luận văn hệ thống thông tin kinh tế xây DỰNG QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN mềm kế TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN ACS SOLUTIONS
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (549.4 KB, 70 trang )
LỜI CẢM ƠN
Để mở đầu, em xin dành đôi lời để cảm ơn những người đã giúp đỡ em hoàn
thành khóa luận tốt nghiệp này. Những người mà nếu không có họ, bài khóa luận này
sẽ không thể hoàn thành được.
Thời gian hai tháng để xây dựng khóa luận tốt nghiệp có thể không dài.Nhưng
trong thời gian này, em đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ rất nhiều người.
Những kiến thức cùng kinh nghiệm mà họ truyền cho em sẽ mãi là hành trang em
mang theo trên con đường trưởng thành xây dựng đất nước.
Xin chân thành gửi lời cảm ơn đến:
Thạc sĩ Lê Việt Hà Giảng viên Bộ môn Tin Học Giáo viên hướng dẫn khóa luận
tốt nghiệp: Cảm ơn cô đã hướng dẫn em trong quá trình thực tập tốt nghiệp và thực
hiện bài khóa luận này.
Chú Lê Văn VĩnhGiám đốc công ty cổ phần ACS Solutions: Cảm ơn chú đã hỗ
trợ cháu trong quá trình thực tập và thu thập thông tin viết khóa luận tốt nghiệp.
Toàn bộ các thầy cô giáo thuộc khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế – Trường Đại
học Thương mại: Cảm ơn các thầy, các cô đã dạy dỗ em suốt những năm học vừa qua.
Em sẽ không ngừng cố gắng để không phụ công dạy dỗ của thầy cô.Gia đình, bạn bè
và đồng nghiệp: Những người luôn động viên và giúp đỡ em để em có thể đạt được
thành tích như ngày hôm nay.
1
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................i
MỤC LỤC.................................................................................................................................ii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................................v
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH...............................................................................vi
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU....................................................2
1.1 Tính cấp thiết của đề tài.......................................................................................................2
1.2. Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước..........................................................................3
1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài............................................................................................4
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................................................4
1.5 Kết cấu khóa luận................................................................................................................5
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ THỰC TRẠNG
TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS...
...........................................................................................................................................6
2.1. Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp (Theo Giáo trình HTTT kế toán –
NXB Thống kê)............................................................................................................................6
2.1.1 Các thành phần của kế toán...............................................................................................8
2.1.2 Các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán...............................................................................9
2.1.3 Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp..........................................................14
2.1.4 Phân loại phần mềm kế toán (theo tác giả Phan Quốc Khánh, Công ty FAST, 01-2010). . .
.........................................................................................................................................15
2.1.5 So sánh ưu, nhược điểm của một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay................18
2.2 Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp
.........................................................................................................................................19
2.3 Quy trình triển khai phần mềm kế toán.............................................................................20
2.3.1 Định hướng và tìm giải pháp...........................................................................................20
2.4 Các bước để triển khai một phần mềm kế toán..................................................................22
2.5 Tổng quan nghiên cứu.......................................................................................................24
2.6 Thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions....................25
2.6.1 Giới thiệu về công ty cổ phần ACS Solutions.................................................................25
2.6.2. Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty.............................................................28
2.6.3 Đối tác và khách hàng.....................................................................................................29
2.7 Thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty..........................................................30
2.7.1 Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán tại công ty.........................................30
2.8 Đánh giá thực trạng cơ sở hạ tầng và triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần
ACS Solutions...........................................................................................................................34
2
2.8.1 Trang thiết bị phân cứng..................................................................................................34
2.8.2 Phần mềm........................................................................................................................34
2.8.3 Con người........................................................................................................................38
2.8.4 Cơ sở hạ tầng HTTT trong doanh nghiệp........................................................................40
2.9 Đánh giá chung về thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công
Ty Cổ Phần ACS Solutions.......................................................................................................41
2.9.1 Ưu điểm...........................................................................................................................41
2.9.2 Nhược điểm......................................................................................................................41
2.9.3 Bài học kinh nghiệm........................................................................................................43
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS.........................46
3.1 Định hướng phát triển nghiên cứu của doanh nghiệp trong giai đoạn 2018- 2025............46
