luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí dự án cho công ty cổ phần khai sơn

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân
tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí dự án cho Công ty Cổ phần Khai Sơn”,
ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được rất nhiều sự quan tâm, tận tình giúp
đỡ của nhà trường cùng các thầy cô trong khoa và các anh chị nhân viên Công ty Cổ
phần Khai Sơn.
Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại trường Đại học Thương Mại đã giúp
bản thân em học hỏi thêm được rất nhiều,từ kiến thức chuyên ngành đến các kỹ năng
mềm giúp nâng cao khả năng tư duy và làm việc độc lập của bản thân.
Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô trường Đại học
Thương Mại đặc biệt là các thầy cô giáo khoa “Hệ thống thông tin kinh tế & Thương
mại điện tử” đã tạo điều kiện cho em được học tập và nghiên cứu. Em cũng xin được
gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo hướng dẫn ThS. Nguyễn Quang Trung đã
tận tình chỉ bảo cho em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận này.
Trong quá trình thực tập cũng như hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này, dù đã
cố gắng hết sức nhưng năng lực bản thân cũng như kiến thức về phân tích thiết kế
của em còn nhiều hạn chế, thế nên bài khóa luận của em khó tránh khỏi những thiếu
sót. Em rất mong nhận được sự góp ý từ phía thầy cô để bài khóa luận của em được
hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Hải Yến

1

1


MỤC LỤC

2

2


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
HTTT
CNTT
CSDL
SQL
TMĐT
MS - Office
TT
UML

3

Giải nghĩa
Hệ thống thông tin
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc
Thương mại điện tử
Microsoft Office
Thông tin
Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất

3

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH
Tên

danh Nội dung

mục
Hình 1.1
Hình 1.2
Hình 1.3
Hình 1.4
Hình 1.5
Hình 1.6
Hình 2.1
Hình 2.2
Hình 2.3
Hình 2.4
Hình 2.5
Hình 2.6
Hình 2.7
Hình 2.8

Ví dụ biểu đồ Usecase về HTTT quản lí bán bảo hiểm
Ví dụ biểu đồ lớp cho một giao dịch tài chính
Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng tìm kiếm thông tin
Ví dụ biểu đồ tuần tự cho chức năng đăng nhập
Ví dụ biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập
Ví dụ biểu đồ thành cho ứng dụng ATM
Logo chính thức Công ty Cổ phần Khai Sơn
Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty Cổ phần Khai Sơn
Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ 2015 – 2017

Bảng trang thiết bị phần cứng
Bảng kết quả điều tra công cụ công ty sử dụng trong quản lý dự án
Biểu đồ tỷ lệ công cụ sử dụng trong quản lý dự án công ty
Bảng m ứ c đ ộ quan tr ọng của “ HTTT qu ản lí d ự án “
Bi ểu đ ồ th ể hi ện t ầ m quan tr ọng c ủa “ HTTT qu ản lí d ự án “

Hình 2.9
Hình 2.10
Hình 3.1
Hình 3.2
Hình 3.3
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7
Hình 3.8
Hình 3.9
Hình 3.10
Hình 3.11
Hình 3.12

Bảng tỷ lệ đáp ứng hệ thống mạng
Biểu đồ mức độ đáp ứng hệ thống mạng của công ty
Biểu đồ Usecase tổng quát
Usecase chi tiết chức năng quản lý danh mục
Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí triển khai dự án
Biểu đồ usecase chi tiết chức năng báo cáo
Biểu đồ lớp
Biểu đồ trạng thái chức năng đăng nhập
Biểu đồ trạng thái chức năng sửa hợp đồng

Biểu đồ trạng thái chức năng thêm mới hợp đồng
Biểu đồ trạng thái chức năng xóa hợp đồng
Biểu đồ trạng thái lớp công việc
Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn
Biểu đồ tuần tự chức năng thêm dự án

Hình 3.13
Hình 3.14
Hình 3.15

Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật dự án
Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hợp đồng
Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập

4

4


Hình 3.16
Hình 3.17
Hình 3.18
Hình 3.19
Hình 3.20
Hình 3.21
Hình 3.22
Hình 3.23
Hình 3.24
Hình 3.25
Hình 3.26

Bảng 3.1

Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý dự án
Biểu đồ hoạt động chức năng báo cáo doanh thu
Biểu đồ thành phần
Mô hình cơ sở dữ liệu
Giao diện đăng nhập hệ thống
Giao diện trang chủ hệ thống
Giao diện quản lý danh mục dự án
Giao diện danh mục khách hàng
Giao diện quản lý hợp đồng
Giao diện quản lý công việc
Giao diện báo cáo doanh thu

Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4
Bảng 3.5
Bảng 3.6
Bảng 3.7
Bảng 3.8
Bảng 3.9

Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục nhân viên
Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục dự án
Kịch bản mô tả usecase quản lí hợp đồng
Kịch bản mô tả usecase quản lí hóa đơn
Kịch bản mô tả usecase quản lí sản phẩm
Kịch bản mô tả usecase quản lí yêu cầu khách hàng
Kịch bản mô tả usecase quản lí chi phí

Kịch bản mô tả usecase báo cáo

5

K ịch b ản mô t ả usecase qu ản lí danh m ục khách hàng

5


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lí dự án

Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, các Công ty áp dụng những công
nghệ vào công việc kinh doanh ngày càng phát triển không ngừng. Thị trường thay đổi
thường xuyên, các doanh nghiệp kinh doanh đặc biệt trong lĩnh vực bất động sản sẽ
ngày càng thêm những khó khăn, không chỉ về đối thủ cạnh tranh mà ngay cả về quản
lý thời gian, tính toán phân bổ nguồn lực, phạm vi ngân sách cho từng dự án. Vì thế
việc quản lý điều hành ngày càng trở nên quan trọng với lãnh đạo Công ty trong việc
hỗ trợ ra các quyết định điều hành đồng thòi giảm thiểu sai sót một cách tối đa, tiết
kiệm thời gian và chi phí .
Các doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực nào đi chăng nữa cũng nhận thấy
được rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình sản xuất, kinh doanh và
điều hành doanh nghiệp sẽ giúp tăng năng xuất cho doanh nghiệp.
Công ty cổ phần Khai Sơn được thành lập từ năm 1994 với kinh nghiệm hoạt
động 25 năm trên thị trường. Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ bất động
sản hàng đầu tại Việt Nam. Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của Khai Sơn luôn dành
được giải thưởng cao trong lĩnh vực bất động sản .
Trên cơ sở nghiên cứu tại doanh nghiệp có thể thấy được rằng quy mô Công ty
Cổ phần Khai Sơn ngày càng lớn mạnh, các dự án Công ty trực tiếp đầu tư khai thác
ngày càng tăng dẫn đến việc quản lý thông tin của các dự án khá nhiều khó khăn như

trễ tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụt nguồn nhân lực…. Vì thế việc
xây dựng hệ thống thông tin quản lý dự án cho công ty là cần thiết, sẽ giúp tự động
hóa toàn bộ quy trình triển khai dự án trên hệ thống máy tính từ khi đấu thầu cho đến
khi hoàn thành dự án và đưa vào sử dụng một cách đầy đủ. Hệ thống này sẽ giúp hoạt
động quản lí dự án có hiệu quả hơn do việc giảm thiếu các thao tác xử lý thủ công,
kiểm soát tiến độ, hạn chế rủi ro, tạo sự tin tưởng đối với các nhà đầu tư và khách
hàng.
Với tầm quan trọng và ý nghĩa của việc quản lý dự án tại doanh nghiệp em xin
đưa ra đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án tại Công ty cổ phần
Khai Sơn “ để tìm hiểu và nghiên cứu.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Trước đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho
Công ty cổ phần Khai Sơn“ được đề xuất với các mục tiêu và nhiệm vụ như sau :
2.1 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí dự án
cho Công ty cổ phần Khai Sơn .
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
6


