Lecture Commercial Correspondence: Unit 3 - Nguyễn Mai Hương (p1)

Commercial Correspondence 
Unit 3
Enquiries and Replies to
Enquiries


Enquiries
1.
2.
3.
4.

Defining: enquiry, inquiry, and request
Reasons to write
General guidelines
Making enquiries

2


Defining terms
Enquiry: British English
Inquiry: American English
Request: an action of asking formally and politely 
for something to be done
Enquiry: a request for information about somebody 
or something
In business, an enquiry is a letter asking for 
business information (also called a request 
letter)
3

Reasons to write an enquiry
1.
2.
3.
4.

to obtain information (prices, technical 
data…)
to receive printed matter (booklets, 
catalogues, price lists, or reports)
to receive sample products, 
demonstrations…
to seek special favours (permission, advice, 
help, discounts…)
4


General guidelines in writing enquiries
1.
2.
3.
4.

State clearly and concisely what you want 
right from the beginning.
Keep your enquiry short and to the point, 
easy to understand and easy to answer
Be reasonable

Provide complete and accurate information

5


Making Enquiries
Opening
2. Main message
1.



Asking for catalogues, price lists, etc.
Asking for details
Asking for samples, patterns, and demonstrations
Suggesting terms, methods of payment, and 
discounts
Asking for goods on approval or on sale or return

3.

Closing






6

Opening
First enquiry: Tell your supplier what sort of 
organization you are
•We are a co­operative wholesale society based in 
Zurich
•Our company is a subsidiary of Universal Business 
Machines and we specialized in …
•We are one of the main producers of industrial 
chemicals in Germany, and we are interested in…
7


Opening
First enquiry: Tell your supplier how did you know 
them
•We were given your name by the Hoteliers’ 
Association in Paris.
•You were recommended to us by Mr John 
King, of Lawsom & Davies Merchant Bankers.
•We were advised by Spett. Marco Gennovisa of 
Milan that you are interested in supplying…
8


Opening
First enquiry: Tell your supplier how did you know 
them
•We were impressed by the selection of 
gardening tools displayed on your stand at this 

year’s Hamburg Gardening Exhibition.
•Our associates in the packaging industry speak 
highly of your Zeta packing machines, and we 
would like to have more information about 
them.
9


Opening
Give background information/ reason
•We intend to purchase a new laser printer/copier 
before the end of the year. 
•We have recently extended our television department 
and are thinking of adding new ranges to our present 
stocks. We are particularly interested in …

10


Asking for catalogues, price lists, etc.




Don’t need to give a lot of information about 
yourself.
Remember to give your postal address.
Should point out briefly any particular items you 
are interested in. 

11


Asking for catalogues, price lists, etc.
•

•

I have seen one of your safes in the office of a 
local firm and they passed on your address to 
me. Please send me a copy of your current 
catalogue. I am particularly interested in 
safes suitable for a small office.
Could you please send your current catalogue 
and price list for exhibition stands? We are 
particularly interested in stands suitable for 
displaying furniture.
12


Asking for details


Be specific and state exactly what you want.



If replying to an advertisement, mention the 
journal or newspaper, and its date.



If referring to a catalogue, brochure, or 
prospectus, quote the reference, e.g. 
Cat. no. A149; Item no. 315.

13


Asking for details
•

•

I am replying to your advertisement in the June 
edition of “Tailor and Cutter”. I would like to 
know more about the steam presses which 
you are offering at cost price.
I would appreciate more details about the 
‘University Communications System’ which you 
are currently advertising on your website.

14


Asking for samples, patterns, and 
demonstrations

Be specific and state exactly what you want.
•

Before selling toys we prefer to test them for 
safety. Could you therefore send us at 
least two examples of the “Sprite” range?

15


Asking for samples, patterns, and 
demonstrations
Suggest when or how you want to see them.
• I would like to discuss the problem of 
maintenance before deciding which model to 
install in my factory. Therefore I would be 
grateful if you could arrange for one of your 
representatives to call on me within the next 
two weeks.
• I would be obliged if you could …
• I would appreciate it if you could …
16


Suggesting terms, methods of payment, and 
discounts
Politely suggest certain concessions and give 
reasons.
•Could you let us know if you allow cash 
discounts?
•As we intend to place a substantial order, we 
would like to know what quantity discounts you 

allow.
•We usually deal on a 30% trade discount basis 
with an additional quantity discount for orders 
over 1,000 units.
17


Asking for goods on approval, or on sale or 
return
•

The leaflet advertising your latest hobby 
magazines interested us, and we would like to 
stock a selection of them. However we would 
only consider placing an order if it was on the 
usual basis of sale or return. If this is acceptable, 
we will send you a firm order.

18


Asking for goods on approval, or on sale or 
return
•

In the catalogue we received from you last 
week, we saw that you are introducing a new 
line in synthetic furs… We would like to try a 
selection of designs. Would it be possible for 
you to supply us with a range on an approval 

basis to see if we can encourage a demand? 
Three months would probably be enough to 
establish a market if there is one.

19


Closing
Thank your supplier.
• Many thanks. (informal)
• Thank you for your help/assistance.
Other options:
 Express expectation to get a prompt reply
• I hope to hear from you soon.
• I look forward to hearing from you soon.
• We look forward to your early reply.


20


Closing

•


•
•

Indicate certain terms or guarantees

Finally, we would like to point out that delivery 
before Christmas is essential, and hope that 
you can offer us that guarantee.
Express interest in further business
If the product is satisfactory, we will place 
further orders with you in the future.
If the prices quoted are competitive and the 
quality is up to standard, we will order on a 
regular basis.

21


Practice 1
1. We were given your name by Mr John Harry, 
of the British Chamber of Commerce in Ha Noi.



You were recommended to us by …
We were advised by … that …

22


Practice 1
2. We saw your products demonstrated (on 

display) at the trade fair earlier this year, and 
we would like to have more information about 

them.
 to have more information about
 to know more about

23


Practice 2
1. Please send me a copy of your latest catalogue 

and current price list of fax machines, together 
with copies of any illustrated leaflets so that I 
could pass them to our prospective (potential) 
customers.
 so that I can pass them to sb
 in order that I could deliver them to …

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Practice 2
2. I have a large hardware store in Southampton 

and am interested in the electric heaters you 
are advertising in the West Country Gazette.
Please send me your illustrated catalogue and 
price list.
 …heaters which you are advertising in the 
West Country Gazette.
 …heaters (which are being) advertised in …

25