3.2 Đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting tại công ty cổ phần
ACS Solutions...........................................................................................................................46
3.2.1 Quy trình triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting.............................................46
3.2.2 Các bước thực hiện phần mềm kế toán Cyber Accounting tại công ty cổ phần ACS
Solutions...................................................................................................................................47
3.3 Đề xuất một số giải pháp để phát triển quy trình triển khai phần mềm Cyber Accounting
tại công ty cổ phần ACS Solutions...........................................................................................52
KẾT LUẬN..............................................................................................................................54
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
Nghĩa của từ
CSHT
Cơ sở hạ tầng
CNTT
Công nghệ thông tin
HTTT
Hệ thống thông tin
Nghĩa tiếng việt
3
TMĐT
Thương mại điện tử
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
BPO
Business Process Owner
Chủ sở hữu quy trình kinh doanh
CRM
Customer Relationship
Management
Quản trị quan hệ khách hàng
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH
STT
Tên bảng biểu, hình vẽ
1
Hình 1.1 Các phân hệ, chức năng của phần mềm kế toán
2
Hình 1.2 Mô hình tổng quát HTTT kế toán
4
Trang
3
Hình 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy hoạt động của công ty ACS
SOLUTIONS
4
Hình 1.4 Quy trình triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ
phần ACS Solutions
5
6
Hình 1.5 Quy trình triển khai phần mềm kế toán
Bảng 1.1 Bảng các tiêu chuẩn và yêu cầu để một phần mềm trở
thành
phần mềm kế toán
7
Bảng 1.2 Cách phân loại phần mềm kế toán
8
Bảng 1.3 Bảng so sánh ưu, nhược điểm của các phần mềm kế
toán thông dụng hiện nay
9
Bảng 1.4 Các bước chuyển đổi dữ liệu
10
Bảng 1.5 Các phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ CSDL cũ sang
mới
11
Bảng 1.6 Trang thiết bị phần cứng
12
Bảng 1.7 Các phần mềm đang được sử dụng tại công ty cổ phần
ACS Solutions
13
Bảng 1.8 Kết quả mức độ sử dụng các phần mềm tại công ty
cổ phần ACS Solutions
14
Bảng 1.9 Bảng điều tra mức độ cần thiết phải triển khai phần
mềm mới
tại công ty cổ phần ACS Solutions
15
Bảng 2.1 Bảng thống kê nguồn lực Công ty ACS Solutions theo
phòng ban
16
Bảng 2.2 Kết quả điều tra khảo sát và phỏng vấn về hệ thống
quản lý dự án hiện tại của công ty cổ phần ACS Solutions
5
17
Biểu đồ 1.1. Biểu đồ điều tra mức độ cần thiết phải triển khai
phần mềm mới tại công ty cổ phần ACS Solutions
18
Biểu đồ 1.2 Mức độ cần thiết xây dựng của các phần mềm trong
công ty ACS
19
Biểu đồ 1.3. Tỷ lệ nhân lực trong công ty cổ phần ACS Solutions
6
LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thế
giới. Nền kinh tế nước ta cũng đã có những chuyển biến mạnh mẽ do có sự đổi mới
kinh tế chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường
có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Kinh tế thị trường xuất hiện với những ưu điểm vượt bậc đã tạo cho nền kinh tế
đất nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng có nhiều cơ hội phát triển mới. Tuy
nhiên nền kinh tế nước ta cũng đặt ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp thuộc mọi
thành phần kinh tế. Do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức linh hoạt trong quá
trình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh để có hiệu quả cao nhất.
Kế toán là một công cụ quan trọng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý các hoạt
động của doanh nghiệp, thông qua các số liệu trên sổ sách kế toán mà người quản lý có
thể nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp như thế nào. Với tư cách là
công cụ quản lý kinh tế, kế toán đã và đang cần có sự đổi mới không chỉ dừng lại ở
việc ghi chép và lưu trữ các dữ liệu mà quan trọng hơn là thiết lập một hệ thống thông
tin quản lý. Do đó kế toán về mặt bản chất là hệ thống đo lường xử lý và truyền đạt
những thông tin có ích làm căn cứ cho các quyết định kinh tế cho nhiều đối tượng khác
nhau ở bên trong và cả bên ngoài doanh nghiệp. Việc thực hiện công tác kế toán tốt
hay xấu đều ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý.
Công tác kế toán ở công ty có nhiều khâu, nhiều phần hành giữa chúng có mồi
liên hệ mật thiết, hữu cơ gắn bó với nhau tạo nên một hệ thống quản lý có hiệu quả.
Tuy nhiên, tại công ty ACS Solutions hiện nay các vẫn còn những nghiệp vụ kế toán
bất cập như mất rất nhiều thời gian để nhập và sửa thông tin, tính toán sai vì vậy qua
thời gian thực tập tại CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS nhận thức được vấn
đề nêu trên nên em chọn đề tài “ XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN
MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS”
Thực hiện đề tài, nội dung trình bày có kết cấu gồm 3 chương sau:
CHƯƠNG 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu
CHƯƠNG 2: : Cở sở lý luận về phần mềm kế toán và thực trạng triển khai
phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
CHƯƠNG 3: Định hướng nghiên cứu và đề xuất giải pháp triển khai phần
mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp đã không còn gì
xa lạ. Đây được coi là giải pháp tối ưu trong việc khắc phục các vấn đề về nhân lực
trong lĩnh vực kế toán.
Nếu như trước đây, kế toán thiếu thốn rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc
và thường xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện, thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm
kế toán thì người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ
liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.
Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn lưu trữ, tính
toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều
này đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.
So với việc dùng nhiều nhân sự để ghi chép hạch toán hàng ngày, phần mềm kế
toán có thể:
- Sản xuất tài liệu tự động nhanh chóng và chính xác hoá đơn, ghi chú tín dụng,
đơn đặt hàng, báo cáo in ấn và các tài liệu biên chế đều được thực hiện tự động.
- Độ chính xác cao: Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và hiếm khi
gây ra lỗi. Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữ liệu và thông
tin sai lệch từ ban đầu.
- Update thông tin các hồ sơ kế toán được tự động cập nhật và số dư tài khoản (ví
dụ như tài khoản khách hàng) sẽ luôn luôn được cập nhật kịp thời.
- Hiệu quả sử dụng tốt hơn các nguồn tài nguyên và thời gian, dòng tiền sẽ được
cải thiện thông qua thu nợ tốt hơn và kiểm soát hàng tồn kho.
- Tiết kiệm chi phí – phần mềm kế toán trên máy vi tính giảm thời gian nhân viên
làm tài khoản và giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác.