Nghiên cứu tìm hiểu về quy trình quản lý dự án của Công ty Cổ phần Khai Sơn
và cách thức truyền thông tin trong công ty. Phân tích thiết kế phần mềm trên cơ sở tài
liệu đặc tả yêu cầu bài toán, đồng thời xây dựng CSDL cho hệ thống của phần mềm
quản lý dự án.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp này là: Hệ thống thông tin
quản lý dự án tại Công ty cổ phần Khai Sơn.
Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu các vấn đề như sau :
Thứ nhất: Hệ thống thông tin quản lí dự án tại Công ty cổ phần Khai Sơn.

Thứ hai: Thông qua việc tìm kiểu tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông
tin quản lí dự án cho Công ty
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau :
• Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý dự án trong môi trường kinh doanh bất
•

động sản của Công ty cổ phần Khai Sơn.
Về thời gian: Các số liệu thu thập được lấy trong khoảng thời gian 3 năm trở lại đây

cụ thể từ 2015 cho tới 2018, kết hợp đưa ra các nhạn xét các con số thu thập được
thông qua phiếu khảo sát trong tháng 1/2019.
• Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu những chức năng cụ thể đặt ra cho việc liên
quan tới quản lý dự án như: Quản lí các danh mục chung của hệ thống như danh mục
dự án, danh mục đối tượng(bao gồm khách hàng và nhà cung cấp, quản lí việc nhập vật
tư của doanh nghiệp, quản lý tiến độ, quản lý hợp đồng, quản lý nhân viên, thông kê báo
cáo. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình được phát triển và sử dụng, phần mềm quản
lý dự án sẽ được xây dựng bằng ngôn ngữ C# và hệ quản trị CSDL SQL server 2014 để
phù hợp với cấu hình các máy hiện tại.
4. Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương
pháp nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ
thống được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu về đối tượng cần nghiên cứu như:
cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên, phương thức quản lý nhân viên…
- Phương pháp quan sát: Thông qua việc quan sát th ực tế tại các công trình, em đã
hiểu được quy trình hoạt động quản lý dự án, các công vi ệc mà ph ần m ềm ph ải
thực hiện hằng ngày và các yêu cầu của người sử dụng mong mu ốn phần m ềm
có thể hỗ trợ cho họ. Từ đó giúp em xây dựng được những chức năng gần gũi v ới

-

người sử dụng và thực tế tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Sau khi đã nắm được quy trình x ử lý và đ ặc
điểm thực tế tại công ty. Em đi tìm hiểu các lý thuy ết liên quan đ ến đ ề tài nghiên
7


cứu bao gồm: Lý thuyết về HT, HTTT, Android, Java, C#. Từ đó em đã tìm ra các
cách thức, công nghệ để hiện thực hóa các ý tưởng về các chức năng c ủa h ệ
thống.
-

Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty, em đã
tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên tại các phòng ban đ ể thu th ập thêm các
thông tin liên quan đến đề tài.

Thu thập dữ liệu thứ cấp: Các kiến thức ngoại được thu thập thông qua tài liệu còn
được em thu thập thông qua sách báo, Website Công ty .. để có thêm được những hiểu
biết về nghiệp vụ quản lý dự án .
- Thu thập dữ liệu sơ cấp: Các số liệu được trình bày trên khóa luận tốt nghiệp này được
em thu thập thông qua phiếu khảo sát, phỏng vấn cán bộ công nhân viên của Công ty.
Qua việc đó mà em nắm được những thông tin cơ bản về Công ty, về quy trình triển
khai dự án tại Công ty giúp cho việc hình thành các chức năng phần mềm, thiết kế hệ
thống thông tin phù hợp nhu cầu doanh nghiệp.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Dữ liệu được thu thập sẽ được chọn lọc để phục vụ cho việc phân tích, đánh giá
một cách xác đáng nhất. Công cụ Microsoft- Excel hỗ trợ em cho việc lập ra các biểu
đồ từ đó em rút ra được kết luận về tình hình cũng như sự phát triển của Công ty .
Trên cơ sở tài liệu thu thập, ngôn ngữ SQl server 2014 và ngôn ngữ lập trình C#

trên môi trường Visual Studio 2017 để xây dựng các giao diện của chương trình. Kết
hợp thu được CSDL của phần mềm được xây dựng và giao diện tổng quát nhất của
phần mềm thông qua việc phân tích thiết kế phần mềm quản lí dự án .
5. Kết cấu khóa luận
Khóa luận tốt nghiệp gồm những nội dung như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản dự án.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản lí dự án của
Công ty Cổ phần Khai Sơn .
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí dự án cho Công ty Cổ
phần Khai Sơn.
-

8


HƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT K Ế HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÍ DỰ ÁN
1.1. Những khái niệm cơ bản
1.1.1.Cơ sở lý luận về HTTT

Thông tin: Là dữ liệu được rút ra thông qua quá trình (Phân tích, tổng hợp) phù
hợp với mục đích của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị tỏ chức dữ
liệu sao cho nó có ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể .
Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp phần cứng, phần mềm và các hệ
thống mạng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu nhằm phục vụ mục địch của tổ chức.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ
và cung cấp các thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phối hợp kiểm soát trong
doanh nghiệp hướng tới kết quả mong muốn.
Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống có kết cấu mềm dẻo được xây dựng trên

nền tảng CNTT, được cấu thành bởi nhiều hệ thống con có mục tiêu cung cấp thông tin
cho việc quyết định và kiểm soát. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lí giao dịch
và tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng hệ thống .
1.1.2.Các thành phần của HTTT
Một hệ thống thông tin sẽ bao gồm năm thành phần: Con người, CSDL, phần
cứng, phần mềm, thiết bị kết nối mạng .
 Con người: Thành phần quan trọng nhất của hệ thống với vai trò chủ đạo thực hiện
việc xây dựng, vận hành, bảo trì hệ thống .
 Phần cứng: bao gồm các thiết bị vật lí cụ thể của máy tính, hệ thống mạng làm thiết bị
hỗ trợ cho HTTT.
 Phần mềm: Tập hợp những ngôn ngữ được viết một cách có quy tắc, thực hiện giải
một bài toán hay chức năng mà người dùng yêu cầu .
 Hệ mạng truyền thông: Mạng máy tính bao gồm các máy tính độc lập được kết nối

với nhau thông qua đường truyền dựa trên các quy tắc truyền thông nhất định.
 Cơ sở dữ liệu: tập hợp dữ liệu được lưu trữ theo nguyên tắc được lưu trữ trên các thiết
bị lưu trữ thứ cấp để thỏa mãn các yêu cầu khai thác thông tin từ phía người dùng hay
chương trình ứng dụng với các mục đích khác nhau .
1.1.3.Vai trò của hệ thống thông tin trong quản lý doanh nghi ệp
Hệ thống thông tin(HTTT) góp phần quan trọng vào tăng công suất lao động và
hiệu quả làm việc của nhân lực tại các tổ chức và doanh nghiệp. Ngày nay, trên bất cứ
một lĩnh vực kinh doanh nào, sở hữu một HTTT mạnh là yếu tố sống còn trong phát
triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên
thị trường toàn cầu bởi vì:
Thứ nhất: Hệ thống thông tin nằm ở vị trí trung tâm, là phần tử kích hoạt các
quyết định mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo …)

