Bài giảng: Kỹ năng điều hành công sở
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.91 MB, 38 trang )
BÀI 8
KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
1
NỘI DUNG
I.
KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, YÊU CẦU,
NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA ĐIỀU
HÀNH CÔNG SỞ
II.
NHỮ NG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG
ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
2
I.
KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, YÊU CẦU,
NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA
ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
1. Khái niệm
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
3
1.1. Công sở
Là trụ sở làm việc của cơ quan của
Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước,
tổ chức chính trị xã hội, đơn vị sự
nghiệp công lập, có tên gọi riêng, có
địa chỉ cụ thể, bao gồm công trình
xây dựng, các tài sản khác thuộc
khuôn viên trụ sở làm việc. (Điều 70,
luật CB, CC năm 2008)
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
4
1.2. Điều hành công sở
Là hoạt động bảo đảm cho cán bộ,
công chức, viên chức thuộc quyền
thực hiện đúng và hiệu quả các công
việc được giao để hoàn thành mục
tiêu chung của tổ chức.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
5
2. Mục tiêu
Hiện thực hóa các chủ trương, chính sách
của Đảng và Nhà nước;
Góp phần nâng cao năng suất lao động
trong công sở;
Tạo ra nề nếp làm việc khoa học.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
6
3. Yêu cầu
Đảm bảo đúng hệ thống VBPL hiện hành:
+ Về quyền và trách nhiệm pháp lý;
+ Quy tắc ứng xử của CB,CC,VC;
+ Quy định về công tác tổ chức, quản lý nhân
sự;
+ Quy định về quản lý tài chính và kiểm soát
công vụ.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
7
3. Yêu cầu
Đúng quy chế làm việc của công sở
về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của từng thành viên; cơ chế phối
hợp giữa các bộ phận.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
8
4. Nguyên tắc
Tập trung dân chủ, phát huy vai trò của tập
thể, đề cao trách nhiệm cá nhân;
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cấp
trên và sự giám sát của các tổ chức chính trị
xã hội;
Giải quyết công việc phải theo đúng pháp
luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm;
Công khai, minh bạch.
06/23/18
Điều hành công sở hành chính
9
5. Nhiệm vụ
Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt
động;
Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức hợp lý;
Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động;
Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên;
Giám sát, kiểm tra hoạt của cá nhân và đơn vị;
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
10
5. Nhiệm vụ
Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin
quản lý; tổ chức hoạt động giao tiếp trong
nội bộ, với bên ngoài;
Quản lý và sử dụng ngân sách;
Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực
thi công vụ;
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
11
5. Nhiệm vụ
Bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn và an ninh
trật tự trong công sở;
Xây dựng văn hóa trong công sở;
Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp
cho việc hoàn thiện hệ thống chính sách
công, đặc biệt là các chính sách liên quan
trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở
hoạt động.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
12
• II. NHỮ NG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG
ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
1. Kế hoạch hóa và thiết kế công việc
2. Phân công công việc
3. Tổ chức và điều hành cuộc họp
4. Phối hợp trong quản lý
5. Kiểm soát công việc
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
13
1. KẾ HOẠCH HÓA VÀ THIẾT KẾ CÔNG ViỆC
1.1. Kế hoạch
Là sự sắp xếp, bố trí các công việc,
các hoạt động, các giải pháp để sử
dụng, phối hợp các nguồn lực theo
thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các
mục tiêu của tổ chức hoặc cá nhân.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
14
* Vai trò của lập kế hoạch trong ĐHCS:
Giúp tập trung nguồn lực để thực hiện
tốt các mục tiêu đã định;
Cụ thể hóa các chỉ tiêu, biện pháp và
phân bổ các nguồn lực;
Tăng khả năng ứng phó với các thay
đổi bất ngờ;
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
15
* Vai trò của lập kế hoạch trong ĐHCS:
Tránh sự tùy tiện, thiếu nguyên tắc
trong xử lý công việc;
Phương tiện cho nhà QL phân công,
phối hợp và điều hành công việc;
Cơ sở kiểm tra, đánh giá kết quả CV.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
16
* Nội dung của kế hoạch:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Thực hiện những gì?
Thực hiện ở đâu?
Thực hiện khi nào?
Lí do phải thực hiện?
Ai thực hiện?
Thực hiện như thế nào?
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
17
1.2. Thiết kế công việc
Là việc phân chia nhiệm vụ tổng thể,
phức tạp của công sở thành các
nhiệm vụ cụ thể, đơn giản hơn và có
thể đươc thực hiện tốt bởi từng cá
nhân, đơn vị.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
18
* Các phương pháp thiết kế công việc:
Theo dây chuyền;
Theo nhóm;
Theo cá nhân.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
19
2. Phân công công việc
• Là quá trình xem xét một cách toàn
diện, có hệ thống nội dung của từng
công việc đề ra nhằ m xác định
cách thức giải quyết tối ưu, mang
lại hiệu quả cao cho hoạt động của
công sở.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
20
* Các cách phân công công việc:
Theo chức năng, nhiệm vụ của CQ, đơn vị;
Theo khối lượng và tính chất công việc;
Theo chuyên môn hóa;
Theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ
quan, đơn vị;
Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của nhân
viên và chức trách được giao.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
21
3. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP
Trước cuộc họp;
Tiến hành cuộc họp;
Kết thúc cuộc họp;
Giải quyết vấn đề sau cuộc họp.
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
22
3. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP
3.1. Trước cuộc họp:
•
Xác định mục đích; cơ sở, căn cứ;
•
Thành phần tham dự;
•
Thời gian, địa điểm;
•
XD chương trình nghị sự;
•
ND và ND trọng tâm; ý kiến trái ngược
nhau, phương án giải quyết xung đột;
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
23
3. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP
3.1. Trước cuộc họp:
•
Các báo cáo, tham luận;
•
Người phát biểu ý kiến;
•
Chuẩn bị tài liệu có liên quan;
•
Soạn thảo và gửi giấy mời;
•
Chuẩn bị cơ sở vật chất, phương
tiện, kinh phí…
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
24
3. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP
3.2. Tiến hành cuộc họp:
Đón tiếp đại biểu;
Phát tài liệu;
Bố trí chỗ ngồi;
06/23/18
Kỹ năng điều hành công sở
25