Bên cạnh đó, việc sử dụng giải pháp phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp
giải quyết bài toán về dùng người, cụ thể:
- Việc cập nhật về chế độ kế toán hiện hành có thể sẽ không được kịp thời, đặc
biệt là đối với những kế toán viên mới vào nghề và chưa có nhiều kinh nghiệm.
- Nhân sự có thể sẽ bị thay đổi vì nhiều lý do ảnh hưởng đến doanh nghiệp thì
bây giờ việc ấy cũng đơn giản hơn nhiều, điều này tiết kiệm khá nhiều thời gian và chi
phí.
Với những lợi ích này thì ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng đến việc đầu
tư cho mình những phần mềm kế toán để hỗ trợ tốt cho công việc. Tùy thuộc vào quy
mô, ngành nghề hay mức ngân sách… mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình
những phần mềm kế toán khác nhau.
2
Được thành lập năm 2008, sau hơn 10 năm hoạt động, Công ty cổ phần ACS
Solutions đã vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu của Việt Nam về
cung cấp dịch vụ quản lý cân xe tải và hệ thống People Counting, sản phẩm của Công
ty đã chiếm lĩnh đáng kể thị trường trong nước.
Bên cạnh những thành công ban đầu, công ty cũng gặp phải không ít khó khăn
do sự bất cập trong việc sử dụng phần mềm kế toán như tính toán sai làm thất thoát tài
sản của công ty,… Để hạn chế những hậu quả do thiếu sót trong hoạt động kế toán,
công ty đã đưa ra giải pháp xây dựng và triển khai một phần mềm kế toán mới cho
công ty. Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại quy trình triển khai mới chỉ xuất hiện, nhân
viên thuộc bộ phận này hầu hết còn thiếu kinh nghiệm và năng lực để xây dựng một
quy trình kế toán thật sự hiệu quả.
Bài toán đặt ra cho công ty đó là làm sao để xây dựng và triển khai một phần
mềm kế toán, trên cơ sở đó xây dựng phần mềm kế toán để có thể mang lại hiệu quả
công việc cho công ty. Hiện nay trên thị trường có một số phần mềm kế toán phổ biến
như: Phần mềm kế toán MISA, phần mềm kế toán FAST, Phần mềm kế toán Effect,
phần mềm kế toán AsiaSoft, phần mềm kế toán AccNet,…
Để sử dụng những phần mềm này trong công ty cần phải chi trả phí sử dụng, tuy
nhiên những phần mềm này không thật sự phù hợp với hoạt kinh doanh của công ty, và
có nhiều phần dư thừa và thiếu sót, thiếu tập trung và bảo mật thông tin trong công ty.
Vì vậy khóa luận đề xuất việc xây dựng quy trình triển khai phần mềm kế toán cho
Công ty CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS sao cho phù hợp với hoạt động công ty, tận
dụng CSDL nhân sự và thiết lập phong cách làm việc khoa học tập trung đem lại hiệu
quả cao.
1.2. Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước
Nhận định về tiềm năng của thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam trong
năm 2013, hầu hết các công ty phần mềm đều cho rằng năm nay Doanh Nghiệp sẽ tiếp
tục hạn chế chi tiêu như đã tiến hành từ năm 2012 do tình hình kinh tế vẫn khó khăn.
Một số công ty cung cấp phần mềm kế toán đã khẳng định doanh thu của họ 3 năm trở
lại đây (từ 2010 đến nay) khá ổn định, Thường tăng trưởng ở mức 20%-30%. Đi theo
xu hướng phần mềm kế toán ngày càng thông minh hơn là phần lớn các nhà sản xuất,
cung cấp phần mềm đã có tên tuổi, có nhiều khách hàng như MISA, AME, Fast….
Phần mềm kế toán hiện nay đã có nhiều phát triển trên nền Web. Nếu như trước đây
phần mềm kế toán chủ yếu được bán dưới dạng đóng gói với chi phỉ khoảng vài chục
triệu đồng/bản. Thì nay, cùng với xu hướng ảo hóa và điện toán đám mây, nhiều doanh
nghiệp chuyển sang cung cấp trên nền web hoặc cung cấp dưới dạng dịch vụ cho thuê
theo năm. Chi phí sản phẩm phần mềm ngày càng thấp sẽ tạo điều kiện cho Doanh
Nghiệp tin học hóa các hoạt động mà không bị áp lực về việc đầu tư cho CNTT.
Khi chọn lựa phần mềm kế toán, điều đầu tiên là các doanh nghiệp sẽ phải cân
3
nhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp
hay không. Tuy nhiên, do sản phẩm phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng, không
thể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn thông qua giới thiệu
hoặc dựa vào thương hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp. Việc lựa chọn đúng phần mềm
kế toán nào cùng với việc tiến hành cài đặt và triển khai ra sao là câu hỏi khó trả lời
dành cho nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế thế giới có nhiều
biến động trái chiều, các doanh nghiệp Việt Nam lại càng gặp khó khăn trong việc lựa
chọn giải pháp kế toán sao cho phù hợp. Nghiệp vụ kế toán đối với doanh nghiệp có ý
nghĩa sống còn, bất kỳ lựa chọn sai lầm nào cũng có thể dẫn đến những hậu quả
nghiêm trọng cho bản thân doanh nghiệp, thậm chí có thể kéo theo các ảnh hưởng xấu
tới toàn bộ nền kinh tế. Bài khóa luận này sẽ là một tham khảo tốt giúp các tổ chức, cá
nhân có cái nhìn chân thực hơn về việc triển khai và cài đặt một phần mềm kế toán
chuyên nghiệp, từ đó, đưa ra lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.