9

Thứ hai: Hệ thống thông tin đóng vai trò là trung gian giữa doanh nghiệp và môi
trường bên ngoài, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.
Thứ ba: Hệ thống thông tin giúp cho quá trình điều hành của doanh nghiệp trở
nên hiệu quả hơn thông qua đó doanh nghiệp cắt giảm được chi phí, tăng năng xuất
chất lượng và hiệu quả công việc .
1.1.4.Quy trình phát triển hệ thống thông tin
Có khá nhiều các lý thuyết về phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông
tin, dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau nhưng tựu trung lại là các giai đoạn
của quá trình phát triển :
 Khảo sát và lập kế hoạch dự án
Quá trình khảo sát sẽ giúp cho người phân tích thiết kế có cái nhìn tổng quát nhất
về quy trình và nghiệp vụ về Công ty nơi mà mình muốn xây dựng và phát triển hệ
thống.
Nghiên cứu những hiện trạng là bước khởi đầu của quá trình phát triển HTTT.
Bước này giúp tìm hiểu bài toán hay chính xác hơn là nhu cầu về hệ thống.
Việc khảo sát này được chia làm hai giai đoạn :
 Giai đoạn 1
- Người phân tích sẽ đi khảo sát sơ bộ nhằm hình thành nên dự án
- Tiếp đến sẽ khảo sát chi tiết, thu thập thông tin của hệ thống nhằm phục vụ cho quá
trình phân tích thiết kế.
 Giai đoạn 2
- Môi trường và các ràng buộc của hệ thống cần xây dựng như thế nào ?
- Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì ?
- Trên cơ sở khảo sát đó mà các nhà khảo sát, nhà phát triển đánh giá được thực trạng,
xác đinh điểm yếu của hệ thống hiện tạo, lập phương án phát triển HTTT, phạm vi, hạn
chế mục tiêu của dự án .
 Phân tích hệ thống
Công việc này nhằm xác định những thông tin và các chức năng cần xử lý thông
tin, các chức năng cần phát triển.
- Phân tích hệ thống bao gồm các công việc cụ thể như sau :

Xác định yêu cầu của HTTT, xác địnhcác chức năng, dữ liệu nghiệp vụ quy trình
hoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triển
của HTTT mới.
Tất cả các hệ thống đều cần sử dụng một CSDL cho riêng mình, CSDL có thể là
đã có hoặc được xây dựng mới. Việc phân tích thiết kế CSDL có thể được thực hiện
riêng hoặc chung với việc phân tích thiết kế. Vấn đề ở đây đặt ra là làm sao cơ thể xây
dựng được một CSDL giảm được tối đa tính dư thừa cũng như phải dễ khôi phục và
duy trì.
- Thiết kế hệ thống
Sau pha phân tích công việc thiết kế được tiến hành dựa trên tài liệu đăc tả yêu
cầu hệ thống: Việc thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng,
10


hệ thống về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường thông qua các phương
pháp thiết kế. Các công việc cần làm trong quá trình thiết kế bao gồm: Thiết kế kiến
trúc của hệ thống, thiết kế các modul chương trình, các giao diện chương trình, các báo
cáo và lập tài liệu thiết kế hệ thống.
Kết quả cần thu được của giai đoạn này là bản đặc tả thiết kế, bản đặc tả sẽ được
chuyển giao cho lập trình viên để thực hiện công việc lập trình.
- Lập trình
Là khâu nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định trong tài liệu thiết
kế. Giai đoạn này các lập trình viên sẽ thực hiện công việc lập trình, lựa chọn công cụ
cho hệ quản trị CSDL và cài đặt CSDL cho hệ thống.
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình, công cụ giúp thiết kế giao diện, module chương
trình cho hệ thống, tiến hành xây dựng lên các tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu ký
thuật.
- Kiểm thử
Sau giai đoạn kiểm thử được tiến hành. Các yếu tố liên quan tới viêc kiểm thử
phần mềm đó là: Kế hoạch kiểm thử (Test plant ), Kịch bản kiểm thử (Test

discription), dữ liệu kiểm thử, các công cụ kiểm thử. Kiểm thử sẽ tiến hành xe xét
nhằm phát hiện những sai sót lỗi còn tồn tại nhằm khắc phục trước khi đưa vào sử
dụng phần mềm .
- Bảo trì phần mềm
Giai đoạn này cần thực hiện những công việc như: Bảo trì, cải thiện hệ thống và
thích nghi HTTT với những thay đổi với môi trường xung quanh bởi lẽt trong thời
gian sử dụng, phần mềm sẽ cần cải tiến và nâng cấp để phù hợp với những thay đổi về
chức năng cũng như nhu cầu người dùng .
Nếu việc thiết kế, xây dựng HTTT với mô hình phù hợp thì viêc bảo trì HTTT sẽ dễ
dàng. Ngược lại chi phí sẽ tăng cao, không thỏa mãn được nhu cầu của người dùng,
nghiêm trọng hơn là phải xây mới lại toán bộ HTTT cũ mà doanh nghiệp đang có .
1.2. Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý d ự án
1.2.1.Hệ thống thông tin quản lý dự án
Khái niệm dự án: Dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên
quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng
buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách (Cao Hào Thi, 2008, Quản lý dự án, Trung
tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam).
Hệ thống thông tin quản lý dự án là một hệ thống các công cụ cung cấp đầy đủ
các chức năng cho doanh nghiệp lớn, nhỏ hàng quản lý một cách hiệu quả công việc
của mình trong tất cả các phân đoạn triển khai dự án như: Nhập vật tư, quản lí các dự
án, quản lí hợp đồng, quản lý tiến độ dự án, quản lí khách hàng, nhân viên… có ảnh
hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mối quan hệ với khách
hàng. Hệ thống giúp cho hoạt động lưu trữ một cách tập trung và dễ dàng nhất khi truy
xuất thông tin của khách hàng, các dự án đang tiến hành, tiến độ thi công…
11


-

Các chức năng chính của một phân hệ quản lí dự án gồm:

Quản lí thông tin của dự án: Lưu trữ thông tin về các dự án, thời gian thực hiện.
Quản lí sản phẩm: Lưu trữ thông tin về các sản phẩm cảu từng dự án.
Quản lí thông tin khách hàng: Số lượng khách hàng được lưu trữ không giới hạn, lưu
giữ các thông tin của khách hàng, phân nhóm khách hàng theo các chỉ tiêu
Quản lí nhân viên: Thông tin nhân viên phụ trách từng phần của dự án.
Quản lí hợp đồng: Quản lí về việc lập hợp đồng với các nhà cung cấp vật tư cũng như
khách hàng .
Quản lý hóa đơn: Quản lý việc tạo các hóa đơn thanh toán của khách hàng khi khách
hàng đến kỳ hạn trả tiền theo hợp đồng.
Quản lý chi phí: Quản lý các chi phí toàn bộ quá trình của dự án từ lúc bắt đầu đến khi
dự án triển khai giao đến khách hàng.
Quản lý yêu cầu khách hàng: Lưu trữ các thông tin về các yêu cầu, ý kiến của khách
hàng trong quá trình triển khai dự án.
Thống kê báo cáo: Hệ thống cho phép kết xuất các loại báo cáo tùy thuộc vào mục
đích của người quản trị hệ thống.
Phần mềm có khả năng quản lí hệ thống thêm bớt, phân quyền người dùng tùy
thuộc vào bộ phận trách nhiệm người dùng.

