Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 4 - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Chương 4

MỘT SỐ NGHIỆP VỤ VĂN
PHÒNG CƠ BẢN
GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN
BM: QTKD – Marketing
Email:


Nội dung

Kỹ năng
quản lý
thời gian

Tổ chức công
tác lễ tân

Tổ chức hội
họp, công
tác xa của
lãnh đạo

2


Kỹ năng quản lý
thời gian

3

4.1. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Bạn gặp rắc rối gì trong việc quản l{ thời gian?
Bạn đã nổ lực gì để cải thiện điều này?
4


4.1. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

5


Tầm quan trọng của thời gian
Làm một bài toán

6


Giá trị của thời gian
• Muốn hiểu được giá trị của một năm, hãy hỏi một
sinh viên vừa thi trượt một kz thi quan trọng.
• Muốn hiểu giá trị của một tháng, hãy hỏi một
người mẹ vừa sinh con thiếu tháng.
• Muốn hiểu giá trị của một tuần, hãy hỏi một tổng
biên tập của một tờ báo tuần.
• Muốn hiểu giá trị của một phút, hãy hỏi một người
vừa lỡ một chuyến xe
• Muốn hiểu giá trị của giây, hãy hỏi một người vừa
đạt huy chương bạc trong Đại hội Olympic

7


Vì sao bạn lãng phí thời gian
Do bạn khơng có những mục tiêu rõ ràng
Do bạn không lên kế hoạch
Do bạn làm việc thiếu khoa học
Do bạn không chiến thắng được thói quen của
bản thân
Bạn q cầu tồn

Hãy đặt các mục tiêu và lập kế hoạch cho
quỹ thời gian của bạn
8


Hoạch định con đường đi của bạn

9


Quản lý hiệu quả thời gian

• Lập các mục tiêu cho năm, tháng, tuần
• Lên kế hoạch để đạt mục tiêu này cho
năm tháng, tuần, ngày
• Ln ln xác định được mục tiêu của
cơng việc
• Xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

10


Đặt các mục tiêu theo nguyên tắc SMART

11


Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Q
U
A
N
T
R
Ọ
N
G

ít khẩn cấp
Rất quan trọng

Rất khẩn cấp
Rất quan trọng

Ít khẩn cấp
Ít quan trọng

KHẨN CẤP

12


Quy luật Pareto (80/20)

13


Sắp xếp thứ tự ưu tiên
10

C
Ơ
N
G 5
S
Ứ
C
0

5

10

Hiệu quả dự kiến

Cơng sức bỏ ra/ Hiệu quả dự kiến = Thứ tự ưu tiên
14

Các công cụ quản lý thời gian

Lịch

Sổ tay

Giấy ghi
chú

15


Các nguyên tắc
vàng cho bạn
- Viết tất cả ra giấy
- Xác định những
công việc ưu tiên
- Đặt kế hoạch cho
tuần làm việc
- Luôn mang theo sổ
tay
- Sử dụng các công cụ
quản l{ thời gian

16


Các nguyên tắc
vàng cho bạn
- Xác định các thói

quen xấu
- Học cách nói lời từ chối
- Đừng làm hộ người
khác

- Ghi nhật k{ công việc
- Áp dụng nguyên l{
80/20

17


Hoạch định cơng việc hành chính văn phịng
Nhà quản trị cấp cao
Mang tính chất dài hạn
(5 năm trở lên) (CIO)

Hoạch định
chiến lược

Nhà quản trị cấp trung
Trên 1 năm, dưới 5 năm

Hoạch định
chiến thuật

Nhà quản trị thừa hành
(dưới 1 năm)

Hoạch định tác

nghiệp

Nhân viên HCVP và thư k{

Hoạch định các
công việc HCVP
18


Quản lý thời gian làm việc
Quản Tự mỗi nhân viên phải sắp xếp
lý TG lịch làm việc cá nhân
Trong
Lên lịch làm việc
VP

Các nhà quản trị văn phịng
phải điều hành cơng việc hiệu
quả trong một ngày làm việc
19


Nhận diện “kẻ cắp” thời gian của văn phòng
-

Thiếu kỹ năng sử dụng điện thoại
Thiếu kỹ năng hội họp
Thiếu kỹ năng ủy nhiệm
Khơng biết nói khơng
Cơng việc bị ngắt qng

Giấy tờ nhiều q
Tổ chức cơng việc văn phịng kém

20


Các biện pháp để tiết kiệm thời gian
-

Sử dụng các cơng cụ
Tiết kiệm thời gian thư tín
Sử dụng máy đọc hay ghi âm
Đọc nhanh
Hội họp
Gọi và trả lời điện thoại
Tiếp khách
Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

21


Các công cụ quản lý thời gian
Họ và tên:…………………............Thứ……………Ngày……………………….
Thời gian

Hoạt động

Quan trọng
(1 đến 3)

Ngắt quãng

Ai

Ghi chú

7:00-7:30
7:30 – 8:00
8:30 – 9:30
9:30 – 10:00

ĐẶC THÙ

CHẬM

CHẬM HƠN

22


Công cụ quản lý thời gian

Ưu
tiên
1
2
3

Kế hoạch hoạt động trong tuần Ngày hết hạn

4
5

23


Tổ chức công tác lễ tân

24


2.1.1. Khái niệm về công tác lễ tân

Tổng hợp các hoạt động
diễn ra trong quá trình tiếp
xúc, trao đổi, làm việc giữa
các đối tác, tổ chức hay cá
nhân trong nội bộ một đất
nước hay giữa các nước.

25