Lecture Commercial Correspondence: Unit 1 - Nguyễn Mai Hương

Commercial 
Correspondence


COURS E INTRODUCTION






Instructor: Nguyễn Mai Hương, M.A.
Faculty of English for Specific Purposes, FTU
Handphone: 0912 726 217
Email: 
Duration: 13 Jan – 14 March 2012
Workload: 3 classes/week 
Exam date: 16 March 2012


Co URS E INTRODUCTION
Materials
The Language of Business 
Correspondence in English  
Nguyễn Trọng Đàn
Oxford Handbook of Commercial 
Correspondence  – A. Ashley


COURS E INTRODUCTION







Areas covered
Letter layout, content and style
Enquiries and replies to enquiries
Quotations /Offers
Orders
Complaints and adjustments


Commercial Correspondence 
Unit 1
Letter Layout, Content and
Style


Letter Layout
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Sender’s address
References

Date
Inside address
Attention line
Salutation

Subject title
8. Body of the letter
9. Complimentary close
10. Sender’s 
identification
11. Enclosures
12. Copies
7.

6


1  Sender’s     
                  
address

   Bredgade 51

   DK 1260
   Copenhagen K
   DENMARK

Usually: top right­
hand corner
Less common : top 

left­hand corner
No punctuation


7


1  Sender’s     
Compuvision Ltd   Warwick House
                  
    Warwick Street
    Forest Hill
address
    London SE23 1JF
   Telephone +44 (0) 20 8566 1861

In company’s 
letterhead


    Facsimile +44 (0) 20 8566 1385
    Email 
    www.comvis.co.uk

8


2  References





At least one blank 
line below the 
sender’s address 
or letterhead
Right­hand side or 
left­hand side of 
the page

     Bredgade 51

       DK 1260
       Copenhagen K
       DENMARK
     Your ref. 6 May 20__
      Our ref. DS/MR

9


2  References

Can show:
• Initials of writer and 
PA/secretary
DS/MR or DS/mr
• Number of the 
letter or dept.

134/17 or DR 306
• The date or the 
order number


ELECTRICAL SUPPLIES LTD
29­31 Broad Street
Birmingham B1 2HE
Tel. 0121­542 6614
DS/MR

10


3  Date



At least one blank 
line below the 
sender’s address or 
reference

    Bredgade 51

     DK 1260
     Copenhagen K
     DENMARK
     Your ref.  6 May 20__
     Our ref.  DS/MR

     
     Date  11 May 20__

11


3  Date





Right­hand side or 
left­hand side
Always be shown 
in full: 
14 August 20__; or 
August 14, 20__

ELECTRICAL SUPPLIES LTD
29­31 Broad Street
Birmingham B1 2HE
Tel. 0121­542 6614
DS/MR
12 November 20__

12


4  Inside 

address




One to ten blank 
lines below the 
date and always 
on the left­hand 
side
Should be on 
separate lines as it 
would appear on 
the envelope

ELECTRICAL SUPPLIES LTD
29­31 Broad Street
Birmingham B1 2HE
Tel. 0121­542 6614
DS/MR
12 November 20__
Mr Gordon Wood
G Wood & Sons
36 Castle Street
Bristol BS1 2BQ

13


4  Inside address

Surname known
 Write it as first line of the inside address
 Include: 

Courtesy title: Mr, Mrs, Miss, Ms, Dr, Prof.
• The person’s full name (or with initials for 
given names): 
Mr John Smith or Mr J.E. Smith
  NOT: Mr Smith (without initials or first name)
•

14


4  Inside address
Name not known






If you only know the person’s job title, you 
can use that in the inside address, e.g.
The Sales Manager, or The Finance Director
Alternatively, you can address to a particular 
department: The Accounts Department
Or you can address to the company itself:
Compuvision Ltd, or Messrs Collier
15

5  Attention line
 Alternative to the recipient’s name or job title in 

the inside address. 
 Should be underlined or printed in bold or 
CAPITALS, e.g.
For the attention of the Sales Manager
ATTENTION: MS TERRY ROBERTS
 A blank line below the inside address.
 Left­hand side or in the middle of the page.

16


6  Salutation

Addressing people you do not know their names:
Dear Sir
Dear Madam
Dear  Sir or Madam (or Dear Sir / Madam) 
Dear Sirs 
(to address a company, not a specific person)

17


6  Salutation
Addressing people you know their names:

 but do not know them well, use title & surname, 
do not include initials or first names: 
Dear Mr Smith / Dear Miss Brown
NOT Dear Mr J. Smith or Dear Mr John Smith
 and you know them well, use just first name: 
Dear John / Dear Mary
Note: A comma after the salutation is optional.    
In American English, a colon is used 
18
instead.


7  Subject title
 A blank line below the salutation.
 Left­hand side or in the middle
 Can begin with or without “Re:” or “Subject:”
 Should be underlined or printed in bold or 

CAPITALS
Dear Mrs Marshall

INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 AUGUST 2011
or Re: ORDER NO. 8901/6
19


8  Body of the Letter
 The actual message of your letter
 Leave a line space between paragraphs

20


9  Complimentary close
Two most common closes:
 Yours faithfully 



Yours sincerely 

Note: A comma after the 
complimentary close is 
optional.

when letter begins:
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Dear Mr Smith
Dear Mrs Bolan
Dear Caroline
Dear Sam
21


10  Sender’s identification
 Type name and job title below handwritten 

signature.
 Can give either your initials or full name
DAVID JENKINS
Chairman

   D. Jenkins
   General Manager

 Add a title for a female in brackets before 

or after her name

Lesley Bolan (Mrs)    (Ms) B. Kaasen
Sales Manager
   Director
22


10  Sender’s identification
 Job title or department directly beneath name
 When signing a letter on behalf of the sender, 

write “pp” or “p.p.” or “for” in front of the 
sender’s printed name, e.g.
Yours faithfully
    Shirley Johnson
pp Edward Nathan
Chairman

23

11  Enclosures
 A line space below the sender’s identification
 Consisting of the word: “Enc.” or “Encl.” 

followed by a list of the enclosed items, e.g. 
Enc.  Bill of Lading (3 copies)
   Insurance certificate (1 copy)

24


12  Copies
 At least a blank line below the sender’s 

identification or the Enclosures
 Consisting of the word: “C.C.” or “Copy” 
followed by the name/s and designation/s of 
the copy recipient/s, e.g. 
C.C.  Ravi Gopal, General Manager
   Candice Reeves, Accountant
25