1.3. Các công cụ hỗ trợ việc phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án
1.3.1.Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý dự án bằng ph ương pháp h ướng đ ối t ượng
 UML

UML là một ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất bao gồm nhiều kí hiệu hình học,
được phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của
một hệ thống.
Mô hình thường được mô tả trong ngôn ngữ trực quan, điều đó có nghĩa là đa
phần các thông tin được thể hiện bằng các ký hiệu đồ họa và các kết nối giữa chúng,
chỉ khi cần thiết một số thông tin mới được biểu diễn ở dạng văn bản.Việc biểu diễn
phải tuân thủ theo các quy tắc về: Sự chính xác, đồng nhất, có thể hiểu được, dễ thay
đổi và dễ dàng liên lạc với các mô hình khác.

Mô hình hóa các hệ thống nhằm mục dích:
- Hình dung một hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của người sử dụng
- Chỉ rõ ra các cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống.
- Tạo một khuôn mẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xây dựng phần mềm
- Ghi lại quyết định các nhà phát triển để sử dụng sau này.
 Các thành phần mô hình chính trong UML
- Biểu đồ Use case ( Use case diagram
- Biểu đồ lớp (Class diagram
- Biểu đồ trạng thái (State Diagram)
- Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram
- Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram
- Biểu đồ thành phần (Component Diagram)
- Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram)
 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML
12


Một quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML sẽ bao gồm các bước
- Xây dựng biểu đồ Usecase: Dựa trên tài liệu đặc tả hệ thống nhà phát triển hệ
thống sẽ tiến hành xây dựng hệ thống từ tổn quát tới chi tiết tù thuộc vào mức độ phức
tạp về chức năng yêu cầu của hệ thống
- Xây dựng các biểu đồ lớp: Xác định tên lớp, thuộc tính mà lớp đối tượng đó
chứa trong đó và mối quan hệ giữa các lớp đối tượng .
- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái, sự chuyển trạng thái của các
lớp đối tượng.
- Xây dựng biểu đồ trình tự: Mô tả chi tiết các hoạt động với các mối quan hệ và
đối tượng đã được xác định.
- Xây dựng biểu đồ thành phần: Xác định các gói, các thành phần và tổ chức
phần mềm theo thành phần đó
- Xây dựng biểu đồ triển khai: Xác định các thành phần và các thiết bị cần thiết

kế để triển khai cho hệ thống cùng với đó là các giao thức truyền thông giữa các thiết
bị trong hệ thống.
1.3.2.Microsoft Visual Studio
Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp từ Microsoft. Nó
được xây dựng để phát triển cho chương trình máy tính Microsoft windows, cũng như
các trang web và các dịch vụ web .
Visual studio sử dụng nền tảng phát triển của phần mềm Microsoft như Windows
API, Windows Forms …Visual Studio bao gồm một trình soạn thảo mã hỗ trợ
IntelliSense cũng như cải tiến mã nguồn. Trình gỡ lỗi tích hợp hoạt động cả về trình gỡ
lỗi mức độ mã nguồn và gỡ lỗi mức độ máy. Công cụ tích hợp khác bao gồm một mẫu
thiết kế các hình thức xây dựng giao diện ứng dụng, thiết kế web, thiết kế lớp và thiết
kế giản đồ cơ sở dữ liệu. Nó chấp nhận các plug-in nâng cao các chức năng ở hầu hết
các cấp bao gồm thêm hỗ trợ cho các hệ thống quản lý phiên bản (như Subversion) và
bổ sung thêm bộ công cụ mới như biên tập và thiết kế trực quan cho các miền ngôn
ngữ cụ thể hoặc bộ công cụ dành cho các khía cạnh khác trong quy trình phát triển
phần mềm.
Visual Studio hỗ trợ nhiều các ngôn ngữ lập trình khác nhau cho phép người
dùng lập trình nhiều ngôn ngữ khác nhau như C++, C#, VB.Net …
Các giao diện màn hình của phần mềm quản lí dự án sẽ được thực hiện nhờ các
công cụ được tích hợp trong Visual Studio trong đó có việc thiết kế các giao diện được
dùng chủ yếu nhờ công cụ DevExpress là bộ control rất hữu ích cho việc thiết kế
và phát triển phần mềm, website, đối với .NET nó thay thế hầu hết các control của bộ
visual studio, nó không những giúp thiết kế được form đẹp hơn mà còn giúp cho công
việc lập trình nhẹ nhàng hơn, nhất là trong việc tương tác dữ liệu.
1.3.3.SQL Server

13


SQL - Structured Query Language hay ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc, là

một loại ngôn ngữ máy tính phổ biến để tạo, sửa, và lấy dữ liệu từ một hệ quản trị cơ
sở dữ liệu quan hệ.
SQL Server có rất nhiều các công cụ quản lý dữ liệu - sql server data tools khác
nhau tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ cũng
như phân tích dữ liệu trong quá trình hoạt động. SQL Server là một hệ quản trị cơ sở
dữ liệu quan hệ sử dụng câu lệnh SQL để tiến hành việc trao đổi dữ liệu giữa máy
Client và máy cài SQL Server.
SQL server là một công cụ miễn phí giúp hỗ trợ rất lớn cho việc quản lý và khai
thác nguồn dữ liệu. Cùng với đó hỗ trợ việc phân quyền người dùng, có nghĩa để khai
thác và sửa đổi cấu trúc dữ liệu trong SQL Server người dùng cần có tài khoản
Username và Password thì mới có thể sử dụng. Vì thế công cụ góp phần không nhỏ
trong việc đảm bảo an toàn thông tin, phòng tránh cho thông tin bị lấy cắp, xâm nhập
bất hợp pháp.
1.4. Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước và quốc tế
Trong nước và trên thế giới có rất nhiều công trình nghiên cứu về phần mềm
quản lý bán hàng áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các loại hình khác nhau.
Những công trình nghiên cứu này đã đạt được một số kết quả nhất định, song vẫn còn
tồn tại một số hạn chế.
1.4.1.Tình hình nghiên cứu trong nước
Đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí dự án tại Công ty Sunnet ”, tác giả
Nguyễn Bích Phương, Trường Đại học Thương Mại Hà Nội.
Trong đề tài này tác giả khảo sát tình hình thực tế của doanh nghi ệp và xây
dựng hệ thống thông tin quản lý dự án cho Công ty Sunnet. Ưu đi ểm: đề tài đã
phân tích và khảo sát thực trạng hiện tại quản lý dự án tại công ty t ừ đó ti ến
hành phân tích thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng. Nhược điểm: đề tài
không chỉ rõ tình hình nghiên cứu, chưa đủ cơ sở để thấy được những gì mà đ ề
tài đã làm được.
Đề tài “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý dự án tại công ty Cổ phần Bytesoft
Việt Nam”. Ưu điểm: Với những nội dung mà đề tài đưa ra đã giải quyết được là phân
tích, khảo sát hiện trạng và từ đó là phân tích thiết kế phần mềm quản lý dự án theo