Phần mềm Cyber Accounting được ra đời vào năm 2006 và phát triển bởi chú Lê
Văn Vĩnh cùng các đồng nghiệp tại công ty phần mềm Cyber Soft. Cyber Accounting
đã trở thành một phần mềm hàng đầu thuộc khối phần mềm kế toán.
1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp như: khái niệm, thành phần, các phần mềm kế toán phổ biến trong doanh
nghiệp…
- Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về kế toán, các bước để triển khai một
phần mềm kế toán nói chung, của công ty cổ phần ACS Solutions nói riêng.
- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình triển khai phần mềm kế toán tại
công ty, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng cụ thể nhằm hòa thiện
phần mềm kế toán cho phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động kinh doanh
tại công ty, đem lại hiệu quả trong công việc.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là: Phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
Đề tài sẽ tập chung nghiên cứu hai vấn đề chính:
Thứ nhất: Hệ thống phần mềm kế toán tại Công ty cổ phần ACS Solutions.
Thứ hai: Tiến hành xây dựng và triển khai phần mềm kế toán cho công ty sau
quá trình nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:
Về không gian: Tìm hiểu phần mềm kế toán của công ty cổ phần ACS Solutions
Về thời gian: Thời gian kéo dài từ 31/12/2018 đến 25/04/2019. Các số liệu thu
4
thập được lấy trong khoảng thời gian 2 năm trở lại đây cụ thể từ năm 2016 đến 2017,
kết hợp các nhận xét các con số thu thập được thông qua phiếu khảo sát trong tháng
9/2018.
Về nội dung: Do thời gian không cho phép nên đề tài sẽ chỉ tập trung nghiên cứu
những chức năng cụ thể đặt ra cho việc liên quan tới phần mềm kế toán như: việc triển
khai và cài đặt phần mềm kế toán tại công ty, các ưu, nhược điểm của quy trình triển
khai phần mềm kế toán tại công ty, và đưa ra giải pháp cho công ty.
1.4.3 Phương pháp thực hiện đề tài
Phương pháp thực hiện đề tài là phát phiếu điều tra về tình hình ứng dụng công
nghệ thông tin, hệ thống thông tin trong công ty
Phần đầu: thông tin về doanh nghiệp.
1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
2. Phần mềm hệ thống
3. Phần mềm ứng dụng trong hoạt động của công ty
4. Quản trị cơ sở dữ liệu
Phiếu điều tra bằng (bảng câu hỏi - Questionnaire) là một công cụ thường được
dùng để ghi chép các ý kiến của khách hàng trong phương pháp phỏng vấn. Phiếu điều
tra là một bảng các câu hỏi mà người được phỏng vấn cần trả lời. Việc biên soạn một
bảng câu hỏi phù hợp là một vấn đề quan trọng trong phương pháp này. Các câu hỏi
phải được đặt rõ ràng, tránh hiểu nhầm, tránh những câu hỏi tế nhị khó trả lời.
Hình thức câu hỏi trong phiếu điều tra có câu hỏi đóng và câu hỏi mở.
- Câu hỏi đóng là câu hỏi có sẵn phương án trả lời. Đó là những câu hỏi lựa mà
người điều phiếu chỉ được chọn một phương án, câu hỏi tùy chọn có thể chọn nhiều
hơn một phương án hay các câu hỏi lưỡng
- Câu hỏi mở là câu hỏi người điền phiếu tự đưa ra ý kiến phù hợp nhất để trả
lời câu hỏi. Thông tin thu được từ câu hỏi dạng mở có tính chất sâu sắc thể hiện độ
chính xác, quan điểm của người trả lời vì vậy có độ tin cậy cao.
Đối tượng điều tra là các cán bộ công, nhân viên các bộ phận chức năng khác
nhau trong công ty cổ phần ACS Solutions.
Ngoài phương pháp phát biểu điều tra còn sử dụng phương pháp quan sát thực tế,
phương pháp phỏng vấn ban lãnh đạo công ty.
1.5 Kết cấu khóa luận.
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:
Chương 1. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Chương 2. Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán và thực trạng triển khai phần mềm
kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
Chương 3. Định hướng nghiên cứu và đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kế
toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
5
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ THỰC TRẠNG
TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS.
2.1. Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp (Theo Giáo trình
HTTT kế toán – NXB Thống kê)
a, Thông tin kế toán:
Khái niệm thông tin kế toán: “Thông tin kế toán là các thông tin có được từ các
nghiệp vụ hạch toán kế toán hay là những thông tin có được do hệ thống kế toán
xử lý và cung cấp.” Thông tin kế toán cho biết thu, chi, lỗ, lãi trong kinh doanh và
dịch vụ thương mại; tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng có thể trở thành thông
tin kế toán. Để trở thành thông tin kế toán, một thông tin phải đáp ứng được các điều
kiện và yêu cầu sau:
- Các điều kiện để một thông tin trở thành thông tin kế toán:
+ Là thông tin kế toán tài chính
+ Là thông tin hiện thực, đã xảy ra
+ Là thông tin có độ tin cậy vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ, hóa đơn
hợp lý, hợp lệ
+ Là thông tin có giá trị pháp lý
+ Việc lập và lưu hành báo cáo kế toán là giai đoạn cung cấp thông tin và truyền
tin đến người ra quyết định
Để thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và hữu ích trong việc ra
quyết định, theo điều 6 của Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán 01 – Chuẩn mực
chung, thông tin kế toán phải thoả mãn 3 điều kiện sau :
- Thứ nhất, thông tin kế toán phải dễ hiểu. Điều này yêu cầu thông tin được trình
bày trong các báo cáo tài chính do kế toán cung cấp phải dễ hiểu đối với tất cả những
người sử dụng có kiến thức ở mức trung bình về kế toán, về kinh tế và tài chính. Nói
cách khác, các báo cáo kế toán phải được lập và trình bày sao cho những người sử
dụng có thể đọc và hiểu được các con số, các chỉ tiêu và các mối quan hệ trong các báo
cáo này.
