



Bên trái chứa biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo.



Bên phải của tiêu đề gồm các nút lênh:
̣

 Nút  thu  nhỏ  (Minimize)              :  ha ̣ cửa  sô ̉ soan 
̣ thao 
̉ hiên 
̣ hành 
xuống thanh Task bar.

 Nút phục hồi (Restore)            hoặc phóng to (Maximize)         :
 Nút phuc hô
̣
̀i: nhấp vào cửa sô soan thao Word thu nho lai, 
̉
̣
̉
̉ ̣
đồng thời nút Restore chuyên sang nu
̉
́t lênh nu
̣
́t phóng to.

 Nút phóng to: nhấp vào cửa sô soan thao Word m
̉
̣
̉
ở lớn ra 
bằng đô phân giai hiên ha
̣
̉
̣
̀nh cua ma

̉
̀n hình, đồng thời nút 
phóng to chuyên sang nu
̉
́t lênh nu
̣
́t phuc hô
̣
̀i.

 Nút lênh đóng c
̣
ửa sổ (Close)        : đóng và thoát khoi c
̉ ửa sô ̉
soan thao văn ban hiên ha
̣
̉
̉
̣
̀nh.

10


2. Thanh trì nh đơn (Menu Bar)
 Thanh trình đơn chứa tất ca các l
̉
ệnh của Word, từ xử lý văn ban 
̉
đến đinh dang cu

̣
̣
̃ng như hiêu chinh lai ca
̣
̉
̣
́c thông số Word, …


 Các lệnh được bố trí theo chức năng, mỗi chức năng gom thành 
nhóm:




File

: Nhóm lệnh xử lý tập tin.



Edit

: Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.



View

: Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.



Insert

: Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.



Format

: Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản.



Tools

: Nhóm công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản.



Table

: Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng.



Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của Word.



Help

: Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word.

11


3. Thanh công cu (Toolbars)
̣


Các chức năng trên thanh công cụ được lấy từ thanh trình đơn.



Chứa các lệnh thường sử dụng nhất.



Thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh chóng.



Rê  chuột  ngay  biểu  tượng  lệnh,  khi  đó  dưới  con  trỏ  chuột  sẽ  xuất 
hiện tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có).



Các thanh công cụ thường sử dụng như:



Thanh Formatting: thanh công cụ hỗ trợ định dạng văn bản.



Thanh Drawing: thanh công cụ hỗ trợ vẽ hình.
12


Thanh công cu (tt)
̣


Bật/tắt thanh công cụ:






Từ thanh menu, click chuột chọn menu  View    Toolbars  Click 
chọn thanh công cụ cần bật/ tắt.
Hoặc  click  chuột  phải  tại  vị  trí  bất  kỳ  trên  thanh  công  cụ,  danh 
sách  các  thanh  công  cụ  sẽ  xuất  hiện,  click  chọn  thanh  công  cụ 
muốn bật/ tắt. 

Tạo thanh công cụ mới:


Chọn  menu  View    Toolbars    Customize    click  chọn  thẻ 
Toolbars  click chọn New.



Toolbars name: nhập tên thanh công cụ mới.



Make toolbars available to: chọn tập tin để đặt thanh công cụ.



Click OK để hoàn thành.
13


Thanh công cu (tt)
̣


Gắn  các  chức  năng  lên  thanh 
công cụ mới:








Chọn menu View   Toolbars 
  Customize    click  chọn 
thẻ Comands.
Chọn  nhóm  lệnh  trong  danh 
sách  Categories,  khi  chọn 
đến  nhóm  lệnh  nào  thì  các 
lệnh  của  nhóm  đó  sẽ  xuất 
hiện trong hộp Commands.
Chọn  nút  lệnh  và  Drag  lên 
thanh công cụ.

Hộp hội thoại Customize

Chọn Close để kết thúc.
14


4. Thướ c đo (Ruler) và  đơn vi đo trên 
̣
thướ c


Dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các 
tab, ...



Trong Word có hai thước:






Thước doc (Vertical Ruler): n
̣
ằm dọc phía bên trái màn hình.

Đơn vị đo chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm).


Đơn vi đo măc đinh khi ca
̣
̣
̣
̀i Word là Inch.



Đơn vi đo chuân 
̣
̉ ở VN là Centimeters.





Thước ngang (Horizontal Ruler): nằm ngang phía trên màn hình. 
Thước ngang chia theo đơn vị đo.

Thay  đổi  đơn  vị  đo:  Tools/  Options/  General/  Measurement 
units. Chon đ
̣ ơn vi đo lai la
̣
̣ ̀ cm và nhấp OK đê l
̉ ưu lai thay đôi.
̣
̉

Để bật/ tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler. 
15


5. Thanh trang tha
̣
́ i (Status bar)


Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành, tổng 
số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ...



Bật/tắt  thanh  trang  thái:  Từ  thanh  menu  nhấp  chon 
̣ Tools/ 
Options/ View và chọn mục  Status bar.