phương pháp hướng đối tượng. Trình bày phần thiết kế code bên trong phần mềm rõ
ràng, dễ hiểu, có chú thích từng dòng lệnh. Bên cạnh đó vẫn còn những điểm tồn tại
như phần giao diện còn đơn giản không phù hợp với dự án cụ thể trong thực tế.
Đề tài “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý dự án phần mềm cho công ty TNHH
bất động sản Tân Phát”, tác giả Đoàn Thị Dung, Trường Đại học Thương Mại. Đề tài
nêu đầy đủ cơ sở lý luận, quy trình xây dựng phần mềm, phân tích về yêu cầu chức
năng, phi chức năng, đã làm rõ được quy trình nghiệp vụ của quản lý dự án. Tuy nhiên
14


đề tài vẫn cho thấy được những mặt còn tồn tại là bản thiết kế chưa rõ ràng, phần mềm
chưa đáp ứng được các chức năng mà người sử dụng yêu cầu.
Đề tài “ Xây dựng chương trình quản lý các dự án”, tác giả Trình Xuân Thắng,
Đại học Thái Nguyên, Khoa Công nghệ Thông tin. Đề tài phân tích, làm rõ các chức
năng sau: tổng hợp thông tin phân công nguồn nhân lực tham gia vào các dự án, quản
lý và đưa ra thông tin của các dự án đã và đang thực hiện, tính toán mức đầu tư, chi
phí cho từng dự án, thống kê báo cáo tiến độ, hiệu quả của từng dự án, nhân lực làm
việc và tình hình tài chính. Đề tài được xây dựng bằng phương pháp thiết kế theo
hướng chức năng nên dễ hiểu, CSDL đầy đủ. Mặc dù sử dụng phương pháp thiết kế
này giúp người đọc dễ dàng nhận biết và hiểu được các chức năng phần mềm, tuy
nhiên nó sẽ gây khó khăn cho quá trình xây dựng từng modul phần mềm cũng như
trong quá trình bảo trì phần mềm.
1.4.2.Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Trên thế giới cũng có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến xây dựng hệ
thống thông tin quản lý dự án được các nhà chuyên môn đánh giá cao như:
“Construction project management software risk management in construction”. Luận
văn đã chỉ rõ những rủi ro khi triển khai một dự án, chức năng phần mềm. Nhưng vấn
đề thiết kế giao diện còn chưa nêu rõ ràng, gây khó hiểu cho người đọc.
Công trình nghiên cứu thứ ba: Employees Information Management
Application , tác giả Emmanuel Mbole (6/2010), khoa Công nghệ thông tin của

trường Đại Học Turku.
Hệ thống giúp nhân viên của CDC quản lý thông tin nhân s ự hi ệu qu ả nh ất.
Tất cả các thông tin này làm cho nó dễ dàng hơn để hi ểu được thi ết k ế của hệ
thống. Nhìn vào các bản sao của các tập tin như mẫu thông tin nhân viên cho
một ý tưởng để Thiết kế báo cáo thông tin nhân viên cá nhân. D ữ li ệu t ừ các t ệp
tin đã sẵn sàng có sẵn để sử dụng trong thử nghiệm một số đối tượng của ứng
dụng. Công cụ làm việc Microsoft truy cập và hình ảnh c ơ bản mà công ty có gi ấy
phép được cài đặt trên máy tính cá nhân và không cần kết n ối đ ến m ột máy ch ủ
để sử dụng công cụ. Các ứng dụng quản lý nhân viên đã giúp nhân l ực làm vi ệc
hiệu quả hơn.
Cuốn sách “UML Distilled: A Brief Guide to the Standard Object Modeling
Language” của tác giả Martin Fowler, là một cuốn sách tổng hợp về UML, hướng dẫn
chi tiết về cách sử dụng UML, mô tả sơ đồ UML chính, các bước thực hiện để vẽ được
sơ đồ UML, tác giả viết sách kèm theo hình minh họa cho từng ý giúp người đọc cảm
thấy dễ hiểu, tìm hiểu kiến thức cuốn sách mà cuốn sách muốn truyền đạt một cách
thuận lợi. Tuy nhiên cuốn sách chưa nêu bật được tác dụng của UML trong việc áp
dụng vào phân tích thiết kế các dự án trong thực tiễn.
15


Cuốn sách “Fundamentals of Project Management” của tác giả Joseph Heagney.
Cuốn sách đưa ra những lời chỉ đi sâu vào các công cụ, kỹ thuật, khái niệm quản lý dự
án. Với nó người đọc học được cách xây dựng báo cáo chiến lược, tầm nhìn, mục tiêu,
đối tượng, lập kế hoạch dự án, lập thời khóa biểu công việc, nắm được cách phân tích
doanh thu, quản lý đội dự án. Dù vậy bên cạnh những lợi ích thì vẫn còn một số tồn tại
là cuốn sách chỉ xoanh quanh lý thuyết mà chưa có những ví dụ thực tế để người đọc
dễ hình dung và hiểu được nó.
Đánh giá chung: Từ những nghiên cứu và phân tích những kết quả nghiên cứu đã
được thực hiện trước đó, em đã xác định được những chức năng và những hạn chế của
các đề tài trước. Từ đó hình thành những ý tưởng để thực hiện cho hệ thống thông tin

quản lí dự án phù hợp với đặc điểm Công ty cùng với đó hỗ trợ tối đa quá trình quản lý
dự án. Theo hiểu biết tác giả, đề tài không trùng lặp với các đề tài trước đó.

16


HƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHAI SƠN
1.5. Tổng quan về Công ty
1.5.1.Sơ lược về Công ty

Tên gọi: Công ty Cổ phần Khai Sơn.
Tổng giám đốc: Ông Trân Quang Khai
Logo chính thức của công ty

Hình 2.1 Logo chính thức Công ty Cổ phần Khai Sơn
(Nguồn: Website khaison.vn)
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
Số chi nhánh: 3
Địa chỉ trụ sở chính: Số 22 Ngõ Huế, Phường Ngô Thì Nhậm, Quận Hai Bà
Trưng, Hà Nội
Điện thoại: (+84.4) 3974 3582, 222 00 495
Fax: (+84.4) 3974 3582
Email: ,
1.5.2.Lĩnh vực hoạt động

Ngành nghề kinh doanh chính của công ty bao gồm:
Xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp; sản xuất vật li ệu xây dựng. Đầu

tư và kinh doanh hạ tầng kỹ thuật khu đô thị, Khu công nghi ệp, bất đ ộng s ản v ới
quyền sở hữu hoặc đi thuê. Sản xuất, lắp ráp và kinh doanh hàng đi ện tử, đi ện
lạnh, điện gia dụng, vật tư và thiết bị điện. Sản xuất, chế bi ến và kinh doanh
hàng lương thực, thực phẩm, đồ uống. Thiết kế quy hoạch tổng thể mặt bằng,
kiến trúc, nội ngoại thất: Đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghi ệp.
Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi. Đầu tư và kinh doanh các ngành
dịch vụ, vui chơi giải trí, thể dục thể thao, khách sạn, nhà ngh ỉ, căn h ộ cho thuê,
nhà hàng ăn uống. Sản xuất và kinh doanh các loại s ơn, hoá ch ất (tr ừ nh ững hoá
chất Nhà nước cấm). Gia công và chế tạo các sản phẩm cơ khí
17


