Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 1 - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN
BM: QTKD – Marketing
Email:


Nội dung

Khái niệm, chức
năng, nhiệm vụ
của VP

Tổng quan về
Quản trị hành
chính VP

Công tác tổ
chức VP

2


Khái niệm, chức năng và
nhiệm vụ của văn phòng

3

Câu hỏi
thảo luận !

Bất cứ tổ chức nào
cũng cần có một
văn phòng?
Đúng hay sai

4


Văn phòng có vai trò như thế nào đối với tổ chức ?
Ban Giám
Đốc
Văn phòng
P.HCTH
Chi
nhánh A

P.Nhân sự

P.Kinh doanh

Chi
nhánh B

P.Marketing p.Kế toán

Cơ cấu
VP

PXXS1

PXSX2

5


1.1.1. Khái niệm văn phòng

Thảo luận: Văn phòng là gì?
Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ gì?
6


7

1.1.Khái niệm văn phòng (tt)


1.1.1. Khái niệm văn phòng (tt)
Đặc trưng của văn phòng
Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm
cụ thể của từng cơ quan.

Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật
chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất
này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt
động của công tác văn phòng.

8


1.1.2. Chức năng của văn phòng

Chức năng tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý của cơ
quan
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những
quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
VP là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất.
9


1.1.2. Chức năng
của văn phòng (tt)
- Xây dựng & triển khai
các chương trình, kế
hoạch
- Tổ chức công tác
thông tin
- Công tác lễ tân
- Tổ chức hội họp
- Công tác văn thư lưu
trữ, lưu trữ
…

Chức năng trợ giúp điều hành
10

1.1.2. Chức năng của VP (tt)
11

Chức năng hậu cần
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý
các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo
đảm sử dụng có hiệu quả.


1.1.3. Nhiệm vụ của
văn phòng
- Tổng hợp chương trình kế
hoạch công tác của cơ quan
đơn vị.

- Thu thập xử lý, quản lý sử
dụng thông tin.
- Truyền đạt các quyết định
quản lý của lãnh đạo, theo
dõi việc triển khai thực hiện
các quyết định.
12


1.1.3. Nhiệm vụ của
văn phòng
- Tổ chức công tác bảo vệ trật
tự an toàn trong cơ quan

- Tổ chức công tác đón tiếp
khách, lễ nhân
- Tổ chức các chuyến đi công
tác của lãnh đạo
- Quản lý vật chất cho hoạt
động của cơ quan
- Công tác văn thư lưu trữ

13


Tổng quan về Quản trị
hành chính VP

14


Sự quản lý và tổ chức

Tổ chức và quản lý ?
15


Đàn kiến tha mồi

Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức?
16


Dàn nhạc giao hưởng

Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức?
17


Vậy Quản trị và quản lý là gì?

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức (nhân
lực, vật lực, tài lực và nguồn thông tin) nhằm đạt
được các mục tiêu chung đã đề ra.
18


Chức năng hoạch định

Bạn hiểu hoạch định là gì?
Nhà quản trị hoạch định gì trong công tác quản trị
văn phòng?
19


Chức năng tổ chức là gì?

20


Chức năng kiểm
soát ?
Đo lường kết quả

đạt được mục tiêu
đã đề ra
Phát hiện sai lệch
giữa kết quả và mục
tiêu để tiến hành
điều chỉnh

21


Tiến trình quản trị
HOẠCH ĐỊNH

KIỂM SOÁT

TỔ CHỨC
Xây dựng cấu trúc
tổ chức
Phân bổ và sắp
xếp các nguồn lực

Kiểm tra việc thực
hiện so với những
mục tiêu đã đề ra

MỤC TIÊU

Xác định mục tiêu
và quyết định cách
tốt nhất để đạt mục

tiêu

LÃNH ĐẠO
Tác động đến
người khác để đảm
bảo đạt được mục
tiêu

22


Các nhà quản trị trong tổ chức

Nhà quản
trị cấp cao
Nhà quản trị
cấp trung

Nhà quản trị
cấp cơ sở

HĐQT, Tổng giám đốc, Phó tổng
Giám đốc. Phát triển chính sách
dài hạn, chọn lựa và đánh giá các
nhân viên điều hành chủ chốt
Các nhà quản lý, các trưởng phòng
Hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc
hoạch định, phát triển kế hoạch
tầm trung, thiết lập các chính sách
phòng ban

Các giám sát, trưởng nhóm
Thiết lập các kế hoạch chi tiết, giám
sát hoạt động hằng ngày, đề ra
nhiệm vụ cho từng cá nhân

23


Thảo luận

Hành chính là gì?
Thế nào là Quản trị
hành chính văn phòng
là gì?

24


Hành chính là gì?

Nghĩa hẹp: là việc thực thi chính
sách pháp luật của nhà nước
Nghĩa rộng:Những biện pháp điều
hành của tổ chức trong hoạt động
của mình nhằm đạt được mục tiểu
chung đã đề ra
25