- Thứ hai, thông tin kế toán phải đáng tin cậy, tức là phải trung thực, khách quan và
đầy đủ. Chỉ có những thông tin phản ánh trung thực hiện trạng tài chính và hoạt động của
doanh nghiệp đúng như nó đã xảy ra, không sai lệch so với thực tế, không xuyên tạc bóp
méo thông tin, phản ánh đầy đủ và kịp thời mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp,
không được bỏ sót thì mới đảm bảo tính đáng tin cậy của thông tin.
- Thứ ba, thông tin kế toán phải đảm bảo có thể so sánh được. Điều này yêu cầu
doanh nghiệp phải sử dụng thống nhất các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp kế
6
toán trong suốt kỳ kế toán. Nếu kỳ sau có thay đổi phải giải trình rõ ảnh hưởng của
việc thay đổi này đến các báo cáo tài chính như thế nào để người sử dụng thông tin có
thể so sánh các báo cáo giữa các kỳ khác nhau.
b, Khái niệm phần mềm kế toán:
Khái niệm Phần mềm kế toán: “Là hệ thống các chương trình máy tính dung để
tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc,
phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo
quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo
kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.” (Theo giáo trình
Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009)
Hình 1.1 : Các phân hệ, chức năng của phần mềm kế toán
(Theo Giáo trình Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009)
c, Khái niệm hệ thống thông tin kế toán:
_ Khái niệm HTTT kế toán:“HTTT kế toán là hệ thống bao gồm con người,
phương tiện, các chính sách, thủ tục, quyết định... về kế toán tài chính, HTTT kế
toán là HTTT có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt các thông tin kế toán.”
Hệ thống thông tin kế toán được chia làm năm phần chính: Phần cứng, phần
mềm, hệ thống mạng, nhân lực, dữ liệu. Trung tâm của HTTT kế toán là quy trình xử
lý kế toán, năm thành phần chính trên hoạt động xung quanh quy trình xử lý và có tác
động qua lại với nhau. Một HTTT kế toán có thể được biểu diễn bằng mô hình sau:
7
Hình 1.2 Mô hình tổng quát HTTT kế toán
(Theo Giáo trình HTTT kế toán – NXB Thống kê)
- Chức năng của hệ thống thông tin kế toán:
Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng
ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.
+ Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác
nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng
cô đọng và hữu dụng.
+ Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu
của người ra quyết định
2.1.1 Các thành phần của kế toán
a, Kế toán vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động trong doanh nghiệp là lượng tài sản
tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị. Căn cứ vào phạm vi sử dụng vốn bằng tiền được
chia thành:
Tiền mặt (TK111)
Tiền gửi ngân hàng (TK112)
Tiền đang chuyển (TK113)
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty liên quan đến tiền mặt (TK 111), tiền
gửi ngân hàng (TK112) và tiền đang chuyển (TK113) thì kế toán có nhiệm vụ lập
chứng từ phát sinh của nghiệp vụ này (bao gồm: phiếu thu-phiếu chi, viết sec, lập ủy
nhiệm chi…) Dựa vào những chứng từ trên kế toán tiến hành ghi sổ và theo dõi biến
8
động của những tài khoản này.
b, Kế toán Vật tư – Tài sản:
Vật tư hàng hóa tồn kho là tài sản được quản lý chặt chẽ trong doanh nghiệp. Với
những doanh nghiệp thương mại và sản xuất, sẽ tùy vào khả năng quản lý, cũng như
nhân sự và lĩnh vực kinh doanh của mình để có quy trình xuất kho cho mình. Những
quy trình này phải đảm bảo yêu cầu quản lý, nhưng không gây cản trở, vẫn đảm bảo
thuận tiện trong công tác kinh doanh
c, Kế toán Thanh toán:
- Kế toán thanh toán được khái quát là thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi.
- Đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tượng bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp.
d, Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ:
- Kế toán nguồn kinh phí là nguồn hình thành TSCĐ, nguồn kinh phí hoạt động,
đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí cho các dự án, các loại vốn, quỹ
e, Kế toán các khoản thu – chi:
- Kế toán thu chi là người quản lý các chứng từ thu chi vào ra của doanh nghiệp,
chứng từ này là cơ sở để chứng minh và giải trình với cơ quan thuế về những chi phí
phát sinh liên quan đến những cơ quan khác. Vì thế khi làm kế toán thu chi bạn cần
phải hết sức chú ý đến các chứng từ liên quan đến hoạt động thu chi của doanh nghiệp,
có cách sử lý tốt đối với các trường hợp bất khả kháng
2.1.2 Các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là một thành phần của HTTT kế toán, nằm trong thành phần
chính thứ 3 – Phần mềm – trong mô hình HTTT kế toán đã biểu diễn phần trước và
được phân vào loại phần mềm chuyên dụng. Phần mềm kế toán phục vụ cho quá trình
xử lý thông tin kế toán, hỗ trợ tăng tốc độ và hiệu quả quá trình xử lý thông tin kế toán
lên so với các phương pháp xử lý truyền thống.
Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng có thể trở thành phần mềm kế toán,
để được coi là một phần mềm kế toán hoàn thiện, phần mềm kế toán phải đáp ứng
được các tiêu chuẩn và yêu cầu sau đây:
9
Bảng 1.1. Bảng các tiêu chuẩn và yêu cầu để một phần mềm trở thành
phần mềm kế toán
ST
T
1
Tiêu chuẩn
Mô tả
Phần mềm kế toán phải
hỗ trợ cho người sử dụng
tuân thủ các quy định của
Nhà nước về kế toán; khi
sử dụng phần mềm kế
toán không làm thay đổi
bản chất, nguyên tắc và
phương pháp kế toán
được quy định tại các văn
bản pháp luật hiện hành
về kế toán
a. Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán
nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm
kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế
toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và
quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế
toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị
kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác
vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính
theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các
chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng
mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử
dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán
phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán
và các quy định riêng về chứng từ điện tử.
b. Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế
toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và
phương pháp kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế
độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt
động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa
các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối
tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có
hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp
và phân tích thông tin của ngành và đơn vị.
c. Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được
xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải
đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế
toán; đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán
với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số
liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu
theo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế
toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các
10
sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ
đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi
chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế
toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào
sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
d. Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính
được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra
phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp
tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ
kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực.
Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo
tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số
liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các
đơn vị khác có liên quan.
e. Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và
chữ viết trong kế toán trên giao diện của phần
mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của
Luật Kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử
dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể
thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song
song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống
nhất với phiên bản tiếng Việt. Giao diện mỗi
màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm
kiếm.
f. In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán
được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ
yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống
nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số
liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính
được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài
liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy
định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện
hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán
phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể
đọc được các tài liệu lưu trữ.
11
2
Phần mềm kế toán phải có
khả năng nâng cấp, có thể
sửa đổi, bổ sung phù hợp
với những thay đổi nhất
định của chế độ kế toán
và chính sách tài chính
mà không ảnh hưởng đến
cơ sở dữ liệu đã có
a. Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu
ban đầu kể cả trường hợp bổ sung các chứng từ
kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách
ghi chép một số chứng từ kế toán đã được sử
dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các
chứng từ kế toán không sử dụng mà không ảnh
hưởng đến hệ thống.
b. Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi
nội dung, phương pháp hạch toán đối với các tài
khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể
bỏ bớt các tài khoản không sử dụng mà không
ảnh hưởng đến hệ thống.
c. Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa
đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi chép các sổ
kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng
phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ
kế toán khác. Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán
không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ
thống.
d. Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội
dung, cách lập và trình bày báo cáo tài chính đã
được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt
báo cáo tài chính không sử dụng mà không ảnh
hưởng đến hệ thống.
3
Phần mềm kế toán phải tự
động xử lý và đảm bảo sự
chính xác về số liệu kế
toán
a.Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc
tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương
pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính
theo quy định hiện hành
b. Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa
các số liệu kế toán.
c. Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và
ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá
trình xử lý thông tin kế toán.
12
4
Phần mềm kế toán phải
đảm bảo tính bảo mật
thông tin và an toàn dữ
liệu
a.Có khả năng phân quyền đến từng người sử
dụng theo chức năng, gồm: Kế toán trưởng
(hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán.
Mỗi vị trí được phân công có nhiệm vụ và quyền
hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người
không có trách nhiệm không thể truy cập vào
công việc của người khác trong phần mềm kế
toán của đơn vị, nếu không được người có trách
nhiệm đồng ý
b. Có khả năng tổ chức theo dõi được người
dùng theo các tiêu thức, như: Thời gian truy cập
thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của
người truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác
động của thao tác đó,...
c. Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế
toán về việc sửa chữa các số liệu kế toán đã
được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp
với từng phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo
quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm
mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các
nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ
thống.
d. Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông
tin kế toán trong các trường hợp phát sinh sự cố
kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.
5
Phần mềm kế toán trước
khi đưa vào sử dụng phải
được đặt tên, thuyết minh
rõ xuất xứ, tính năng kỹ
thuật, mức độ đạt các tiêu
chuẩn hướng dẫn tại
Thông tư 103/2005/TTBTC và các quy định hiện
hành về kế toán.
6
Phần mềm kế toán khi
đưa vào sử dụng phải có
13
tài liệu hướng dẫn cụ thể
kèm theo để giúp người
sử dụng vận hành an toàn,
có khả năng xử lý các sự
cố đơn giản.
7
Phần mềm kế toán do tổ
chức, cá nhân ngoài đơn
vị kế toán cung cấp phải
được bảo hành trong thời
hạn do hai bên thỏa thuận,
ít nhất phải hoàn thành
công việc kế toán của một
năm tài chính.
(Theo thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về
việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán")
Tóm lại, có thể hình dung phần mềm kế toán như sau:
Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng
hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.
Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành. Độ
chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công.
2.1.3 Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
- Hỗ trợ cho kế toán viên:
Kế toán viên giờ đây không còn phải thực hiện việc tính toán bằng tay và cũng
không cần phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết như trước nữa mà chỉ cần nắm vững
được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu
ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ
- Hỗ trợ cho kế toán trưởng:
Kế toán trưởng giờ đây đã có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc
tổng hợp đối và chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán ngoài ra còn có thể cung cấp tức thì
được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được
yêu cầu
- Hỗ trợ cho giám đốc tài chính:
Giám đốc tài chính đã có thể cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của
doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng qua đó có thể hoạch
định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính
xác và nhanh chóng
14
- Hỗ trợ cho giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp
khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất
kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả, qua đó tiết kiệm được nhân
lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị
thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
2.1.4 Phân loại phần mềm kế toán (theo tác giả Phan Quốc Khánh, Công ty FAST,
01-2010)
- Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp
Theo quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế toán
thường phân thành 3 loại sau:
+ Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn
+ Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa
+ Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ
Đối với phần mềm kế toán thì “quy mô” của doanh nghiệp có thể quy về “quy
mô” của phòng kế toán. Thường thì doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượng
nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và đòi hỏi càng nhiều số nhân viên kế toán. Như vậy
có thể phân loại phần mềm kế toán theo quy mô người sử dụng như sau:
+ Phần mềm kế toán “nhỏ”, đơn giản dành cho doanh nghiệp có số lượng người
sử dụng dưới 3 người
+ Phần mềm kế toán “vừa” dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng
từ 3-20 người
+ Phần phần kế toán “lớn” dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng
trên 20 người.
Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phân
quyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho…) và phân quyền
về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân quyền truy cập chi tiết đến trường
thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo
quản trị. Và như vậy các doanh nghiệp này chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản là
đáp ứng nhu cầu.
Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền xử
lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm. Các yêu cầu về báo cáo
quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô vừa có các bộ phận, đơn vị phân
tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thông
qua đường truyền internet.
Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượng
15
giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với số
lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40 người.
Cũng như áo mặc thì khó có phần mềm một size (kích cỡ) lại phù hợp với tất cả
các doanh nghiệp với size khác nhau.
Ví dụ, một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa thì sẽ chật chội đối
với doanh nghiệp lớn và quá rộng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
- Phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề
Có một số phần mềm được thiết kế và phát triển để phục vụ công tác kế toán của
một chuyên ngành nào đó. Như vậy theo nghiệp vụ chuyên sâu theo ngành nghề thì có
thể có các phần mềm chuyên ngành như sau:
+Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp
+Phần mềm kế toán chuyên ngành dịch vụ
+Phần mềm kế toán chuyên ngành thương mại
+Phần mềm kế toán chuyên ngành sản xuất
+Phần mềm kế toán chuyên ngành dược
+Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc
+Phần mềm kế toán chuyên ngành vận chuyển, logistics
+Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp có khả năng theo dõi các phát sinh
liên quan đến từng dự án, công trình, hạng mục công trình; cho phép so sánh giữa dự
toán và thực tế thực hiện…
+Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc sẽ có khả năng theo dõi, ví dụ, áo
theo kích cỡ, mầu…
Thông thường một phần mềm kế toán “không chuyên ngành” áp dụng cho một
ngành nghề đặc thù sẽ đòi hỏi phải chỉnh sửa nhiều mới đáp ứng được các yêu cầu đặc
thù của ngành nghề. Việc này sẽ đòi hỏi thời gian, chi phí và tổng giá mà doanh nghiệp
phải trả thường sẽ cao. Ngoài ra sẽ có khó khăn trong việc nâng cấp mỗi khi có phiên
bản mới, vì nhà cung cấp chỉ nâng cấp sản phẩm chung chứ không nâng cấp những
chỉnh sửa cho từng doanh nghiệp khách hàng cụ thể. Muốn nâng cấp thì lại cần thời
gian và chi phí.
Cũng như áo mặc thì khó có phần mềm tổng quát lại đáp ứng với các yêu cầu đặc
thù ngành nghề của các doanh nghiệp khác nhau. Có áo mặc đi chơi, áo mặc đi làm, áo
mặc ngày lễ… thì cũng có phần mềm chuyên ngành dệt may, phần mềm chuyên ngành
xây dựng… Vẫn có thể dùng 1 kiểu áo cho nhiều trường hợp khác nhau, nhưng sẽ phù
hợp hơn nếu có những kiểu áo riêng cho từng trường hợp đặc thù. Với phần mềm kế
toán cũng vậy.
- Cách phân loại
16
Bảng 1.2 Cách phân loại phần mềm kế toán
(Nguồn: )
Cách phân loại
Phân loại theo bản
chất nghiệp vụ kinh
tế phát sinh
Phân loại theo hình
thức sản phẩm
Các loại phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán bán lẻ (còn
gọi là hệ thống POS - Point Of
Sales hoặc hệ thống kế toán giao
dịch trực tiếp với khách hàng
Front Office Accounting): Là các
phần mềm hỗ trợ cho công tác
lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu
xuất bán và giao hàng cho khách
hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần
mềm cụ thể mà phần mềm này
có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra
hàng tồn kho.
Phần mềm kế toán tài chính
quản trị (hay phần mềm kế
toán phía sau văn phòng Back Office Accounting): Sử
dụng để nhập các chứng từ kế
toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý
và kết xuất báo cáo tài chính,
báo cáo quản trị và báo cáo
phân tích thống kê tài
chính.