Khai thác đá, cát sỏi, đất sét, cao lanh; khai thác kim lo ại đen, kim lo ại m ầu
và khai thác các loại mỏ khác.
Các lĩnh vực công ty đã và đang tri ển khai:
 Đầu tư bất động sản: gồm các dự án:
- Dự án Khu Đô Thị Khai Sơn - Thuận Thành thu ộc địa phận xã Xuân Lâm,
Thuận Thành, Bắc Ninh với tổng diện tích quy hoạch là 33 ha đầu tư và xây dựng
các hạng mục công trình như: Khu Biệt thự cao cấp, nhà ph ố thông tầng, h ạ t ầng
kỹ thuật, nhà máy sản xuất nước uống đóng chai… với tổng mức đầu tư xấp xỉ
460 tỷ đồng.
- Dự án đầu tư và kinh doanh kết cấu hạ tầng Khu công nghi ệp Khai S ơn Thuận Thành 3, thuộc địa phận xã Thanh Khương, Thuận Thành, Bắc Ninh v ới
tổng diện tích quy hoạch giai đoạn 1 là 140ha, dự kiến cả hai giai đo ạn kho ảng
1.000 ha với tổng mức đầu tư gần 4000 tỷ.

- Dự án đầu tư tuyến đường 40m từ đê Ngọc Thuỵ đến nút xoay khu đô th ị
mới Thượng Thanh thuộc địa phận quận Long Biên, thành ph ố Hà Nội có
chiều dài xấp xỉ 4km và các dự án đối ứng với tổng m ức đầu t ư g ần 3.000
tỷ đồng.
-

Dự án khu chức năng đô thị từ đê Ngọc Thụy đến nút xoay khu đô th ị Thượng
Thanh (Khai Sơn Premier) thuộc địa phận quận Long Biên, thành ph ố Hà N ội có
tổng diện tích 180ha.
 Đầu tư tài chính:

Hiện Công ty là cổ đông chiến lược của nhiều Tập đoàn lớn như:
Viettinbank, VIB…
 Đầu tư sản xuất kinh doanh:

Đầu tư nhà máy sản xuất sơn cao cấp nhãn hiệu Kaper theo công ngh ệ Mỹ
tại Khu công nghiệp Thuận Thành 3, Bắc Ninh với tổng mức đầu tư là 5.000.000
USD.
1.5.3.Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ Phần Khai Sơn mà tiền thân là Công Ty Khai S ơn (TNHH) đ ược

thành lập ngày 17/10/1994. Từ những bước đi chập chững đầu tiên vào thương
trường, với thời gian chưa đầy 6 tháng tuổi, bằng nhiều cố gắng, ngày 1/4/1995
Công ty đã làm lễ khởi công đầu tư xây dựng nhà máy gạch Tuy-nel công su ất 20
triệu viên/ năm tại xã Thanh Khương, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh,
18


nhưng dự án đã thất bại do những bất ổn về an ninh tại khu vực với thi ệt hại
lên tới hàng trăm triệu đồng.
Rồi bằng ý chí, nghị lực, sự đồng lòng và sáng tạo của tập th ể cán b ộ công
nhân viên toàn Công Ty tình hình sản xuất kinh doanh đã đi dần vào ổn định và
phát triển rực rỡ trong các năm từ 1999 đến 2008. Không dừng lại ở đó, với tầm
nhìn dài hạn và quan điểm phát tri ển bền vững Công Ty đã chuy ển tr ọng tâm

sang lĩnh vực đầu tư và kinh doanh bất động sản:
Năm 2007: Khởi công Dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thu ật Khu
Công Nghiệp Khai Sơn – Thuận Thành 3, thuộc địa phận xã Thanh Khương,
Thuận Thành, Bắc Ninh với diện tích quy hoạch giai đoạn 1 là 140ha, dự ki ến c ả
2 giai đoạn khoảng 1000ha với tổng mức đầu tư gần 4000 tỷ đồng.
Năm 2008: Bắt đầu triển khai Dự án đầu tư và xây dựng tuyến đường 40m
từ đê Ngọc Thụy đến nút xoay khu đô thị mới Thượng Thanh thu ộc đ ịa ph ận
quận Long Biên, thành phố Hà Nội có chiều dài con đường khoảng 4km và d ự án
đối ứng Khai Sơn City với tổng mức đầu tư gần 3.000 tỷ đồng. Đây là m ột trong
số 9 dự án BT trọng điểm của thành phố Hà Nội đang được tiếp tục tri ển khai
trong thời gian tới. Nó đánh dấu một bước đột phá mới của công ty trong lĩnh
vực đầu tư kinh doanh bất động sản và dự kiến công trình sẽ được khởi công vào
quý IV năm 2016.
1.6. Cơ cấu tổ chức của Công ty
1.6.1.Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty

Hình 2.2: Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty Cổ phần Khai Sơn
(Nguồn: Website công ty: khaison.vn)
19


1.6.2.Vai trò của các bộ phận trong hoạt động của Công ty

Khai Sơn được tổ chức theo đúng mô hình công ty c ổ ph ần v ới Đại h ội
đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban giám đốc.
Khai Sơn được tổ chức với 5 phòng ban: Phòng tổng hợp, Phòng KT-DA,
Phòng TC-KT, Phòng KH vật tư và Văn phòng đại di ện v ới các ch ức năng, nhi ệm
vụ như sau:
Phòng tổng hợp: là bộ phận phụ trách quản lý công tác tổ chức, hành chính,
nhân sự của công ty, đưa ra những chính sách về khen thưởng, kỷ luật hàng năm.

Phòng KT-DA: quản lý dự án, lập kế hoạch và ti ến hành đấu th ầu, ký k ết
hợp đồng và thi công công trình theo sự ch ỉ đạo của ban giám đ ốc, ki ểm soát h ệ
thống thông tin phục vụ cho doanh nghiệp.
Phòng TC-KT: tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty về việc xây
dựng chính sách, chiến lược tài chính và kiểm soát các hoạt động tài chính của
Công ty. Thực hiện công tác theo chuyên môn tài chính, kế toán.
Phòng KH vật tư: tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty trong
quá trình xây dựng các định mức trong sản xuất kinh doanh, thẩm định các chi
phí thực hiện các dự án, giám sát quá trình nhập vật tư cho các cửa hàng kinh
doanh
Văn phòng đại diện: giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty trong quá trình
quản lý, điều hành các văn phòng đại diện của Công ty tại các khu công nghi ệp
thuộc sở hữu của doanh nghiệp cũng như các hoạt động của văn phòng đại di ện
tại Mỹ.
1.7. Tình hình hoạt động của công ty những năm gần đây