16

6. Thanh trượt ngang và  thanh trượt doc
̣


Trong màn hình của Word có hai thanh trượt:






Thanh  trượt  doc 
̣ (Vertical  scroll  bar)  đặt  ở  bên  phải  cửa  sổ 
dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng.
Thanh  trượt  ngang  (Horizontal  scroll  bar)  nằm  ở  đáy  cửa  sổ 
dùng cuộn văn bản theo chiều ngang.

Bật/  tắt  các  thanh  trượt  bằng  lệnh:  Tools/  Options/  View,  check 
chọn    Horizontal  scroll  bar  để  bật/  tắt  thanh  trượt  ngang,  và    
Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh trượt đứng.

17


7. Điêm che
̉
̀ n và  vù ng soan thao văn ban
̣
̉

̉


Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào.



Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ 
tự động xuống dòng. Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter 
(ngắt đoạn).



Khi nhập văn bản đầy trang thì  Word sẽ tự động cho qua trang mới 
(ngắt  trang  mềm).  Nếu  muốn  chủ  động  qua  trang  mới  trong  khi 
trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt 
trang cứng).



Điểm  chèn:  dấu  nhấp  nháy  của  con  trỏ  trong  vùng  soạn  thảo  cho 
biết vị trí văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào.



Để thay đổi điểm chèn ta click chuột trái vào cị trí cần thay đổi.

18

8. Sử dung phi
̣
́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp
̣


File  Open = Ctrl + O; Edit  Copy = Ctrl + C;…



Phím gõ tắt giúp thực hiện lệnh một cách nhanh chóng và tiện lợi.



Một lệnh có thể thiết đặt nhiều phím tắt. Có thể thiết đặt lại phím tắt đã 
được đặt mặc định theo ý của mình. 



Một số phím tắt thường sử dụng:
Phím tắt

Lệnh

Công dụng

Ctrl + N

File  New

Tạo mới tập tin văn bản

Ctrl + S

File  Save

Lưu tập tin văn bản

Ctrl + O

File  Open

Mở tập tin văn bản đã tồn tại

Ctrl + Z

Edit\Undo paste

Phục hồi lại thao tác vừa thực 
hiện

Ctrl + Y

Edit\Redo typing

Ngược lại với Undo

19

Sử dung phi
̣
́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp
̣
Ctrl + C 

Edit  Copy

Sao chép

Ctrl + X 

Edit  Cut

Cắt

Ctrl + V 

Edit  Paste

Dán

Ctrl + A 

Edit  Select All

Chọn tất cả

Ctrl + F 

Edit  Find

Tìm kiếm

Ctrl + H 

Edit  Replace

Tìm kiếm và thay thế

F7 

Tools  Spelling and Grammar…

Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ 
pháp

Shift + F3  Format  Change Case

Thay đổi chữ in hoa, in thường

Ctrl + B

Thay đổi kiểu chữ in đậm

Ctrl + I

Thay đổi kiểu chữ in nghiêng

Ctrl + U

Thay đổi kiểu chữgạch dưới

20


Sử dung phi
̣
́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp
̣
Ctrl + ]

Tăng kích thước của chữ

Ctrl + [

Giảm kích thước của chữ

Ctrl + L

Canh trái

Ctrl + R

Canh phải 

Ctrl + E

Canh giữa

Alt + F3

Tạo Auto Text

F3

Sử dụng Auto Text

Ctrl + return 

Chèn ngắt trang

Alt + F4

Đóng cửa sổ ứng dụng

21


Sử dung phi
̣
́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp (tt)
̣


Cách thiết lập phím tắt:
 Vào hộp thoại View  Toolbars  Customize…
 Chọn Keyboard…

22

Sử dung phi
̣
́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp (tt)
̣
 Xác định lệnh cần đặt phím tắt. VD: FileNew (tạo mới tập tin văn bản).
 Gõ phím tắt vào ô Press new shortcut key. VD: Alt + T.
 Nhấn nút Assign để thiết đặt.

Alt+T

Loại (menu chính)

Lệnh (mục chọn 
trên menu)

Phím nóng hiện tại

23


9. Hê thô
̣
́ ng trợ giú p (Help) và  cá ch sử dung
̣


Hệ thống trợ giúp của Word rất hoàn hảo, các lệnh được giải thích rất 
tường  tận  và  chi  tiết,  một  số  lệnh  còn  có  mục  Show  me  hướng  dẫn 

từng bước sử dụng lệnh đó.



Tuỳ  theo  công  việc  bạn  đang  thực  hiện  mà  Word  sẽ  cho  hiển  thị 
hướng dẫn phù hợp với công việc đó.



Gọi trợ giúp bằng cách gõ F1 hoặc chọn lệnh trên menu Help.

24


Help và  cá ch sử dung (tt)
̣
 Thẻ Contents: chọn trợ giúp theo chủ đề.
 Thẻ Answer Wizard: trợ giúp theo lệnh/ công việc muốn thực hiện.
 Thẻ Index: chọn các mục trợ giúp theo chỉ mục.
 Ô nhập Search: gõ nội dung cần hướng dẫn sử dụng.

Trợ giúp theo chủ đề

25