Phần mềm kế toán đặt hàng:
Là phần mềm được nhà cung
cấp phần mềm thiết kế riêng
biệt cho một doanh nghiệp
Phần mềm đóng gói: Là các
hoặc một số nhỏ các doanh
phần mềm được nhà cung cấp
nghiệp trong cùng một tập
thiết kế sẵn, đóng gói thành các
đoàn theo đơn đặt hàng.
hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu
Trong trường hợp này nhà
hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ
cung cấp phần mềm không
đĩa cài phần mềm.
cung cấp một sản phẩm sẵn có
mà cung cấp dịch vụ phát
triển sản phẩm dựa trên những
yêu cầu cụ thể.
17
2.1.5 So sánh ưu, nhược điểm của một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay
Phần mềm kế
toán
FAST
MISA
VACOM
Cyber
Accounting
Ưu điểm
- Giao diện dể
dùng, sổ sách
chứng từ kế
toán cập nhật
và bám sát chế
độ kế toán hiện
hành. Fast có
một hệ thống
bẩm đa dạng,
người dùng có
thể yên tâm về
đề nghị quản lý
của mình (bẩm
quản trị và báo
cáo tài chính).
- Các dòng sản
phẩm của
MISA đều là
các phần mềm
đóng gói, mang
tính phổ thông,
thích hợp với
các doanh
nghiệp có quy
mô nhỏ, không
cần mỏng kiểu
quản trị nhiều.
Phần mềm
Misa đơn giản,
dễ học, dể
dùng, hình ảnh
giao diện thân
thiện.
- Giao diện
trực giác dễ sử
dùng, Hệ thống
vắng đa dạng,
làm tới đâu
xem mỏng tới
đó, chỉnh sửa
trực tiếp trên
bất kỳ thưa nào
nhờ hệ thống
truy xuất
ngược, tùy
chọn thưa theo
báo Quản trị và
mỏng tài chính.
– Thời gian
làm quen
nhanh chóng,
nhận được sự
hỗ trợ nhiệt
tình của công
ty Cyber Soft
- Tốc độ xử lý
rất nhanh. Cho
phép kết xuất
mỏng ra
Excell với mẫu
biểu sắp đặt
đẹp.
- Sử dụng làm
việc mọi lúc,
mọi nơi trên
mọi thiết bị
Không cần cài
đặt phần mềm
trên máy chủ
hay các phần
mềm hỗ trợ
khác. Dễ dàng
truy xuất thông
- Chỉ cần biết
nghiệp vụ là
làm được phần
mềm kế toán
VACOM, nhờ
các phím
hướng dẫn trực
giác, 100% ít
được kết xuất
ra excel, pdf
nguyên mẫu.
- Hỗ trợ mọi
lúc mọi nơi cho
người sử dụng,
có số Hotline
riêng phục vụ
ngoài giờ hành
chính.
18
– Giảm thiểu
thời gian làm
việc lẫn công
sức làm việc,
dễ dàng cho
việc điều phối
nhân sự
– Dễ sử dụng,
thao tác đơn
giản
– Lưu trữ dữ
liệu xuyên suốt
các năm; Tra
cứu nhanh
chóng để tìm
kiếm bất kì dữ
liệu nào
– Đa chức năng
từ báo nghiệp
vụ kế toán cho
đến báo cáo tài
chính
– Khả năng
bảo mật cao, ít
có sai sót
– Khi muốn cải
tiến phần mềm,
bạn có thể
tin, bảo đảm
tính xác thực
Nhược điểm
- Trong thao
tác thường xảy
ra lỗi nhỏ
(không đáng
kể). Dung
lượng lớn,
người dùng
khó phân biệt
được data.
chuyển sang
phần mềm
Cyber
Accouting
phiên bản
Professional
- Chỉ được
phát triển với
mục đích sử
sụng cho doanh
nghiệp vừa và
nhỏ mang tính
đơn giản, dễ
hiểu, nhỏ gọn
- Vẫn sẩy ra lỗi
trong quá trình
sử dụng, và khi
custormize
theo đặc thù
- Thời gian đầu
sử dụng, khách
hàng cần sự hỗ
trợ thường
xuyên từ Cyber
Soft
- một số yêu
cầu nhỏ đặc
thù của doanh
nghiệp không
được đáp ứng
Bảng 1.3 Bảng so sánh ưu, nhược điểm của các phần mềm kế toán thông dụng
hiện nay
(Nguồn:)
Với những ưu điểm như dễ sử dụng, thao tác đơn giản, giảm thiểu thời gian làm
việc lẫn công sức làm việc, dễ dàng cho việc điều phối nhân sự, khả năng bảo mật cao,
ít có sai sót, khi muốn cải tiến phần mềm, bạn có thể chuyển sang phần mềm Cyber
Accouting phiên bản Professional công ty nhận thấy phần mềm Cyber Accounting là
phù hợp với yêu cầu và mục đích sử dụng của công ty hơn cả vì vậy công ty cổ phần
ACS Solutions đã quyết định chọn phần mềm Cyber Accounting để triển khai và cài
đặt tại công ty.
2.2 Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại
doanh nghiệp
- Thành phần tham gia:
Phân tích viên: Có vai trò đưa ra thiết kế phù hợp cho HTTT kế toán tại doanh
19