Đơn vị : VND

Năm
Chỉ tiêu

2015

Tổng tài sản

409.428.584.87

Doanh thu

9

458.288.399.00

Chi phí

0
300.006.977.00

Lợi nhuận

0
158.281.422.00

2016

2017

560.903.454.000

606.452.462.000

600.214.985.425

746.752.928.908

270.419.653.000

367.467.446.759

329.795.332.425
379.285.482.149

0
Hình 2.3 : Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ 2015 – 2017

20


Nhận xét: Thông qua bảng số liệu kết quả kinh doanh của công ty 3 năm
gần đây có thể đưa ra một số nhận xét:
Hoạt động kinh doanh của Công ty đang tăng trưởng một cách liên tục, được thể
hiện thông qua tổng tài sản của Công ty tăng đều qua các năm, trong giai đoạn 2015 –
2017: Tổng doanh thu đạt mức cao nhất với hơn 746 tỷ đồng cao hơn so với năm 2016
hơn 146 tỷ (VNĐ) và so với năm 2015 gần 289 tỷ (VNĐ).
1.8. Tình hình ứng dựng CNTT và HTTT của Công ty
1.8.1.Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin

 Thu thập thông tin
Thông tin được lấy từ nguồn thông tin nội bộ và nguồn thông tin đi ều
tra bên ngoài.
-

Nguồn thông tin nội bộ được nhân viên khai thác và sử dụng cho công vi ệc. Nhân
viên được cấp quyền cho việc đăng nhập hệ thống phần mềm của công ty, các

-

yêu cầu được gửi đến máy chủ chờ xử lý cho đến khi thu được kết quả.
Nguồn thông tin ngoài được thu thập qua file Excel từ đó l ập lên báo cáo phù h ợp

với phần mềm .
 Xử lý và lưu trữ thông tin

- Với thông tin nội bộ , nhân viên sau khi x ử lý có trách nhi ệm v ới thông tin ấy và
-

đảm bảo cho việc an toàn bảo mật thông tin với hệ thống .
Các tin tức thông tin , quyết định được thông báo trực ti ếp, trên bảng tin hay

-

được gửi qua Email tới từng nhân viên tùy thuộc vào loại thông tin .
Với thông tin được thu thập ngoài, sau quá trình xử lý, phân tích thông tin sẽ
được lưu trữ thành hồ sơ trên CSDL của công ty phục vụ cho chính công vi ệc sau

này của nhân viên, của dự án .
1.8.2.Cơ sở hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin

a. Trang thiết bị phần cứng
Sau thời gian thực tập tại doanh nghiệp và phiếu khảo sát, th ống kê được:
Máy chủ

1 chiếc

Máy tính để bàn

60 chiếc

Máy tính xách tay

10 chiếc

Router phát wifi

2 chiếc

Điện thoại cố định

3 chiếc

Máy in
Máy fax

21

2 chiếc
1 chiếc
Hình 2.4:Bảng trang thiết bị phần cứng


-

Máy chủ: Số lượng máy 1 chiếc cài đặt hệ điều hành Windows. Máy chủ
PowerEdge của Dell, dòng máy này rất phù hợp để làm máy chủ chứa file cho các
máy trạm, chia sẻ Internet trên LAN. Dòng máy này có g ắn b ộ vi x ử lý Intel Xeon
3400 series và hệ điều hành Microsoft Windows Server 2008 R2, cung c ấp nh ững
tính năng cần thiết cho hoạt động của Công ty.

-

Hệ thống máy tính để bàn: Công ty trang bị 60 máy tính để bàn với các thông số
kỹ thuật như sau: intel (R) pentium (R) dual CPU, T3400 @2,16GHZ, 2,16GHZ,
0,99GB of RAM.

-

Máy tính xách tay DELL: CPU: Core i5 5200U (2.2 Ghz/ 3MBCache) BroadWell, bộ
nhớ trong 8GB 1600MHz DDR3L (2*4G), VGA: AMD R7 M265 2G DDR3

-

Máy in: cỡ giấy: A4, độ phân giải: 600 x 12000dpi, tốc độ in (tờ/ phút): 18 t ờ,
khay đựng giấy(tờ): 150 tờ, loại cổng kết nối: USB2.0, bộ vi xử lý: 266MHz, hệ
điều hành hỗ trợ: Microsoft Windows 2000, Windows 7, 8.

-

Ngoài ra công ty cũng trang bị máy fax, máy chi ếu đầy đủ. Đi ện tho ại c ố đ ịnh,
điện thoại di động.

-

Mạng Lan, internet, wifi

b. Các phần mềm ứng dụng
Một số phần mềm thông dụng:
-

Phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2013 tại
một số phòng ban. Các phần mềm này đều đã được công ty mua bản quy ền đ ể
sử dụng. Đảm bảo vấn đề an toàn thông tin của công ty. Các công cụ nén và gi ải
nén tập tin như Zip, Winrar.

-

Công ty sử dụng phần mềm phòng chống bảo vệ cho mạng: sử dụng FireWall,
antivirut (BKAV Pro)

-

Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán BRAVO. Phần mềm tuân th ủ
theo đúng chế độ kế toán, tự động hóa toàn bộ các khâu kế toán từ khâu l ập
chứng từ, hạch toán, báo cáo.

-

Sử dụng các phần mềm ứng dụng hộ trợ như TeamViewer 12, Phần mềm tin
nhắn nhanh ( messenger, skype, telegram, zalo …) giúp liên lạc với các bộ phận

phòng ban trong công ty, khi không có trực tiếp tại văn phòng .
c. Hệ thống mạng
Hiện nay mô hình mạng được thiết kế theo hình sao: Máy chủ trung tâm,
các máy khách sẽ gửi truy cập tới máy ch ủ ch ờ được gi ải quy ết, v ới mô hình này
các máy cho hệ thống được kiểm soát và khắc phục được sự cố nhanh chóng,
hoạt động khá hiệu quả ngay cả trong khi một trong số máy trạm hỏng thì hệ
thống vẫn hoạt động bình thường .
d. Hệ thống thông tin chung
22


Công ty chưa có bộ phận phụ trách quản trị và bảo mật riêng nên vẫn còn nhiều
khó khăn khi đảm bảo an toàn thông tin. Công ty có phân quyền khi truy cập vào
HTTT nên giúp nâng cao bảo mật thông tin trong Công ty hiệu quả hơn.

1.9. Thực trạng và đánh giá về hệ thống thông tin quản lý d ự án c ủa Công ty c ổ

phần Khai Sơn
1.9.1.Quy trình triển khai dự án tại Công ty
Trước khi áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lí dự án tại Công ty
Cổ phần Khai Sơn, các hoạt động quản lí dự án vẫn được diễn ra một cách thủ công.
Trước khi dự án được đưa vào hoạt động, Công ty triển khai quảng bá dự án trên nhiều
phương tiện thông tin, đưa ra những mức giá ưu đãi, chương trình tri ân nhằm thu hút
khách hàng đầu tư bất động sản thuộc dự án. Khi khách hàng có nhu cầu mua một lô
đất hay một ngôi nhà thuộc dự án mà công ty làm chủ, nhân viên bộ phận kinh doanh
sẽ trực tiếp làm việc, đàm phán với khách hàng. Nếu hai bên cùng đồng ý thỏa thuận
sẽ tiến hành lập hợp đồng mua bán. Các thông tin hợp đồng cần được kiểm tra kỹ càng
trước khi đưa lên cấp trên ký duyệt. Thông tin hợp đồng, khách hàng sẽ lưu trữ trên
các công cụ như Microsoft Word hay Microsoft Excel kết hợp với sổ sách.
Căn cứ vào quy mô của dự án trong hợp đồng và năng lực của từng nhóm triển
khai, ban giám đốc sẽ phân chia hợp đồng cho từng nhóm triển khai.
Hợp đồng sau khi được phân bố đến từng nhóm, trưởng nhóm sẽ chủ động phân
chia việc cụ thể cho từng thành viên trong nhóm để triển khai hợp đồng. Đồng thời chủ
động liên lạc với khách hàng để nắm rõ được thông tin cần thiết. Từ đó hành lập
phương án cụ thể về cả không gian, thời gian, chi phí và thống nhất lịch khảo sát với
khách hàng. Quá trình này có thể được thay đổi linh hoạt tùy vào mong muốn của
khách hàng. Nhân viên trong từng nhóm chịu trách nhiệm ghi lại những thông tin
khách hàng yêu cầu và hỗ trợ giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Khi hai bên đã
thống nhất ý kiến Công ty bắt đầu quá trình sang tên, cấp sổ đỏ cho người mua và tiến
hành các hình thức thanh toán như trong hợp đồng ký kết.
Thông qua việc lưu trữ, quản lí các thông tin về các dự án, nhân viên, khách hàng
… bằng các phương pháp lưu trữ truyền thống như Word, Excel nhân viên sẽ tìm kiếm
thông tin của khách hàng theo mã của khách hàng và vị trí đặt hồ sơ của khách được
xếp theo thứ tự thời gian giao dịch.
 Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lí dự án tại Công ty

Hiện nay hoạt động quản lí dự án của Công ty còn diễn ra khá thủ công thông tin
được lưu trữ và truy xuất dựa trên các phần mềm có sẵn như :
 Phần mềm hệ thống: Window 10
 Chương trình bảo vệ máy tính: BKAV Pro
 Phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Word và Microsoft Excel phục vụ cho việc
soạn thảo thông tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng.
1.9.2.Đánh giá ưu nhược điểm của hoạt động quản lý dự án hiện tại
23


Ưu điểm của hoạt động quản lý dự án
Công ty Cổ phần Khai Sơn là công ty có uy tín cũng như thực lực trên thị trường
bất động sản, nhà đất trong nhiều năm trở lại đây . Hiện nay ban giám đốc chú trọng
đầu tư trang thiết bị, cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Quy trình triển khai dự án của công ty
được hoàn thiện đầy đủ, theo một quy chuẩn nhất định, giúp cho việc quản lý dự án dễ
dàng, thuận tiện, đặc biệt là các thông tin liên quan đến các hợp đồng giao dịch với
khách hàng. Vấn đề chi phí cũng như các khoản phát sinh ngoài dự tính phục vụ cho
triển khai dự án được công ty quản lý rõ ràng, minh bạch. Bộ phận kinh doanh và kế
toán của công ty đảm nhiệm vai trò chính theo dõi tiến độ chi phí dự án và nhân sự
tham gia dự án. Điều này giúp cho việc quản lý chi tiêu của công ty được tốt nhất, chi
khi cần thiết.
Các phần mềm tin học cơ bản cũng được tham gia vào quá trình tri ển khai

1.9.2.1.

dự án, giúp cho việc truy xuất dữ liệu tiến hành nhanh h ơn so v ới s ố sách ghi
chép.
1.9.2.2. Nhược điểm của hoạt động quản lý dự án

Công ty ngày càng được mở rộng đồng nghĩa với việc dự án công ty làm ch ủ

đầu tư ngày càng tăng theo, tuy nhiên việc quản lý dự án của công ty còn có ph ần
truyền thống, chưa bắt kịp được với xu thế áp dụng công nghệ thông tin vào s ản
xuất kinh doanh. Hiện nay, ban quản lý khó nắm bắt được chi tiết tiến độ của từng
công việc trong một dự án, các công đoạn của dự án còn rời rạc, nhân viên trong nhóm
dự án còn gặp khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ được giao do thiếu thông tin kịp thời.
Dữ liệu về các dự án của công ty chưa được quản lý tổng thể, chủ yếu dữ liệu của dự
án sẽ do nhóm thực hiện dự án quản lý. Đây cũng là vấn đề khó khăn trong việc khai
thác thông tin, việc tìm kiếm thông tin. Do thông tin của Công ty được lưu trữ chủ yếu
trên các phần mềm văn phòng do đó tình an toàn bảo mật thông tin không cao đặc biệt
khi có sựu cố xảy ra khả năng sao lưu và khôi phục là rất thấp hoặc có thể là mất hết
mọi dữ liệu.
1.9.3.Kết quả phân tích thực trạng vấn đề xây dựng ph ần m ềm qu ản lý d ự án cho Công
ty Cổ phần Khai Sơn
Trong khoảng thời gian thực tập tại Công ty, để thu thập được những số liệu phục
vụ cho khóa luận tốt nghiệp này em đã thực hiện các phương pháp phỏng vấn trực tiếp
các cán bộ công nhân viên tại Công ty, để thực hiện tổng hợp và đưa ra những kết luận
cho khóa luận tốt nghiệp này.
Số phiếu phỏng vấn: 10 Phiếu
Dựa trên kết quả phỏng vấn giúp em hiểu hơn về những quy trình ngiệp vụ triển
khai dự án đã và đang diễn ra tại Công ty. Thông tin về cơ sở hạ tầng, tình hình tài
chính, nhân sự, tình hình ứng dụng HTTT và CNTT của Công ty hiện nay. Lĩnh vực
mà Công ty đang hoạt động, mức độ đầu tư cho các thiết bị CNTT và HTTT của Công
24


ty. Những thông tin đã cho em những cái nhìn khái quát nhất về tình hình Công ty
trong thời điểm hiện tại.
Kết quả thu được như sau:
 Hiện nay công ty sử dụng công cụ gì để quản lý dự án.

Công cụ

Số phiếu chọn

% tương ứng

Microsoft Word và
Microsoft Excel
Microsoft Project

6/10

60%

2/10

20%

Công cụ khác

2/10

20%

Hình 2.5: Bảng kết quả điều tra công cụ công ty sử dụng trong quản lý dự án
(Nguồn: Phiếu điều tra Công ty cổ phần Khai Sơn)

Hình 2.6: Biểu đồ tỷ lệ các công cụ sử dụng trong quản lý dự án công ty
(Nguồn: Phiếu điều tra Công ty cổ phần Khai Sơn)
Qua kết quả khảo sát có thể thấy công cụ chủ yếu trong quản lý dự án của

công ty chủ yếu là Word và Excel, điều này chưa đem lại hi ểu quả tối đa trong
công việc như quản chi phí, nhân sự, tiến độ dự án của công ty.
 Tầm quan trọng của HTTT quản lý dự án đối với công ty

Mức độ
Rất quan trọng
Quan trọng
Không quan trọng

Phiếu chọn
7/10
2/10
1/10

Tỷ lệ
70%
20%
10%

Hình 2.7:Bảng mức độ quan trọng của“ HTTT quản lí dự án “
(Nguồn: Phiếu điều tra Công ty Cổ phần Khai Sơn)

25